Dienstag 2020-05-24 – Prioritäten, nicht schon wieder

Ich habe in der vergangenen Woche ein Coaching gehabt, bei dem ich der Klient war. Ich nutzte diese Möglichkeit eines Coaching immer mal wieder, um mich von außen reflektieren zu können. Ich kann dir auch nur raten, ab und zu einen Coach aufzusuchen, um dich zu reflektieren. So kennst du Hindernisse und Gebiete, an denen du arbeiten kannst. 

Mein Augenöffner war die Tatsache, dass ich im privaten Bereich viele Projekte und Themen gleichzeitig habe. Ich habe mir also ein eigenes privates Hamsterrad erbaut. Das wirkt sich so aus, dass ich extrem beschäftigt bin und mir kaum Zeit zum Entspannen lassen. Auch meine private Flexibilität lässt wirklich zu wünschen übrig. Was im beruflichen durch maximale Arbeitszeit und hohe Effektivität funktioniert, läuft für mich im privaten nicht rund. Das hat mein Coach schnell zur Oberfläche gefördert. 

Aber was kann ich tun, um hier besser zu werden? Die Antwort liegt auf der Hand. Die Prioritäten. Ich muss mir klar werden, was ich wirklich voran treiben will und was mir weniger wichtig ist. Hier muss ich an meinen Artikel über Prioritäten und dem Pareto Prinzip denken. Ich habe leider im privaten diese Prinzipen aus den Augen verloren. Was ist nun mein Schlachtplan? Ich definiere mir monatlich Schwerpunkte. Also Themen, die ich wirklich bearbeiten möchte. Diese Schwerpunkte wechseln durch, sodass ich im Jahr alle Bereiche ausgefüllt habe. 

Ich halte euch auf dem Laufenden, wie ich mit der Umsetzung weiter vorankomme. 

Wie du mit der 1-3-5 Regel mehr Struktur im Alltag hast

Häufig starten wir in unseren Arbeitstag und haken viele kleine Dinge auf unserer To-Do-Liste ab. Die genaue Übersicht, über die verschiedenen Prioritäten sind oft nicht vorhanden. Vielleicht, wenn die Deadline des Projekts immer näher rückt und noch soviel zu erledigen ist. 
Hier gibt es eine kleine Regel aus dem Handbuch der Produktivität, die ich dir heute gerne mitgeben möchte. Sie hilft ein kleines aber gut strukturiertes Gerüst in deinen Tagesablauf zu bringen.
Die Rede ist hier von der 1-3-5 Regel.

Klare Prioritäten sind immer wichtig, da stimmst du mir sicher zu.

Einen Tagesplan darauf basierend zu erstellen kann sehr lästig und zeitfressend sein. Hier wird es also wichtig, die Planung zu verschlanken und einfacher zu gestalten, schließlich sollte der Fokus auf der Umsetzung und nicht der Planung liegen.

Die 1-3-5 Regel bietet dir hier einen Rahmen, mit dem du einen guten Teil des Tages bereits strukturieren kannst.

Starten wir mit der Erläuterung:

Die „1“ steht für eine Aufgabe mit der absolut wichtigsten Priorität. Um das Projekt erfolgreich abzuschließen, welche Aufgabe muss dafür heute erledigt werden? Such dir genau eine Aufgabe heraus und schreibe sie für den Punkt „1“ auf.

Die „3“ steht für eine mittlere Priorität. Hier kommen nun 3 weitere Aufgaben hin, die du heute erledigen musst, deren Vollendung jedoch nicht so bedeutend wie die erste Aufgabe ist. Mach dir auch hier wieder einen Plan was dein Ziel ist, und wie du dorthin kommst. Was musst du heute für die Erreichung erledigen?

Zum Abschluss kommt nun noch die „5“ mit der niedrigsten Priorität. Hier kommen wirklich nur die Aufgaben rein, die eh am Tag mal erledigt werden müssen, wie E-Mails checken, Soziale Netzwerke prüfen etc. Also alles Sachen, die vergleichsweise unwichtig sind und dennoch erledigt werden müssen.

Optimiere die 1-3-5 Regel doch gleich noch

Die Aufgaben mit der unterschiedlichen Priorisierung aufzuschreiben ist schon mal sehr gut. Für einen guten Tagesplan reicht es aber noch nicht.

Du brauchst noch Zeiten.

Wie lange dauern die einzelnen Aufgaben in etwa?

Wenn du es nicht weißt, schätze. Wichtig ist nur, wenn du die Aufgabe dann erledigt hast, notiere dir die Bearbeitungszeit um für spätere Aufgaben eine Referenz zu haben. Somit baust du dir langfristig ein systematischen Arbeitsstil auf.

Wenn du nun alle Aufgaben mit passenden Bearbeitungszeiten ergänzt hast, siehst du direkt, wie viel des Tages bereits verplant ist.

Nun kannst du direkt in die Umsetzung starten und wenn du das ganze noch weiter optimieren willst, dann empfehle ich dir, diese Methode bereits am Vorabend zu erledigen, damit du direkt am morgen mit diesem Plan anfangen kannst zu arbeiten und Ergebnisse zu erzielen.


Merlin Mechler

Merlin Mechler ist High Performance und Potenzialentfaltungscoach. Er hilft Unternehmern ihre Performance durch Klarheit, Struktur und Leidenschaft zu maximieren. Auf seinem Blog schreibt er über die Themen der Produktivität, High Performance und Potenzialentfaltung.

Zeitmanagement für alle

Wie ich das Problem der unübersichtlichen Anzahl von verschiedenen Zeitmanagement Methoden für mich gelöst habe und wie meine Herangehensweise an das Zeitmanagement ist, schildere ich dir hier im Artikel. Dazu möchte ich dir die Methoden kurz vorstellen, die ich als Vielversprechend halte.

Ganz klar muss erst der richtige Rahmen geschaffen werden. Ein gesundes Zeitmanagement ist keine einfache Methode, es findet in deinem Kopf statt.  Die besten Methoden werden nicht funktionieren, wenn es der richtige Rahmen nicht gegeben ist. Der richtige Rahmen definiert sich aus deiner Einstellung, Vorlieben und Glaubenssätzen. Das heißt einfach gesagt, deine Zeitmanagement Methode muss für dich passen. Du kannst daher eine Methode ausprobieren, die bei vielen funktioniert, aber bei dir nicht. Denke auch immer daran, dass du verschiedene Rollen einnimmst. Eine Zeitmanagement Methode für deinen Beruf muss nicht im privaten Funktionieren. Wenn du einen sehr strukturierten und gleichartigen Arbeitstag hast, aber privat als Familien Papa sehr flexibel sein musst, kannst du hier nur schwer eine fit-it-all Lösung finden.

Zeitmanagement Methoden

Um dir einen Geschmack auf die Welt der Zeitmanagement Methoden zu geben, möchte ich dir die die geläufigsten Zeitmanagement Methoden vorstellen:

10-10-10 Methode

Bei dieser Zeitmanagement Methode ist der Fokus auf der Entscheidung. Du stellst dir bei der Planung die Frage:

  • Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung in 10 Minuten
  • …in 10 Monaten
  • …in 10 Jahren

So schaffst du es deine tägliche Entscheidung, was wichtig ist aus einer anderen Perspektive zu betrachten und ggf. umzuplanen. Das heißt du wirst nur Aufgaben auf deine To Do Liste setzen, die große positive Konsequenten haben.  Alles andere lässt du weg oder mit sehr niedriger Priorität. Wenn dich diese Methode anspricht, schau mal in das Buch der Erfinderin 10-10-10: A Life-Transforming Idea.

High Value Activities Methode 

Diese Methode zum Zeitmanagement ist ähnlich der vorherigen. Überleg dir für jede Aufgabe den Wert (Value) und dieser kann monetär sein. Deine Einteilung geht von (Hoch – langfristig hoher Wert, über Hoch – kurz und mittelfristig, nach gering bis wertlos).  

Stell dir das gerne als Pyramide vor, in der Hoch-Wertig die Spitze und wertlos das Fundament darstellt. Genau so ist die Zeitverteilung.

  • Die wertlosen Aufgaben beschäftigen uns sehr lange (Ziellos im Internet surfen, Zappen im Fernsehen, über andere lästern, …).
  • Gering-Wertige Tätigkeiten kommen dicht gefolgt und sind Zeitfresser (E-Mail & Msg. Ping Pong).
  • In den oberen Ebenen, die Hoch-Wertigen wird es spannend. Hier sind Aktionen die dich voranbringen (Weiterbildung, Marketing Aktionen, lesen…).
  • Abschließend die Höchst-Wertigen Aktionen wie ein neues Produkt entwickeln, eine Geschäftsidee voran treiben oder so ähnlich.

Wie setzt du nun dieses in dein Zeitmanagement um? Du setzt so deine Prioritäten, jeden Tag. Was ist im Hoch-Wertigen, was ist Wertlos. Entscheide so was wirklich wichtig ist.

Inverse ToDo Liste

Die inverse ToDo Liste ist die Not ToDo Liste. Hier nimmst du dir vor, bestimmte Dinge nicht zu machen. Du entscheidest dich also bewußt gegen Dinge. Du nimmst dir eine neue Liste und schreibst dir Dinge und Aufgaben auf, die du nicht mehr machen willst. Wie z.B. planloses Internet surfen, Abende vor dem Fernseher zu verbringen, über andere Menschen zu schimpfen, dich zu bemitleiden und so weiter. Nimm aber auch Aufgaben drauf die du delegieren möchtest, wie putzen, Post einscannen, Einladungskarten verschicken und so weiter. Diese Liste sollte Inspiration und Warnung sein.

60-60-30 Methode

Diese Zeitmanagement Methode ist ein Takt. Hier solltest du wie folgt vorgehen:

60: 55min High Fokus (Deep Work) und 5 Minuten Pause. Du erledigst hier z.B. die Hoch-Wertigen Aufgaben aus der High Value Methode.

60: Nach der Pause hast du einen weiteren Block für High Fokus (Deep Work), ohne Unterbrechung.

30: Jetzt hast du dir 30min Pause in der Natur oder einen Power Nap mit anschließender Aktivität verdient.

Wenn du 2 solcher 60-60-30 Blöcke pro Tag integrieren kannst hast du ein enormes Potential. Das Geheimnis dieser Methode ist wirklich die klare Pause zwischen den Blöcken.

Pomodoro Methode 

Bei dieser Art des Zeitmanagements wechselst du wie in der 60-60-30 Methode aktiv zwischen Arbeit (Deep Flow) und Entspannung (Pause). Diesmal ist der Rhythmus viel kürzer. Die Methode besagt: 

  • Definiere die Aufgaben für den kommenden Arbeitsblock vorab
  • Stell einen Timer auf 25 Minuten
  • Arbeite 25 Minuten im Deep Flow Modus
  • Wenn der Timer klingelt solltest du deine Aufgabe erledigt haben und zur nächsten gehen.
  • Nach 4 Pomodori solltest du eine halbstündige Pause machen.

Hier benötigst du eine gute Abschätzung für den Arbeitsaufwand deiner jeweiligen Aufgaben. Du wirst aber sehen, dass du nach ein paar Versuchen deine Arbeitsleistung pro Pomodori sehr gut einschätzen kannst.

Energie Kurve Methode

Eine besondere Art des Zeitmanagements ist die Energiekurve. Hier berücksichtigst du deine individuelle Energiekurve über den Tag. Du solltest vorab diese kennen. Hier gibt es einfache Methoden, bei denen du über 1-5 Tagen Stündlich dein Energieniveau von 1 bis 10 protokollierst. In der Regel wird es sich über den Tag Sinusartig verändern. Je nach „peak“ legst du wichtige und Konzentrationsreiche Aufgaben dort hin. Soziale Interaktionen, Pausen und Sport kannst du entsprechend in die anderen Phasen planen. So kannst du in den absoluten Tiefs auch gezielt Pausen einplanen, um deinen Körper nicht in den roten Bereich zu fahren.

Personal Kanban Methode

Diese Zeitmanagement Methode finde ich persönlich ansprechend, da du ein agiles Aufgaben Management betreibst. Stell dir eine ToDo Liste mit 3 Spalten vor (ToDo, Doing, Done). Du sammelst analog oder digital (es gibt viele tolle Apps hierzu, wie z.B. MeisterTask) deine Aufgaben in den Backlog (ToDo). Dann schiebst du alles was du beginnst in Doing und die erledigten in Done. Das kannst du toll auf einem Whiteboard grafisch darstellen und dies motiviert. Du hast immer eine perfekte Übersicht über den aktuellen Status. 

One Minute To Do List Methode

Dieser sehr pragmatische Ansatz des Zeitmanagements ähnelt dem des Personal Kanbans. Deshalb hast hier auch 3 Spalten mit Critical Now (das muss heute erledigt werden), Opportunity Now (dies muss in den nächsten 7-10 Tagen erledigt werden, mit einer maximalen Aufgaben Anzahl) und Over the Horizont (Alles andere). Der Autor der Methode, Michael Linenberger hat noch ein paar Freiheitsgrade und Regeln definiert, die du in seinem kostenfreien E-Book erlesen kannst.

GTD – Getting Things Done Methode

Ein wahrer Klassiker des Zeitmanagements von David Allen. Sie ist wohl die durchdachteste Methode und zugleich am weitesten Entwickelt. Daher ist sie nicht sehr einfach zu implementieren. Das Buch von Ihm Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag ist ein perfekter Einstieg. Stark zusammengefasst hast du fünf Schritte:

  1. Erfassen aller unerledigten Aufgaben aus deinem Kopf 
  2. Durcharbeiten der gesammelten Aufgaben nach einen klar definierten Prozess und die richtige Sortierung.
  3. Organisieren der Aufgaben in Kontexte. Zu wechselt die Ebene und sagt dir, welchen Kontext benötige ich um die Aufgabe zu erledigen. Ebenso hast du keine Aufgaben, sondern eine Liste der nächsten Schritte. Also nicht Blogartikel schreiben, sondern Recherche, Rohfassung des Textes, Layout,…
  4. Durchsicht und Pflege ist hier auch besonders wichtig. Du hast gezielte Wochenrückblicke, um das System am laufen zu halten.
  5. Erledigenmusst du die „nächsten Schritte“ natürlich auch. Klar nach den Kriterien: Kontext – Verfügbare Zeit – Verfügbare Energie und Wichtigkeit.

Eat the Frog Methode

Eine schöne Zeitmanagement Methode ist die Eat the Fog. Hier geht es darum die dir am unangenehmsten und schlimmste Aufgabe gleich morgens zu erledigen. Du verhinderst dann, diese Aufgabe über den Tag vor dir her zu schieben und immer daran zu denken. Bekannt gemacht hat diese Methode Brain Tracy in Eat the Frog.

Eisenhower Matrix Methode

Die Eisenhower Matrix ist eine der bekanntesten Methoden im Zeitmanagement und ist im Grunde eine Einteilung der Aufgaben in 4 Kategorien. Diese sind in einer 2×2 Matrix definiert.

  1. Wichtig & dringend  – Diese Aufgaben musst du sofort erledigen oder managen (z.B. Krisen und Probleme)
  2. Wichtig & nicht dringend  – Diese Aufgaben musst du planen und terminieren
  3. Nicht wichtig & dringend– Diese Aufgaben musst du reduzieren und delegieren (Zeitfresser)
  4. Nicht wichtig & nicht dringend – Diese Aufgaben solltest du nicht beachten und verwerfen.

Du wirst sehen, die 4 Felder hängen zusammen und Aufgaben können von nicht dringend, dringend werden, wenn du sich nicht terminiert hast. Genau so verhält es sich mit der Wichtigkeit.

Pareto Prinzip

Meiner Meinung nach ein tolles Prinzip im Zeitmanagement. Warum? Ganz einfach es wird gesagt, das du mit nur 20% des Aufwandes (Zeit, Arbeit) bereits 80% des Ertrags oder Ergebnis generierst. Demzufolge muss du das Entscheidende, diese 20% selektieren und auch erkennen. So gehst du nicht in die Gefahr des Perfektionismus. Lese auf meinem Blog einen Ausführlichen Artikel zum Thema Pareto Prinzip.

Parkinson’sche Gesetz

Diese Methode ist ein sehr guter Gedanke im Zeitmanagement. Das Gesetz sagt aus, dass Arbeit sich immer der zur Verfügung stehenden Zeit ausdehnt. Wir halten also Deadlines immer genau ein. Wenn du z.B. eine Besprechung für 60 Minuten ansetzt, wird sie so lange dauern, auch wenn die Lösungsfindung wahrscheinlich schneller ging. Daher solltest du dir immer fordernde Zeitliche Ziele setzen. Natürlich, ohne dich zu überfordern.

ALPEN Methode

Diese Methode ist eine Hilfe zur effektiven Aufgabenplanung und besagt:

A – Aufgabe – notieren

L – Länge – abschätzen

P – Pufferzeit – einplanen

E – Entscheidung – treffen, womit die Priorität gemeint ist

N – Nachkontrolle – also Reflexion nach Abschluss

Der Autor Lothar Seinwert hat diese Methode des Zeitmanagements definiert. d

ABC Methode

Dieser Ansatz des Zeitmanagements lässt Aufgaben in 3 Kategorien einteilen:

A-Aufgaben – haben eine sehr hohe Priorität und müssen bevorzugt behandelt werden und abgeschlossen werden.

B-Aufgaben – sind mittlerer Priorität

C-Aufgaben – sind niedriger Priorität

Der Kerngedanke ist hier klar die Priorität der jeweiligen Aufgabe und die Entscheidung dafür. Ich kann dir meinen Artkel zum Thema Prioritäten empfehlen.

Wie sieht mein Zeitmanagement aus?

Ich habe für meine Rollen (Beruf Projektleiter, Privat Ehemann, Coach und Sportler) verschiedene Methoden getestet. Daher ist mein persönliches Zeitmanagement ein bunter Mix aus den den oben genannten Zeitmanagement Methoden. Es sind doch ein paar wenige übrig geblieben.

Beruflich

Als Projektleiter ist mein Tag von Besprechungen und Unerwarteten geprägt. Des weiteren habe ich ein hohes Aufkommen an E-Mails und Aufgaben die ich delegieren kann, oder um die ich mich selbst kümmern muss.

Hier hat sich für mich die Energiekurve mit dem Personal Kanban mit Prioritäten und Zeitbedarf pro ToDo, als passend erwiesen. Ich bin früh morgens am effektivsten und es ist ebenfalls noch sehr ruhig im Büro. Kümmere ich mich hier in einer Deep Work phase um E-Mails und Aufgaben aus dem Personal Kanban. Ich habe über einige Zeit ein Zeitmanagement Protokoll geführt und weiß, dass ich hierzu im Schnitt 1:30h pro Tag benötige. Diese Zeit ist daher in meinem Kalender für alle geblockt und meine Büro-Türe ist zu.

Im weiteren Vormittag beginnen die nicht zu vermeidenden Meetings. Wenn ich sie organisiere, versuche ich diese entweder 15min / 25min oder max. 55min zu halten (Parkinsonsche Gesetz). Die Vorbereitung und Nachbereitung der Besprechungen sind Teil meiner täglichen Deep Work Phase. Je nach Tag habe ich zwischen Besprechungen „leere“ Flecken im Kalender. Diese nutze ich, um weitere Aufgaben aus meinem Personal Kanban Board abzuarbeiten. Natürlich geblockt. Am Ende des Tages prüfe ich, ob dringendes offen geblieben ist und schließe den Tag im Büro.

Privat / Freizeit

After Work ist ein weit gestreuter Begriff, daher bedeutet das bei mir, zuerst ein starker Separator. Also gehe ich in der Regel gleich zum Sport. Der Sport ist fix in mein Tagesplan eingeplant. Entweder im freien, oder im Gym. Nach der Sporteinheit geht’s nach Hause. Hier habe ich 1:30h pro Tag geblockt für persönliche Weiterentwicklung oder Coachings (Virtuelle Calls oder Besuche). In meiner Monats- bzw. Wochenplanung habe ich Themen definiert an denen ich arbeiten möchte. Hier setzte ich immer eins pro Tag in diesen Block. Nach 21 Uhr ist Quality Time und ich verbringe diese Zeit mit meiner Frau. Wochenenden plane ich ganz flexibel und sehr offen.

Conclusio

Zusammenfassend kann ich dir raten, auf die Suche zu gehen und das passende Zeitmanagement System an deine Bedürfnisse zu adaptieren. Daher musst du dir deine ganz persönliche Zeitmanagement Strategie selbst bauen. Wenn du hier einen Sparringspartner oder Coach benötigst, stehe ich dir gerne beiseite. Damit auch du das Beste aus deiner Zeit holst und deine Ideen verwirklichen kannst.

Mit Priorisierung Ziele erreichen

Du denkst über Priorisierung und langfristige Ziele nicht nach. Du handelst einfach – wie ein Feuerwehrmann löschst du die gefährlichsten Feuer und handelst ohne die vorher festgelegten Prioritäten? Bedenke bitte dass du nur begrenzte Energie (Zeit & Konzentation) pro Tag zur Verfügung hast. Deine Energie ist wie der Akku deines Handys – bei du hoher Beanspruchung geht er schneller leer als gewohnt. Daher überlege wofür du deine Energie verwendest und welche Priorität sie haben – bei allen Tätigkeiten.

Priorisiere deine Energie

Der Alltag eines Projekmanager ist sehr dynamisch. Du bekommst von Kollegen oder Stakeholdern ständig neuen Input und Aufgaben (ToDos), die bewertet, abgearbeitet oder verteilt werden müssen. Zusätzlich meldet sich dein Kunde bei dir und möchte gerne noch kurz eine Beschreibung des neuen Features der Software. Zu guter Letzt fragt das Management nach den letzen Budget Zahlen für dein Projekt. Das letzte was kommt hat immer die höchste Priorität oder das am Zeit kritischsten? Kommt dir das oder so ähnlich bekannt vor? Dann herzlich willkommen.

Prioritäten sind der Hebel zum erreichen langfristiger Ziele

Das Problem hier ist schlicht und einfach die Priorität jeder einzelnen Aufgabe. Genau hier ist der Hebel zum ansetzen. Du kannst nur bedingt mehr Energie pro Tag zur Verfügung haben. Klar, du kannst früher ins Büro kommen und später gehen. Evtl. sogar deine Pausen reduzieren, wovon ich strikt abraten würde. Jedoch eine wirklich Veränderung erzielst du nur, wenn du dein Muster der “Aufgabenverwaltung“ überdenkst und gezielte Prioritäten festlegst.

Du musst dir bewußt machen, wie dich jede noch so kleine Aufgabe (natürlich nichts was unter 2 Minuten erledigt werden kann), die du hoffentlich in deine ToDo Liste schreibst, deinen Zielen, ja Ziele sind immer das Thema, näher bringt. Dabei musst du selbst entscheiden, ob dich genau dieses ToDo einem deiner Ziele näher bringt.

Ziele – Warum sind sie so wichtig?

Das Thema Ziele ist bei allen wichtigen Themen rund um Effizienz und Effektivität, so auch wenn wir über Prioritäten sprechen. Du musst dir deiner Ziele bewußt sein. Wie lauten sie kurz-, mittel- und langfristig? Sie sind deine Leuchtfeuer, die dir den Weg zeigen. Ohne diese bist du wie ein Wanderer, der frei nach Laune los geht und sich an jeder Weggabelung spontan frei entscheidet. Er wundert sich nach einiger Zeit, warum er im Kreis gegangen ist. Wenn du Sportler bist und richtig gut werden möchtest, hast du doch auch ein Ziel und den dazugehörigen Plan. Sei dir deshalb immer deiner Ziele privat, für dein Projekt und auch für deine Karriere bewußt. Genau diese Ziele helfen dir, die Aufgaben zu priorisieren. Je stärker du deiner Ziele verschrieben bist, desto einfacher wird es dir fallen, wichtigem von unwichtigem zu unterscheiden.

Warum sollten wir Priorisieren?

Kurz um, Du solltest aufpassen, dass du nicht in die selbst gestellte Falle der einfachen nicht hoch priorisierten ToDos auf deiner Liste tappst. Menschen gehen gerne den geringsten Widerstand und möchten Erfolgserlebnisse. Deshalb pass auf, dass Du nicht unbewusst viele kleine unwichtigen Dinge auf Deine ToDo Liste lässt und die wichtigen (hoch priorisierten) und auch schwierigen im Backlog lässt. Hinterfrage automatisch, ob die Aufgabe, die du gerade in deine ToDo Liste oder Tagesplan einträgst, dich deinem Ziel näher bringt oder nicht.

Die Priorisierung wird dir helfen deinen Tag besser zu meistern und dir das ungute Gefühl der Fremdbstimmtheit abnehmen, welches eines der Gründe für Streß ist. Als Kerngebiet der Arbeitsorganisation ist es der Hebel für einen strukturierten Tag. Du schaffst dadurch Ordnung und sparst Ressourcen (Energie = Zeit). Du kannst dann agieren anstelle von reagieren.

Deine tägliche Energie ist begrenz und muss sinnvoll eingesetzt werden

Mein Energiehaushalt

Du hast wie schon oben erwähnt, nur eine begrenzte Menge an Energie pro Tag. Also ein klassische Ressourcenproblem im Projektmanagement. Die Priorität wird dir helfen, die Energie (Ressource) gezielt einzusetzen, um einen möglichst einen großen Output zu erzeugen. Natürlich ist nicht jede Aufgabe auf deiner ToDo Liste auf deine Ziele zurückzuführen. Hierzu empfehle ich dir die 80:20 Regel anzuwenden. Du solltest 80% deiner Zeit für die wichtigen und „echten“ Ziele verwenden. Die restlichen 20% sollten dann für augenscheinlich nicht Zielrelevanten aber wichtigen Ziele aufgebracht werden. Hier ist das Auto in die Werkstatt zu bringen oder einfach nur den Müll raus zu stellen.

Wie erkenne ich die Priorität?

Laut Wikipedia ist Priorität nach dem Lateinischen Prior = der Vordere definiert. Sie definiert den Rang der Aufgabe auf deiner ToDo Liste. Mit der Annahme, du arbeitest deine Liste von oben nach unten ab. Es kann zusätzlich auch die Dringlichkeit berücksichtigt werden und die Aufgaben weiter nach oben schieben. Das ist gerade im Zeitmanagement und in der Organisation deines Tages wichtig. Wir haben also Aufgaben die Wichtig sind und auch welche die Dringend sind. Der Unterschied ist sehr wichtig, weil gerade die dringenden Aufgaben führen, unorganisiert zu dem Gefühl der Fremdbestimmtheit und somit zum „Stress“ führen.

Sehe dir dazu dieses Prozessbild zum Thema Prioritäten an:

Prozess zur Verarbeitung von Aufgaben (Tasks, ToDo's) und Priorisierung
Priorisierung

Dringend ist nicht wichtig!

Wichtig ist, dass du den Unterschied zwischen Dringend und Wichtig verstehest. Wichtiges muss nicht Dringend sein! Gerade hier neigen viele dazu sich zu verzetteln, weil sie alles als wichtig oder dringend sehen. Versuche hier eine objektive Bewertung zu machen. Eine E-Mail muss meistens nicht sofort beantwortet werden. Eine Steuererklärung ist wichtig, aber selten dringend. Wenn du diese nicht vor dir her schiebst. Mit dem regelmäßigen „Schieben“ von Aufgaben werden Wichtige auf einmal zu Dringenden.

Dein Werkzeugkasten um zu priorisieren

Diese drei Werkzeuge können dir helfen, deine ToDos zu managen und deine Energie gezielt einsetzen zu können.

Minimalismus

Zum einen der aktuell überall anzutreffende Minimalismus. Er hilft dir Aufgaben zu selektieren, die wichtig sind und unwichtige einfach ignorieren lässt. Ganz getreu dem 80:20 Motto.

NEIN!

Wir verfallen durch die Überflutung von Informationen immer öfter an unsere Grenzen. Doch nicht alles ist wirklich wichtig. Auch das zweite Werkzeug, das NEIN sagen hilft dir die Flut der ToDos schon zu Beginn zu reduzieren. Denke dran, NEIN zum einen ist ein JA zum anderen!

Delegation

Hierbei heißt es nicht, dass die abgelehnten oder dem Minimalismus geschuldeten ToDos verloren sind. Du kannst diese delegieren. Delegation ist das dritte wichtige Werkzeug. Nicht jede Aufgabe erfordert Dein Zutun und Know-how. Denke immer darüber nach, ob Deine Person die geeignete ist? Kann es nicht ein Spezialist besser und schneller erledigen? Wenn du nicht delegierst bist du in der „alles ist wichtig“ Falle. Wenn du keine Mitarbeiter hast, überlege dir, ob dir eine virtuelle Assistenz helfen kann. Gerade Aufgaben, die nicht dein Spezialwissen benötigen lassen sich gut auslagern.

Ich werde in meinem Webinar gezielt auf die Werkzeuge und deren Anwendung in Deinem Alltag eingehen.

Deine Prioritäten sollten agil sein

Wir sind heute im stetigen Wandel. Daher kannst Du nicht bei deiner Priorisierung Veränderungen, neue Anforderungen oder andere Umgebungsbedingungen ignorieren und auf deiner Planung verharren. Lass Agilität zu und plane flexibel um. Hierzu bietet es sich an, deine Energie (Zeit) nicht zu 100% zu verplanen, sondern mind. 1/3 offen zu lassen. So kannst du bei Veränderungen und Unvorhersehbaren entspannt reagieren. Alternativ kannst du eine Woche ein Zeitprotokoll führen, welches dir zeigt wieviel ungeplantes pro Tag auftaucht und wieviel Zeit du für die hoch priorisierten Aufgaben verwendest.

Conclusion

Zusammenfassend musst du aufpassen, dass du nicht in die selbst gestellte Falle der einfachen nicht hoch priorisierten ToDos auf deiner Liste tappst. Hinterfrage dich bei Aufgaben immer selbst nach der Priorität und ob diese Aufgabe zielführend ist.

Die Priorisierung wird dir helfen Deinen Tag besser zu meistern und dir das ungute Gefühl der Fremdbstimmtheit abnehmen, welches eines der Gründe für Streß ist. Als Kerngebiet der Arbeitsorganisation ist es der Hebel für einen strukturierten Tag. Du schaffst dadurch Ordnung und sparst Ressourcen (Energie = Zeit). Du kannst dann agieren anstelle von reagieren.

Wenn du noch lesen möchtest, wie Priorisieren, speziell im Projektmanagement hilfreich sein kann, lies hier einen älteren Beitrag von mir.

In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führt.