Wie führe ich mein Team von Zuhause?

Was bedeutet Führung aus dem HomeOffice?

HomeOffice ist keine Erfindung aus den letzten Monaten. In meiner Firma gibt es die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten schon seit einigen Jahren. Doch mit der Einschränkung von einem Tag pro Woche. Ich spreche hier klar von Telearbeit, also die temporäre Arbeit außerhalb des eigenen Arbeitsplatzes. Die Akzeptanz in meinem Team war durchwachsen aber vorhanden. Nun muss zusätzlich seit einer ganzen Weile aus dem HomeOffice auch geführt werden, was für mich eine ganz neue Erfahrung war.

Was bedeutet Führung den genau? 

Aus meiner Sicht ist Führung im Unternehmerischen Sinn eine Gruppe von Menschen auf ein gemeinsamen Ziel hin zu arbeiten lassen. Wenn ich also mein Team als Projektleiter oder Führungskraft führe, muss ich ein gemeinsames Ziel (Ziele) definieren und kommunizieren.  

Das reicht nicht alleine aus. Es müssen auch weitere Voraussetzungen geschaffen werden. Welche Strukturen bei mir funktionieren beschreibe ich in den nächsten Absätzen.

Welche Voraussetzungen müssen zum Führen aus dem HomeOffice geschaffen werden? 

Zuallererst muss ich mir die entsprechenden Aufgaben für mein Team genau betrachten. Sind diese Aufgaben oder Projekte überhaupt losgelöst vom Arbeitsplatz bearbeitbar? Hierzu prüfe ich folgende Fragen vorab:

• Kann der Umfang (Aufwand / Qualität) der Aufgabe klar definiert werden? 
• Wenn nicht, wie definiere ich das Ergebnis?
• Wie viel Eigenverantwortung kann ich meinem Mitarbeiter übertragen?
• Was würde mein Mitarbeiter sagen, wenn er diese Aufgabe delegiert bekommt? 
• Wird Equipment oder Informationen benötigt und ist es von zu Hause verfügbar? 
• Wenn nicht, wie kann ich es verfügbar machen?

Wenn ich zu dem Entschluss komme, dass die Aufgabe von zu Hause aus beherrschbar ist, muss ich mich fragen, ob auch das notwendige technische Equipment zur Verfügung steht. Die Technik muss laufen, sonst gibt es nur Frust und Unmut im Team. Gutes Equipment ist auch eine Art der Wertschätzung dem Team gegenüber. Hierzu überprüfe ich folgende Punkte:

• Laptop/PC : Hat mein Mitarbeiter das entsprechende Equipment?
• Daten Organisation : Sind die notwendigen Datennetze auch stabil und sicher (z.B. VPN) erreichbar?
• Arbeitsplatz : Benötigt mein Mitarbeiter zusätzliche Ausstattung (Schreibtischstuhl, 2ten Monitor,…) um ein angenehmes HomeOffice zu ermöglichen? 

Jetzt muss ich mir mein Mindset als Führungskraft Betrachten. Steht es der Führung aus dem HomeOffice im Weg?

Vertrauen

Kann ich jeden meiner Mitarbeiter oder Projektmitglieder einen Vertrauensvorsprung geben, dass im HomeOffice auch wirklich in bestmöglicher Weise gearbeitet wird? Speziell die Erwartungen an die Arbeitszeit muss genau überprüft werden. Ich akzeptiere, dass mein Mitarbeiter sein tägliches Arbeitspensum verteilt über den Tag abliefert. Es kann vorkommen, das ich meinen Mitarbeiter nicht unverzüglich erreiche. 

Umgang mit Zusagen

Geben meine Mitarbeiter klare Zusagen zu Arbeitsaufträge ab und halten sie diese auch ein? Meiner Erfahrung nach halten Mitarbeiter, die im „normal“ Betrieb ihre  Zusagen einhalten auch im HomeOffice ein. Wenn das nicht der Fall ist, habe ich als Führungskraft sowieso ein Thema mit dem Mitarbeiter zu lösen.

Verständnis im Team

Ich muss aber als Führungskraft auch akzeptieren, dass eine gewisse Fehlerquote und Ineffizienz in der Durchführung den Umständen geschuldet sein kann. Gerade bei meinem Mitarbeiter mit Kindern zu Hause. Hier kann ich nicht mit dem gleichen Maßstab messen wie im Büro.

Nun muss ich auch von meinem Mitarbeiter ein gewisses Mindset erwarten. Wenn dieses nicht da ist, muss ich als Führungskraft gemeinsam mit Ihnen daran arbeiten.

Offenheit der Teams

Jeder in meinem Team muss eine gewisse Offenheit für das Experiment HomeOffice haben. Natürlich ist es nicht einfach, das ist es für die wenigsten. Aber ich muss dem HomeOffice auch eine Chance geben und versuchen das Beste daraus zu machen. 

Reifegrad meines Teams

Ist mein Teammitglied in der Lage mit dem Equipment im HomeOffice umzugehen. Video Konferenzen und Chats sind nicht für alle was Angenehmes. Kann ich hier als Führungskraft helfen?

Vorteile klar aufzeigen

Die Vorteile dürfen nicht von der Hand gewiesen werden. So können viele Mitarbeiter mit Ihren Familien Mittagessen oder Frühstücken. Die kurzen Wege ermöglichen mehr Zeit zu Hause. Familiären Verpflichtungen kann viel besser nachgekommen werden. 

Nun wenn wir gedanklich die einzlenen Teammitglieder auf ihre Einstellung zum HomeOffice geprüft habe, muss ich das Team als Ganzen betrachten. 

Wie siehts mit dem Teamspirit aus?

Hat mein Team einen gewissen Teamspirit und pflegen regen Austausch? Sehen sie sich als Gemeinschaft oder sind es eher Einzelkämpfer? Wenn das der Fall ist,  habe ich als Führungskraft die Aufgabe gemeinsame Erlebnisse zu schaffen. Dies fördert ein Gemeinschaftsgefühl . Aus meiner Erfahrung bieten sich hier folgende Punkt an:

• Projekterfolge gemeinsam feiern (auch online)
• Escape Rooms (Online)
• Kaffee / Mittagspausen (Online) 
• Film / Serienabend (Online) 

Natürlich werden nicht alle im Team hier mit machen, es geht tatsächlich erst einmal um die „kritische Masse“. Mit dem Rest muss ich als Führungskraft arbeiten und ggf. Hindernisse abbauen.

Wie sieht es mit Vertrauen der Teammitglieder untereinander aus? Wenn dieses Vorhanden ist, werden die einzelnen sich untereinander auch vernetzen und bei Hindernissen online Kommunizieren. Wenn es nicht da ist, muss ich als Führungskraft dieses mit dem Team gemeinsam aufbauen. Dies kann ich als Führungskraft durch gemeinsame Erlebnisse und Transparenz aufbauen. Ebenso ist eine gute Fehlerkultur im Team sehr hilfreich, vertrauen untereinander aufzubauen.

Kommen wir nun zum Kern – der Führung aus dem HomeOffice

Nach meiner Erfahrung muss ich als Führungskraft mich auf 4 Säulen Konzernzentrieren. Wenn diese 4 Säulen im grünen Bereich sind, funktioniert das Team auch im HomeOffice. Diese 4 Säulen sind einmal das Mindset, der Arbeitsplatz, die Struktur und der persönliche Kontakt. 

Mindset und Arbeitsplatz haben ich in der Einleitung schon angesprochen. Hier muss ich klar dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz „funktioniert“. Das Mindset von mir und jedem einzelnen im Team muss für das HomeOffice passen. Wie sieht es mit Struktur und persönlichen Kontakt aus? Ein paar gute Gedanken zum führen allgemein findest du in den Artikel zum Thema Teamentwicklung.

Die Struktur muss stimmen

Eines der wichtigsten Dinge im HomeOffice ist meines Empfindens nach die Struktur. Gerade jetzt fehlt die regelmäßige Frühstückspause oder gemeinsames Mittagessen mit den Kollegen. Daher ist es wichtig hier als Führungskraft ausgleich zu schaffen.

Definiere Struktur

Meiner Erfahrung nach dem Jahr führen aus dem HomeOffice haben gezeigt, dass in meinem Team diese Eckpfeiler essentiell sind.

• Tägliche StandUps : Aus der agilen Welt übernommen helfen die täglichen kurzen StandUps Kommunikation untereinander zu fördern. Jeder, auch ich als Führungskraft, hat 2-3min Zeit zu erzählen, was er „geschafft“ hat, woran er gerade arbeitet und ob er Hilfe von jemanden benötigt. Auch Raum für belangloses oder SmallTalk muss in dieser Art des StandUps sein. Ein weiterer Vorteil ist Transparenz im Team. Jeder erfährt was sein Kollege gerade macht und kann ggf. von Erfahrungen lernen. 
• Team Meetings : Zusätzlich habe ich zusätzlich ein wöchentliches Team Meeting, in dem Neuigkeiten oder Ergebnisse dem Team präsentiert werden. Auch hier ist genug Raum für belangloses oder SmallTalk. 
• Team Chat : Eine Chatgruppe mit dem Team, mit der man sich schnell mal austauschen kann. Gerade bei Schwierigkeiten hilft enorm. Den Chat nutze ich auch formlos und auch mal für was Lustiges. Das ermutigt ruhigere Mitglieder meines Teams den Chat zu nutzen.
• Erwartungen und Erreichbarkeit :  Als Führungskraft muss ich meinem Team ganz klar kommunizieren welche Erreichbarkeit ich von jedem einzelnen Erwarte. Wie schnell erwarte ich eine Reaktion auf eine E-Mail oder einen Chat. Ebenso muss ich meine Erwartungen bezüglich der Arbeitszeit kommunizieren. Erwarte ich eine 8:00 – 17:00 durchgängige Erreichbarkeit oder erlaube ich Löcher dazwischen. Wir haben einen Team-Kalender für jeden einsehbar, der für größere Pausen oder verkürzte Verfügbarkeit des Einzelnen genutzt wird. Damit weiß jeder ob der Kollege „da“ ist oder gerade nicht.

Wenn die Struktur steht, geht’s zum persönlichen Kontakt den ich als Führungskraft unbedingt pflegen muss.  

Der persönliche Kontakt

Auch jenseits von Homeoffice ist der persönliche Kontakt zu jedem einzelnen im Team meiner Meinung nach sehr wichtig. Ich muss als Führungskraft verstehen, wer mein Mitarbeiter ist. Hierzu habe ich mindestens einmal pro Woche ein 1:1 Gespräch mit jedem einzelnen. Diese Gespräche dienen mir als Status, Feedback und auch Coaching Möglichkeit.  Aber auch für privates ist genug Raum. Besonders die aktuelle Situation im Homeoffice sollte thematisiert werden. So verstehe ich auch seine individuelle Situation zu Hause und kann ihn verstehen oder auch helfen. Ich erkenne als Führungskraft ebenso wie es meinem Mitarbeiter geht. Sieht er abgekämpft aus, oder geht es ihm gut. Wichtig ist nur, dass meine Aufmerksamkeit in dieser Zeit dem einzelnen Mitarbeiter gewidmet ist. Es versteht sich für mich als selbstverständlich, dass ich im Homeoffice nicht nebenher E-Mails bearbeite. Diese 1:1 Gespräche haben viel mehr potential und ich werde darauf in einem separaten Artikel eingehen.  

Zu guter Letzte ein leidiges Thema mit der Kamera. Die Erwartung gegenüber meines Teams ist es, dass sie die Kamera nicht aktiviert haben müssen, doch hier scheiden sich die Geister. 

Conclusio

Meiner Erfahrung aus nun mehr 12 Monaten führen aus dem Homeoffice zeigt, dass es funktionieren kann. Ich kann sogar neue Mitarbeiter ins Team bringen. Ich sehe es aber auch als wichtig, dass eine gewisse Struktur und Vertrauen im Team vor Beginn des Homeoffice schon vorhanden ist. Das vereinfacht meine Arbeit als Führungskraft ungemein. Mein Fazit ist , dass es gut funktioniert, wenn auch etwas anders als vor Ort.

Struktur und Meetings

Ich möchte heute meine Erfahrungen aus den letzten drei Wochen Home-Office berichten. Ich bin in der glücklichen Position, meine Arbeit wie gewohnt fortführen zu können. Jedoch mit einem gravierenden Unterschied, ich arbeite ausschließlich von zu Hause. Die zwei wichtigsten Punkte sind:

Kontakt mit dem Team halten

Struktur im Home Office

Auch im Home-Office musst du auf Struktur achten. Das fängt mit der Wahl deiner Kleidung an. Diese sollte nicht anders sein als im Büro. Auch solltest du feste Zeiten und Rituale in deinem Alltag haben. Ich zum Beispiel gehe jeden Mittag eine Runde spazieren. Versuche fixe Punkte in deinem Tag zu haben wie zum Beispiel die Kaffeepause. Oder die Mittagspause. Auch nach dem arbeiten gehe ich eine weitere Runde spazieren. Dies ist für mich der Schluss des Arbeitstages. Danach mache ich Sport und warte bis meine Frau heim kommt.

Conclusion

Ich selbst genieße das Arbeiten im Home-Office. Für mich bietet es eine große Flexibilität und eine hohe Motivation. Ich habe zu Hause viel Ruhe und eine kreative Umgebung. Daher hoffe ich, dass die Wirtschaft ihre Lehren aus dieser jetzigen Zeit zieht. Das sollte die neuen Arbeitskonzepte und Digitalisierung nach vorne bringen.

Selbstmanagement für Wissensarbeiter

Du kennst es bestimmt. Abends kommst du von deinem Job nach Hause, isst was und lässt dich von Netflix und Co. berieseln. Wenn du auf deine Uhr siehst, ist es schon Zeit ins Bett zu gehen. Du hast keine Zeit oder geschweige den Energie für andere Dinge. Dein Herzens-Projekt schiebst du vor dir her und Aufschieberitis macht sich breit. Zu hast einfach zu wenig Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, denn du bist immer zu beschäftigt. An den Wochenenden kommst du dann gerade so hinter den dringenden Sachen hinterher.

Du wirst unzufrieden, unausgeglichen und Prokrastination macht sich bei dir breit. Das muss kein Dauerzustand sein und du kannst das ändern.

Selbstmanagement als Schlüssel

Zuerst einmal bedeutet Selbstmanagement, aktiv an seinen Ressourcen wie Zeit, Energie, Kreativität, Willenskraft, sowie Gewohnheiten und Mindset zu arbeiten. Selbstmanagement bedeutet auch, dass du dir deiner Ressourcen bewusst bist mit diesen entsprechend umgehst.

Das klingt nach viel extra Arbeit für dich, die du nach deiner Arbeit erledigen sollst? Nein, du erarbeitest dir ein für dich passendes Selbstmanagement System.

Dein Selbstmanagement-System

Dein persönliches System besteht aus vielen Unterpunkten. Wenn du ein lauffähiges Selbstmanagement System haben möchtest, solltest zumindest auf die wichtigsten Gebiete ein Auge werfen.

Deine Zeiteinteilung

Mach dir deine Ausgangslage bewusst. Womit verbringst du wie viel Zeit pro Tag? Wie viel Zeit hast du wirklich zur Verfügung? Wenn du das nicht weißt, führe eine Woche ein Zeitprotokoll. Dadurch wirst du sehen, wo du lernen kannst Nein zu sagen und Verpflichtungen abgeben. Die dir zur Verfügung stehende Zeit kannst du managen und planen. Hier kannst du auf verschiedene Zeitmanagement Systeme zurückgreifen und für dich anpassen. Eine gute Übersicht findest du in meinem Artikel Zeitmanagement.

Dein Mindset

Welche Gewohnheiten hast du dir selbst antrainiert? Welche Glaubenssätze? Schreib sie dir auf, so kannst du beginnen daran zu arbeiten. Dann denke über deine täglichen Routinen nach. Welche solltest du ersetzen und welche unterstützen dich? Hier kannst du gerne den Artikel zu Erfolgversprechende Routinen weiter lesen.

Wie fühlst du dich zu welcher Tageszeit? Bist du ein Morgen oder Abendmensch? Du solltest dir bewusst machen, zu welcher Tageszeit deine Willenskraft und Kreativität am höchsten ist. Ich stehe zum Beispiel 1h vor dem Frühstück auf und arbeite an meinem Herzens-Projekt. Ich habe ebenfalls herausgefunden, dass ich morgens die meiste Willenskraft habe. Daher erledige ich morgens zuerst die unangenehmen Energieraubenden Tätigkeiten. Du kennst bestimmt das „Eat the frog“ Prinzip.

Deine Aufgabenplanung

Egal wie, wenn du erfolgreich werden willst, musst du deinen Tag im Voraus planen und überlegen an welchen Zielen du wann arbeiten möchtest. Natürlich solltest du vorab dir deine Ziele und die entsprechenden Zwischenschritte überlegt haben. Setze dir zu jeder Aufgabe auch ein Zeitlimit, um dich anzuspornen. Prioritäten helfen dir hier nicht den Fokus für das Wesentliche zu verlieren. Mehr über Prioritäten kannst du in dem Artikel Prioritäten lesen.

Wie auch immer dein System aussehen wird, du wirst nur erfolgreich, wenn du es ständig nachjustierst und verbesserst (Plan-Do-Check-Act). Beobachte erfolgreiche Menschen in deinem Umfeld und versuche ihr System zu verstehen. Wenn du dein System reflektierst, passe es entsprechend an. Adaptiere nur eins nach dem anderen und gib dir und deinem System mindestens 4-6 Wochen Zeit. Erst dann solltest du entscheiden, aus der Beta Test Phase zu gehen und die Verbesserung ganz zu übernehmen.

Eine Gute Quelle an Inspiration ist Thomas Mangold, Lars Bobach oder Ivan Blatter. Diese Kollegen experimentieren seit langem mit Systemen zum erfolgreichen Selbstmanagement. Ein Blick lohnt sich!

Conclusion

Selbstmanagement ist meiner Meinung nach der Schlüssel zum persönlichen Erfolg. Warum sonst können einzelne Menschen mit der gleichen Zeit viel mehr erreichen? Warum können sie Beruf, Familie, Ehrenamt und Sport unter einem Hut bringen? Ganz einfach, sie haben ein gut funktionierendes Selbstmanagement System für sich entwickelt.

Wenn du mehr wissen willst und dich über das Selbstmanagement austauschen möchtest, kannst du dies gerne in der Facebook Community machen, oder mich direkt anschreiben. Ich biete auch Online/Offline Coaching zum Selbstmanagement System an. 

Kommunikation im Team fördern

Gerade in komplexen Projekten ist Kommunikation der Schlüssel für den Erfolg. Gerade introvertierte Teammitglieder musst du als Projektleiter im Auge behalten. Sie haben oft klasse Ideen, die aber vom Team nicht gehört werden. 

Ebenso musst du als Projektleiter auch auf die Übergreifende Kommunikation achten und fördern. Dazu sind Feiern zu erfolgreichen Meilensteinen oder mal ein Kaffee an der Kaffeeecke gut geeignet. Spreche als Projektleiter aktiv introvertierte Teammitglieder an und sei sensitive auf mögliche Kommunikationslücken.

Wenn du einen guten Kommunikationplan erstellt hast, hast du eine gute Grundlage gelegt. Doch Du musst diesen auch vorleben und durchsetzen.

Weitere Gedanken findest du unter dem Thema Teamentwicklung.

Zeitmanagement für alle

Wie ich das Problem der unübersichtlichen Anzahl von verschiedenen Zeitmanagement Methoden für mich gelöst habe und wie meine Herangehensweise an das Zeitmanagement ist, schildere ich dir hier im Artikel. Dazu möchte ich dir die Methoden kurz vorstellen, die ich als Vielversprechend halte.

Ganz klar muss erst der richtige Rahmen geschaffen werden. Ein gesundes Zeitmanagement ist keine einfache Methode, es findet in deinem Kopf statt.  Die besten Methoden werden nicht funktionieren, wenn es der richtige Rahmen nicht gegeben ist. Der richtige Rahmen definiert sich aus deiner Einstellung, Vorlieben und Glaubenssätzen. Das heißt einfach gesagt, deine Zeitmanagement Methode muss für dich passen. Du kannst daher eine Methode ausprobieren, die bei vielen funktioniert, aber bei dir nicht. Denke auch immer daran, dass du verschiedene Rollen einnimmst. Eine Zeitmanagement Methode für deinen Beruf muss nicht im privaten Funktionieren. Wenn du einen sehr strukturierten und gleichartigen Arbeitstag hast, aber privat als Familien Papa sehr flexibel sein musst, kannst du hier nur schwer eine fit-it-all Lösung finden.

Zeitmanagement Methoden

Um dir einen Geschmack auf die Welt der Zeitmanagement Methoden zu geben, möchte ich dir die die geläufigsten Zeitmanagement Methoden vorstellen:

10-10-10 Methode

Bei dieser Zeitmanagement Methode ist der Fokus auf der Entscheidung. Du stellst dir bei der Planung die Frage:

• Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung in 10 Minuten
• …in 10 Monaten
• …in 10 Jahren

So schaffst du es deine tägliche Entscheidung, was wichtig ist aus einer anderen Perspektive zu betrachten und ggf. umzuplanen. Das heißt du wirst nur Aufgaben auf deine To Do Liste setzen, die große positive Konsequenten haben.  Alles andere lässt du weg oder mit sehr niedriger Priorität. Wenn dich diese Methode anspricht, schau mal in das Buch der Erfinderin 10-10-10: A Life-Transforming Idea.

High Value Activities Methode 

Diese Methode zum Zeitmanagement ist ähnlich der vorherigen. Überleg dir für jede Aufgabe den Wert (Value) und dieser kann monetär sein. Deine Einteilung geht von (Hoch – langfristig hoher Wert, über Hoch – kurz und mittelfristig, nach gering bis wertlos).  

Stell dir das gerne als Pyramide vor, in der Hoch-Wertig die Spitze und wertlos das Fundament darstellt. Genau so ist die Zeitverteilung.

• Die wertlosen Aufgaben beschäftigen uns sehr lange (Ziellos im Internet surfen, Zappen im Fernsehen, über andere lästern, …).
• Gering-Wertige Tätigkeiten kommen dicht gefolgt und sind Zeitfresser (E-Mail & Msg. Ping Pong).
• In den oberen Ebenen, die Hoch-Wertigen wird es spannend. Hier sind Aktionen die dich voranbringen (Weiterbildung, Marketing Aktionen, lesen…).
• Abschließend die Höchst-Wertigen Aktionen wie ein neues Produkt entwickeln, eine Geschäftsidee voran treiben oder so ähnlich.

Wie setzt du nun dieses in dein Zeitmanagement um? Du setzt so deine Prioritäten, jeden Tag. Was ist im Hoch-Wertigen, was ist Wertlos. Entscheide so was wirklich wichtig ist.

Inverse ToDo Liste

Die inverse ToDo Liste ist die Not ToDo Liste. Hier nimmst du dir vor, bestimmte Dinge nicht zu machen. Du entscheidest dich also bewußt gegen Dinge. Du nimmst dir eine neue Liste und schreibst dir Dinge und Aufgaben auf, die du nicht mehr machen willst. Wie z.B. planloses Internet surfen, Abende vor dem Fernseher zu verbringen, über andere Menschen zu schimpfen, dich zu bemitleiden und so weiter. Nimm aber auch Aufgaben drauf die du delegieren möchtest, wie putzen, Post einscannen, Einladungskarten verschicken und so weiter. Diese Liste sollte Inspiration und Warnung sein.

60-60-30 Methode

Diese Zeitmanagement Methode ist ein Takt. Hier solltest du wie folgt vorgehen:

60: 55min High Fokus (Deep Work) und 5 Minuten Pause. Du erledigst hier z.B. die Hoch-Wertigen Aufgaben aus der High Value Methode.

60: Nach der Pause hast du einen weiteren Block für High Fokus (Deep Work), ohne Unterbrechung.

30: Jetzt hast du dir 30min Pause in der Natur oder einen Power Nap mit anschließender Aktivität verdient.

Wenn du 2 solcher 60-60-30 Blöcke pro Tag integrieren kannst hast du ein enormes Potential. Das Geheimnis dieser Methode ist wirklich die klare Pause zwischen den Blöcken.

Pomodoro Methode 

Bei dieser Art des Zeitmanagements wechselst du wie in der 60-60-30 Methode aktiv zwischen Arbeit (Deep Flow) und Entspannung (Pause). Diesmal ist der Rhythmus viel kürzer. Die Methode besagt: 

• Definiere die Aufgaben für den kommenden Arbeitsblock vorab
• Stell einen Timer auf 25 Minuten
• Arbeite 25 Minuten im Deep Flow Modus
• Wenn der Timer klingelt solltest du deine Aufgabe erledigt haben und zur nächsten gehen.
• Nach 4 Pomodori solltest du eine halbstündige Pause machen.

Hier benötigst du eine gute Abschätzung für den Arbeitsaufwand deiner jeweiligen Aufgaben. Du wirst aber sehen, dass du nach ein paar Versuchen deine Arbeitsleistung pro Pomodori sehr gut einschätzen kannst.

Energie Kurve Methode

Eine besondere Art des Zeitmanagements ist die Energiekurve. Hier berücksichtigst du deine individuelle Energiekurve über den Tag. Du solltest vorab diese kennen. Hier gibt es einfache Methoden, bei denen du über 1-5 Tagen Stündlich dein Energieniveau von 1 bis 10 protokollierst. In der Regel wird es sich über den Tag Sinusartig verändern. Je nach „peak“ legst du wichtige und Konzentrationsreiche Aufgaben dort hin. Soziale Interaktionen, Pausen und Sport kannst du entsprechend in die anderen Phasen planen. So kannst du in den absoluten Tiefs auch gezielt Pausen einplanen, um deinen Körper nicht in den roten Bereich zu fahren.

Personal Kanban Methode

Diese Zeitmanagement Methode finde ich persönlich ansprechend, da du ein agiles Aufgaben Management betreibst. Stell dir eine ToDo Liste mit 3 Spalten vor (ToDo, Doing, Done). Du sammelst analog oder digital (es gibt viele tolle Apps hierzu, wie z.B. MeisterTask) deine Aufgaben in den Backlog (ToDo). Dann schiebst du alles was du beginnst in Doing und die erledigten in Done. Das kannst du toll auf einem Whiteboard grafisch darstellen und dies motiviert. Du hast immer eine perfekte Übersicht über den aktuellen Status. 

One Minute To Do List Methode

Dieser sehr pragmatische Ansatz des Zeitmanagements ähnelt dem des Personal Kanbans. Deshalb hast hier auch 3 Spalten mit Critical Now (das muss heute erledigt werden), Opportunity Now (dies muss in den nächsten 7-10 Tagen erledigt werden, mit einer maximalen Aufgaben Anzahl) und Over the Horizont (Alles andere). Der Autor der Methode, Michael Linenberger hat noch ein paar Freiheitsgrade und Regeln definiert, die du in seinem kostenfreien E-Book erlesen kannst.

GTD – Getting Things Done Methode

Ein wahrer Klassiker des Zeitmanagements von David Allen. Sie ist wohl die durchdachteste Methode und zugleich am weitesten Entwickelt. Daher ist sie nicht sehr einfach zu implementieren. Das Buch von Ihm Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag ist ein perfekter Einstieg. Stark zusammengefasst hast du fünf Schritte:

1. Erfassen aller unerledigten Aufgaben aus deinem Kopf 
2. Durcharbeiten der gesammelten Aufgaben nach einen klar definierten Prozess und die richtige Sortierung.
3. Organisieren der Aufgaben in Kontexte. Zu wechselt die Ebene und sagt dir, welchen Kontext benötige ich um die Aufgabe zu erledigen. Ebenso hast du keine Aufgaben, sondern eine Liste der nächsten Schritte. Also nicht Blogartikel schreiben, sondern Recherche, Rohfassung des Textes, Layout,…
4. Durchsicht und Pflege ist hier auch besonders wichtig. Du hast gezielte Wochenrückblicke, um das System am laufen zu halten.
5. Erledigenmusst du die „nächsten Schritte“ natürlich auch. Klar nach den Kriterien: Kontext – Verfügbare Zeit – Verfügbare Energie und Wichtigkeit.

Eat the Frog Methode

Eine schöne Zeitmanagement Methode ist die Eat the Fog. Hier geht es darum die dir am unangenehmsten und schlimmste Aufgabe gleich morgens zu erledigen. Du verhinderst dann, diese Aufgabe über den Tag vor dir her zu schieben und immer daran zu denken. Bekannt gemacht hat diese Methode Brain Tracy in Eat the Frog.

Eisenhower Matrix Methode

Die Eisenhower Matrix ist eine der bekanntesten Methoden im Zeitmanagement und ist im Grunde eine Einteilung der Aufgaben in 4 Kategorien. Diese sind in einer 2×2 Matrix definiert.

1. Wichtig & dringend  – Diese Aufgaben musst du sofort erledigen oder managen (z.B. Krisen und Probleme)
2. Wichtig & nicht dringend  – Diese Aufgaben musst du planen und terminieren
3. Nicht wichtig & dringend– Diese Aufgaben musst du reduzieren und delegieren (Zeitfresser)
4. Nicht wichtig & nicht dringend – Diese Aufgaben solltest du nicht beachten und verwerfen.

Du wirst sehen, die 4 Felder hängen zusammen und Aufgaben können von nicht dringend, dringend werden, wenn du sich nicht terminiert hast. Genau so verhält es sich mit der Wichtigkeit.

Pareto Prinzip

Meiner Meinung nach ein tolles Prinzip im Zeitmanagement. Warum? Ganz einfach es wird gesagt, das du mit nur 20% des Aufwandes (Zeit, Arbeit) bereits 80% des Ertrags oder Ergebnis generierst. Demzufolge muss du das Entscheidende, diese 20% selektieren und auch erkennen. So gehst du nicht in die Gefahr des Perfektionismus. Lese auf meinem Blog einen Ausführlichen Artikel zum Thema Pareto Prinzip.

Parkinson’sche Gesetz

Diese Methode ist ein sehr guter Gedanke im Zeitmanagement. Das Gesetz sagt aus, dass Arbeit sich immer der zur Verfügung stehenden Zeit ausdehnt. Wir halten also Deadlines immer genau ein. Wenn du z.B. eine Besprechung für 60 Minuten ansetzt, wird sie so lange dauern, auch wenn die Lösungsfindung wahrscheinlich schneller ging. Daher solltest du dir immer fordernde Zeitliche Ziele setzen. Natürlich, ohne dich zu überfordern.

ALPEN Methode

Diese Methode ist eine Hilfe zur effektiven Aufgabenplanung und besagt:

A – Aufgabe – notieren

L – Länge – abschätzen

P – Pufferzeit – einplanen

E – Entscheidung – treffen, womit die Priorität gemeint ist

N – Nachkontrolle – also Reflexion nach Abschluss

Der Autor Lothar Seinwert hat diese Methode des Zeitmanagements definiert. d

ABC Methode

Dieser Ansatz des Zeitmanagements lässt Aufgaben in 3 Kategorien einteilen:

A-Aufgaben – haben eine sehr hohe Priorität und müssen bevorzugt behandelt werden und abgeschlossen werden.

B-Aufgaben – sind mittlerer Priorität

C-Aufgaben – sind niedriger Priorität

Der Kerngedanke ist hier klar die Priorität der jeweiligen Aufgabe und die Entscheidung dafür. Ich kann dir meinen Artkel zum Thema Prioritäten empfehlen.

Wie sieht mein Zeitmanagement aus?

Ich habe für meine Rollen (Beruf Projektleiter, Privat Ehemann, Coach und Sportler) verschiedene Methoden getestet. Daher ist mein persönliches Zeitmanagement ein bunter Mix aus den den oben genannten Zeitmanagement Methoden. Es sind doch ein paar wenige übrig geblieben.

Beruflich

Als Projektleiter ist mein Tag von Besprechungen und Unerwarteten geprägt. Des weiteren habe ich ein hohes Aufkommen an E-Mails und Aufgaben die ich delegieren kann, oder um die ich mich selbst kümmern muss.

Hier hat sich für mich die Energiekurve mit dem Personal Kanban mit Prioritäten und Zeitbedarf pro ToDo, als passend erwiesen. Ich bin früh morgens am effektivsten und es ist ebenfalls noch sehr ruhig im Büro. Kümmere ich mich hier in einer Deep Work phase um E-Mails und Aufgaben aus dem Personal Kanban. Ich habe über einige Zeit ein Zeitmanagement Protokoll geführt und weiß, dass ich hierzu im Schnitt 1:30h pro Tag benötige. Diese Zeit ist daher in meinem Kalender für alle geblockt und meine Büro-Türe ist zu.

Im weiteren Vormittag beginnen die nicht zu vermeidenden Meetings. Wenn ich sie organisiere, versuche ich diese entweder 15min / 25min oder max. 55min zu halten (Parkinsonsche Gesetz). Die Vorbereitung und Nachbereitung der Besprechungen sind Teil meiner täglichen Deep Work Phase. Je nach Tag habe ich zwischen Besprechungen „leere“ Flecken im Kalender. Diese nutze ich, um weitere Aufgaben aus meinem Personal Kanban Board abzuarbeiten. Natürlich geblockt. Am Ende des Tages prüfe ich, ob dringendes offen geblieben ist und schließe den Tag im Büro.

Privat / Freizeit

After Work ist ein weit gestreuter Begriff, daher bedeutet das bei mir, zuerst ein starker Separator. Also gehe ich in der Regel gleich zum Sport. Der Sport ist fix in mein Tagesplan eingeplant. Entweder im freien, oder im Gym. Nach der Sporteinheit geht’s nach Hause. Hier habe ich 1:30h pro Tag geblockt für persönliche Weiterentwicklung oder Coachings (Virtuelle Calls oder Besuche). In meiner Monats- bzw. Wochenplanung habe ich Themen definiert an denen ich arbeiten möchte. Hier setzte ich immer eins pro Tag in diesen Block. Nach 21 Uhr ist Quality Time und ich verbringe diese Zeit mit meiner Frau. Wochenenden plane ich ganz flexibel und sehr offen.

Conclusio

Zusammenfassend kann ich dir raten, auf die Suche zu gehen und das passende Zeitmanagement System an deine Bedürfnisse zu adaptieren. Daher musst du dir deine ganz persönliche Zeitmanagement Strategie selbst bauen. Wenn du hier einen Sparringspartner oder Coach benötigst, stehe ich dir gerne beiseite. Damit auch du das Beste aus deiner Zeit holst und deine Ideen verwirklichen kannst.

Körpersprache & Rhetorik für Führungskräfte

Als junger Projektleiter konnte ich in meinen Kick Off Präsentationen nicht wirklich überzeugen. Meine Leidenschaft für „mein“ Projekt zündete nicht wirklich bei meinem Team und meine Stakeholder waren auch nicht wirklich überzeugt. Dazu kommt der Druck von verschiedenen Seiten. Ich fragte mich, ob ich mit meiner Körpersprache und Rhetorik Sicherheit und Führungsstärke ausstrahlen? Weit gefehlt – Wie soll das gehen? Das kann ich doch nicht schaffen, dachte ich mir. Auch weil viele aus meinem Team passiv und unselbstständig wirken. Ebenso sind einige immer auf Konfrontation ausgerichtet. Warum wollen wir nicht alle zusammen nur eins, unser Unternehmen erfolgreich machen?

Bringt eine gute Gestik eine Führungskraft weiter? 

Ich reflektierte mich und dachte mir was erfolgreiche Projektmanager oder CEOs anders machen. Wie schaffen sie es, ihr Team mitzureisen? Klar, ich kann nicht meine Firma zu einem zweiten Google oder hippen Start-Up verwandeln. Doch ich kann mir anschauen, was die Führungskräfte hier anders machen. Alle zusammen haben eine außergewöhnliche gute Rhetorik und Körpersprache. Gerade wenn Sie Key Notes oder Kick Offs vorstellen (Key Note Apple: Steve Jobs announcing the first iPhone in 2007oder Key Note Tesla Model 3: Tesla Model 3 (2017) Elon Musk’s keynote).

Ein guter Hebel zu einem besseren Projektmanager ist auf jeden Fall die Ausdrucksstärke und Körpersprache. Meine Idee war es, an meiner Gestik und mein Ausdruck zu arbeiten, um so mein Team zu motivieren, mitzureißen und zuversichtlich zu machen. Klingt gut doch es ist gar nicht so einfach gerade für einen Ingenieur der MINT Sparte, dacht ich mir. Kurzum – ich bin davon überzeugt, eine gute Körpersprache muss von einer Führungskraft beherrscht werden. Nur so kann er sich für seine Ziele und Visionen bei Entscheidern wirkungsvoll präsentieren.

Was muss ich für meine Körpersprache tun?

Ich habe mich auf meinem fachlichen Gebiet und im Prozess weitestgehend sicher gefühlt, doch kommuniziere ich das auch mit meiner nonverbal Kommunikation? Der Satz „Man kann nicht, nicht kommunizieren“ (von Paul Watzlawick) schwingt hier auch mit.

Mir ist schon klar, dass ich nicht wie ein wild gewordener Stier auftreten und mein Team verunsichern kann. Was ich so erzeuge ist womöglich noch mehr Wiederstand. Ebenso kann ich nicht wie ein Kindergärtner für Ingenieure auftreten. Ich möchte bestimmt und respektvoll auftreten. Deshalb sollte mich die nonverbale Kommunikation hier unterstützen. Der Fokus liegt auf Gestik und Körperhaltung in meiner täglichen Kommunikation.

Suche dir einen Profi für Rhetorik & Körpersprache

Wenn du Hilfe brauchst, suche dir einen Profi und lerne von ihm. Es gibt viele Profis auf weiter Flur. Wenn ich eine Weiterbildung empfehlen sollte wäre es ein Seminar mit Renè Borbonus und Stefan Verra. Beide sind Spezialisten und haben mich wirklich weitergebracht. Auch meine NLP Ausbildung hat mich in Punkto Körpersprache und Kommunikation viel weitergebracht. Ich habe in den letzten Jahren viel Energie in meine Entwicklung auf diesem Gebiet investiert und daher möchte ich meine Erkenntnisse daraus aufzeigen.

Meine Erkenntnisse für Rhetorik & Körpersprache

Leider hat sich in der Körpersprache in den letzten 100.000 Jahren herzlich wenig getan. Aus diesem Grund laufen viele Muster meist unterbewusst so ab, wie sie unsere Vorfahren angewendet haben. Unser Vorteil heute, wir sind uns dessen bewusst und können nachbessern. In der Sprache ist dies ein wenig schwerer. Darum muss hier ein feines Gefühl entwickelt werden.

Tipp 1 – „Setz dich im Rudel durch“

Ich muss im Raum für alle sichtbar sein. Nicht unbedingt im Zentrum, aber dennoch sichtbar. Ebenso muss ich meine gewählten Gesten länger stehen  lassen. Mit Gesten und Körpersprache muss ich Raum einnehmen. Sei es am Konferenztisch, auf dem Sesel oder im Stand.

Tipp 2 – Mein Stand

Um kompetent zu wirken sollte ich symmetrisch stehen und sitzen. Dies kann spielerisch mit Un-Symmetrie abwechseln. Symmetrisch stehe ich, wenn ich aufrecht, gerade und ca. hüftbreit stehe. Zum Thema Stand gibt es tolle Beispiele und Tipps von Samy Molcho.

Tipp 3 – Mein Lächeln

Es ist und bleibt das effektivste Werkzeug der Körpersprache – das lächeln, nicht lachen. Hier ist nur ein Anzeichen von lächeln in der Mimik gemeint. Es löst viele Situationen auf und beruhigt auch das Publikum.

Tipp 4 – Meine Hände

Wohin mit den Händen? Ich benutze nun ganz einfach Palm up / Palm down für Mitreißend oder beruhigende Gesten. Palm up heißt nichts anderes, als die Handflächen in den Bewegungen eher nach oben zu drehen (halten einer Salatschüssel). Bei Palm down mimt die Bewegung das Schulterstreicheln eines Kindes.

Tipp 5 – Meine Gestik

Lieber mehr als weniger Gestik in der Rede. Für mich selbst kommt mir meine eingeschränkte Gestik als viel zu viel vor. Das ist eine verzerrte Wahrnehmung. Es muss jedoch zu meinem Typ und der Situation passen.

Tipp 6 – Meine Kleidung

Ich darf nicht in meiner Körpersprache oder im Ausdruck von meiner Kleidung behindert werden. Allzu enge und beeinträchtigende Kleidung ist unpassend.

Tipp 7 – Spot on – Mein Auftritt

Mein Auftritt beginnt ab Sekunde 0 wenn ich im Raum bin. Gerade wenn ich nicht sofort rede oder die Bühne betrete. Ich bin unter Beobachtung. In dem Augenblick, wenn das Publikum weiß, dass ich der nächste Redner oder der Präsenter bin, ist der Fokus auf mich. Ganz egal ob ich gerade im Publikum sitze oder am Kaffeeautomaten stehe.

Tipp 8 – Meine Überzeugung

Ich muss von meinem Thema überzeugt sein. Ich muss daran glauben und andere davon begeistern wollen. Nur wenn ich für mein Thema brenne, kann ich das Feuer bei anderen entfachen.

Tipp 9 – Mit Wörtern unterstreichen

Um Wörter und einzelne Aussagen meiner Rede zu unterstreichen nutze ich meinen Körper und Sprache. Hier wechsele ich von Symmetrisch / Unsymmetrisch, Palm up / Palm down, Laut / Leise, Persönliche Ansprache / Formelle Ansprache und Raum-Positionen ab. Jedoch male ich nicht Wörter!

Tipp 10 – Die Struktur der Rede

Ich muss meine Rede strukturieren. Eine Einleitung mit Einstieg (Geschichte, Zitat, Demonstration, Frage oder Situation), Hauptteil und Schluss mit dem Bogen zum Einstieg sind gewinnbringend. Im Hauptteil habe ich die Trias mit den 3 Punkten. Hierbei handelt es sich um drei Teile: Vergangenheit/Gegenwart/Zukunft, Ausgangslage/Ziel/Maßnahme, These/Antithese/Synthese und so weiter. 

Conclusion 

Natürlich ist die Nonverbale Kommunikation nicht das ganze Bild und Fachlich muss die Qualität auch stimmen. Auch die Rhetorik ist ein spannendes Thema, das ich in diesem Blog Artikel ausgeklammert habe. Alles zusammen machen den Auftritt des Projektleiters oder Führungskraft vollständig. Erst wenn alle Punkte bei der die Non-verbale Kommunikation ein wichtiger Teil ist stimmen, ist eine kompetent und souveräne Wirkung möglich. Wenn du das mit den 10 Tugenden des Projektleiters (lese hier meinen Blog Artikel – Die 10 Projektmanagement Tugenden) kombinierst und Selbstsicher auftrittst (lese hier meinen Blog Artikel – Wie werde ich im Beruf & im Privaten selbstbewusster) kann fast nichts schief gehen. Wenn du dann noch ein paar Magic Words (Magic Words in der Kommunikation) einstreust, klappt es auch mit dem Vortrag.

Wenn Du dich im Detail für Körpersprache interessierst, kann ich Dir die Trainer Renè Borbonus und Stefan Verra empfehlen. Als Projektleiter oder Führungskraft bist Du immer im Fokus und daher ist eine solide Ausbildung in diesem Themengebiet eine absolut sinnvolle Investition. 

In diesem Sinne wünsche ich euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.