Zeitmanagement für alle

Wie ich das Problem der unübersichtlichen Anzahl von verschiedenen Zeitmanagement Methoden für mich gelöst habe und wie meine Herangehensweise an das Zeitmanagement ist, schildere ich dir hier im Artikel. Dazu möchte ich dir die Methoden kurz vorstellen, die ich als Vielversprechend halte.

Ganz klar muss erst der richtige Rahmen geschaffen werden. Ein gesundes Zeitmanagement ist keine einfache Methode, es findet in deinem Kopf statt.  Die besten Methoden werden nicht funktionieren, wenn es der richtige Rahmen nicht gegeben ist. Der richtige Rahmen definiert sich aus deiner Einstellung, Vorlieben und Glaubenssätzen. Das heißt einfach gesagt, deine Zeitmanagement Methode muss für dich passen. Du kannst daher eine Methode ausprobieren, die bei vielen funktioniert, aber bei dir nicht. Denke auch immer daran, dass du verschiedene Rollen einnimmst. Eine Zeitmanagement Methode für deinen Beruf muss nicht im privaten Funktionieren. Wenn du einen sehr strukturierten und gleichartigen Arbeitstag hast, aber privat als Familien Papa sehr flexibel sein musst, kannst du hier nur schwer eine fit-it-all Lösung finden.

Zeitmanagement Methoden

Um dir einen Geschmack auf die Welt der Zeitmanagement Methoden zu geben, möchte ich dir die die geläufigsten Zeitmanagement Methoden vorstellen:

10-10-10 Methode

Bei dieser Zeitmanagement Methode ist der Fokus auf der Entscheidung. Du stellst dir bei der Planung die Frage:

  • Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung in 10 Minuten
  • …in 10 Monaten
  • …in 10 Jahren

So schaffst du es deine tägliche Entscheidung, was wichtig ist aus einer anderen Perspektive zu betrachten und ggf. umzuplanen. Das heißt du wirst nur Aufgaben auf deine To Do Liste setzen, die große positive Konsequenten haben.  Alles andere lässt du weg oder mit sehr niedriger Priorität. Wenn dich diese Methode anspricht, schau mal in das Buch der Erfinderin 10-10-10: A Life-Transforming Idea.

High Value Activities Methode 

Diese Methode zum Zeitmanagement ist ähnlich der vorherigen. Überleg dir für jede Aufgabe den Wert (Value) und dieser kann monetär sein. Deine Einteilung geht von (Hoch – langfristig hoher Wert, über Hoch – kurz und mittelfristig, nach gering bis wertlos).  

Stell dir das gerne als Pyramide vor, in der Hoch-Wertig die Spitze und wertlos das Fundament darstellt. Genau so ist die Zeitverteilung.

  • Die wertlosen Aufgaben beschäftigen uns sehr lange (Ziellos im Internet surfen, Zappen im Fernsehen, über andere lästern, …).
  • Gering-Wertige Tätigkeiten kommen dicht gefolgt und sind Zeitfresser (E-Mail & Msg. Ping Pong).
  • In den oberen Ebenen, die Hoch-Wertigen wird es spannend. Hier sind Aktionen die dich voranbringen (Weiterbildung, Marketing Aktionen, lesen…).
  • Abschließend die Höchst-Wertigen Aktionen wie ein neues Produkt entwickeln, eine Geschäftsidee voran treiben oder so ähnlich.

Wie setzt du nun dieses in dein Zeitmanagement um? Du setzt so deine Prioritäten, jeden Tag. Was ist im Hoch-Wertigen, was ist Wertlos. Entscheide so was wirklich wichtig ist.

Inverse ToDo Liste

Die inverse ToDo Liste ist die Not ToDo Liste. Hier nimmst du dir vor, bestimmte Dinge nicht zu machen. Du entscheidest dich also bewußt gegen Dinge. Du nimmst dir eine neue Liste und schreibst dir Dinge und Aufgaben auf, die du nicht mehr machen willst. Wie z.B. planloses Internet surfen, Abende vor dem Fernseher zu verbringen, über andere Menschen zu schimpfen, dich zu bemitleiden und so weiter. Nimm aber auch Aufgaben drauf die du delegieren möchtest, wie putzen, Post einscannen, Einladungskarten verschicken und so weiter. Diese Liste sollte Inspiration und Warnung sein.

60-60-30 Methode

Diese Zeitmanagement Methode ist ein Takt. Hier solltest du wie folgt vorgehen:

60: 55min High Fokus (Deep Work) und 5 Minuten Pause. Du erledigst hier z.B. die Hoch-Wertigen Aufgaben aus der High Value Methode.

60: Nach der Pause hast du einen weiteren Block für High Fokus (Deep Work), ohne Unterbrechung.

30: Jetzt hast du dir 30min Pause in der Natur oder einen Power Nap mit anschließender Aktivität verdient.

Wenn du 2 solcher 60-60-30 Blöcke pro Tag integrieren kannst hast du ein enormes Potential. Das Geheimnis dieser Methode ist wirklich die klare Pause zwischen den Blöcken.

Pomodoro Methode 

Bei dieser Art des Zeitmanagements wechselst du wie in der 60-60-30 Methode aktiv zwischen Arbeit (Deep Flow) und Entspannung (Pause). Diesmal ist der Rhythmus viel kürzer. Die Methode besagt: 

  • Definiere die Aufgaben für den kommenden Arbeitsblock vorab
  • Stell einen Timer auf 25 Minuten
  • Arbeite 25 Minuten im Deep Flow Modus
  • Wenn der Timer klingelt solltest du deine Aufgabe erledigt haben und zur nächsten gehen.
  • Nach 4 Pomodori solltest du eine halbstündige Pause machen.

Hier benötigst du eine gute Abschätzung für den Arbeitsaufwand deiner jeweiligen Aufgaben. Du wirst aber sehen, dass du nach ein paar Versuchen deine Arbeitsleistung pro Pomodori sehr gut einschätzen kannst.

Energie Kurve Methode

Eine besondere Art des Zeitmanagements ist die Energiekurve. Hier berücksichtigst du deine individuelle Energiekurve über den Tag. Du solltest vorab diese kennen. Hier gibt es einfache Methoden, bei denen du über 1-5 Tagen Stündlich dein Energieniveau von 1 bis 10 protokollierst. In der Regel wird es sich über den Tag Sinusartig verändern. Je nach „peak“ legst du wichtige und Konzentrationsreiche Aufgaben dort hin. Soziale Interaktionen, Pausen und Sport kannst du entsprechend in die anderen Phasen planen. So kannst du in den absoluten Tiefs auch gezielt Pausen einplanen, um deinen Körper nicht in den roten Bereich zu fahren.

Personal Kanban Methode

Diese Zeitmanagement Methode finde ich persönlich ansprechend, da du ein agiles Aufgaben Management betreibst. Stell dir eine ToDo Liste mit 3 Spalten vor (ToDo, Doing, Done). Du sammelst analog oder digital (es gibt viele tolle Apps hierzu, wie z.B. MeisterTask) deine Aufgaben in den Backlog (ToDo). Dann schiebst du alles was du beginnst in Doing und die erledigten in Done. Das kannst du toll auf einem Whiteboard grafisch darstellen und dies motiviert. Du hast immer eine perfekte Übersicht über den aktuellen Status. 

One Minute To Do List Methode

Dieser sehr pragmatische Ansatz des Zeitmanagements ähnelt dem des Personal Kanbans. Deshalb hast hier auch 3 Spalten mit Critical Now (das muss heute erledigt werden), Opportunity Now (dies muss in den nächsten 7-10 Tagen erledigt werden, mit einer maximalen Aufgaben Anzahl) und Over the Horizont (Alles andere). Der Autor der Methode, Michael Linenberger hat noch ein paar Freiheitsgrade und Regeln definiert, die du in seinem kostenfreien E-Book erlesen kannst.

GTD – Getting Things Done Methode

Ein wahrer Klassiker des Zeitmanagements von David Allen. Sie ist wohl die durchdachteste Methode und zugleich am weitesten Entwickelt. Daher ist sie nicht sehr einfach zu implementieren. Das Buch von Ihm Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag ist ein perfekter Einstieg. Stark zusammengefasst hast du fünf Schritte:

  1. Erfassen aller unerledigten Aufgaben aus deinem Kopf 
  2. Durcharbeiten der gesammelten Aufgaben nach einen klar definierten Prozess und die richtige Sortierung.
  3. Organisieren der Aufgaben in Kontexte. Zu wechselt die Ebene und sagt dir, welchen Kontext benötige ich um die Aufgabe zu erledigen. Ebenso hast du keine Aufgaben, sondern eine Liste der nächsten Schritte. Also nicht Blogartikel schreiben, sondern Recherche, Rohfassung des Textes, Layout,…
  4. Durchsicht und Pflege ist hier auch besonders wichtig. Du hast gezielte Wochenrückblicke, um das System am laufen zu halten.
  5. Erledigenmusst du die „nächsten Schritte“ natürlich auch. Klar nach den Kriterien: Kontext – Verfügbare Zeit – Verfügbare Energie und Wichtigkeit.

Eat the Frog Methode

Eine schöne Zeitmanagement Methode ist die Eat the Fog. Hier geht es darum die dir am unangenehmsten und schlimmste Aufgabe gleich morgens zu erledigen. Du verhinderst dann, diese Aufgabe über den Tag vor dir her zu schieben und immer daran zu denken. Bekannt gemacht hat diese Methode Brain Tracy in Eat the Frog.

Eisenhower Matrix Methode

Die Eisenhower Matrix ist eine der bekanntesten Methoden im Zeitmanagement und ist im Grunde eine Einteilung der Aufgaben in 4 Kategorien. Diese sind in einer 2×2 Matrix definiert.

  1. Wichtig & dringend  – Diese Aufgaben musst du sofort erledigen oder managen (z.B. Krisen und Probleme)
  2. Wichtig & nicht dringend  – Diese Aufgaben musst du planen und terminieren
  3. Nicht wichtig & dringend– Diese Aufgaben musst du reduzieren und delegieren (Zeitfresser)
  4. Nicht wichtig & nicht dringend – Diese Aufgaben solltest du nicht beachten und verwerfen.

Du wirst sehen, die 4 Felder hängen zusammen und Aufgaben können von nicht dringend, dringend werden, wenn du sich nicht terminiert hast. Genau so verhält es sich mit der Wichtigkeit.

Pareto Prinzip

Meiner Meinung nach ein tolles Prinzip im Zeitmanagement. Warum? Ganz einfach es wird gesagt, das du mit nur 20% des Aufwandes (Zeit, Arbeit) bereits 80% des Ertrags oder Ergebnis generierst. Demzufolge muss du das Entscheidende, diese 20% selektieren und auch erkennen. So gehst du nicht in die Gefahr des Perfektionismus. Lese auf meinem Blog einen Ausführlichen Artikel zum Thema Pareto Prinzip.

Parkinson’sche Gesetz

Diese Methode ist ein sehr guter Gedanke im Zeitmanagement. Das Gesetz sagt aus, dass Arbeit sich immer der zur Verfügung stehenden Zeit ausdehnt. Wir halten also Deadlines immer genau ein. Wenn du z.B. eine Besprechung für 60 Minuten ansetzt, wird sie so lange dauern, auch wenn die Lösungsfindung wahrscheinlich schneller ging. Daher solltest du dir immer fordernde Zeitliche Ziele setzen. Natürlich, ohne dich zu überfordern.

ALPEN Methode

Diese Methode ist eine Hilfe zur effektiven Aufgabenplanung und besagt:

A – Aufgabe – notieren

L – Länge – abschätzen

P – Pufferzeit – einplanen

E – Entscheidung – treffen, womit die Priorität gemeint ist

N – Nachkontrolle – also Reflexion nach Abschluss

Der Autor Lothar Seinwert hat diese Methode des Zeitmanagements definiert. d

ABC Methode

Dieser Ansatz des Zeitmanagements lässt Aufgaben in 3 Kategorien einteilen:

A-Aufgaben – haben eine sehr hohe Priorität und müssen bevorzugt behandelt werden und abgeschlossen werden.

B-Aufgaben – sind mittlerer Priorität

C-Aufgaben – sind niedriger Priorität

Der Kerngedanke ist hier klar die Priorität der jeweiligen Aufgabe und die Entscheidung dafür. Ich kann dir meinen Artkel zum Thema Prioritäten empfehlen.

Wie sieht mein Zeitmanagement aus?

Ich habe für meine Rollen (Beruf Projektleiter, Privat Ehemann, Coach und Sportler) verschiedene Methoden getestet. Daher ist mein persönliches Zeitmanagement ein bunter Mix aus den den oben genannten Zeitmanagement Methoden. Es sind doch ein paar wenige übrig geblieben.

Beruflich

Als Projektleiter ist mein Tag von Besprechungen und Unerwarteten geprägt. Des weiteren habe ich ein hohes Aufkommen an E-Mails und Aufgaben die ich delegieren kann, oder um die ich mich selbst kümmern muss.

Hier hat sich für mich die Energiekurve mit dem Personal Kanban mit Prioritäten und Zeitbedarf pro ToDo, als passend erwiesen. Ich bin früh morgens am effektivsten und es ist ebenfalls noch sehr ruhig im Büro. Kümmere ich mich hier in einer Deep Work phase um E-Mails und Aufgaben aus dem Personal Kanban. Ich habe über einige Zeit ein Zeitmanagement Protokoll geführt und weiß, dass ich hierzu im Schnitt 1:30h pro Tag benötige. Diese Zeit ist daher in meinem Kalender für alle geblockt und meine Büro-Türe ist zu.

Im weiteren Vormittag beginnen die nicht zu vermeidenden Meetings. Wenn ich sie organisiere, versuche ich diese entweder 15min / 25min oder max. 55min zu halten (Parkinsonsche Gesetz). Die Vorbereitung und Nachbereitung der Besprechungen sind Teil meiner täglichen Deep Work Phase. Je nach Tag habe ich zwischen Besprechungen „leere“ Flecken im Kalender. Diese nutze ich, um weitere Aufgaben aus meinem Personal Kanban Board abzuarbeiten. Natürlich geblockt. Am Ende des Tages prüfe ich, ob dringendes offen geblieben ist und schließe den Tag im Büro.

Privat / Freizeit

After Work ist ein weit gestreuter Begriff, daher bedeutet das bei mir, zuerst ein starker Separator. Also gehe ich in der Regel gleich zum Sport. Der Sport ist fix in mein Tagesplan eingeplant. Entweder im freien, oder im Gym. Nach der Sporteinheit geht’s nach Hause. Hier habe ich 1:30h pro Tag geblockt für persönliche Weiterentwicklung oder Coachings (Virtuelle Calls oder Besuche). In meiner Monats- bzw. Wochenplanung habe ich Themen definiert an denen ich arbeiten möchte. Hier setzte ich immer eins pro Tag in diesen Block. Nach 21 Uhr ist Quality Time und ich verbringe diese Zeit mit meiner Frau. Wochenenden plane ich ganz flexibel und sehr offen.

Conclusio

Zusammenfassend kann ich dir raten, auf die Suche zu gehen und das passende Zeitmanagement System an deine Bedürfnisse zu adaptieren. Daher musst du dir deine ganz persönliche Zeitmanagement Strategie selbst bauen. Wenn du hier einen Sparringspartner oder Coach benötigst, stehe ich dir gerne beiseite. Damit auch du das Beste aus deiner Zeit holst und deine Ideen verwirklichen kannst.

Risiken und Möglichkeiten

Alle von uns, die eine Aufgabe bearbeitet haben, die einen zeitlichen Rahmen, neuartig und auch komplexe war, ist schon einmal mit dem Begriff Risiko Management in Berührung gekommen. Denn wir sprechen hier von einem Projekt.

Du kennst es bestimmt aus deinen Projekten oder Aufgaben, die du bearbeitest. Gerade wenn die Aufgabe neuartig oder nicht standardisiert ist hast du bestimmt schon über Risiken nachgedacht. Aber beobachtest du aktiv die Risiken? Also hast du die potentiellen Risiken aktiv beobachtet und Veränderungen protokolliert? Hast du die Auswirkungen der Risiken für dein Projekt oder Aufgabe berücksichtig? Wenn du hier mit Ja klar geantwortet hast – Glückwunsch. Du bist schon besser als viele andere. Ich möchte mit dem Artikel einen Appell zum aktiven Risikomanagement ins Leben rufen.

Umgang mit Risiken

Klar wenn du Projekte führst oder bearbeitest bist du mit dem Begriff Risiko Management in Berührung gekommen. Aber wie ernst hast du es mit Risiken gehalten? Als kurzer Check bei der Projekt-Planung und dann nie wieder. Oder bist du regelmäßig in der Liste der möglichen Risiken unterwegs und aktualisierst diese? Nachdem du viele große Projekte in den Medien siehst (Stuttgart 21, BER, A300M,…), die kontinuierlich teurer werden solltest du dir überlegen was Gründe dafür sein können. Du kommst sicher zu dem Punkt, dass in der Planung zu optimistische Annahmen getätigt worden sind und Risiken unterschätzt worden.

Risikomanagement

O.K. – Werdet du wirst dir denken. Projekte und Risiko Management gehören irgendwie zusammen. Alles was neuartig ist und auch komplex, bringen Risiken mit sich. Doch hast du Risikomanagement als regelmäßiges ToDo auf deinem Plan? Hast du ein Register, in dem alle Risiken gesammelt werden und das gepflegt wird? Kennst du die Eintrittswahrscheinlichkeiten und die Auswirkungen von den gesammelten Risiken? Wenn du das alles mit Ja beantworten kannst – Glückwunsch. Du machst es richtig. Eine Frage zu den Möglichkeiten (engl. Opportunity) im Projekt. Behandelt du diese gleich wie potentielle Risiken?

Risiken & Möglichkeiten finden

Wenn du dich fragst, wie du R&O (engl. Risks & Opportunities) aufdecken kannst, hilft dir ein Brainstorming mit deinem Projektteam. Du kannst hier ein nettes Format des „Future Pace“ anwenden. Hierbei geht es darum dass du dir die Zukunft möglichst genau vorstellst und auf möglichst viele Details achtest. Hierbei solltest du den Fokus auf Risiken und Möglichkeiten legen! Du tauchst regelrecht in den entsprechenden Projektabschnitt ein. Dabei entwickelst du (mit deinem Team) ein Blick für Dinge, die schief gehen könnten oder die Möglichkeiten bieten. Viele Spitzensportler nutzen ebenfalls diese Technik für ihr Training.

Future Pace zur Risiken Identifikation

Das Future Pacing kommt aus dem NLP, um neue Strategien oder Routinen zu simulieren. Du versuchst in die zukünftige Situation hinein zu tauchen. Dabei stellst du dir diese mit allen Sinnen vor. Du spürst die Sonne auf der Haut, richst die Besonderheiten in der Luft und siehst die Situation vor deinem inneren Auge. Hierbei kannst du neue Routine oder Strategie einfach testen und so auch unser Gehirn heute, mit dem Glücksgefühl des Erfolges der neuen Strategie zu programmieren. Natürlich siehst du so auch, wenn eine Strategie oder Routine so gar nicht funktionieren will. Dieses Eintauchen in die zukünftige Situation kannst du im Projektmanager nutzen.

Behalte Risiken im Auge

Du musst – um effektiv Risiken und Möglichkeiten zu managen regelmäßig das Register mit den von dir und deinem Team gesammelten Punkten mit Eintrittwahrscheinlichkeit und Einfluss aktualisieren und pflegen. Du solltest auch zu allen Einträgen ein Plan das Risiko abzuwehren oder die Möglichkeit herbeizuführen. Also was kannst du dagegen oder dafür machen. Es ist Arbeit – aber dafür bist du als Führungskraft oder Projektleiter da. Denke daran, regelmäßig mit dem Projektteam dieses Risk-Register zu besprechen. Ja nach Projekt solltest du das planen. Wenn du mehr zum Thema Risiken und Möglichkeiten lesen willst, bietet das PMI gute Informationen.

Conclusion

Im Projekt musst du auf sich wiederholende Brainstorming Sessions zum Thema Risiken und Möglichkeiten achten. Die wichtigsten Akteuren sollten dabei sein. Dabei sollte völlig losgelöst und bewertungsfrei Risiken und auch Möglichkeiten (Risks and Opportunities) gesammelt werden. Hierbei ist es hilfreich sich mittels Future Pace in die zukünftige Situation zu „denken“, um alle eigenen Kanäle offen zu halten. Dies kann von dem Projekt Manager geführt werden, oder jeden selbst überlassen werden. Nach dem „Ausflug“ in die Zukunft, sollte das Brainstorming Mindmap voll sein und der Projektmanager hat nun die Aufgabe, diese Risiken und Möglichkeiten zu sortieren und bewerten. Diese Bewertung bezieht sich auf Einfluss auf Kosten und Zeit. Dies kann mit diversen Tools vereinfacht werden.

Denkt immer daran wir suchen nach Risiken und Möglichkeiten 😉