Reflektierst Du Deine Woche?

Im Alltag vergehen die Wochen sehr schnell. Ein Quartal kann gerade, wenn du eine stressige Zeit hast sehr schnell an dir vorbeiziehen.

Du kennst das bestimmt auch aus deinem Alltag. Aber wie sicherst Du Deinen zukünftigen Erfolg?

Bist du dir immer bewusst, was du gerade tust und ob du dich deinen Zielen hinbewegst?

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass eine regelmäßige Reflexion wahre Wunder bewirken kann. Dabei brauchst du dafür gar nicht viel Zeit, sondern nur eine gewisse Routine. 

Meine Routine sind einfach ein paar Fragen, die ich mir jede Woche zur zu einer ruhigen Zeit stelle. Mit diesen einfachen Fragen sicher ich meinen zukünftigen Erfolg. Der Kern dieser Fragen ist die Sicherung des zukünftigen Erfolg? 

Bist Du dir immer bewusst was du gerade tust und ob du dich deinen Zielen hinbewegst?

Meine Routine ist einfach und doch effektiv. Dafür benötige ich gar nicht viel Zeit. Es ist nur ein regelmäßiger Termin mit mir selbst. Ich habe dazu jeden Freitag kurz vor Feierabend 30 Minuten eingeplant. Dabei schaue ich mir an wie meine Woche verlaufen ist und stelle mir diese einfachen Fragen:

  • Wie viele Termine hatte ich? 
  • Welche Termine waren überflüssig? 
  • Habe ich meine geplanten Aufgaben erledigt? 
  • Welche Aufgaben haben mich meinem Ziel näher gebracht?
  • Habe ich auch an meiner langfristigen Vision gearbeitet? 
  • Wie zufrieden bin ich mit mir diese Woche? 

Mit der ehrlichen Beantwortung dieser kurzen Fragen und den planen von kleinen Kursveränderungen setzt du regelmäßige Impulse zum Wachstum. Du wirst sehen, diese sind der Schlüssel. Dein Unterbewusstsein arbeitet im verborgenen, wenn du die richtigen Impulse setzt. Du musst das gar nicht mal ich mach das schriftlich machen. Jedoch musst du es ernst und fokussiert machen. Ich erwische mich oft dabei, die Fragen im „Autopiloten“ zu beantworten. Das wird nichts bringen.

Conclusio

Mit dieser Gewohnheit der Reflexion erkenne ich, mittelfristig ob ich meine Erkenntnisse wirklich umgesetzt habe oder nicht. Ich empfehle dir wirklich dir einige Wochen die Reflektionen fix in deinen Kalender zu schreiben. Ich bin gespannt was sich bei dir ändern wird.

Die Probleme die ich als Mentor sehe

Als ich vor 6 Jahren als Projektleiter begonnen habe Verantwortung zu übernehmen, war es mir ein Wichtiges, anderen zu helfen. Daher habe ich schon früh meine Erfahrungen und auch meine Fehler weiter gegeben. Das hat mich schon früh in die Rolle eines Mentors gebracht. Seither habe ich immer Mentees, denen ich gerne meine Erfahrung weiter gebe.

Interessant ist aber, dass sich über die Jahre immer wieder ähnliche Hürden und Hinternisse auftun. Diese möchte heute kurz ansprechen. 

Damit Du den besten Nutzen von Deinem Mentor ziehen kannst, achte auf die Schritte, die ich in meinem Artikel beschrieben habe – Ein Mentor hilft?

In der Regel besprechen meine Mentees diese Themen mit mir:

  1. Selbstmanagement – Wie behalte ich den Überblick in meinem Projekt, ohne selbst unterzugehen?
  2. Zeitmanagement – Wie kann ich strukturiert meinen Tag gestallten, ohne das Büro immer als letztes zu verlassen?
  3. Kommunikation – Wie kommuniziere ich überzeugend mit meinem Team und Stakeholder?
  4. Karriere – Wie komme ich in die nächste fordernde Position?
  5. Tagesgeschäft – Projektspezifische Herausforderungen.

In den regelmäßigen Gesprächen arbeiten wir gemeinsam an einem Weg für das entsprechende Thema. Hier liegt der Hebel ganz klar beim Mentee. Du hast als Mentee den Hebel zum Erfolg. Durch Deine entsprechende Vor- und Nachbereitung des Mentoring Gespräch kannst Du wirklich etwas mitnehmen. Wie Du das machst kannst du im oben erwähnten Artikel nachlesen.

Du kannst extrem viel aus einer Mentoring Beziehung für Dich ziehen, doch es liegt an Dir, wie Du es gestaltest.

Prioritäten, nicht schon wieder

Ich habe in der vergangenen Woche ein Coaching gehabt, bei dem ich der Klient war. Ich nutzte diese Möglichkeit eines Coaching immer mal wieder, um mich von außen reflektieren zu können. Ich kann dir auch nur raten, ab und zu einen Coach aufzusuchen, um dich zu reflektieren. So kennst du Hindernisse und Gebiete, an denen du arbeiten kannst. 

Mein Augenöffner war die Tatsache, dass ich im privaten Bereich viele Projekte und Themen gleichzeitig habe. Ich habe mir also ein eigenes privates Hamsterrad erbaut. Das wirkt sich so aus, dass ich extrem beschäftigt bin und mir kaum Zeit zum Entspannen lassen. Auch meine private Flexibilität lässt wirklich zu wünschen übrig. Was im beruflichen durch maximale Arbeitszeit und hohe Effektivität funktioniert, läuft für mich im privaten nicht rund. Das hat mein Coach schnell zur Oberfläche gefördert. 

Aber was kann ich tun, um hier besser zu werden? Die Antwort liegt auf der Hand. Die Prioritäten. Ich muss mir klar werden, was ich wirklich voran treiben will und was mir weniger wichtig ist. Hier muss ich an meinen Artikel über Prioritäten und dem Pareto Prinzip denken. Ich habe leider im privaten diese Prinzipen aus den Augen verloren. Was ist nun mein Schlachtplan? Ich definiere mir monatlich Schwerpunkte. Also Themen, die ich wirklich bearbeiten möchte. Diese Schwerpunkte wechseln durch, sodass ich im Jahr alle Bereiche ausgefüllt habe. 

Ich halte euch auf dem Laufenden, wie ich mit der Umsetzung weiter vorankomme. 

Muss dieses Meeting sein?

Neue Woche neue Meetings? Wenn deine Woche ähnlich beginnt, solltest du dich wirklich fragen, ob diese ganzen Einladungen in deiner E-Mail Inbox sein müssen. Ist es notwendig, deinen Kalender so sehr zu fragmentieren? Ab wann ein Meeting sinnvoll sein kann und wie du erfolgreiche Besprechungen schon vorab erkennen kannst, beleuchte ich heute.

Wenn du dich in den ersten Zeilen wieder erkennst, kann ich dir helfen. Mir ging es lange Zeit auch so. Ich wurde zu vielen Besprechungen eingeladen und habe nicht richtig reagiert. Ich bin natürlich zu den Besprechungen gegangen und habe sukzessive weniger Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gehabt.

Was kannst du tun, um unsinnige Besprechungen früh genug erkennen? Mir haben folgende Punkte geholfen. Diese möchte ich dir nun vorstellen:

1. Der Grund des Meetings

Was ist der Zweck der Besprechung? Ist das Gespräch zweckgebunden und geht das aus der Einladung hervor? Gibt es eine klare Agenda und sind mir alle Informationen zugänglich?

2. Alternativen zum Meeting

Muss es eine Besprechung sein? Kann das Thema einfacher vorab gelöst werden? Manchmal reicht auch ein einfacher Anruf oder eine E-Mail um Sachverhalte zu erklären. Auch einfache Statusmeetings können per Webcast, Podcast oder Statusmail verteilt werden.

3. Zeitbudget des Meetings

3. Ist die Dauer und der Zeitpunkt angemessen? Eine Besprechung sollte nicht länger als 45min dauern, da du sonst höchstwahrscheinlich nicht voll konzentriert folgen wirst. Sind auch meine Verfügbarkeiten in der Einladung berücksichtigt?

4. Teilnehmer des Meetings

Ist der Teilnehmerkreis angemessen? Hier sollten wirklich nur die notwendigsten Kollegen eingeladen sein. Ab einer größeren Zahl von Teilnehmern ist keine sinnvolle Diskussion ohne Moderation mehr möglich.

5. Mein Beitrag zum Meeting

Kann ich wirklich was zu der Besprechung beitragen? Bin ich zur Lösung einer Diskussion notwendig, oder werden nur Informationen von mir benötigt? Dann wäre wieder Punkt 1 für mich zutreffend.

Wenn ich alle fünf genannten Kriterien mit Ja beantworten kann, dann sage ich zu und werde ohne meinen Laptop oder Tablet an der Besprechung teilnehmen. Falls ich eine der Fragen mit Nein beantworte, melde ich mich beim Organisator und erkläre ihm meine Sichtweise.

Mit dieser Strategie halte ich meinen Kalender von unsinnigen Besprechungen weitestgehend frei. Es spricht nichts entgegen, auch seinen Chef freundlich zu fragen, welchen Zweck die Besprechung haben sollte. Es dient ja nur dazu sich besser darauf vorzubereiten und effektiv mitarbeiten zu können.

Einen Artikel, wie du deine Besprechungen organisieren kannst, findest du hier: Effektive Meetings – 8 Tipps

Denke daran, dass deine Zeit wertvoll ist!

Struktur und Meetings

Ich möchte heute meine Erfahrungen aus den letzten drei Wochen Home-Office berichten. Ich bin in der glücklichen Position, meine Arbeit wie gewohnt fortführen zu können. Jedoch mit einem gravierenden Unterschied, ich arbeite ausschließlich von zu Hause. Die zwei wichtigsten Punkte sind:

Kontakt mit dem Team halten

Struktur im Home Office

Auch im Home-Office musst du auf Struktur achten. Das fängt mit der Wahl deiner Kleidung an. Diese sollte nicht anders sein als im Büro. Auch solltest du feste Zeiten und Rituale in deinem Alltag haben. Ich zum Beispiel gehe jeden Mittag eine Runde spazieren. Versuche fixe Punkte in deinem Tag zu haben wie zum Beispiel die Kaffeepause. Oder die Mittagspause. Auch nach dem arbeiten gehe ich eine weitere Runde spazieren. Dies ist für mich der Schluss des Arbeitstages. Danach mache ich Sport und warte bis meine Frau heim kommt.

Conclusion

Ich selbst genieße das Arbeiten im Home-Office. Für mich bietet es eine große Flexibilität und eine hohe Motivation. Ich habe zu Hause viel Ruhe und eine kreative Umgebung. Daher hoffe ich, dass die Wirtschaft ihre Lehren aus dieser jetzigen Zeit zieht. Das sollte die neuen Arbeitskonzepte und Digitalisierung nach vorne bringen.

Werde ich „richtig“ verstanden?

Meine heutige Lessons Learned die Frage: „werde ich richtig verstanden?“. Bekommst du wirklich mit, ob du von deinem Gegenüber „richtig“ verstanden wirst? Gerade, wenn die Kommunikation nur über Telefon oder im besseren Fall Videochat stattfindet. 

Du hast vielleicht auch wie ich ein ähnliches Umfeld als Projektleiter. Oder, wenn du als Führungskraft arbeitest. Dein Senior Management sitzt auf der anderen Seite des Ozeans und du bist nur „zugeschaltet“. Es kommen Sprachbarrieren und auch schlechte Verbindung erschwerend zu deiner Kommunikation hinzu.

Wird deine Präsentation und deine begleitenden Worte von „Muttersprachler“ so aufgenommen, wie du es dir wünschst? Wirst du und deine Story, nicht in deiner Muttersprache vorgetragen, komplett verstanden. Verwendest du die richtigen Worte auf in deiner Präsentation? Ich habe einige Fallstricke erfahren müssen, was im Nachhinein eine Menge Verwirrung erspart hätte.

Daher prüfe dein „Auftritt“ vorher genau und werde sensibel auf Zweideutigkeiten. Wenn du in einer anderen Sprache vortragen musst, lass dir von Muttersprachler helfen.

Ich bin zu hilfsbereit

Ich habe heute für mich gelernt, nicht zu hilfsbereit zu sein. Gerade im Team muss ich mehr wie eine Führungskraft auftreten und nicht Aktionen an mich reißen. 

Gerade wenn ich dem Team schwierige Aufgaben delegiere, erwische ich mich immer wieder dabei. Ich war zu hilfsbereit. Ich habe gleich gesagt „ja ich kümmere mich drum und erledige es“. Das hat mir nicht geholfen, mich um meine eigentlichen Tätigkeiten zu kümmern.

Ich habe mir ab heute vorgenommen, mehr wie eine Führungsperson zu handeln. Mein Handlungsplan ist nun wie folgt:

  1. Wenn ich nach Hilfe gefragt werde, antworte ich: „Hast du es schon selbst probiert und wenn ja woran hängst du genau?“.
  2. Werde ich nach einem Rat fragt, antworte ich: „Welche Optionen hast du dir überlegt?“
  3. Will man meine Meinung wissen, antworte ich: „Was denkst du über die Sache?“

Mein Prinzip hier ist aufnehmen, umkehren und abwehren.

Verstehe vorab deine Stakeholder

Du hast ein wichtiges Gate Review geplant. Hier empfehle ich dir vorab mit den einzelnen Entscheidern zu sprechen. Ich versuche immer Bedenken und Fragen zu verstehen. Auf diese kann ich im direkten Gespräch eingehen und entsprechend erklären.

Während des eigentlichen Gate Reviews mit allen Stakeholder sind viele Punkte schon aus der Welt geschafft.

Daher mein Learning heute, spreche Entscheidungen vorab im kleinen Rahmen ab und schaffe dir so Rückhalt im Gate Review.

Finde einen Ausgleich zu deiner Arbeit

Als Führungskraft, Wissensarbeiter oder Projektleiter bist du im beruflichen Alltag sehr unter Strom. Ich habe für mich gelernt, dass ich eine starke Trennung zwischen Arbeitstag und Privatleben brauche.

Ich setz das um, indem ich nach der Arbeit erst 1h was schönes für mich tue. Bei mir ist es der Sport mit Freunden. Es kann aber auch ein anderes Hobby etc. sein. Wenn ich danach zu meiner Familie heim komme, bin ich sehr entspannt. Meine Emotionen vom Tag sind dann wieder verblasst.

Mein Tipp an dich, such dir einen entsprechenden „Separator“ zwischen den zwei Rollen.

Dokumentiere alles im Projekt

Gerade als Projektleiter oder Führungskraft triffst du viele Entscheidungen in Besprechungen oder mündlich. Gerade diese Absprachen und Entscheidungen vergessen viele Menschen. Daher schreibe ich nach jeder Besprechung eine kurze Notiz und verschicke diese an die Teilnehmer. Diese Notiz halte ich als PDF vor. 

Absprachen mit Bedingungen in Projekten

Es ist nicht der Königsweg, jedoch hat es sich für mich als durchaus sinnvoll erwiesen. 

Kontrolliere deine Emotionen

Als Projektleiter sitze Ich sehr viel in Besprechungen. In der Vergangenheit habe ich mich oft meiner Emotion hingegeben und das Meeting entgleiste. Jetzt habe ich gelernt auf meine spezifischen trigger Worte zu hören. Das ist der Grund, warum ich nicht mehr einfach reagieren, sondern kontrolliere. In der Reflektionen mache ich mir bewusst wie ich gerne reagieren würde. 

Ich kann dir als Projektleiter oder Führungskraft diese Fähigkeit (Reflexion und Adaption) wirklich ans Herz legen. Deshalb wenn du in Besprechungen nicht immer ruhig bleiben kannst obwohl du es gerne möchtest. Mach dir glas klar, welche Situationen dich entsprechned reagieren lassen. Allein die Beschäftigung mit dem Thema in der Reflexion hilft dir schon.

Nach einiger Zeit, wirst du in Besprechungen auf einmal merken, „Hey ich kann muss nicht wie immer reagieren“.

Die Führungskraft oder der Projektleiter muss steht’s Kontinuität und Ruhe ausstrahlen.

Erfolge im Projekt müssen gefeiert werde!

Mein Lessons Learned ist heute das feiern von Erfolgreichen Projektzielen oder Zwischenschritte.

Die zeitnahe Zelebration eines Projekterfolges ist unbezahlbar und bringt die Teamentwicklung maßgeblich weiter. Wir haben eine erfolgreiche Lieferung durchgeführt und das Team hat sich wirklich ins Zeug gelegt. Anstelle einzelnen eine kleine Aufmerksamkeit zu geben, habe ich diesmal entschieden, mit dem Team von 30 Leuten gemeinsam Mittag zu essen.

Langfristig denke ich, dass dies ein Team zusammen schweißt und das WIR Gefühl stärkt.

Leider werden solche Art von Anerkennung zu sehr vernachlässigt, wenngleich der Kostenaufwand minimal ist.

Nein sagen! Auch zu deinem Chef

Auch wenn es schwer fällt und das Projekt eigentlich im Mittelpunkt stehen sollte, musst du auch Nein! sagen.

Gerade bei Arbeiten die nicht in deinem Zuständigkeitsbereich sind musst du hart bleiben. Fokussierung auf die wichtigen Dinge ist der Schlüssel für langfristigen Erfolg.

Wenn du Nein! sagst, begründe das auch entsprechend. Erkläre sachlich und schlicht warum du dich darum nicht kümmern kannst.

Durchsetzung im Projekt

Als Projektleiter oder auch als Führungskraft kannst du nicht immer der freundliche und nette Kollege sein.

Ich habe heute gelernt, dass ein respektvoller Umgang essenziell ist, jedoch wenn Abmachungen vom Team nicht eingehalten werden auch der andere Seiten aufgezogen werden können.

Dies kann ein klärendes Gespräch mit dem Manager des Team Mitglieds im Falle eines Projektleiters, oder ein formales Gespräch mit dem Mitarbeiter im Falle einer Führungskraft sein.

Ich bin für einen kollegialen Umgang – dennoch müssen Konsequenzen spürbar sein, wenn Abmachungen nicht eingehalten werden.

Besprechungen im Projekt

Wenn du als Projektleiter in Besprechungen in Diskussionen kommst, achte immer darauf steht’s Ruhe zu behalten und auf dein Mindset zu achten.

Es ist essentiell, dass du immer einen kühlen Kopf behaltest und von Person/Sach-Ebene trennst. Sei hart zur der Sache, aber weich zur Person.

Winning Team im Projekt

Team Definition – Winning Team

Gerade in Projekten ist es wie im Sport. Wenn du ein Team hast, welches eine „Geschichte“ hat und auf gemeinsame Erfolge zurückblickt, musst du darauf achten, dieses Team im Kern nicht zu zerreißen.

Informiere dich bevor du dein Projektteam aufstellst wer mit wem schon erfolgreich gearbeitet hat. Gerade in schwierigen Zeiten wird es dir helfen, ein eingeschwungenes Team zu haben.