Prioritäten, nicht schon wieder

Ich habe in der vergangenen Woche ein Coaching gehabt, bei dem ich der Klient war. Ich nutzte diese Möglichkeit eines Coaching immer mal wieder, um mich von außen reflektieren zu können. Ich kann dir auch nur raten, ab und zu einen Coach aufzusuchen, um dich zu reflektieren. So kennst du Hindernisse und Gebiete, an denen du arbeiten kannst. 

Mein Augenöffner war die Tatsache, dass ich im privaten Bereich viele Projekte und Themen gleichzeitig habe. Ich habe mir also ein eigenes privates Hamsterrad erbaut. Das wirkt sich so aus, dass ich extrem beschäftigt bin und mir kaum Zeit zum Entspannen lassen. Auch meine private Flexibilität lässt wirklich zu wünschen übrig. Was im beruflichen durch maximale Arbeitszeit und hohe Effektivität funktioniert, läuft für mich im privaten nicht rund. Das hat mein Coach schnell zur Oberfläche gefördert. 

Aber was kann ich tun, um hier besser zu werden? Die Antwort liegt auf der Hand. Die Prioritäten. Ich muss mir klar werden, was ich wirklich voran treiben will und was mir weniger wichtig ist. Hier muss ich an meinen Artikel über Prioritäten und dem Pareto Prinzip denken. Ich habe leider im privaten diese Prinzipen aus den Augen verloren. Was ist nun mein Schlachtplan? Ich definiere mir monatlich Schwerpunkte. Also Themen, die ich wirklich bearbeiten möchte. Diese Schwerpunkte wechseln durch, sodass ich im Jahr alle Bereiche ausgefüllt habe. 

Ich halte euch auf dem Laufenden, wie ich mit der Umsetzung weiter vorankomme. 

Muss dieses Meeting sein?

Neue Woche neue Meetings? Wenn deine Woche ähnlich beginnt, solltest du dich wirklich fragen, ob diese ganzen Einladungen in deiner E-Mail Inbox sein müssen. Ist es notwendig, deinen Kalender so sehr zu fragmentieren? Ab wann ein Meeting sinnvoll sein kann und wie du erfolgreiche Besprechungen schon vorab erkennen kannst, beleuchte ich heute.

Wenn du dich in den ersten Zeilen wieder erkennst, kann ich dir helfen. Mir ging es lange Zeit auch so. Ich wurde zu vielen Besprechungen eingeladen und habe nicht richtig reagiert. Ich bin natürlich zu den Besprechungen gegangen und habe sukzessive weniger Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gehabt.

Was kannst du tun, um unsinnige Besprechungen früh genug erkennen? Mir haben folgende Punkte geholfen. Diese möchte ich dir nun vorstellen:

1. Der Grund des Meetings

Was ist der Zweck der Besprechung? Ist das Gespräch zweckgebunden und geht das aus der Einladung hervor? Gibt es eine klare Agenda und sind mir alle Informationen zugänglich?

2. Alternativen zum Meeting

Muss es eine Besprechung sein? Kann das Thema einfacher vorab gelöst werden? Manchmal reicht auch ein einfacher Anruf oder eine E-Mail um Sachverhalte zu erklären. Auch einfache Statusmeetings können per Webcast, Podcast oder Statusmail verteilt werden.

3. Zeitbudget des Meetings

3. Ist die Dauer und der Zeitpunkt angemessen? Eine Besprechung sollte nicht länger als 45min dauern, da du sonst höchstwahrscheinlich nicht voll konzentriert folgen wirst. Sind auch meine Verfügbarkeiten in der Einladung berücksichtigt?

4. Teilnehmer des Meetings

Ist der Teilnehmerkreis angemessen? Hier sollten wirklich nur die notwendigsten Kollegen eingeladen sein. Ab einer größeren Zahl von Teilnehmern ist keine sinnvolle Diskussion ohne Moderation mehr möglich.

5. Mein Beitrag zum Meeting

Kann ich wirklich was zu der Besprechung beitragen? Bin ich zur Lösung einer Diskussion notwendig, oder werden nur Informationen von mir benötigt? Dann wäre wieder Punkt 1 für mich zutreffend.

Wenn ich alle fünf genannten Kriterien mit Ja beantworten kann, dann sage ich zu und werde ohne meinen Laptop oder Tablet an der Besprechung teilnehmen. Falls ich eine der Fragen mit Nein beantworte, melde ich mich beim Organisator und erkläre ihm meine Sichtweise.

Mit dieser Strategie halte ich meinen Kalender von unsinnigen Besprechungen weitestgehend frei. Es spricht nichts entgegen, auch seinen Chef freundlich zu fragen, welchen Zweck die Besprechung haben sollte. Es dient ja nur dazu sich besser darauf vorzubereiten und effektiv mitarbeiten zu können.

Einen Artikel, wie du deine Besprechungen organisieren kannst, findest du hier: Effektive Meetings – 8 Tipps

Denke daran, dass deine Zeit wertvoll ist!

Struktur und Meetings

Ich möchte heute meine Erfahrungen aus den letzten drei Wochen Home-Office berichten. Ich bin in der glücklichen Position, meine Arbeit wie gewohnt fortführen zu können. Jedoch mit einem gravierenden Unterschied, ich arbeite ausschließlich von zu Hause. Die zwei wichtigsten Punkte sind:

Kontakt mit dem Team halten

Struktur im Home Office

Auch im Home-Office musst du auf Struktur achten. Das fängt mit der Wahl deiner Kleidung an. Diese sollte nicht anders sein als im Büro. Auch solltest du feste Zeiten und Rituale in deinem Alltag haben. Ich zum Beispiel gehe jeden Mittag eine Runde spazieren. Versuche fixe Punkte in deinem Tag zu haben wie zum Beispiel die Kaffeepause. Oder die Mittagspause. Auch nach dem arbeiten gehe ich eine weitere Runde spazieren. Dies ist für mich der Schluss des Arbeitstages. Danach mache ich Sport und warte bis meine Frau heim kommt.

Conclusion

Ich selbst genieße das Arbeiten im Home-Office. Für mich bietet es eine große Flexibilität und eine hohe Motivation. Ich habe zu Hause viel Ruhe und eine kreative Umgebung. Daher hoffe ich, dass die Wirtschaft ihre Lehren aus dieser jetzigen Zeit zieht. Das sollte die neuen Arbeitskonzepte und Digitalisierung nach vorne bringen.

Selbstmanagement für Wissensarbeiter

Du kennst es bestimmt. Abends kommst du von deinem Job nach Hause, isst was und lässt dich von Netflix und Co. berieseln. Wenn du auf deine Uhr siehst, ist es schon Zeit ins Bett zu gehen. Du hast keine Zeit oder geschweige den Energie für andere Dinge. Dein Herzens-Projekt schiebst du vor dir her und Aufschieberitis macht sich breit. Zu hast einfach zu wenig Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, denn du bist immer zu beschäftigt. An den Wochenenden kommst du dann gerade so hinter den dringenden Sachen hinterher.

Du wirst unzufrieden, unausgeglichen und Prokrastination macht sich bei dir breit. Das muss kein Dauerzustand sein und du kannst das ändern.

Selbstmanagement als Schlüssel

Zuerst einmal bedeutet Selbstmanagement, aktiv an seinen Ressourcen wie Zeit, Energie, Kreativität, Willenskraft, sowie Gewohnheiten und Mindset zu arbeiten. Selbstmanagement bedeutet auch, dass du dir deiner Ressourcen bewusst bist mit diesen entsprechend umgehst.

Das klingt nach viel extra Arbeit für dich, die du nach deiner Arbeit erledigen sollst? Nein, du erarbeitest dir ein für dich passendes Selbstmanagement System.

Dein Selbstmanagement-System

Dein persönliches System besteht aus vielen Unterpunkten. Wenn du ein lauffähiges Selbstmanagement System haben möchtest, solltest zumindest auf die wichtigsten Gebiete ein Auge werfen.

Deine Zeiteinteilung

Mach dir deine Ausgangslage bewusst. Womit verbringst du wie viel Zeit pro Tag? Wie viel Zeit hast du wirklich zur Verfügung? Wenn du das nicht weißt, führe eine Woche ein Zeitprotokoll. Dadurch wirst du sehen, wo du lernen kannst Nein zu sagen und Verpflichtungen abgeben. Die dir zur Verfügung stehende Zeit kannst du managen und planen. Hier kannst du auf verschiedene Zeitmanagement Systeme zurückgreifen und für dich anpassen. Eine gute Übersicht findest du in meinem Artikel Zeitmanagement.

Dein Mindset

Welche Gewohnheiten hast du dir selbst antrainiert? Welche Glaubenssätze? Schreib sie dir auf, so kannst du beginnen daran zu arbeiten. Dann denke über deine täglichen Routinen nach. Welche solltest du ersetzen und welche unterstützen dich? Hier kannst du gerne den Artikel zu Erfolgversprechende Routinen weiter lesen.

Wie fühlst du dich zu welcher Tageszeit? Bist du ein Morgen oder Abendmensch? Du solltest dir bewusst machen, zu welcher Tageszeit deine Willenskraft und Kreativität am höchsten ist. Ich stehe zum Beispiel 1h vor dem Frühstück auf und arbeite an meinem Herzens-Projekt. Ich habe ebenfalls herausgefunden, dass ich morgens die meiste Willenskraft habe. Daher erledige ich morgens zuerst die unangenehmen Energieraubenden Tätigkeiten. Du kennst bestimmt das „Eat the frog“ Prinzip.

Deine Aufgabenplanung

Egal wie, wenn du erfolgreich werden willst, musst du deinen Tag im Voraus planen und überlegen an welchen Zielen du wann arbeiten möchtest. Natürlich solltest du vorab dir deine Ziele und die entsprechenden Zwischenschritte überlegt haben. Setze dir zu jeder Aufgabe auch ein Zeitlimit, um dich anzuspornen. Prioritäten helfen dir hier nicht den Fokus für das Wesentliche zu verlieren. Mehr über Prioritäten kannst du in dem Artikel Prioritäten lesen.

Wie auch immer dein System aussehen wird, du wirst nur erfolgreich, wenn du es ständig nachjustierst und verbesserst (Plan-Do-Check-Act). Beobachte erfolgreiche Menschen in deinem Umfeld und versuche ihr System zu verstehen. Wenn du dein System reflektierst, passe es entsprechend an. Adaptiere nur eins nach dem anderen und gib dir und deinem System mindestens 4-6 Wochen Zeit. Erst dann solltest du entscheiden, aus der Beta Test Phase zu gehen und die Verbesserung ganz zu übernehmen.

Eine Gute Quelle an Inspiration ist Thomas Mangold, Lars Bobach oder Ivan Blatter. Diese Kollegen experimentieren seit langem mit Systemen zum erfolgreichen Selbstmanagement. Ein Blick lohnt sich!

Conclusion

Selbstmanagement ist meiner Meinung nach der Schlüssel zum persönlichen Erfolg. Warum sonst können einzelne Menschen mit der gleichen Zeit viel mehr erreichen? Warum können sie Beruf, Familie, Ehrenamt und Sport unter einem Hut bringen? Ganz einfach, sie haben ein gut funktionierendes Selbstmanagement System für sich entwickelt.

Wenn du mehr wissen willst und dich über das Selbstmanagement austauschen möchtest, kannst du dies gerne in der Facebook Community machen, oder mich direkt anschreiben. Ich biete auch Online/Offline Coaching zum Selbstmanagement System an. 

Werde ich „richtig“ verstanden?

Meine heutige Lessons Learned die Frage: „werde ich richtig verstanden?“. Bekommst du wirklich mit, ob du von deinem Gegenüber „richtig“ verstanden wirst? Gerade, wenn die Kommunikation nur über Telefon oder im besseren Fall Videochat stattfindet. 

Du hast vielleicht auch wie ich ein ähnliches Umfeld als Projektleiter. Oder, wenn du als Führungskraft arbeitest. Dein Senior Management sitzt auf der anderen Seite des Ozeans und du bist nur „zugeschaltet“. Es kommen Sprachbarrieren und auch schlechte Verbindung erschwerend zu deiner Kommunikation hinzu.

Wird deine Präsentation und deine begleitenden Worte von „Muttersprachler“ so aufgenommen, wie du es dir wünschst? Wirst du und deine Story, nicht in deiner Muttersprache vorgetragen, komplett verstanden. Verwendest du die richtigen Worte auf in deiner Präsentation? Ich habe einige Fallstricke erfahren müssen, was im Nachhinein eine Menge Verwirrung erspart hätte.

Daher prüfe dein „Auftritt“ vorher genau und werde sensibel auf Zweideutigkeiten. Wenn du in einer anderen Sprache vortragen musst, lass dir von Muttersprachler helfen.

Ich bin zu hilfsbereit

Ich habe heute für mich gelernt, nicht zu hilfsbereit zu sein. Gerade im Team muss ich mehr wie eine Führungskraft auftreten und nicht Aktionen an mich reißen. 

Gerade wenn ich dem Team schwierige Aufgaben delegiere, erwische ich mich immer wieder dabei. Ich war zu hilfsbereit. Ich habe gleich gesagt „ja ich kümmere mich drum und erledige es“. Das hat mir nicht geholfen, mich um meine eigentlichen Tätigkeiten zu kümmern.

Ich habe mir ab heute vorgenommen, mehr wie eine Führungsperson zu handeln. Mein Handlungsplan ist nun wie folgt:

  1. Wenn ich nach Hilfe gefragt werde, antworte ich: „Hast du es schon selbst probiert und wenn ja woran hängst du genau?“.
  2. Werde ich nach einem Rat fragt, antworte ich: „Welche Optionen hast du dir überlegt?“
  3. Will man meine Meinung wissen, antworte ich: „Was denkst du über die Sache?“

Mein Prinzip hier ist aufnehmen, umkehren und abwehren.

Verstehe vorab deine Stakeholder

Du hast ein wichtiges Gate Review geplant. Hier empfehle ich dir vorab mit den einzelnen Entscheidern zu sprechen. Ich versuche immer Bedenken und Fragen zu verstehen. Auf diese kann ich im direkten Gespräch eingehen und entsprechend erklären.

Während des eigentlichen Gate Reviews mit allen Stakeholder sind viele Punkte schon aus der Welt geschafft.

Daher mein Learning heute, spreche Entscheidungen vorab im kleinen Rahmen ab und schaffe dir so Rückhalt im Gate Review.

Finde einen Ausgleich zu deiner Arbeit

Als Führungskraft, Wissensarbeiter oder Projektleiter bist du im beruflichen Alltag sehr unter Strom. Ich habe für mich gelernt, dass ich eine starke Trennung zwischen Arbeitstag und Privatleben brauche.

Ich setz das um, indem ich nach der Arbeit erst 1h was schönes für mich tue. Bei mir ist es der Sport mit Freunden. Es kann aber auch ein anderes Hobby etc. sein. Wenn ich danach zu meiner Familie heim komme, bin ich sehr entspannt. Meine Emotionen vom Tag sind dann wieder verblasst.

Mein Tipp an dich, such dir einen entsprechenden „Separator“ zwischen den zwei Rollen.

Dokumentiere alles im Projekt

Gerade als Projektleiter oder Führungskraft triffst du viele Entscheidungen in Besprechungen oder mündlich. Gerade diese Absprachen und Entscheidungen vergessen viele Menschen. Daher schreibe ich nach jeder Besprechung eine kurze Notiz und verschicke diese an die Teilnehmer. Diese Notiz halte ich als PDF vor. 

Absprachen mit Bedingungen in Projekten

Es ist nicht der Königsweg, jedoch hat es sich für mich als durchaus sinnvoll erwiesen. 

Kontrolliere deine Emotionen

Als Projektleiter sitze Ich sehr viel in Besprechungen. In der Vergangenheit habe ich mich oft meiner Emotion hingegeben und das Meeting entgleiste. Jetzt habe ich gelernt auf meine spezifischen trigger Worte zu hören. Das ist der Grund, warum ich nicht mehr einfach reagieren, sondern kontrolliere. In der Reflektionen mache ich mir bewusst wie ich gerne reagieren würde. 

Ich kann dir als Projektleiter oder Führungskraft diese Fähigkeit (Reflexion und Adaption) wirklich ans Herz legen. Deshalb wenn du in Besprechungen nicht immer ruhig bleiben kannst obwohl du es gerne möchtest. Mach dir glas klar, welche Situationen dich entsprechned reagieren lassen. Allein die Beschäftigung mit dem Thema in der Reflexion hilft dir schon.

Nach einiger Zeit, wirst du in Besprechungen auf einmal merken, „Hey ich kann muss nicht wie immer reagieren“.

Die Führungskraft oder der Projektleiter muss steht’s Kontinuität und Ruhe ausstrahlen.

Kommunikation im Team fördern

Gerade in komplexen Projekten ist Kommunikation der Schlüssel für den Erfolg. Gerade introvertierte Teammitglieder musst du als Projektleiter im Auge behalten. Sie haben oft klasse Ideen, die aber vom Team nicht gehört werden. 

Ebenso musst du als Projektleiter auch auf die Übergreifende Kommunikation achten und fördern. Dazu sind Feiern zu erfolgreichen Meilensteinen oder mal ein Kaffee an der Kaffeeecke gut geeignet. Spreche als Projektleiter aktiv introvertierte Teammitglieder an und sei sensitive auf mögliche Kommunikationslücken.

Wenn du einen guten Kommunikationplan erstellt hast, hast du eine gute Grundlage gelegt. Doch Du musst diesen auch vorleben und durchsetzen.

Weitere Gedanken findest du unter dem Thema Teamentwicklung.

Erfolge im Projekt müssen gefeiert werde!

Mein Lessons Learned ist heute das feiern von Erfolgreichen Projektzielen oder Zwischenschritte.

Die zeitnahe Zelebration eines Projekterfolges ist unbezahlbar und bringt die Teamentwicklung maßgeblich weiter. Wir haben eine erfolgreiche Lieferung durchgeführt und das Team hat sich wirklich ins Zeug gelegt. Anstelle einzelnen eine kleine Aufmerksamkeit zu geben, habe ich diesmal entschieden, mit dem Team von 30 Leuten gemeinsam Mittag zu essen.

Langfristig denke ich, dass dies ein Team zusammen schweißt und das WIR Gefühl stärkt.

Leider werden solche Art von Anerkennung zu sehr vernachlässigt, wenngleich der Kostenaufwand minimal ist.

Nein sagen! Auch zu deinem Chef

Auch wenn es schwer fällt und das Projekt eigentlich im Mittelpunkt stehen sollte, musst du auch Nein! sagen.

Gerade bei Arbeiten die nicht in deinem Zuständigkeitsbereich sind musst du hart bleiben. Fokussierung auf die wichtigen Dinge ist der Schlüssel für langfristigen Erfolg.

Wenn du Nein! sagst, begründe das auch entsprechend. Erkläre sachlich und schlicht warum du dich darum nicht kümmern kannst.

Durchsetzung im Projekt

Als Projektleiter oder auch als Führungskraft kannst du nicht immer der freundliche und nette Kollege sein.

Ich habe heute gelernt, dass ein respektvoller Umgang essenziell ist, jedoch wenn Abmachungen vom Team nicht eingehalten werden auch der andere Seiten aufgezogen werden können.

Dies kann ein klärendes Gespräch mit dem Manager des Team Mitglieds im Falle eines Projektleiters, oder ein formales Gespräch mit dem Mitarbeiter im Falle einer Führungskraft sein.

Ich bin für einen kollegialen Umgang – dennoch müssen Konsequenzen spürbar sein, wenn Abmachungen nicht eingehalten werden.

Routine – Aufgaben delegieren

Du kannst Aufgaben mit dem richtigen Workflow kinderleicht delegieren. Dabei behaltest du auch den Überblick. Wenn du wissen willst, wie du das machen kannst, lese hierzu meinen Artikel.

Routinen sind der ECO Mode in deinem Alltag. Du kannst so die gesparte Energie für die Verwirklichung deiner Ziele verwenden. Ich möchte dir heute eine Erfolgsroutine von mir vorstellen.

Wenn du in der glücklichen Lage bist, Aufgaben delegieren zu können, dann ist dieser Artikel genau richtig für dich. Die Delegation an virtuelle Assistenten oder Freiberufler zählen hier natürlich auch. Du kennst bestimmt das Problem den Überblick zu behalten, wenn du viele Aufgaben parallel und an verschiedene Personen „outgescourced“, sprich delegiert hast. Natürlich kannst du eine Liste anlegen und diese regelmäßig zu prüfen, doch wenn du einen automatisierten Workflow haben möchtest, dann kann ich dir helfen.

Eigener Workflow oder „all in one Lösung“

Wenn du dir Arbeit sparen willst, kannst du auf eine all in one Lösung zurückgreifen. Ich empfehle dir hier MeisterTask empfehlen. Es handelt sich hierbei um ein Kanban System, welches du mit mehreren Personen verwenden kannst. Aufgaben kannst du so durch verschiedene Spalten schieben. Es bietet sich an die Spalten „Backlog“, „In Progress“ und „Done“ zu nennen. Alternativ kannst du noch eine Spalte „Need Help“ einführen. Diese können deine Assistenten verwenden, wenn es noch Klärungsbedarf gibt. Du erstellst Aufgaben als Ticket und deine Assistenten können es dann von einer in die andere Spalte schieben. Wenn du aber wie ich in einem Unternehmen arbeitest, in dem neue Software nicht so einfach einzuführen ist, empfehle ich dir meinen Workflow.

Google Mail ist deine Allzweckwaffe

Ich nutze für die betriebliche Kommunikation google mail Business und habe um dieses System meinen Workflow gestaltet. Jedoch kannst du den Workflow mit anderen Systemen genau so gestalten. Mein Ziel war es, möglichst wenig Zeit für Administration zu verwenden. Daher ist ein wenig Vorarbeit notwendig.

Vorbereitungen für den Workflow in Google Mail

Um möglichst effizient zu sein musst du ein paar Vorbereitungen treffen. Dies bezieht sich auf das einrichten von Plug In und E-Mail Vorlagen. Aber gehen wir das Schritt für Schritt durch:

E-Mail Plug In – Gespeicherte Antworten

Wenn du Google Mail verwendest, empfehle ich dir das Plugin “Gespeicherte Antworten” im Google Store frei verfügbar. Bei Outlook und den anderen Alternativen kannst du direkt die E-Mail Vorlage speichern.

E-Mail Vorlagen für die Delegation

Hier empfehle ich dir eine klare Anweisung mit einem Aussagekräftigen Betreff. Für mich hat sich diese Variante als wirkungsvoll erwiesen:

Betreff:”[Action] Projekt Name – formulierter delegierte Aufgabe – zu erledigen bis Tag.Monat.Jahr”.

In der Mail selbst sollest du möglichst wenig Raum für Spekulationen lassen und klar dein Anliegen formulieren. Ich verwende diese Variante:
“Lieber Assistent,

ich bitte dich die folgende Aufgabe für mich bis zum oben genannten Termin zu erledigen. Wenn du die Aufgabe abgeschlossen hast, antworte mir bitte kurz auf diese E-Mail.

Ebenso wenn du Fragen haben solltest. Bitte lege deine Ausarbeitung unter LINK ab.

Ich bin mir sicher dass du die Aufgabe selbstständig zu meiner Zufriedenheit bearbeiten kannst. Ich gehe davon aus, dass du für die Erledigung der Aufgabe ca. STUNDEN benötigen wirst. Wenn du wesentlich mehr (+20%) Zeit benötigst, melde dich bitte bei mir, indem du in dieser E-Mail antwortest.

Vielen Dank für deine Mühe, Thomas“.

Du wunderst dich, warum ich immer in dieser E-Mail die Antwort verlange? Ganz einfach, so behalte ich den Kontext in immer zusammen und muss nicht lange suchen. Gib auch nicht Zuviel Zeit zur Bearbeitung der Aufgabe.

E-Mail Vorlage für die Erinnerung

Ich empfehle dir auch gleich eine E-Mail Vorlage für die Erinnerung zu erstellen. Du wirst sicher den einen oder anderen erinnern müssen. Achte hier auf den ähnlichen Betreff wie in der Delegation:

Betreff :“[Erinnerung] Projekt Name – formulierte delegierte Aufgabe – zu erledigen bis Tag.Monat.Jahr“.

In der Mail selbst reichen wenige Worte der Erinnerung.

E-Mail Labels oder Tags

In Google kannst du E-Mails Labels vergeben und dank geschickter Regel Definition diese auch automatisch vergeben. Dies kannst du z.B. durch die Analyse des Betreffs bewerkstelligen. Erstelle nun ein Label „Aktion – Delegiert“.

Wenn du möchtest und affin mit Google Skript bist, kannst du automatisch eine Aufgabe in deinem Google Kalender mit dem Betreff, an dem entsprechenden Tag eintragen lassen. Ich kann dir hier ein paar Tipps geben. In anderen Programmen sollte das in der Regel auch funktionieren.

Fangen wir an zu delegieren

Nachdem du die Vorarbeiten gemacht hast, kannst du delegieren, was das Zeug hält. Wenn du eine sinnvolle Aufgabe hast, formuliere diese gut. Jede Minute, die du hier investierst erspart Rückfragen und Zeitverschwendung. Denke an mögliche Probleme und Lösungsansätze hierzu. Lass wenig Spielraum für Spekulationen.

Delegation – Die Probe aufs Exempel

Wenn du deine Aufgabe in die E-Mail Vorlage geschrieben hast und an den glücklichen Kollegen gesendet hast, markiere diese Mail mit dem Label “Aufgabe – Delegiert“. Wenn du das automatisch machen kannst ist das noch besser. Im nächsten Schritt setz dir in deinem Kalender eine Aufgabe (kein Termin, da dieser Zeit blockiert und schon zu einer Uhrzeit angelegt werden muss) mit dem Betreff als Titel und einen Tag später als der Termin im Betreff. Du willst ja nicht kleinlich sein. Dies kannst du übrigens in Google auch automatisieren.

Jetzt gilt es zu warten. Hüte dich zwischen durch Status E-Mails und Erinnerung E-Mails zu schreiben. Erst wenn der Termin verstrichen ist und dein Kalender dich erinnert, sendest du die Erinnerung Vorlage an den entsprechenden Kollegen und setzt ein neues Datum und Kalender Eintrag.

Conclusio

Delegieren ist der Königsweg, um größere Projekte voranzukommen. Auch wenn du eine Führungskraft bist, musst du bereit sein Aufgaben zu delegieren. Ich selbst habe hier lange gebraucht, bis ich bereit war die Aufgaben zu delegieren und zu akzeptieren, nicht alles selbst zu machen.

Du kannst den von mir beschriebenen Workflow als Inspiration nutzen und einen Workflow für dich entwickeln. Jedoch solltest du auf jeden Fall möglichst wenig Handgriffe für die Aufgabendelegation benötigen.

In diesem Sinne wünsch ich dir viele spannende Projekte.