Teamentwicklung

Du bist in der Initiierung eines neuen Projektes? Sei es privat oder beruflich, selten kannst du dein Projekt alleine umsetzten. Du brauchst ein Team, das mit dir gemeinsam das Projektziel erreicht. Bei komplexen Projekten wirst du ohne ein schlagkräftiges Team nicht vorankommen.

Ich möchte dir in diesem Artikel ein paar Punkte näher bringen, wie du dein Team richtig aufbaust und zu einer effektiven Truppe formst.

Wozu werden Teams am besten aufgebaut?

Die Zusammenarbeit von verschiedenen Menschen in weltweit verteilten Teams ist heute in der Industrie gang und gebe. Auch für private Projekte sind oft freie Mitarbeiter in ein Projekt mit eingebunden. Diesen Fall hast du z.B., wenn du deine Homepage von einem Designer aus dem Ausland aufbauen lassen willst. Hier sehen wir schon einen wichtigen Grund nämlich Experten. Ohne diese wirst du viele Projekte nicht umsetzen können. Auch in der Software Entwicklung hast du im agilen Umfeld immer ein Team, welches an deinem Projekt arbeitet. Ebenso ist es ein Motivationsfaktor, in einem schlagkräftigen Team zu arbeiten (siehe dazu – Motivation im Team).

Teams heute?

In der heutigen sehr agilen und sich schnell verändernden Welt werden ganz neue Anforderungen an Teams gestellt. Dein Team wird eventuell absolut divers sein. Es treffen also die verschiedensten Kulturen und Wertesysteme aufeinander. Ebenso hast du Teams, die zur Hälfte örtlich getrennt sind, sprich nur Virtuell „vor-Ort“ sind. Dazu kommen Zeit und auch sprachliche Herausforderungen. Kurz um das Umfeld ist höchst agil und schnell verändernd. Das neu zusammengestellte Team hat nicht wirklich Zeit und Raum, sich von selbst zu entwickeln. Daher ist es als Projektleiter oder Führungskraft wichtig, hier die richtigen Impulse zu setzen. Somit kannst du den absolut notwendigen Prozess ein wenig beschleunigen. Wie das geschehen kann sehen wir uns jetzt an.

Möglichkeiten der Teamentwicklung

Beleuchten wir zuerst die bekannten Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman (Tuckman Phasenmodell). Dieses beschreibt 5 Phasen der Teamentwicklung, die jedes Team durchmacht. Wenn ein neues Mitglied hinzukommt, oder das Team verlässt, werden diese Phasen wiederholt. Dies kann in diesem Fall sehr schnell von statten gehen.

  1. Forming : In der Orientierungsphase lernen sich die Mitglieder kennen. Vieles ist unklar, nicht definiert. Hier ist ein starker Fokus auf den Leiter der Gruppe. Deshalb muss hier aktiv Orientierung und Sicherheit geben. Das erreichst du durch klare Anweisungen und viel Feedback vom Team.
  2. Storming : In dieser Phase passieren die ersten Kämpfe in der Gruppe. Alleine durch verschiedne Wertesysteme der Teilnehmer und die individuellen Ziele. Die Gruppen-Ziele werden immer klarer und erzeugen bei manchen einen Zielkonflikt. Wichtige Fragen sind hier: „Wie erreichen wir gemeinsam das Ziel?“ Deshalb solltest du als Leiter hier verstärkt Aufgaben übertragen und Rollen definieren.
  3. Norming : In dieser Phase solltest du als Leiter eine klare Struktur mit dem Team erarbeiten und Absprachen treffen. Zentrale Themen sind hier gemeinsame Werte und das gemeinsame Gruppen Ziel. Achte darauf, dass alle Rollen klar definiert und verstanden sind. Auch das Comitment jedes Teammitglied ist in dieser Phase ein Ziel. Am Ende dieser Phase werden die ersten Team Erfolge sichtbar und motivieren wiederum das Team.
  4. Performing : Wenn du durch die vorherigen Phasen erfolgreich mit dem Team durch gekommen bist, hast du jetzt die Phase in der das Team selbstständig effektiv am Projekt arbeitet. Das Team wird kreativer und optimiert ggf. Prozesse oder Strukturen. Als Leiter kannst du jetzt weitere Aufgaben und Leitungsfunktionen an das Team übertragen.
  5. Adjourning : Diese Sonderphase tritt ein, wenn ein Mitglied das Team verlässt, oder wenn das Projekt abgeschlossen. In dem Fall wird das Team verändert oder aufgelöst. Du musst diese Phase bewusst mit dem Team durchlaufen. Es empfiehlt sich hier Erfolge gemeinsam zu feiern, Dankbarkeit dem Team gegenüber und untereinander zu teilen und eine Retroperspektive zu haben. Also was lief gut und woran können wir gemeinsam wachsen?

Wenn du diese Phasen mit deinem Team durchläufst sehe dich, zu Beginn als Anführer, doch dann bring dich immer weiter in den Hintergrund und überlasse deinem Team die Bühne.

Die Eckpfeiler eines Gesunden Teams

Wenn du dein Team entwickelst, achte auf die 5 Eckpfeiler eines Erfolgreichen Teams:

1. Du solltest möglichst unmissverständlich jedem Team Mitglied die Vision und das Ziel des Projektes klar machen. Daher musst du alle verstehen lassen, welchen Zweck der Zusammenschluss des Teams hat. Deshalb ist es enorm wichtig, wirklich alle Mitglieder abzuholen und ihr Einverständnis zu haben.

2. Die einzelnen Rollen und Verantwortungen müssen klar nieder geschrieben werden. Dafür eignet sich die Projekt Charter am besten. Achte wieder darauf, dass jedes Teammitglied hier zustimmt.

3. Definiere zusammen mit dem Team die Kommunikation im Team. Wie formelle bzw. informell muss die Kommunikation erfolgen? Sind viele Mitglieder nur virtuell anwenden, eignen sich Wikis oder Tools wie Slack und Co.. Schreibt den Kommunikationsplan in die Projekt Charter, um sie für alle verfügbar zu halten.

4. Was sind die übereinstimmenden Werte und Ziele des Teams. Ähnlich wie die Vision des Teams sind hier aber eine Übereinstimmung von den individuellen Werten und Zielen wichtig. Du solltest mit deinem Team im Rahmen von einem Workshop, gemeinsame Ziele und Werte sammeln und diese ebenfalls in die Projekt Charter schreiben.

Erfolgsmerkmale eines Teams

Du kannst anhand der Erfolgsmerkmalen nach Lencioni auch leicht erkennen, wo es in deinem Team gerade klemmt. Genau daher hat Lencioni eine Teampyramide entwickelt, die es dir erlaubt die einzelnen Ebenen genauer zu beleuchten. Somit hast du eine gute Möglichkeit, potentielle Entwicklungsfelder für dein Team aufzugeigen. Das hilft dir bei der Teamentwicklung du findest hier unzählige Artikel unter den Begriff („5 Dysfunctions of a Team“). Die fünf Ebenen der Pyramide sind von der Basis (unten) zur Spitze:

  • Gegenseitiges Vertrauen
  • Konfliktkultur
  • Verbindlichkeit
  • Verantwortung fürs Ganze
  • Der Fokus auf Resultate

Conclusio

Du solltest bei dem Thema Teamentwicklung so offen wie möglich mit deinem Team umgehen. Allein schon, weil Vertrauen und Offenheit die Basis eines guten Teams ist. Wenn die Werte und Ziele er einzelnen auch mit dem des Teams in vielen Bereichen übereinstimmen, kann aus deinem Team ein effektives und produktives Team werden. Gemeinsam werdet ihr dann das Projekt zum Erfolg führen.

Wenn du ein spezielles Anliegen oder einen Sparringspartner im Projekt suchst, kannst du dich Genre direkt an mich wenden.

In diesem Sinne wünsche Ich euch spannende Projekte.

Wie motiviere ich mein Team?

Stell dir vor, dein Team ist motiviert, die die Fußballmannschaft vor dem Finale der Champions League. Dein Team arbeitet hoch motiviert und begreift das Ziel als Ganzes? Wäre es nicht toll, wenn du das Team in anstrengend und Kraftraubenden Phasen hinter „ihrem“ Projekt stehen hast. Sie gemeinsam an dem Ziel arbeiten – getreu dem Motto „Houston – wir haben ein Problem? Wenn das Team hoch motiviert immer das Beste aus sich selbst herausholen möchte? Wenn das Team sich so selbst immer weiter in Schwung bringt?

Du kennst es bestimmt, wenn neue Kollegen „unfreiwillig“ in Projekte geworfen werden und mit wenig Freude und Energie an die Aufgaben herangehen. Zum großen Übel müssen sie jetzt noch im „Team“ arbeiten. Du hast als Führungskraft oder Projektleiter die Aufgabe aus den Mitarbeitern ein Gemeinschaft zu formen. Das Ergebnis muss ich dir nicht nennen, wir kennen es aus dem Alltag. Die Auswirkungen kennst du auch, denn Aufgaben dauern sehr lange und kleine Probleme spitzen in einer Eskalationsspirale zu. Du nimmst kaum gegenseitige Hilfe und Anspornen wahr. Jeder versucht den „Tag“ vorüber zu bekommen. Natürlich muss es nicht immer gleich so im Extremen sein und ich male hier überspitzt. Was denkst Du woran es liegt? Richtig – an der Motivation des Teams.

Was ist Motivation?

Wenn man sich mit Mitarbeiter Führung auseinander setzt, stolpert man sicherlich früher oder später über Motivation und die Begriffe der Intrinsischen und Extrinsischen Motivation. Nach der Zwei Faktoren Theorie von Herzberg, sind Intrinsisch und Extrinsisch wie folget mit den Faktoren definiert:

  • Intrinsisch : Diese Motivation ist direkt mit der Arbeit verbunden.
    Sie löst Zufriedenheit aus wenn erfüllt. (Faktoren: Erfolg, Anerkennung, Arbeitsinhalt, Verantwortung, Entwicklung)
  • Extrinsisch : Sie wird auch Hygiene Faktoren genannt, da sie nur mittelbar mit der Arbeit verbunden sind. Sie lösen Unzufriedenheit aus. (Faktoren: Unternehmenspolitik, Verhältnis zu Vorgesetzten, Arbeitsbedingungen, Bezahlung, Kollegen)

Womit motiviere ich?

Mit dieser Perspektive kannst du einfacher auf die einzelnen Puzzlestücke blicken, die die Motivation fördern können. Du solltest es als Anregung sehen und hier Punkte übernehmen oder anpassen, die du als sinnvoll erachtest. Damit kannst du dir die Frage, wie du dein Team motivierst sicher ein gutes Stück beantworten.

Anerkennung

Anerkennung geben – Du musst dir angewöhnen Team-Spieler öffentlich zu loben. Die vollbrachte Leistung musst du ebenso auch zur Kenntnis nehmen. Getreu dem Motto „Lass gutes Tun und spricht darüber.“ Auch der umgekehrte Fall ist wichtig, Sanktionen bei keiner Leistung.

Gemeinschaft

Gemeinschaftliche Aktivitäten fördern – Achte darauf das du sportliche oder unterhaltende Aktivitäten wie z.B. Bowling, Kino, Essen, Wandern, Escape Room förderst. Du kannst es initiieren und hoffen, dass es langsam ein Selbstläufer wird. Aber Vorsicht – es darf sich nicht wie Pflicht oder Arbeit anfühlen.

Fortbildungen

Fortbildungen – Wenn sich einige Team-Spieler weiter entwickeln wollen und es nicht genau in den Trainingsplan passt sollte hier nachgegeben werden. Du musst aufpassen, dass du keine Weiterbildungszwang und auf keinen Fall Weiterbildungen mit der Gießkanne verteilst. Wenn dein Mitarbeiter eine nicht 100% passende Weiterbildung machen möchte versuche dennoch eine Genehmigung zu erwirken.

Essen gehen

Essen gehen – Hier muss du darauf achten, dass ein Gemeinschaft Gefühl gefördert wird. Alle warten bis gemeinsam zum Essen gegangen werden kann. Aber auch Zelebrieren von Teilerfolgen, Zwischenzielen steigert die Motivation. Achte darauf, dass Du es nicht wie Arbeit anfühlen lässt! Es müssen keine Arbeitsthemen beim Essen oder Feiern besprochen werden.

Verantwortung

Verantwortung abgeben – Du musst darauf achten, spannende Aufgaben die eigenes Denken fördern und fordern abzugeben. Gebe deinen Mitarbeitern Spielraum zur Erfüllung der Aufgabe, gleichzeitig forderte auch Ergebnisse ein.

Titelbezeichnungen

Titel / Positionen –  Du hast bestimmt schon gemerkt, dass viele Firmen hier auftrumpfen. Es werden immer wohlklingendere Titel geschaffen. Je nach Team-Spieler schöpft das Team hier Motivation, wenn ein Manager-, Senior- oder Lead- vor dem Titel stehen kann.

Sicherheit

Sicherheit als Vorgesetzter ausstrahlen – Du solltest als Leiter oder Führungskraft ein gutes und motivierendes Klima erzeugen, dafür sind klare und verlässliche Anweisungen und Ziele notwendig. Der Vorgesetzter ist hier in der Pflicht und muss ein Klima der Verlässlichkeit ausstrahlen. Lass dein Team genau wissen, was gefordert wird und was nicht.

Wünsche

Für Wünsch des Teams offen sein –  Hab ein offenes Ohr für dein Team. Kleine Wünsche sollten schnell und unkompliziert erfüllt werden. Wie z.B. PC Ausstattung, Raum, Pflanzen, ….

Ziele

Transparente Ziele – Ziele müssen klar definiert sein und auch hinterfragt werden dürfen. Was ist die Vision, das große Ganze? Das muss für jedem aus dem Team klar sein. Du musst sicher stellen, dass jeder im Team das Warum hinter dem Ziel versteht. 

Routinen

Routinen – Fördere gemeinsame Routinen, wie ein gemeinsames Frühstück am Freitag, oder ein Feierabend „Bier“ und dabei die Woche ausklingen lassen und reflektieren. Das kann ruhig in der Arbeitszeit geschehen. 

Konflikte

Konflikte im Team – Es ist völlig normal, dass es zu Konflikten kommt, wennn Menschen zusammen arbeiten. Es ist auch ein guter Indikator für Stress und ein gutes Ventil. Achte auch Anzeichen und spreche Konflikte offen an. Kommuniziere das auch dem Team. Kläre erst im privaten, dann im Team. Aber ignoriere Konflikte nicht.

Conclusion

Es ist ein Meisterstück ein Team motiviert zu halten und viele Faktoren sind notwendig um dies zu erreichen. Wenn du es geschafft hast, kannst du hoffen, dass es ein Selbstläufer wird. Achte darauf dass Faktoren wie ein neues Teammitglied, veränderte Rahmenbedingungen sich auf die Motivation auswirken. Je nach dem musst du dann wieder verstärkt eingreifen. Dennoch lohnt es sich auf jeden Fall die Motivation des Teams ständig zu entwickeln und zu fördern. Ich hoffe ein paar der Punkte helfen dir dabei, um dein Team in einer motivierten Atmosphäre arbeiten zu lassen.

In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führen kannst.

Was benötigt ein effektiver Projektmanager in der Industrie?

Seit langer Zeit beschäftigt mich die Frage, was macht einen effektiven Projektmanager aus? Welche Eigenschaften und besonders welche Fähigkeiten benötigt dieser? Diese Fragestellung diskutiere ich parallel mit meinem Mentor seit einiger Zeit. Daher habe ich mir schon einige Gedanken hierzu gemacht. Im Grunde kann ich sagen, dass ein effektiver Projektmanager die Prinzipien der Kommunikation und Teamdynamik kennen sollte.

Hinzu sind weitere Fähigkeiten und Fertigkeiten von Nöten, die ich in diesem Artikel gerne ansprechen möchte.

  1. Anforderungen – Ziele und Erwartungen müssen vorgeben sein. Diese sollten auch für alle verfügbar und nachlesbar sein. Ich halte es so, dass ich gerne die Ziele (MiRs – Most Important Requirements) der Kunden und auch der Firma in einem Wiki-ähnlichen System festhalte. So kann jeder aus dem Team die Ziele jederzeit nachlesen.
  2. Kommunikation – knackige und klare Kommunikation, wenn es darauf ankommt. Gerade in Besprechungen und Diskussionen, ist es wichtig schnell auf den sprichwörtlichen Punkt zu kommen.  Du kennst bestimmt viele Besprechungen, die als „Plattformen“ für Selbstdarstellungen von einzelnen verwendet wird. Ebenso muss die Kommunikation offen sein. Du musst darauf achten alle (nicht vertraulichen) Informationen dem Team zur Verfügung zu stellen. Zurückhalten von Informationen bewirkt genau das Gegenteil.
  3. Besprechungen – diese sind ein wichtiges Instrument im Arbeitsalltag. Daher musst du sie effektiv gestalten und halten. Der Moderator (nicht immer der Projektmanager), welcher in der Regel zum Meeting einberuft, muss dafür sorgen, dass alle Teilnehmer vorab (mind. 1 Tag) alle notwenigen Informationen und eine kurze Agenda oder Beschreibung der Besprechung bekommen. Ebenso musst du die Auswahl der Teilnehmer auf die notwendigsten beschränken. Sonst findest du dich sehr schnell in einer allgemeinen „Plauderrunde“ wieder. Während des Meetings musst du darauf achten, dass jemand im Team die MoMs (Minutes of Meetings), also das Protokoll mit den Aktionen (Actions) und Entscheidungen aufschreibt. Ich werde zum Thema Meetings einen eigenen Artikel schreiben, da hier viel zu beachten ist.
  4. Übersicht – ein effektiver Projektmanager muss nicht jedes kleinste technische Detail kennen, jedoch den Gesamtüberblick über die Funktionen muss er kennen, da er als Hauptansprechpartner dem Kunden gegenübersteht. Daher muss ein effektiver Projektmanager immer wissen, was läuft gerade im Projekt (Entwicklung, Funktionsgruppe), was sind gerade die Schwierigkeiten, wo stehen wir vom Zeitplan und vom Kostenrahmen. (Vergl. mit dem Dreieck Funktion – Kosten – Zeit). Hierzu muss er das Controlling (z.B. Earned Value Analyse) verstehen. Nur so weiß er wieviel Arbeit, in welcher Zeit und mit wieviel Budget noch zu tun ist.
  5. Verantwortlichkeit und Entschlusskraft leben – er muss zu seinen Aussagen stehen. Sei es bezüglich Terminen oder Funktionen. Ein effektiver Projektmanager hat die Übersicht und kann daher Verantwortung zu den Aussagen übernehmen. Ebenso kann er dadurch auch Entschlüsse treffen. Diese muss er nicht alleine entscheiden, dazu muss das Team einbezogen werden.
  6. Teamplayer – Ein effektiver Projektmanager ist ein Teamplayer. Er ist der Quarterback und er kann nicht ohne sein Team. Wichtige Entscheidungen musst du im Team treffen werden, um auch den Rückhalt im Team zu haben. Alleingänge zahlen sich hier nicht aus, auch wenn sie „einfacher“ in der Entscheidungsfindung sind.
  7. Motivator – Er kann seine Mitarbeiter gezielt motivieren und setzt sie entsprechend ihrer Fähigkeiten und Vorlieben im Projekt ein. Du solltest auch ein schwer zu motivierendes Team Mitglied gezielt ansprechen. Finde heraus was die unüberwindbaren Barirreren sind und schrecke auch zum Wohle des Teams von drastischen Mitteln nicht zurück.
  8. Leidenschaft – Er muss die Projekte lieben. Ein effektiver Projektmanager muss sich mit dem Produkt, welches in diesem Projekt entsteht identifizieren und darauf stolz sein. Dem effektiven Projektmanager muss persönlich am Erfolg was liegen. Diese Einstellung machen Rückschläge sehr schmerzhaft, doch dafür auch sehr lehrreich.

Zu dem Thema habe ich einen weiteren Artikel geschrieben, der nicht minder interessant ist. Lies gerne die-10-projektmanagement-tugenden.

Habt Ihr noch Punkte die Fehlen, oder die Ihr so nicht sieht? Nutzt bitte die Kommentare um darüber zu diskutieren.

Ich wünsche Euch weiterhin gute, spannenden Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.