Mit Priorisierung Ziele erreichen

Du denkst über Priorisierung und langfristige Ziele nicht nach. Du handelst einfach – wie ein Feuerwehrmann löschst du die gefährlichsten Feuer und handelst ohne die vorher festgelegten Prioritäten? Bedenke bitte dass du nur begrenzte Energie (Zeit & Konzentation) pro Tag zur Verfügung hast. Deine Energie ist wie der Akku deines Handys – bei du hoher Beanspruchung geht er schneller leer als gewohnt. Daher überlege wofür du deine Energie verwendest und welche Priorität sie haben – bei allen Tätigkeiten.

Priorisiere deine Energie

Der Alltag eines Projekmanager ist sehr dynamisch. Du bekommst von Kollegen oder Stakeholdern ständig neuen Input und Aufgaben (ToDos), die bewertet, abgearbeitet oder verteilt werden müssen. Zusätzlich meldet sich dein Kunde bei dir und möchte gerne noch kurz eine Beschreibung des neuen Features der Software. Zu guter Letzt fragt das Management nach den letzen Budget Zahlen für dein Projekt. Das letzte was kommt hat immer die höchste Priorität oder das am Zeit kritischsten? Kommt dir das oder so ähnlich bekannt vor? Dann herzlich willkommen.

Prioritäten sind der Hebel zum erreichen langfristiger Ziele

Das Problem hier ist schlicht und einfach die Priorität jeder einzelnen Aufgabe. Genau hier ist der Hebel zum ansetzen. Du kannst nur bedingt mehr Energie pro Tag zur Verfügung haben. Klar, du kannst früher ins Büro kommen und später gehen. Evtl. sogar deine Pausen reduzieren, wovon ich strikt abraten würde. Jedoch eine wirklich Veränderung erzielst du nur, wenn du dein Muster der “Aufgabenverwaltung“ überdenkst und gezielte Prioritäten festlegst.

Du musst dir bewußt machen, wie dich jede noch so kleine Aufgabe (natürlich nichts was unter 2 Minuten erledigt werden kann), die du hoffentlich in deine ToDo Liste schreibst, deinen Zielen, ja Ziele sind immer das Thema, näher bringt. Dabei musst du selbst entscheiden, ob dich genau dieses ToDo einem deiner Ziele näher bringt.

Ziele – Warum sind sie so wichtig?

Das Thema Ziele ist bei allen wichtigen Themen rund um Effizienz und Effektivität, so auch wenn wir über Prioritäten sprechen. Du musst dir deiner Ziele bewußt sein. Wie lauten sie kurz-, mittel- und langfristig? Sie sind deine Leuchtfeuer, die dir den Weg zeigen. Ohne diese bist du wie ein Wanderer, der frei nach Laune los geht und sich an jeder Weggabelung spontan frei entscheidet. Er wundert sich nach einiger Zeit, warum er im Kreis gegangen ist. Wenn du Sportler bist und richtig gut werden möchtest, hast du doch auch ein Ziel und den dazugehörigen Plan. Sei dir deshalb immer deiner Ziele privat, für dein Projekt und auch für deine Karriere bewußt. Genau diese Ziele helfen dir, die Aufgaben zu priorisieren. Je stärker du deiner Ziele verschrieben bist, desto einfacher wird es dir fallen, wichtigem von unwichtigem zu unterscheiden.

Warum sollten wir Priorisieren?

Kurz um, Du solltest aufpassen, dass du nicht in die selbst gestellte Falle der einfachen nicht hoch priorisierten ToDos auf deiner Liste tappst. Menschen gehen gerne den geringsten Widerstand und möchten Erfolgserlebnisse. Deshalb pass auf, dass Du nicht unbewusst viele kleine unwichtigen Dinge auf Deine ToDo Liste lässt und die wichtigen (hoch priorisierten) und auch schwierigen im Backlog lässt. Hinterfrage automatisch, ob die Aufgabe, die du gerade in deine ToDo Liste oder Tagesplan einträgst, dich deinem Ziel näher bringt oder nicht.

Die Priorisierung wird dir helfen deinen Tag besser zu meistern und dir das ungute Gefühl der Fremdbstimmtheit abnehmen, welches eines der Gründe für Streß ist. Als Kerngebiet der Arbeitsorganisation ist es der Hebel für einen strukturierten Tag. Du schaffst dadurch Ordnung und sparst Ressourcen (Energie = Zeit). Du kannst dann agieren anstelle von reagieren.

Deine tägliche Energie ist begrenz und muss sinnvoll eingesetzt werden

Mein Energiehaushalt

Du hast wie schon oben erwähnt, nur eine begrenzte Menge an Energie pro Tag. Also ein klassische Ressourcenproblem im Projektmanagement. Die Priorität wird dir helfen, die Energie (Ressource) gezielt einzusetzen, um einen möglichst einen großen Output zu erzeugen. Natürlich ist nicht jede Aufgabe auf deiner ToDo Liste auf deine Ziele zurückzuführen. Hierzu empfehle ich dir die 80:20 Regel anzuwenden. Du solltest 80% deiner Zeit für die wichtigen und „echten“ Ziele verwenden. Die restlichen 20% sollten dann für augenscheinlich nicht Zielrelevanten aber wichtigen Ziele aufgebracht werden. Hier ist das Auto in die Werkstatt zu bringen oder einfach nur den Müll raus zu stellen.

Wie erkenne ich die Priorität?

Laut Wikipedia ist Priorität nach dem Lateinischen Prior = der Vordere definiert. Sie definiert den Rang der Aufgabe auf deiner ToDo Liste. Mit der Annahme, du arbeitest deine Liste von oben nach unten ab. Es kann zusätzlich auch die Dringlichkeit berücksichtigt werden und die Aufgaben weiter nach oben schieben. Das ist gerade im Zeitmanagement und in der Organisation deines Tages wichtig. Wir haben also Aufgaben die Wichtig sind und auch welche die Dringend sind. Der Unterschied ist sehr wichtig, weil gerade die dringenden Aufgaben führen, unorganisiert zu dem Gefühl der Fremdbestimmtheit und somit zum „Stress“ führen.

Sehe dir dazu dieses Prozessbild zum Thema Prioritäten an:

Prozess zur Verarbeitung von Aufgaben (Tasks, ToDo's) und Priorisierung
Priorisierung

Dringend ist nicht wichtig!

Wichtig ist, dass du den Unterschied zwischen Dringend und Wichtig verstehest. Wichtiges muss nicht Dringend sein! Gerade hier neigen viele dazu sich zu verzetteln, weil sie alles als wichtig oder dringend sehen. Versuche hier eine objektive Bewertung zu machen. Eine E-Mail muss meistens nicht sofort beantwortet werden. Eine Steuererklärung ist wichtig, aber selten dringend. Wenn du diese nicht vor dir her schiebst. Mit dem regelmäßigen „Schieben“ von Aufgaben werden Wichtige auf einmal zu Dringenden.

Dein Werkzeugkasten um zu priorisieren

Diese drei Werkzeuge können dir helfen, deine ToDos zu managen und deine Energie gezielt einsetzen zu können.

Minimalismus

Zum einen der aktuell überall anzutreffende Minimalismus. Er hilft dir Aufgaben zu selektieren, die wichtig sind und unwichtige einfach ignorieren lässt. Ganz getreu dem 80:20 Motto.

NEIN!

Wir verfallen durch die Überflutung von Informationen immer öfter an unsere Grenzen. Doch nicht alles ist wirklich wichtig. Auch das zweite Werkzeug, das NEIN sagen hilft dir die Flut der ToDos schon zu Beginn zu reduzieren. Denke dran, NEIN zum einen ist ein JA zum anderen!

Delegation

Hierbei heißt es nicht, dass die abgelehnten oder dem Minimalismus geschuldeten ToDos verloren sind. Du kannst diese delegieren. Delegation ist das dritte wichtige Werkzeug. Nicht jede Aufgabe erfordert Dein Zutun und Know-how. Denke immer darüber nach, ob Deine Person die geeignete ist? Kann es nicht ein Spezialist besser und schneller erledigen? Wenn du nicht delegierst bist du in der „alles ist wichtig“ Falle. Wenn du keine Mitarbeiter hast, überlege dir, ob dir eine virtuelle Assistenz helfen kann. Gerade Aufgaben, die nicht dein Spezialwissen benötigen lassen sich gut auslagern.

Ich werde in meinem Webinar gezielt auf die Werkzeuge und deren Anwendung in Deinem Alltag eingehen.

Deine Prioritäten sollten agil sein

Wir sind heute im stetigen Wandel. Daher kannst Du nicht bei deiner Priorisierung Veränderungen, neue Anforderungen oder andere Umgebungsbedingungen ignorieren und auf deiner Planung verharren. Lass Agilität zu und plane flexibel um. Hierzu bietet es sich an, deine Energie (Zeit) nicht zu 100% zu verplanen, sondern mind. 1/3 offen zu lassen. So kannst du bei Veränderungen und Unvorhersehbaren entspannt reagieren. Alternativ kannst du eine Woche ein Zeitprotokoll führen, welches dir zeigt wieviel ungeplantes pro Tag auftaucht und wieviel Zeit du für die hoch priorisierten Aufgaben verwendest.

Conclusion

Zusammenfassend musst du aufpassen, dass du nicht in die selbst gestellte Falle der einfachen nicht hoch priorisierten ToDos auf deiner Liste tappst. Hinterfrage dich bei Aufgaben immer selbst nach der Priorität und ob diese Aufgabe zielführend ist.

Die Priorisierung wird dir helfen Deinen Tag besser zu meistern und dir das ungute Gefühl der Fremdbstimmtheit abnehmen, welches eines der Gründe für Streß ist. Als Kerngebiet der Arbeitsorganisation ist es der Hebel für einen strukturierten Tag. Du schaffst dadurch Ordnung und sparst Ressourcen (Energie = Zeit). Du kannst dann agieren anstelle von reagieren.

Wenn du noch lesen möchtest, wie Priorisieren, speziell im Projektmanagement hilfreich sein kann, lies hier einen älteren Beitrag von mir.

In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Anti Stress Management

Wer im Projektmanagement kennt diese Situation nicht? Das E-Mail-Postfach quillt über und neue E-Mails kommen im Minutentakt hinzu. Der Firmeninterne Messaging Dienst zeigt an, dass mehrere Kollegen Fragen stellen oder um Antwort bitten. Da das noch genug ist, klingelt das Telefon mit der Nummer des Kunden. Während man notgedrungen den Kunden am Telefon bedient, es kann ja wirklich wichtig sein, nimmt man schon einen Kollegen im Augenwinkel wahr, der gerade angelaufen kommt.

Dein Alltag als Projektleiter?

Solche oder ähnliche Situationen erzeugt für die meisten von uns Stress. Dieser Stress entlädt sich im ungünstigsten Fall meinst wie ein Unwetter, mit einer übertriebenen Reaktion dem Team gegenüber.

Natürlich ist Stress selbst gemacht und nur die eigene Wahrnehmung und Reaktion auf Umwelteinflüsse. Das klingt absolut logisch, doch ist in der oben genannten Situation nicht präsent.

Was wäre wenn?

Was wäre der gewünschte Zustand, so dass der gefühlte Stress nicht aufkommt? Als Projektleiter möchte ich gerne fokussiert an wichtigen und dringenden Themen (siehe Eisenhower Matrix) arbeiten. Gerne auch im Flow. Störungen möchte ich als Projektleiter kontrollieren und kanalisieren. Ich möchte das Gefühl der Kontrolle nicht verlieren. Wäre es nicht viel professioneller, wenn man selbst dadurch nicht ein erhöhtes Stresslevel erreicht? Und die Dinge, die unvorhersehbar sind, haben in der Tagesplanung genug Raum, um nicht zu Stress zu führen.

Du als Projektleiter!

Wie kann Ich, als Projektleiter in den gewünschten Zustand kommen? Die schlechte Nachricht zuerst. Den ersten Impuls des Stresses kann nicht kontrolliert werden, aber die entsprechende Route, die auf den Impuls antwortet. Es gibt eine Reihe von Werkzeugen, um mit den alltäglichen Störungen umgehen zu können. Hier kann man sich Zeiten im Kalender blockieren, die zum fokussierten arbeiten dienen. Oft bieten sich hier die frühen Morgen oder die Abendstunden an. Hier sollten die Mail Programme geschlossen sein, der Internet Messenger auf stumm geschalten, das Telefon und Handy ebenfalls aus geschalten sein. Es empfiehlt sich die Türe auch geschlossen zu halten. Für manchen hartnäckigen Kollegen hilft ein zusätzliches „nicht stören“ Schild. Das hilft übrigens auch im Großraumbüro, wenn es am Schreibtisch steht. Ebenso sollten die Kollegen vorab Bescheid wissen, dass jeden Tag um diese Uhrzeit die eigene Fokuszeit ist. Auch Kopfhörer mit Musik oder aktivierenden Hintergrundgeräusche hilft hier (z.B. www.noisly.com).

Systematische Delegation

Folgende Werkzeuge helfen, dass nicht zu viel auf den eigenen Schreibtisch ladet. Frühe Delegation von Aufgaben mit deren Kategorisierung nach der Eisenhower Matrix zum Beispiel. Wobei man hier zu delegierende Aufgaben gleich selektiert. Ein automatisierter Workflow ist ungemein wichtig, um nicht immer Standard Mails (z.B. für die Delegation von Aufgaben; Statusabfrage) schreiben zu müssen. Oder immer wieder die gleichen Worte/Mails zur delegierten Aufgaben zu schreiben. Hier bietet z.B. Google das Plug in der Gespeicherten Antworten.

Deine Zeit als Projektleiter ist kostbar!

Generell muss man sich als Projektleiter regelmäßig klar werden, womit man die Zeit verbringt. Ich empfehle hier regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Dies gibt einen guten Einblick, wo Handlungsbedarf ist. Eine gute Quelle vieler Werkzeuge zum Selbstmanagement ist https://selbstmanagement.rocks. Wichtig ist auch zu sehen, ob das Team sich ihrer Rolle und Verantwortungen klar ist und diese auch lebt. Gibt es Verantwortlichkeiten und sind diese klar kommuniziert? Ansonsten dient der Projektleiter immer als „Default“ Bearbeiter.

Mein Mindset als Projektleiter

Die oben beschriebenen Werkzeuge helfen ungemein, jedoch der meiner Meinung größter Hebel ist das persönliche Mindset. Als Projektleiter sind 80% meiner Zeit Kommunikation. Das inkludiert Meetings, Mails, Telefon, Kollegen, Kaffeeecken-Gespräche und Messager Dienste. Das muss ich akzeptieren und ist auch in Ordnung. Nicht alles ist im Moment dringend und es ist nur meine persönliche Wahrnehmung, die mich dies interpretieren lässt. Auch ein für einen Kunden ist nicht alles immer dringend. E-Mails können auch im Laufe des Tages beantwortet werden. Dem Kollegen vom eingehenden Beispiel kann man auf einen späteren Zeitpunkt verweisen. Wenn hier das Mindset überdacht wird, geht man schon den richtigen Weg.

Meine Verhaltensmuster

Viel wichtiger ist mein Muster, welches meine Stress-Reaktion beschreibt. Wie ist meine Unterscheidung von dringend und wichtig oder von unwichtig und nicht dringend? Was genau stresst mich? Was passiert kurz vor dem Stress-Impuls? Genau hier muss die Lupe angesetzt werden und hinein gezoomt werden. Im NLP gib es die Methode zur Beschreibung von Muster und Muster-Schleifen. Was sind meine Trigger Punkte und warum genau funktioniert er? Das muss man sich glasklar machen. Wenn dies getan ist, kann ein neues Muster erschaffen werden. Ich frage mich, wie ich auf die Trigger reagieren möchte? Gelassen, ruhig oder gar entspannt? Die Reaktion muss am besten niedergeschrieben werden und zwar im Detail. Dann muss diese Reaktion auf den Trigger visualisiert werden.

Nutze die Visualisierung

Jetzt musst du das neue Muster einschleifen. Es ist es extrem wichtig, wenn du mehrfach am Tag dir deine worst case Stresssituation vorstellst. Dann reagierst du so souverän wie du es dir ausgemalt hast (Visualisierung). Die Reaktion auf den Trigger muss so gefestigt sein, dass sie automatisch abläuft. Um so detaillierter und ausschweifender die Stresssituation visualisiert wird, desto besser. Mach dies bei einer alltäglichen Tätigkeit. Gewöhne dir an bei jedem Gang zur Kaffeemaschine dir die Situation zu visualisieren und entsprechend souverän zu reagieren ;-).

Übung macht den Meister!

Nach einigen Wochen sollte die gewünschte Stressreaktion automatisch ablaufen. Gleichzeitig empfehle ich die genannten Werkzeuge und Tipps auch mit umzusetzen.

Wenn Ihr noch weitere Tipps oder Details benötigt, lasst es mich wissen.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.