Dienstag 2020-05-24 – Prioritäten, nicht schon wieder

Ich habe in der vergangenen Woche ein Coaching gehabt, bei dem ich der Klient war. Ich nutzte diese Möglichkeit eines Coaching immer mal wieder, um mich von außen reflektieren zu können. Ich kann dir auch nur raten, ab und zu einen Coach aufzusuchen, um dich zu reflektieren. So kennst du Hindernisse und Gebiete, an denen du arbeiten kannst. 

Mein Augenöffner war die Tatsache, dass ich im privaten Bereich viele Projekte und Themen gleichzeitig habe. Ich habe mir also ein eigenes privates Hamsterrad erbaut. Das wirkt sich so aus, dass ich extrem beschäftigt bin und mir kaum Zeit zum Entspannen lassen. Auch meine private Flexibilität lässt wirklich zu wünschen übrig. Was im beruflichen durch maximale Arbeitszeit und hohe Effektivität funktioniert, läuft für mich im privaten nicht rund. Das hat mein Coach schnell zur Oberfläche gefördert. 

Aber was kann ich tun, um hier besser zu werden? Die Antwort liegt auf der Hand. Die Prioritäten. Ich muss mir klar werden, was ich wirklich voran treiben will und was mir weniger wichtig ist. Hier muss ich an meinen Artikel über Prioritäten und dem Pareto Prinzip denken. Ich habe leider im privaten diese Prinzipen aus den Augen verloren. Was ist nun mein Schlachtplan? Ich definiere mir monatlich Schwerpunkte. Also Themen, die ich wirklich bearbeiten möchte. Diese Schwerpunkte wechseln durch, sodass ich im Jahr alle Bereiche ausgefüllt habe. 

Ich halte euch auf dem Laufenden, wie ich mit der Umsetzung weiter vorankomme. 

Work Life Balance

Wenn ich freitags oder samstags meine Woche Revue passieren lasse, frage ich mich oft, ob ich eine ausgeglichene Work Life Balance habe oder nicht. Als Projektleiter in der Entwicklung ist das für mich nicht immer einfach. Vernachlässige ich meine Ehe, meine Freunde, meine Familie oder mein Hobby? Habe ich genug Zeit, um auch einmal für mich zu sein? Frisst mein Job als Projektleiter meine ganze Zeit? Was sind meine Strategien für eine ausgeglichene Work Life Balance?

Was bedeutet Work Life Balance genau?

Jeder definiert sich seine eigene Work Life Balance. Der Begriff Work Life Balance beschreibt die Ausgewogenheit zwischen dein Berufsleben und deinem Privatleben.

Welche Faktoren haben Einfluss auf die Work Life Balance?

Wenn dir dein Job richtig Freude bereitet, wirst du nicht zu tiefst traurig sein, wenn du einmal länger im Büro bist. Daher ist ein Faktor von Work Life Balance deine Leidenschaft für deinen Beruf oder Job.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist meiner Ansicht nach den zeitlichen Aufwand, den du für die Anfahrt zur Arbeit hast. Wenn du einen hohen Anteil an Homeoffice hast, fühlst du dich sicherlich ausgeglichener, wie wenn du täglich mehrere Stunden zur Arbeit pendelst.

Auch ist dein Umfeld, wie zum Beispiel deine Familie ein wichtiger Faktor. Wenn du alleine bist, wirst du einen anderen Bedarf an „Zeit mit deiner Familie“ haben wie, wenn du einen Partner und Kinder hast.

Nicht zu unterschätzen ist auch dein Alter. Als Generation Y (Millennials) habe ich ein anderes Bedürfnis an freier Zeit wie zum Beispiel meine Eltern-Generation. Für sie war die Arbeitszeit viel mehr im Mittelpunkt.

Ebenfalls sehe ich das aktuelle Stressniveau in der Arbeit als Faktor für meine Work-Life Balance. Für das Stressniveau haben auch Faktoren wie Arbeitslast oder Über-/Unterforderung Einfluss. Wenn du hier betroffen bist, solltest du mit deinem Chef ganz offen darüber sprechen, gemeinsam eine Lösung zu finden.

Hier siehst du ein Beispiel an weiteren Zeitfressern im Job, die deine Work Life Balance kaputt machen können:

Zeitfresser im Job, die deinen Feierabend gefährden.

Zusammenfassend bezeichne ich als Work-Life Balance Faktoren

  • Leidenschaft im Beruf (Berufung?)
  • Arbeitsweg / Anfahrt zum Job
  • Familiäre Bedingungen (Familie vs. Single)  
  • Alter
  • Stressniveau im Job 
  • Arbeitslast (Überlast)
  • Überforderung / Unterforderung

Work Life Balance – Root cause – Meta Ebene

Das ganze Thema Work Life Balance bringt mich immer wieder zu einem zentralen Punkt. Meine verfügbare Zeit? Wenn ich meine mir gestellten Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit bearbeite sollte doch alles grün sein, oder? Das heißt, wenn ich im Job meien Aufgaben in der definierten Zeit bearbeiten kann, sollte ich zumindest ein ausgeglichenes Arbeits- / Privatzeit-Verhältnis haben. Netter neben Effekt ist auch, dass mein Stress in der Arbeit abnimmt, wenn ich mit der vorhanden Zeit zurechtkomme.

Der Weg ist ein gutes Zeitmanagement und Selbstmanagement an den Tag zu legen.

Zeitmanagement & Selbstmanagement für eine bessere Work Life Balance

Wenn du dir klar geworden bist, dass Zeit die wichtigste Ressource ist, bist du der Sache schon sehr viel näher gekommen. Du wirst dann beim Zeitmanagement landen. Wie kann dir Zeitmanagement helfen? Meiner Erfahrung nach verändert sich der Blick auf die Zeit, sobald du dir im klaren geworden bist, womit du deine Zeit verbringst. Weißt du, wie viel Zeit du täglich für Dinge verschwendest, die dir und dich nicht weiterbringen? Wie viel Zeit verbringst du in diversen Timelines von Sozial Media oder vor einem Streaming Anbieter? Hier kommen wir zum Thema Zeit- und Selbstmanagement. Eine gesunde Mischung und eine klare Entscheidung deine Zeit in der Timeline zu verbringen ist der Schlüssel.

Zeitmanagement & Selbstmanagement

Wenn du dir im Klaren bist, dass du deine Zeit besser im Griff haben willst und du so ein ausgeglichenes Work – Life hast, dann habe ich ein paar Tipps für dich.

Zuerst einmal solltest du die in deinem Leben die Prioritäten setzen. Was ist dir wirklich wichtig und was bringt dich deinen Zielen und deiner Vision näher? Wie du Prioritäten im Job und im Privaten setzt, erfährst du hier: Prioritäten setzen – Eine entscheidende Fähigkeit.

Wenn du dir deiner Prioritäten klar geworden bist, geht es darum die zur Verfügung stehende Zeit zu managen. Hier bieten sich diverse Zeitmangement System an. Eine Übersicht zu den gängigsten findest du hier Zeitmanagement-Systeme für alle.

Ich selbst bin ein Fan der 80:20 Methode (Wie wende ich die 80:20 Regel richtig an?). Es hilft mir sehr an einem gewissen Punkt zu sagen die Aufgabe ist erledigt und mich nicht im Perfektionissmus zu verlieren.

Conclusio

Natürlich musst du dir dein System selbst anpassen und entsprechend tunen. Wichtig ist nur, dass du beginnst deine Zeit als kostbare Ressource zu sehen. Identifiziere Zeitfresser in deinem Alltag. Ist dir dein Engagement im Verein zu viel, dann eliminiere es. Hast du Tätigkeiten, die du Outsourcen kannst um deine Zeit für wichtigeres, dann tu es. Du kannst mittlerweile vieles Outsorucen wie Einkaufen, putzen, Gartenarbeit, Administrative Arbeiten, Kinder-Sitten, Hunde-Sitting, …sei kreativ. Wichtig ist nur, nutze die gewonnene Zeit mit den dir wichtigen Themen.

Gerne helfe ich dir dein persönliches Zeit- und Selbstmangement System zu finden. Wenn Du Hilfe in deinem Zeit- und Selbstmanagement brauchst, um deine Work Life Balance wieder ins Gleichgewicht zu bringen, schreibe mir einfach. 

Wie uns schneller lesen im Projektalltag helfen kann

Wer kennt es nicht, die volle E-Mail Inbox am Morgen, wenn Du in einem globalen Team arbeitest, oder du aus dem Urlaub zurück bist. Oder auch die Stapel an Berichten, Präsentationen und Artikeln, die Du lesen möchtest (oder musst).

Für uns Projektmanger ist die Zeit die wichtigste und wertvollste Ressource. Daher sollen wir am laufenden Band priorisieren. Dies gilt speziell für den eigenen Fokus. Aus diesem Grund muss aus der Flut an Informationen das wichtigste aufgenommen und vom unwichtigen getrennt werden.

Wie kann so etwas gelingen? Eine Möglichkeit wäre es, in kurzer Zeit einen Überblick, oder gar den gesamten Inhalt eines Texts, Mails, Präsentation oder Artikel aufzunehmen. Wie ist es möglich, dass einige Mitmenschen Texte viel schneller aufnehmen und verstehen als andere? Oder lesen sie die Texte heimlich schon vorab?

Eine Möglichkeit wäre, den Arbeitstag entsprechen zu verlängern und die Texte früh morgens, oder spät abends zu lesen und dadurch Bescheid zu wissen. Oder als begnadeten Leseratten, die Lesefertigkeiten in der Freizeit schulen?

Da ich selbst nicht länger in der Arbeit bleiben möchte und meine Freizeit nicht ausschließlich dem Lesen widmen möchte, bleibt nur noch eine Möglichkeit übrig. Mit System „schnell zu lesen“.

Das Thema schnell lesen ist nicht unbekannt

Am Markt tummeln sich diverse Ratgeber und Apps zum Thema „schnell lesen“. Bald merkt man, dass der Lesegeschwindigkeit der Mitmenschen bei ca. 250 Wörter pro Minute liegt und hier enormes Potential schlummert.

Ich habe mir daher das Buch von Wolfgang Schmitz – Schneller lesen – besser verstehen zugelegt.

Parallel habe ich noch mithilfe der App Schneller Lesen – mehr behalten geübt. Das macht richtig Spass, da die App meinen Spieltrieb angesprochen hat.

Ich kann beide Hilfsmittel empfehlen. Das Buch hilft, das Prinzip und die Techniken zu erlernen und die App dient der Übung und Kontrolle.

Meine Take-Aways aus dem Buch – Schneller Lesen

Meine Kernpunkte aus dem Buch sind folgende, um an einen Text zu gehen:

  1. Analysiere die Struktur – bei Büchern das Inhaltsverzeichnis, bei Mails die Formatierung. Dabei erhältst du einen Rahmen.
  2. Entwickle eine MindMap auf Basis der Struktur, wenn es um lange Texte handelt und es um viel Informationen geht.
  3. Überfliege (2-5sec) jede Seite vor dem eigentlichen Lesen und achte auf Ankerwörter.
  4. Berücksichtige das jeweilige Thema anhand der Überschrift für den kommenden Text.
  5. Lese immer in Gruppen und springe, getaktet 2-3 mal pro Zeile, mit Deinem Blick. Laufe nicht über jeden Buchstaben und setze auf keinen Fall das Wort laut im Kopf zusammen, wie Du es in der Schule gelernt hast.
  6. Bei Artikel sind meist nur Fazit oder Einleitung spannend, diese solltest du aufmerksamer lesen. Den Mittelteil kannst du ggf. scannen (Nur auf Haupt- oder Signalwörter achten, abhängig von dem Thema des Textes) oder skimmen (noch schneller überfliegen und nur kurze Blickpausen machen). Es geht darum, dass unser Gehirn schneller verarbeiten kann, als wir denken.
  7. Das Mindset „alles ist wichtig“ überdenken.
  8. Fokussiert lesen, keine Ablenkungen wie TV oder Gespräche nebenher.
  9. Es ist und bleibt auch eine Übung. Ich habe mir dies mehrere Wochen in meine Morgen-Routine eingebaut.

Haben mir die Tipps was gebracht?

Ich selbst beherzige die Punkte und habe lange Zeit geübt und komme auf durchschnittlich 483 Wörter pro Minute mit einem hohen Leseverständnis, was ganz ordentlich ist. Bei langen Texten, mit einer eher niedrigeren Informationsdichte schaffe ich bis zu 800 Wörter pro Minute.

Conclusion

Es gilt auch beim schnell lesen, man muss flexibel das richtige Werkzeug wählen. Eine Hilfe ist es allemal, schon alleine, wenn man zu Zweit eine Seite liest und schneller fertig ist als sein Partner.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.