Wie motiviere ich mein Team

Ist es nicht so, dass Kollegen oft „unfreiwillig“ in Projekte geworfen werden und wenig Freude und Energie, haben die Aufgabe zu meistern. Zum großen Übel müssen sie jetzt noch im „Team“ arbeiten. Das er Ergebnis kennen wir alle aus dem Alltag, Aufgaben dauern sehr lange und kleine Probleme spitzen sich zu. Es wird kaum gegenseitig geholfen und angespornt, sondern jeder versucht den „Tag“ rum zu bekommen. Natürlich muss es nicht immer gleich so im Extremen sein.

Wie würde es sich anfühlen, wenn alle an einem Strang ziehen würden und gegenseitig respektvoll helfen. Das große Ganze sehen und nicht nur ihren kleinen heruntergebogenen Teil. Selbstständig versuchen das definierte Ziel als ganzes zu begreifen?
Wäre es nicht toll, wenn das Team in anstrengend Phasen hinter „ihrem“ Projekt steht und gemeinsam an  dem Ziel arbeitet? Wenn das Team immer das Beste aus sich selbst herausholen möchte?

Wenn man sich mit Mitarbeiter Führung auseinander setzt, stolpert man sicherlich früher oder später über die Begriffe der Intrinsischen und Extrinsischen Motivation. Nach der Zwei Faktoren Theorie von Herzberg, sind Intrinsisch und Extrinsisch wie folget definiert. Interessant sind die jeweiligen Faktoren

  • Intrinsisch : Diese Motivation ist direkt mit der Arbeit verbunden.
    Sie löst Zufriedenheit aus wenn erfüllt. (Faktoren: Erfolg, Anerkennung, Arbeitsinhalt, Verantwortung, Entwicklung)
  • Extrinsisch : Sie wird auch Hygiene Faktoren genannt, da sie nur mittelbar mit der Arbeit verbunden sind. Sie lösen Unzufriedenheit aus. (Faktoren: Unternehmenspolitik, Verhältnis zu Vorgesetzten, Arbeitsbedingungen, Bezahlung, Kollegen)

Mit dieser Perspektive können wir einfacher auf die einzelnen Puzzlestücke blicken, die die Motivation fördern blicken.

  • Anerkennung gebenFür gute Leistung müssen Team-Spieler gelobt werden. Die Leistung muss ebenso auch zur Kenntnis genommen werden. Getreu dem Motto „Lass gutes Tun und spricht darüber.“ Auch der umgekehrte Fall ist wichtig, Sanktionen bei keiner Leistung.
  • Aktivitäten in der Gemeinschaft fördernSportliche oder Unterhaltende Aktivitäten wie z.B. Bowling, Kino, Essen, Wandern, Escape Room fördern. Aber Vorsicht, es darf sich nicht wie Pflicht und Arbeit anfühlen.
  • FortbildungenWenn sich einige Team-Spieler weiter entwickeln wollen und es nicht genau in den Trainingsplan passt sollte hier nachgegeben werden. Es sollte keinen Zwang an Weiterbildungen, die mit der Gießkanne verteilt werden geben.
  • Essen gehen Hier muss ein Gemeinschaft Gefühl gefördert werden. Alle warten bis gemeinsam zum Essen gegangen werden kann. Aber auch Feiern von Teilerfolgen, Zwischenzielen steigert die Motivation. Vorsicht, wenn es sich nicht wie Arbeit anfühlt!
  • Verantwortung abgeben  – Spannende Aufgaben die Eigenes Denken fördern abgeben. Spielraum geben aber auch Ergebnisse einfordern.
  • Titel / PositionenJe nach Team-Spieler schöpfen sie hier Motivation, wenn ein Senior oder Lead vor dem Titel stehen kann.
  • Sicherheit als Vorgesetzter ausstrahlenWichtig für ein gutes und motivierendes Klima sind klare und verlässliche Anweisungen und Ziele. Vorgesetzter ist hier in der Pflicht und muss ein Klima der Verlässlichkeit ausstrahlen.
  • Für Wünsch des Teams offen sein –  Kleine Wünsche sollten schnell und unkompliziert erfüllt werden. Wie z.B. PC Ausstattung, Raum, Pflanzen, ….
  • Transparente ZieleZiele müssen klar definiert sein und auch hinterfragt werden dürfen. Was ist die Vision, das große Ganze? Das muss für jedem aus dem Team klar sein.
  • RoutinenGemeinsames Frühstück am Freitag, oder ein Feierabend „Bier“ freitags und dabei die  Woche ausklingen lassen und reflektieren. Das kann ruhig in der Arbeitszeit geschehen. 

Es ist ein Meisterwerk ein Team Motiviert zu halten und viele Faktoren sind notwendig um dies zu erreichen. Dennoch lohnt es sich auf jeden Fall die Motivation des Teams ständig zu entwickeln und zu fördern. Ich hoffe ein paar der Punkte helfen dabei, um das Team in einer Motivierten Atmosphäre arbeiten lassen zu können.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Advertisements

Stressmanagement mit NLP Werkzeugen

Wer im Projektmanagement kennt diese Situation nicht? Das E-Mail-Postfach quillt über und neue E-Mails kommen im Minutentakt hinzu. Der Firmeninterne Messaging Dienst zeigt an, dass mehrere Kollegen Fragen stellen oder um Antwort bitten. Da das noch genug ist, klingelt das Telefon mit der Nummer des Kunden. Während man notgedrungen den Kunden am Telefon bedient, es kann ja wirklich wichtig sein, nimmt man schon einen Kollegen im Augenwinkel wahr, der gerade angelaufen kommt.

Solche oder ähnliche Situationen erzeugt für die meisten von uns Stress. Dieser Stress entlädt sich im ungünstigsten Fall meinst wie ein Unwetter, mit einer übertriebenen Reaktion dem Team gegenüber.

Natürlich ist Stress selbst gemacht und nur die eigene Wahrnehmung und Reaktion auf Umwelteinflüsse. Das klingt absolut logisch, doch ist in der oben genannten Situation nicht präsent.

Was wäre der gewünschte Zustand, so dass der gefühlte Stress nicht aufkommt? Als Projektleiter möchte ich gerne fokussiert an wichtigen und dringenden Themen (siehe Eisenhower Matrix) arbeiten. Gerne auch im Flow. Störungen möchte ich als Projektleiter kontrollieren und kanalisieren. Ich möchte das Gefühl der Kontrolle nicht verlieren. Wäre es nicht viel professioneller, wenn man selbst dadurch nicht ein erhöhtes Stresslevel erreicht? Und die Dinge, die unvorhersehbar sind, haben in der Tagesplanung genug Raum, um nicht zu Stress zu führen.

Wie kann Ich, als Projektleiter in den gewünschten Zustand kommen? Die schlechte Nachricht zuerst. Den ersten Impuls des Stresses kann nicht kontrolliert werden, aber die entsprechende Route, die auf den Impuls antwortet. Es gibt eine Reihe von Werkzeugen, um mit den alltäglichen Störungen umgehen zu können. Hier kann man sich Zeiten im Kalender blockieren, die zum fokussierten arbeiten dienen. Oft bieten sich hier die frühen Morgen oder die Abendstunden an. Hier sollten die Mail Programme geschlossen sein, der Internet Messager auf stumm geschalten, das Telefon und Handy ebenfalls aus geschalten sein. Es empfiehlt sich die Türe auch geschlossen zu halten. Für manchen hartnäckigen Kollegen hilft ein zusätzliches „nicht stören“ Schild. Das hilft übrigens auch im Großraumbüro, wenn es am Schreibtisch steht. Ebenso sollten die Kollegen vorab Bescheid wissen, dass jeden Tag um diese Uhrzeit die eigene Fokuszeit ist. Auch Kopfhörer mit Musik oder aktivierenden Hintergrundgeräusche hilft hier (z.B. www.noisly.com).

Folgende Werkzeuge helfen, dass nicht zu viel auf den eigenen Schreibtisch ladet. Frühe Delegation von Aufgaben mit deren Kategorisierung nach der Eisenhower Matrix zum Beispiel. Wobei man hier zu delegierende Aufgaben gleich selektiert. Ein automatisierter Workflow ist ungemein wichtig, um nicht immer Standard Mails (z.B. für die Delegation von Aufgaben; Statusabfrage) schreiben zu müssen. Oder immer wieder die gleichen Worte/Mails zur delegierten Aufgaben zu schreiben. Hier bietet z.B. Google das Plug in der Gespeicherten Antworten. Generell muss man sich als Projektleiter regelmäßig klar werden, womit man die Zeit verbringt. Ich empfehle hier regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Dies gibt einen guten Einblick, wo Handlungsbedarf ist. Eine gute Quelle vieler Werkzeuge zum Selbstmanagement ist https://selbstmanagement.rocks. Wichtig ist auch zu sehen, ob das Team sich ihrer Rolle und Verantwortungen klar ist und diese auch lebt. Gibt es Verantwortlichkeiten und sind diese klar kommuniziert? Ansonsten dient der Projektleiter immer als „Default“ Bearbeiter.

Die oben beschriebenen Werkzeuge helfen ungemein, jedoch der meiner Meinung größter Hebel ist das persönliche Mindset. Als Projektleiter sind 80% meiner Zeit Kommunikation. Das inkludiert Meetings, Mails, Telefon, Kollegen, Kaffeeecken-Gespräche und Messager Dienste. Das muss ich akzeptieren und ist auch in Ordnung. Nicht alles ist im Moment dringend und es ist nur meine persönliche Wahrnehmung, die mich dies interpretieren lässt. Auch ein für einen Kunden ist nicht alles immer dringend. E-Mails können auch im Laufe des Tages beantwortet werden. Dem Kollegen vom eingehenden Beispiel kann man auf einen späteren Zeitpunkt verweisen. Wenn hier das Mindset überdacht wird, geht man schon den richtigen Weg.
Viel wichtiger ist mein Muster, welches meine Stress-Reaktion beschreibt. Wie ist meine Unterscheidung von dringend und wichtig oder von unwichtig und nicht dringend? Was genau stresst mich? Was passiert kurz vor dem Stress-Impuls? Genau hier muss die Lupe angesetzt werden und hinein gezoomt werden. Im NLP gib es die Methode zur Beschreibung von Muster und Muster-Schleifen. Was sind meine Trigger Punkte und warum genau funktioniert er? Das muss man sich glasklar machen. Wenn dies getan ist, kann ein neues Muster erschaffen werden. Ich frage mich, wie ich auf die Trigger reagieren möchte? Gelassen, ruhig oder gar entspannt? Die Reaktion muss am besten niedergeschrieben werden und zwar im Detail. Dann muss diese Reaktion auf den Trigger visualisiert werden. Hier ist es extrem wichtig, mehrfach am Tag auf die vorgestellte Stresssituation, wie geplant zu reagieren (Visualisierung). Die Reaktion auf den Trigger muss so gefestigt sein, dass sie automatisch abläuft. Um so detaillierter und ausschweifender die Stresssituation visualisiert wird, desto besser.

Nach einigen Wochen sollte die gewünschte Stressreaktion automatisch ablaufen. Gleichzeitig empfehle ich die genannten Werkzeuge und Tipps auch mit umzusetzen.

Wenn Ihr noch weitere Tipps oder Details benötigt, lasst es mich wissen.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

NLP als Werkzeug für Stakeholder-Management?

Nach dem PMP Standard ist das Stakeholder-Management einer der 10 Wissensgebiete, die für einen PM essentiell sind. Daher möchte ich heute das Thema unter dem Gesichtspunkt NLP betrachten.

Was genau verstehen wir unter dem Stakeholder-Management? Als Stakeholder bezeichnet man in der Regel alle Personen und Organisationen, die das Projekt beeinflussen oder dadurch beeinflusst werden können. Dies kann in der Firma, also intern, sowie extern sein. Es empfiehlt sich ein Stakeholder Register zu erstellen, um sie dort zu sammeln. Ebenso sollten diese auch kategorisiert sein. Das PMP Werk gibt auch hier eine Empfehlung ab, der ich auch zustimme. Stakeholder sind in Bezug auf das Projekt, oder Produkt, welches als Ergebnis entsteht folgendermaßen einzuordnen:

  • Unbewusst – es gibt keine Berührungspunkte mit dem Projekt
  • Beständig – es herrscht Ablehnung und Widerstand zu dem Projekt
  • Neutral – keine Stellung zu dem Projekt
  • Unterstützend – unterstütz das Projekt
  • Führend – leitet zum Projekterfolg

Das Stakeholder Register sollte auch die jeweilige Phase, für die die jeweilige Einstufung des Stakeholders zutrifft, beinhalten. Es ist oft der Fall, dass sich Stakeholder von unbewusst beeinflusst in unterstützend oder beständig, während der Projektlaufzeit verändern.  Ebenso sollte im Register vermerkt werden, wohin man den jeweiligen Stakeholder, durch aktives Stakeholder-Management bewegen möchte. Das ist also der Plan, wie ich einen Stakeholder zu einem führenden Stakeholder mache.

Weitere Details zum Erstellen eines solchen Stakeholder Register findet Ihr in allen besseren Projekt Management Büchern (z.B. PMP PMBOK).

Wie hilft uns hier NLP weiter?

Wir haben in der NLP Werkzeugkiste viele Werkzeuge, die uns hier helfen können. Zwei davon sind meiner Meinung nach besonders passend.

  • Das Format der Aufstellung
  • Rapport

Das Format der Aufstellung ist essentiell, zum Identifizieren von möglichen Stakeholder. Hier werden Schlüsselpersonen (Stakeholder), die das Projekt beeinflussen, durch Gegenstände, oder nur auf Papier dargestellt. Der Projektleiter stellt das Projekt in das Zentrum. Jetzt geht er sein Register durch und überlegt für jeden seine Position im Projekt. Dadurch sieht er wie die jeweilige Person zu dem Projekt steht. Entweder direkt vor dem Projekt, hinter dem Projekt, oder an den Seiten.Wenn dies mit allen Einträgen im Register gemacht ist, Wird man mit Sicherheitsgruppen erkennen. Diese Übung sollte durch einen Coach geführt werden. Nach Abschluss dieser Übung haben wir eine Aufstellung aus der Perspektive des Projektleiters. Es empfiehlt sich diese Aufstellung auch mit anderen Kerlen Mitgliedern des Projektes durchzuführen. Die Ergebnisse kann man dann zusammenführen und hat eine Projekt Perspektive auf die Stakeholder. Auch mit den Sponsoren, wenn möglich. Natürlich kann dieses Format auch geschickt in eine Unterhaltung eingebaut werden.

Um das Bild der Stakeholder für das Projekt komplett zu machen, ist Rapport wichtig. Hier geht es im speziellen darum mit dem Team, den Senior Management, PM Kollegen und auch Interessensgruppen ins Gespräch zu gehen und dort eine Respektvolle und offene Kommunikation zu ermöglichen. In diesen Gesprächen werden sich weitere Stakeholder abzeichnen. Hier empfiehlt es sich Fragebögen an Kollegen oder Kunden vorab zu senden, um eine grobe Richtung zu bekommen. Es darf nicht vergessen werden, dass auch im Team Stakeholder zu finden sind.

Viel Erfolg mit den testen. Wenn ihr Fragen habt schreibt mir eine kurze Mail.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.