Wie werde ich im Beruf & im Privaten selbstbewusster?

Habe ich wirklich ein Problem mit meinem Selbstbewusstsein?

Ich hatte in meiner Schulzeit Probleme mit meinem Selbstbewusstsein. Ich konnte nicht auf fremde Menschen zu gehen und vor Gruppen sprechen. Ich habe immer lieber den ruhigen und stillen Part eingenommen. Das hat mich schon sehr früh geärgert. Dafür konnte ich in technischen Bereichen trumpfen. Man könnte Nerd sagen. Ich habe an einigen Stellschrauben gedreht und einige davon sind in den unten aufgeführten 10 Tipps enthalten.

Warum sind wir nicht generell selbstbewusst?

Es ist einfacher fremd bestimmt zu sein. Andere für sich denken und entscheiden zu lassen ist sehr energiesparend und einfach. Du entgehst jegliche Diskussion und brauchst dich auch nicht vor Ablehnung oder Versagen zu fürchten. Es ist jemand anderes Schuld. Du bist so immer sehr beliebt da du andern auch alles gibst und zusagst. Nur gefällst du dir selbst nicht. Von deinem Selbstbewusstsein ganz zu schweigen.

Du brauchst dir nicht über deine Vision im Leben Gedanken zu machen.

Gerade in führenden und leitenden Positionen ist Selbstsicherheit und Durchsetzungsvermögen enorm wichtig. Nur so wirst du langfristig erfolgreich sein. Der erste Schritt zur Führungskraft ist mit einem breiten Fachwissen in vielen Firmen möglich. Wenn der Rest dann nicht stimmt, wirst du es sehr schwer haben, den Status quo zu erhalten. Du fragst dich warum?

Warum ist Selbstbewusstsein eine feine Sache?

Gerade in technisch dominierenden Bereichen gibt es viele Mitmenschen die zwar fachlich absolut auf der Höhe sind, doch nicht das entsprechende Selbstvertrauen haben. Indem du einen selbstsicheren Auftritt hast, wirkst du im gesamten viel positiver auf deine Umwelt.

Das heißt du hast genug Selbstvertrauen, weil du dir deiner Stärken bewusst bist und diese auch lebst. Du akzeptierst auch deine Schwächen und weißt mit ihnen umzugehen. Somit wird deine Außenwirkung entsprechend besser und als Führungskraft ist es enorm wichtig, eine selbstsichere Person zu sein. Du erlaubst dir Fehler zu machen, akzeptierst diese und lernst daraus. Du äußerst deine Meinung und fürchtest dich nicht auf den Widerstand oder Kritik von anderen. Auch Komplimente nimmst du gerne an, gehst aber auch professionell mit Kritik um. Mit Selbstbewusstsein bist du kontaktfreudiger und gehst auf andere Menschen zu.

Stell dir vor, du äußerst deine Wünsche und Ideen und fragst nicht nach Erlaubnis. Demnach stellst du auch Forderungen und kannst NEIN! Sagen – wäre es nicht toll selbstsicher zu sein?

Würdest du zu einem Chef gehen, der sehr unsicher und introvertiert ist? Glaubst du kannst als unsicherer Chef dein Team schützen und entwickeln?

Das Gute ist – du kannst alles lernen und wenn du dir deiner Schwäche bewusst bist. Du kannst an deinem Selbstbewusstsein arbeiten und es entwickeln.

Aus meiner Sicht die wichtigsten Punkte der die Wichtigkeit von vorhanden Selbstbewusstsein unterstreichen sind die Eigenbestimmtheit und die eigene Sicht auf sich selbst. Das ist für die eigene Reflexion und die Beantwortung der Frage  „Habe ich ein Problem mit mir?“ extrem wichtig. Wenn die Antwort Ja ist und ich gefestigt bin kann ich an dem Problem arbeiten. Die eigene Sicht auf sich selbst ist die Ehrlichste und der beste Feedback Kanal.

Kann ich lernen selbstbewusster zu sein?

Die kurze Antwort ist – klar! Leider ist es ein langer und anstrengender Weg sein Selbstbewusstsein zu erhöhen. Ich habe lange gebraucht und musste auf dem Weg sehr oft meine Komfortzone verlassen. Dadurch konnte ich positive Erfahrungen abspeichern und alte und schlechte Erfahrungen „überschreiben“ oder nicht weiter bestätigen. So habe ich unterbewusst ein immer besseres Vertrauen in mich aufgebaut, was dein Selbstbewusstsein ist.

Was kann ich tun um mehr Vertrauen in mich zu bekommen?

Der Weg ist kein leichter – doch die Mühen lohnen sich. Sehe dir die folgenden 10 Tipps an und versuche sie weitestgehend in dein Leben zu integrieren. Schritt für Schritt. Meine Empfehlung ist es, sich pro Woche nur auf einen Tipp zu konzentrieren. Diese Woche so lange wiederholen, bis es sitzt. Bringe deine eigene Note mit ein und trainiere dir den Tipp als neue Gewohnheit auf dem Weg zu neuem Selbstbewusstsein an.

Tipp 1 – Handeln

Erlaube dir zu Handeln– Frage nicht immer nach Erlaubnis was zu tun. Wenn es deiner eigenen Werte entspricht – mach es. Dazu solltest du deine Werte kennen! Deshalb, warte nicht bis andere dir sagen, was du zu tun hast.

Tipp 2 – Eigenverantwortung

Übernehme Verantwortung für dein Handeln – Treffe Entscheidungen die deiner persönlichen Werte entsprechen. Deine Werte sind die Leitplanke deiner Entscheidungen. Daher stehe für diese ein und stell dich aufkommenden Konflikten.

Tipp 3 – Körperhaltung

Achte auf deine Körperhaltung – aus diesem Grund gehe aufrecht und blicke nach vorne. Vermeide ein gesenktes Haupt. Blicke deinem Gegenüber bei Gesprächen in die Augen. Wenn es dir schwerfällt, übe es. Blicke in ein Auge und wechsle, aber nicht zu schnell! Nimm den Platz im Raum ein, den du benötigst. Mach dich nicht klein. (Lese weitere Tipps in meinem Artikel über Körpersprache & Rhetorik).

Tipp 4 – Deine Schwächen

Akzeptiere deine Schwächen – Somit kenne deine Schwächen und akzeptiere sie. Arbeite an Ihnen, jedoch nicht mit der Energie wie du an deinen Stärken arbeitest. Nutze die Möglichkeiten aus deinen Schwächen zu lernen (verteufle sie nicht als Fehler!). Halte aber deinen Fokus auf deine Stärken.

Tipp 5 – Deine Stärken

Arbeite an deinen Stärken – logischerweise analog zu den Schwächen. Mit dem Unterschied, dass du hier steckst du deine Energie hinein steckst. Mach dir bewusst was du gut kannst und setze es ein. Reflektiere was du gut kannst. Lass dir dabei von anderen helfen. Ein gutes Buch hierzu ist: „Der Stärken Code„.

Tipp 6 – Positives Denken

Positives Denken – Folglich ist extrem wichtig wie du über dich denkst. Somit denke primär in Chancen nicht in Problemen. Mach dir kleine Post-It’s und erinnere dich an das positive Denken. Denke bitte nicht in Problemen. Sehe es als Herausforderung und Chancen. Wenn eine Türe zu geht, geht anderswo im Leben eine andere Türe auf. Positives Denken ist einer der Hebel für mehr Selbstbewusstsein.

Tipp 7 – Lächeln

Gehe lächelnd durchs Leben – Egal wie du dich fühlst. Demnach gewöhne dir ein Grundlächeln an. Das ist enorm wichtig, da dein Geist deinem Körper folgt. Mache folgende Übung und stelle dich 1 Minute vor einem Spiegel und lächle dich an. Wie fühlst du dich danach? Du wirkst positiv auf andere, wenn du lächelnd. Du signalisiert: „Ich fürchte mich nicht“. (Lese weitere Tipps in meinem Artikel über Körpersprache & Rhetorik).

Tipp 8 – Lese Bücher

Lese Bücher – lese und bilde dich weiter. Dementsprechend wird das dein Selbstbewusstsein erhöhen. Auch wenn du dich für ein Nischengebiet interessierst. Lese dich ein. Das trainiert dein Gehirn und macht dich sicherer. Es unterstützt dich in deinen Stärken. Ich selbst versuche ein Buch pro Monat zu lesen.

Tipp 9 – Treibe Sport

Treibe Sport – Auch wenn du nicht sportlich bist. Gewöhne dir an,  Sport in dein Leben zu integrieren. Finde einen Sport, der zu dir passt. Idealerweise ist es draußen und du kannst es mit anderen machen. Sport gibt dir Energie und während der Bewegung verinnerlicht du gelerntes. Die Energie strahlst du wieder aus. Eventuell entdeckst du eine neue Stärke beim Sport. Beim Sport nimmst du dir Zeit für deinen Körper und beschäftigst dich mit ihm.

Tipp 10 – Spaß am Leben

Habe Spaß am Leben – Aus diesem Grund begreife dein Leben als riesen Chance was Großes zu schaffen und behandle dein Leben und dich mit Respekt. Liebe dein Leben! Genieße bewusst schöne Momente und nimm dich bitte nicht zu ernst. Lache über dich selbst und lass auch andere über dich lachen.

Du kannst dir gerne die kleine Infografik mit den 10 Tipps runterladen und ausdrucken. Hänge sie gut sichtbar in deiner Wohnung auf. So hast du immer einen guten Trigger um dich selbst zu überprüfen.

10 Tipps zum mehr Selbstbewusstsein und Selbstvertrauen
Die 10 Tipps für dein Selbstbewusstsein

Conclusio

Es ist nicht einfach die 10 Tipps einfach so umzusetzen. Es hängt alles zusammen. Du solltest dir auch deiner Werte und deinem „großen Plan“ im Leben klar sein. Im Grunde genommen musst du dich selbst akzeptieren und an deinen Defiziten arbeiten. – Willkommen in der Persönlichkeitsentwicklung. Das war übrigens auch der Hebel, der mir es ermöglicht hat selbstsicherer und Durchsetzungsstark aufzutreten.

Wenn du zusätzlich auf die 10 Tugenden achtest, die du als Projektleiter oder Führungskraft berücksichtigen solltest – kann ja fast nichts schiefgehen.

Egal wie du es angehst, ob du die 10 Tipps implementierst, oder dir deinen eigenen Plan zu Recht legst. Viel Erfolg – Es ist ein langer doch sehr lohnender Weg!

Methoden und Werkzeuge

Du findest in den hier angesprochenen Beiträgen die Schlüsselfähigkeiten in Form von Methoden und Werkzeugen. Durch langes probieren und testen haben sie es mir ermöglicht, Projekte erfolgreich zu beenden. Nebenbei konnte ich mich dadurch auch persönlich zu entwickeln. Klar – was in Projekt funktioniert kann auch im privaten funktionieren.

Entscheidenen Fähigkeiten 

Als Projektmanager, Führungskraft oder als leitender Ingenieur wirst du dir ähnlichen Herausforderungen und Probleme stellen müssen. Voller Energie und den unbändigen Willen großes zu Erschaffen musste ich zuerst meine „Werzeugkiste“ entsprechend ausstatten. Deshalb wirst du sehen, die Werkzeuge oder Fähigkeiten sind allesamt entscheidend in deinem Alltag. So schaffst du es Projekte, die du selbst leitest oder begleitest erfolgreich zu machen –  Die 10 Projektmanagement Tugenden. Wenn du dich regelmäßig reflektierst, dann besinne dich auf diese 10 Punkte. Du solltest die Erkenntnis durch die Selbstreflexion gepaart mit den Tugenden nutzen. So kannst du mit jedem Projekt persönlich wachsen – auch bei gescheiterten Projekten.

Effektiver werden

Du denkst dir jetzt bestimmt, das sind jetzt einzelne Werkzeuge, aber macht mich das auch effektiver? Leider nicht automatisch. Hier hilft dir eine große Vielfalt an Methoden. Du wählst die entsprechende aus, um unterschiedlichste Aufgaben zu bewältigen. Doch machen uns richtige Werkzeuge gleich effektiv? Nein – natürlich nicht. Du kannst das beste Werkzeug haben, wenn du nicht weißt wie und vor allem wann du es einsetzen musst kommst du auch nicht weiter. Daher habe ich in dem Beitrag – Was benötigt ein effektiver Projektmanager geschrieben. Hier findest du die Punkte hervorgehoben die dich in deinem Job effektiver machen. Lese nach und finde für dich selbst heraus ob du die gleichen Schwerpunkte möchtest.

Der Hammer

Du wirst in deinem Werkzeugkasten sicherlich auch ein Bevorzugtes Werkzeug haben. So ähnlich ist es hier auch. Aus diesem Grund empfehle dir dieses Werkzeug besonders. Ich schaffe es mit diesem Werkzeug mit meiner Zeit im Büro zurecht zu kommen und nicht als letzter aus dem Büro zu gehen. Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass ohne dieses kein Vorwärtskommen möglich ist – Prioritäten setzen Daher ist es im Job wie überall sonst Leben – fokussiere und konzentriere dich nicht auf Nebenschauplätzen. Als Resultat solltest du dir immer diese Frage stellen: „Was ist wirklich entscheidend und trägt mit dem größten Hebel zum Erfolg bei?“ Weißt du das immer, wirklich? Es ist spannend sich diese Methode im privaten auch anzueignen. Du wirst bemerken, wie viel näher du deinen Zielen kommst, privat und beruflich.

Pareto Prinzip

Wenn du an Prioritäten denkst muss auch an Senior Pareto denken. Er hat ein durchaus geniales Prinzip zur richtigen Prioritäten Definition beschrieben. Wie du das im Alltag anwenden kannst, erzähle ich dir in dem Artikel über das  Pareto Prinzip.

Erfolgreiche Routinen 

Du fragst dich bestimmt, warum du zum Thema Routinen so überhäuft wirst. Daher macht es sinn, sich zu fragen woher dieses Routinen denken kommt? Dieses Denken rund um Routinen und Mindest kommt aus dem NLP (Neuro-Linguistische Programmieren). Es ist ein Fachgebiet, welches seit Jahren in Werbe- und Verkäufer-Kreisen sehr gefragt ist. Unabhängig davon wie gut oder schlecht diese Branche die Erkenntnisse aus dem NLP anwenden. Es lohnt ein Blick aus den Augen eines Projektmanager oder Führungskraft allemal. Du kannst dir mein Resümee mit der Brille eines Projektmanagers hier nachlesen – Ein kurzer Blick ins NLP. Wenn wir in der Sprache der Neurolinguistik bleiben, kannst du dir die meiner Meinung nach wichtigsten Routinen für Projektmanager und Führungskräfte ansehen. Diese habe ich in den Artikel – Welche Routinen sind erfolgversprechend zusammen gefasst.

Zeitmanagement 

Die Königsdisziplin ist das Zeitmanagement. Jeder von uns hat die pro Tag die gleiche Anzahl an Sekunden zur Verfügung. Es gilt die Zeit richtig einzuteilen. Hierzu habe ich für Dich eine Zusammenfassung der häufigsten Zeitmanagement Methoden –  Zeitmanagement für Alle erstellt.

Teamentwicklung

Du kannst die tollsten Visionen von Projekten haben, doch ohne ein schlagkräftiges Team wirst du im seltensten Fall zum Ziel kommen. In dem Artikel  Teamentwicklung habe ich dir Tipps zur richtigen Entwicklung deines Projektteams zusammengefasst. 

Effektive Meetings

Wenn du mit deinem Team das Projekt nach vorne bringen möchtest, kommst du meistens um die Durchführung von Besprechungen nicht drum herum. Diese kannst du effektiv durchführen. Wie und auf was du achten solltest, kannst du unter  Effektive Meetings nachlesen.

Ich hoffe meine kleine Sammlung hilft dir ein Ideenverwirklicher zu werden. Sie unterstützen dich deine Projekte mit Leidenschaft zum Erfolg zu bringen.

Der erfolgreiche Projektleiter

Du beschäftigst dich bestimmt schon einige Zeit bewusst oder unbewusst mit Projektmanagement. Dadurch fühlst du dich doch sicherlich auch erschlagen von der Fülle an Prozessen und Leitlinien. Alle sollten dazu dienen dein Projekt erfolgreich zu machen. Doch was benötigt ein Projektleiter um erfolgreich zu sein? Neben den ganzen „Hard-Facts“ und Prozessen gibt es meiner Meinung nach 10 Gebiete (oder Tugenden) im Projektmanagement, die deine besondere Aufmerksamkeit erfordern. Genau mit diesen 10 Projektmanagement Tugenden im Hinterkopf habe ich in der Vergangenheit Projekte erfolgreich abschließen können. Teilweise sind es Fähigkeiten oder Skills, die ich für den Projekterfolg als zwingend notwendig sehe. Daher werde ich dir diese in den nächsten Zeilen erläutern.

10 Erfolgs-Tugenden

Um so länger du dich mit dem Projektmanagement beschäftigst, desto mehr Gebiete wirst du als wichtig erachten. Mindestens genau so viele Gebiete sind für den erfolgreichen Projektleiter wichtig. Nichts desto Trotz denke ich, dass du diese 10 Gebiete im Hinterkopf behalten solltest. Diese helfen dir auch im Alltag.

Die Fähigkeiten erfolgreicher Projektleiter - Die Tugenden zum Projekterfolg
Die Fähigkeiten erfolgreicher Projektleiter

In folgenden Artikel möchte ich dir diese 10 Projektmanagement Tugenden kurz erläutern. Mein Ziel ist es dir zu helfen, deine Projekte zum Erfolg zu führen. Wenn du diese Fähigkeiten täglich im Projektalltag einsetzt, hast du sehr gute Chancen ein erfolgreicher Projektleiter zu sein.

1. Kommuniziere mit allen Stakeholder

Du musst mit allen Projekt Stakeholder permanent kommunizieren. Das muss von der Projekt-Initiierung, bis zum Projekt-Abschluss erfolgen. Ich weiß, das ist anstrengend, jedoch ist dein Job zu 80% Kommunikation. Vergesse nicht zum Erfolg oder Misserfolg maßgeblich betroffenen Personen beim KickOff Meeting oder in der regelmäßigen Projekt Status Kommunikation.

Bei großen Projekten solltest du einen Kommunikationsplan anhand des Stakeholder Register erstellen und gleich festlegen, wie Du mit den jeweiligen Stakeholdern kommuniziert (z.B. persönlich, telefonisch, per mail, über Meetings…).

Kommunikation der notwendigen Information der Schlüssel zum Erfolg.

2. Manage Risiken

Risiken gehören zum Projekt und wenn du deine Risiken entsprechend berücksichtigst, kannst du die meisten Risiken mittigeren. Hier ist die Zeit der Faktor. Ein sehr früh entdecktes Risiko kann und muss in der Projektplanung berücksichtigt werden. Mit Opportunitäten ist es genau gleich! Definiere ein Team, das aktiv die vom Team entdeckten Risiken einsammelt und verfolgt. Zusammen mit dem Management Team musst du diese dann kategorisieren und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. Du als erfolgreicher Projektleiter hast es in der Hand, Risiken vorausschauend zu managen.

3. Halte ein KickOff Meeting

Du willst, dass dein Projekt erfolgreich wird? Dann halte ein KickOff Meeting mit allen Stakeholdern (siehe Punkt 1.). Die Organisation (Mitarbeiter) soll wissen, dass das Projekt gestartet ist. Zeichne die Vision, den Grund für das Projekt und das gewünschte Endergebnis nieder. Warum wird das Projekt initiiert? Warum ist genau dieses Team ausgewählt? Gib allen die Chance zu sehen, dass sie Teil des Projektes sind. Als Inspiration kannst du KeyNotes von CEOs und Sprechern auf youtube.com oder TED ansehen. Du als erfolgreicher Projektleiter bist für die Motivation deines Teams verantwortlich.

4. Klar definierte Arbeitspakete

Was hilft und ein motiviertes Team, wenn sie nicht wissen, was das Ergebnis sein soll? Beschreibe schriftlich, am besten zusammen mit den Personen, die die Arbeit ausführen werden. Beschreibe das Arbeitspaket und das Ergebnis klar und deutlich. Definiere wann das Arbeitspaket erfüllt ist (Exit Criteria). Deine Aufgabe als erfolgreicher Projektleiter ist zu verstehen und wissen, was dein Team zu tun hat.

5. Planedem Projekt voraus

Als Projektmanager musst du gedanklich immer mehrere Schritte voraus sein. Es ist wie im Schach. Nutze dein Nummer 1 Hilfsmittel, deine Projektpläne und Gantt Charts. Weitere Werkzeuge können dir ebenfalls helfen (Register, Wikis, Status Boards, Kanban Boards und weitere Werkzeuge.) Nutze diese Werkzeuge um ein erfolgreicher Projektleiter zu sein und halte deine Pläne stets aktuell. Du kannst keinen Ozeandampfer steuern, wenn du auf Sicht fährst.

6. Dokumentiere alles

Achte darauf, dass alle Entscheidungen, Absprachen und Probleme gesammelt werden und je nach Projekt allen, oder einem Teil zugänglich gemacht werden. Daher trainiere dein Team, das einzusehen und auch selbstständig ihre Dokumentation abzulegen. Information und Kommunikation sind der Schlüssel. Hier eignen sich Werkzeuge wie interne Wiki’s oder auch eine klar definierte Ordnerstruktur in einem geteilten Verzeichnis. Je nach Projekt/Team Größe gibt es entsprechende Lösungen. Als erfolgreicher Projektleiter teilst du möglichst alle Information.

7. Reflektieredas Projekt

Wenn du in einem größeren Projekt bist, ist eine regelmäßige Reflektion mit dem Management Team absolut empfehlenswert. In kleinen Projekten kannst du das auch für dich selbst. Hierbei solltest du über die vergangene Zeit nachdenken und Dinge die gut gelaufen sind und Dinge die du und Dein Team besser machen können, analysieren. Schreibe dazu „Lessons-Learned“ und ziehe auch Konsequenzen daraus. Spreche im Team offen darüber, was gut und was nicht gut lief. Konzentriere dich nur auf wenige Dinge auf einmal. Das ist einer der Elemente, weshalb aus dir schrittweise ein besserer und erfolgreicherer Projektleiter wird.

8. Änderungen im Arbeitsumfang

Wie schnell wird der Umfang eines Arbeitspakets verändert. Meist kommt noch ein „Feature“ hinzu, oder es muss schneller fertig werden. Dies alles hat Einfluss auf das Budget. Entscheide im Management Team darüber, ob die Änderung aufgenommen wird. (In der Regel gibt es ein Prozess hierzu (Change Control Board)) Notierte die Entscheidung und die Änderungen zentral und passe deine Pläne entsprechend an. Auch hier gibt es viele nützliche Werkzeuge, die dir hier helfen. Als erfolgreicher Projektleiter bist du dir den Auswirkungen von Aufwandsänderungen stets bewußt (Zeit, Funktionen, Budget).

9. Umgang mit Änderungen

Wenn die Änderung vom Change Control Board akzeptiert wird ist es wichtig diese auch dem Team entsprechend zu Kommunizieren. Ebenso bedeute diese Änderung eine Veränderung der Ausgangs Projekt Kalkulation (Project Baseline). Diese muss dokumentiert angepasst werden. Ansonsten werden jegliche Earned Value Analysen (EAV) unnötig negativ. Daher musst du als erfolgreicher Projektleiter du Einflüsse auf die Metriken verstehen und einschätzen können.

10. Richtigdas Projekt abschließen

Eine gemeinsame Rekapitulation des Projektes nach dessen Abschluss (Erfolgreich oder nicht!) ist essentiell und darf nicht fehlen. Das Team hat während des Projektes viel gelernt. Es wäre sehr schade, wenn nicht alle davon profitieren könnten. Daher auch hier wieder, Dokumentiere und Informiere alle darüber. Im besten Fall gibt es Änderungen im Organisationsprozess, um Projekte in Zukunft effizienter zu machen. Als erfolgreicher Projektleiter möchtest du auch am Ende eines Projektes mit deinem Team den Erfolg feiern. Daher gehört ein Team Event zum Projekt Abschluss ebenso dazu.

Conclusio

Natürlich sind die Prozesse die z.B. im PMI® definiert sind die Grundlagen und dürfen nicht fehlen. Jedoch denke ich, dass es wichtig ist gewisse Gebiete mehr zu fokussieren als andere. Mit diesen 10 Projektmanagement Tugenden, oder Skills möchte ich Dich zum Nachdenken anregen. Sie sollen dir helfen ein erfolgreicher Projektleiter zu sein. Berücksichtigt du diese auch? Oder hast du andere Gebiete, die du als wichtig erachtest?

Zu dem Thema habe ich bereits vor einiger Zeit einen Beitrag geschrieben. Es ging hier ebenfalls um wichtige Eigenschaften, welche einen Projektmanager Effektiv machen. Lies gerne hier weiter….

Lass es mich wissen und schreib mir deine Gedanken in die Kommentare. Was ist für einen erfolgreichen Projektleiter deiner Meinung nach wichtig?

In diesem Sinne wünsche ich euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Was benötigt ein effektiver Projektmanager in der Industrie?

Seit langer Zeit beschäftigt mich die Frage, was macht einen effektiven Projektmanager aus? Welche Eigenschaften und besonders welche Fähigkeiten benötigt dieser? Diese Fragestellung diskutiere ich parallel mit meinem Mentor seit einiger Zeit. Daher habe ich mir schon einige Gedanken hierzu gemacht. Im Grunde kann ich sagen, dass ein effektiver Projektmanager die Prinzipien der Kommunikation und Teamdynamik kennen sollte.

Hinzu sind weitere Fähigkeiten und Fertigkeiten von Nöten, die ich in diesem Artikel gerne ansprechen möchte.

  1. Anforderungen – Ziele und Erwartungen müssen vorgeben sein. Diese sollten auch für alle verfügbar und nachlesbar sein. Ich halte es so, dass ich gerne die Ziele (MiRs – Most Important Requirements) der Kunden und auch der Firma in einem Wiki-ähnlichen System festhalte. So kann jeder aus dem Team die Ziele jederzeit nachlesen.
  2. Kommunikation – knackige und klare Kommunikation, wenn es darauf ankommt. Gerade in Besprechungen und Diskussionen, ist es wichtig schnell auf den sprichwörtlichen Punkt zu kommen.  Du kennst bestimmt viele Besprechungen, die als „Plattformen“ für Selbstdarstellungen von einzelnen verwendet wird. Ebenso muss die Kommunikation offen sein. Du musst darauf achten alle (nicht vertraulichen) Informationen dem Team zur Verfügung zu stellen. Zurückhalten von Informationen bewirkt genau das Gegenteil.
  3. Besprechungen – diese sind ein wichtiges Instrument im Arbeitsalltag. Daher musst du sie effektiv gestalten und halten. Der Moderator (nicht immer der Projektmanager), welcher in der Regel zum Meeting einberuft, muss dafür sorgen, dass alle Teilnehmer vorab (mind. 1 Tag) alle notwenigen Informationen und eine kurze Agenda oder Beschreibung der Besprechung bekommen. Ebenso musst du die Auswahl der Teilnehmer auf die notwendigsten beschränken. Sonst findest du dich sehr schnell in einer allgemeinen „Plauderrunde“ wieder. Während des Meetings musst du darauf achten, dass jemand im Team die MoMs (Minutes of Meetings), also das Protokoll mit den Aktionen (Actions) und Entscheidungen aufschreibt. Ich werde zum Thema Meetings einen eigenen Artikel schreiben, da hier viel zu beachten ist.
  4. Übersicht – ein effektiver Projektmanager muss nicht jedes kleinste technische Detail kennen, jedoch den Gesamtüberblick über die Funktionen muss er kennen, da er als Hauptansprechpartner dem Kunden gegenübersteht. Daher muss ein effektiver Projektmanager immer wissen, was läuft gerade im Projekt (Entwicklung, Funktionsgruppe), was sind gerade die Schwierigkeiten, wo stehen wir vom Zeitplan und vom Kostenrahmen. (Vergl. mit dem Dreieck Funktion – Kosten – Zeit). Hierzu muss er das Controlling (z.B. Earned Value Analyse) verstehen. Nur so weiß er wieviel Arbeit, in welcher Zeit und mit wieviel Budget noch zu tun ist.
  5. Verantwortlichkeit und Entschlusskraft leben – er muss zu seinen Aussagen stehen. Sei es bezüglich Terminen oder Funktionen. Ein effektiver Projektmanager hat die Übersicht und kann daher Verantwortung zu den Aussagen übernehmen. Ebenso kann er dadurch auch Entschlüsse treffen. Diese muss er nicht alleine entscheiden, dazu muss das Team einbezogen werden.
  6. Teamplayer – Ein effektiver Projektmanager ist ein Teamplayer. Er ist der Quarterback und er kann nicht ohne sein Team. Wichtige Entscheidungen musst du im Team treffen werden, um auch den Rückhalt im Team zu haben. Alleingänge zahlen sich hier nicht aus, auch wenn sie „einfacher“ in der Entscheidungsfindung sind.
  7. Motivator – Er kann seine Mitarbeiter gezielt motivieren und setzt sie entsprechend ihrer Fähigkeiten und Vorlieben im Projekt ein. Du solltest auch ein schwer zu motivierendes Team Mitglied gezielt ansprechen. Finde heraus was die unüberwindbaren Barirreren sind und schrecke auch zum Wohle des Teams von drastischen Mitteln nicht zurück.
  8. Leidenschaft – Er muss die Projekte lieben. Ein effektiver Projektmanager muss sich mit dem Produkt, welches in diesem Projekt entsteht identifizieren und darauf stolz sein. Dem effektiven Projektmanager muss persönlich am Erfolg was liegen. Diese Einstellung machen Rückschläge sehr schmerzhaft, doch dafür auch sehr lehrreich.

Zu dem Thema habe ich einen weiteren Artikel geschrieben, der nicht minder interessant ist. Lies gerne die-10-projektmanagement-tugenden.

Habt Ihr noch Punkte die Fehlen, oder die Ihr so nicht sieht? Nutzt bitte die Kommentare um darüber zu diskutieren.

Ich wünsche Euch weiterhin gute, spannenden Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Prioritäten richtig setzen

Wenn wir das Wort „Priorität“ im Wörterbuch nachschlagen finden wir folgende Umschreibungen: „Erstrangigkeit, größere Bedeutung, größerer Stellenwert, höherer Rang und Vorrang“

Was bedeutet Priorität für uns im Beruf? Gerade im als Führungskraft im Projektmanagement haben Prioritäten eine besonders wichtigen Stellenwert. Wir haben mit fast jeder Entscheidung mit Prioritäten zu tun. Gerade wenn es um Ressourcen geht, die nicht in unbegrenzt verfügbar sind (Zeit, Geld, Mitarbeiter, Rohstoffe).

Bei Prioritäten geht es immer um knappe Ressourcen

Prioritäten setzen im Projektmanagement

Auch in der Projektplanung haben wir im kritischen Pfad (KP) immer mit Prioritäten zu tun. Der KP bekommt Ressourcen mit höherer Priorität zugewiesen.

Ich möchte speziell auf die täglich auftretenden Aufgaben (To-Do’s) eingehen, die sofort in unsere To-Do Liste eingetragen werden sollten. Um nicht beim Anblick der neuen Aufgaben zu verzweifeln, können wir etwas dagegen tun.

Prioritäten setzen mit Unterstützung

Kann uns die Erkenntnis aus der Neurolingoistik bei dem Thema priorisieren helfen? Was hat das alles mit NLP zu tun? Oder anders gefragt, wie kann uns hier NLP unterstützen? Bei der Planung von Projekten kann uns NLP leider nicht wirklich unterstützen, jedoch bei der Bewältigung der Flut von Aufgaben (To-Do’s), die an uns als Projektleiter gerichtet werden. Es ist essentiell, unter der einprasselnden Flut an Aufgaben, diese richtig zu kanalisieren und das geschieht wie im Projektplan im KP durch Prioritäten.

Zu erst sollte man sich selbst klar sein, welcher Wahrnehmungstyp man im beruflichen Umfeld ist. Im NLP unterscheiden wir hier zwischen „Hin-Zu“ oder „Weg-Vor“ orientiert. Also versuche ich ein positiven Zustand zu erreichen, oder möchte ich ein negatives Resultat verhindern. Es ist ein feiner Unterschied. So sollte man seine Aufgaben auch formulieren. Denn in dem Moment, wenn eine neue Aufgabe an uns getragen wird (es können auch neue Mails, Anrufe, Einladungen sein), laufen unterbewusst Muster in uns ab, die uns im schlechtesten Fall „stressen“.  Glaubenssätze, wie „Ich muss alles sofort erledigen“, „Alle Mails müssen sofort beantwortet werden“ tragen ebenfalls dazu bei. Wenn diese Glaubenssätze vorhanden sind, ist es sehr hilfreich sich dieser zu entledigen, bzw. sie zu entmachten. NLP bietet hier sehr nützliche Formate. Gerade hier sollten die meisten der Aufgaben aussortiert werden. Sie müssen nicht JETZT erledigt werden.

Woher weiß ich nun wirklich was wichtig ist? Ein Ausweg ist hier eine klare Zieldefinition für einen selbst. Was ist das große Ziel des Projektes, nicht die kleinen Unterziele, Aufgaben. Was bringt „Value“, welche Aufgaben bringen uns zum Ziel? Hier sollte der Hebel der Priorität sein. Es gibt wie wir von Eisenhower kennen, dringende Aufgaben, die nur von uns erledigt werden können.  Es gibt auch Aufgaben, die nicht dringend sind und denoch von uns erledigt werden. Andere müssen klar selektiert werden und schließlich Delegiert werden.

Schön, jetzt wissen wir welche To-Do’s (Aufgaben, Tasks)  wir tun müssen und diese sind evtl. weniger und jetzt?

Vielleicht hilft dir dieser Prozess, um deine Aufgaben (ToDos, Tasks) gleich besser zu definieren und kanalisieren.

Prozess zur Verarbeitung von Aufgaben (Tasks, ToDo's)
Prozess zur Kanalisierung von Aufgaben (ToDo’s, Tasks)

Ich selbst habe eine Tabelle in Excel, die alle Aufgaben für momentan laufenden Projekte fasst. Die Tabelle hat neben der Aufgabe selbst und Project, jeweils eine Spalte mit den Verantwortlichen, das bin ich oder derjenige an dem die Aufgabe delegiert wird, das Erledigungsdatum, die Priorität und den aktuellen Status.. Eine wichtige Spalte ist die Priorität. Hier habe ich 2 Stufen. Mehr finde ich unübersichtlich. Eine Aufgabe ist wichtig oder nicht.  Hier sind sicherlich auch eine Abstufung 1-4 möglich. Wobei man sich im klaren sein sollte, das die Priorität 4 nicht wichtig ist. In der letzten Spalte ist der Status (Open, Closed, Ongoing). Die geschlossenen Aufgaben verschwinden dank Filter gleich.

Dies ist ähnlich dem Vorgehen des Personal KanBans. Hier werden die Aufgaben auch in den einzelnen Spalten (Open, Ongoing, Closed) verschoben.  Dieses Personal KanBan kann altmodisch mit PostIts an der Wand realisiert werden, oder als Webtool.

Ich hoffe Ihr habt eine kleine Idee wie ihr mit den vielen auf Euch prasselnden Aufgaben umgehen könnt. Denkt daran, das große Ziel im Blick zu behalten und unwichtiges und auch unnötiges sofort zu eliminieren. Die Delegation sollte weiter Aufgaben reduzieren. Die übrigen Aufgaben können mit den Prioritäten gruppiert werden. Jetzt kommt es drauf an, jeden Tag einen definierten  Zeitraum zu nutzen, um die Aufgaben zu bearbeiten.

Zu diesem Thema habe ich einen weiteren Artikel geschrieben. Du kannst gerne hier Mit Priorisierung Ziele erreichen weiter lesen…

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Ein kurzer Blick ins NLP

Kommunikation angesehen. Doch was ist es, was wir als Projektmanager oder Führungskräfte uns von NLP anschauen sollten? Was ist NLP überhaupt? NLP ist in aller Munde und wird oft als Geheimwaffe oder Multifunktionswerkzeug tituliert. Wikipedia sagt folgendes:

Das Neuro-Linguistische Programmieren (kurz NLP) ist eine Sammlung von Kommunikationstechniken und Methoden zur Veränderung psychischer Abläufe im Menschen, die unter anderem Konzepte aus der klientenzentrierten Therapie, der Gestalttherapie, der Hypnotherapie und den Kognitionswissenschaften sowie des Konstruktivismus aufgreift.“ (Quelle: Wikipedia).

Gerade der Punkt Kommunikation und Kognitionswissenschaften lässt mich mit dem Blick einer Führungskraft oder eines Projektmanager aufhorchen. Das bedeutet ja einen Ansatzpunkt in der täglichen Arbeit. Speziell in den schon veröffentlichten Blog Beiträgen zum Thema Mindset (Routinen, Stressmanagement, Fokussiertes Arbeiten,…) sind viele Aspekte des NLPs eingeflossen.

Warum NLP Projektleiter & Führungskräfte hilft?

Nach dem Begründer des NLP, Richard Bandler kennen wir die acht Axiome des NLP. Dieses Mindset soll uns NLP versierten Projektmanager helfen den Alltag besser zu verstehen. Wenn man ein Projekt, also das komplexe Zusammenspiel vieler Beteiligten und Akteuren (Stakeholder) mit einer Maschine vergleicht, kann diese Maschine durchaus ins Stocken geraten. Nicht oft sind gut geplante und technisch mit geringen Risiko behaftete Projekte zum scheitern verurteilt, da es zwischen den internen und auch externen Stakeholder „menschelt“. Hier muss der Projektleiter als Coach einschreiten – im besten Fall und den Konflikt zu entschärfen und aufzulösen. Gerade hier bietet NLP eine Fülle von Formaten die helfen diese Konfliktsituationen aufzulösen oder zu entschärfen. Auch in der Kommunikation bietet NLP Werkzeuge, die diese effektiver machen. Hierzu findest du auf diesem Blog entsprechende Beiträge, oder kontaktiere mich direkt.

Was ist der Kern des NLP?

im NLP dreht sich viel um das Thema Ressourcen und hier sind nicht Geld/Zeit gemeint sondern grob die Fähigkeit etwas zu machen. Da NLP auch sagt, dass man stets alle Ressourcen, die benötigt sind besitzt. Diese sind jedoch nicht immer gerade verfügbar. Hier ist eine Veränderung der Perspektive zu erkennen. Dieser Wechsel der Perspektive, im NLP sagt man dazu Re-Framing, ist eines der Kernelemente des NLP.

NLP als Führungskraft einfach anwenden?

Um die eigenen NLP-Ressourcen hierzu frei zu bekommen, hilft es sich auf die Axiome im NLP zu berufen. In meiner Praxis helfen mir folgenden fünf Grundannahmen aus dem NLP besonders:

  • Die Landkarte ist nicht das Gebiet – Jeder hat eine andere Sicht und Wahrnehmung auf die Dinge.
  • Keine Landkarte ist besser oder schlechter als eine andere – Es gibt keine bessere oder schlechtere Sicht der Dinge. Speziell wenn es nicht um harte Fakten geht.
  • Die Menschen treffen immer die aus Ihrer Sicht beste Wahl – Das hilft mir eine oft unverständliche Entscheidung zu verstehen.
  • Wenn etwas nicht funktioniert, muss man etwas anderes probieren – Mein Lieblingsaxiom und ein sehr guter Weg, um aus einem Kreislauf auszubrechen.
  • Es ist gut immer verschiedene Wahlmöglichkeiten in einer Situation zu haben – So schaff ich es Kollegen wieder einzufangen und zu involvieren.

Es gibt wie ich anfangs schon erwähnt habe acht Axiome. die restlichen drei sind für meinen Geschmack zu speziell und passen daher nicht so ganz in meinen Projektalltag.

Als Projektleiter bist Du ein Vorbild für das Team.

Probiert es aus und ihr werdet merken, wie allen das eigene Mindset Konflikte sehr einfach entschärfen kann und die eigne Ressourcen frei gibt. So habt ihr die notwendige Energie, um coachend tätig zu sein. Denkt daran, Ihr als Projektleiter seit Vorbild für das Team. Es orientiert sich an euch.

NLP Grundannahmen für Projektleiter und Führungskräfte - ideenverwirklicher.net
Sinnvolle NLP Grundannahmen für Führungskräfte & Projektleiter

Conclusion

Die Anwendung dieser speziellen fünf Axiome findet bei mir schon unbewusst in allen Unterhaltungen und Diskussionen statt. Um diese zu verinnerlichen, habe ich mir diese auf einen großen Zettel geschrieben. Anfangs habe ich mir diesen Zettel in Sichtweite gehängt, um mindestens einmal täglich drüber zu stolpern.

In diesem Sinne wünsche ich euch spannende Projekt und die Leidenschaft, sie zum Erfolg zu führen.

Erfolgsversprechende Routinen

Du kennst bestimmt den weit verbreiteten Begriff der Routinen. Du hast bestimmt selbst viele bewußte und unbewusste Routinen in unserem Alltag implementiert. Zwei Beispiele sind hier das Zähneputzen, oder der morgendliche Kaffee/Tee. Routinen helfen dir im „Autopilot“ zu funktionieren und so Energie zu sparen. Routinen sind quasi der „ECO Mode“. So kannst du die Energie anderweitig einsetzen. Routinen im Projektalltag geben dir eine Struktur, die dir hilft auf dem definierten Weg zu bleiben. Hast du dich jedoch einmal gefragt, welche Routinen für einen erfolgreichen Berufsalltag entscheiden sein können?

Routinen sind dein ECO Mode und bieten dir Struktur!

Ideenverwirklicher

Routinen?

Gehen wir einen Schritt zurück, was sind Routinen? Auch im Themenbereich NLP findest du die Arbeit mit Routinen. Dorst sind diese sind kleine Handlungsprogramme, die meist unbewusst ablaufen. Wir denken nicht bewußt nach, sondern handeln im „Autopilot“. Sie sind sehr nützlich und auch hinderlich zugleich. Nützlich aus dem Grund, weil sie meist blitzschnell ablaufen und ohne großes Nachdenken aktiviert werden. Emotionen, oder eine eindeutiges externes Ereignis aktiviert sie. Im NLP sind es häufig Handlungsroutinen, die eine bestimmte Reaktion durchführen lässt. Ein gutes Beispiel ist, das immer gleiche Verhalten bei Kritik oder Feedback. Oder das Schauern, wenn die Nummer des anstrengenden Kunden am Display des Telefons erscheint. Die Gute Nachricht, diese Handlungsroutinen lassen sich mit bewusster Übung und alternativen Angeboten an erlernten Routinen umgehen.

Routinen & Management?

Doch verlassen wir die Tiefen der Neurolinguistik (NLP) und wenden uns zu dem, was du im Projektalltag gewinnbringend einbauen kannst. Es geht um Routinen, die du ganz bewusst eingebaust. Viele Kollegen aus dem höheren Management nutzen diese eine Routine schon lange. Fast jeder erfolgreiche Manager unserer Zeit beachtet diese Routine. Das Morgen-Ritual („Miracle Morning“). Es geht darum früh morgens, wenn dein Umfeld noch ruhig ist ein neues Ritual zu imitieren. Du kannst dann mit Wiederholung eine Routine daraus machen. Ziel sollte es sein, die wichtigen Tätigkeiten des Tages und natürlich auch die unerledigten der Vortage zu sammeln, zu priorisieren und wenn möglich gleich zu delegieren. Ebenso neue Ideen oder Geistesblitze, die am Abend oder morgens unter der Dusche kamen zu konkretisieren. Schaff dir einen Ablauf für die führen Morgenstunden, die dich weiter bringen. Nutze die Energie des morgens.

Das ist ein zentraler Punkt als Führungskraft oder Projektleiter, seine Aufgaben im Blick zu behalten. Dieser Punkt entscheidet nur zu oft über Erfolg und Niederlage. Im Privaten, wie auch im beruflichen. Was bringt dich oder dein Unternehmen weiter und was verschwendet nur deine Zeit?

Mit konsequenter Übung kann dieses Ritual bereits nach 4-6 Wochen so gefestigt sein, dass du morgens im Autopilot läufst. Du planst deinen Tag, priorisiert, delegiert, schwierige Aufgaben angehst und strukturiert weiter arbeitest. Wenn du mehr zum Thema priorisieren lesen möchtet, lese bitte hier weiter. Mir hat diese Routine geholfen meine Arbeitszeit effektiv zu nutzen.

Meine Routine

Mein Ritual sieht so aus, dass ich zu allererst morgens mein Fenster öffne und mir einen Kaffee zubereite. Jetzt erst gehe ich zurück am Schreibtisch (mein Monitor ist noch am schlummern), hole ich meine To-Do Liste von gestern hervor und picke mir die unerledigten Dinge heraus. Es ist wichtig, die offenen, händisch auf einen neue, heutige Seite zu übertragen. Dieser Vorgang lässt mich jedes To-Do bewerten. Denke an die 80:20 Regel – was bringt mich weiter? Du fragst dich bestimmt, warum ich nicht sofort meine E-Mails prüfe? Ich habe für mich herausgefunden, dass es nicht zielführend ist, sofort die neuen E-Mails zu bearbeiten, da ich so in die Abarbeitung abgleite. Ebenso versuche ich das Motto, „alles nur einmal angreifen“ zu leben. Daher arbeitete ich meine E-Mails (es sind schon einmal 30+ über Nacht) geblockt am Vormittag ab.

Zentraler Punkt sind To-Do’s

Die To-Dos kommen auf eine neue Seite in meinem Schreibblock (ich bevorzuge Notizbücher anstelle To-Do Apps am PC). Alte Aufgaben kommen ganz oben hin. Wenn eine Aufgabe über Tage in der Liste unbearbeitet ist, stellt sich die Frage, ob es überhaupt notwendig ist diese Aufgabe zu erledigen. Darunter neue Aufgaben, von denen ich weiß, sie kommen heute auf mich zu. Jetzt erwacht mein PC. Ich habe ein To-Do Backlog, elektronisch in dem ich Aufgaben die anfallen generell sammle, wenn ich sie nicht heute abarbeiten kann.

Jetzt ist meine Liste komplett. Ich gehe sie durch und versuche To-Do’s sofort zu delegieren. Dazu nutze ich eine vorgefertigte Standard E-Mail mit Standardisierten Betreff ( [ACTION] Tonic – END Date). Ich bevorzuge die Delegation via E-Mail, da ich so auch die To-Do auch tracken kann.

Nachdem diese Liste bereit für den Tag ist, prüfe ich meinen Kalender. Was steht heute an, bin ich für meine Termine entsprechend vorbereitet? Wenn hier nichts mehr zu tun ist, kann ich mich an meine E-Mails machen. Hier starte ich nach den FiFo Prinzip und versuche alles was <2min zu beantworten ist zu bearbeiten. Länge Bearbeitungszeiten bearbeitet ich in meinem E-Mail

Ablauf meiner Routine

Zusammengefassen lässt sich meine Routine in einfache Schritte.

  1. Ankommen im Büro
  2. Gutes Klima schaffen – lüften, alles zurecht räumen
  3. Kaffee / Tee / Getränke richten
  4. To-Do Liste von gestern hervorholen
  5. Offene To-Do’s auf eine neue Seite übertragen
  6. PC / Bildschirm anschalten und heute wichtige To-Do aus dem Backlog austragen
  7. Delegation von To-Do’s
  8. Termin/Besprechungen überblicken
  9. Start mit der E-Mail – Arbeit 

Conclusion

Routinen, die sich bei dir gefestigt haben und im Autopilot abgespielt werden, können so auch Gewohnheiten werden. Diese sind entscheiden für deinen Erfolg im Beruf oder auch Privat. Du verwendest wenig Energie mit immer wieder kehrenden Entscheidungen – du machst es einfach. Wenn du hier weiter lesen willst habe ich eine tolle Buchempfehlung von 52ways. Wenn du eine praktische Anleitung zum Thema etablieren einer Gewohnheit benötigst, schaut mal bei Selbstmanagement.rocks vorbei. Hier gibt es einen tollen Kurs, wie man in einigen Wochen eine neue Gewohnheit installiert.

Lass es mich wissen und schreib mir deine Gedanken in die Kommentare.

In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führst.

P.S.: Es ist sehr hilfreich, wenn man morgens zuerst die unbequemste oder lästigste Aufgabe auf der To-Do Liste macht (Eat the Frog).

P.P.S.: Eine spannende Studie zum Thema findest du auf der Harvard Business Review Seite.