Dienstag 2020-05-24 – Prioritäten, nicht schon wieder

Ich habe in der vergangenen Woche ein Coaching gehabt, bei dem ich der Klient war. Ich nutzte diese Möglichkeit eines Coaching immer mal wieder, um mich von außen reflektieren zu können. Ich kann dir auch nur raten, ab und zu einen Coach aufzusuchen, um dich zu reflektieren. So kennst du Hindernisse und Gebiete, an denen du arbeiten kannst. 

Mein Augenöffner war die Tatsache, dass ich im privaten Bereich viele Projekte und Themen gleichzeitig habe. Ich habe mir also ein eigenes privates Hamsterrad erbaut. Das wirkt sich so aus, dass ich extrem beschäftigt bin und mir kaum Zeit zum Entspannen lassen. Auch meine private Flexibilität lässt wirklich zu wünschen übrig. Was im beruflichen durch maximale Arbeitszeit und hohe Effektivität funktioniert, läuft für mich im privaten nicht rund. Das hat mein Coach schnell zur Oberfläche gefördert. 

Aber was kann ich tun, um hier besser zu werden? Die Antwort liegt auf der Hand. Die Prioritäten. Ich muss mir klar werden, was ich wirklich voran treiben will und was mir weniger wichtig ist. Hier muss ich an meinen Artikel über Prioritäten und dem Pareto Prinzip denken. Ich habe leider im privaten diese Prinzipen aus den Augen verloren. Was ist nun mein Schlachtplan? Ich definiere mir monatlich Schwerpunkte. Also Themen, die ich wirklich bearbeiten möchte. Diese Schwerpunkte wechseln durch, sodass ich im Jahr alle Bereiche ausgefüllt habe. 

Ich halte euch auf dem Laufenden, wie ich mit der Umsetzung weiter vorankomme. 

Work Life Balance

Wenn ich freitags oder samstags meine Woche Revue passieren lasse, frage ich mich oft, ob ich eine ausgeglichene Work Life Balance habe oder nicht. Als Projektleiter in der Entwicklung ist das für mich nicht immer einfach. Vernachlässige ich meine Ehe, meine Freunde, meine Familie oder mein Hobby? Habe ich genug Zeit, um auch einmal für mich zu sein? Frisst mein Job als Projektleiter meine ganze Zeit? Was sind meine Strategien für eine ausgeglichene Work Life Balance?

Was bedeutet Work Life Balance genau?

Jeder definiert sich seine eigene Work Life Balance. Der Begriff Work Life Balance beschreibt die Ausgewogenheit zwischen dein Berufsleben und deinem Privatleben.

Welche Faktoren haben Einfluss auf die Work Life Balance?

Wenn dir dein Job richtig Freude bereitet, wirst du nicht zu tiefst traurig sein, wenn du einmal länger im Büro bist. Daher ist ein Faktor von Work Life Balance deine Leidenschaft für deinen Beruf oder Job.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist meiner Ansicht nach den zeitlichen Aufwand, den du für die Anfahrt zur Arbeit hast. Wenn du einen hohen Anteil an Homeoffice hast, fühlst du dich sicherlich ausgeglichener, wie wenn du täglich mehrere Stunden zur Arbeit pendelst.

Auch ist dein Umfeld, wie zum Beispiel deine Familie ein wichtiger Faktor. Wenn du alleine bist, wirst du einen anderen Bedarf an „Zeit mit deiner Familie“ haben wie, wenn du einen Partner und Kinder hast.

Nicht zu unterschätzen ist auch dein Alter. Als Generation Y (Millennials) habe ich ein anderes Bedürfnis an freier Zeit wie zum Beispiel meine Eltern-Generation. Für sie war die Arbeitszeit viel mehr im Mittelpunkt.

Ebenfalls sehe ich das aktuelle Stressniveau in der Arbeit als Faktor für meine Work-Life Balance. Für das Stressniveau haben auch Faktoren wie Arbeitslast oder Über-/Unterforderung Einfluss. Wenn du hier betroffen bist, solltest du mit deinem Chef ganz offen darüber sprechen, gemeinsam eine Lösung zu finden.

Hier siehst du ein Beispiel an weiteren Zeitfressern im Job, die deine Work Life Balance kaputt machen können:

Zeitfresser im Job, die deinen Feierabend gefährden.

Zusammenfassend bezeichne ich als Work-Life Balance Faktoren

  • Leidenschaft im Beruf (Berufung?)
  • Arbeitsweg / Anfahrt zum Job
  • Familiäre Bedingungen (Familie vs. Single)  
  • Alter
  • Stressniveau im Job 
  • Arbeitslast (Überlast)
  • Überforderung / Unterforderung

Work Life Balance – Root cause – Meta Ebene

Das ganze Thema Work Life Balance bringt mich immer wieder zu einem zentralen Punkt. Meine verfügbare Zeit? Wenn ich meine mir gestellten Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit bearbeite sollte doch alles grün sein, oder? Das heißt, wenn ich im Job meien Aufgaben in der definierten Zeit bearbeiten kann, sollte ich zumindest ein ausgeglichenes Arbeits- / Privatzeit-Verhältnis haben. Netter neben Effekt ist auch, dass mein Stress in der Arbeit abnimmt, wenn ich mit der vorhanden Zeit zurechtkomme.

Der Weg ist ein gutes Zeitmanagement und Selbstmanagement an den Tag zu legen.

Zeitmanagement & Selbstmanagement für eine bessere Work Life Balance

Wenn du dir klar geworden bist, dass Zeit die wichtigste Ressource ist, bist du der Sache schon sehr viel näher gekommen. Du wirst dann beim Zeitmanagement landen. Wie kann dir Zeitmanagement helfen? Meiner Erfahrung nach verändert sich der Blick auf die Zeit, sobald du dir im klaren geworden bist, womit du deine Zeit verbringst. Weißt du, wie viel Zeit du täglich für Dinge verschwendest, die dir und dich nicht weiterbringen? Wie viel Zeit verbringst du in diversen Timelines von Sozial Media oder vor einem Streaming Anbieter? Hier kommen wir zum Thema Zeit- und Selbstmanagement. Eine gesunde Mischung und eine klare Entscheidung deine Zeit in der Timeline zu verbringen ist der Schlüssel.

Zeitmanagement & Selbstmanagement

Wenn du dir im Klaren bist, dass du deine Zeit besser im Griff haben willst und du so ein ausgeglichenes Work – Life hast, dann habe ich ein paar Tipps für dich.

Zuerst einmal solltest du die in deinem Leben die Prioritäten setzen. Was ist dir wirklich wichtig und was bringt dich deinen Zielen und deiner Vision näher? Wie du Prioritäten im Job und im Privaten setzt, erfährst du hier: Prioritäten setzen – Eine entscheidende Fähigkeit.

Wenn du dir deiner Prioritäten klar geworden bist, geht es darum die zur Verfügung stehende Zeit zu managen. Hier bieten sich diverse Zeitmangement System an. Eine Übersicht zu den gängigsten findest du hier Zeitmanagement-Systeme für alle.

Ich selbst bin ein Fan der 80:20 Methode (Wie wende ich die 80:20 Regel richtig an?). Es hilft mir sehr an einem gewissen Punkt zu sagen die Aufgabe ist erledigt und mich nicht im Perfektionissmus zu verlieren.

Conclusio

Natürlich musst du dir dein System selbst anpassen und entsprechend tunen. Wichtig ist nur, dass du beginnst deine Zeit als kostbare Ressource zu sehen. Identifiziere Zeitfresser in deinem Alltag. Ist dir dein Engagement im Verein zu viel, dann eliminiere es. Hast du Tätigkeiten, die du Outsourcen kannst um deine Zeit für wichtigeres, dann tu es. Du kannst mittlerweile vieles Outsorucen wie Einkaufen, putzen, Gartenarbeit, Administrative Arbeiten, Kinder-Sitten, Hunde-Sitting, …sei kreativ. Wichtig ist nur, nutze die gewonnene Zeit mit den dir wichtigen Themen.

Gerne helfe ich dir dein persönliches Zeit- und Selbstmangement System zu finden. Wenn Du Hilfe in deinem Zeit- und Selbstmanagement brauchst, um deine Work Life Balance wieder ins Gleichgewicht zu bringen, schreibe mir einfach. 

Zeitmanagement für alle

Wie ich das Problem der unübersichtlichen Anzahl von verschiedenen Zeitmanagement Methoden für mich gelöst habe und wie meine Herangehensweise an das Zeitmanagement ist, schildere ich dir hier im Artikel. Dazu möchte ich dir die Methoden kurz vorstellen, die ich als Vielversprechend halte.

Ganz klar muss erst der richtige Rahmen geschaffen werden. Ein gesundes Zeitmanagement ist keine einfache Methode, es findet in deinem Kopf statt.  Die besten Methoden werden nicht funktionieren, wenn es der richtige Rahmen nicht gegeben ist. Der richtige Rahmen definiert sich aus deiner Einstellung, Vorlieben und Glaubenssätzen. Das heißt einfach gesagt, deine Zeitmanagement Methode muss für dich passen. Du kannst daher eine Methode ausprobieren, die bei vielen funktioniert, aber bei dir nicht. Denke auch immer daran, dass du verschiedene Rollen einnimmst. Eine Zeitmanagement Methode für deinen Beruf muss nicht im privaten Funktionieren. Wenn du einen sehr strukturierten und gleichartigen Arbeitstag hast, aber privat als Familien Papa sehr flexibel sein musst, kannst du hier nur schwer eine fit-it-all Lösung finden.

Zeitmanagement Methoden

Um dir einen Geschmack auf die Welt der Zeitmanagement Methoden zu geben, möchte ich dir die die geläufigsten Zeitmanagement Methoden vorstellen:

10-10-10 Methode

Bei dieser Zeitmanagement Methode ist der Fokus auf der Entscheidung. Du stellst dir bei der Planung die Frage:

  • Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung in 10 Minuten
  • …in 10 Monaten
  • …in 10 Jahren

So schaffst du es deine tägliche Entscheidung, was wichtig ist aus einer anderen Perspektive zu betrachten und ggf. umzuplanen. Das heißt du wirst nur Aufgaben auf deine To Do Liste setzen, die große positive Konsequenten haben.  Alles andere lässt du weg oder mit sehr niedriger Priorität. Wenn dich diese Methode anspricht, schau mal in das Buch der Erfinderin 10-10-10: A Life-Transforming Idea.

High Value Activities Methode 

Diese Methode zum Zeitmanagement ist ähnlich der vorherigen. Überleg dir für jede Aufgabe den Wert (Value) und dieser kann monetär sein. Deine Einteilung geht von (Hoch – langfristig hoher Wert, über Hoch – kurz und mittelfristig, nach gering bis wertlos).  

Stell dir das gerne als Pyramide vor, in der Hoch-Wertig die Spitze und wertlos das Fundament darstellt. Genau so ist die Zeitverteilung.

  • Die wertlosen Aufgaben beschäftigen uns sehr lange (Ziellos im Internet surfen, Zappen im Fernsehen, über andere lästern, …).
  • Gering-Wertige Tätigkeiten kommen dicht gefolgt und sind Zeitfresser (E-Mail & Msg. Ping Pong).
  • In den oberen Ebenen, die Hoch-Wertigen wird es spannend. Hier sind Aktionen die dich voranbringen (Weiterbildung, Marketing Aktionen, lesen…).
  • Abschließend die Höchst-Wertigen Aktionen wie ein neues Produkt entwickeln, eine Geschäftsidee voran treiben oder so ähnlich.

Wie setzt du nun dieses in dein Zeitmanagement um? Du setzt so deine Prioritäten, jeden Tag. Was ist im Hoch-Wertigen, was ist Wertlos. Entscheide so was wirklich wichtig ist.

Inverse ToDo Liste

Die inverse ToDo Liste ist die Not ToDo Liste. Hier nimmst du dir vor, bestimmte Dinge nicht zu machen. Du entscheidest dich also bewußt gegen Dinge. Du nimmst dir eine neue Liste und schreibst dir Dinge und Aufgaben auf, die du nicht mehr machen willst. Wie z.B. planloses Internet surfen, Abende vor dem Fernseher zu verbringen, über andere Menschen zu schimpfen, dich zu bemitleiden und so weiter. Nimm aber auch Aufgaben drauf die du delegieren möchtest, wie putzen, Post einscannen, Einladungskarten verschicken und so weiter. Diese Liste sollte Inspiration und Warnung sein.

60-60-30 Methode

Diese Zeitmanagement Methode ist ein Takt. Hier solltest du wie folgt vorgehen:

60: 55min High Fokus (Deep Work) und 5 Minuten Pause. Du erledigst hier z.B. die Hoch-Wertigen Aufgaben aus der High Value Methode.

60: Nach der Pause hast du einen weiteren Block für High Fokus (Deep Work), ohne Unterbrechung.

30: Jetzt hast du dir 30min Pause in der Natur oder einen Power Nap mit anschließender Aktivität verdient.

Wenn du 2 solcher 60-60-30 Blöcke pro Tag integrieren kannst hast du ein enormes Potential. Das Geheimnis dieser Methode ist wirklich die klare Pause zwischen den Blöcken.

Pomodoro Methode 

Bei dieser Art des Zeitmanagements wechselst du wie in der 60-60-30 Methode aktiv zwischen Arbeit (Deep Flow) und Entspannung (Pause). Diesmal ist der Rhythmus viel kürzer. Die Methode besagt: 

  • Definiere die Aufgaben für den kommenden Arbeitsblock vorab
  • Stell einen Timer auf 25 Minuten
  • Arbeite 25 Minuten im Deep Flow Modus
  • Wenn der Timer klingelt solltest du deine Aufgabe erledigt haben und zur nächsten gehen.
  • Nach 4 Pomodori solltest du eine halbstündige Pause machen.

Hier benötigst du eine gute Abschätzung für den Arbeitsaufwand deiner jeweiligen Aufgaben. Du wirst aber sehen, dass du nach ein paar Versuchen deine Arbeitsleistung pro Pomodori sehr gut einschätzen kannst.

Energie Kurve Methode

Eine besondere Art des Zeitmanagements ist die Energiekurve. Hier berücksichtigst du deine individuelle Energiekurve über den Tag. Du solltest vorab diese kennen. Hier gibt es einfache Methoden, bei denen du über 1-5 Tagen Stündlich dein Energieniveau von 1 bis 10 protokollierst. In der Regel wird es sich über den Tag Sinusartig verändern. Je nach „peak“ legst du wichtige und Konzentrationsreiche Aufgaben dort hin. Soziale Interaktionen, Pausen und Sport kannst du entsprechend in die anderen Phasen planen. So kannst du in den absoluten Tiefs auch gezielt Pausen einplanen, um deinen Körper nicht in den roten Bereich zu fahren.

Personal Kanban Methode

Diese Zeitmanagement Methode finde ich persönlich ansprechend, da du ein agiles Aufgaben Management betreibst. Stell dir eine ToDo Liste mit 3 Spalten vor (ToDo, Doing, Done). Du sammelst analog oder digital (es gibt viele tolle Apps hierzu, wie z.B. MeisterTask) deine Aufgaben in den Backlog (ToDo). Dann schiebst du alles was du beginnst in Doing und die erledigten in Done. Das kannst du toll auf einem Whiteboard grafisch darstellen und dies motiviert. Du hast immer eine perfekte Übersicht über den aktuellen Status. 

One Minute To Do List Methode

Dieser sehr pragmatische Ansatz des Zeitmanagements ähnelt dem des Personal Kanbans. Deshalb hast hier auch 3 Spalten mit Critical Now (das muss heute erledigt werden), Opportunity Now (dies muss in den nächsten 7-10 Tagen erledigt werden, mit einer maximalen Aufgaben Anzahl) und Over the Horizont (Alles andere). Der Autor der Methode, Michael Linenberger hat noch ein paar Freiheitsgrade und Regeln definiert, die du in seinem kostenfreien E-Book erlesen kannst.

GTD – Getting Things Done Methode

Ein wahrer Klassiker des Zeitmanagements von David Allen. Sie ist wohl die durchdachteste Methode und zugleich am weitesten Entwickelt. Daher ist sie nicht sehr einfach zu implementieren. Das Buch von Ihm Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag ist ein perfekter Einstieg. Stark zusammengefasst hast du fünf Schritte:

  1. Erfassen aller unerledigten Aufgaben aus deinem Kopf 
  2. Durcharbeiten der gesammelten Aufgaben nach einen klar definierten Prozess und die richtige Sortierung.
  3. Organisieren der Aufgaben in Kontexte. Zu wechselt die Ebene und sagt dir, welchen Kontext benötige ich um die Aufgabe zu erledigen. Ebenso hast du keine Aufgaben, sondern eine Liste der nächsten Schritte. Also nicht Blogartikel schreiben, sondern Recherche, Rohfassung des Textes, Layout,…
  4. Durchsicht und Pflege ist hier auch besonders wichtig. Du hast gezielte Wochenrückblicke, um das System am laufen zu halten.
  5. Erledigenmusst du die „nächsten Schritte“ natürlich auch. Klar nach den Kriterien: Kontext – Verfügbare Zeit – Verfügbare Energie und Wichtigkeit.

Eat the Frog Methode

Eine schöne Zeitmanagement Methode ist die Eat the Fog. Hier geht es darum die dir am unangenehmsten und schlimmste Aufgabe gleich morgens zu erledigen. Du verhinderst dann, diese Aufgabe über den Tag vor dir her zu schieben und immer daran zu denken. Bekannt gemacht hat diese Methode Brain Tracy in Eat the Frog.

Eisenhower Matrix Methode

Die Eisenhower Matrix ist eine der bekanntesten Methoden im Zeitmanagement und ist im Grunde eine Einteilung der Aufgaben in 4 Kategorien. Diese sind in einer 2×2 Matrix definiert.

  1. Wichtig & dringend  – Diese Aufgaben musst du sofort erledigen oder managen (z.B. Krisen und Probleme)
  2. Wichtig & nicht dringend  – Diese Aufgaben musst du planen und terminieren
  3. Nicht wichtig & dringend– Diese Aufgaben musst du reduzieren und delegieren (Zeitfresser)
  4. Nicht wichtig & nicht dringend – Diese Aufgaben solltest du nicht beachten und verwerfen.

Du wirst sehen, die 4 Felder hängen zusammen und Aufgaben können von nicht dringend, dringend werden, wenn du sich nicht terminiert hast. Genau so verhält es sich mit der Wichtigkeit.

Pareto Prinzip

Meiner Meinung nach ein tolles Prinzip im Zeitmanagement. Warum? Ganz einfach es wird gesagt, das du mit nur 20% des Aufwandes (Zeit, Arbeit) bereits 80% des Ertrags oder Ergebnis generierst. Demzufolge muss du das Entscheidende, diese 20% selektieren und auch erkennen. So gehst du nicht in die Gefahr des Perfektionismus. Lese auf meinem Blog einen Ausführlichen Artikel zum Thema Pareto Prinzip.

Parkinson’sche Gesetz

Diese Methode ist ein sehr guter Gedanke im Zeitmanagement. Das Gesetz sagt aus, dass Arbeit sich immer der zur Verfügung stehenden Zeit ausdehnt. Wir halten also Deadlines immer genau ein. Wenn du z.B. eine Besprechung für 60 Minuten ansetzt, wird sie so lange dauern, auch wenn die Lösungsfindung wahrscheinlich schneller ging. Daher solltest du dir immer fordernde Zeitliche Ziele setzen. Natürlich, ohne dich zu überfordern.

ALPEN Methode

Diese Methode ist eine Hilfe zur effektiven Aufgabenplanung und besagt:

A – Aufgabe – notieren

L – Länge – abschätzen

P – Pufferzeit – einplanen

E – Entscheidung – treffen, womit die Priorität gemeint ist

N – Nachkontrolle – also Reflexion nach Abschluss

Der Autor Lothar Seinwert hat diese Methode des Zeitmanagements definiert. d

ABC Methode

Dieser Ansatz des Zeitmanagements lässt Aufgaben in 3 Kategorien einteilen:

A-Aufgaben – haben eine sehr hohe Priorität und müssen bevorzugt behandelt werden und abgeschlossen werden.

B-Aufgaben – sind mittlerer Priorität

C-Aufgaben – sind niedriger Priorität

Der Kerngedanke ist hier klar die Priorität der jeweiligen Aufgabe und die Entscheidung dafür. Ich kann dir meinen Artkel zum Thema Prioritäten empfehlen.

Wie sieht mein Zeitmanagement aus?

Ich habe für meine Rollen (Beruf Projektleiter, Privat Ehemann, Coach und Sportler) verschiedene Methoden getestet. Daher ist mein persönliches Zeitmanagement ein bunter Mix aus den den oben genannten Zeitmanagement Methoden. Es sind doch ein paar wenige übrig geblieben.

Beruflich

Als Projektleiter ist mein Tag von Besprechungen und Unerwarteten geprägt. Des weiteren habe ich ein hohes Aufkommen an E-Mails und Aufgaben die ich delegieren kann, oder um die ich mich selbst kümmern muss.

Hier hat sich für mich die Energiekurve mit dem Personal Kanban mit Prioritäten und Zeitbedarf pro ToDo, als passend erwiesen. Ich bin früh morgens am effektivsten und es ist ebenfalls noch sehr ruhig im Büro. Kümmere ich mich hier in einer Deep Work phase um E-Mails und Aufgaben aus dem Personal Kanban. Ich habe über einige Zeit ein Zeitmanagement Protokoll geführt und weiß, dass ich hierzu im Schnitt 1:30h pro Tag benötige. Diese Zeit ist daher in meinem Kalender für alle geblockt und meine Büro-Türe ist zu.

Im weiteren Vormittag beginnen die nicht zu vermeidenden Meetings. Wenn ich sie organisiere, versuche ich diese entweder 15min / 25min oder max. 55min zu halten (Parkinsonsche Gesetz). Die Vorbereitung und Nachbereitung der Besprechungen sind Teil meiner täglichen Deep Work Phase. Je nach Tag habe ich zwischen Besprechungen „leere“ Flecken im Kalender. Diese nutze ich, um weitere Aufgaben aus meinem Personal Kanban Board abzuarbeiten. Natürlich geblockt. Am Ende des Tages prüfe ich, ob dringendes offen geblieben ist und schließe den Tag im Büro.

Privat / Freizeit

After Work ist ein weit gestreuter Begriff, daher bedeutet das bei mir, zuerst ein starker Separator. Also gehe ich in der Regel gleich zum Sport. Der Sport ist fix in mein Tagesplan eingeplant. Entweder im freien, oder im Gym. Nach der Sporteinheit geht’s nach Hause. Hier habe ich 1:30h pro Tag geblockt für persönliche Weiterentwicklung oder Coachings (Virtuelle Calls oder Besuche). In meiner Monats- bzw. Wochenplanung habe ich Themen definiert an denen ich arbeiten möchte. Hier setzte ich immer eins pro Tag in diesen Block. Nach 21 Uhr ist Quality Time und ich verbringe diese Zeit mit meiner Frau. Wochenenden plane ich ganz flexibel und sehr offen.

Conclusio

Zusammenfassend kann ich dir raten, auf die Suche zu gehen und das passende Zeitmanagement System an deine Bedürfnisse zu adaptieren. Daher musst du dir deine ganz persönliche Zeitmanagement Strategie selbst bauen. Wenn du hier einen Sparringspartner oder Coach benötigst, stehe ich dir gerne beiseite. Damit auch du das Beste aus deiner Zeit holst und deine Ideen verwirklichen kannst.