Wie werden Stakeholder effektiv gemanagt?

Wir alle müssen Tag ein Tag aus verschieden Interessengruppen managen, die unsere Projekte beeinflussen. Es ist nicht selten eines der wichtigsten Aufgaben, die den Erfolg des Projektes beeinflusst.

Nach dem PMP(R) Standard ist das Stakeholder-Management einer der 10 Wissensgebiete, die für einen PM essentiell sind. Daher möchte ich heute das Thema unter einem etwas anderen Gesichtspunkt, nämlich aus der Perspektive des NLP betrachten.

Wozu Stakeholder?

Was genau verstehen wir unter dem Stakeholder-Management? Als Stakeholder bezeichnet man in der Regel alle Personen und Organisationen, die das Projekt beeinflussen oder dadurch beeinflusst werden können. Dies kann in der Firma, also intern, sowie extern sein. Es empfiehlt sich ein Stakeholder Register zu erstellen, um diese dort zu sammeln. Ebenso sollten diese auch kategorisiert sein. Es kann eine einfache Excel Tabelle sein, oder eine Datenbank. Achte bei der Kategorisierung der Stakeholder im Bezug auf das Projekt, oder Produkt, welches als Ergebnis entsteht, auf diese Gruppen von „Beeinflusser“:

  • Unbewusst – es gibt keine Berührungspunkte mit dem Projekt
  • Beständig – es herrscht Ablehnung und Widerstand zu dem Projekt
  • Neutral – keine Stellung zu dem Projekt
  • Unterstützend – unterstützt das Projekt
  • Führend – leitet zum Projekterfolg

Das Stakeholder Register sollte auch die jeweilige Phase, für die die jeweilige Einstufung des Stakeholders zutrifft, beinhalten. Also wenn Du das Projekt initiiert hast Du andere Stakeholder und Typen also in der Durchführung, oder während des Abschlusses. Es ist oft der Fall, dass sich Stakeholder von unbewusst beeinflusst in unterstützend oder beständig, während der Projektlaufzeit verändern.  Ebenso sollte im Register vermerkt werden, wohin man den jeweiligen Stakeholder, durch aktives Stakeholder-Management bewegen möchte. Das ist also der Plan, wie ich einen Stakeholder zu einem führenden Stakeholder mache.

Weitere Details zum Erstellen eines solchen Stakeholder Register findet Ihr in fast allen Projekt Management Büchern (z.B. PMP(R) PMBOK).

Wie hilft uns hier NLP weiter?

Wir haben in der NLP Werkzeugkiste viele Werkzeuge, die uns hier helfen können. Zwei davon sind meiner Meinung nach besonders passend.

  • Das Format der Aufstellung
  • Rapport

Das Format der Aufstellung ist essentiell, zum Identifizieren von möglichen Stakeholder. Hier werden Schlüsselpersonen (Stakeholder), die das Projekt beeinflussen, durch Gegenstände, oder auf Papier dargestellt. Der Projektleiter stellt das Projekt in das Zentrum. Jetzt geht er jeden Eintrag in seinem Register durch und überlegt für jeden die repräsentierende Position im Projekt. Dadurch sieht er wie die jeweilige Person zu dem Projekt steht. Entweder direkt vor dem Projekt, hinter dem Projekt, oder an den Seiten. Bitte achte auch auf die „Blickrichtung“ des Stakeholders. Blickt er auf das Projekt, oder wendet er sich ab?

Wenn dies mit allen Einträgen im Register gemacht ist, wird man mit Sicherheit Gruppen erkennen, oder einzelne Personen, die abgeschieden stehen. Diese Übung sollte durch einen Coach geführt werden. Nach Abschluss dieser Übung haben wir eine Aufstellung aus der Perspektive des Projektleiters. Es empfiehlt sich diese Aufstellung auch mit Mitgliedern des Projektes durchzuführen, um verschiedene Seiten zu betrachten. Jetzt muss das Aufgestellte Bild mit der räumlichen Anordnung auf die Kategorien übertragen werden. Ein Stakeholder, der „hinter“ dem Projekt steht, kann als Supporter oder Unterstützer betrachtet werden. Ein Stakeholder direkt vor dem Projekt, kann als Widerstand, also als Beständig betrachtet werden. Wenn ein Stakeholder vom Projekt abgewandt steht, kann dieser auch als Unbewusst betrachtet werden. Im Grunde genommen muss hier auf das „Warum“ der Stakeholder auf dieser Position steht geachtet werden. Dies wiederspiegelt die Wahrnehmmung und Kategorisierung wieder.

Die Ergebnisse kann man dann zusammenführen und hat eine Projekt Perspektive auf die Stakeholder. Auch mit den Sponsoren, wenn möglich. Natürlich kann dieses Format auch geschickt in eine Unterhaltung eingebaut werden.

Rapport ist immer ein Schlüssel für guter und Zielgerichtete Kommunikation

Um das Bild der Stakeholder für das Projekt komplett zu machen, ist Rapport wichtig. Hier geht es im speziellen darum mit dem Team, den Senior Management, PM Kollegen und auch Interessensgruppen ins Gespräch zu gehen und dort eine Respektvolle und offene Kommunikation zu ermöglichen. In diesen Gesprächen werden sich weitere Stakeholder abzeichnen. Hier empfiehlt es sich Fragebögen an Kollegen oder Kunden vorab zu senden, um eine grobe Richtung zu erhalten. Es darf nicht vergessen werden, dass auch im Team Stakeholder zu finden sind.

Viel Erfolg mit den testen. Wenn ihr Fragen habt schreibt mir eine kurze Mail.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Erfolgsabhängige Wahrnehmungsfilter

Du hast Wahrnehmungsfilter bestimmt schon einmal bei dir selbst bemerkt. Wenn du dich für ein bestimmtes Thema interessierst, dein Wissen darin aufbaust, wirst du überall Anhaltspunkte hierzu finden. Wie zum Beispiel beim Autokauf. Auf einmal siehst du überall dein zukünftiges Auto fahren. Willkommen Wahrnehmungsfilter. Wie bei unserer Bildverarbeitung- oder Tabellenkalkulation-Software haben wir ebenfalls Filter in unserem Gehirn. Das ist auch hilfreich, um unser Gehirn zu unterstützen und unvorhersehbares reduziert. Getreu dem Motto, Abwechslung benötigt mehr Energie.

Wahrnehmung eine Frage der Perspektive?

Deine individuelle Wahrnehmung der Umwelt ist bei dir anders als bei anderen Menschen. Du wirst sicher Ähnlichkeiten bei engen Freunden und Familie feststellen. Jedoch die Umwelt nimmt jeder Mensch leicht differenziert wahr. Daher spricht man im NLP von einer Landkarte der Umwelt. Es heißt auch, „die Karte ist nicht das Gebiet“. Das sagt aus, dass du deine Umwelt, definiert mit deinen Sinnen in deine persönliche Landkarte übernimmst. Dies ist aber nicht zwingend die Realität, also das Gebiet. 

Die Landkarte ist nicht das Gebiet!

Genau das ist kann dein Hebel sein, wenn du mit Mitmenschen zusammenarbeiten möchtest. Jeder Mensch hat eine andere Landkarte und somit eine differenzierte Wahrnehmung. Aus diesen Grund kann es für dich es sehr hilfreich sein, das im Projektalltag im Hinterkopf zu behalten. Gerade bei dem Umgang deinem Team. Ebenso solltest du beachten, dass bei Diskussionen und Teamarbeiten unterschiedlichste Landkarten der Personen aufeinander prallen. Die unterschiedliche Wahrnehmung der Mitmenschen erklären wir im NLP durch Filter. Ähnlich wie die bei der Fotografie eingesetzten Filter, lassen sie nur bestimme Informationen oder Wahrnehmungen zum Bewusstsein durch. Andere Wahrnehmungen werden modifiziert oder sogar weglassen. So können Informationen stark modifiziert oder unvollständig beim Zuhörer ankommen. Du selbst kontrollierst unbewußt und auch bewußt deine Filter. Bei einer Selbstreflexion kannst du deine eigenen Filter hinterfragen.

Informationen werden durch die eigenen Filter „verfälscht“

Gängige Filter im Projektalltag

In deinem Alltag wirst du bestimmt den einen oder anderen Filter bewußt oder auch unbewußt anwenden. Im NLP definieren wir ein Set von über 60 Filter. Die häufigsten im Büro sind nach meiner Meinung die folgenden. Frage dich selbst, ob und wie du diesen Filter auch anwendest.

  • Proaktiv / Reaktiv – Initiiere ich die Aktionen von selbst? 
  • Zum Ziel hin / Vom Ziel fort – Wie ist meine Ziel Orientierung ? Habe ich das positive Ziel vor Augen, oder nur Angst von der negativen Konsequenz? 
  • Interne Bestätigung / Externe Bestätigung – Benötige ich Bestätigung durch Mitmenschen?
  • Gleiches / Ungleiches– Sehe ich zuerst die Gemeinsamkeiten, oder fallen mir Unterschiede zu erst auf?
  • Generell / Spezifisch– Begriffe ich dinge generell im abstrakten oder sind mir Details sehr wichtig? 
  • Optionen / Spezifisch– Entwickle ich gerne Auswahlmöglichkeiten, oder nur die Lösung?
  • Assoziiert / Dissoziiert– Bin ich bei mir, also nehme ich mich komplett wahr, oder sehe ich mich von außen teilnehmen?
  • In Time / Through Time– Ist meine Zeitwahrnehmung im Moment, oder habe ich ein Gefühl für Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft? 
  • Introvertiert / Extrovertiert– Lade ich meine Energie eher alleine, oder erhole ich mich mit Freunden am besten? 
  • Big-Picture / Details– Sehe ich das Große Bild, oder chunk ich bis ins Detail? 
  • Unabhängig / Abhängig– Arbeite ich lieber mit einem grob definierten Ziel alleine, oder lieber im Team?
  • Personen / Dinge– Bin ich Personen und deren Gefühle orientiert, oder sind mir Prozesse, Aufgaben, Ideen wichtiger?

Conclusio

Das ist nur eine kleine Auswahl der Wahrnehmungsfilter, die du als Projektmanager oder Führungskraft im Alltag begegnen wirst. Denke daran flexibel zu belieben und behalte dir die Möglichkeit vor von einem in den anderen Wahrnehmungsfilter bewußt zu wechseln. Ich finde es ist schon alleine spannend zu wissen, welche Filter ich selbst zu welchen Gelegenheiten anwende. Denke dran, dass deine Mitmenschen eine andere Landkarte haben und das Gebiet nicht wie du wahrnehmen. Genau so ist es mit deinem Projekt-Team. Um einen guten Rapport und eine hindernisfreie Kommunikation sicherzustellen, solltest du dich auf die Filter deines Gegenübers einstellen und bei der Auswahl flexibel sein.

Bleibe in der Kommunikation flexibel

Denn ganz nach der NLP Grundannahme, das flexibelste Element kontrolliert das System.