Wie wirst du zu einer erfolgreichen Führungskraft?

Hast du dich nicht auch gefragt, was eine erfolgreiche Führungskraft ausmacht? Hast du nicht auch den Anspruch an dich selbst, oder möchtest diesem Anspruch genügen. 

Ich habe mich schon als designierte Führungskraft sehr schnell gefragt, was sind die Hauptaufgaben einer Führungskraft? Wie ist der Prototyp der Führungskraft, gerade wenn diese Führungskraft vor einem motivierten und erfolgreichen Team steht.

Je mehr erfolgreiche Führungskräfte ich beobachte, desto klarer werden mir die erfolgversprechenden Fertigkeiten. Diese Fähigkeiten haben meiner Meinung nach alle mehr oder weniger gemeinsam.

Was sind die Topfähigkeiten einer Führungskraft

Meiner Meinung nach sind die folgenden Fähigkeiten mitunter entscheidend über den Erfolg der Führungskraft.

Die Fähigkeiten einer Führungskraft.
Setze Prioritäten, delegiere richtig, setze Visionen und Ziele, sei Kommunikationsstark, sei ein guter Coach, übernehme Verantwortung, sei loyal in deinem Handeln, reflextiere dich regelmäßig
Die Top Fähigkeiten einer Führungskraft

Setze Prioritäten

Setze Prioritäten richtig. Du musst als Führungskraft deinem Team klare Prioritäten geben und diese auf die Vision bzw. Strategie ausrichten.

Delegiere richtig

Diese Fähigkeit, Aufgaben, die nicht deine Bearbeitung erfordern, musst du, delegieren. Die Delegation erlaubt dir deine Zeit für Führungsaufgaben zu verwenden. Nutze das Werkzeug der Delegation. Hierzu kannst du meinen Artikel über meinen Delegationsprozess lesen: Workflow Aufgaben Delegieren.

Setze Vision & Ziele

Erarbeite gemeinsam mit deinem Team eure Vision und die dazugehörigen Ziele. Hier ist es wichtig, dass jeder deiner Mitarbeiter diese Ziele und Visionen auch versteht. Was ist das Warum der Vision?

Sei kommunikationsstark

Als Führungskraft musst du mehr zuhören als sprechen. Achte auf deine Argumentation und mache keine vorschnellen Versprechungen. Nutze Kontakte, oder baue neue Kontakte zu anderen Führungskräften auf und etabliere starke Netzwerke. Sei in der Lage emphatisch zu sein und nehme Konflikte im Team wahr. Spreche unangenehme Dinge an, die geklärt werden müssen. In Besprechungen achte auf einen respektvollen und fairen Umgang.

Ein guter Coach sein

Du bist als Führungskraft auch Coach für dein Team. Entwickele deine Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten ständig weiter. Helfe ihnen Probleme zu meistern und räume ihnen Hindernisse aus dem Weg, die sie von der Arbeit abhalten.

Übernehme Verantwortung

Du bist als Führungskraft verantwortlich für dein Team. Kritisiere es und Motiviere bzw. Beschütz dein Team von „Angriffen“ von außen. Besonders bei unfairen Angriffen musst du dein Team verteidigen.

Führe durch Veränderungen

Du musst als Führungskraft auch unpopuläre Entscheidungen durchsetzen. Diese sollten jedoch zum Wohle des Teams sein. Hierzu benötigst du auch Durchsetzungswillen. Notwendigkeit von Veränderungen musst du auch erkennen und aktiv umsetzen.

Sei ein Stratege

Gepaart mit den Zielen und Visionen musst du als Führungskraft strategisch an der Vision arbeiten. Wie erreichst du mit deinem Team die Ziele auf dem Weg zum Erfüllen der Vision? Was sind die notwendigen Schritte hierzu. Überblicke das gesamte Zusammenspiel und handle entsprechend. Welches Teammitglied eignet sich durch seine Fähigkeiten und Wünsche für welche Aufgabe?

Sei loyal

Als Führungskraft bist du, ob du willst oder nicht Vorbild. Viele Menschen beobachten dein Handeln und dein Auftreten. Daher ist es essentiell, dass du dich so verhältst, wie du es von anderen wünschst. („Walk as you talk“). Fordere nicht ein, was du selbst nicht einhalten kannst. Wie zum Beispiel Pünktlichkeit in Besprechungen oder Einhaltung klarer Absprachen.

Sei reflektiert

Nutze als Führungskraft das Werkzeug der Reflexion. Es hilft dir deine eigenen Entscheidungen zu überdenken und gegebenenfalls nachzubessern. Du wirst so auch deine Schwachstellen und dein Verbesserungspotential erkennen.

Wie bekomme ich diese Fähigkeiten in meinen Alltag als Führungskraft?

Diese Fähigkeiten sind auf dem ersten Blick erschlagend. Natürlich kannst du als frisch gebackene Führungskraft alles auf einmal parat haben. Jedoch ist ein Plan, wie du diese Fähigkeiten Schritt für Schritt einbaust sehr hilfreich. Dabei kommen wir auf das Thema Selbstmanagement. Das wird dir helfen erfolgreich diese Fähigkeiten zu implementieren.

Das richtige Selbstmanagement einer Führungskraft

Eine gute Führungskraft zu sein heißt auch sein eigenes Selbstmanagement im Griff zu haben. Hier ist auch der Hebel, sich die einzelnen Fähigkeiten Schritt für Schritt vorzunehmen. Aber vorab, was bedeutet ein guten Selbstmanagement? Ich meine, als Führungskraft hast du das schon. Du bist fokussiert, wenn es drauf ankommt. Ebenso kannst du mit knappen Ressourcen wie Zeit umgehen und planen. Du hast dein Mindset im Griff und weißt deine persönlichen Ziele und Visionen. Wenn du hier noch Verbesserungspotential siehst, kann ich dir gerne im Mentoring helfen. Meinen Kontakt findest du auf der Startseite.

Als eine Schritt für Schritt Implementierung sehe ich eine Wochenweise Fokussierung auf eine Fähigkeit. Achte genau auf diese eine Fähigkeit und reflektiere abends wie du diese Fähigkeit heute angewendet hast. Was möchtest du verbessern? So kannst du dich über mehrere Wochen von Fähigkeit zu Fähigkeit hangeln. Nimm immer eine weitere neue hinzu, wenn du mit der vorherigen sicher bist. Frag dein Umfeld, ob sie eine positive Veränderung gemerkt haben.

Conclusio

Eine ideale Führungskraft zu sein ist ein langer und steiniger Weg. Du musst dir deiner Fähigkeiten bewusst sein und auch an die selbst stetig arbeiten. Eine ideale Führungskraft ist aber nicht automatisch erfolgreich. Denn den Erfolg einer Führungskraft bestimmt nur der Chef. Er gibt die Ziele an die Führungskraft weiter. Dabei setzt er den Fokus der Abteilung. Hier musst du als Führungskraft ein Glasklares Verständnis von der Vision und Zielen des Chefs haben. Nur so kannst du dein Team entsprechend ausrichten.

Wenn du noch Fragen oder Anmerkungen hast, hinterlasse mir gerne ein Kommentar. 

Zeitmanagement Tipps für deinen Alltag

Zeit ist das gerechteste Gut der Welt. Für jeden Menschen ist der Tag genau 24 Stunden lang. Das heißt, du hast pro Tag 86.400 Sekunden zur Verfügung. Davon musst du natürlich dein Schlaf und deine Beschäftigung sowie andere Verpflichtungen abziehen. Dann sieht deine „frei“ verfügbare Zeit bestimmt anders aus. Wie du das Beste aus deiner zur Verfügung stehenden Zeit machst, kannst du lernen. Ein paar Tipps für dein Zeitmanagement im Alltag findest du aufgelistet.

Zeitmanagement - Zitat - Lucius Anneaus Seneca
Zeitmanagement

Warum brauchst du ein Zeitmanagement?

Da Zeit die am gerechtesten verteilte Ressource überhaupt ist, darfst du diese nicht einfach vergehen lassen. Du musst verstehen, dass Zeit kostbar ist. Sehr erfolgreiche Menschen bringen geniale Dinge zu Stande, mit der gleichen Zeit pro Tag wie du und ich. Sie nutzen ihre zur Verfügung stehende Zeit effektiv. Einmal angefangen hast du pro Tag mehr Zeit für deine Projekte zur Verfügung. Bald wirst du einen positiven Effekt am Projektfortschritt sehen. Ich sag nur die Macht der kleinen Schritte. Große Projekt sind auch nur eine Aneinanderreihung von kleinen Aufgaben.

Wenn du dir deinen Alltag ansiehst, wie viel Zeit lässt du ungenutzt verstreichen? Wo machen sich bei dir Zeitfresser breit? Wie wäre es, wenn du beginnst, diese Zeit effektiv zu managen?

Top Zeitfresser im Job - Ideenverwirklicher. Wo verbringst du deine meiste Zeit im Job?
Top Zeitfresser im Job

Wie Zeitmanagement mich verändert hat

Ich habe es geschafft, neben meinem Vollzeitjob als Projektleiter in der Entwicklung noch weitere private Projekte wie Schwarzen Gürtel im Kampfsport, Blog Projekt Ideenverwirklicher, Finanz-Trading Ausbildung und vieles mehr auf den Weg gebracht. Ich habe dennoch genau Zeit für meine Ehefrau und unvorhersehbares. Mein Schlüssel war es wirklich die Zeitfresser aufzuspüren und mit anderen Tätigkeiten zu ersetzen. Deshalb möchte ich dir Tipps an die Hand geben, die mein Zeitmanagement verbessert haben.

Meine Zeitmanagement Tipps für den Alltag

Notizen

Ich habe mir angewöhnt alles zu notieren. Wenn ich Dinge recherchiere, Links speichern möchte, Notizen zu Büchern mache, oder Gedankenblitze kommen, schreibe ich diese in mein Notizbuch. Wichtig ist es, dieses Notizbuch gut zu strukturieren. Hierzu habe ich ein digitales Notizbuch, auf das ich immer zugreifen kann. Ich kann dir Evernote oder OneNote empfehlen.

Ziele

Ja – Ziele sind ein wichtiges Instrument auch in meinem Zeitmanagement. Sie machen mir bewusst, wofür ich meine Zeit „ausgebe“. Sie helfen mir auch zu verstehen, wo auf dem Weg zu meinem Ziel ich mich gerade befinde. Ziele sind essenziell und daher solltest du hier viel Sorgfalt walten lassen.

Prioritäten

Zusammen mit den Zielen sind die Prioritäten dein Filter. Daher entscheidest du dich mit Prioritäten entscheidest immer bewusst für etwas und gegen etwas anderes. Natürlich musst du deine Prioritäten mit deinen Zielen abgleichen.

Zeitmanagement und was haben Prioritäten damit zu tun - Ideenverwirklicher

Entscheidungen

Ich habe mir angewöhnt Entscheidungen nicht lange in mir umherzutragen, sondern diese möglichst schnell zu treffen. Sobald ich alle notwendigen Datenpunkte habe entscheide ich mich. Du blockierst dich so sehr, wenn du Entscheidungen nicht fällst, obwohl du alle Daten hast. Deine Ziele und Prioritäten sollten dir hier die notwendige Hilfe geben.

Abschottung

Für mich eine Geheimwaffe. Wenn ich wichtige Aufgaben bearbeite, ziehe ich mich zurück und arbeite in Ruhe an einem anderen Ort (z.B. Bibliothek, Park, Kaffee,…). Hier habe ich meist kein Internet. So habe ich schon im Studium gelernt und es hat mir sehr geholfen.

Monotasking

Ich kann nicht Multitasking und ich wette, du kannst das auch nicht. Daher konzentriere dich auf eine Sache pro Zeiteinheit. Je länger deine Zeiteinheit ist (z.B. 15min – 45min), desto effektiver ist es für dich.

Nein Sagen

Hier hast du immer eine starke Verbindung mit deinen definierten Zielen. Das heißt, wenn du aktiv nein sagst, entscheidest du dich für deine Ziele. Du entscheidest dich aktiv gegen etwas und sagt Nein! Gerade zu Verpflichtungen im Alltag, die nicht deine Ziele unterstützen, solltest du vorsichtig sein und lieber Nein! sagen.

Zeitmanagement - Warum Nein Sagen! so wichtig ist für dein Zeitmanagement. Ideenverwirklicher
Nein sagen!

80:20 Pareto

Ich mag dieses Prinzip von Herrn Alfredo Pareto. Wenn du wissen möchtest, wie ich dieses Prinzip anwende, lese gerne meine Artikel über das Pareto Prinzip.

Zeitmanagement - 80:20 Pareto Prinzip für dein Zeitmanagement. Ideenverwirklicher
80:20 Pareto Prinzip

Blockweise Abarbeitung

Dieses Prinzip wende ich auf viele administrative Dinge an. Ich bearbeite meine private Post, einmal pro Woche. Ich versuche auch als Projektleiter, ähnliche Aufgaben als Block abzuarbeiten. Du nutzt hier dein Momentum und musst dich nicht immer wieder dazu aufraffen.

Zeitplanung

Meine Königsdisziplin. Hier kommen Ziele/Prioritäten und Pareto zusammen. Ich verplane ca. 70% meiner verfügbaren Zeit. Hierzu nutze ich die Ziele, die ich mir gesetzt habe und breche diese in kleine Aufgaben herunter. Ich plane immer meine Woche im Voraus und definiere die Ziele. So stelle ich sicher, dass ich am Ende des Jahres meinen Zielen näher gekommen bin.

Wenn du noch weitere Tipps und Methoden kennenlernen willst, lese gerne meinen Artikel über Zeitmanagement Methoden.

Conclusion

Zeitmanagement kann sehr anstrengten sein. Daher musst du dir ein System aufbauen, welches für deine Lebenssituation passt. Dein System musst du regelmäßig anpassen, optimieren oder sogar ersetzen. Auf keinen Fall darfst du dir ein Hamsterrad bauen. Verplane nicht deine ganze verfügbare Zeit und gib dir entsprechende Freiräume. Auch mal „nichts“ zu tun ist enorm wichtig für deine Erholung. Wenn du dich über Zeitmanagement austauschen möchtest, nimm gerne Kontakt mit mir auf.

Work Life Balance

Wenn ich freitags oder samstags meine Woche Revue passieren lasse, frage ich mich oft, ob ich eine ausgeglichene Work Life Balance habe oder nicht. Als Projektleiter in der Entwicklung ist das für mich nicht immer einfach. Vernachlässige ich meine Ehe, meine Freunde, meine Familie oder mein Hobby? Habe ich genug Zeit, um auch einmal für mich zu sein? Frisst mein Job als Projektleiter meine ganze Zeit? Was sind meine Strategien für eine ausgeglichene Work Life Balance?

Was bedeutet Work Life Balance genau?

Jeder definiert sich seine eigene Work Life Balance. Der Begriff Work Life Balance beschreibt die Ausgewogenheit zwischen dein Berufsleben und deinem Privatleben.

Welche Faktoren haben Einfluss auf die Work Life Balance?

Wenn dir dein Job richtig Freude bereitet, wirst du nicht zu tiefst traurig sein, wenn du einmal länger im Büro bist. Daher ist ein Faktor von Work Life Balance deine Leidenschaft für deinen Beruf oder Job.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist meiner Ansicht nach den zeitlichen Aufwand, den du für die Anfahrt zur Arbeit hast. Wenn du einen hohen Anteil an Homeoffice hast, fühlst du dich sicherlich ausgeglichener, wie wenn du täglich mehrere Stunden zur Arbeit pendelst.

Auch ist dein Umfeld, wie zum Beispiel deine Familie ein wichtiger Faktor. Wenn du alleine bist, wirst du einen anderen Bedarf an „Zeit mit deiner Familie“ haben wie, wenn du einen Partner und Kinder hast.

Nicht zu unterschätzen ist auch dein Alter. Als Generation Y (Millennials) habe ich ein anderes Bedürfnis an freier Zeit wie zum Beispiel meine Eltern-Generation. Für sie war die Arbeitszeit viel mehr im Mittelpunkt.

Ebenfalls sehe ich das aktuelle Stressniveau in der Arbeit als Faktor für meine Work-Life Balance. Für das Stressniveau haben auch Faktoren wie Arbeitslast oder Über-/Unterforderung Einfluss. Wenn du hier betroffen bist, solltest du mit deinem Chef ganz offen darüber sprechen, gemeinsam eine Lösung zu finden.

Hier siehst du ein Beispiel an weiteren Zeitfressern im Job, die deine Work Life Balance kaputt machen können:

Zeitfresser im Job, die deinen Feierabend gefährden.

Zusammenfassend bezeichne ich als Work-Life Balance Faktoren

  • Leidenschaft im Beruf (Berufung?)
  • Arbeitsweg / Anfahrt zum Job
  • Familiäre Bedingungen (Familie vs. Single)  
  • Alter
  • Stressniveau im Job 
  • Arbeitslast (Überlast)
  • Überforderung / Unterforderung

Work Life Balance – Root cause – Meta Ebene

Das ganze Thema Work Life Balance bringt mich immer wieder zu einem zentralen Punkt. Meine verfügbare Zeit? Wenn ich meine mir gestellten Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit bearbeite sollte doch alles grün sein, oder? Das heißt, wenn ich im Job meien Aufgaben in der definierten Zeit bearbeiten kann, sollte ich zumindest ein ausgeglichenes Arbeits- / Privatzeit-Verhältnis haben. Netter neben Effekt ist auch, dass mein Stress in der Arbeit abnimmt, wenn ich mit der vorhanden Zeit zurechtkomme.

Der Weg ist ein gutes Zeitmanagement und Selbstmanagement an den Tag zu legen.

Zeitmanagement & Selbstmanagement für eine bessere Work Life Balance

Wenn du dir klar geworden bist, dass Zeit die wichtigste Ressource ist, bist du der Sache schon sehr viel näher gekommen. Du wirst dann beim Zeitmanagement landen. Wie kann dir Zeitmanagement helfen? Meiner Erfahrung nach verändert sich der Blick auf die Zeit, sobald du dir im klaren geworden bist, womit du deine Zeit verbringst. Weißt du, wie viel Zeit du täglich für Dinge verschwendest, die dir und dich nicht weiterbringen? Wie viel Zeit verbringst du in diversen Timelines von Sozial Media oder vor einem Streaming Anbieter? Hier kommen wir zum Thema Zeit- und Selbstmanagement. Eine gesunde Mischung und eine klare Entscheidung deine Zeit in der Timeline zu verbringen ist der Schlüssel.

Zeitmanagement & Selbstmanagement

Wenn du dir im Klaren bist, dass du deine Zeit besser im Griff haben willst und du so ein ausgeglichenes Work – Life hast, dann habe ich ein paar Tipps für dich.

Zuerst einmal solltest du die in deinem Leben die Prioritäten setzen. Was ist dir wirklich wichtig und was bringt dich deinen Zielen und deiner Vision näher? Wie du Prioritäten im Job und im Privaten setzt, erfährst du hier: Prioritäten setzen – Eine entscheidende Fähigkeit.

Wenn du dir deiner Prioritäten klar geworden bist, geht es darum die zur Verfügung stehende Zeit zu managen. Hier bieten sich diverse Zeitmangement System an. Eine Übersicht zu den gängigsten findest du hier Zeitmanagement-Systeme für alle.

Ich selbst bin ein Fan der 80:20 Methode (Wie wende ich die 80:20 Regel richtig an?). Es hilft mir sehr an einem gewissen Punkt zu sagen die Aufgabe ist erledigt und mich nicht im Perfektionissmus zu verlieren.

Conclusio

Natürlich musst du dir dein System selbst anpassen und entsprechend tunen. Wichtig ist nur, dass du beginnst deine Zeit als kostbare Ressource zu sehen. Identifiziere Zeitfresser in deinem Alltag. Ist dir dein Engagement im Verein zu viel, dann eliminiere es. Hast du Tätigkeiten, die du Outsourcen kannst um deine Zeit für wichtigeres, dann tu es. Du kannst mittlerweile vieles Outsorucen wie Einkaufen, putzen, Gartenarbeit, Administrative Arbeiten, Kinder-Sitten, Hunde-Sitting, …sei kreativ. Wichtig ist nur, nutze die gewonnene Zeit mit den dir wichtigen Themen.

Gerne helfe ich dir dein persönliches Zeit- und Selbstmangement System zu finden. Wenn Du Hilfe in deinem Zeit- und Selbstmanagement brauchst, um deine Work Life Balance wieder ins Gleichgewicht zu bringen, schreibe mir einfach. 

Ein Mentor hilft?

Weißt du was Mentoring? Weißt du ins Besondere was Mentoring nicht ist? Der Begriff Mentoring wird viel zu schnell verwendet. In den nachfolgenden Zeilen werde ich dir erläutern wie du aus dem Mentoring am meisten für dich herausholst und wie du die Zeit deines Mentors nicht überstrapazierst.

Was Mentoring nicht ist

Viele verwechseln Mentoring mit Coaching oder Consulting. Du solltest auf keinen Fall direkt mit falschen Erwartungen ins Mentoring starten. Dein Mentor wird dich nicht coachen. Dafür solltest du zu einen Coach gehen, der dich beobachtet und direkt korrigiert. Auch solltest du nicht einen Consultant erwarten, der deinen (Projekt) Karren aus dem Dreck zieht. Wenn Du Lebensthemen aufarbeiten willst bist du auch mit einem Coach besser beraten, als mit einem Mentor. Ähnlich verhält es sich mit dem Trainer. Verstehe mich nicht falsch, ein Mentor löst keine deiner Probleme oder spornt dich zu Höchstleistungen an. Nach dem ganzen, was Mentoring nicht ist – was ist es dann?

Was ist nun Mentoring?

Ein Mentor kann vieles für dich sein. In aller erster Linie sollte er ein Vorbild für dich sein. Parallel schlüpft dein er in verschiedene Positionen, um dir zu helfen:

  • Vorbild : Wo immer möglich lässt dein Mentor dich über seine Schulter blicken, damit du lernst und verstehst wie dein Mentor handelt. Speziell in wichtigen Meetings oder Verhandlungen. Hinterher erklärt dir dein Mentor sein Verhalten oder seine Strategie.
  • Ratgeber: Er gibt dir konkrete Tipps zu Problemen oder Fragestellungen die du an ihn trägst. Er kommentiert auch kritisch deine Leistungen, die ein wertvolles Feedback sein können.
  • Coach: Auch wenn du Mentoring nicht als Coaching verstehen solltest, gibt es Situationen, wo ein Mentor dein Coach sein kann. Nämlich bei Karrierefragen und wie du dich bei Schwierigkeiten verhalten solltest.
  • Kritiker: Dein Mentor kann und sollte dir deine Grenzen aufzeigen und dich immer wieder auf den Boden der Tatsachen zurück holen. Gerade bei jungen Aufsteigern ist die Bodenhaftung noch nicht voll ausgeprägt. Hier kann der Mentor auf zu viel Ehrgeiz und schwerwiegenden Fehlentscheidungen schützen.
  • Förderer: Gerade Mentoren, die dort sind (beruflich oder gesellschaftlich) wo du selbst hinmöchtest können hier ein Türöffner sein. Auch fungiert ein Mentor oft als Referenz.

Ok – welche Rollen hat bei dem klassischen beruflichen Mentoring der Mentor und der Mentee, also du?

Mentoring – Die Rollen des Mentors und Mentee

In dem sehr persönlichen Gesprächen, den Mentoring haben wir zwei Rollen. Den Mentor und den Schützling, den Mentee. Du musst verstehen, was du in der Rolle des Mentee zu beachten hast.

Der Mentor 

Nicht jeder erfolgreiche Kollege eignet sich als Mentor. Er muss auf jeden Fall die Augenhöhe waren. Das heißt das du ein Gespräch unter Kollegen erwarten solltest und keine Audienz oder Zurechtweisung.

Dein Mentor selbst sollte daran interessiert sein, anderen zu helfen. Ebenso sollte er auch ehrlich und aufrichtig zu dir sein. Ein aktiver Zuhörer, sowie Empathie muss dein Mentor ebenfalls mitbringen. Ganz davon zu schweigen, dass es persönlich  auch passen muss. Wenn es nicht gelingt, dass er mit dir eine persönliche Ebene aufzubauen, wirst du nie das volle Potential ausschöpfen können.

Der Mentee

Als Mentee bist du der Schützling. Du kannst ein Mentoring beginnen, wenn du ein neuer Mitarbeiter bist, oder deine Position verändert hast. Oder generell, wenn du neu startest. Aber auch wenn du eine Führungskraft bist kannst du einen Sparringspartner, einen Mentor bestimmt gebrauchen.

Du musst bereit das Feedback deines Mentors und seine Anregungen empfangen können. Dabei solltest du dich nicht rechtfertigen. Nimm einfach das Feedback deines Mentors an. Du musst verstehen, dass der Mentor nicht jeden deiner Schritte kennt und er immer aus seiner Perspektive Tipps und Vorschläge unterbreitet. Du selbst musst entscheiden wie du damit umgehst.

Vorarbeit für den Mentee 

Als Mentee bist du für das Mentoring verantwortlich. Das heißt du musst dafür sorgen, dass die kostbare Zeit des Mentors nicht vergeudet wird. Daher ist es normal, dass dein Mentor gewisse Erwartungen an dich hat. Im ersten Schritt solltest du dir auf jeden Fall deine Erwartungen an das Mentoring klar machen. Schreibe dir Themen vorab auf, die du ansprechen möchtest und bereite das Mentoring vor.

Erwartungen an den Mentees

Als Mentor habe ich an meine Mentees gewisse Erwartungen. Daher setz dich hin und überlege dir vorab folgende Dinge:

  • Was will ich mit dem Mentoring erreichen? Brauchst du punktuell Rat oder Feedback. Oder hast du Bedarf an eine langfristiges helfen bei schweren Fragen. Oder willst du einfach nur zusehen und lernen?
  • Wie viel Zeit willst du von deinem Mentor haben? Mach von Beginn an klar was deine Erwartungen sind. Denke daran, dass er evtl. beschäftigt ist und seine Zeit sehr wertvoll ist. Du bist nicht sein einzige Thema ;-).
  • Wer sollte dein Mentor sein, oder wen wünschst du dir? Sei kreativ und beschreibe deinen optimalen Mentor. Wenn du das hast kannst du auf die Suche gehen. Bei dieser Übung wird dir wahrscheinlich klar, ob du einen Fachmann oder Manager als Sparringspartner wünschst. 
  • Was kann ich meinem Mentor geben? Hier geht es umgeben und nehmen. Wie kannst du ihm helfen? Gibt es Gebiete wo du unterstützen kannst und dabei lernst? Es gibt bestimmt Tätigkeiten, die du für ihn übernehmen kannst. Achte auf jeden Fall auf eine ehrliche Wertschätzung.
  • Definiere Schwerpunkte die du bearbeiten möchtest. Hierzu bietet sich an eine Art Themen / Fragen Backlog zu führen und daraus die Themen zu ziehen. Hier empfehle ich dir meinen Artikel über gute Projektleiter.

Mentoring Methoden

Die Mentoring Methoden sind ganz individuell. Ich selbst bevorzuge in meinen Mentoring, dass klare Themen vor dem Mentoring Termin vom Mentee definiert sind. Diese besprechen wir im Mentoring. Es geschieht also im Dialog miteinander. Wie du oben weiter bereits gelesen hast gibt es auch die Möglichkeit, dass du deinem Mentor über die Schulter blickst und ihn begleitest. Danach kannst du zusammen mit Ihm sein Verhalten in den Besprechungen oder Verhandlungen reflektieren.

Was bring Mentoring

Was ist der springende Punkt bei Mentoring Programmen? Du kannst auf die Leassons Learned von Menschen zurückgreifen, die dort waren oder sind, wo du gerne hin möchtest.

Es ist quasi ein Prozess um persönliche Lessons Learned zu kultivieren. Ebenso ist Mentoring eine tolle Möglichkeit in das Netzwerk des Mentors zu gelangen. Dadurch baust du dein persönliches Netzwerk weiter aus und kommst durch Empfehlungen an viele wichtige Kontakte.

Ich selbst bin seit Jahren im Mentoring und kann es nur empfehlen. Natürlich ist es für dich als Mentee harte Arbeit. Ansonsten wirst du nicht viel aus dem Mentoring mitnehmen können. Daher liegt es zu mindestens zu 75% bei dir, ob das Mentoring funktioniert. Denn egal wie, wenn du nur ein paar Dinge von einem Mentor mitnehmen kannst, hat es sich für deine Entwicklung schon gelohnt. Auch wenn du die gemachten Fehler und Fehleinschätzungen deines Mentors erfährst.

Wann ist Mentoring sinnvoll?

Mach dir wirklich vorab Gedanken warum du einen Mentor wünschst und überlege dir Themen und Fragen. Ansonsten ist es wirklich Zeitverschwendung. Wenn du nur wissen willst wie du die Karriereleiter nach oben kommst, ist dies meiner Meinung nach nicht der richtige Weg für dich. Hier hast du die Möglichkeit durch gemeinsame Reflexion an dir zu arbeiten und langfristig erfolgreich wirst.

Einen spannenden Artikel hierzu findest du auch unter karrierebibel.de.

Mentoring – Wunsch und Realität

Leider sehe ich immer wieder, dass vieles schnell Mentoring genannt wird. Firmen denken so sparen sie sich Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Es ist ein langsamer aber lohnender Prozess effektives Mentoring zu betreiben. Vielen geht es nicht schnell genug und dadurch verlaufen viele Mentoring Programme im Sand. Sei Du der Unterschied und bereite deine Mentoring Gespräche mit klaren Fragen und Themen vor. Schreib dir nach jedem Mentoring kurz zusammen was besprochen worden ist und was dein Learning war. So kultivierst du das gelernte und stellst sicher, dass du es auch anwendest.

Wenn Du selbst auf der Suche nach einem Mentor bist, kannst du mir gerne eine Mail schreiben und wir klopfen ab, ob ich dir helfen kann. In diesem Sinne auf erfolgreiches Mentoring.

Die Pareto Regel anwenden

Ich vermute, du hast ebenso wie ganz viele andere um dich herum einen Permanenten Erfolgsdruck und Leistungsdruck. An dich werden Erwartungen von außen gestellt. Hinzu kommen deine eigenen Erwartungen, was du erreichen möchtest. Dein Ziel Journal oder deine Jahresplanung gibt dir den Input. Alles sollte schneller, höher, weiter und besser werden. Du befindest dich einer Leistungsspirale. Wenn du dich hier wiederfindest, dann kann ich dir in den nächsten Zeilen darstellen, was mir geholfen hat.

Pareto Regel

Du hast bestimmt schon von vielen Seiten die 80:20 Regel oder das Pareto Prinzip gehört. Wenn du wissen willst woher es stammt kannst du den Wikipedia Artikel lesen. Kurz um er hat den Pareto Effekt definiert. Er wird auch die 80.20 Regel genannt. Herr Pareto erkannte sein Prinzip auch bei völlig anderen Themenbereichen. Zum Beispiel bei dem investieren. Nur ein kleiner Teil des Investments führt gewöhnlich zum größten Teil des Erfolges. Das würde heißen, dass ein Ungleichgewicht zwischen Energie und Wirkung herrscht – laut V. Pareto zu 20:80. 

80:20 im Alltag

Auch im Alltag haben wir gute Beispiele für das Paretoprinzip. Ich habe dir deshalb hier ein paar Beispiele aufgezeigt.

Software: Nur 20% der Bugs sind für 80% der Softwareabstürze verantwortlich.

Software: Nur 20% des Funktionsumfangs einer Software werden von 80% der User verwendet.

Teamarbeit: Von 20% deines Teams werden 80% der Arbeit getan – das siehst du an der Spanne von Top Performern und dem Rest.

Krankenstand: 80% der Fehlzeiten sind von immer den gleichen 20% der Belegschaft verursacht.

Kommunikation: Du schreibst 80% deiner E-Mails an die gleichen 20% deiner Personen im Adressbuch.

Umsatz: Die besten 20% der Verkäufer deiner Firma machen 80% des Umsatzes.

Kleidung: Du trägst lediglich 20% deiner Kleidung 80% der Zeit.

Energieverbrauch: 20% deiner Elektrogeräte verursachen 80% des Energieverbrauchs.

Kriminalität: 20% der Bevölkerung sind für 80% der Gesetzesüberschreitungen verantwortlich.

Reichtum: 20% der Bevölkerung haben 80% des Reichtums.

Diese Beispiele zeigen, dass die Anwendung des Paretoprinzip nahezu überall anwendbar ist. Deshalb lohnt es sich in unserem Fall die sich selbst die folgende Frage zu stellen:

Wie kann ich meine Ziele erreichen und 20% meiner Energie so einsetzen, dass ich 80% des Ergebnisses erhalten?

Was steckt dahinter?

Die Pareto Regel besagt, dass du 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreichen kannst. Daher musst du, um die restlichen 20% zu erfüllen, umgekehrt 80% mehr Aufwand erbringen. Das solltest du dir auf der Zunge zergehen lassen. Das würde demzufolge heißen, um 80% deiner Tagesleistung zu erreichen benötigst du nur 20% der investierten Arbeit. Die restlichen 80% der Zeit sind Dinge, die jenseits der 80% liegen oder nicht relevant sind.

Im Folgenden kannst du mit der intelligentenAnwendung der Pareto Regel, deine Energie fokussieren und gehebelt einsetzen.

Und als Führungskraft?

Ist die Pareto Regel als Führungskraft oder Projektleiter nicht genial. Demzufolge kannst du dich auf die wirklich wichtigen Dinge Priorisieren. Du bringst die Aufgaben oder Tätigkeiten auf deine Agenda, welche 80% der Ergebnis ausmachen. Dadurch benötigst du keine „ToDo’s Aufwickel-Maschnine“ im Keller, die am Ende des Tages deine Unerledigten ToDo’s abspeichert. Der Schlüssel ist wirklich die 80:20 Regel mit dem Priorisieren zu kombinieren. Für diesen Schritt solltest du dein Mindset prüfen. Der größte Feind der 80:20 Regel ist nämlich der Perfektionismus. Versteh mich nicht falsch, perfekte Qualität abzuliefern ist eine wunderbare Tugend. Wenn du genug Zeit hast. Aber wenn du ein größeres Ziel im Sinn hast, wird es dich am vorrankommen hindern.

Mindset

Perfektionismus ist per se nicht schlecht und in manchen Bereichen macht er auch Sinn. Zum Beispiel beim Zubereiten einer Aufwendigen Mahlzeit, bei der Ausübung deines Hobbies und so weiter. Jedoch im Beruflichen Alltag als Führungskraft solltest du hiervon Abstand nehmen. Nutze daher die Hebel der 80:20 Regel von V. Pareto und kombiniere die 20% mit deinen Stärken. Überlege demnach genau was du gut kannst und was 80% des Aufwandes bringt?

Vergesse den Glaubenssatz, dass harte Arbeit notwendig ist – smarte Arbeit ist der Ansatz. Es gibt viele Menschen, die arbeiten sehr hart und werden nicht erfolgreich oder entwickeln sich weiter. Fokussiere und selektiere wo du deine Energie investierst und erreiche mit Hilfe von Pareto einen enormen Hebel für dein Unternehmen.

Die Anwendung

Um dein überarbeitetes Mindset in Bezug auf die Pareto Regel in die Tat umzusetzen, solltest du erst einmal eine PAUSE machen.

Schritt 1 – Pause

Nimm das wirklich ernst und ziehe dich für ein paar Stunden zurück. Schaffe dir die Distanz, die du benötigst. Such dir einen Meeting Raum am anderen Ende, oder geh in ein Kaffee oder gar in die Natur. Wichtig ist nur, dass du Abstand und Ruhe hast.

Schritt 2 – Ist Analyse

Analysiere ganz ohne Emotionen deine Tätigkeiten. Was machst du den ganzen Tag. Eventuell hast du ein Tätigkeitslog oder Stundenlog, das dir aufzeigt womit du die meiste Zeit verbringst. Auch ein Blick in deinen Kalender und deine ToDo Liste der Vergangenen Zeit helfen dir.

Schritt 3 – Sortieren

Sortiere deine Aufgaben in zwei Kategorien. Am besten mit PostIt’s – in 20% (Hebelwirkung) oder 80% (Beiwerk). Was liefert wirklich Ergebnisse (20% Stapel) und was nicht (80% Stapel). Ich vermute, dass dein 80% Stapel um einiges höher ist, als der 20%‘er.

Schritt 4 – Entscheiden

Natürlich kannst du die 80%‘er nicht einfach ignorieren. Daher nimm dir jede einzelne Aufgabe vor und überlege welche der 3 Alternativen möglich sind : 1. Delegieren (Assistent, Team Mitglied ), 2. Automatisieren oder 3. Eleminieren (Aufgabe bringt dich und dein Unternehmen nicht weiter). Notiere deine Entscheidung jeweils.

Schritt 5 – Alternativen

Natürlich wirst du Aufgaben haben, die nicht optimal in die Kategorisierung passen werden. Überlege dennoch, ob du jemanden Ausbilden kannst, diese Aufgabe zu übernehmen. Wenn du durch den 80%‘er durch bist, widme dich den 20%‘er. Hier empfehle ich dir auch den Gedanken der Automatisierung zu pflegen. Welche dieser Aufgaben, die sehr wichtig sind, können Automatisiert werden?

Überlege wieviel zusätzliche Zeit du dadurch gewinnen kannst. Behalte im Hinterkopf, dass du als Führungskraft keine wiederholenden Standardaufgaben abarbeiten solltest. Deshalb konzentriere dich auf deine wichtigen Aufgaben und Neues. Ich hoffe du versteht nun besser, warum du Zeit in deine Tages und Aufgabenplanung investieren musst. So wie es Albert Einstein mit seinen Problemen machte, solltest Du es mit deinen zu erledigen Aufgaben machen.

Anwendung der 80:20 Pareto Regel. Die 5 Schritte zur erfolgreichen Anwendung.
Die 5 Schritte zur Erfolgreichen Anwendung des Pareto Prinzips

Wenn ich eine Stunde habe, um ein Problem zu lösen, dann beschäftige ich mich 55 Minuten mit dem Problem und 5 Minuten mit der Lösung.
Albert Einstein

Andere Lebensbereiche

Du kannst die Pareto Denkweise auf dein ganzes Leben anwenden. Sei hier offen für die ungeahnten Möglichkeiten. Die 80:20 Denkweise kann dir helfen automatisch zu priorisieren und wichtiges von unwichtigen zu tun. Du tust viel zu oft Unwichtiges, anstelle dem wirklich wichtigen. Gewöhne dir diese Denkweise an. Im Freundeskreis zum Beispiel kannst du dir überlegen, mit welchen 20% du 80% deiner Freizeit verbringst? Oder welche 20% Deiner Taten für 80% deines Glücks verantwortlich sind? Oder auch im Sport kannst du hierzu eine Anwendung finden. Welche 20% der Übungen liefern 80% deines Erfolges?

Conclusio

Sei kreativ in der Anwendung der Pareto Regel und im aufspüren des Zusammenhangs. Ja – es kostet dich zu Beginn Zeit. Du musst dir über deine Aufgaben Gedanken machen. Dennoch zahlt sich der Effekt aus. Ich hoffe, dass es dir auch im ersten Schritt deine Augen öffnen wird und du dann fokussiert deine Energie auf die wichtigen 20% zu lenken. Lass es mich wissen, wo und wie du das Paretoprinzip anwendest. Du kannst mir hierzu gerne in die Kommentare schreiben und direkt an mich schreiben. Denke daran die Kombination der Pareto Regel und die Kunst Prioritäten zu setzen, sowie richtig zu fokussieren kann dich regelrechter Richtung Ziele katapultieren.

Ideenverwirklicher – „Mindset“

Dieser Artikel bildet eine Sammlung an Beiträgen von ideenverwirklicher.net, die das Thema Mindset und Überzeugungen für einen Ideenverwirklicher behandeln.

Das Mindset soll es Dir als Ingenieur, im Projektalltag oder in der Projektverantwortung helfen, deine kostbare Zeit so effizient wie möglich zu nutzen. So ist deine persönliche Work Life Balance zu realisieren und du bist entspannt & erfolgreich. So bleibt dir Zeit, für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

Meine Freunde & Kollegen erzählen mir immer wieder, dass sie nur im „Feuerwehrmodus“ sind und nicht planen. Sie löschen nur den jeweiligen Feuerherd und gehen nicht geplant an die Sache. Wenn du diese Situation kennst, überdenke dein Mindset als Projektmanager. Sind alle Aufgaben / Fragen wirklich plötzlich aufgetaucht, oder waren sie schon lange auf dem Radar? Warum fragen viele Kollegen, liegt es an der Kommunikation oder Informationsverbreitung.

Überzeugungen sind deine Basics als Projektmanager oder Führungskraft

Als Projektmanager und Ingenieur wirst du höchst wahrscheinlich in die Situation kommen, Stress in dir aufkommen lassen. Meist kannst Du nichts dazu, denkst Du. Lese hier Tipps und Routinen, die Dir helfen ein gelungen Stressmanagement zu führen –  Stressmanagement mit NLP Werkzeugen.

Routinen die dich als Führungskraft oder Projektmanager effizienter machen

Eine wichtige Erfahrung, die ich gemacht habe, ist die Anwendung von Routinen und Programmen, die es mir erlauben effizienter zu arbeiten. Das hilft nicht nur im beruflichen Kontext, sondern auch im privaten.

Mein Tag startet mit einer festen Routine, die mir hilft, optimal in den neuen Tag zu starten. Wenn du meine Routine zum Start in den Tag kennenlernen möchtest, lese den Artikel hier – Routinen im Projektalltag.

Aber nicht nur die Routinen können helfen. Ein weiteres wirksames Werkzeug ist dein Fokus. Sei fokussiert wie ein Laserstrahl und bearbeite Aufgaben dadurch sehr effizient und schnell. Lerne wir du deine Aufmerksamkeit fokussieren kannst in diesem Artikel – Wie lernt man fokussiert zu arbeiten?

Wenn du das Gefühl hast, dich vor Aufgaben (ToDo’s) nicht mehr retten zu können, solltest du an deiner Priorisierung arbeiten. Lese hierzu den folgenden spannenden Artikel zum Thema – Mit Priorisierung Ziele erreichen.

Werkzeuge für dein Mindest als Projektmanager oder Führungskraft

Wenn dir das Neurolinguistische Programmieren (NLP) geläufig ist, findest du hier 3 Routinen, die ich als äußerst Wertvoll im täglichen Projekt erachte. Wenn deine Energie sinkt und du dich am Energetischen Tiefpunkt fühlst, versuche (vorab) das Format Circle of Excelence. In dem Artikel Circle of Excellence – der Engeriedrink im Büro, beschreibe ich, wie ich das Format im Büro nutze.

In der Kommunikation mit diversen Stakeholdern können kleine Worte viel bewirken. Daher habe ich mir Magic Words für Projektleiter genauer angeschaut. Lese hierzu Magic Words für Projektleiter.

Als Projektmanager bist du stehts ein Vorbild für dein Team. Achte auf deinen persönlichen State und kontrolliere ihn, wenn er nicht zielführend ist. Lese in dem Artikel Wie ich mich und mein Umfeld beeinflusse – State Management mehr dazu.

Ich hoffe diese Sammlung hilft dir, auch ein Ideenverwirklicher zu werden und deine Projekte mit Leidenschaft zum Erfolg bringst.

Mit Priorisierung Ziele erreichen

Du denkst über Priorisierung und langfristige Ziele nicht nach. Du handelst einfach – wie ein Feuerwehrmann löschst du die gefährlichsten Feuer und handelst ohne die vorher festgelegten Prioritäten? Bedenke bitte dass du nur begrenzte Energie (Zeit & Konzentation) pro Tag zur Verfügung hast. Deine Energie ist wie der Akku deines Handys – bei du hoher Beanspruchung geht er schneller leer als gewohnt. Daher überlege wofür du deine Energie verwendest und welche Priorität sie haben – bei allen Tätigkeiten.

Priorisiere deine Energie

Der Alltag eines Projekmanager ist sehr dynamisch. Du bekommst von Kollegen oder Stakeholdern ständig neuen Input und Aufgaben (ToDos), die bewertet, abgearbeitet oder verteilt werden müssen. Zusätzlich meldet sich dein Kunde bei dir und möchte gerne noch kurz eine Beschreibung des neuen Features der Software. Zu guter Letzt fragt das Management nach den letzen Budget Zahlen für dein Projekt. Das letzte was kommt hat immer die höchste Priorität oder das am Zeit kritischsten? Kommt dir das oder so ähnlich bekannt vor? Dann herzlich willkommen.

Prioritäten sind der Hebel zum erreichen langfristiger Ziele

Das Problem hier ist schlicht und einfach die Priorität jeder einzelnen Aufgabe. Genau hier ist der Hebel zum ansetzen. Du kannst nur bedingt mehr Energie pro Tag zur Verfügung haben. Klar, du kannst früher ins Büro kommen und später gehen. Evtl. sogar deine Pausen reduzieren, wovon ich strikt abraten würde. Jedoch eine wirklich Veränderung erzielst du nur, wenn du dein Muster der “Aufgabenverwaltung“ überdenkst und gezielte Prioritäten festlegst.

Du musst dir bewußt machen, wie dich jede noch so kleine Aufgabe (natürlich nichts was unter 2 Minuten erledigt werden kann), die du hoffentlich in deine ToDo Liste schreibst, deinen Zielen, ja Ziele sind immer das Thema, näher bringt. Dabei musst du selbst entscheiden, ob dich genau dieses ToDo einem deiner Ziele näher bringt.

Ziele – Warum sind sie so wichtig?

Das Thema Ziele ist bei allen wichtigen Themen rund um Effizienz und Effektivität, so auch wenn wir über Prioritäten sprechen. Du musst dir deiner Ziele bewußt sein. Wie lauten sie kurz-, mittel- und langfristig? Sie sind deine Leuchtfeuer, die dir den Weg zeigen. Ohne diese bist du wie ein Wanderer, der frei nach Laune los geht und sich an jeder Weggabelung spontan frei entscheidet. Er wundert sich nach einiger Zeit, warum er im Kreis gegangen ist. Wenn du Sportler bist und richtig gut werden möchtest, hast du doch auch ein Ziel und den dazugehörigen Plan. Sei dir deshalb immer deiner Ziele privat, für dein Projekt und auch für deine Karriere bewußt. Genau diese Ziele helfen dir, die Aufgaben zu priorisieren. Je stärker du deiner Ziele verschrieben bist, desto einfacher wird es dir fallen, wichtigem von unwichtigem zu unterscheiden.

Warum sollten wir Priorisieren?

Kurz um, Du solltest aufpassen, dass du nicht in die selbst gestellte Falle der einfachen nicht hoch priorisierten ToDos auf deiner Liste tappst. Menschen gehen gerne den geringsten Widerstand und möchten Erfolgserlebnisse. Deshalb pass auf, dass Du nicht unbewusst viele kleine unwichtigen Dinge auf Deine ToDo Liste lässt und die wichtigen (hoch priorisierten) und auch schwierigen im Backlog lässt. Hinterfrage automatisch, ob die Aufgabe, die du gerade in deine ToDo Liste oder Tagesplan einträgst, dich deinem Ziel näher bringt oder nicht.

Die Priorisierung wird dir helfen deinen Tag besser zu meistern und dir das ungute Gefühl der Fremdbstimmtheit abnehmen, welches eines der Gründe für Streß ist. Als Kerngebiet der Arbeitsorganisation ist es der Hebel für einen strukturierten Tag. Du schaffst dadurch Ordnung und sparst Ressourcen (Energie = Zeit). Du kannst dann agieren anstelle von reagieren.

Deine tägliche Energie ist begrenz und muss sinnvoll eingesetzt werden

Mein Energiehaushalt

Du hast wie schon oben erwähnt, nur eine begrenzte Menge an Energie pro Tag. Also ein klassische Ressourcenproblem im Projektmanagement. Die Priorität wird dir helfen, die Energie (Ressource) gezielt einzusetzen, um einen möglichst einen großen Output zu erzeugen. Natürlich ist nicht jede Aufgabe auf deiner ToDo Liste auf deine Ziele zurückzuführen. Hierzu empfehle ich dir die 80:20 Regel anzuwenden. Du solltest 80% deiner Zeit für die wichtigen und „echten“ Ziele verwenden. Die restlichen 20% sollten dann für augenscheinlich nicht Zielrelevanten aber wichtigen Ziele aufgebracht werden. Hier ist das Auto in die Werkstatt zu bringen oder einfach nur den Müll raus zu stellen.

Wie erkenne ich die Priorität?

Laut Wikipedia ist Priorität nach dem Lateinischen Prior = der Vordere definiert. Sie definiert den Rang der Aufgabe auf deiner ToDo Liste. Mit der Annahme, du arbeitest deine Liste von oben nach unten ab. Es kann zusätzlich auch die Dringlichkeit berücksichtigt werden und die Aufgaben weiter nach oben schieben. Das ist gerade im Zeitmanagement und in der Organisation deines Tages wichtig. Wir haben also Aufgaben die Wichtig sind und auch welche die Dringend sind. Der Unterschied ist sehr wichtig, weil gerade die dringenden Aufgaben führen, unorganisiert zu dem Gefühl der Fremdbestimmtheit und somit zum „Stress“ führen.

Sehe dir dazu dieses Prozessbild zum Thema Prioritäten an:

Prozess zur Verarbeitung von Aufgaben (Tasks, ToDo's) und Priorisierung
Priorisierung

Dringend ist nicht wichtig!

Wichtig ist, dass du den Unterschied zwischen Dringend und Wichtig verstehest. Wichtiges muss nicht Dringend sein! Gerade hier neigen viele dazu sich zu verzetteln, weil sie alles als wichtig oder dringend sehen. Versuche hier eine objektive Bewertung zu machen. Eine E-Mail muss meistens nicht sofort beantwortet werden. Eine Steuererklärung ist wichtig, aber selten dringend. Wenn du diese nicht vor dir her schiebst. Mit dem regelmäßigen „Schieben“ von Aufgaben werden Wichtige auf einmal zu Dringenden.

Dein Werkzeugkasten um zu priorisieren

Diese drei Werkzeuge können dir helfen, deine ToDos zu managen und deine Energie gezielt einsetzen zu können.

Minimalismus

Zum einen der aktuell überall anzutreffende Minimalismus. Er hilft dir Aufgaben zu selektieren, die wichtig sind und unwichtige einfach ignorieren lässt. Ganz getreu dem 80:20 Motto.

NEIN!

Wir verfallen durch die Überflutung von Informationen immer öfter an unsere Grenzen. Doch nicht alles ist wirklich wichtig. Auch das zweite Werkzeug, das NEIN sagen hilft dir die Flut der ToDos schon zu Beginn zu reduzieren. Denke dran, NEIN zum einen ist ein JA zum anderen!

Delegation

Hierbei heißt es nicht, dass die abgelehnten oder dem Minimalismus geschuldeten ToDos verloren sind. Du kannst diese delegieren. Delegation ist das dritte wichtige Werkzeug. Nicht jede Aufgabe erfordert Dein Zutun und Know-how. Denke immer darüber nach, ob Deine Person die geeignete ist? Kann es nicht ein Spezialist besser und schneller erledigen? Wenn du nicht delegierst bist du in der „alles ist wichtig“ Falle. Wenn du keine Mitarbeiter hast, überlege dir, ob dir eine virtuelle Assistenz helfen kann. Gerade Aufgaben, die nicht dein Spezialwissen benötigen lassen sich gut auslagern.

Ich werde in meinem Webinar gezielt auf die Werkzeuge und deren Anwendung in Deinem Alltag eingehen.

Deine Prioritäten sollten agil sein

Wir sind heute im stetigen Wandel. Daher kannst Du nicht bei deiner Priorisierung Veränderungen, neue Anforderungen oder andere Umgebungsbedingungen ignorieren und auf deiner Planung verharren. Lass Agilität zu und plane flexibel um. Hierzu bietet es sich an, deine Energie (Zeit) nicht zu 100% zu verplanen, sondern mind. 1/3 offen zu lassen. So kannst du bei Veränderungen und Unvorhersehbaren entspannt reagieren. Alternativ kannst du eine Woche ein Zeitprotokoll führen, welches dir zeigt wieviel ungeplantes pro Tag auftaucht und wieviel Zeit du für die hoch priorisierten Aufgaben verwendest.

Conclusion

Zusammenfassend musst du aufpassen, dass du nicht in die selbst gestellte Falle der einfachen nicht hoch priorisierten ToDos auf deiner Liste tappst. Hinterfrage dich bei Aufgaben immer selbst nach der Priorität und ob diese Aufgabe zielführend ist.

Die Priorisierung wird dir helfen Deinen Tag besser zu meistern und dir das ungute Gefühl der Fremdbstimmtheit abnehmen, welches eines der Gründe für Streß ist. Als Kerngebiet der Arbeitsorganisation ist es der Hebel für einen strukturierten Tag. Du schaffst dadurch Ordnung und sparst Ressourcen (Energie = Zeit). Du kannst dann agieren anstelle von reagieren.

Wenn du noch lesen möchtest, wie Priorisieren, speziell im Projektmanagement hilfreich sein kann, lies hier einen älteren Beitrag von mir.

In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Wie lernt man fokussiert zu arbeiten?

Nahezu alles um uns herum buhlt um unsere Aufmerksamkeit. Wir wundern uns wie die Zeit vergeht und wir keinen Fortschritt erzielt haben. Wir schaffen es einfach nicht in den Flow zu kommen und hochkonzentriert zu arbeiten.

Fokussierung durch Flow

Wäre es wäre nicht toll, wenn wir unseren Fokus mit einfachen Übungen und Techniken schärfen könnten? Wie wäre es gezielt einen Schalter umzulegen und so in den „Deep Work Modus“ zu wechseln. Ab dann hoch konzentriert und fokussiert zu arbeiten? In diesem Modus können wir in der wenigen ungestörten Zeit effizient arbeiten. Es gibt eine Gute Nachricht für uns alle. Du hast die Möglichkeit mit bestimmten Methoden diesen Flow Zustand gezielt zu fördern.

Fokussiert und im Flow zu sein kann man trainieren und hilft bei der täglichen Arbeit
Fokussiert und im Flow zu sein kann man trainieren und hilft bei der täglichen Arbeit

Mit diesen relativ einfachen Mitteln kannst du deinen Fokus und somit auch die Möglichkeit in den hochproduktiven Flow zu kommen, fördern und trainieren. Sehe dir die nächsten Anregungen an und überlege dir, welche zu dir und deinem Alltag passen können.

Konzentration erhöhen

Du kannst bewusst deine eigene Konzentration  erhöhen. Dazu machst du dir bewusst, wie dein Gehirn arbeitet und organisiert ist. Es hilft, wenn du ein Journal (Notizbuch oder Tagesplaner) führst. In dem schreibst du deine Gedankensprünge und Muster nieder. Unser Geist arbeitet immer nach dem gleichen Muster. Das heißt, wenn du einen Geistesblitz hast, oder dir eine wichtige Aufgabe in den Kopf schießt, schreib sie nieder. Gehe dann direkt an deine eigentliche Arbeit zurück. Mit der Zeit wirst du an deinen Notizen auch erkennen, ob du eher der visuelle oder vielleicht auditive Information Verarbeiter bist. Machst du dir kleine Skizzen, oder Stichpunkte? Brauchen wir erst den Überblick oder stürzen wir uns ins Detail? Wenn du dich selbst verstehst, kannst du dir auch Informationen im „richtigen“ Format zur Verfügung stellen. Die Konzentration ist ein effektives aber trainingsintensives Problem Lösungs Werkzeug.

Ablenkungen verbannen

Verbanne alle Ablenkungen – Schalte alle Geräte, die du nicht brauchst aus oder wenn es nicht anders geht auf lautlos. Alle Benachrichtigung sollten deaktiviert sein. Deine Smartwatch/Smartphone/Tablet/Smart TV etc. sollten alle aus sein und dich nicht ablenken können. Wenn du am PC/Laptop arbeitest, schließe alle Programme und Tabs, die nicht mit der Arbeit zu tun haben und deaktiviere auch diverse Benachrichtigungen. Es gibt spezielle Programme die dir hier helfen. Am besten wäre es, wenn du sie aus deinem Sichtfeld bringst. Optimal ist ein organisierter oder leerer Schreibtisch. Ablenkungsfrei zu arbeiten kann ein kleines Spiel sein. Stopp die Zeit und mach ein Spiel daraus immer länger ohne sich abzulenken an einem Thema zu brüten.

Ausreichend guter Schlaf

Schlafe genug– Du solltest deinen optimalen Bedarf an Schlaf kennen und gönne deinem Körper auch diese Zeit. Wenn du es nicht weißt, experimentiere ein wenig mit der Schlafenszeit. Nur ein ausgeschlafener Geist kann fokussiert arbeiten. Kaffee oder ähnliches helfen nur temporär. Achte auf Deinen Biorhythmus. Schlafphasenwecker helfen dir die optimale Zeit zum aufstehen zu finden. Du solltest auch immer den gleichen Schlaf-Rhythmus haben und zwischen Wochenende und Wochentag nur kleine Abweichungen zulassen.

Nährstoffe und Nahrung

Führe Deinem Körper die richte Nahrung zu – Hier musst du auf einen konstanten Blutzuckerspiegel achten. Deine Nahrung sollte möglichst natürlich und frisch sein. Achte hier auf genügend Proteine, gesunde Fette und komplexe Kohlehydrate. Vergesse das Trinken nicht und führe deinem Körper am besten Wasser oder ungesüßten Tee zu. Ebenso solltest du immer ein leichtes Hungergefühl haben. Ein voller Bauch würde viel Energie binden, um die Verdauung in Gang zu setzen. Diese Energie fehlt dir dann und du wirst leicht schläfrig (typische Mittagstief nach dem Essen).

Umgebung

Deine Umgebung – Achte auch eine saubere, aufgeräumte und stille Arbeitsumgebung. Leere Meetingräume, leere Büros, Bibliotheken sind hier eine Alternative zu der von Ablenkung strotzende Schreibtisch. Wenn du im Großraumbüro sitzt, helfen Werkzeuge wie Kopfhörer oder Ohrstöpsel. Das hilft auch gegen Büro-Besucher.

Abwechslung

Achte auf Abwechslung – Wechsle zwischen schwierigen und einfachen Aufgaben ab. So bekommt dein Geist ein wenig Erholung und wird durch den Kontext Wechsel stimuliert. Achte darauf, dass die wirklich schwierigen und viel Konzentration fordernde Aufgaben während deinem körperlichen Hochdurchgeführt werden. Zum Beispiel gleich morgens (eat the frog), wenn Du ein Morgen-Typ bist. 

Planung

Tages-Planung – Plane deinen Tag und stell dir immer morgens oder den Abend zuvor die Frage was deine wichtigste Aufgabe ist. Wo möchtest du deinen vollen Fokus haben. Markiere diese Aufgabe als Priorität und nehme hier nur eine oder zwei Aufgaben dieser Kategorie pro Tag vor. Plane für diese und auch für deine restlichen Aufgaben realistische Durchführungs-Zeiten, sowie Puffer-Zeiten für unvorhersehbares. Vergesse deine eigenen Pausen-Zeiten nicht in deinem Tagesplan vorzusehen.

Kleine Arbeitspakete

Stückle große Aufgaben – Zerlege große Aufgaben in kleine Teilaufgaben, die du an einem Tag oder Zeitfenster erledigen kannst. So kommen einen große unschaffbare Aufgaben viel erreichbarer vor. Das ist das Geheimnis der Stetigkeit und der kleinen Schritte.

Belohnungen

Belohnungen – Gönne dir bewusste Belohnungen die Du vorab definierst. Diese Belohnungen sollten dich motivieren an den schwierigen und großen Aufgaben zu bleiben. Löse diese Belohnungen auch ein. Versteh mich nicht falsch, die Belohnungen sind für das Erreichen von Aufgaben, an denen du mehrere Tage / Wochen arbeitest.

Verbanne Multitasking

Multitasking – Es ist ein Mythos, das Multitasking funktioniert und effektiv ist. Selbst Computer arbeiten einen Task nach dem anderen ab. Bleibe an einer Aufgabe pro Zeitslot.

Visualisierung

Visualisiere deinen Fortschritt – Eine To Do Liste, die abgehakt werden kann oder ein Fortschrittsdiagramm, welches immer weiter geführt wird motiviert. Stelle Dir vor, wie Du am Ende des Arbeitstages, diese Liste abhaken kannst. Auch ein Kanban Board, an dem du eine Aufgabe von „In Progress“ nach „DONE“ schieben kannst erleichtert und fühlst sich gut an. Visualisiere dein Tageswerk. 

Meditation

Meditiere – Nutze die Kraft der Motivation und versuche Mediation in deine tägliche Routine zu integrieren. Meditation schult deinen Geist, was deinem Fokus zu Gute kommt. Durch die Motivation lerne ich jeden morgen, meinen Fokus beim Atem zu halten. Ich ignoriere bewußt alle möglichen Arten von Ablenkungen die dabei entstehen. Es sind wirklich viele (-:.

Conclusion

Mit dem fokussiert sein ist es wie im Sport mit einem Muskel, der Fokus heißt. Du musst viel üben um Fortschritte zu erzielen. Du brauchst eine gewisse Frustrationstoleranz, dran bleiben und trainieren. Dann werden sich schon bald kleine Erfolge einstellen. Es ist jedoch ein harter Weg bis du fokussiert zu Arbeiten, zu deiner neuen Gewohnheit gemacht hast. Wenn du es geschafft hast, kann dir der Fokus helfen absolut produktiv zu sein und das beste aus der Zeit zu holen.

Hast Du noch andere Tipps oder möchtest Du was ergänzen? Dann freu ich mich über Dein Kommentar.

Anti Stress Management

Wer im Projektmanagement kennt diese Situation nicht? Das E-Mail-Postfach quillt über und neue E-Mails kommen im Minutentakt hinzu. Der Firmeninterne Messaging Dienst zeigt an, dass mehrere Kollegen Fragen stellen oder um Antwort bitten. Da das noch genug ist, klingelt das Telefon mit der Nummer des Kunden. Während man notgedrungen den Kunden am Telefon bedient, es kann ja wirklich wichtig sein, nimmt man schon einen Kollegen im Augenwinkel wahr, der gerade angelaufen kommt.

Dein Alltag als Projektleiter?

Solche oder ähnliche Situationen erzeugt für die meisten von uns Stress. Dieser Stress entlädt sich im ungünstigsten Fall meinst wie ein Unwetter, mit einer übertriebenen Reaktion dem Team gegenüber.

Natürlich ist Stress selbst gemacht und nur die eigene Wahrnehmung und Reaktion auf Umwelteinflüsse. Das klingt absolut logisch, doch ist in der oben genannten Situation nicht präsent.

Was wäre wenn?

Was wäre der gewünschte Zustand, so dass der gefühlte Stress nicht aufkommt? Als Projektleiter möchte ich gerne fokussiert an wichtigen und dringenden Themen (siehe Eisenhower Matrix) arbeiten. Gerne auch im Flow. Störungen möchte ich als Projektleiter kontrollieren und kanalisieren. Ich möchte das Gefühl der Kontrolle nicht verlieren. Wäre es nicht viel professioneller, wenn man selbst dadurch nicht ein erhöhtes Stresslevel erreicht? Und die Dinge, die unvorhersehbar sind, haben in der Tagesplanung genug Raum, um nicht zu Stress zu führen.

Du als Projektleiter!

Wie kann Ich, als Projektleiter in den gewünschten Zustand kommen? Die schlechte Nachricht zuerst. Den ersten Impuls des Stresses kann nicht kontrolliert werden, aber die entsprechende Route, die auf den Impuls antwortet. Es gibt eine Reihe von Werkzeugen, um mit den alltäglichen Störungen umgehen zu können. Hier kann man sich Zeiten im Kalender blockieren, die zum fokussierten arbeiten dienen. Oft bieten sich hier die frühen Morgen oder die Abendstunden an. Hier sollten die Mail Programme geschlossen sein, der Internet Messenger auf stumm geschalten, das Telefon und Handy ebenfalls aus geschalten sein. Es empfiehlt sich die Türe auch geschlossen zu halten. Für manchen hartnäckigen Kollegen hilft ein zusätzliches „nicht stören“ Schild. Das hilft übrigens auch im Großraumbüro, wenn es am Schreibtisch steht. Ebenso sollten die Kollegen vorab Bescheid wissen, dass jeden Tag um diese Uhrzeit die eigene Fokuszeit ist. Auch Kopfhörer mit Musik oder aktivierenden Hintergrundgeräusche hilft hier (z.B. www.noisly.com).

Systematische Delegation

Folgende Werkzeuge helfen, dass nicht zu viel auf den eigenen Schreibtisch ladet. Frühe Delegation von Aufgaben mit deren Kategorisierung nach der Eisenhower Matrix zum Beispiel. Wobei man hier zu delegierende Aufgaben gleich selektiert. Ein automatisierter Workflow ist ungemein wichtig, um nicht immer Standard Mails (z.B. für die Delegation von Aufgaben; Statusabfrage) schreiben zu müssen. Oder immer wieder die gleichen Worte/Mails zur delegierten Aufgaben zu schreiben. Hier bietet z.B. Google das Plug in der Gespeicherten Antworten.

Deine Zeit als Projektleiter ist kostbar!

Generell muss man sich als Projektleiter regelmäßig klar werden, womit man die Zeit verbringt. Ich empfehle hier regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Dies gibt einen guten Einblick, wo Handlungsbedarf ist. Eine gute Quelle vieler Werkzeuge zum Selbstmanagement ist https://selbstmanagement.rocks. Wichtig ist auch zu sehen, ob das Team sich ihrer Rolle und Verantwortungen klar ist und diese auch lebt. Gibt es Verantwortlichkeiten und sind diese klar kommuniziert? Ansonsten dient der Projektleiter immer als „Default“ Bearbeiter.

Mein Mindset als Projektleiter

Die oben beschriebenen Werkzeuge helfen ungemein, jedoch der meiner Meinung größter Hebel ist das persönliche Mindset. Als Projektleiter sind 80% meiner Zeit Kommunikation. Das inkludiert Meetings, Mails, Telefon, Kollegen, Kaffeeecken-Gespräche und Messager Dienste. Das muss ich akzeptieren und ist auch in Ordnung. Nicht alles ist im Moment dringend und es ist nur meine persönliche Wahrnehmung, die mich dies interpretieren lässt. Auch ein für einen Kunden ist nicht alles immer dringend. E-Mails können auch im Laufe des Tages beantwortet werden. Dem Kollegen vom eingehenden Beispiel kann man auf einen späteren Zeitpunkt verweisen. Wenn hier das Mindset überdacht wird, geht man schon den richtigen Weg.

Meine Verhaltensmuster

Viel wichtiger ist mein Muster, welches meine Stress-Reaktion beschreibt. Wie ist meine Unterscheidung von dringend und wichtig oder von unwichtig und nicht dringend? Was genau stresst mich? Was passiert kurz vor dem Stress-Impuls? Genau hier muss die Lupe angesetzt werden und hinein gezoomt werden. Im NLP gib es die Methode zur Beschreibung von Muster und Muster-Schleifen. Was sind meine Trigger Punkte und warum genau funktioniert er? Das muss man sich glasklar machen. Wenn dies getan ist, kann ein neues Muster erschaffen werden. Ich frage mich, wie ich auf die Trigger reagieren möchte? Gelassen, ruhig oder gar entspannt? Die Reaktion muss am besten niedergeschrieben werden und zwar im Detail. Dann muss diese Reaktion auf den Trigger visualisiert werden.

Nutze die Visualisierung

Jetzt musst du das neue Muster einschleifen. Es ist es extrem wichtig, wenn du mehrfach am Tag dir deine worst case Stresssituation vorstellst. Dann reagierst du so souverän wie du es dir ausgemalt hast (Visualisierung). Die Reaktion auf den Trigger muss so gefestigt sein, dass sie automatisch abläuft. Um so detaillierter und ausschweifender die Stresssituation visualisiert wird, desto besser. Mach dies bei einer alltäglichen Tätigkeit. Gewöhne dir an bei jedem Gang zur Kaffeemaschine dir die Situation zu visualisieren und entsprechend souverän zu reagieren ;-).

Übung macht den Meister!

Nach einigen Wochen sollte die gewünschte Stressreaktion automatisch ablaufen. Gleichzeitig empfehle ich die genannten Werkzeuge und Tipps auch mit umzusetzen.

Wenn Ihr noch weitere Tipps oder Details benötigt, lasst es mich wissen.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Wie mein State mich und mein Umfeld beeinflusst

Wer kennt diese Situationen nicht im Büro. Die eigene Motivation ist meilenweit von einem Höhepunkt entfernt und das Projekt fordert sofortiges Handeln, um auf dem Weg zu bleiben. Ich selbst weiß, ich bin in einem negativen Zustand (State) und möchte es gerne ändern. Hier kommt das State Management ins Spiel. Der erste Schritt ist sich das erst einmal klar zumachen.

Was ist ein State eigentlich?

Im NLP definiert der State deinen aktuellen Zustand. Dies beinhaltet deinen physischen und psychischen Zustand. Im NLP lernen wir, dass beides ein zusammenhängendes System bildet. Dieses System ist in direkter Verbindung. Das heißt, ich kann mit meiner physischen Verfassung meine Psyche beeinflussen und umgekehrt. Ein gutes Beispiel hierfür ist, wenn ich mich mit beide Beine fest auf dem Boden, schulterbreit und aufrecht hinstelle, dabei den Kopf gerade und den Blick nach vorne richte. Mit jedem tiefen Atemzug (Bauchatmung) spüre ich die Energie fließen. Nach wenigen Atemzüge sollte sich ebenfalls die psychische Verfassung aufhellen. Gute Beispiele hierzu liefert der Körpersprachen Spezialist Samy Molcho in seinen Werken.

Mein State wirkt wie ein gerichteter Filter

Der State wirkt wie ein Filter und schränkt unsere Wahlmöglichkeit ein. Wenn wir uns matt und niedergeschlagen fühlen, können wir nicht ganz bei der Sache sein und bekommen zum Beispiel bei Besprechungen nur wenig mit. Da Auswahlmöglichkeit immer bevorzugt sein sollte, können wir den State aktiv verändern. Wir alle wissen, wie wir unseren ganz persönlichen States verändern können. Bei mir hilft Musik, Bewegung und frische Luft. Dadurch hellt sich mein State auf und ich fühle mich wieder Energiegeladen. Andere Menschen haben andere Booster für ihren State. In der Arbeit kann hier eine Kurzmediation oder eine Mini Sporteinheit sein. Auch eine Tasse Kaffee oder Tee ganz bewusst genossen kann hier helfen den eigenen State zu verändern. Es ist empfehlenswert, über einige Wochen ein Zustandstagebuch zu führen. So erkennt man sehr schnell die Hebel, wie sein eigener State positiv oder auch negativ beeinflusst wird. Auch gezielte Herbeiführung von States kann erlernt werden, indem die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden (Körperhaltung, Trigger, Gerüche, Musik,…).

Wie beeinflusst mein State mich und mein Umfeld?

Durch das aktive State Management bin ich in der Lage, die benötigten Fähigkeiten für die aktuelle Situation bei mir selbst zu beeinflussen. Dadurch kann ich mich in Ruhephasen, zum Beispiel in den Pausen gezielt erholen und in den Arbeitsphasen in einem energiereichen State sein. Meine Wahrnehmung ist fokussiert und ich bin aufnahmebereit. Unsere Filter können hierbei sehr hilfreich sei – Filter beeinflussen unsere Wahrnehmung. Das beeinflusst ebenso das persönliche Umfeld. Gerade als Projektmanager hat man eine Vorbildfunktion für das Team. Mit einem fokussierten State kann ich so auch mein Team motivieren. Ich selbst sollte als PM auch Coach sein und meinem Team helfen, den fokussierten State gezielt zu erreichen. Hierzu bietet NLP im Gruppencoaching viele hilfreiche Formate und Übungen. Als Projektmanager oder Vorbild sollte man sich als Ziel setzen, eine entsprechende Projekt-Kultur zu etablieren und vorzuleben. Je nach Rapport zum Team, wird diese auch gelebt.

Zusammenfassung

Mir persönlich hilft besonders die Überzeugung, dass ich immer die Wahl habe, in welchen State ich sein möchte. Manchmal ist auch sehr schön sich trotzdem intuitiv in den jeweiligen States fallen zu lassen. Doch eine kleine Korrektur kann sehr hilfreich sein, wenn man im Team arbeitet – willkommen im aktiven State Management.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Circle of Excellence – der Engeriedrink im Büro

Du kennt es bestimmt, wenn der Projektalltag einem mit voller Wucht trifft und Du merkst, wie deine Energie schwindet.

Was Du jetzt dringend benötigst ist eine Kraftquelle für einen refresh Deiner Energie. Eine Art Energy Drink oder doppelten Espresso. Im NLP gibt es hierzu ein sehr hilfreiches Format, welches Dir helfen kann. Es heißt „Circle of Excellence“ und beschreibt einen Kraftpunkt im Raum. Diesen Kraftpunkt, musst Du dir leider selbst erzeugen und definieren.

Der „Circle of Excellence“ liefert uns die Energie, die wir benötigen

Dazu stapelst Du verschieden, bereits vorhandene Anker und lässt sie zu einem Circle of Excellence verschmelzen. Kurz beschrieben solltest Du diese Prozedur hierzu beachten.

Anwendung des Circle of Excellence

  1. Visualisiere einen schönen Kreis, der Dein Circle of Excellence sein wird. Du wählst hierzu einen „Raum-Anker“, also einen Kreis auf dem Boden.
  2. Finde alle Ressourcen, die du benötigst um deine kraftraubende Aufgaben leichter erfüllen zu können. Fühl dich in diese Ressourcen und stelle dir Situationen vor, in denen Du diese Ressourcen zu Verfügung hast. Wenn Du keine Situationen parat hast, nutze die Kraft des Future Pace und stelle dir eine solche Ressourcenreiche Situation vor. Dabei solltest Du im VAKOG bleiben. Wenn es mehrere Ressourcen sind, die Du benötigst, konzentriere dich und spüre auch die Submodalitäten. Vergrößere und verstärke die Submodalitäten, gib ihnen mehr Raum. Je mehr Details in Form von Submodalitäten Du parat hast, desto kraftvoller wird der Anker. Lass Dir wirklich Zeit hier.
  3. Trete nun in den Kreis, während Du voll in Deinen erlebten oder konstruierten  ressourcenstarken Zustand bist. Jetzt benötigst Du ein wenig Übung, oder einen Coach, der Dich unterstützt, um das Verschmelzen der Ressourcen mit dem auf dem Boden gedachten Kreis durchzuführen. Spreche Dein Ankerwort, dass Dir im Moment durch Deinen Kopf geht, oder mach eine Anker-Typische Bewegung. Dies soll den Raum-Anker unterstützen. Verharre einige Sekunden mit all den Ressourcen in dem „Circle of Excellence“. Genieße es!
  4. Zum Abschluss noch ein Test mit der Skala. Wenn Du zu wenig Energie im Circle of Excellence hast, überprüfe bitte, ob Du wirklich alle Ressourcen mit dem Kreis verschmolzen hast, oder ob noch wichtige Ressourcen fehlen.
  5. Trete aus dem Kreis und denke an ein auditiven oder kinästhetischen Anker für das Erlebte. Beschreibe Deine aktuellen Submodalitäten und spare nicht mit Details (Größe, Farbe, Gefühl, Töne, etc.).
  6. Nun trete bewusst in den Kreis und höre innerlich das Anker-Wort und ggf. die Berührung. Spüre die Energie aus dem Kreis.

Conclusion

Es ist wirklich nicht einfach und es gehört ein wenig Übung dazu, einen „Circle of Excellence“ zu „erzeugen“. Doch wenn er da ist, wirkt er besser als ein Engery Drink – versprochen. Falls Du im Umgang mit NLP Formaten, wie diesem hier, Probleme haben solltest, kann ich Dir gerne helfen. Für NLP Neulinge ist es ohne Unterstützung sehr anspruchsvoll, diesen Zustand zu erzeugen und zu ankern.

In diesem Sinne, immer erfolgreiche Projekte.

Erfolgsabhängige Wahrnehmungsfilter

Du hast Wahrnehmungsfilter bestimmt schon einmal bei dir selbst bemerkt. Wenn du dich für ein bestimmtes Thema interessierst, dein Wissen darin aufbaust, wirst du überall Anhaltspunkte hierzu finden. Wie zum Beispiel beim Autokauf. Auf einmal siehst du überall dein zukünftiges Auto fahren. Willkommen Wahrnehmungsfilter. Wie bei unserer Bildverarbeitung- oder Tabellenkalkulation-Software haben wir ebenfalls Filter in unserem Gehirn. Das ist auch hilfreich, um unser Gehirn zu unterstützen und unvorhersehbares reduziert. Getreu dem Motto, Abwechslung benötigt mehr Energie.

Wahrnehmung eine Frage der Perspektive?

Deine individuelle Wahrnehmung der Umwelt ist bei dir anders als bei anderen Menschen. Du wirst sicher Ähnlichkeiten bei engen Freunden und Familie feststellen. Jedoch die Umwelt nimmt jeder Mensch leicht differenziert wahr. Daher spricht man im NLP von einer Landkarte der Umwelt. Es heißt auch, „die Karte ist nicht das Gebiet“. Das sagt aus, dass du deine Umwelt, definiert mit deinen Sinnen in deine persönliche Landkarte übernimmst. Dies ist aber nicht zwingend die Realität, also das Gebiet. 

Die Landkarte ist nicht das Gebiet!

Genau das ist kann dein Hebel sein, wenn du mit Mitmenschen zusammenarbeiten möchtest. Jeder Mensch hat eine andere Landkarte und somit eine differenzierte Wahrnehmung. Aus diesen Grund kann es für dich es sehr hilfreich sein, das im Projektalltag im Hinterkopf zu behalten. Gerade bei dem Umgang deinem Team. Ebenso solltest du beachten, dass bei Diskussionen und Teamarbeiten unterschiedlichste Landkarten der Personen aufeinander prallen. Die unterschiedliche Wahrnehmung der Mitmenschen erklären wir im NLP durch Filter. Ähnlich wie die bei der Fotografie eingesetzten Filter, lassen sie nur bestimme Informationen oder Wahrnehmungen zum Bewusstsein durch. Andere Wahrnehmungen werden modifiziert oder sogar weglassen. So können Informationen stark modifiziert oder unvollständig beim Zuhörer ankommen. Du selbst kontrollierst unbewußt und auch bewußt deine Filter. Bei einer Selbstreflexion kannst du deine eigenen Filter hinterfragen.

Informationen werden durch die eigenen Filter „verfälscht“

Gängige Filter im Projektalltag

In deinem Alltag wirst du bestimmt den einen oder anderen Filter bewußt oder auch unbewußt anwenden. Im NLP definieren wir ein Set von über 60 Filter. Die häufigsten im Büro sind nach meiner Meinung die folgenden. Frage dich selbst, ob und wie du diesen Filter auch anwendest.

  • Proaktiv / Reaktiv – Initiiere ich die Aktionen von selbst? 
  • Zum Ziel hin / Vom Ziel fort – Wie ist meine Ziel Orientierung ? Habe ich das positive Ziel vor Augen, oder nur Angst von der negativen Konsequenz? 
  • Interne Bestätigung / Externe Bestätigung – Benötige ich Bestätigung durch Mitmenschen?
  • Gleiches / Ungleiches– Sehe ich zuerst die Gemeinsamkeiten, oder fallen mir Unterschiede zu erst auf?
  • Generell / Spezifisch– Begriffe ich dinge generell im abstrakten oder sind mir Details sehr wichtig? 
  • Optionen / Spezifisch– Entwickle ich gerne Auswahlmöglichkeiten, oder nur die Lösung?
  • Assoziiert / Dissoziiert– Bin ich bei mir, also nehme ich mich komplett wahr, oder sehe ich mich von außen teilnehmen?
  • In Time / Through Time– Ist meine Zeitwahrnehmung im Moment, oder habe ich ein Gefühl für Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft? 
  • Introvertiert / Extrovertiert– Lade ich meine Energie eher alleine, oder erhole ich mich mit Freunden am besten? 
  • Big-Picture / Details– Sehe ich das Große Bild, oder chunk ich bis ins Detail? 
  • Unabhängig / Abhängig– Arbeite ich lieber mit einem grob definierten Ziel alleine, oder lieber im Team?
  • Personen / Dinge– Bin ich Personen und deren Gefühle orientiert, oder sind mir Prozesse, Aufgaben, Ideen wichtiger?

Conclusio

Das ist nur eine kleine Auswahl der Wahrnehmungsfilter, die du als Projektmanager oder Führungskraft im Alltag begegnen wirst. Denke daran flexibel zu belieben und behalte dir die Möglichkeit vor von einem in den anderen Wahrnehmungsfilter bewußt zu wechseln. Ich finde es ist schon alleine spannend zu wissen, welche Filter ich selbst zu welchen Gelegenheiten anwende. Denke dran, dass deine Mitmenschen eine andere Landkarte haben und das Gebiet nicht wie du wahrnehmen. Genau so ist es mit deinem Projekt-Team. Um einen guten Rapport und eine hindernisfreie Kommunikation sicherzustellen, solltest du dich auf die Filter deines Gegenübers einstellen und bei der Auswahl flexibel sein.

Bleibe in der Kommunikation flexibel

Denn ganz nach der NLP Grundannahme, das flexibelste Element kontrolliert das System.

Gezielte Worte einsetzen (Magic Words)

Denkst du auch oft, warum die dich von einer gut gemachten Werbung von den Worten direkt angesprochen wirst? Du erwischst dich auch beim innerlichen nicken und den Worten zustimmen? Fragst du dich nicht, was dahinter steckt und wie es im Alltag helfen kann besser zu kommunizieren? Wäre es nicht wunderbar, wenn dein Team dir aufmerksam zuhört und sich dabei noch abgeholt fühlt? Also wie in einer guten Werbung? Das gleiche Prinzip funktioniert begrenzt auch in der schriftlichen Kommunikation. Du denkst mit recht, das hier das Prinzip des Rapport (NLP) gilt, jedoch ist das nicht das ganze Prinzip dahinter. Ein Puzzelstück sind die Worte (Magic Words) die du gezielt einsetzen kannst. Diese Magic Words geben eingestreut geben Raum für Zuhörerinterpretation und fördern es, eigene Bilder entstehen zu lassen.

Emotionen werden durch bild-kräftige und sinn-starke Kommunikation erzeugt

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Und was sind Magic Words?

Wenn du dir das Neurolinguistischen Programmieren (NLP) genauer ansiehst, wirst du den gezielten Einsatz von Worten feststellen. Diese helfen beim Zuhörer Bilder im Kopf entstehen zu lassen. Genau diese magischen Worte sind der Schlüssel zur verbesserten Kommunikation. Die Magic Words sind hilfreich, um Emotionen beim hören oder lesen zu erzeugen. Es geht darum bild-kräftig und sinn-stark zu kommunizieren. Deshalb kannst du mit bestimmten Worten sehr realitätsnah Dinge darzustellen, oder beschreiben. Ein gutes Beispiel hierzu sind Erzählungen, oder niedergeschriebenen Geschichten, die dich als Zuhörer oder Leser gebannt an den Lippen bzw. Wörtern zu kleben zu lassen. Diese Menschen erschaffen das Gefühl, dich als Zuhörer oder Leser bei dem Erlebten dabei zu sein. Daher hörst oder liest du automatisch aufmerksamer und fühlst dich vom Erzähler abgeholt. Du fragst dich bestimmt, was die Methoden dahinter sind? Welches sind die eingesetzten Muster? 5 gute Gründe für die Verwendung von Magic Words:

Magic Words stimulieren die Fantasie, schärfen den Fokus, malen Bilder, sprechen die Sinne an und erschaffen Assoziationen
5 gute Gründe für die Verwendung von Magic Words

Das Muster hinter Magic Words

Es sind in erster Line Wörter (Magic Words) die viel Freiraum für die eigene Interpretationen zulassen. Ebenso haben Magic Words Zugang zu unseren eigenen abgespeicherten Erfahrungen und Erinnerungen. Diese Wörter rufen innere Bilder, Assoziationen hervor. Je nach gewählten Magic Word wird ein oder mehrere Repräsentierungskanäle (VAKOG) aktiviert. So kann ein einfaches Wort wie  „Blume“ mit gewissen Attributen, zu einer zitronengelben, nach Sommerwiesen duftenden, mit samtweichen Blüten an einen herrlichen Sommertag auf einer saftig grün leuchtenden Wiese liegenden, mit einem leichten rauschen des Windes im Ohr, Erlebnis werden. Genau nach dem Muster kann dem Zuhörer oder Leser auch ein anderes VAKOG Erlebnis in sein Gedächtnis gerufen werden. Es können Stresswörter oder Schlüsselwörter gewählt werden.

Wichtig hier ist, dass möglichst alle der VAKOG (visuell – auditiv – kinästhetisch – olfaktorisch – gustatorisch) Kanäle angesprochen werden. Statistisch gesehen sind viele Mitmenschen sehr stark visuell und auditiv geprägt. Daher bietet es sich an, diese Kanäle immer anzusprechen.

Wie diese Wortmuster in Perfektion aussehen können, beschreibt Milton H. Erickson in seinen Abhandlungen zum Milton Muster. Er nutzt Magic Words, die möglichst viel Spielraum zur eigenen Interpretation bieten und ein wenig unspezifisch wirken (Meta-Sprache). Dies wird bei der Einleitung der Hypnose oder Trance genutzt. Beispiele die Erickson hierzu verwendet sind: wunderbar, toll, magisch, erfolgreich,  geheimnisvoll, Geheimnisse, spannend, schön,  bereichernd,  wertvoll,  motivierend,  ansprechend und viele mehr.

Die unspezifische Beschreibungen in der Hypnose / Trance sind auch Magic Words

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Conclusion

Warum sollten dir diese Wort-Muster bei der täglichen Arbeit im Job helfen?  Ganz einfach, du hast es fast immer mit Menschen zu tun. Diese solltest du wörtlich gesehen abholen. Die Motivation und Begeisterungsfähigkeit deiner Zuhörer soll aktiviert werden. Ober wenn notwendig ihre Blockaden abgebaut werden.  Ebenso können dir diese Muster beim Verkauf oder Präsentieren von Projekten helfen. Auch wenn du selbst einen Pitch hälst oder eine Key Note sprichst. Die Magic Words werden dich auch helfen, wenn es nur darum geht bei einem Ressourcen-Verantwortlichen das Commitment für die zugesagten Ressourcen zu erhalten.

Magic Words können dir also auch im Projektmanagement oder im Alltag helfen. Besonders wenn du mit dem Team oder Stakeholder kommunizierst, sind die Magic Words ein tolles Werkzeug.