Aufwände schätzen – wie hier NLP helfen kann

Einen großen Teil der Projektarbeit als Leiter sind Pläne und Schätzungen. Ich möchte als Projektverantwortlicher gerne wissen, wie ich in den nächsten Phasen performen muss, um meine Meilensteine oder Lieferungen halten zu können.

Doch bevor ich ein Projekt in der Planungsphase starten kann, muss ich es in der Regel erst gewinnen. Hier zählen für den Kunden in der Regel nur drei Faktoren, nämlich Kosten, Funktionen und der Zeitrahmen.

Jetzt wird es Zeit für meine Kristallkugel, um einen genauen Blick hinein werfen zu können. In großen Unternehmen geschieht dieser Prozess des „schätzen“ des Aufwandes nach klar definierten Regeln und Vorgaben. Zu meist wird der Projektumfang in einzelne Bereiche aufgeteilt, in die WBS (Work Breakdown Structure) und diese dann dem jeweiligen Fachspezialisten zum abschätzen gegeben. Der Entwickler, der das Arbeitspacket aus der WBS nun auf seinem Schreibtisch vorfindet, darf sich jetzt der leidvollen Aufgabe widmen, es vom Aufwand her zu schätzen.

Nun haben wir das Setting – Entwickler sitzt vor einem fiktiven Arbeitspaket. Er hat kurz umschrieben die Rahmenbedingungen des Projektes erklärt bekommen und soll jetzt sagen, wieviel Arbeit er hierzu vorsehen würde. Wenn wir uns seine Landkarte vornehmen und uns in seine Position hineinversetzen können wir hören: „Ich schätze so ab, das ich im schlechtesten Fall damit zurecht komme und noch ein kleinen Sicherheitsaufschlag oben drauf“. Am Ende hat der Entwickler ein schlechtes Gefühl mit seiner Abschätzung und mein Angebot wird so zu teuer. In der Regel wird dann nach einer weiteren Iteration, ohne dem Schätzer selbst, pauschal reduziert, was der schlechteste Weg ist. Manchmal wird eine zweite Schätzung eingeholt und dann die beide bemittelt. Im besseren Fall läßt man eine Schätzung unter schlechtesten -, guten – und besten- Bedingungen abgeben. Diese wird dann gewichtet gemittelt. Diesen Weg bevorzuge ich bei meinen Abschätzungen.

Schon viel eher muss mein Alarm ertönen und ich tief in meinem NLP Werkzeugkoffer suchen und das richtige Werkzeug finden und anwenden. Was werde ich hier anwenden? Zu erst die Technik der Ziel definition. Sie müssen SMART sein. Dann muss ich im Briefing des Schätzers ihm die Aufgabe klar kommunizieren. Das geschieht im Rapport. Gegebenenfalls muss ich seine Position einnehmen, um verstehen zu können, ob alles in trockenen Tüchern ist, oder noch Unklarheiten im Raum stehen. Ganz wichtig ist, dass ich am Ende sein Commitment zu der Aufgabe habe.  Nur dann weiß ich, dass mein Arbeitspacket realistisch geschwätzt wird. Ohne sein Commitment wird er mir nicht vertrauen alle Rahmenbedingungen genannt zu haben.

Es ist sehr wichtig, die Anforderungen, die das jeweilige Arbeitspaket mit sich bringt klar und verständlich an die Abschätzer weiter gegeben haben und deren Commitment zu bekommen.

Viel Erfolg dabei!

Das wichtigste Meta-Programm des Projektmanager – Priorisieren

Wenn wir das Wort „Priorität“ im Wörterbuch nachschlagen finden wir folgende Umschreibungen: „Erstrangigkeit, größere Bedeutung, größerer Stellenwert, höherer Rang und Vorrang“

Was bedeutet Priorität für uns im Beruf? Gerade im Projektmanagement haben Prioritäten eine besonders wichtigen Stellenwert. Wir haben mit fast jeder Entscheidung mit Prioritäten zu tun. Gerade wenn es um Ressourcen geht, die nicht in unbegrenzt verfügbar sind (Zeit, Geld, Mitarbeiter, Rohstoffe).

Auch in der Projektplanung haben wir im kritischen Pfad immer mit Prioritäten zu tun. Der KP bekommt Ressourcen mit höherer Priorität zugewiesen.

Ich möchte speziell auf die täglich auftretenden Aufgaben (To-Do’s) eingehen, die sofort in unsere To-Do Liste eingetragen werden sollte. Um nicht beim Anblick der Aufgaben zu verzweifeln, können wir etwas dagegen tun.

Nur was hat das alles mit NLP zu tun? Oder anders gefragt, wie kann uns hier NLP unterstützen? Bei der Planung von Projekten kann uns NLP leider nicht wirklich unterstützen, jedoch bei der Bewältigung der Flut von Aufgaben (To-Do’s), die an uns als Projektleiter gerichtet werden. Es ist essentiell, unter der einprasselnden Flut an Aufgaben, diese richtig zu kanalisieren und das geschieht wie im Projektplan im KP durch Prioritäten.

Zu erst sollte man sich selbst klar sein, welcher Wahrnehmungstyp man im beruflichen Umfeld ist. Im NLP unterscheiden wir hier zwischen „Hin-Zu“ oder „Weg-Vor“ orientiert. Also versuche ich ein positiven Zustand zu erreichen, oder möchte ich ein negatives Resultat verhindern. Es ist ein feiner Unterschied. So sollte man seine Aufgaben auch formulieren. Denn in dem Moment, wenn eine neue Aufgabe an uns getragen wird (es können auch neue Mails, Anrufe, Einladungen sein), laufen unterbewusst Muster in uns ab, die uns im schlechtesten Fall „stressen“.  Glaubenssätze, wie „Ich muss alles sofort erledigen“, „Alle Mails müssen sofort beantwortet werden“ tragen ebenfalls dazu bei. Wenn diese Glaubenssätze vorhanden sind, ist es sehr hilfreich sich dieser zu entledigen, bzw. sie zu entmachten. NLP bietet hier sehr nützliche Formate. Gerade hier sollten die meisten der Aufgaben aussortiert werden. Sie müssen nicht JETZT erledigt werden.

Woher weiß ich nun wirklich was wichtig ist? Ein Ausweg ist hier eine klare Zieldefinition für einen selbst. Was ist das große Ziel des Projektes, nicht die kleinen Unterziele, Aufgaben. Was bringt „Value“, welche Aufgaben bringen uns zum Ziel? Hier sollte der Hebel der Priorität sein. Es gibt wie wir von Eisenhower kennen, dringende Aufgaben, die nur von uns erledigt werden können.  Es gibt auch Aufgaben, die nicht dringend sind und denoch von uns erledigt werden. Andere müssen klar selektiert werden und schließlich Delegiert werden.

Schön, jetzt wissen wir welche To-Do’s (Aufgaben, Tasks)  wir tun müssen und diese sind evtl. weniger und jetzt?

Ich selbst habe eine Tabelle in Excel, die alle Aufgaben für momentan laufenden Projekte fasst. Die Tabelle hat neben der Aufgabe selbst und Project, jeweils eine Spalte mit den Verantwortlichen, das bin ich oder derjenige an dem die Aufgabe delegiert wird, das Erledigungsdatum, die Priorität und den aktuellen Status.. Eine wichtige Spalte ist die Priorität. Hier habe ich 2 Stufen. Mehr finde ich unübersichtlich. Eine Aufgabe ist wichtig oder nicht.  Hier sind sicherlich auch eine Abstufung 1-4 möglich. Wobei man sich im klaren sein sollte, das die Priorität 4 nicht wichtig ist. In der letzten Spalte ist der Status (Open, Closed, Ongoing). Die geschlossenen Aufgaben verschwinden dank Filter gleich.

Dies ist ähnlich dem Vorgehen des Personal KanBans. Hier werden die Aufgaben auch in den einzelnen Spalten (Open, Ongoing, Closed) verschoben.  Dieses Personal KanBan kann altmodisch mit PostIts an der Wand realisiert werden, oder als Webtool.

Ich hoffe Ihr habt eine kleine Idee wie ihr mit den vielen auf Euch prasselnden Aufgaben umgehen könnt. Denkt daran, das große Ziel im Blick zu behalten und unwichtiges und auch unnötiges sofort zu eliminieren. Die Delegation sollte weiter Aufgaben reduzieren. Die übrigen Aufgaben können mit den Prioritäten gruppiert werden. Jetzt kommt es drauf an, jeden Tag einen definierten  Zeitraum zu nutzen, um die Aufgaben zu bearbeiten.

Viel Erfolg dabei!

Warum eine Präsentation mit NLP durchschlagende Ergebnisse erzeugen kann

Wer im Projektmanagement kommt nicht drum herum, Präsentationen vorzubereiten und schließlich auch zu halten. Dabei habe ich das Gefühl, dass es einmal besser und einmal schlechter läuft. Woran liegt das? Abgesehen von der fachlichen Kompetenz, die ich auf jeden Fall als Projektmanager voraussetze.

Tauchen wir hier zu ins NLP ab. Wir haben eine große Anzahl an Erklärungen für dieses Muster. Es kann an den nicht zugänglichen Ressourcen liegen. Ich spreche von den eigenen Fähigkeiten, überzeugend und sicher seine Arbeit präsentieren zu können. Es kann jedoch auch an dem eigenen Mindset liegen, dass gerade nicht optimal ist. Hierzu bietet der NLP Werkzeugkasten ein tolles Format, den Circle of Exelence. Es handelt sich hierbei um das Aktivieren von schon einmal durchlebte Ressourcenstarke Momente. Vor der Präsentation macht es durchaus Sinn, sich seiner Ressourcen zugänglich zu machen.

Nicht nur auf der persönlichen Ebene kann es nicht so optimal laufen und man benötigt seine ganzen Ressourcen, sondern auch die Handwerkliche Umsetzung des Vortrags muss stimmen. Hier bietet uns das NLP durchaus Unterstützung. Wenn die Zielgruppe nicht bekannt ist, bietet es sich an, alle Räpresentationstypen anzusprechen. Das heißt im gesprochenen und geschrieben sollten die Signalwörter der einzelnen Typen genutzt werden. Natürlich ist eine Präsentation in erster Line eine visuelle Darbietung, um so wichtiger ist die Rolle des Präsenters. Wenn die Zielgruppe bekannt ist und die bevorzugten Kanäle bekannt sind, lohnt es sich die Präsentation dementsprechend zu gestalten. Wenn es Ingenieure sind, mit vielen Fakten, Plänen oder im Management mit großen Worten und tollen Bildern.

Es ist wichtig, dass sich alle Beteiligten angesprochen fühlen und auch mit ihrem primären Repräsentationssystem abgeholt werden. Die erkennt man durch das Beobachten der Zuhöhrer während des Vortrags, oder aus vergangenen Präsentationen oder Sitzungen. Auch ist das eigene Mindset unschlagbar wichtig. Ich muss hinter meinen Vortrag stehen. Klar, das Projekt sollte ich als Projektleiter kennen.

Die NLP Axiome und wie sie im Projektalltag helfen können

Nach Richard Bandler kennen wir die acht Axiome des NLPs. Dieses Mindset soll uns NLP versierten Projektmanager helfen den Alltag besser zu verstehen. Wenn man ein Projekt, also das komplexe Zusammenspiel vieler Beteiligten und Akteuren (Stakeholder) mit einer Maschine vergleicht, kann diese Maschine durchaus ins Stocken geraten. Nicht oft sind gut geplante und technisch mit geringen Risiko behaftete Projekte zum scheitern verurteilt, da es zwischen den internen und auch externen Stakeholder „menschelt“. Hier muss der Projektleiter als Coach einschreiten – im besten Fall und den Konflikt zu entschärfen und aufzulösen.

Um die eigenen NLP-Ressourcen hierzu frei zu bekommen, hilft es sich auf die Axiome im NLP zu berufen. In meiner Praxis helfen mir folgenden fünf Grundannahmen aus dem NLP besonders:

  • Die Landkarte ist nicht das Gebiet – Jeder hat eine andere Sicht und Wahrnehmung auf die Dinge
  • Keine Landkarte ist besser oder schlechter als eine andere – Es gibt keine bessere oder schlechtere Sicht der Dinge
  • Die Menschen treffen immer die aus Ihrer Sicht beste Wahl – Das hilft mir eine oft unverständliche Entscheidung zu verstehen
  • Wenn etwas nicht funktioniert, muss man etwas anderes probieren – Mein Lieblingsaxiom und ein sehr guter Weg, um aus einem Kreislauf auszubrechen
  • Es ist gut immer verschiedene Wahlmöglichkeiten in einer Situation zu haben – So schaff ich es Kollegen wieder einzufangen und zu involvieren

Es gibt wie ich anfangs schon erwähnt habe acht Axiome, die restlichen drei sind für meinen Geschmack zu speziell und passen daher nicht so ganz in meinen Projektalltag. Probiert es aus und ihr werdet merken, wie allen das eigene Mindset Konflikte sehr einfach entschärfen kann und die eigne Ressourcen frei gibt. So habt ihr die notwendige Energie, um coachend tätig zu sein. Denkt daran, Ihr als Projektleiter seit Vorbild für das Team. Es orientiert sich an euch orientieren.

Die Anwendung dieser speziellen fünf Axiome findet bei mir schon unbewusst in allen Unterhaltungen und Diskussionen. Um diese zu verinnerlichen, habe ich mir diese auf einen großen Zettel geschrieben. Anfangs habe ich mir diesen Zettel in Sichtweite gehängt, um mindestens einmal täglich drüber zu stolpern.

Hilft uns NLP beim RISIKO MANAGEMENT?

Alle von uns, die eine Aufgabe bearbeitet haben, die einen zeitlichen Rahmen, neuartig und auch komplexe war, ist schon einmal mit dem Begriff Risiko Management in Berührung gekommen. Denn wir sprechen hier von einem Projekt.

O.K. – Werdet Ihr euch denken. Projekte und Risiko Management gehören irgendwie zusammen. Alles was neuartig ist und auch komplex, bringt diese mit sich. Doch was hat das mit dem Future Pacing, wie wir es aus dem NLP kennen zu tun?

Das Future Pacing wenden wir im NLP an, um neue Strategien oder Routinen zu simulieren. Wir versuchen uns in die zukünftige Situation hinein zu versetzen und stellen uns diese mit allen Sinnen vor. Wir spüren die Sonne auf der Haut, richen die Besonderheiten in der Luft und sehen die Situation vor unserem inneren Auge. Hierbei können wir die neue Routine oder Strategie einfach testen und so auch unser Gehirn heute, mit dem Glücksgefühl des Erfolges der neuen Strategie zu programmieren. Natürlich sehen wir so auch, wenn eine Strategie oder Routine so gar nicht funktionieren will. Dieses Eintauchen in die zukünftige Situation sollten wir im PM nutzen.

Im Projektmanagement sollte es beim Risiko Management demnach auch so sein, dass wir uns allen Sinnen zu verschiedenen Zeitpunkten des Projektlebenszyklus hineinversetzen. Wir machen hier nur ein Team Erlebnis daraus. Im Projekt sollte es in wiederholenden Abständen ein Brainstorming mit dem wichtigsten Akteuren geben. Dabei sollte völlig losgelöst und bewertungsfrei Risiken und auch Möglichkeiten (Risks and Opportunities) gesammelt werden. Hierbei ist es hilfreich sich mittels Future Pace in die zukünftige Situation zu „denken“, um alle eigenen Kanäle offen zu halten. Dies kann von dem Projekt Manager geführt werden, oder jeden selbst überlassen werden. Nach dem „Ausflug“ in die Zukunft, sollte das Brainstorming Mindmap voll sein und der Projektmanager hat nun die Aufgabe, diese Risiken und Möglichkeiten zu sortieren und bewerten. Diese Bewertung bezieht sich auf Einfluss auf Kosten und Zeit. Dies kann mit diversen Tools vereinfacht werden.

Denkt immer daran wir suchen nach Risiken und Möglichkeiten 😉

Routinen im Projektalltag

Wie mir Routinen helfen, Struktur in den Projektalltag zu bringen

Aus dem NLP kennen wir Routinen, diese sind kleine Handlungsprogramme, die meist unbewusst ablaufen. Sie sind sehr nützlich und auch hinderlich zugleich. Nützlich aus dem Grund , weil sie meist blitzschnell ablaufen und ohne großes Nachdenken aktiviert werden. Im NLP sind es häufig Handlungsroutinen, die eine bestimmte Reaktion durchführen lässt. Ein gutes Beispiel ist, das immer gleiche Verhalten bei Kritik oder Feedback. Diese Handlungsroutinen lassen sich mit bewusster Übung und alternativen Angeboten an erlernten Routinen umgehen.

Doch verlassen wir die tiefen der NLP und wenden uns zu dem, was wir im Projektalltag gewinnbringend einbauen können. Es geht um eine Routine, die ganz bewusst eingebaut wird. Viele Kollegen aus dem Projektmanagement und auch Management nutzen diese Routine schon lange. Es geht darum morgens ein neues Ritual zu imitieren und daraus eine Routine zu machen. Ziel sollte es sein, die wichtigen Tätigkeiten des Tages und natürlich auch die unerledigten der Vortage zu sammeln, zu priorisieren und wenn möglich gleich zu delegieren. Ebenso neue Ideen oder Geistesblitze, die am Abend oder morgens unter der Dusche kamen zu konkretisieren.

Mein Ritual sieht so aus, dass ich zu allererst morgens mein Fenster öffne und mir einen Kaffee zubereite. Zurück am Schreibtisch (mein Monitor ist noch am schlummern), hole ich meine To-Do Liste von gestern hervor und picke mir die unerledigten Dinge heraus. Diese kommen auf eine neue Seite in meinem Schreibblock (ich bevorzuge Notizbücher anstelle To-Do Apps am PC). Alte Aufgaben kommen ganz oben hin. Wenn eine Aufgabe über Tage in der Liste unbearbeitet ist, stellt sich die Frage, ob es überhaupt notwendig ist diese Aufgabe zu erledigen. Darunter neue Aufgaben, von denen ich weiß, sie kommen heute auf mich zu. Jetzt ist meine Liste komplett. Ich gehe sie durch und versuche To-Do’s zu delegieren, wenn möglich ( -> Kollege Müller). Nachdem diese Liste bereit für den Tag ist, nutze ich noch die Ruhe um mir auf einer neuen Seite im Notizblock eine Lösung oder eine Idee zu konkretisieren. Wenn das nicht innerhalb von 2min erfolgt, beende ich meine Routine und starte in den Büro-Tag.

Für weiter spannende Projekte – Thomas

P.S.: Es ist sehr hilfreich, wenn man morgens zuerst die unbequemste oder lästigste Aufgabe auf der To-Do Liste macht.