Wie mein State mich und mein Umfeld beeinflusst

Wer kennt diese Situationen nicht im Büro. Die eigene Motivation ist meilenweit von einem Höhepunkt entfernt und das Projekt fordert sofortiges Handeln, um auf dem Weg zu bleiben. Ich selbst weiß, ich bin in einem negativen Zustand (State) und möchte es gerne ändern. Hier kommt das State Management ins Spiel. Der erste Schritt ist sich das erst einmal klar zumachen.

Was ist ein State eigentlich?

Im NLP definiert der State deinen aktuellen Zustand. Dies beinhaltet deinen physischen und psychischen Zustand. Im NLP lernen wir, dass beides ein zusammenhängendes System bildet. Dieses System ist in direkter Verbindung. Das heißt, ich kann mit meiner physischen Verfassung meine Psyche beeinflussen und umgekehrt. Ein gutes Beispiel hierfür ist, wenn ich mich mit beide Beine fest auf dem Boden, schulterbreit und aufrecht hinstelle, dabei den Kopf gerade und den Blick nach vorne richte. Mit jedem tiefen Atemzug (Bauchatmung) spüre ich die Energie fließen. Nach wenigen Atemzüge sollte sich ebenfalls die psychische Verfassung aufhellen. Gute Beispiele hierzu liefert der Körpersprachen Spezialist Samy Molcho in seinen Werken.

Mein State wirkt wie ein gerichteter Filter

Der State wirkt wie ein Filter und schränkt unsere Wahlmöglichkeit ein. Wenn wir uns matt und niedergeschlagen fühlen, können wir nicht ganz bei der Sache sein und bekommen zum Beispiel bei Besprechungen nur wenig mit. Da Auswahlmöglichkeit immer bevorzugt sein sollte, können wir den State aktiv verändern. Wir alle wissen, wie wir unseren ganz persönlichen States verändern können. Bei mir hilft Musik, Bewegung und frische Luft. Dadurch hellt sich mein State auf und ich fühle mich wieder Energiegeladen. Andere Menschen haben andere Booster für ihren State. In der Arbeit kann hier eine Kurzmediation oder eine Mini Sporteinheit sein. Auch eine Tasse Kaffee oder Tee ganz bewusst genossen kann hier helfen den eigenen State zu verändern. Es ist empfehlenswert, über einige Wochen ein Zustandstagebuch zu führen. So erkennt man sehr schnell die Hebel, wie sein eigener State positiv oder auch negativ beeinflusst wird. Auch gezielte Herbeiführung von States kann erlernt werden, indem die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden (Körperhaltung, Trigger, Gerüche, Musik,…).

Wie beeinflusst mein State mich und mein Umfeld?

Durch das aktive State Management bin ich in der Lage, die benötigten Fähigkeiten für die aktuelle Situation bei mir selbst zu beeinflussen. Dadurch kann ich mich in Ruhephasen, zum Beispiel in den Pausen gezielt erholen und in den Arbeitsphasen in einem energiereichen State sein. Meine Wahrnehmung ist fokussiert und ich bin aufnahmebereit. Unsere Filter können hierbei sehr hilfreich sei – Filter beeinflussen unsere Wahrnehmung. Das beeinflusst ebenso das persönliche Umfeld. Gerade als Projektmanager hat man eine Vorbildfunktion für das Team. Mit einem fokussierten State kann ich so auch mein Team motivieren. Ich selbst sollte als PM auch Coach sein und meinem Team helfen, den fokussierten State gezielt zu erreichen. Hierzu bietet NLP im Gruppencoaching viele hilfreiche Formate und Übungen. Als Projektmanager oder Vorbild sollte man sich als Ziel setzen, eine entsprechende Projekt-Kultur zu etablieren und vorzuleben. Je nach Rapport zum Team, wird diese auch gelebt.

Zusammenfassung

Mir persönlich hilft besonders die Überzeugung, dass ich immer die Wahl habe, in welchen State ich sein möchte. Manchmal ist auch sehr schön sich trotzdem intuitiv in den jeweiligen States fallen zu lassen. Doch eine kleine Korrektur kann sehr hilfreich sein, wenn man im Team arbeitet – willkommen im aktiven State Management.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Circle of Excellence – der Engeriedrink im Büro

Du kennt es bestimmt, wenn der Projektalltag einem mit voller Wucht trifft und Du merkst, wie deine Energie schwindet.

Was Du jetzt dringend benötigst ist eine Kraftquelle für einen refresh Deiner Energie. Eine Art Energy Drink oder doppelten Espresso. Im NLP gibt es hierzu ein sehr hilfreiches Format, welches Dir helfen kann. Es heißt „Circle of Excellence“ und beschreibt einen Kraftpunkt im Raum. Diesen Kraftpunkt, musst Du dir leider selbst erzeugen und definieren.

Der „Circle of Excellence“ liefert uns die Energie, die wir benötigen

Dazu stapelst Du verschieden, bereits vorhandene Anker und lässt sie zu einem Circle of Excellence verschmelzen. Kurz beschrieben solltest Du diese Prozedur hierzu beachten.

Anwendung des Circle of Excellence

  1. Visualisiere einen schönen Kreis, der Dein Circle of Excellence sein wird. Du wählst hierzu einen „Raum-Anker“, also einen Kreis auf dem Boden.
  2. Finde alle Ressourcen, die du benötigst um deine kraftraubende Aufgaben leichter erfüllen zu können. Fühl dich in diese Ressourcen und stelle dir Situationen vor, in denen Du diese Ressourcen zu Verfügung hast. Wenn Du keine Situationen parat hast, nutze die Kraft des Future Pace und stelle dir eine solche Ressourcenreiche Situation vor. Dabei solltest Du im VAKOG bleiben. Wenn es mehrere Ressourcen sind, die Du benötigst, konzentriere dich und spüre auch die Submodalitäten. Vergrößere und verstärke die Submodalitäten, gib ihnen mehr Raum. Je mehr Details in Form von Submodalitäten Du parat hast, desto kraftvoller wird der Anker. Lass Dir wirklich Zeit hier.
  3. Trete nun in den Kreis, während Du voll in Deinen erlebten oder konstruierten  ressourcenstarken Zustand bist. Jetzt benötigst Du ein wenig Übung, oder einen Coach, der Dich unterstützt, um das Verschmelzen der Ressourcen mit dem auf dem Boden gedachten Kreis durchzuführen. Spreche Dein Ankerwort, dass Dir im Moment durch Deinen Kopf geht, oder mach eine Anker-Typische Bewegung. Dies soll den Raum-Anker unterstützen. Verharre einige Sekunden mit all den Ressourcen in dem „Circle of Excellence“. Genieße es!
  4. Zum Abschluss noch ein Test mit der Skala. Wenn Du zu wenig Energie im Circle of Excellence hast, überprüfe bitte, ob Du wirklich alle Ressourcen mit dem Kreis verschmolzen hast, oder ob noch wichtige Ressourcen fehlen.
  5. Trete aus dem Kreis und denke an ein auditiven oder kinästhetischen Anker für das Erlebte. Beschreibe Deine aktuellen Submodalitäten und spare nicht mit Details (Größe, Farbe, Gefühl, Töne, etc.).
  6. Nun trete bewusst in den Kreis und höre innerlich das Anker-Wort und ggf. die Berührung. Spüre die Energie aus dem Kreis.

Conclusion

Es ist wirklich nicht einfach und es gehört ein wenig Übung dazu, einen „Circle of Excellence“ zu „erzeugen“. Doch wenn er da ist, wirkt er besser als ein Engery Drink – versprochen. Falls Du im Umgang mit NLP Formaten, wie diesem hier, Probleme haben solltest, kann ich Dir gerne helfen. Für NLP Neulinge ist es ohne Unterstützung sehr anspruchsvoll, diesen Zustand zu erzeugen und zu ankern.

In diesem Sinne, immer erfolgreiche Projekte.

Erfolgsabhängige Wahrnehmungsfilter

Du hast Wahrnehmungsfilter bestimmt schon einmal bei dir selbst bemerkt. Wenn du dich für ein bestimmtes Thema interessierst, dein Wissen darin aufbaust, wirst du überall Anhaltspunkte hierzu finden. Wie zum Beispiel beim Autokauf. Auf einmal siehst du überall dein zukünftiges Auto fahren. Willkommen Wahrnehmungsfilter. Wie bei unserer Bildverarbeitung- oder Tabellenkalkulation-Software haben wir ebenfalls Filter in unserem Gehirn. Das ist auch hilfreich, um unser Gehirn zu unterstützen und unvorhersehbares reduziert. Getreu dem Motto, Abwechslung benötigt mehr Energie.

Wahrnehmung eine Frage der Perspektive?

Deine individuelle Wahrnehmung der Umwelt ist bei dir anders als bei anderen Menschen. Du wirst sicher Ähnlichkeiten bei engen Freunden und Familie feststellen. Jedoch die Umwelt nimmt jeder Mensch leicht differenziert wahr. Daher spricht man im NLP von einer Landkarte der Umwelt. Es heißt auch, „die Karte ist nicht das Gebiet“. Das sagt aus, dass du deine Umwelt, definiert mit deinen Sinnen in deine persönliche Landkarte übernimmst. Dies ist aber nicht zwingend die Realität, also das Gebiet. 

Die Landkarte ist nicht das Gebiet!

Genau das ist kann dein Hebel sein, wenn du mit Mitmenschen zusammenarbeiten möchtest. Jeder Mensch hat eine andere Landkarte und somit eine differenzierte Wahrnehmung. Aus diesen Grund kann es für dich es sehr hilfreich sein, das im Projektalltag im Hinterkopf zu behalten. Gerade bei dem Umgang deinem Team. Ebenso solltest du beachten, dass bei Diskussionen und Teamarbeiten unterschiedlichste Landkarten der Personen aufeinander prallen. Die unterschiedliche Wahrnehmung der Mitmenschen erklären wir im NLP durch Filter. Ähnlich wie die bei der Fotografie eingesetzten Filter, lassen sie nur bestimme Informationen oder Wahrnehmungen zum Bewusstsein durch. Andere Wahrnehmungen werden modifiziert oder sogar weglassen. So können Informationen stark modifiziert oder unvollständig beim Zuhörer ankommen. Du selbst kontrollierst unbewußt und auch bewußt deine Filter. Bei einer Selbstreflexion kannst du deine eigenen Filter hinterfragen.

Informationen werden durch die eigenen Filter „verfälscht“

Gängige Filter im Projektalltag

In deinem Alltag wirst du bestimmt den einen oder anderen Filter bewußt oder auch unbewußt anwenden. Im NLP definieren wir ein Set von über 60 Filter. Die häufigsten im Büro sind nach meiner Meinung die folgenden. Frage dich selbst, ob und wie du diesen Filter auch anwendest.

  • Proaktiv / Reaktiv – Initiiere ich die Aktionen von selbst? 
  • Zum Ziel hin / Vom Ziel fort – Wie ist meine Ziel Orientierung ? Habe ich das positive Ziel vor Augen, oder nur Angst von der negativen Konsequenz? 
  • Interne Bestätigung / Externe Bestätigung – Benötige ich Bestätigung durch Mitmenschen?
  • Gleiches / Ungleiches– Sehe ich zuerst die Gemeinsamkeiten, oder fallen mir Unterschiede zu erst auf?
  • Generell / Spezifisch– Begriffe ich dinge generell im abstrakten oder sind mir Details sehr wichtig? 
  • Optionen / Spezifisch– Entwickle ich gerne Auswahlmöglichkeiten, oder nur die Lösung?
  • Assoziiert / Dissoziiert– Bin ich bei mir, also nehme ich mich komplett wahr, oder sehe ich mich von außen teilnehmen?
  • In Time / Through Time– Ist meine Zeitwahrnehmung im Moment, oder habe ich ein Gefühl für Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft? 
  • Introvertiert / Extrovertiert– Lade ich meine Energie eher alleine, oder erhole ich mich mit Freunden am besten? 
  • Big-Picture / Details– Sehe ich das Große Bild, oder chunk ich bis ins Detail? 
  • Unabhängig / Abhängig– Arbeite ich lieber mit einem grob definierten Ziel alleine, oder lieber im Team?
  • Personen / Dinge– Bin ich Personen und deren Gefühle orientiert, oder sind mir Prozesse, Aufgaben, Ideen wichtiger?

Conclusio

Das ist nur eine kleine Auswahl der Wahrnehmungsfilter, die du als Projektmanager oder Führungskraft im Alltag begegnen wirst. Denke daran flexibel zu belieben und behalte dir die Möglichkeit vor von einem in den anderen Wahrnehmungsfilter bewußt zu wechseln. Ich finde es ist schon alleine spannend zu wissen, welche Filter ich selbst zu welchen Gelegenheiten anwende. Denke dran, dass deine Mitmenschen eine andere Landkarte haben und das Gebiet nicht wie du wahrnehmen. Genau so ist es mit deinem Projekt-Team. Um einen guten Rapport und eine hindernisfreie Kommunikation sicherzustellen, solltest du dich auf die Filter deines Gegenübers einstellen und bei der Auswahl flexibel sein.

Bleibe in der Kommunikation flexibel

Denn ganz nach der NLP Grundannahme, das flexibelste Element kontrolliert das System.

Erfolgsversprechende Routinen

Du kennst bestimmt den weit verbreiteten Begriff der Routinen. Du hast bestimmt selbst viele bewußte und unbewusste Routinen in unserem Alltag implementiert. Zwei Beispiele sind hier das Zähneputzen, oder der morgendliche Kaffee/Tee. Routinen helfen dir im „Autopilot“ zu funktionieren und so Energie zu sparen. Routinen sind quasi der „ECO Mode“. So kannst du die Energie anderweitig einsetzen. Routinen im Projektalltag geben dir eine Struktur, die dir hilft auf dem definierten Weg zu bleiben. Hast du dich jedoch einmal gefragt, welche Routinen für einen erfolgreichen Berufsalltag entscheiden sein können?

Routinen sind dein ECO Mode und bieten dir Struktur!

Ideenverwirklicher

Routinen?

Gehen wir einen Schritt zurück, was sind Routinen? Auch im Themenbereich NLP findest du die Arbeit mit Routinen. Dorst sind diese sind kleine Handlungsprogramme, die meist unbewusst ablaufen. Wir denken nicht bewußt nach, sondern handeln im „Autopilot“. Sie sind sehr nützlich und auch hinderlich zugleich. Nützlich aus dem Grund, weil sie meist blitzschnell ablaufen und ohne großes Nachdenken aktiviert werden. Emotionen, oder eine eindeutiges externes Ereignis aktiviert sie. Im NLP sind es häufig Handlungsroutinen, die eine bestimmte Reaktion durchführen lässt. Ein gutes Beispiel ist, das immer gleiche Verhalten bei Kritik oder Feedback. Oder das Schauern, wenn die Nummer des anstrengenden Kunden am Display des Telefons erscheint. Die Gute Nachricht, diese Handlungsroutinen lassen sich mit bewusster Übung und alternativen Angeboten an erlernten Routinen umgehen.

Routinen & Management?

Doch verlassen wir die Tiefen der Neurolinguistik (NLP) und wenden uns zu dem, was du im Projektalltag gewinnbringend einbauen kannst. Es geht um Routinen, die du ganz bewusst eingebaust. Viele Kollegen aus dem höheren Management nutzen diese eine Routine schon lange. Fast jeder erfolgreiche Manager unserer Zeit beachtet diese Routine. Das Morgen-Ritual („Miracle Morning“). Es geht darum früh morgens, wenn dein Umfeld noch ruhig ist ein neues Ritual zu imitieren. Du kannst dann mit Wiederholung eine Routine daraus machen. Ziel sollte es sein, die wichtigen Tätigkeiten des Tages und natürlich auch die unerledigten der Vortage zu sammeln, zu priorisieren und wenn möglich gleich zu delegieren. Ebenso neue Ideen oder Geistesblitze, die am Abend oder morgens unter der Dusche kamen zu konkretisieren. Schaff dir einen Ablauf für die führen Morgenstunden, die dich weiter bringen. Nutze die Energie des morgens.

Das ist ein zentraler Punkt als Führungskraft oder Projektleiter, seine Aufgaben im Blick zu behalten. Dieser Punkt entscheidet nur zu oft über Erfolg und Niederlage. Im Privaten, wie auch im beruflichen. Was bringt dich oder dein Unternehmen weiter und was verschwendet nur deine Zeit?

Mit konsequenter Übung kann dieses Ritual bereits nach 4-6 Wochen so gefestigt sein, dass du morgens im Autopilot läufst. Du planst deinen Tag, priorisiert, delegiert, schwierige Aufgaben angehst und strukturiert weiter arbeitest. Wenn du mehr zum Thema priorisieren lesen möchtet, lese bitte hier weiter. Mir hat diese Routine geholfen meine Arbeitszeit effektiv zu nutzen.

Meine Routine

Mein Ritual sieht so aus, dass ich zu allererst morgens mein Fenster öffne und mir einen Kaffee zubereite. Jetzt erst gehe ich zurück am Schreibtisch (mein Monitor ist noch am schlummern), hole ich meine To-Do Liste von gestern hervor und picke mir die unerledigten Dinge heraus. Es ist wichtig, die offenen, händisch auf einen neue, heutige Seite zu übertragen. Dieser Vorgang lässt mich jedes To-Do bewerten. Denke an die 80:20 Regel – was bringt mich weiter? Du fragst dich bestimmt, warum ich nicht sofort meine E-Mails prüfe? Ich habe für mich herausgefunden, dass es nicht zielführend ist, sofort die neuen E-Mails zu bearbeiten, da ich so in die Abarbeitung abgleite. Ebenso versuche ich das Motto, „alles nur einmal angreifen“ zu leben. Daher arbeitete ich meine E-Mails (es sind schon einmal 30+ über Nacht) geblockt am Vormittag ab.

Zentraler Punkt sind To-Do’s

Die To-Dos kommen auf eine neue Seite in meinem Schreibblock (ich bevorzuge Notizbücher anstelle To-Do Apps am PC). Alte Aufgaben kommen ganz oben hin. Wenn eine Aufgabe über Tage in der Liste unbearbeitet ist, stellt sich die Frage, ob es überhaupt notwendig ist diese Aufgabe zu erledigen. Darunter neue Aufgaben, von denen ich weiß, sie kommen heute auf mich zu. Jetzt erwacht mein PC. Ich habe ein To-Do Backlog, elektronisch in dem ich Aufgaben die anfallen generell sammle, wenn ich sie nicht heute abarbeiten kann.

Jetzt ist meine Liste komplett. Ich gehe sie durch und versuche To-Do’s sofort zu delegieren. Dazu nutze ich eine vorgefertigte Standard E-Mail mit Standardisierten Betreff ( [ACTION] Tonic – END Date). Ich bevorzuge die Delegation via E-Mail, da ich so auch die To-Do auch tracken kann.

Nachdem diese Liste bereit für den Tag ist, prüfe ich meinen Kalender. Was steht heute an, bin ich für meine Termine entsprechend vorbereitet? Wenn hier nichts mehr zu tun ist, kann ich mich an meine E-Mails machen. Hier starte ich nach den FiFo Prinzip und versuche alles was <2min zu beantworten ist zu bearbeiten. Länge Bearbeitungszeiten bearbeitet ich in meinem E-Mail

Ablauf meiner Routine

Zusammengefassen lässt sich meine Routine in einfache Schritte.

  1. Ankommen im Büro
  2. Gutes Klima schaffen – lüften, alles zurecht räumen
  3. Kaffee / Tee / Getränke richten
  4. To-Do Liste von gestern hervorholen
  5. Offene To-Do’s auf eine neue Seite übertragen
  6. PC / Bildschirm anschalten und heute wichtige To-Do aus dem Backlog austragen
  7. Delegation von To-Do’s
  8. Termin/Besprechungen überblicken
  9. Start mit der E-Mail – Arbeit 

Conclusion

Routinen, die sich bei dir gefestigt haben und im Autopilot abgespielt werden, können so auch Gewohnheiten werden. Diese sind entscheiden für deinen Erfolg im Beruf oder auch Privat. Du verwendest wenig Energie mit immer wieder kehrenden Entscheidungen – du machst es einfach. Wenn du hier weiter lesen willst habe ich eine tolle Buchempfehlung von 52ways. Wenn du eine praktische Anleitung zum Thema etablieren einer Gewohnheit benötigst, schaut mal bei Selbstmanagement.rocks vorbei. Hier gibt es einen tollen Kurs, wie man in einigen Wochen eine neue Gewohnheit installiert.

Lass es mich wissen und schreib mir deine Gedanken in die Kommentare.

In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führst.

P.S.: Es ist sehr hilfreich, wenn man morgens zuerst die unbequemste oder lästigste Aufgabe auf der To-Do Liste macht (Eat the Frog).

P.P.S.: Eine spannende Studie zum Thema findest du auf der Harvard Business Review Seite.