Effiziente Meetings – 8 Tipps

Ich bin zu zirka 75% meiner Zeit im Büro in Besprechungen eingeladen oder lade dazu ein. Diese sind in der Regel 1:n. Da ich meine Zeit strikt einteile, möchte ich diese auch sinnvoll einsetzen. Das ist in vielen Firmen nicht so einfach umzusetzen. Doch mit entsprechender Vorbereitung kannst du einiges bewirken.

Es ist klar, das gerade als Führungsperson oder Projektleiter Besprechungen und Meetings zum Arbeitsalltag dazu gehören. Zuallererst solltest du dich fragen, brauche ich wirklich eine Besprechung zu dem Thema? Kann ich das einfacher per Telefonat oder Mail klären? Wenn es nicht möglich ist, finden Meetings zu häufig statt, dauern zu lange oder sind schlecht organisiert. Wie habe ich es geschafft meine Meetings effiziente zu halten?

Um deine Zeit und die deiner Kollegen zu schonen, ist es erforderlich, ein Meeting gute und gründliche Organisieren. Das ist nicht immer einfach, jedoch mit der gründlichen Organisation einer Besprechung bist du auf dem Erfolgskurs.

Ich habe für mich diese einfachen 8 Schritte zum effizienten Meeting festgestellt. Überlege dir selbst, ob du diese in deine Besprechungsplanung mit aufnehmen willst.

1. Agenda und Ziele

Kommuniziere vorab, in der Einladung die Agenda deiner Besprechung. Ich gebe bei einem 45 Minütigen Meeting auch an, wieviel Zeit pro Agendapunkt angesetzt ist. Ebenso muss das Ziel der Besprechung klar in der Einladung formuliert sein. Du solltest auch intelligent die Raumplanung vornehmen. Lass nicht das ganze Team durch die Gegend laufen, um sich in einem Meeting Raum einzufinden. Suche Räumlichkeiten möglichst nahe am Team.

Tipp: Wenn du zu einer Besprechung ohne Agenda bzw. Ziel eingeladen bist, frage den Organisator danach.

2. Teilnehmer

Oft wird zu Besprechungen und Sitzungen pauschal die ganze Abteilung eingeladen. Doch ist das immer notwendig? Vorab sollte geklärt werden, für wen das Thema wirklich relevant ist und wer zum Thema tatsächlich etwas beisteuern kann.

3. Vorbereitung der Teilnehmer

Ich merke oft, dass sich die Teilnehmer nicht wirklich auf das zu besprechende Thema vorbereitet haben. Hier musst du zwei Dinge berücksichtigen. Sind alle notwendigen Informationen schon vorab durch dich verteilt worden? Oder sind die für die Besprechung notwendigen Informationen explizit in der Einladung abgehängt mit der Bitte zum Lesen?

Bei manchen Themen bietet sich es auch an, dass du ein Handout mit wenigen Seiten schreibt und es vor dem Meeting an die Teilnehmer verteilst.

4. Moderator

Wenn du dein Meeting zum Erfolg bringen möchtest, brauchst du einen Moderator. Diesen musst du gleich zu Beginn festlegen. In der Regel ist es der Einladende. Als Moderator musst du auf das Einhalten der Agenda achten. Ebenso einen ausgeglichenen Redefluss von allen Teilnehmern, der zum Ziel des Meeting führt.

5. Ablenkungen

Ich setze meine Meetings immer sehr kurz an und habe den richtigen Teilnehmerkreis ausgewählt. So bleibt nicht viel Potential zum Ablenken für die Teilnehmer. Falls es in deinem Meeting doch der Fall ist, poche auf die Meeting Regeln. Diese können vorab definiert sein und sagen z.B. Kein Laptop / Smartphone.

6. Pünktlichkeit

Starte dein Meeting pünktlich und beende es auch pünktlich. Wenn Schlüsselpersonen nicht anwesend sind, fange vorab mit den Teilnehmern an die Agenda zu besprechen. Parallel lass nach den Schlüsselpersonen suchen.

7. Protokoll

Du musst wie die Moderatorenrolle auch die Rolle des Schriftführers festlegen. Es geht darum, dass Entscheidungen und Aktionen aus dem Meeting gesammelt werden und nachträglich verteilt werden. Wenn du eine Besprechung ohne Protokoll durchgeführt hast, war diese Besprechung Zeitverschwendung. Denn, „Die an ein Versprechen geknüpften Bedingungen werden vergessen, an das Versprechen erinnert man sich.“

8. Pausen

Ich bin kein Fan von langen Besprechungen und lade selten länger als 45 Minuten ein. Manchmal ist es vom Thema jedoch notwendig, dass dein Meeting länger dauert. Du solltest hier auch auf ausreichend Pausen achten. Diese gibst du in der Agenda bereits an. Hier kannst du dich an den Schulstunden-Takt orientieren. Zum Beispiel: 60min – 10min Pause – 60min – 1h Pause. 

Conclusio

Mit diesen einfachen 8 Tipps sollest du in der Lage sein deine Besprechungen effizient durchzuführen. Ob du zum richtigen Ergebnis kommst, liegt jedoch oft nicht an der Durchführung. Hier kann ein guter Moderator gut helfen, in die richtige Richtung zu lenken. Generell gilt, je mehr Zeit du in die Vorbereitung deiner Besprechung investierst, desto effizienter wird sie sein. Das gilt natürlich für die Präsentation.

Weitere Punkt zur guten Besprechungsdurchführung kannst du hier nachlesen: Effektive Meetings.

Wenn du deine Präsentation auf das nächste Level heben möchtest, kannst du gerne hier meine Ratschläge hierzu lesen: Durchschlagende Präsentationen.

Projektmanagement ohne Zertifikat?

Überall lese ich die Angebote über Zertifizierungen und weiter führende Abschlüsse. Gerade im Beruflichen finde ich schier unzählige Angebote durch die ich mich wühlen kann. Als Projektleiter stellte ich mir die Frage, brauch ich eine Zertifizierung? Brauch ich ein Zertifikat, um meinen Job Projekte zum Erfolg zu führen besser auszuführen? 

Die Erfolgreichen suchen sich die Umstände, die sie brauchen, und wenn sie sie nicht finden, schaffen sie sich diese Umstände selber.

George Bernard Shaw, irischer Nobelpreisträger

Nicht umbedingt – jedoch kommt es meiner Meinung nach auf die Unternehmenskultur an. In meinem Unternehmen ist hier eine Kultur des „training on the Job“. Was extrem hilfreich für den Einstieg in eine neue Rolle ist. Doch dein Selbstbewusstsein muss ebenso entsprechend sein ;-). Wie du dein Selbstbewusstsein aufbaust kannst du hier nachlesen.

Als ich den Plan gefasst habe mich in Zukunft als Projektleiter zu beweisen, dachte ich eine Zertifizierung sei der Joker. Ich war davon überzeugt, diesen Joker bei der Verhandlung um meine Traumposition zu ziehen.

Meine Weg als Projektleiter beginnt

Ich startete mit einer Zertifizierung als Projektleiter bei der Industrie und Handelskammer (IHK). Es waren interessante Tage und ich habe wirklich das absolute Basis Handwerkszeug erlernt. Angefangen von Pflichten- und Lastenheft über einen Netzplan zu einem Gantt Diagramm bis hin zum Projektabschluss. Die Arbeit mit einer bunt gemixten Gruppe aus weiteren Projektanwärtern war sehr angenehm. Das IHK Zertifikat gab mir die persönliche Sicherheit, die ich brauchte. Ich bin mit dem Zertifikat in meiner Tasche zu meinem damaligen Chef gegangen. Dort habe ich meine Forderung endlich Projekte leiten zu können durch gesetzt. Einfach gesagt hätte ich bei meinem damaligen Chef kein Zertifikat gebraucht.

Meine ersten Schritte als Projektleiter

Rückwirkend hat mir das Projektmangement Zertifikat der IHK nur mehr Selbstbewusstsein in der Methodik gegeben. Ich habe schnell gesehen, dass meine Firma anders tickt. Prozesse sind anders, jedoch ähnlich. Das gab mir eine wunderbare Struktur und half mir in den ersten Jahren ungemein. Ich kann hier von Glück sprechen, dass in dem Konzern in dem ich arbeite sehr etablierte Prozesse bestehen. In manch einem Unternehmen jedoch nicht. Hier freust du dich natürlich wenn du einen prall gefüllten Projektmangement Methodenkoffer hast.

Die Reise im Projektmangement geht weiter (PMP®)

Mit der Zeit als Projektleiter habe ich immer wieder Methoden entdeckt, die mir nicht geläufig waren. Ebenso wollte ich besser werden und meine Projekte zielsicher zum Erfolg führen. Daher wollte ich mich weiter bilden und wirklich von den besten lernen. Nach kurzer Recherche war meine Wahl auf zwei Organisationen reduziert. Es stellte sich mir die Frage ob ich von den Kollegen beim Project Management Institute (PMI) oder vom International Project Management Association (IPMA) anschließen sollte. (PRICE32 lass ich mal außen vor). Einen schönen Vergleich zwischen den beiden findest du unter projectengineer.net.

Ich habe mich am Ende für das PMI entschieden und deshalb meine Project Management Professional (PMP(R)) Zertifizierung gemacht. Ausschlaggebend für mich war die höhere Bekanntheit und die Ähnlichkeit zu den in meinem Unternehmen bekannten Prozessen. So war der Lernaufwand für die Zertifizierung für mich überschaubar. Natürlich hat IPMA(R) auch viele Vorteile gegenüber PMP(R). Hier bekommst du einen Koffer aus Methoden und Soft Skills. Dein Fokus wird nicht so sehr auf einen transparenten und skalierbaren Prozess wie beim PMI gelegt. Überlege dir, in welchen Unternehmen du arbeitest. Eine Hilfe hierzu kannst du auch hier finden im Affinis Blog.

Conclusion

Inwieweit Zertifizierungen einen besseren Projektleiter machen kann ich pauschal nicht beantworten. Ich kann dir nur empfehlen an diesen Fähigkeiten zu arbeiten – Fähigkeiten des PM in der Industrie. Jedoch habe ich durch meine Zertifikate Handwerkszeug und ein Netzwerk (Lokale Gruppen, Online Communities) mit anderen Projektleitern. Das hilft mir ungemein zur Selbstreflexion und macht mich als Projektleiter besser. Ebenso muss leider gesagt werden, dass diese Zertifikate in Lebensläufen immer noch ein großes Plus sind. Meine Empfehlung ist, wenn du deinen Job als Projektleiter ernsthaft betreibst, solltest du deine Fähigkeiten immer weiter verbessern. Der Weg zu einem Zertifikat und dessen Aufrechterhaltung ist hier extrem hilfreich.

Brauch ich nun ein Zertifikat, um meinen Job Projekte zum Erfolg zu führen besser auszuführen? Nein! Jedoch solltest du eine Leidenschaft für das Thema Projektmanagement haben und dich damit beschäftigen. Auch abseits deines Büros. Nur so wirst du wirklich besser.

Wenn du aktuell Unterstützung und Mentoring sucht, kann ich dein Partner sein.

Routine – Aufgaben delegieren

Routinen sind der ECO Mode in deinem Alltag. Du kannst so die gesparte Energie für die Verwirklichung deiner Ziele verwenden. Ich möchte dir heute eine Erfolgsroutine von mir vorstellen.

Wenn du in der glücklichen Lage bist, Aufgaben delegieren zu können, dann ist dieser Artikel genau richtig für dich. Die Delegation an virtuelle Assistenten oder Freiberufler zählen hier natürlich auch. Du kennst bestimmt das Problem den Überblick zu behalten, wenn du viele Aufgaben parallel und an verschiedene Personen „outgescourced“, sprich delegiert hast. Natürlich kannst du eine Liste anlegen und diese regelmäßig zu prüfen, doch wenn du einen automatisierten Workflow haben möchtest, dann kann ich dir helfen.

Eigener Workflow oder „all in one Lösung“

Wenn du dir Arbeit sparen willst, kannst du auf eine all in one Lösung zurückgreifen. Ich empfehle dir hier MeisterTask empfehlen. Es handelt sich hierbei um ein Kanban System, welches du mit mehreren Personen verwenden kannst. Aufgaben kannst du so durch verschiedene Spalten schieben. Es bietet sich an die Spalten „Backlog“, „In Progress“ und „Done“ zu nennen. Alternativ kannst du noch eine Spalte „Need Help“ einführen. Diese können deine Assistenten verwenden, wenn es noch Klärungsbedarf gibt. Du erstellst Aufgaben als Ticket und deine Assistenten können es dann von einer in die andere Spalte schieben. Wenn du aber wie ich in einem Unternehmen arbeitest, in dem neue Software nicht so einfach einzuführen ist, empfehle ich dir meinen Workflow.

Google Mail ist deine Allzweckwaffe

Ich nutze für die betriebliche Kommunikation google mail Business und habe um dieses System meinen Workflow gestaltet. Jedoch kannst du den Workflow mit anderen Systemen genau so gestalten. Mein Ziel war es, möglichst wenig Zeit für Administration zu verwenden. Daher ist ein wenig Vorarbeit notwendig.

Vorbereitungen für den Workflow in Google Mail

Um möglichst effizient zu sein musst du ein paar Vorbereitungen treffen. Dies bezieht sich auf das einrichten von Plug In und E-Mail Vorlagen. Aber gehen wir das Schritt für Schritt durch:

E-Mail Plug In – Gespeicherte Antworten

Wenn du Google Mail verwendest, empfehle ich dir das Plugin “Gespeicherte Antworten” im Google Store frei verfügbar. Bei Outlook und den anderen Alternativen kannst du direkt die E-Mail Vorlage speichern.

E-Mail Vorlagen für die Delegation

Hier empfehle ich dir eine klare Anweisung mit einem Aussagekräftigen Betreff. Für mich hat sich diese Variante als wirkungsvoll erwiesen:

Betreff:”[Action] Projekt Name – formulierter delegierte Aufgabe – zu erledigen bis Tag.Monat.Jahr”.

In der Mail selbst sollest du möglichst wenig Raum für Spekulationen lassen und klar dein Anliegen formulieren. Ich verwende diese Variante:
“Lieber Assistent,

ich bitte dich die folgende Aufgabe für mich bis zum oben genannten Termin zu erledigen. Wenn du die Aufgabe abgeschlossen hast, antworte mir bitte kurz auf diese E-Mail.

Ebenso wenn du Fragen haben solltest. Bitte lege deine Ausarbeitung unter LINK ab.

Ich bin mir sicher dass du die Aufgabe selbstständig zu meiner Zufriedenheit bearbeiten kannst. Ich gehe davon aus, dass du für die Erledigung der Aufgabe ca. STUNDEN benötigen wirst. Wenn du wesentlich mehr (+20%) Zeit benötigst, melde dich bitte bei mir, indem du in dieser E-Mail antwortest.

Vielen Dank für deine Mühe, Thomas“.

Du wunderst dich, warum ich immer in dieser E-Mail die Antwort verlange? Ganz einfach, so behalte ich den Kontext in immer zusammen und muss nicht lange suchen. Gib auch nicht Zuviel Zeit zur Bearbeitung der Aufgabe.

E-Mail Vorlage für die Erinnerung

Ich empfehle dir auch gleich eine E-Mail Vorlage für die Erinnerung zu erstellen. Du wirst sicher den einen oder anderen erinnern müssen. Achte hier auf den ähnlichen Betreff wie in der Delegation:

Betreff :“[Erinnerung] Projekt Name – formulierte delegierte Aufgabe – zu erledigen bis Tag.Monat.Jahr“.

In der Mail selbst reichen wenige Worte der Erinnerung.

E-Mail Labels oder Tags

In Google kannst du E-Mails Labels vergeben und dank geschickter Regel Definition diese auch automatisch vergeben. Dies kannst du z.B. durch die Analyse des Betreffs bewerkstelligen. Erstelle nun ein Label „Aktion – Delegiert“.

Wenn du möchtest und affin mit Google Skript bist, kannst du automatisch eine Aufgabe in deinem Google Kalender mit dem Betreff, an dem entsprechenden Tag eintragen lassen. Ich kann dir hier ein paar Tipps geben. In anderen Programmen sollte das in der Regel auch funktionieren.

Fangen wir an zu delegieren

Nachdem du die Vorarbeiten gemacht hast, kannst du delegieren, was das Zeug hält. Wenn du eine sinnvolle Aufgabe hast, formuliere diese gut. Jede Minute, die du hier investierst erspart Rückfragen und Zeitverschwendung. Denke an mögliche Probleme und Lösungsansätze hierzu. Lass wenig Spielraum für Spekulationen.

Delegation – Die Probe aufs Exempel

Wenn du deine Aufgabe in die E-Mail Vorlage geschrieben hast und an den glücklichen Kollegen gesendet hast, markiere diese Mail mit dem Label “Aufgabe – Delegiert“. Wenn du das automatisch machen kannst ist das noch besser. Im nächsten Schritt setz dir in deinem Kalender eine Aufgabe (kein Termin, da dieser Zeit blockiert und schon zu einer Uhrzeit angelegt werden muss) mit dem Betreff als Titel und einen Tag später als der Termin im Betreff. Du willst ja nicht kleinlich sein. Dies kannst du übrigens in Google auch automatisieren.

Jetzt gilt es zu warten. Hüte dich zwischen durch Status E-Mails und Erinnerung E-Mails zu schreiben. Erst wenn der Termin verstrichen ist und dein Kalender dich erinnert, sendest du die Erinnerung Vorlage an den entsprechenden Kollegen und setzt ein neues Datum und Kalender Eintrag.

Conclusio

Delegieren ist der Königsweg, um größere Projekte voranzukommen. Auch wenn du eine Führungskraft bist, musst du bereit sein Aufgaben zu delegieren. Ich selbst habe hier lange gebraucht, bis ich bereit war die Aufgaben zu delegieren und zu akzeptieren, nicht alles selbst zu machen.

Du kannst den von mir beschriebenen Workflow als Inspiration nutzen und einen Workflow für dich entwickeln. Jedoch solltest du auf jeden Fall möglichst wenig Handgriffe für die Aufgabendelegation benötigen.

In diesem Sinne wünsch ich dir viele spannende Projekte.

Wie du mit der 1-3-5 Regel mehr Struktur im Alltag hast

Häufig starten wir in unseren Arbeitstag und haken viele kleine Dinge auf unserer To-Do-Liste ab. Die genaue Übersicht, über die verschiedenen Prioritäten sind oft nicht vorhanden. Vielleicht, wenn die Deadline des Projekts immer näher rückt und noch soviel zu erledigen ist. 
Hier gibt es eine kleine Regel aus dem Handbuch der Produktivität, die ich dir heute gerne mitgeben möchte. Sie hilft ein kleines aber gut strukturiertes Gerüst in deinen Tagesablauf zu bringen.
Die Rede ist hier von der 1-3-5 Regel.

Klare Prioritäten sind immer wichtig, da stimmst du mir sicher zu.

Einen Tagesplan darauf basierend zu erstellen kann sehr lästig und zeitfressend sein. Hier wird es also wichtig, die Planung zu verschlanken und einfacher zu gestalten, schließlich sollte der Fokus auf der Umsetzung und nicht der Planung liegen.

Die 1-3-5 Regel bietet dir hier einen Rahmen, mit dem du einen guten Teil des Tages bereits strukturieren kannst.

Starten wir mit der Erläuterung:

Die „1“ steht für eine Aufgabe mit der absolut wichtigsten Priorität. Um das Projekt erfolgreich abzuschließen, welche Aufgabe muss dafür heute erledigt werden? Such dir genau eine Aufgabe heraus und schreibe sie für den Punkt „1“ auf.

Die „3“ steht für eine mittlere Priorität. Hier kommen nun 3 weitere Aufgaben hin, die du heute erledigen musst, deren Vollendung jedoch nicht so bedeutend wie die erste Aufgabe ist. Mach dir auch hier wieder einen Plan was dein Ziel ist, und wie du dorthin kommst. Was musst du heute für die Erreichung erledigen?

Zum Abschluss kommt nun noch die „5“ mit der niedrigsten Priorität. Hier kommen wirklich nur die Aufgaben rein, die eh am Tag mal erledigt werden müssen, wie E-Mails checken, Soziale Netzwerke prüfen etc. Also alles Sachen, die vergleichsweise unwichtig sind und dennoch erledigt werden müssen.

Optimiere die 1-3-5 Regel doch gleich noch

Die Aufgaben mit der unterschiedlichen Priorisierung aufzuschreiben ist schon mal sehr gut. Für einen guten Tagesplan reicht es aber noch nicht.

Du brauchst noch Zeiten.

Wie lange dauern die einzelnen Aufgaben in etwa?

Wenn du es nicht weißt, schätze. Wichtig ist nur, wenn du die Aufgabe dann erledigt hast, notiere dir die Bearbeitungszeit um für spätere Aufgaben eine Referenz zu haben. Somit baust du dir langfristig ein systematischen Arbeitsstil auf.

Wenn du nun alle Aufgaben mit passenden Bearbeitungszeiten ergänzt hast, siehst du direkt, wie viel des Tages bereits verplant ist.

Nun kannst du direkt in die Umsetzung starten und wenn du das ganze noch weiter optimieren willst, dann empfehle ich dir, diese Methode bereits am Vorabend zu erledigen, damit du direkt am morgen mit diesem Plan anfangen kannst zu arbeiten und Ergebnisse zu erzielen.


Merlin Mechler

Merlin Mechler ist High Performance und Potenzialentfaltungscoach. Er hilft Unternehmern ihre Performance durch Klarheit, Struktur und Leidenschaft zu maximieren. Auf seinem Blog schreibt er über die Themen der Produktivität, High Performance und Potenzialentfaltung.

Teamentwicklung

Du bist in der Initiierung eines neuen Projektes? Sei es privat oder beruflich, selten kannst du dein Projekt alleine umsetzten. Du brauchst ein Team, das mit dir gemeinsam das Projektziel erreicht. Bei komplexen Projekten wirst du ohne ein schlagkräftiges Team nicht vorankommen.

Ich möchte dir in diesem Artikel ein paar Punkte näher bringen, wie du dein Team richtig aufbaust und zu einer effektiven Truppe formst.

Wozu werden Teams am besten aufgebaut?

Die Zusammenarbeit von verschiedenen Menschen in weltweit verteilten Teams ist heute in der Industrie gang und gebe. Auch für private Projekte sind oft freie Mitarbeiter in ein Projekt mit eingebunden. Diesen Fall hast du z.B., wenn du deine Homepage von einem Designer aus dem Ausland aufbauen lassen willst. Hier sehen wir schon einen wichtigen Grund nämlich Experten. Ohne diese wirst du viele Projekte nicht umsetzen können. Auch in der Software Entwicklung hast du im agilen Umfeld immer ein Team, welches an deinem Projekt arbeitet. Ebenso ist es ein Motivationsfaktor, in einem schlagkräftigen Team zu arbeiten (siehe dazu – Motivation im Team).

Teams heute?

In der heutigen sehr agilen und sich schnell verändernden Welt werden ganz neue Anforderungen an Teams gestellt. Dein Team wird eventuell absolut divers sein. Es treffen also die verschiedensten Kulturen und Wertesysteme aufeinander. Ebenso hast du Teams, die zur Hälfte örtlich getrennt sind, sprich nur Virtuell „vor-Ort“ sind. Dazu kommen Zeit und auch sprachliche Herausforderungen. Kurz um das Umfeld ist höchst agil und schnell verändernd. Das neu zusammengestellte Team hat nicht wirklich Zeit und Raum, sich von selbst zu entwickeln. Daher ist es als Projektleiter oder Führungskraft wichtig, hier die richtigen Impulse zu setzen. Somit kannst du den absolut notwendigen Prozess ein wenig beschleunigen. Wie das geschehen kann sehen wir uns jetzt an.

Möglichkeiten der Teamentwicklung

Beleuchten wir zuerst die bekannten Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman (Tuckman Phasenmodell). Dieses beschreibt 5 Phasen der Teamentwicklung, die jedes Team durchmacht. Wenn ein neues Mitglied hinzukommt, oder das Team verlässt, werden diese Phasen wiederholt. Dies kann in diesem Fall sehr schnell von statten gehen.

  1. Forming : In der Orientierungsphase lernen sich die Mitglieder kennen. Vieles ist unklar, nicht definiert. Hier ist ein starker Fokus auf den Leiter der Gruppe. Deshalb muss hier aktiv Orientierung und Sicherheit geben. Das erreichst du durch klare Anweisungen und viel Feedback vom Team.
  2. Storming : In dieser Phase passieren die ersten Kämpfe in der Gruppe. Alleine durch verschiedne Wertesysteme der Teilnehmer und die individuellen Ziele. Die Gruppen-Ziele werden immer klarer und erzeugen bei manchen einen Zielkonflikt. Wichtige Fragen sind hier: „Wie erreichen wir gemeinsam das Ziel?“ Deshalb solltest du als Leiter hier verstärkt Aufgaben übertragen und Rollen definieren.
  3. Norming : In dieser Phase solltest du als Leiter eine klare Struktur mit dem Team erarbeiten und Absprachen treffen. Zentrale Themen sind hier gemeinsame Werte und das gemeinsame Gruppen Ziel. Achte darauf, dass alle Rollen klar definiert und verstanden sind. Auch das Comitment jedes Teammitglied ist in dieser Phase ein Ziel. Am Ende dieser Phase werden die ersten Team Erfolge sichtbar und motivieren wiederum das Team.
  4. Performing : Wenn du durch die vorherigen Phasen erfolgreich mit dem Team durch gekommen bist, hast du jetzt die Phase in der das Team selbstständig effektiv am Projekt arbeitet. Das Team wird kreativer und optimiert ggf. Prozesse oder Strukturen. Als Leiter kannst du jetzt weitere Aufgaben und Leitungsfunktionen an das Team übertragen.
  5. Adjourning : Diese Sonderphase tritt ein, wenn ein Mitglied das Team verlässt, oder wenn das Projekt abgeschlossen. In dem Fall wird das Team verändert oder aufgelöst. Du musst diese Phase bewusst mit dem Team durchlaufen. Es empfiehlt sich hier Erfolge gemeinsam zu feiern, Dankbarkeit dem Team gegenüber und untereinander zu teilen und eine Retroperspektive zu haben. Also was lief gut und woran können wir gemeinsam wachsen?

Wenn du diese Phasen mit deinem Team durchläufst sehe dich, zu Beginn als Anführer, doch dann bring dich immer weiter in den Hintergrund und überlasse deinem Team die Bühne.

Die Eckpfeiler eines Gesunden Teams

Wenn du dein Team entwickelst, achte auf die 5 Eckpfeiler eines Erfolgreichen Teams:

1. Du solltest möglichst unmissverständlich jedem Team Mitglied die Vision und das Ziel des Projektes klar machen. Daher musst du alle verstehen lassen, welchen Zweck der Zusammenschluss des Teams hat. Deshalb ist es enorm wichtig, wirklich alle Mitglieder abzuholen und ihr Einverständnis zu haben.

2. Die einzelnen Rollen und Verantwortungen müssen klar nieder geschrieben werden. Dafür eignet sich die Projekt Charter am besten. Achte wieder darauf, dass jedes Teammitglied hier zustimmt.

3. Definiere zusammen mit dem Team die Kommunikation im Team. Wie formelle bzw. informell muss die Kommunikation erfolgen? Sind viele Mitglieder nur virtuell anwenden, eignen sich Wikis oder Tools wie Slack und Co.. Schreibt den Kommunikationsplan in die Projekt Charter, um sie für alle verfügbar zu halten.

4. Was sind die übereinstimmenden Werte und Ziele des Teams. Ähnlich wie die Vision des Teams sind hier aber eine Übereinstimmung von den individuellen Werten und Zielen wichtig. Du solltest mit deinem Team im Rahmen von einem Workshop, gemeinsame Ziele und Werte sammeln und diese ebenfalls in die Projekt Charter schreiben.

Erfolgsmerkmale eines Teams

Du kannst anhand der Erfolgsmerkmalen nach Lencioni auch leicht erkennen, wo es in deinem Team gerade klemmt. Genau daher hat Lencioni eine Teampyramide entwickelt, die es dir erlaubt die einzelnen Ebenen genauer zu beleuchten. Somit hast du eine gute Möglichkeit, potentielle Entwicklungsfelder für dein Team aufzugeigen. Das hilft dir bei der Teamentwicklung du findest hier unzählige Artikel unter den Begriff („5 Dysfunctions of a Team“). Die fünf Ebenen der Pyramide sind von der Basis (unten) zur Spitze:

  • Gegenseitiges Vertrauen
  • Konfliktkultur
  • Verbindlichkeit
  • Verantwortung fürs Ganze
  • Der Fokus auf Resultate

Conclusio

Du solltest bei dem Thema Teamentwicklung so offen wie möglich mit deinem Team umgehen. Allein schon, weil Vertrauen und Offenheit die Basis eines guten Teams ist. Wenn die Werte und Ziele er einzelnen auch mit dem des Teams in vielen Bereichen übereinstimmen, kann aus deinem Team ein effektives und produktives Team werden. Gemeinsam werdet ihr dann das Projekt zum Erfolg führen.

Wenn du ein spezielles Anliegen oder einen Sparringspartner im Projekt suchst, kannst du dich Genre direkt an mich wenden.

In diesem Sinne wünsche Ich euch spannende Projekte.

Zeitmanagement für alle

Wie ich das Problem der unübersichtlichen Anzahl von verschiedenen Zeitmanagement Methoden für mich gelöst habe und wie meine Herangehensweise an das Zeitmanagement ist, schildere ich dir hier im Artikel. Dazu möchte ich dir die Methoden kurz vorstellen, die ich als Vielversprechend halte.

Ganz klar muss erst der richtige Rahmen geschaffen werden. Ein gesundes Zeitmanagement ist keine einfache Methode, es findet in deinem Kopf statt.  Die besten Methoden werden nicht funktionieren, wenn es der richtige Rahmen nicht gegeben ist. Der richtige Rahmen definiert sich aus deiner Einstellung, Vorlieben und Glaubenssätzen. Das heißt einfach gesagt, deine Zeitmanagement Methode muss für dich passen. Du kannst daher eine Methode ausprobieren, die bei vielen funktioniert, aber bei dir nicht. Denke auch immer daran, dass du verschiedene Rollen einnimmst. Eine Zeitmanagement Methode für deinen Beruf muss nicht im privaten Funktionieren. Wenn du einen sehr strukturierten und gleichartigen Arbeitstag hast, aber privat als Familien Papa sehr flexibel sein musst, kannst du hier nur schwer eine fit-it-all Lösung finden.

Zeitmanagement Methoden

Um dir einen Geschmack auf die Welt der Zeitmanagement Methoden zu geben, möchte ich dir die die geläufigsten Zeitmanagement Methoden vorstellen:

10-10-10 Methode

Bei dieser Zeitmanagement Methode ist der Fokus auf der Entscheidung. Du stellst dir bei der Planung die Frage:

  • Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung in 10 Minuten
  • …in 10 Monaten
  • …in 10 Jahren

So schaffst du es deine tägliche Entscheidung, was wichtig ist aus einer anderen Perspektive zu betrachten und ggf. umzuplanen. Das heißt du wirst nur Aufgaben auf deine To Do Liste setzen, die große positive Konsequenten haben.  Alles andere lässt du weg oder mit sehr niedriger Priorität. Wenn dich diese Methode anspricht, schau mal in das Buch der Erfinderin 10-10-10: A Life-Transforming Idea.

High Value Activities Methode 

Diese Methode zum Zeitmanagement ist ähnlich der vorherigen. Überleg dir für jede Aufgabe den Wert (Value) und dieser kann monetär sein. Deine Einteilung geht von (Hoch – langfristig hoher Wert, über Hoch – kurz und mittelfristig, nach gering bis wertlos).  

Stell dir das gerne als Pyramide vor, in der Hoch-Wertig die Spitze und wertlos das Fundament darstellt. Genau so ist die Zeitverteilung.

  • Die wertlosen Aufgaben beschäftigen uns sehr lange (Ziellos im Internet surfen, Zappen im Fernsehen, über andere lästern, …).
  • Gering-Wertige Tätigkeiten kommen dicht gefolgt und sind Zeitfresser (E-Mail & Msg. Ping Pong).
  • In den oberen Ebenen, die Hoch-Wertigen wird es spannend. Hier sind Aktionen die dich voranbringen (Weiterbildung, Marketing Aktionen, lesen…).
  • Abschließend die Höchst-Wertigen Aktionen wie ein neues Produkt entwickeln, eine Geschäftsidee voran treiben oder so ähnlich.

Wie setzt du nun dieses in dein Zeitmanagement um? Du setzt so deine Prioritäten, jeden Tag. Was ist im Hoch-Wertigen, was ist Wertlos. Entscheide so was wirklich wichtig ist.

Inverse ToDo Liste

Die inverse ToDo Liste ist die Not ToDo Liste. Hier nimmst du dir vor, bestimmte Dinge nicht zu machen. Du entscheidest dich also bewußt gegen Dinge. Du nimmst dir eine neue Liste und schreibst dir Dinge und Aufgaben auf, die du nicht mehr machen willst. Wie z.B. planloses Internet surfen, Abende vor dem Fernseher zu verbringen, über andere Menschen zu schimpfen, dich zu bemitleiden und so weiter. Nimm aber auch Aufgaben drauf die du delegieren möchtest, wie putzen, Post einscannen, Einladungskarten verschicken und so weiter. Diese Liste sollte Inspiration und Warnung sein.

60-60-30 Methode

Diese Zeitmanagement Methode ist ein Takt. Hier solltest du wie folgt vorgehen:

60: 55min High Fokus (Deep Work) und 5 Minuten Pause. Du erledigst hier z.B. die Hoch-Wertigen Aufgaben aus der High Value Methode.

60: Nach der Pause hast du einen weiteren Block für High Fokus (Deep Work), ohne Unterbrechung.

30: Jetzt hast du dir 30min Pause in der Natur oder einen Power Nap mit anschließender Aktivität verdient.

Wenn du 2 solcher 60-60-30 Blöcke pro Tag integrieren kannst hast du ein enormes Potential. Das Geheimnis dieser Methode ist wirklich die klare Pause zwischen den Blöcken.

Pomodoro Methode 

Bei dieser Art des Zeitmanagements wechselst du wie in der 60-60-30 Methode aktiv zwischen Arbeit (Deep Flow) und Entspannung (Pause). Diesmal ist der Rhythmus viel kürzer. Die Methode besagt: 

  • Definiere die Aufgaben für den kommenden Arbeitsblock vorab
  • Stell einen Timer auf 25 Minuten
  • Arbeite 25 Minuten im Deep Flow Modus
  • Wenn der Timer klingelt solltest du deine Aufgabe erledigt haben und zur nächsten gehen.
  • Nach 4 Pomodori solltest du eine halbstündige Pause machen.

Hier benötigst du eine gute Abschätzung für den Arbeitsaufwand deiner jeweiligen Aufgaben. Du wirst aber sehen, dass du nach ein paar Versuchen deine Arbeitsleistung pro Pomodori sehr gut einschätzen kannst.

Energie Kurve Methode

Eine besondere Art des Zeitmanagements ist die Energiekurve. Hier berücksichtigst du deine individuelle Energiekurve über den Tag. Du solltest vorab diese kennen. Hier gibt es einfache Methoden, bei denen du über 1-5 Tagen Stündlich dein Energieniveau von 1 bis 10 protokollierst. In der Regel wird es sich über den Tag Sinusartig verändern. Je nach „peak“ legst du wichtige und Konzentrationsreiche Aufgaben dort hin. Soziale Interaktionen, Pausen und Sport kannst du entsprechend in die anderen Phasen planen. So kannst du in den absoluten Tiefs auch gezielt Pausen einplanen, um deinen Körper nicht in den roten Bereich zu fahren.

Personal Kanban Methode

Diese Zeitmanagement Methode finde ich persönlich ansprechend, da du ein agiles Aufgaben Management betreibst. Stell dir eine ToDo Liste mit 3 Spalten vor (ToDo, Doing, Done). Du sammelst analog oder digital (es gibt viele tolle Apps hierzu, wie z.B. MeisterTask) deine Aufgaben in den Backlog (ToDo). Dann schiebst du alles was du beginnst in Doing und die erledigten in Done. Das kannst du toll auf einem Whiteboard grafisch darstellen und dies motiviert. Du hast immer eine perfekte Übersicht über den aktuellen Status. 

One Minute To Do List Methode

Dieser sehr pragmatische Ansatz des Zeitmanagements ähnelt dem des Personal Kanbans. Deshalb hast hier auch 3 Spalten mit Critical Now (das muss heute erledigt werden), Opportunity Now (dies muss in den nächsten 7-10 Tagen erledigt werden, mit einer maximalen Aufgaben Anzahl) und Over the Horizont (Alles andere). Der Autor der Methode, Michael Linenberger hat noch ein paar Freiheitsgrade und Regeln definiert, die du in seinem kostenfreien E-Book erlesen kannst.

GTD – Getting Things Done Methode

Ein wahrer Klassiker des Zeitmanagements von David Allen. Sie ist wohl die durchdachteste Methode und zugleich am weitesten Entwickelt. Daher ist sie nicht sehr einfach zu implementieren. Das Buch von Ihm Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag ist ein perfekter Einstieg. Stark zusammengefasst hast du fünf Schritte:

  1. Erfassen aller unerledigten Aufgaben aus deinem Kopf 
  2. Durcharbeiten der gesammelten Aufgaben nach einen klar definierten Prozess und die richtige Sortierung.
  3. Organisieren der Aufgaben in Kontexte. Zu wechselt die Ebene und sagt dir, welchen Kontext benötige ich um die Aufgabe zu erledigen. Ebenso hast du keine Aufgaben, sondern eine Liste der nächsten Schritte. Also nicht Blogartikel schreiben, sondern Recherche, Rohfassung des Textes, Layout,…
  4. Durchsicht und Pflege ist hier auch besonders wichtig. Du hast gezielte Wochenrückblicke, um das System am laufen zu halten.
  5. Erledigenmusst du die „nächsten Schritte“ natürlich auch. Klar nach den Kriterien: Kontext – Verfügbare Zeit – Verfügbare Energie und Wichtigkeit.

Eat the Frog Methode

Eine schöne Zeitmanagement Methode ist die Eat the Fog. Hier geht es darum die dir am unangenehmsten und schlimmste Aufgabe gleich morgens zu erledigen. Du verhinderst dann, diese Aufgabe über den Tag vor dir her zu schieben und immer daran zu denken. Bekannt gemacht hat diese Methode Brain Tracy in Eat the Frog.

Eisenhower Matrix Methode

Die Eisenhower Matrix ist eine der bekanntesten Methoden im Zeitmanagement und ist im Grunde eine Einteilung der Aufgaben in 4 Kategorien. Diese sind in einer 2×2 Matrix definiert.

  1. Wichtig & dringend  – Diese Aufgaben musst du sofort erledigen oder managen (z.B. Krisen und Probleme)
  2. Wichtig & nicht dringend  – Diese Aufgaben musst du planen und terminieren
  3. Nicht wichtig & dringend– Diese Aufgaben musst du reduzieren und delegieren (Zeitfresser)
  4. Nicht wichtig & nicht dringend – Diese Aufgaben solltest du nicht beachten und verwerfen.

Du wirst sehen, die 4 Felder hängen zusammen und Aufgaben können von nicht dringend, dringend werden, wenn du sich nicht terminiert hast. Genau so verhält es sich mit der Wichtigkeit.

Pareto Prinzip

Meiner Meinung nach ein tolles Prinzip im Zeitmanagement. Warum? Ganz einfach es wird gesagt, das du mit nur 20% des Aufwandes (Zeit, Arbeit) bereits 80% des Ertrags oder Ergebnis generierst. Demzufolge muss du das Entscheidende, diese 20% selektieren und auch erkennen. So gehst du nicht in die Gefahr des Perfektionismus. Lese auf meinem Blog einen Ausführlichen Artikel zum Thema Pareto Prinzip.

Parkinson’sche Gesetz

Diese Methode ist ein sehr guter Gedanke im Zeitmanagement. Das Gesetz sagt aus, dass Arbeit sich immer der zur Verfügung stehenden Zeit ausdehnt. Wir halten also Deadlines immer genau ein. Wenn du z.B. eine Besprechung für 60 Minuten ansetzt, wird sie so lange dauern, auch wenn die Lösungsfindung wahrscheinlich schneller ging. Daher solltest du dir immer fordernde Zeitliche Ziele setzen. Natürlich, ohne dich zu überfordern.

ALPEN Methode

Diese Methode ist eine Hilfe zur effektiven Aufgabenplanung und besagt:

A – Aufgabe – notieren

L – Länge – abschätzen

P – Pufferzeit – einplanen

E – Entscheidung – treffen, womit die Priorität gemeint ist

N – Nachkontrolle – also Reflexion nach Abschluss

Der Autor Lothar Seinwert hat diese Methode des Zeitmanagements definiert. d

ABC Methode

Dieser Ansatz des Zeitmanagements lässt Aufgaben in 3 Kategorien einteilen:

A-Aufgaben – haben eine sehr hohe Priorität und müssen bevorzugt behandelt werden und abgeschlossen werden.

B-Aufgaben – sind mittlerer Priorität

C-Aufgaben – sind niedriger Priorität

Der Kerngedanke ist hier klar die Priorität der jeweiligen Aufgabe und die Entscheidung dafür. Ich kann dir meinen Artkel zum Thema Prioritäten empfehlen.

Wie sieht mein Zeitmanagement aus?

Ich habe für meine Rollen (Beruf Projektleiter, Privat Ehemann, Coach und Sportler) verschiedene Methoden getestet. Daher ist mein persönliches Zeitmanagement ein bunter Mix aus den den oben genannten Zeitmanagement Methoden. Es sind doch ein paar wenige übrig geblieben.

Beruflich

Als Projektleiter ist mein Tag von Besprechungen und Unerwarteten geprägt. Des weiteren habe ich ein hohes Aufkommen an E-Mails und Aufgaben die ich delegieren kann, oder um die ich mich selbst kümmern muss.

Hier hat sich für mich die Energiekurve mit dem Personal Kanban mit Prioritäten und Zeitbedarf pro ToDo, als passend erwiesen. Ich bin früh morgens am effektivsten und es ist ebenfalls noch sehr ruhig im Büro. Kümmere ich mich hier in einer Deep Work phase um E-Mails und Aufgaben aus dem Personal Kanban. Ich habe über einige Zeit ein Zeitmanagement Protokoll geführt und weiß, dass ich hierzu im Schnitt 1:30h pro Tag benötige. Diese Zeit ist daher in meinem Kalender für alle geblockt und meine Büro-Türe ist zu.

Im weiteren Vormittag beginnen die nicht zu vermeidenden Meetings. Wenn ich sie organisiere, versuche ich diese entweder 15min / 25min oder max. 55min zu halten (Parkinsonsche Gesetz). Die Vorbereitung und Nachbereitung der Besprechungen sind Teil meiner täglichen Deep Work Phase. Je nach Tag habe ich zwischen Besprechungen „leere“ Flecken im Kalender. Diese nutze ich, um weitere Aufgaben aus meinem Personal Kanban Board abzuarbeiten. Natürlich geblockt. Am Ende des Tages prüfe ich, ob dringendes offen geblieben ist und schließe den Tag im Büro.

Privat / Freizeit

After Work ist ein weit gestreuter Begriff, daher bedeutet das bei mir, zuerst ein starker Separator. Also gehe ich in der Regel gleich zum Sport. Der Sport ist fix in mein Tagesplan eingeplant. Entweder im freien, oder im Gym. Nach der Sporteinheit geht’s nach Hause. Hier habe ich 1:30h pro Tag geblockt für persönliche Weiterentwicklung oder Coachings (Virtuelle Calls oder Besuche). In meiner Monats- bzw. Wochenplanung habe ich Themen definiert an denen ich arbeiten möchte. Hier setzte ich immer eins pro Tag in diesen Block. Nach 21 Uhr ist Quality Time und ich verbringe diese Zeit mit meiner Frau. Wochenenden plane ich ganz flexibel und sehr offen.

Conclusio

Zusammenfassend kann ich dir raten, auf die Suche zu gehen und das passende Zeitmanagement System an deine Bedürfnisse zu adaptieren. Daher musst du dir deine ganz persönliche Zeitmanagement Strategie selbst bauen. Wenn du hier einen Sparringspartner oder Coach benötigst, stehe ich dir gerne beiseite. Damit auch du das Beste aus deiner Zeit holst und deine Ideen verwirklichen kannst.

Effektive Meetings

Du bist Führungskraft oder Projektleiter in einem größeren Unternehmen? Dann wirst du bestimmt wie ich bis zu 75% deiner Zeit in „Meetings“ verbringen. Du wirst überrascht sein, wieviel Zeit du mit Besprechungen verbringt. Es lohnt sich hier ein paar Tage ein Zeitprototkoll zu führen. Du fragst dich dann bestimmt, wie soll ich nur meine eigentliche Arbeit vollbringen. Wie kannst du an deinem Projekten arbeiten, wenn du ja quasi die ganze Zeit in Meetings verbringst. Daher kennst du es bestimmt, du verwendest die Zeit bei weniger interessanten Meetings zum Arbeiten am Laptop/Notizblock oder Smartphone. Ich habe mich dabei erwischt und das hat mich dazu gebracht zu verstehen, warum ich so handle. Während einer Besprechung habe ich meine Kollegen angeschaut. Einige waren im Halbschlaf, andere tippten fleißig in ihre Laptops und ein paar wenige folgten der schier nicht enden wollen Show am Beamer. 

Überdenken unserer Meeting-Kultur

Natürlich wirst du es nicht ohne Besprechungen schaffen, wenn du in Teams arbeitest. Aber frag dich ganz ehrlich, wie viele Meetings hattest du diese Woche gehalten oder besucht, bei denen du zufrieden raus gegangen bist. Merkst du nicht auch, wie sich manche Teilnehmer bei Meetings verhalten? Sie drücken sich von Meeting zu Meeting und denken dann sie wären produktiv. Bei wie vielen Meetings hast du das Gefühl gehabt, ja – das hat sich für meine Arbeit/Unternehmen gelohnt. Rechne nur einmal die Anzahl der Teilnehmer x fiktiven Brutto Stunden Lohn x Besprechungszeit und wiege das gegen die Entscheidung auf. Würdest du privat auch diesen Betrag für das Herbeiführen des Ergebnisses bezahlen?

Deine Zeit und die Zeit deiner Kollegen ist kostbar – verschwende sie nicht in Meetings!

Pro Effiziente Meetings

Mich hat diese Überlegung die Augen geöffnet und ich wurde immer sensibler auf ineffiziente Meetings in meinem Unternehmen. Du willst wissen wie ich es geschafft habe in meinem Team die Anzahl der Meetings zu minimieren und dabei keine Einbußen des Kommunikationsfusses herbei zu führen? Getreu dem Motto: “Communication is key“.

Schritt für Schritt zu effizienten Meetings

Den größten Hebel hast du bei der Planung der Meetings. Also wie du die Besprechung durchführen möchtest. Wenn du hier ein wenig Zeit investierst, sparst du Zeit deiner Kollegen. Denke an die Summe die dich die Entscheidung kosten kann (Teilnehmer x fiktiven Stundensatz x Zeit). Was musst du vor einer Besprechung machen um ein effizientes Meeting durchzuführen?

Planung 

A und O ist die ausreichende Planung der Besprechung. Egal, ob es nur eine kurze Absprache ist, oder ein Event mit mehreren Hundert Teilnehmer. Planung ist hier der Hebel für Effizienz. 

Agenda

Beginnen solltest du mit der Agenda. Wenn du diese nicht strategisch planst, erhöhst du die Gefahr des plaudern. Was möchtest du erreichen? Was ist das Ziel des Meetings in einem Satz? Gehe hier möglichst Strukturiert vor:

Ziel der Besprechung

Schreibe diesen Satz in der Agenda ganz oben hin (z.B. Ziel der Besprechung: „Entscheidung zur Abgabe des Angebotes XY“). Wenn du die Möglichkeit hast, mach das Ziel während der Besprechung für alle sichtbar. Definiere unterpunkte in Form einer kleinen Agenda. Vermeide generelle Agenda Punkte wie („Any other Business“, oder „Weitere Punkte)

Zeitraum & Zeitpunkt

Überlege dir wie lange die Zielerreichung dauern kann. Denke an das Parkinsonsche Gesetz, bei dem sich Arbeit ja nach verfügbarer Zeitspanne ausdehnt. Ich empfehle dir eine maximale Dauer von 55 Minuten und minimal 10 Minuten. Warum? Ganz einfach, eine Stunde ist zu lange und keiner wird dir so lange konzentriert folgen. Wenn du denkst, dass die Entscheidung oder die Agenda es erfordert, plane eine 10-Minütige Pause ein. Unter 10 Minuten solltest Du dich fragen, ob das Ziel der Besprechung nicht einfach mit einem Telefonat oder Gespräch erfolgen kann. Der Aufwand der Planung ist hier in Frage gestellt. Alleine bis alle eingetroffen sind und „mitdenken“ sind die ersten 5 Minuten schon vergangen.

Den Zeitpunkt musst du natürlich nach der Verfügbarkeit der Teilnehmer richten. Versuche möglichst Randzeiten zu finden. Also vor einer Pause oder vor Feierabend. So hast du klare Grenzen.  

Teilnehmer 

Eine entscheiden Frage ist die Wahl der Teilnehmer. Versuche möglichst wenige erforderlich zu machen. Je weniger Teilnehmer, desto einfacher und klarer die Durchführung. Beschränke dich wirklich nach den Zwingend erforderlichen. Wenn nötig hole dir Informationen von Personen vorab ein, um sie nicht zwingend dabei haben zu müssen. Überlege ob in dem Kreis der Teilnehmer das Ziel des Meetings erfüllt werden kann. Hast du alle Entscheider beisammen? Denk dran, wenn dein Chef, oder das Senior Management teilnimmt, solltest du die Meetingzeit auf ein Minimum reduzieren. Die Zeit deines Chefs oder des Management ist sehr begrenzt. 

Typ der Besprechung 

Wie willst du das Ziel erreichen? Deshalb frag dich, was du willst, eine Informationsveranstaltung, eine offene Diskussion, ein Workshop, ein Status Report, oder ein Brainstorming? Willst du einfach einen Arbeitsauftrag erteilen oder ein Kick Off durchführen? Je nach Art des Meetings musst du deine Planung entsprechen fortführen.

Statusmeeting

Davon solltest du generell absehen. Verteile die Informationen über eine Mail, Intranet (Wiki), VideoCast oder sogar PodCast und stehe für Rückfragen offen. Lass die notwendigen Informationen vom Team in einem Zentralen Dokument zusammentragen. Ich arbeite mit einem Template, welches vom jeweiligen Team periodisch ausgefüllt wird und dann von mir in einem Bericht zusammengestellt wird.

Kick Off Meeting

Hier solltest du auf eine gut durchdachte Präsentation vorbereiten und eine mitreisende Eröffnungsrede halten. So schaffst du es die Produkt oder Projekt Vision zu teilen und die Energie in deinem Team zu entfachen. Nimm dein Team mit und überzeuge sie von dem neuen Projekt.

Workshop

Was ist das zentrale Thema? Kann es in einem Workshop behandelt werden? Geht es darum den Teilnehmern Wissen zu vermitteln und sie auf-zu-schlauen? Denke an die Vorbereitung der Unterlagen.

Offene Diskussion

Hier musst du auf die entsprechenden Moderationswerkzeuge achten. Es ist essentiell darauf zu achten, den roten Faden nicht zu verlieren. Ebenso musst du die Punkte entsprechend sammeln und aufbereiten, damit der Fortschritt der Diskussion für alle sichtbar ist.

Gespräch

Viele Meetings sind eher Kaffee-Runden. Deshalb rate ich dir diese Art der Besprechungen generell abzuschaffen. Geh direkt zu den Kollegen oder trefft euch an der Kaffeemaschine und besprecht die Punkte.

Delegation von Arbeit

Hier solltest du wirklich von der Methode Meetings absehen. Bei der Delegation von Arbeit empfiehlt solltest du generell nur einen Ansprechpartner haben. Derjenige Übernimmt die Aufgabe und das solltest du deshalb in einem 1:1 Gespräch klären.

Brainstorming

Ähnlich wie beim Workshop musst du hier auf entsprechende Moderationsfähigkeiten für das Brainstorming zurückgreifen.

Entscheidungs-Meeting

Das ist eine häufige Art von Besprechungen und hier gilt auch ein gut durchdachter Vortrag mit klaren Fragen bzw. deren Antworten. Dein Ziel für dieses Meeting ist klar definiert und entscheidend. 

Kurz gesagt überlege, ob du für deinen Fall ein Meeting benötigst und ob es sinnvollere Alternativen gibt (z.B. gemeinsames Mittagessen, kurzes Gespräch, Abstimmung im Internet, Online Forum, gemeinsames Dokument zum Bearbeiten). 

Räumlichkeiten

Untersätze nicht die Wahl des Raumes. Je nach Thema und Ziel ist es manchmal wichtig einen „neutralen“ Boden zu wählen und die Besprechung im Meeting Bereich der Firma durchzuführen. Beachte auch die Ausstattung des Raumes, also im Sommer mit Klimaanlage oder entsprechende technische Ausstattung. Ist der Raum zum Zeitpunkt des Gesprächs ruhig? 

Wenn es ein wichtiges Meeting ist, solltest du den Raum schon ein paar Minuten vorher und nach dem Meeting blockieren. So verhinderst du das du aus dem Raum „rausgeschmissen“ wirst, oder mit den Teilnehmern gleichzeitig kommst. Du kannst so auch einen Technik-Check machen und kurz inne halten und Energie sammeln. 

Macht es Sinn das Meeting rein virtuell durchzuführen, weil ein paar Teilnehmer nur so teilnehmen? Denke an die entsprechenden Meeting Regeln.

Du kannst auch einmal versuchen ein Stehmeeting, oder ein Meeting-Spaziergang durchzuführen. Je nach Gegebenheit kannst du auch ein Fit-Meeting machen, bei dem die Teilnehmer auf einem Rad sitzen, oder wandern? Sei deshalb offen und spielerisch.

Meine Befugnisse 

Je nach Meeting kläre mit deinem Chef ab, ob du Entscheidungen treffen kannst und ob dein Chef hinter dir steht, wenn er nicht dabei ist. Ist das auch dem Team kommuniziert? So verhinderst du Querulanten im Meeting die du nicht zurechtweisen kannst. 

Rollen im Meeting

Wer wird der Moderator sein und wer wird die Ergebnisse und Aufgaben aus dem Meeting prototkolieren? Du solltest hier mindestens zwei Namen nennen können ;-). 

Einladung

Nach der ganzen Planung geht es darum das du das Paket für die Einladung schnürst. Schreibe eine aussagekräftige Kalendereinladung. Der Titel der Besprechung sollte klar sein und das Ziel enthalten. Ebenso denke an die Angabe des Ortes und des Datums/Uhrzeit. Beschreibe das Ziel der Besprechung in kurzen Worten und hänge alle weiteren Informationen wie Agenda und Präsentation an. Überlege dir, ob du nicht auch die Meeting Regeln (Was ist erlaubt, Was sollte bitte unterlassen werden) mit anhängst. Darin kannst du zum Beispiel ein Laptopverbot aussprechen. Bitte die Teilnehmer zum Sichten der Informationen. Biete dich an zur Klärung von Rückfragen.

Bevor du die Einladung abschickst, halte inne und frage dich selbst: „Kann mit der vorliegenden Information die Entscheidung getroffen werden? Habe ich alles entsprechend vorbereitet? Was kann das Management noch Fragen?“ Wenn du hier klar mit Ja antworten kannst, schicke die Einladung ab.

Einen Tag vor dem Meeting kannst du die Teilnehmer nochmals per Mail erinnern, das sie vorbereitet sein sollten. Ebenso kannst du fragen, ob erforderliche Vorarbeiten zum Meeting gemacht worden sind. Dies bietet sich an, wenn vorab noch Entscheidungen gefehlt haben. 

Durchführung

Bei der Durchführung solltest du ein paar Minuten eher in der Räumlichkeit sein. Bereite alles vor, schalte die Lichter entsprechend an, bau auf und verteile ggf. die Notizen. Begrüße die Teilnehmer an der Tür. Tipps zur Durchführung kannst du dir hier finden: Rhetorik und Körpersprache und durchschlagende Präsentationen.

Überlege dir, ob du die Meeting Regeln und die Agenda sichtbar an die Wand oder einen Flipchart bringen möchtest. Bringe die Willkommen Folie auf den Beamer, wenn du dich für eine Präsentation entschieden hast. Gib nach der Begrüßung klar an, dass ein Protokoll (Minutes of Meeting) geschrieben wird und die Aktionen dort vermerkt werden. Du solltest auch mitteilen, wenn das Protokoll verteilt wird.

Du solltest bei der Durchführung der Besprechung auf die nachfolgenden Punkte achten.

Zeit

Lasse einen Time im Beamer laufen oder weise die Teilnehmer bei diskussionen immer wieder auf die Zeit hin, wenn du von deiner gewählten Agenda abweichst. 

Protokoll

Die Protokollierung von Beschlüssen und Ergebnissen (Minutes of Meetings) solltest du besonderer Aufmerksamkeit schenken. Bringe sie sichtbar für alle auf einen Chart oder bringe sie auf den Beamer, so sieht jeder was geschrieben wird. Verteile am Ende das Protokoll mit den Aktionen. Ein Meeting ohne Aktionen oder Beschlüsse war kein Meeting!

Teilnahme

Sorge als Moderator dafür, dass alle was sagen. Du hast die Teilnehmer ausgewählt um anwesend zu sein und einen Beitrag zu leisten. Spreche ruhige Teilnehmer an und Frage nach ihrer Meinung. Versuche immer Verbales und Non-Verbales Feedback von den Teilnehmern zu bekommen und versuche eine positive, lockere Atmosphäre herzustellen. Lasse Unterschiedliche Meinungen zu und achte dabei genau auf dein eigenes Mind-Set. Lass Seiten-Diskussion oder eine zu detaillierte Diskussion nicht zu und bringe Punkte auf eine Liste von Themen die noch angesprochen werden können oder vereinbare eine spätere Weiterführung. Lobe Teilnehmer die sich einbringen und aktiv beteiligt sind. Vertraue auf deine feinen Antennen, um Stimmungen im Teilnehmerkreis aufzufangen und berücksichtig dieses Feedback.

Online Meetings

Ein Spezialfall sind die immer häufigeren Online Meetings. In meinem Alltag sind sie schon bei 50% reine Online Meetings und bei fast allen Meetings sind Teilnehmer per Telefon/Video zugeschalten. Achte auch hier auf Grundregeln, wie zum Beispiel die eingeschaltete WebCam und die Videoübertragung für die Teilnehmer im Raum. Bei reinen Telefon Teilnehmern achte auf Störgeräusche und eine klare Verbindung. Bitte die Teilnehmer, die Remote teilnehmen nicht neben andere Arbeiten zu tun (daher ist eine WebCam empfohlen). Teile deinen Bildschirm mit der Präsentation und ggf. das Protokoll.

Nachbearbeitung

Nach jedem Meeting solltest du eine kurze Reflexion vornehmen. Hierzu kannst du dir diese Fragen schriftlich beantworten:

  • Was lief besonders gut?
  • Wo kann ich mich methodisch verbessern?
  • War das Setup (Raum, Teilnehmeranzahl, Zeit) Zielführend?
  • Wurde das Ziel erreicht, warum? 
  • Können die Meeting Regeln beibehalten oder sollen sie angepasst werden?
  • Was ist der haben die Teilnehmer aus dem Meeting mitgenommen?

Du solltest nach dem Meeting das Protokoll mit den Aktionen (vergesse hier nicht Lieferdatum und Verantwortlichen) an alle Teilnehmer zu versenden. Wenn du möchtest, hänge eine kleine Umfrage (z.B. Google Forms) an und frage nach Feedback.

Lerne aus jedem Meeting und überlege was du besser machen kannst – Nur so kannst du wirklich besser werden.

Du kannst dir diese Grafik als kleine Gedächtnisstütze gerne ausdrucken, oder abspeichern.

10 Tipps für effektive Meetings.

Conclusio

Ein effektives Meeting zu halten ist vor allem eins, viel Arbeit für den Verantwortlichen. Deshalb darfst du es nicht zu leicht nehmen. Du solltest dir vor der Einladung überlegen, ob die oben angesprochenen Punkte berücksichtigt sind. Ebenso sparst du mit einer guten Vorbereitung viel Arbeitszeit für deine Kollegen. Sei so fair und spreche andere Kollegen an, wenn Ihre Meetings absolut aus dem Ruder laufen und biete ihnen Hilfe an. Nur so schaffen wir es, den schlechten Ruf von Meetings in Unternehmen zu verbessern. Natürlich sind die Tipps von mir nur Ideen, die mir helfen, adaptiere sie an deine Bedürfnisse und teste was funktioniert.

Hast du noch Tipps aus deiner Erfahrung, schreib sie mir bitte in den Kommentaren.

Körpersprache & Rhetorik für Führungskräfte

Als junger Projektleiter konnte ich in meinen Kick Off Präsentationen nicht wirklich überzeugen. Meine Leidenschaft für „mein“ Projekt zündete nicht wirklich bei meinem Team und meine Stakeholder waren auch nicht wirklich überzeugt. Dazu kommt der Druck von verschiedenen Seiten. Ich fragte mich, ob ich mit meiner Körpersprache und Rhetorik Sicherheit und Führungsstärke ausstrahlen? Weit gefehlt – Wie soll das gehen? Das kann ich doch nicht schaffen, dachte ich mir. Auch weil viele aus meinem Team passiv und unselbstständig wirken. Ebenso sind einige immer auf Konfrontation ausgerichtet. Warum wollen wir nicht alle zusammen nur eins, unser Unternehmen erfolgreich machen?

Bringt eine gute Gestik eine Führungskraft weiter? 

Ich reflektierte mich und dachte mir was erfolgreiche Projektmanager oder CEOs anders machen. Wie schaffen sie es, ihr Team mitzureisen? Klar, ich kann nicht meine Firma zu einem zweiten Google oder hippen Start-Up verwandeln. Doch ich kann mir anschauen, was die Führungskräfte hier anders machen. Alle zusammen haben eine außergewöhnliche gute Rhetorik und Körpersprache. Gerade wenn Sie Key Notes oder Kick Offs vorstellen (Key Note Apple: Steve Jobs announcing the first iPhone in 2007oder Key Note Tesla Model 3: Tesla Model 3 (2017) Elon Musk’s keynote).

Ein guter Hebel zu einem besseren Projektmanager ist auf jeden Fall die Ausdrucksstärke und Körpersprache. Meine Idee war es, an meiner Gestik und mein Ausdruck zu arbeiten, um so mein Team zu motivieren, mitzureißen und zuversichtlich zu machen. Klingt gut doch es ist gar nicht so einfach gerade für einen Ingenieur der MINT Sparte, dacht ich mir. Kurzum – ich bin davon überzeugt, eine gute Körpersprache muss von einer Führungskraft beherrscht werden. Nur so kann er sich für seine Ziele und Visionen bei Entscheidern wirkungsvoll präsentieren.

Was muss ich für meine Körpersprache tun?

Ich habe mich auf meinem fachlichen Gebiet und im Prozess weitestgehend sicher gefühlt, doch kommuniziere ich das auch mit meiner nonverbal Kommunikation? Der Satz „Man kann nicht, nicht kommunizieren“ (von Paul Watzlawick) schwingt hier auch mit.

Mir ist schon klar, dass ich nicht wie ein wild gewordener Stier auftreten und mein Team verunsichern kann. Was ich so erzeuge ist womöglich noch mehr Wiederstand. Ebenso kann ich nicht wie ein Kindergärtner für Ingenieure auftreten. Ich möchte bestimmt und respektvoll auftreten. Deshalb sollte mich die nonverbale Kommunikation hier unterstützen. Der Fokus liegt auf Gestik und Körperhaltung in meiner täglichen Kommunikation.

Suche dir einen Profi für Rhetorik & Körpersprache

Wenn du Hilfe brauchst, suche dir einen Profi und lerne von ihm. Es gibt viele Profis auf weiter Flur. Wenn ich eine Weiterbildung empfehlen sollte wäre es ein Seminar mit Renè Borbonus und Stefan Verra. Beide sind Spezialisten und haben mich wirklich weitergebracht. Auch meine NLP Ausbildung hat mich in Punkto Körpersprache und Kommunikation viel weitergebracht. Ich habe in den letzten Jahren viel Energie in meine Entwicklung auf diesem Gebiet investiert und daher möchte ich meine Erkenntnisse daraus aufzeigen.

Meine Erkenntnisse für Rhetorik & Körpersprache

Leider hat sich in der Körpersprache in den letzten 100.000 Jahren herzlich wenig getan. Aus diesem Grund laufen viele Muster meist unterbewusst so ab, wie sie unsere Vorfahren angewendet haben. Unser Vorteil heute, wir sind uns dessen bewusst und können nachbessern. In der Sprache ist dies ein wenig schwerer. Darum muss hier ein feines Gefühl entwickelt werden.

Tipp 1 – „Setz dich im Rudel durch“

Ich muss im Raum für alle sichtbar sein. Nicht unbedingt im Zentrum, aber dennoch sichtbar. Ebenso muss ich meine gewählten Gesten länger stehen  lassen. Mit Gesten und Körpersprache muss ich Raum einnehmen. Sei es am Konferenztisch, auf dem Sesel oder im Stand.

Tipp 2 – Mein Stand

Um kompetent zu wirken sollte ich symmetrisch stehen und sitzen. Dies kann spielerisch mit Un-Symmetrie abwechseln. Symmetrisch stehe ich, wenn ich aufrecht, gerade und ca. hüftbreit stehe. Zum Thema Stand gibt es tolle Beispiele und Tipps von Samy Molcho.

Tipp 3 – Mein Lächeln

Es ist und bleibt das effektivste Werkzeug der Körpersprache – das lächeln, nicht lachen. Hier ist nur ein Anzeichen von lächeln in der Mimik gemeint. Es löst viele Situationen auf und beruhigt auch das Publikum.

Tipp 4 – Meine Hände

Wohin mit den Händen? Ich benutze nun ganz einfach Palm up / Palm down für Mitreißend oder beruhigende Gesten. Palm up heißt nichts anderes, als die Handflächen in den Bewegungen eher nach oben zu drehen (halten einer Salatschüssel). Bei Palm down mimt die Bewegung das Schulterstreicheln eines Kindes.

Tipp 5 – Meine Gestik

Lieber mehr als weniger Gestik in der Rede. Für mich selbst kommt mir meine eingeschränkte Gestik als viel zu viel vor. Das ist eine verzerrte Wahrnehmung. Es muss jedoch zu meinem Typ und der Situation passen.

Tipp 6 – Meine Kleidung

Ich darf nicht in meiner Körpersprache oder im Ausdruck von meiner Kleidung behindert werden. Allzu enge und beeinträchtigende Kleidung ist unpassend.

Tipp 7 – Spot on – Mein Auftritt

Mein Auftritt beginnt ab Sekunde 0 wenn ich im Raum bin. Gerade wenn ich nicht sofort rede oder die Bühne betrete. Ich bin unter Beobachtung. In dem Augenblick, wenn das Publikum weiß, dass ich der nächste Redner oder der Präsenter bin, ist der Fokus auf mich. Ganz egal ob ich gerade im Publikum sitze oder am Kaffeeautomaten stehe.

Tipp 8 – Meine Überzeugung

Ich muss von meinem Thema überzeugt sein. Ich muss daran glauben und andere davon begeistern wollen. Nur wenn ich für mein Thema brenne, kann ich das Feuer bei anderen entfachen.

Tipp 9 – Mit Wörtern unterstreichen

Um Wörter und einzelne Aussagen meiner Rede zu unterstreichen nutze ich meinen Körper und Sprache. Hier wechsele ich von Symmetrisch / Unsymmetrisch, Palm up / Palm down, Laut / Leise, Persönliche Ansprache / Formelle Ansprache und Raum-Positionen ab. Jedoch male ich nicht Wörter!

Tipp 10 – Die Struktur der Rede

Ich muss meine Rede strukturieren. Eine Einleitung mit Einstieg (Geschichte, Zitat, Demonstration, Frage oder Situation), Hauptteil und Schluss mit dem Bogen zum Einstieg sind gewinnbringend. Im Hauptteil habe ich die Trias mit den 3 Punkten. Hierbei handelt es sich um drei Teile: Vergangenheit/Gegenwart/Zukunft, Ausgangslage/Ziel/Maßnahme, These/Antithese/Synthese und so weiter. 

Conclusion 

Natürlich ist die Nonverbale Kommunikation nicht das ganze Bild und Fachlich muss die Qualität auch stimmen. Auch die Rhetorik ist ein spannendes Thema, das ich in diesem Blog Artikel ausgeklammert habe. Alles zusammen machen den Auftritt des Projektleiters oder Führungskraft vollständig. Erst wenn alle Punkte bei der die Non-verbale Kommunikation ein wichtiger Teil ist stimmen, ist eine kompetent und souveräne Wirkung möglich. Wenn du das mit den 10 Tugenden des Projektleiters (lese hier meinen Blog Artikel – Die 10 Projektmanagement Tugenden) kombinierst und Selbstsicher auftrittst (lese hier meinen Blog Artikel – Wie werde ich im Beruf & im Privaten selbstbewusster) kann fast nichts schief gehen. Wenn du dann noch ein paar Magic Words (Magic Words in der Kommunikation) einstreust, klappt es auch mit dem Vortrag.

Wenn Du dich im Detail für Körpersprache interessierst, kann ich Dir die Trainer Renè Borbonus und Stefan Verra empfehlen. Als Projektleiter oder Führungskraft bist Du immer im Fokus und daher ist eine solide Ausbildung in diesem Themengebiet eine absolut sinnvolle Investition. 

In diesem Sinne wünsche ich euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Wie motiviere ich mein Team?

Stell dir vor, dein Team ist motiviert, die die Fußballmannschaft vor dem Finale der Champions League. Dein Team arbeitet hoch motiviert und begreift das Ziel als Ganzes? Wäre es nicht toll, wenn du das Team in anstrengend und Kraftraubenden Phasen hinter „ihrem“ Projekt stehen hast. Sie gemeinsam an dem Ziel arbeiten – getreu dem Motto „Houston – wir haben ein Problem? Wenn das Team hoch motiviert immer das Beste aus sich selbst herausholen möchte? Wenn das Team sich so selbst immer weiter in Schwung bringt?

Du kennst es bestimmt, wenn neue Kollegen „unfreiwillig“ in Projekte geworfen werden und mit wenig Freude und Energie an die Aufgaben herangehen. Zum großen Übel müssen sie jetzt noch im „Team“ arbeiten. Du hast als Führungskraft oder Projektleiter die Aufgabe aus den Mitarbeitern ein Gemeinschaft zu formen. Das Ergebnis muss ich dir nicht nennen, wir kennen es aus dem Alltag. Die Auswirkungen kennst du auch, denn Aufgaben dauern sehr lange und kleine Probleme spitzen in einer Eskalationsspirale zu. Du nimmst kaum gegenseitige Hilfe und Anspornen wahr. Jeder versucht den „Tag“ vorüber zu bekommen. Natürlich muss es nicht immer gleich so im Extremen sein und ich male hier überspitzt. Was denkst Du woran es liegt? Richtig – an der Motivation des Teams.

Was ist Motivation?

Wenn man sich mit Mitarbeiter Führung auseinander setzt, stolpert man sicherlich früher oder später über Motivation und die Begriffe der Intrinsischen und Extrinsischen Motivation. Nach der Zwei Faktoren Theorie von Herzberg, sind Intrinsisch und Extrinsisch wie folget mit den Faktoren definiert:

  • Intrinsisch : Diese Motivation ist direkt mit der Arbeit verbunden.
    Sie löst Zufriedenheit aus wenn erfüllt. (Faktoren: Erfolg, Anerkennung, Arbeitsinhalt, Verantwortung, Entwicklung)
  • Extrinsisch : Sie wird auch Hygiene Faktoren genannt, da sie nur mittelbar mit der Arbeit verbunden sind. Sie lösen Unzufriedenheit aus. (Faktoren: Unternehmenspolitik, Verhältnis zu Vorgesetzten, Arbeitsbedingungen, Bezahlung, Kollegen)

Womit motiviere ich?

Mit dieser Perspektive kannst du einfacher auf die einzelnen Puzzlestücke blicken, die die Motivation fördern können. Du solltest es als Anregung sehen und hier Punkte übernehmen oder anpassen, die du als sinnvoll erachtest. Damit kannst du dir die Frage, wie du dein Team motivierst sicher ein gutes Stück beantworten.

Anerkennung

Anerkennung geben – Du musst dir angewöhnen Team-Spieler öffentlich zu loben. Die vollbrachte Leistung musst du ebenso auch zur Kenntnis nehmen. Getreu dem Motto „Lass gutes Tun und spricht darüber.“ Auch der umgekehrte Fall ist wichtig, Sanktionen bei keiner Leistung.

Gemeinschaft

Gemeinschaftliche Aktivitäten fördern – Achte darauf das du sportliche oder unterhaltende Aktivitäten wie z.B. Bowling, Kino, Essen, Wandern, Escape Room förderst. Du kannst es initiieren und hoffen, dass es langsam ein Selbstläufer wird. Aber Vorsicht – es darf sich nicht wie Pflicht oder Arbeit anfühlen.

Fortbildungen

Fortbildungen – Wenn sich einige Team-Spieler weiter entwickeln wollen und es nicht genau in den Trainingsplan passt sollte hier nachgegeben werden. Du musst aufpassen, dass du keine Weiterbildungszwang und auf keinen Fall Weiterbildungen mit der Gießkanne verteilst. Wenn dein Mitarbeiter eine nicht 100% passende Weiterbildung machen möchte versuche dennoch eine Genehmigung zu erwirken.

Essen gehen

Essen gehen – Hier muss du darauf achten, dass ein Gemeinschaft Gefühl gefördert wird. Alle warten bis gemeinsam zum Essen gegangen werden kann. Aber auch Zelebrieren von Teilerfolgen, Zwischenzielen steigert die Motivation. Achte darauf, dass Du es nicht wie Arbeit anfühlen lässt! Es müssen keine Arbeitsthemen beim Essen oder Feiern besprochen werden.

Verantwortung

Verantwortung abgeben – Du musst darauf achten, spannende Aufgaben die eigenes Denken fördern und fordern abzugeben. Gebe deinen Mitarbeitern Spielraum zur Erfüllung der Aufgabe, gleichzeitig forderte auch Ergebnisse ein.

Titelbezeichnungen

Titel / Positionen –  Du hast bestimmt schon gemerkt, dass viele Firmen hier auftrumpfen. Es werden immer wohlklingendere Titel geschaffen. Je nach Team-Spieler schöpft das Team hier Motivation, wenn ein Manager-, Senior- oder Lead- vor dem Titel stehen kann.

Sicherheit

Sicherheit als Vorgesetzter ausstrahlen – Du solltest als Leiter oder Führungskraft ein gutes und motivierendes Klima erzeugen, dafür sind klare und verlässliche Anweisungen und Ziele notwendig. Der Vorgesetzter ist hier in der Pflicht und muss ein Klima der Verlässlichkeit ausstrahlen. Lass dein Team genau wissen, was gefordert wird und was nicht.

Wünsche

Für Wünsch des Teams offen sein –  Hab ein offenes Ohr für dein Team. Kleine Wünsche sollten schnell und unkompliziert erfüllt werden. Wie z.B. PC Ausstattung, Raum, Pflanzen, ….

Ziele

Transparente Ziele – Ziele müssen klar definiert sein und auch hinterfragt werden dürfen. Was ist die Vision, das große Ganze? Das muss für jedem aus dem Team klar sein. Du musst sicher stellen, dass jeder im Team das Warum hinter dem Ziel versteht. 

Routinen

Routinen – Fördere gemeinsame Routinen, wie ein gemeinsames Frühstück am Freitag, oder ein Feierabend „Bier“ und dabei die Woche ausklingen lassen und reflektieren. Das kann ruhig in der Arbeitszeit geschehen. 

Konflikte

Konflikte im Team – Es ist völlig normal, dass es zu Konflikten kommt, wennn Menschen zusammen arbeiten. Es ist auch ein guter Indikator für Stress und ein gutes Ventil. Achte auch Anzeichen und spreche Konflikte offen an. Kommuniziere das auch dem Team. Kläre erst im privaten, dann im Team. Aber ignoriere Konflikte nicht.

Conclusion

Es ist ein Meisterstück ein Team motiviert zu halten und viele Faktoren sind notwendig um dies zu erreichen. Wenn du es geschafft hast, kannst du hoffen, dass es ein Selbstläufer wird. Achte darauf dass Faktoren wie ein neues Teammitglied, veränderte Rahmenbedingungen sich auf die Motivation auswirken. Je nach dem musst du dann wieder verstärkt eingreifen. Dennoch lohnt es sich auf jeden Fall die Motivation des Teams ständig zu entwickeln und zu fördern. Ich hoffe ein paar der Punkte helfen dir dabei, um dein Team in einer motivierten Atmosphäre arbeiten zu lassen.

In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führen kannst.

Wie uns schneller lesen im Projektalltag helfen kann

Wer kennt es nicht, die volle E-Mail Inbox am Morgen, wenn Du in einem globalen Team arbeitest, oder du aus dem Urlaub zurück bist. Oder auch die Stapel an Berichten, Präsentationen und Artikeln, die Du lesen möchtest (oder musst).

Für uns Projektmanger ist die Zeit die wichtigste und wertvollste Ressource. Daher sollen wir am laufenden Band priorisieren. Dies gilt speziell für den eigenen Fokus. Aus diesem Grund muss aus der Flut an Informationen das wichtigste aufgenommen und vom unwichtigen getrennt werden.

Wie kann so etwas gelingen? Eine Möglichkeit wäre es, in kurzer Zeit einen Überblick, oder gar den gesamten Inhalt eines Texts, Mails, Präsentation oder Artikel aufzunehmen. Wie ist es möglich, dass einige Mitmenschen Texte viel schneller aufnehmen und verstehen als andere? Oder lesen sie die Texte heimlich schon vorab?

Eine Möglichkeit wäre, den Arbeitstag entsprechen zu verlängern und die Texte früh morgens, oder spät abends zu lesen und dadurch Bescheid zu wissen. Oder als begnadeten Leseratten, die Lesefertigkeiten in der Freizeit schulen?

Da ich selbst nicht länger in der Arbeit bleiben möchte und meine Freizeit nicht ausschließlich dem Lesen widmen möchte, bleibt nur noch eine Möglichkeit übrig. Mit System „schnell zu lesen“.

Das Thema schnell lesen ist nicht unbekannt

Am Markt tummeln sich diverse Ratgeber und Apps zum Thema „schnell lesen“. Bald merkt man, dass der Lesegeschwindigkeit der Mitmenschen bei ca. 250 Wörter pro Minute liegt und hier enormes Potential schlummert.

Ich habe mir daher das Buch von Wolfgang Schmitz – Schneller lesen – besser verstehen zugelegt.

Parallel habe ich noch mithilfe der App Schneller Lesen – mehr behalten geübt. Das macht richtig Spass, da die App meinen Spieltrieb angesprochen hat.

Ich kann beide Hilfsmittel empfehlen. Das Buch hilft, das Prinzip und die Techniken zu erlernen und die App dient der Übung und Kontrolle.

Meine Take-Aways aus dem Buch – Schneller Lesen

Meine Kernpunkte aus dem Buch sind folgende, um an einen Text zu gehen:

  1. Analysiere die Struktur – bei Büchern das Inhaltsverzeichnis, bei Mails die Formatierung. Dabei erhältst du einen Rahmen.
  2. Entwickle eine MindMap auf Basis der Struktur, wenn es um lange Texte handelt und es um viel Informationen geht.
  3. Überfliege (2-5sec) jede Seite vor dem eigentlichen Lesen und achte auf Ankerwörter.
  4. Berücksichtige das jeweilige Thema anhand der Überschrift für den kommenden Text.
  5. Lese immer in Gruppen und springe, getaktet 2-3 mal pro Zeile, mit Deinem Blick. Laufe nicht über jeden Buchstaben und setze auf keinen Fall das Wort laut im Kopf zusammen, wie Du es in der Schule gelernt hast.
  6. Bei Artikel sind meist nur Fazit oder Einleitung spannend, diese solltest du aufmerksamer lesen. Den Mittelteil kannst du ggf. scannen (Nur auf Haupt- oder Signalwörter achten, abhängig von dem Thema des Textes) oder skimmen (noch schneller überfliegen und nur kurze Blickpausen machen). Es geht darum, dass unser Gehirn schneller verarbeiten kann, als wir denken.
  7. Das Mindset „alles ist wichtig“ überdenken.
  8. Fokussiert lesen, keine Ablenkungen wie TV oder Gespräche nebenher.
  9. Es ist und bleibt auch eine Übung. Ich habe mir dies mehrere Wochen in meine Morgen-Routine eingebaut.

Haben mir die Tipps was gebracht?

Ich selbst beherzige die Punkte und habe lange Zeit geübt und komme auf durchschnittlich 483 Wörter pro Minute mit einem hohen Leseverständnis, was ganz ordentlich ist. Bei langen Texten, mit einer eher niedrigeren Informationsdichte schaffe ich bis zu 800 Wörter pro Minute.

Conclusion

Es gilt auch beim schnell lesen, man muss flexibel das richtige Werkzeug wählen. Eine Hilfe ist es allemal, schon alleine, wenn man zu Zweit eine Seite liest und schneller fertig ist als sein Partner.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Wie werden Stakeholder effektiv gemanagt?

Wir alle müssen Tag ein Tag aus verschieden Interessengruppen managen, die unsere Projekte beeinflussen. Es ist nicht selten eines der wichtigsten Aufgaben, die den Erfolg des Projektes beeinflusst.

Nach dem PMP(R) Standard ist das Stakeholder-Management einer der 10 Wissensgebiete, die für einen PM essentiell sind. Daher möchte ich heute das Thema unter einem etwas anderen Gesichtspunkt, nämlich aus der Perspektive des NLP betrachten.

Wozu Stakeholder?

Was genau verstehen wir unter dem Stakeholder-Management? Als Stakeholder bezeichnet man in der Regel alle Personen und Organisationen, die das Projekt beeinflussen oder dadurch beeinflusst werden können. Dies kann in der Firma, also intern, sowie extern sein. Es empfiehlt sich ein Stakeholder Register zu erstellen, um diese dort zu sammeln. Ebenso sollten diese auch kategorisiert sein. Es kann eine einfache Excel Tabelle sein, oder eine Datenbank. Achte bei der Kategorisierung der Stakeholder im Bezug auf das Projekt, oder Produkt, welches als Ergebnis entsteht, auf diese Gruppen von „Beeinflusser“:

  • Unbewusst – es gibt keine Berührungspunkte mit dem Projekt
  • Beständig – es herrscht Ablehnung und Widerstand zu dem Projekt
  • Neutral – keine Stellung zu dem Projekt
  • Unterstützend – unterstützt das Projekt
  • Führend – leitet zum Projekterfolg

Das Stakeholder Register sollte auch die jeweilige Phase, für die die jeweilige Einstufung des Stakeholders zutrifft, beinhalten. Also wenn Du das Projekt initiiert hast Du andere Stakeholder und Typen also in der Durchführung, oder während des Abschlusses. Es ist oft der Fall, dass sich Stakeholder von unbewusst beeinflusst in unterstützend oder beständig, während der Projektlaufzeit verändern.  Ebenso sollte im Register vermerkt werden, wohin man den jeweiligen Stakeholder, durch aktives Stakeholder-Management bewegen möchte. Das ist also der Plan, wie ich einen Stakeholder zu einem führenden Stakeholder mache.

Weitere Details zum Erstellen eines solchen Stakeholder Register findet Ihr in fast allen Projekt Management Büchern (z.B. PMP(R) PMBOK).

Wie hilft uns hier NLP weiter?

Wir haben in der NLP Werkzeugkiste viele Werkzeuge, die uns hier helfen können. Zwei davon sind meiner Meinung nach besonders passend.

  • Das Format der Aufstellung
  • Rapport

Das Format der Aufstellung ist essentiell, zum Identifizieren von möglichen Stakeholder. Hier werden Schlüsselpersonen (Stakeholder), die das Projekt beeinflussen, durch Gegenstände, oder auf Papier dargestellt. Der Projektleiter stellt das Projekt in das Zentrum. Jetzt geht er jeden Eintrag in seinem Register durch und überlegt für jeden die repräsentierende Position im Projekt. Dadurch sieht er wie die jeweilige Person zu dem Projekt steht. Entweder direkt vor dem Projekt, hinter dem Projekt, oder an den Seiten. Bitte achte auch auf die „Blickrichtung“ des Stakeholders. Blickt er auf das Projekt, oder wendet er sich ab?

Wenn dies mit allen Einträgen im Register gemacht ist, wird man mit Sicherheit Gruppen erkennen, oder einzelne Personen, die abgeschieden stehen. Diese Übung sollte durch einen Coach geführt werden. Nach Abschluss dieser Übung haben wir eine Aufstellung aus der Perspektive des Projektleiters. Es empfiehlt sich diese Aufstellung auch mit Mitgliedern des Projektes durchzuführen, um verschiedene Seiten zu betrachten. Jetzt muss das Aufgestellte Bild mit der räumlichen Anordnung auf die Kategorien übertragen werden. Ein Stakeholder, der „hinter“ dem Projekt steht, kann als Supporter oder Unterstützer betrachtet werden. Ein Stakeholder direkt vor dem Projekt, kann als Widerstand, also als Beständig betrachtet werden. Wenn ein Stakeholder vom Projekt abgewandt steht, kann dieser auch als Unbewusst betrachtet werden. Im Grunde genommen muss hier auf das „Warum“ der Stakeholder auf dieser Position steht geachtet werden. Dies wiederspiegelt die Wahrnehmmung und Kategorisierung wieder.

Die Ergebnisse kann man dann zusammenführen und hat eine Projekt Perspektive auf die Stakeholder. Auch mit den Sponsoren, wenn möglich. Natürlich kann dieses Format auch geschickt in eine Unterhaltung eingebaut werden.

Rapport ist immer ein Schlüssel für guter und Zielgerichtete Kommunikation

Um das Bild der Stakeholder für das Projekt komplett zu machen, ist Rapport wichtig. Hier geht es im speziellen darum mit dem Team, den Senior Management, PM Kollegen und auch Interessensgruppen ins Gespräch zu gehen und dort eine Respektvolle und offene Kommunikation zu ermöglichen. In diesen Gesprächen werden sich weitere Stakeholder abzeichnen. Hier empfiehlt es sich Fragebögen an Kollegen oder Kunden vorab zu senden, um eine grobe Richtung zu erhalten. Es darf nicht vergessen werden, dass auch im Team Stakeholder zu finden sind.

Viel Erfolg mit den testen. Wenn ihr Fragen habt schreibt mir eine kurze Mail.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Arbeitsaufwände realistisch schätzen

Einen großen Teil deiner Arbeit als Projektleiter ist das erstellen und prüfen von Plänen und Schätzungen bzw. Abschätzungen. Mit Sicherheit hast du als Projektverantwortlicher hohes Interesse diese zu verstehen. Du möchtest wissen wie dein Projekt in den nächsten Phasen performen muss, um deine Meilensteine oder Lieferungen halten zu können. Der Plan ist dein ultimatives Hilfsmittel, um zu verstehen wie gut oder schlecht es gerade in deinem Projekt aussieht.

Doch bevor ich ein Projekt in der Planungsphase starten kann, muss du es in der Regel erst gewonnen haben. Hier zählen für den Kunden in der Regel nur drei Faktoren, nämlich Kosten, Funktionen und der Zeitrahmen. Dabei ist es egal, ob du einen externen Kunden hast, oder einen internen (Sponsor).

Das Schätzen

Jetzt wird es Zeit für deine Kristallkugel, um die Aufwände abzuschätzen. Du möchtest für eine Angebotsabgabe eine realistische Schätzung erzeugen. Hier solltest du viel Sorgfalt walten lassen. In großen Unternehmen geschieht dieser Prozess des „schätzen“ des Aufwandes nach klar definierten Regeln und Vorgaben. Wenn das bei dir nicht der Fall ist, gib klare Regeln und Vorgaben. Deine Mitarbeiter müssen sich an diese halten. Deine Vorgaben sollten den Umgang mit Risiken, Randbedingungen und Zeitliche Einschränkungen betreffen. Bei komplexen Entwicklungen oder Anpassungen solltest du vorher ein grobes Design vorstellen, an das die Schätzer sich halten sollten.

Kleine Häppchen

Du solltest dein zu schätzendes Projektumfang in einzelne Bereiche aufteilen. Dies ist die WBS (Work Breakdown Structure oder auch Projektstrukturplan genannt). Diese lässt du dann dem jeweiligen Fachspezialisten zum schätzen. Der Entwickler, der das Arbeitspacket aus der WBS nun auf seinem Schreibtisch vorfindet, darf sich jetzt der leidvollen Aufgabe widmen, es vom Aufwand her zu schätzen. Du musst hier auch auf eine ausreichende Kommunikation achten. Es geschieht schnell, dass ein Schätzer annimmt jemand anderes würde sich um ein bestimmtes Detail kümmern. Schnell hast du dann eine Lücke oder die Arbeit zweifach be-preist.

Mindset beim schätzen

Nun das Setting der Abschätzung – Der Entwickler sitzt vor einem fiktiven Arbeitspaket. Dein Schätzer hat kurz umschrieben, die Rahmenbedingungen des Projektes erklärt bekommen und soll jetzt sagen, wieviel Arbeit er hierzu vorsieht. Wenn du dir die NLPLandkarte deines Schätzers vornehmen würdest und dich in seine Position hineinversetzt, kannst du hören: „Ich schätze so ab, das ich im schlechtesten Fall damit zurecht komme und noch ein kleinen Sicherheitsaufschlag oben drauf“. Am Ende hat der Entwickler ein schlechtes Gefühl mit seiner Abschätzung und dein Angebot wird teuerer als notwendig.

Wie gehe ich damit um?

In der Regel wirst du dann nach einer weiteren Iteration, ohne dem Schätzer selbst, pauschal reduzieren, was der schlechteste Weg ist. Manchmal fragst du einen weiteren Schätzer und holst eine Zweitmeinung ein. Dann mittelst du beide Ergebnisse. Im besseren Fall läßt du eine Schätzung unter schlechtesten -, guten – und besten- Bedingungen abgeben. Die Ergebnisse musst du dann gewichtet mitteleln. Diesen Weg bevorzuge ich bei meinen Abschätzungen. Dies erfordert für dich mehr Aufwand, der auch bezahlt werden muss.

Die Alarmzeichen

Schon viel eher muss dein Alarm ertönen und du musst tief in deinem NLP Werkzeugkoffer suchen und das richtige Werkzeug finden und anwenden. Du darf deinen Schätzer nicht so alleine lassen. Du gefährdest den Erfolg des Angebots und auch des Projektes. Weil du zu hohe Abschätzungen bekommen hast. Oder im anderen Fall, zu optimistische, da der Kostendruck zu hoch war. Somit wird das Projekt unausführbar. Doch wo ist der Hebel? Was kannst du hier anwenden? Zu erst die Technik der Ziel definition. Sie müssen SMART sein. Schreib klar den Auftrag für deine Schätzer nieder. Danach kommunizierst du im Briefing die Aufgabe und das Paket klar und deutlich. Deine Schätzer müssen es verstanden haben.

Rapport hilft – immer

Das geschieht im Rapport.Achte hier auf Feedback und stell Rückfragen. Gegebenenfalls muss du eine andere Position einnehmen, um verstehen zu können, ob alles in trockenen Tüchern ist, oder noch Unklarheiten im Raum stehen. Ganz wichtig ist, dass du am Ende das jeweilige Commitment zu der Aufgabe, der Schätzung hast.  Nur dann weiß du, dass dein jeweiliges Arbeitspacket realistisch geschätzt wird. Ohne das Schätzer Commitment wird er mir nicht vertrauen, alle Rahmenbedingungen genannt zu bekommen. Das führt dann zu unrealistischen Abschätzungen.

Conclusion

Es ist sehr wichtig, die Anforderungen, die das jeweilige Arbeitspaket mit sich bringt klar und verständlich an die Schätzer weiter gegeben haben und deren Commitment zu bekommen. Das ist der wichtigste Punkt in der Abschätzung. Hier kannst du eine Menge Arbeit sparen und am ausführbare Arbeitspakete abgeschätzt bekommen.

Viel Erfolg dabei!

Durchschlagende Präsentationen

Ich habe mich das oft nach einer Präsentation in der Reflexion gefragt was ich besser machen könnte. Meine Erkenntnisse daraus habe ich für dich kurz in diesem Artikel zusammen gefasst.

Mein Mindset beim präsentieren?

Als Führungskraft oder Projektleiter empfehle ich dir den Zugriff auf den Werkzeuge der wirklicherfolgreichen Verkäufer. Warum Verkäufer fragst du dich – Du verkaufst mit jeder Präsentation. Sei es dein Produkt oder dich als Person. Gute Verkäufer nutzen seit Jahren die Methoden des Neuro-Linguistisches Programmieren(NLP). Betrachten wir das Thema Präsentationen mit der Brille des NLPs. Du als Person solltest bei deiner Präsentation 100% von Energie spüren und Begeisterung für dein Produkt, deine Geschichte, oder dich selbst zeigen. Ich kann aus eigener Erfahrung sagen, es ist wirklich nicht immer der Fall. Dann kann es daran liegen, dass du gerade nicht die beste Version von dir selbst bist. Dir fehlen deine vorhandenen Fähigkeiten, die du schon öfter in deinem Leben erfolgreich gezeigt hast (z.B. Leidenschaft für etwas, Präsenz, Überzeugungskraft und Selbstsicherheit). Im Fall der Präsentation spreche von den eigenen Fähigkeiten (Ressourcen), überzeugend und von seine Arbeit überzeugt zu sein. Absolut im Moment bei der Präsentation zu sein und auf deine Eigenen Fähigkeiten vertrauen zu können.

Dein Mindset während der Präsentation

Du solltest vor deiner Präsentation auf jeden Fall überprüfen wie es um dein Mindset steht. Wenn das nicht gerade optimal ist, musst du das als aller erstes ändern. Achte auf deine Körpersignale schon wenn du an den Vortrag denkst. Verdrängst du den Vortrag, oder bekommst du ein komisches Ziehen in der Magengegend wenn du an den Vortrag denkst? Dann solltet du handeln. Auch wenn du kurz vor dem Vortrag bist und du gerade ein schwieriges Gespräch gehabt hast, oder getrieben von Terminen bist. Hierzu bietet der NLP Werkzeugkasten ein tolles Format, den Circle of Excellence. Es handelt sich hierbei um das Aktivieren von schon einmal durchlebte Ressourcenstarke Momente. Das heißt, du bringst dich vor der Präsentation in einen Zustand voller Energie oder Präsenz und Aufmerksamkeit. So kannst du mit ein wenig Übung einen Energie Boost erleben. Grundsätzlich musst du dir das folgende Zitat für deine Präsentationen merken.

Nur wer selbst brennt, kann Feuer in anderen entfachen.

Augustinus Aurelius

Das Ziel ist es Feuer und Flamme für dein Thema der Präsentation zu sein. Du musst zeigen, dass du hinter deiner Präsentation stehst. Ebenso muss deine Aufmerksamkeit auf dein Publikum und gleichzeitig auf dich selbst gerichtet sein. Warum? Ganz einfach, das Publikum ist dein Indikator, wie gut du das Thema in der Präsentation vorstellst und du selbst weißt, ob du noch hinter dem Thema stehst und es leidenschaftlich vorträgst.

Daher möchte ich dir nochmals raten, achte auf deine Köpersignale beim vorbereiten und üben der Präsentation. Fühlt es sich stimmig an, fühlen sich alle Argumente stimmig an und würdest du das Produkt kaufen?

A & O deiner Präsentation

Du kennst nun deine Zielgruppe und du bist dir sicher, dass du dein Mindset und dein Energie-Level für die Präsentation im Griff hast?Ich hoffe du hast ein paar Anhaltspunkte, die dir helfen das richtige Mindset für den die Präsentation zu erlangen. Auf was du umbedingt im Aufbau deiner Folien und deinem Vortrag noch achten solltest, wenn du eine fantastische Präsentation halten willst zeige ich dir jetzt.

Präsentation – Struktur entscheidend

Nicht nur auf der persönlichen Ebene kann es suboptimal laufen und du benötigt deine ganzen Ressourcen um hier entgegen zu wirken. Auch die Handwerkliche Umsetzung des Vortrags bzw. Präsentation muss stimmen. Hier bietet uns das NLP durchaus Unterstützung. Wenn die Zielgruppe nicht bekannt ist, bietet es sich an, währende der Präsentation einfach alle Räpresentationstypen anzusprechen.

Die Repräsentationssysteme

Das heißt im gesprochenen und geschrieben sollten die Signalwörter der einzelnen Typen (Sehen (Visuell), Hören (Auditiv), Spüren (Kinästhetisch), Riechen (Olfaktorisch) und Schmecken (Gustatorisch)) genutzt werden. Im Internet findest du diverse Beispiele für die jeweiligen Typen. Jeder Mensch präferiert einen Typen und möchte sich durch Angebot der Information in seinem Repräsentationssystem angesprochen fühlen. Natürlich ist eine Präsentation in erster Line eine visuelle Darbietung, um so wichtiger ist die Rolle des Präsenters. Wenn die Zielgruppe bekannt ist und die bevorzugten Kanäle bekannt sind, lohnt es sich die Präsentation dementsprechend zu gestalten.

Deine Zielgruppe

Auch die Zielgruppe für die die Präsentation erstellt wird, ist entscheidend. Wenn es Ingenieure sind, erwarten diese eher vielen Daten, Zahlen, Fakten (ZDF) und Pläne. Das höhere Management fliegt in einer hohen Arbeitsflughöhe und fühlt sich mit großen Worten und ausgeschmückten Wort-Visionen während deiner Präsentation angesprochen. Beste Ergebnisse habe ich mit dem geschickten Wechsel der Perspektiven (Details & Überblick), sowie eine Mischung aus Fakten und Zahlen und Konzepten in der Präsentation erzielt.

Du musst im Vortrag und auf den Folien Signalwörter für die jeweiligen Gruppen anbieten. Sehe es wie ein Mittags-Büffet und biete eine große Variation an und beobachte was gerne angenommen wird.

Dein Vortrag

Natürlich musst du deinen Vortrag frei sprechen. Nimm Abstand von vor formulierten Sätzen und das auswendig lernen ganzer Passagen. Es wird dir im Stress und unter Druck nicht helfen. Wenn du aus dem Konzept gebracht wirst, verlierst du den roten Faden. Wenn es dir hilft, notiere dir Stichpunkte auf Karteikarten als roter Faden. Über den Vortrag im stillen und vor Freunden, Partnern und vor einem Spiegel. Wenn du dich wirklich verbessern willst, filme dich mit deinem Handy. Achte dabei auf die Wörtliche Struktur des Vortrages und deine Körpersprache (siehe dir dazu folgende Tips an: Körpersprache & Rhetorik). Stell dich an das Board. Wechsele ab und zu deinen Standpunkt. Schaue offen ins Publikum und trau dich die Zuhörer anzusehen. Verstecke dich nicht hinter einem Pult oder Laptop. Spreche ein wenig mit deinen Händen. Dir wird es wie eine Ewigkeit vorkommen, zwinge dich nicht zu schnell zu sprechen. Gib den Zuhörern Zeit, die Informationen (Folien, deine Stimme, deine Person) wahrzunehmen.

Dauer des Vortrages

Auf ganz einfache Dinge wie Länge der Präsentation. Dein Publikum wird dir maximal 40min Zuhören und auch nur, wenn du ein guter Redner bist. Daher halte dich kurz (nicht schnell (-: ) und male nicht große Worte.

Bilder

Überfrachte deine Folien nicht und nutze sie nur als „roter-Faden“. Reduziere die Folien auf ein Minimum und erzähle frei, dem „roten-Faden“ folgend. Das hilft dem Publikum dir während der Präsentation die ganze Zeit aufmerksam zu folgen. Arbeite mit Aussagekräftigen Bildern und erzähle um die Bilder herum. Du wirst auf eine Herausforderung treffen, wenn du einen Quartalsbericht mit Bildern präsentieren willst. Doch überlege, ob als Einstieg nicht ein Foto eines Gipfelstürmers gezeigt werden kann – für ein gutes Quartal?

Minimalismus

Überfrachte deine Folien nicht. Reduziere sie wirklich auf ein Minimum. Verzichte, wenn du es kannst auf Diagramme oder Grafiken, die die Konzentration deiner Zuhörer binden. Dies lenkt sie ab. Daher solltest Du auch auf wenig Text auf deinen Folien achten. Versuche möglichst vieles auf den verbalen Kanal zu vermitteln. Überlege dir evtl. ein Handout am Endedes Vortrages zu verteilen. Warum am Ende? Dir wird keiner mehr zuhören und in die Unterlagen blicken.

Fokus

Wenn du eine Produktpräsentation gibst stell dich als Persönlichkeit in den Hintergrund. Gib dem Produkt den Fokus. Beschreibe nicht die Eigenschaften des Produktes, sondern was es für den Nutzer bringt. Ein wahnsinnig gutes Beispiel ist die Key Note von Steve Jobs zum iPhone 1. Hier beschreibt er eindrucksvoll was das Produkt dem User bringt, ohne sich selbst in den Vordergrund zu stellen. Er bringt den Fokus genial auf das Produkt.

Wörter

Achte ebenfalls auf Deine Wörter die du während der Präsentation sprichst oder schreibst. Verwende sie gezielt und wähle sie zuvor aus und schreib sie zusammen. Hier solltest du dir eine Vokabelliste erstellen von Wörtern, die du umbedingt anbringen möchtest. Du kannst dann auch noch sogenannte Magic Words einstreuen – Gezielt Worte einsetzen, um dein Publikum zu fesseln.

Conclusion

Es ist wichtig, dass sich alle Beteiligten angesprochen fühlen und auch mit ihrem primären Repräsentationssystem abgeholt werden. Das erkennst du mit ein wenig Übung durch das Beobachten der Zuhörer während des Vortrags. Oder du kennst die Teilnehmer und deren Vorlieben aus vergangenen Präsentationen und Sitzungen. Daher ist die Aufmerksamkeit auf das Publikum aber auch auf sich selbst wichtig. Auch ist das eigene Mindset unschlagbar wichtig. Du musst hinter deinen Vortrag stehen. Du muss für dein Thema brennen und versuchen den Funken auf das Publikum zu übertragen. Ebenso gilt es bei den Folien, keep it simple. Berücksichtige, dass weniger mehr ist und das die Wirkung von Bildern außergewöhnlich sind. Experimentiere ein wenig und verändere immer mal wieder ein paar Details und achte auf die Reaktionen. Auch unorthodoxe Methoden sind denkbar. Warum nicht einmal nur mit einem Flipchart oder einer Tafel ganz ohne Power Point präsentieren?

Hast du weitere Tipps oder Anregungen? Teile sie mit mir, oder wenn du Feedback für deine Präsentation möchtest, vereinbare ein Videochat mit mir per mail.

Risiken und Möglichkeiten

Alle von uns, die eine Aufgabe bearbeitet haben, die einen zeitlichen Rahmen, neuartig und auch komplexe war, ist schon einmal mit dem Begriff Risiko Management in Berührung gekommen. Denn wir sprechen hier von einem Projekt.

Du kennst es bestimmt aus deinen Projekten oder Aufgaben, die du bearbeitest. Gerade wenn die Aufgabe neuartig oder nicht standardisiert ist hast du bestimmt schon über Risiken nachgedacht. Aber beobachtest du aktiv die Risiken? Also hast du die potentiellen Risiken aktiv beobachtet und Veränderungen protokolliert? Hast du die Auswirkungen der Risiken für dein Projekt oder Aufgabe berücksichtig? Wenn du hier mit Ja klar geantwortet hast – Glückwunsch. Du bist schon besser als viele andere. Ich möchte mit dem Artikel einen Appell zum aktiven Risikomanagement ins Leben rufen.

Umgang mit Risiken

Klar wenn du Projekte führst oder bearbeitest bist du mit dem Begriff Risiko Management in Berührung gekommen. Aber wie ernst hast du es mit Risiken gehalten? Als kurzer Check bei der Projekt-Planung und dann nie wieder. Oder bist du regelmäßig in der Liste der möglichen Risiken unterwegs und aktualisierst diese? Nachdem du viele große Projekte in den Medien siehst (Stuttgart 21, BER, A300M,…), die kontinuierlich teurer werden solltest du dir überlegen was Gründe dafür sein können. Du kommst sicher zu dem Punkt, dass in der Planung zu optimistische Annahmen getätigt worden sind und Risiken unterschätzt worden.

Risikomanagement

O.K. – Werdet du wirst dir denken. Projekte und Risiko Management gehören irgendwie zusammen. Alles was neuartig ist und auch komplex, bringen Risiken mit sich. Doch hast du Risikomanagement als regelmäßiges ToDo auf deinem Plan? Hast du ein Register, in dem alle Risiken gesammelt werden und das gepflegt wird? Kennst du die Eintrittswahrscheinlichkeiten und die Auswirkungen von den gesammelten Risiken? Wenn du das alles mit Ja beantworten kannst – Glückwunsch. Du machst es richtig. Eine Frage zu den Möglichkeiten (engl. Opportunity) im Projekt. Behandelt du diese gleich wie potentielle Risiken?

Risiken & Möglichkeiten finden

Wenn du dich fragst, wie du R&O (engl. Risks & Opportunities) aufdecken kannst, hilft dir ein Brainstorming mit deinem Projektteam. Du kannst hier ein nettes Format des „Future Pace“ anwenden. Hierbei geht es darum dass du dir die Zukunft möglichst genau vorstellst und auf möglichst viele Details achtest. Hierbei solltest du den Fokus auf Risiken und Möglichkeiten legen! Du tauchst regelrecht in den entsprechenden Projektabschnitt ein. Dabei entwickelst du (mit deinem Team) ein Blick für Dinge, die schief gehen könnten oder die Möglichkeiten bieten. Viele Spitzensportler nutzen ebenfalls diese Technik für ihr Training.

Future Pace zur Risiken Identifikation

Das Future Pacing kommt aus dem NLP, um neue Strategien oder Routinen zu simulieren. Du versuchst in die zukünftige Situation hinein zu tauchen. Dabei stellst du dir diese mit allen Sinnen vor. Du spürst die Sonne auf der Haut, richst die Besonderheiten in der Luft und siehst die Situation vor deinem inneren Auge. Hierbei kannst du neue Routine oder Strategie einfach testen und so auch unser Gehirn heute, mit dem Glücksgefühl des Erfolges der neuen Strategie zu programmieren. Natürlich siehst du so auch, wenn eine Strategie oder Routine so gar nicht funktionieren will. Dieses Eintauchen in die zukünftige Situation kannst du im Projektmanager nutzen.

Behalte Risiken im Auge

Du musst – um effektiv Risiken und Möglichkeiten zu managen regelmäßig das Register mit den von dir und deinem Team gesammelten Punkten mit Eintrittwahrscheinlichkeit und Einfluss aktualisieren und pflegen. Du solltest auch zu allen Einträgen ein Plan das Risiko abzuwehren oder die Möglichkeit herbeizuführen. Also was kannst du dagegen oder dafür machen. Es ist Arbeit – aber dafür bist du als Führungskraft oder Projektleiter da. Denke daran, regelmäßig mit dem Projektteam dieses Risk-Register zu besprechen. Ja nach Projekt solltest du das planen. Wenn du mehr zum Thema Risiken und Möglichkeiten lesen willst, bietet das PMI gute Informationen.

Conclusion

Im Projekt musst du auf sich wiederholende Brainstorming Sessions zum Thema Risiken und Möglichkeiten achten. Die wichtigsten Akteuren sollten dabei sein. Dabei sollte völlig losgelöst und bewertungsfrei Risiken und auch Möglichkeiten (Risks and Opportunities) gesammelt werden. Hierbei ist es hilfreich sich mittels Future Pace in die zukünftige Situation zu „denken“, um alle eigenen Kanäle offen zu halten. Dies kann von dem Projekt Manager geführt werden, oder jeden selbst überlassen werden. Nach dem „Ausflug“ in die Zukunft, sollte das Brainstorming Mindmap voll sein und der Projektmanager hat nun die Aufgabe, diese Risiken und Möglichkeiten zu sortieren und bewerten. Diese Bewertung bezieht sich auf Einfluss auf Kosten und Zeit. Dies kann mit diversen Tools vereinfacht werden.

Denkt immer daran wir suchen nach Risiken und Möglichkeiten 😉