Reflektierst Du Deine Woche?

Im Alltag vergehen die Wochen sehr schnell. Ein Quartal kann gerade, wenn du eine stressige Zeit hast sehr schnell an dir vorbeiziehen.

Du kennst das bestimmt auch aus deinem Alltag. Aber wie sicherst Du Deinen zukünftigen Erfolg?

Bist du dir immer bewusst, was du gerade tust und ob du dich deinen Zielen hinbewegst?

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass eine regelmäßige Reflexion wahre Wunder bewirken kann. Dabei brauchst du dafür gar nicht viel Zeit, sondern nur eine gewisse Routine. 

Meine Routine sind einfach ein paar Fragen, die ich mir jede Woche zur zu einer ruhigen Zeit stelle. Mit diesen einfachen Fragen sicher ich meinen zukünftigen Erfolg. Der Kern dieser Fragen ist die Sicherung des zukünftigen Erfolg? 

Bist Du dir immer bewusst was du gerade tust und ob du dich deinen Zielen hinbewegst?

Meine Routine ist einfach und doch effektiv. Dafür benötige ich gar nicht viel Zeit. Es ist nur ein regelmäßiger Termin mit mir selbst. Ich habe dazu jeden Freitag kurz vor Feierabend 30 Minuten eingeplant. Dabei schaue ich mir an wie meine Woche verlaufen ist und stelle mir diese einfachen Fragen:

  • Wie viele Termine hatte ich? 
  • Welche Termine waren überflüssig? 
  • Habe ich meine geplanten Aufgaben erledigt? 
  • Welche Aufgaben haben mich meinem Ziel näher gebracht?
  • Habe ich auch an meiner langfristigen Vision gearbeitet? 
  • Wie zufrieden bin ich mit mir diese Woche? 

Mit der ehrlichen Beantwortung dieser kurzen Fragen und den planen von kleinen Kursveränderungen setzt du regelmäßige Impulse zum Wachstum. Du wirst sehen, diese sind der Schlüssel. Dein Unterbewusstsein arbeitet im verborgenen, wenn du die richtigen Impulse setzt. Du musst das gar nicht mal ich mach das schriftlich machen. Jedoch musst du es ernst und fokussiert machen. Ich erwische mich oft dabei, die Fragen im „Autopiloten“ zu beantworten. Das wird nichts bringen.

Conclusio

Mit dieser Gewohnheit der Reflexion erkenne ich, mittelfristig ob ich meine Erkenntnisse wirklich umgesetzt habe oder nicht. Ich empfehle dir wirklich dir einige Wochen die Reflektionen fix in deinen Kalender zu schreiben. Ich bin gespannt was sich bei dir ändern wird.

Die Probleme die ich als Mentor sehe

Als ich vor 6 Jahren als Projektleiter begonnen habe Verantwortung zu übernehmen, war es mir ein Wichtiges, anderen zu helfen. Daher habe ich schon früh meine Erfahrungen und auch meine Fehler weiter gegeben. Das hat mich schon früh in die Rolle eines Mentors gebracht. Seither habe ich immer Mentees, denen ich gerne meine Erfahrung weiter gebe.

Interessant ist aber, dass sich über die Jahre immer wieder ähnliche Hürden und Hinternisse auftun. Diese möchte heute kurz ansprechen. 

Damit Du den besten Nutzen von Deinem Mentor ziehen kannst, achte auf die Schritte, die ich in meinem Artikel beschrieben habe – Ein Mentor hilft?

In der Regel besprechen meine Mentees diese Themen mit mir:

  1. Selbstmanagement – Wie behalte ich den Überblick in meinem Projekt, ohne selbst unterzugehen?
  2. Zeitmanagement – Wie kann ich strukturiert meinen Tag gestallten, ohne das Büro immer als letztes zu verlassen?
  3. Kommunikation – Wie kommuniziere ich überzeugend mit meinem Team und Stakeholder?
  4. Karriere – Wie komme ich in die nächste fordernde Position?
  5. Tagesgeschäft – Projektspezifische Herausforderungen.

In den regelmäßigen Gesprächen arbeiten wir gemeinsam an einem Weg für das entsprechende Thema. Hier liegt der Hebel ganz klar beim Mentee. Du hast als Mentee den Hebel zum Erfolg. Durch Deine entsprechende Vor- und Nachbereitung des Mentoring Gespräch kannst Du wirklich etwas mitnehmen. Wie Du das machst kannst du im oben erwähnten Artikel nachlesen.

Du kannst extrem viel aus einer Mentoring Beziehung für Dich ziehen, doch es liegt an Dir, wie Du es gestaltest.

Prioritäten, nicht schon wieder

Ich habe in der vergangenen Woche ein Coaching gehabt, bei dem ich der Klient war. Ich nutzte diese Möglichkeit eines Coaching immer mal wieder, um mich von außen reflektieren zu können. Ich kann dir auch nur raten, ab und zu einen Coach aufzusuchen, um dich zu reflektieren. So kennst du Hindernisse und Gebiete, an denen du arbeiten kannst. 

Mein Augenöffner war die Tatsache, dass ich im privaten Bereich viele Projekte und Themen gleichzeitig habe. Ich habe mir also ein eigenes privates Hamsterrad erbaut. Das wirkt sich so aus, dass ich extrem beschäftigt bin und mir kaum Zeit zum Entspannen lassen. Auch meine private Flexibilität lässt wirklich zu wünschen übrig. Was im beruflichen durch maximale Arbeitszeit und hohe Effektivität funktioniert, läuft für mich im privaten nicht rund. Das hat mein Coach schnell zur Oberfläche gefördert. 

Aber was kann ich tun, um hier besser zu werden? Die Antwort liegt auf der Hand. Die Prioritäten. Ich muss mir klar werden, was ich wirklich voran treiben will und was mir weniger wichtig ist. Hier muss ich an meinen Artikel über Prioritäten und dem Pareto Prinzip denken. Ich habe leider im privaten diese Prinzipen aus den Augen verloren. Was ist nun mein Schlachtplan? Ich definiere mir monatlich Schwerpunkte. Also Themen, die ich wirklich bearbeiten möchte. Diese Schwerpunkte wechseln durch, sodass ich im Jahr alle Bereiche ausgefüllt habe. 

Ich halte euch auf dem Laufenden, wie ich mit der Umsetzung weiter vorankomme. 

Muss dieses Meeting sein?

Neue Woche neue Meetings? Wenn deine Woche ähnlich beginnt, solltest du dich wirklich fragen, ob diese ganzen Einladungen in deiner E-Mail Inbox sein müssen. Ist es notwendig, deinen Kalender so sehr zu fragmentieren? Ab wann ein Meeting sinnvoll sein kann und wie du erfolgreiche Besprechungen schon vorab erkennen kannst, beleuchte ich heute.

Wenn du dich in den ersten Zeilen wieder erkennst, kann ich dir helfen. Mir ging es lange Zeit auch so. Ich wurde zu vielen Besprechungen eingeladen und habe nicht richtig reagiert. Ich bin natürlich zu den Besprechungen gegangen und habe sukzessive weniger Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gehabt.

Was kannst du tun, um unsinnige Besprechungen früh genug erkennen? Mir haben folgende Punkte geholfen. Diese möchte ich dir nun vorstellen:

1. Der Grund des Meetings

Was ist der Zweck der Besprechung? Ist das Gespräch zweckgebunden und geht das aus der Einladung hervor? Gibt es eine klare Agenda und sind mir alle Informationen zugänglich?

2. Alternativen zum Meeting

Muss es eine Besprechung sein? Kann das Thema einfacher vorab gelöst werden? Manchmal reicht auch ein einfacher Anruf oder eine E-Mail um Sachverhalte zu erklären. Auch einfache Statusmeetings können per Webcast, Podcast oder Statusmail verteilt werden.

3. Zeitbudget des Meetings

3. Ist die Dauer und der Zeitpunkt angemessen? Eine Besprechung sollte nicht länger als 45min dauern, da du sonst höchstwahrscheinlich nicht voll konzentriert folgen wirst. Sind auch meine Verfügbarkeiten in der Einladung berücksichtigt?

4. Teilnehmer des Meetings

Ist der Teilnehmerkreis angemessen? Hier sollten wirklich nur die notwendigsten Kollegen eingeladen sein. Ab einer größeren Zahl von Teilnehmern ist keine sinnvolle Diskussion ohne Moderation mehr möglich.

5. Mein Beitrag zum Meeting

Kann ich wirklich was zu der Besprechung beitragen? Bin ich zur Lösung einer Diskussion notwendig, oder werden nur Informationen von mir benötigt? Dann wäre wieder Punkt 1 für mich zutreffend.

Wenn ich alle fünf genannten Kriterien mit Ja beantworten kann, dann sage ich zu und werde ohne meinen Laptop oder Tablet an der Besprechung teilnehmen. Falls ich eine der Fragen mit Nein beantworte, melde ich mich beim Organisator und erkläre ihm meine Sichtweise.

Mit dieser Strategie halte ich meinen Kalender von unsinnigen Besprechungen weitestgehend frei. Es spricht nichts entgegen, auch seinen Chef freundlich zu fragen, welchen Zweck die Besprechung haben sollte. Es dient ja nur dazu sich besser darauf vorzubereiten und effektiv mitarbeiten zu können.

Einen Artikel, wie du deine Besprechungen organisieren kannst, findest du hier: Effektive Meetings – 8 Tipps

Denke daran, dass deine Zeit wertvoll ist!

Struktur und Meetings

Ich möchte heute meine Erfahrungen aus den letzten drei Wochen Home-Office berichten. Ich bin in der glücklichen Position, meine Arbeit wie gewohnt fortführen zu können. Jedoch mit einem gravierenden Unterschied, ich arbeite ausschließlich von zu Hause. Die zwei wichtigsten Punkte sind:

Kontakt mit dem Team halten

Struktur im Home Office

Auch im Home-Office musst du auf Struktur achten. Das fängt mit der Wahl deiner Kleidung an. Diese sollte nicht anders sein als im Büro. Auch solltest du feste Zeiten und Rituale in deinem Alltag haben. Ich zum Beispiel gehe jeden Mittag eine Runde spazieren. Versuche fixe Punkte in deinem Tag zu haben wie zum Beispiel die Kaffeepause. Oder die Mittagspause. Auch nach dem arbeiten gehe ich eine weitere Runde spazieren. Dies ist für mich der Schluss des Arbeitstages. Danach mache ich Sport und warte bis meine Frau heim kommt.

Conclusion

Ich selbst genieße das Arbeiten im Home-Office. Für mich bietet es eine große Flexibilität und eine hohe Motivation. Ich habe zu Hause viel Ruhe und eine kreative Umgebung. Daher hoffe ich, dass die Wirtschaft ihre Lehren aus dieser jetzigen Zeit zieht. Das sollte die neuen Arbeitskonzepte und Digitalisierung nach vorne bringen.

Wie wirst du zu einer erfolgreichen Führungskraft?

Hast du dich nicht auch gefragt, was eine erfolgreiche Führungskraft ausmacht? Hast du nicht auch den Anspruch an dich selbst, oder möchtest diesem Anspruch genügen. 

Ich habe mich schon als designierte Führungskraft sehr schnell gefragt, was sind die Hauptaufgaben einer Führungskraft? Wie ist der Prototyp der Führungskraft, gerade wenn diese Führungskraft vor einem motivierten und erfolgreichen Team steht.

Je mehr erfolgreiche Führungskräfte ich beobachte, desto klarer werden mir die erfolgversprechenden Fertigkeiten. Diese Fähigkeiten haben meiner Meinung nach alle mehr oder weniger gemeinsam.

Was sind die Topfähigkeiten einer Führungskraft

Meiner Meinung nach sind die folgenden Fähigkeiten mitunter entscheidend über den Erfolg der Führungskraft.

Die Fähigkeiten einer Führungskraft.
Setze Prioritäten, delegiere richtig, setze Visionen und Ziele, sei Kommunikationsstark, sei ein guter Coach, übernehme Verantwortung, sei loyal in deinem Handeln, reflextiere dich regelmäßig
Die Top Fähigkeiten einer Führungskraft

Setze Prioritäten

Setze Prioritäten richtig. Du musst als Führungskraft deinem Team klare Prioritäten geben und diese auf die Vision bzw. Strategie ausrichten.

Delegiere richtig

Diese Fähigkeit, Aufgaben, die nicht deine Bearbeitung erfordern, musst du, delegieren. Die Delegation erlaubt dir deine Zeit für Führungsaufgaben zu verwenden. Nutze das Werkzeug der Delegation. Hierzu kannst du meinen Artikel über meinen Delegationsprozess lesen: Workflow Aufgaben Delegieren.

Setze Vision & Ziele

Erarbeite gemeinsam mit deinem Team eure Vision und die dazugehörigen Ziele. Hier ist es wichtig, dass jeder deiner Mitarbeiter diese Ziele und Visionen auch versteht. Was ist das Warum der Vision?

Sei kommunikationsstark

Als Führungskraft musst du mehr zuhören als sprechen. Achte auf deine Argumentation und mache keine vorschnellen Versprechungen. Nutze Kontakte, oder baue neue Kontakte zu anderen Führungskräften auf und etabliere starke Netzwerke. Sei in der Lage emphatisch zu sein und nehme Konflikte im Team wahr. Spreche unangenehme Dinge an, die geklärt werden müssen. In Besprechungen achte auf einen respektvollen und fairen Umgang.

Ein guter Coach sein

Du bist als Führungskraft auch Coach für dein Team. Entwickele deine Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten ständig weiter. Helfe ihnen Probleme zu meistern und räume ihnen Hindernisse aus dem Weg, die sie von der Arbeit abhalten.

Übernehme Verantwortung

Du bist als Führungskraft verantwortlich für dein Team. Kritisiere es und Motiviere bzw. Beschütz dein Team von „Angriffen“ von außen. Besonders bei unfairen Angriffen musst du dein Team verteidigen.

Führe durch Veränderungen

Du musst als Führungskraft auch unpopuläre Entscheidungen durchsetzen. Diese sollten jedoch zum Wohle des Teams sein. Hierzu benötigst du auch Durchsetzungswillen. Notwendigkeit von Veränderungen musst du auch erkennen und aktiv umsetzen.

Sei ein Stratege

Gepaart mit den Zielen und Visionen musst du als Führungskraft strategisch an der Vision arbeiten. Wie erreichst du mit deinem Team die Ziele auf dem Weg zum Erfüllen der Vision? Was sind die notwendigen Schritte hierzu. Überblicke das gesamte Zusammenspiel und handle entsprechend. Welches Teammitglied eignet sich durch seine Fähigkeiten und Wünsche für welche Aufgabe?

Sei loyal

Als Führungskraft bist du, ob du willst oder nicht Vorbild. Viele Menschen beobachten dein Handeln und dein Auftreten. Daher ist es essentiell, dass du dich so verhältst, wie du es von anderen wünschst. („Walk as you talk“). Fordere nicht ein, was du selbst nicht einhalten kannst. Wie zum Beispiel Pünktlichkeit in Besprechungen oder Einhaltung klarer Absprachen.

Sei reflektiert

Nutze als Führungskraft das Werkzeug der Reflexion. Es hilft dir deine eigenen Entscheidungen zu überdenken und gegebenenfalls nachzubessern. Du wirst so auch deine Schwachstellen und dein Verbesserungspotential erkennen.

Wie bekomme ich diese Fähigkeiten in meinen Alltag als Führungskraft?

Diese Fähigkeiten sind auf dem ersten Blick erschlagend. Natürlich kannst du als frisch gebackene Führungskraft alles auf einmal parat haben. Jedoch ist ein Plan, wie du diese Fähigkeiten Schritt für Schritt einbaust sehr hilfreich. Dabei kommen wir auf das Thema Selbstmanagement. Das wird dir helfen erfolgreich diese Fähigkeiten zu implementieren.

Das richtige Selbstmanagement einer Führungskraft

Eine gute Führungskraft zu sein heißt auch sein eigenes Selbstmanagement im Griff zu haben. Hier ist auch der Hebel, sich die einzelnen Fähigkeiten Schritt für Schritt vorzunehmen. Aber vorab, was bedeutet ein guten Selbstmanagement? Ich meine, als Führungskraft hast du das schon. Du bist fokussiert, wenn es drauf ankommt. Ebenso kannst du mit knappen Ressourcen wie Zeit umgehen und planen. Du hast dein Mindset im Griff und weißt deine persönlichen Ziele und Visionen. Wenn du hier noch Verbesserungspotential siehst, kann ich dir gerne im Mentoring helfen. Meinen Kontakt findest du auf der Startseite.

Als eine Schritt für Schritt Implementierung sehe ich eine Wochenweise Fokussierung auf eine Fähigkeit. Achte genau auf diese eine Fähigkeit und reflektiere abends wie du diese Fähigkeit heute angewendet hast. Was möchtest du verbessern? So kannst du dich über mehrere Wochen von Fähigkeit zu Fähigkeit hangeln. Nimm immer eine weitere neue hinzu, wenn du mit der vorherigen sicher bist. Frag dein Umfeld, ob sie eine positive Veränderung gemerkt haben.

Conclusio

Eine ideale Führungskraft zu sein ist ein langer und steiniger Weg. Du musst dir deiner Fähigkeiten bewusst sein und auch an die selbst stetig arbeiten. Eine ideale Führungskraft ist aber nicht automatisch erfolgreich. Denn den Erfolg einer Führungskraft bestimmt nur der Chef. Er gibt die Ziele an die Führungskraft weiter. Dabei setzt er den Fokus der Abteilung. Hier musst du als Führungskraft ein Glasklares Verständnis von der Vision und Zielen des Chefs haben. Nur so kannst du dein Team entsprechend ausrichten.

Wenn du noch Fragen oder Anmerkungen hast, hinterlasse mir gerne ein Kommentar. 

Selbstmanagement für Wissensarbeiter

Du kennst es bestimmt. Abends kommst du von deinem Job nach Hause, isst was und lässt dich von Netflix und Co. berieseln. Wenn du auf deine Uhr siehst, ist es schon Zeit ins Bett zu gehen. Du hast keine Zeit oder geschweige den Energie für andere Dinge. Dein Herzens-Projekt schiebst du vor dir her und Aufschieberitis macht sich breit. Zu hast einfach zu wenig Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, denn du bist immer zu beschäftigt. An den Wochenenden kommst du dann gerade so hinter den dringenden Sachen hinterher.

Du wirst unzufrieden, unausgeglichen und Prokrastination macht sich bei dir breit. Das muss kein Dauerzustand sein und du kannst das ändern.

Selbstmanagement als Schlüssel

Zuerst einmal bedeutet Selbstmanagement, aktiv an seinen Ressourcen wie Zeit, Energie, Kreativität, Willenskraft, sowie Gewohnheiten und Mindset zu arbeiten. Selbstmanagement bedeutet auch, dass du dir deiner Ressourcen bewusst bist mit diesen entsprechend umgehst.

Das klingt nach viel extra Arbeit für dich, die du nach deiner Arbeit erledigen sollst? Nein, du erarbeitest dir ein für dich passendes Selbstmanagement System.

Dein Selbstmanagement-System

Dein persönliches System besteht aus vielen Unterpunkten. Wenn du ein lauffähiges Selbstmanagement System haben möchtest, solltest zumindest auf die wichtigsten Gebiete ein Auge werfen.

Deine Zeiteinteilung

Mach dir deine Ausgangslage bewusst. Womit verbringst du wie viel Zeit pro Tag? Wie viel Zeit hast du wirklich zur Verfügung? Wenn du das nicht weißt, führe eine Woche ein Zeitprotokoll. Dadurch wirst du sehen, wo du lernen kannst Nein zu sagen und Verpflichtungen abgeben. Die dir zur Verfügung stehende Zeit kannst du managen und planen. Hier kannst du auf verschiedene Zeitmanagement Systeme zurückgreifen und für dich anpassen. Eine gute Übersicht findest du in meinem Artikel Zeitmanagement.

Dein Mindset

Welche Gewohnheiten hast du dir selbst antrainiert? Welche Glaubenssätze? Schreib sie dir auf, so kannst du beginnen daran zu arbeiten. Dann denke über deine täglichen Routinen nach. Welche solltest du ersetzen und welche unterstützen dich? Hier kannst du gerne den Artikel zu Erfolgversprechende Routinen weiter lesen.

Wie fühlst du dich zu welcher Tageszeit? Bist du ein Morgen oder Abendmensch? Du solltest dir bewusst machen, zu welcher Tageszeit deine Willenskraft und Kreativität am höchsten ist. Ich stehe zum Beispiel 1h vor dem Frühstück auf und arbeite an meinem Herzens-Projekt. Ich habe ebenfalls herausgefunden, dass ich morgens die meiste Willenskraft habe. Daher erledige ich morgens zuerst die unangenehmen Energieraubenden Tätigkeiten. Du kennst bestimmt das „Eat the frog“ Prinzip.

Deine Aufgabenplanung

Egal wie, wenn du erfolgreich werden willst, musst du deinen Tag im Voraus planen und überlegen an welchen Zielen du wann arbeiten möchtest. Natürlich solltest du vorab dir deine Ziele und die entsprechenden Zwischenschritte überlegt haben. Setze dir zu jeder Aufgabe auch ein Zeitlimit, um dich anzuspornen. Prioritäten helfen dir hier nicht den Fokus für das Wesentliche zu verlieren. Mehr über Prioritäten kannst du in dem Artikel Prioritäten lesen.

Wie auch immer dein System aussehen wird, du wirst nur erfolgreich, wenn du es ständig nachjustierst und verbesserst (Plan-Do-Check-Act). Beobachte erfolgreiche Menschen in deinem Umfeld und versuche ihr System zu verstehen. Wenn du dein System reflektierst, passe es entsprechend an. Adaptiere nur eins nach dem anderen und gib dir und deinem System mindestens 4-6 Wochen Zeit. Erst dann solltest du entscheiden, aus der Beta Test Phase zu gehen und die Verbesserung ganz zu übernehmen.

Eine Gute Quelle an Inspiration ist Thomas Mangold, Lars Bobach oder Ivan Blatter. Diese Kollegen experimentieren seit langem mit Systemen zum erfolgreichen Selbstmanagement. Ein Blick lohnt sich!

Conclusion

Selbstmanagement ist meiner Meinung nach der Schlüssel zum persönlichen Erfolg. Warum sonst können einzelne Menschen mit der gleichen Zeit viel mehr erreichen? Warum können sie Beruf, Familie, Ehrenamt und Sport unter einem Hut bringen? Ganz einfach, sie haben ein gut funktionierendes Selbstmanagement System für sich entwickelt.

Wenn du mehr wissen willst und dich über das Selbstmanagement austauschen möchtest, kannst du dies gerne in der Facebook Community machen, oder mich direkt anschreiben. Ich biete auch Online/Offline Coaching zum Selbstmanagement System an. 

Zeitmanagement Tipps für deinen Alltag

Zeit ist das gerechteste Gut der Welt. Für jeden Menschen ist der Tag genau 24 Stunden lang. Das heißt, du hast pro Tag 86.400 Sekunden zur Verfügung. Davon musst du natürlich dein Schlaf und deine Beschäftigung sowie andere Verpflichtungen abziehen. Dann sieht deine „frei“ verfügbare Zeit bestimmt anders aus. Wie du das Beste aus deiner zur Verfügung stehenden Zeit machst, kannst du lernen. Ein paar Tipps für dein Zeitmanagement im Alltag findest du aufgelistet.

Zeitmanagement - Zitat - Lucius Anneaus Seneca
Zeitmanagement

Warum brauchst du ein Zeitmanagement?

Da Zeit die am gerechtesten verteilte Ressource überhaupt ist, darfst du diese nicht einfach vergehen lassen. Du musst verstehen, dass Zeit kostbar ist. Sehr erfolgreiche Menschen bringen geniale Dinge zu Stande, mit der gleichen Zeit pro Tag wie du und ich. Sie nutzen ihre zur Verfügung stehende Zeit effektiv. Einmal angefangen hast du pro Tag mehr Zeit für deine Projekte zur Verfügung. Bald wirst du einen positiven Effekt am Projektfortschritt sehen. Ich sag nur die Macht der kleinen Schritte. Große Projekt sind auch nur eine Aneinanderreihung von kleinen Aufgaben.

Wenn du dir deinen Alltag ansiehst, wie viel Zeit lässt du ungenutzt verstreichen? Wo machen sich bei dir Zeitfresser breit? Wie wäre es, wenn du beginnst, diese Zeit effektiv zu managen?

Top Zeitfresser im Job - Ideenverwirklicher. Wo verbringst du deine meiste Zeit im Job?
Top Zeitfresser im Job

Wie Zeitmanagement mich verändert hat

Ich habe es geschafft, neben meinem Vollzeitjob als Projektleiter in der Entwicklung noch weitere private Projekte wie Schwarzen Gürtel im Kampfsport, Blog Projekt Ideenverwirklicher, Finanz-Trading Ausbildung und vieles mehr auf den Weg gebracht. Ich habe dennoch genau Zeit für meine Ehefrau und unvorhersehbares. Mein Schlüssel war es wirklich die Zeitfresser aufzuspüren und mit anderen Tätigkeiten zu ersetzen. Deshalb möchte ich dir Tipps an die Hand geben, die mein Zeitmanagement verbessert haben.

Meine Zeitmanagement Tipps für den Alltag

Notizen

Ich habe mir angewöhnt alles zu notieren. Wenn ich Dinge recherchiere, Links speichern möchte, Notizen zu Büchern mache, oder Gedankenblitze kommen, schreibe ich diese in mein Notizbuch. Wichtig ist es, dieses Notizbuch gut zu strukturieren. Hierzu habe ich ein digitales Notizbuch, auf das ich immer zugreifen kann. Ich kann dir Evernote oder OneNote empfehlen.

Ziele

Ja – Ziele sind ein wichtiges Instrument auch in meinem Zeitmanagement. Sie machen mir bewusst, wofür ich meine Zeit „ausgebe“. Sie helfen mir auch zu verstehen, wo auf dem Weg zu meinem Ziel ich mich gerade befinde. Ziele sind essenziell und daher solltest du hier viel Sorgfalt walten lassen.

Prioritäten

Zusammen mit den Zielen sind die Prioritäten dein Filter. Daher entscheidest du dich mit Prioritäten entscheidest immer bewusst für etwas und gegen etwas anderes. Natürlich musst du deine Prioritäten mit deinen Zielen abgleichen.

Zeitmanagement und was haben Prioritäten damit zu tun - Ideenverwirklicher

Entscheidungen

Ich habe mir angewöhnt Entscheidungen nicht lange in mir umherzutragen, sondern diese möglichst schnell zu treffen. Sobald ich alle notwendigen Datenpunkte habe entscheide ich mich. Du blockierst dich so sehr, wenn du Entscheidungen nicht fällst, obwohl du alle Daten hast. Deine Ziele und Prioritäten sollten dir hier die notwendige Hilfe geben.

Abschottung

Für mich eine Geheimwaffe. Wenn ich wichtige Aufgaben bearbeite, ziehe ich mich zurück und arbeite in Ruhe an einem anderen Ort (z.B. Bibliothek, Park, Kaffee,…). Hier habe ich meist kein Internet. So habe ich schon im Studium gelernt und es hat mir sehr geholfen.

Monotasking

Ich kann nicht Multitasking und ich wette, du kannst das auch nicht. Daher konzentriere dich auf eine Sache pro Zeiteinheit. Je länger deine Zeiteinheit ist (z.B. 15min – 45min), desto effektiver ist es für dich.

Nein Sagen

Hier hast du immer eine starke Verbindung mit deinen definierten Zielen. Das heißt, wenn du aktiv nein sagst, entscheidest du dich für deine Ziele. Du entscheidest dich aktiv gegen etwas und sagt Nein! Gerade zu Verpflichtungen im Alltag, die nicht deine Ziele unterstützen, solltest du vorsichtig sein und lieber Nein! sagen.

Zeitmanagement - Warum Nein Sagen! so wichtig ist für dein Zeitmanagement. Ideenverwirklicher
Nein sagen!

80:20 Pareto

Ich mag dieses Prinzip von Herrn Alfredo Pareto. Wenn du wissen möchtest, wie ich dieses Prinzip anwende, lese gerne meine Artikel über das Pareto Prinzip.

Zeitmanagement - 80:20 Pareto Prinzip für dein Zeitmanagement. Ideenverwirklicher
80:20 Pareto Prinzip

Blockweise Abarbeitung

Dieses Prinzip wende ich auf viele administrative Dinge an. Ich bearbeite meine private Post, einmal pro Woche. Ich versuche auch als Projektleiter, ähnliche Aufgaben als Block abzuarbeiten. Du nutzt hier dein Momentum und musst dich nicht immer wieder dazu aufraffen.

Zeitplanung

Meine Königsdisziplin. Hier kommen Ziele/Prioritäten und Pareto zusammen. Ich verplane ca. 70% meiner verfügbaren Zeit. Hierzu nutze ich die Ziele, die ich mir gesetzt habe und breche diese in kleine Aufgaben herunter. Ich plane immer meine Woche im Voraus und definiere die Ziele. So stelle ich sicher, dass ich am Ende des Jahres meinen Zielen näher gekommen bin.

Wenn du noch weitere Tipps und Methoden kennenlernen willst, lese gerne meinen Artikel über Zeitmanagement Methoden.

Conclusion

Zeitmanagement kann sehr anstrengten sein. Daher musst du dir ein System aufbauen, welches für deine Lebenssituation passt. Dein System musst du regelmäßig anpassen, optimieren oder sogar ersetzen. Auf keinen Fall darfst du dir ein Hamsterrad bauen. Verplane nicht deine ganze verfügbare Zeit und gib dir entsprechende Freiräume. Auch mal „nichts“ zu tun ist enorm wichtig für deine Erholung. Wenn du dich über Zeitmanagement austauschen möchtest, nimm gerne Kontakt mit mir auf.

Effiziente Meetings – 8 Tipps

Ich bin zu zirka 75% meiner Zeit im Büro in Besprechungen eingeladen oder lade dazu ein. Diese sind in der Regel 1:n. Da ich meine Zeit strikt einteile, möchte ich diese auch sinnvoll einsetzen. Das ist in vielen Firmen nicht so einfach umzusetzen. Doch mit entsprechender Vorbereitung kannst du einiges bewirken.

Es ist klar, das gerade als Führungsperson oder Projektleiter Besprechungen und Meetings zum Arbeitsalltag dazu gehören. Zuallererst solltest du dich fragen, brauche ich wirklich eine Besprechung zu dem Thema? Kann ich das einfacher per Telefonat oder Mail klären? Wenn es nicht möglich ist, finden Meetings zu häufig statt, dauern zu lange oder sind schlecht organisiert. Wie habe ich es geschafft meine Meetings effiziente zu halten?

Um deine Zeit und die deiner Kollegen zu schonen, ist es erforderlich, ein Meeting gute und gründliche Organisieren. Das ist nicht immer einfach, jedoch mit der gründlichen Organisation einer Besprechung bist du auf dem Erfolgskurs.

Ich habe für mich diese einfachen 8 Schritte zum effizienten Meeting festgestellt. Überlege dir selbst, ob du diese in deine Besprechungsplanung mit aufnehmen willst.

1. Agenda und Ziele

Kommuniziere vorab, in der Einladung die Agenda deiner Besprechung. Ich gebe bei einem 45 Minütigen Meeting auch an, wieviel Zeit pro Agendapunkt angesetzt ist. Ebenso muss das Ziel der Besprechung klar in der Einladung formuliert sein. Du solltest auch intelligent die Raumplanung vornehmen. Lass nicht das ganze Team durch die Gegend laufen, um sich in einem Meeting Raum einzufinden. Suche Räumlichkeiten möglichst nahe am Team.

Tipp: Wenn du zu einer Besprechung ohne Agenda bzw. Ziel eingeladen bist, frage den Organisator danach.

2. Teilnehmer

Oft wird zu Besprechungen und Sitzungen pauschal die ganze Abteilung eingeladen. Doch ist das immer notwendig? Vorab sollte geklärt werden, für wen das Thema wirklich relevant ist und wer zum Thema tatsächlich etwas beisteuern kann.

3. Vorbereitung der Teilnehmer

Ich merke oft, dass sich die Teilnehmer nicht wirklich auf das zu besprechende Thema vorbereitet haben. Hier musst du zwei Dinge berücksichtigen. Sind alle notwendigen Informationen schon vorab durch dich verteilt worden? Oder sind die für die Besprechung notwendigen Informationen explizit in der Einladung abgehängt mit der Bitte zum Lesen?

Bei manchen Themen bietet sich es auch an, dass du ein Handout mit wenigen Seiten schreibt und es vor dem Meeting an die Teilnehmer verteilst.

4. Moderator

Wenn du dein Meeting zum Erfolg bringen möchtest, brauchst du einen Moderator. Diesen musst du gleich zu Beginn festlegen. In der Regel ist es der Einladende. Als Moderator musst du auf das Einhalten der Agenda achten. Ebenso einen ausgeglichenen Redefluss von allen Teilnehmern, der zum Ziel des Meeting führt.

5. Ablenkungen

Ich setze meine Meetings immer sehr kurz an und habe den richtigen Teilnehmerkreis ausgewählt. So bleibt nicht viel Potential zum Ablenken für die Teilnehmer. Falls es in deinem Meeting doch der Fall ist, poche auf die Meeting Regeln. Diese können vorab definiert sein und sagen z.B. Kein Laptop / Smartphone.

6. Pünktlichkeit

Starte dein Meeting pünktlich und beende es auch pünktlich. Wenn Schlüsselpersonen nicht anwesend sind, fange vorab mit den Teilnehmern an die Agenda zu besprechen. Parallel lass nach den Schlüsselpersonen suchen.

7. Protokoll

Du musst wie die Moderatorenrolle auch die Rolle des Schriftführers festlegen. Es geht darum, dass Entscheidungen und Aktionen aus dem Meeting gesammelt werden und nachträglich verteilt werden. Wenn du eine Besprechung ohne Protokoll durchgeführt hast, war diese Besprechung Zeitverschwendung. Denn, „Die an ein Versprechen geknüpften Bedingungen werden vergessen, an das Versprechen erinnert man sich.“

8. Pausen

Ich bin kein Fan von langen Besprechungen und lade selten länger als 45 Minuten ein. Manchmal ist es vom Thema jedoch notwendig, dass dein Meeting länger dauert. Du solltest hier auch auf ausreichend Pausen achten. Diese gibst du in der Agenda bereits an. Hier kannst du dich an den Schulstunden-Takt orientieren. Zum Beispiel: 60min – 10min Pause – 60min – 1h Pause. 

Conclusio

Mit diesen einfachen 8 Tipps sollest du in der Lage sein deine Besprechungen effizient durchzuführen. Ob du zum richtigen Ergebnis kommst, liegt jedoch oft nicht an der Durchführung. Hier kann ein guter Moderator gut helfen, in die richtige Richtung zu lenken. Generell gilt, je mehr Zeit du in die Vorbereitung deiner Besprechung investierst, desto effizienter wird sie sein. Das gilt natürlich für die Präsentation.

Weitere Punkt zur guten Besprechungsdurchführung kannst du hier nachlesen: Effektive Meetings.

Wenn du deine Präsentation auf das nächste Level heben möchtest, kannst du gerne hier meine Ratschläge hierzu lesen: Durchschlagende Präsentationen.

Werde ich „richtig“ verstanden?

Meine heutige Lessons Learned die Frage: „werde ich richtig verstanden?“. Bekommst du wirklich mit, ob du von deinem Gegenüber „richtig“ verstanden wirst? Gerade, wenn die Kommunikation nur über Telefon oder im besseren Fall Videochat stattfindet. 

Du hast vielleicht auch wie ich ein ähnliches Umfeld als Projektleiter. Oder, wenn du als Führungskraft arbeitest. Dein Senior Management sitzt auf der anderen Seite des Ozeans und du bist nur „zugeschaltet“. Es kommen Sprachbarrieren und auch schlechte Verbindung erschwerend zu deiner Kommunikation hinzu.

Wird deine Präsentation und deine begleitenden Worte von „Muttersprachler“ so aufgenommen, wie du es dir wünschst? Wirst du und deine Story, nicht in deiner Muttersprache vorgetragen, komplett verstanden. Verwendest du die richtigen Worte auf in deiner Präsentation? Ich habe einige Fallstricke erfahren müssen, was im Nachhinein eine Menge Verwirrung erspart hätte.

Daher prüfe dein „Auftritt“ vorher genau und werde sensibel auf Zweideutigkeiten. Wenn du in einer anderen Sprache vortragen musst, lass dir von Muttersprachler helfen.

Ich bin zu hilfsbereit

Ich habe heute für mich gelernt, nicht zu hilfsbereit zu sein. Gerade im Team muss ich mehr wie eine Führungskraft auftreten und nicht Aktionen an mich reißen. 

Gerade wenn ich dem Team schwierige Aufgaben delegiere, erwische ich mich immer wieder dabei. Ich war zu hilfsbereit. Ich habe gleich gesagt „ja ich kümmere mich drum und erledige es“. Das hat mir nicht geholfen, mich um meine eigentlichen Tätigkeiten zu kümmern.

Ich habe mir ab heute vorgenommen, mehr wie eine Führungsperson zu handeln. Mein Handlungsplan ist nun wie folgt:

  1. Wenn ich nach Hilfe gefragt werde, antworte ich: „Hast du es schon selbst probiert und wenn ja woran hängst du genau?“.
  2. Werde ich nach einem Rat fragt, antworte ich: „Welche Optionen hast du dir überlegt?“
  3. Will man meine Meinung wissen, antworte ich: „Was denkst du über die Sache?“

Mein Prinzip hier ist aufnehmen, umkehren und abwehren.

Verstehe vorab deine Stakeholder

Du hast ein wichtiges Gate Review geplant. Hier empfehle ich dir vorab mit den einzelnen Entscheidern zu sprechen. Ich versuche immer Bedenken und Fragen zu verstehen. Auf diese kann ich im direkten Gespräch eingehen und entsprechend erklären.

Während des eigentlichen Gate Reviews mit allen Stakeholder sind viele Punkte schon aus der Welt geschafft.

Daher mein Learning heute, spreche Entscheidungen vorab im kleinen Rahmen ab und schaffe dir so Rückhalt im Gate Review.

Finde einen Ausgleich zu deiner Arbeit

Als Führungskraft, Wissensarbeiter oder Projektleiter bist du im beruflichen Alltag sehr unter Strom. Ich habe für mich gelernt, dass ich eine starke Trennung zwischen Arbeitstag und Privatleben brauche.

Ich setz das um, indem ich nach der Arbeit erst 1h was schönes für mich tue. Bei mir ist es der Sport mit Freunden. Es kann aber auch ein anderes Hobby etc. sein. Wenn ich danach zu meiner Familie heim komme, bin ich sehr entspannt. Meine Emotionen vom Tag sind dann wieder verblasst.

Mein Tipp an dich, such dir einen entsprechenden „Separator“ zwischen den zwei Rollen.

Dokumentiere alles im Projekt

Gerade als Projektleiter oder Führungskraft triffst du viele Entscheidungen in Besprechungen oder mündlich. Gerade diese Absprachen und Entscheidungen vergessen viele Menschen. Daher schreibe ich nach jeder Besprechung eine kurze Notiz und verschicke diese an die Teilnehmer. Diese Notiz halte ich als PDF vor. 

Absprachen mit Bedingungen in Projekten

Es ist nicht der Königsweg, jedoch hat es sich für mich als durchaus sinnvoll erwiesen. 

Kontrolliere deine Emotionen

Als Projektleiter sitze Ich sehr viel in Besprechungen. In der Vergangenheit habe ich mich oft meiner Emotion hingegeben und das Meeting entgleiste. Jetzt habe ich gelernt auf meine spezifischen trigger Worte zu hören. Das ist der Grund, warum ich nicht mehr einfach reagieren, sondern kontrolliere. In der Reflektionen mache ich mir bewusst wie ich gerne reagieren würde. 

Ich kann dir als Projektleiter oder Führungskraft diese Fähigkeit (Reflexion und Adaption) wirklich ans Herz legen. Deshalb wenn du in Besprechungen nicht immer ruhig bleiben kannst obwohl du es gerne möchtest. Mach dir glas klar, welche Situationen dich entsprechned reagieren lassen. Allein die Beschäftigung mit dem Thema in der Reflexion hilft dir schon.

Nach einiger Zeit, wirst du in Besprechungen auf einmal merken, „Hey ich kann muss nicht wie immer reagieren“.

Die Führungskraft oder der Projektleiter muss steht’s Kontinuität und Ruhe ausstrahlen.

Kommunikation im Team fördern

Gerade in komplexen Projekten ist Kommunikation der Schlüssel für den Erfolg. Gerade introvertierte Teammitglieder musst du als Projektleiter im Auge behalten. Sie haben oft klasse Ideen, die aber vom Team nicht gehört werden. 

Ebenso musst du als Projektleiter auch auf die Übergreifende Kommunikation achten und fördern. Dazu sind Feiern zu erfolgreichen Meilensteinen oder mal ein Kaffee an der Kaffeeecke gut geeignet. Spreche als Projektleiter aktiv introvertierte Teammitglieder an und sei sensitive auf mögliche Kommunikationslücken.

Wenn du einen guten Kommunikationplan erstellt hast, hast du eine gute Grundlage gelegt. Doch Du musst diesen auch vorleben und durchsetzen.

Weitere Gedanken findest du unter dem Thema Teamentwicklung.

Erfolge im Projekt müssen gefeiert werde!

Mein Lessons Learned ist heute das feiern von Erfolgreichen Projektzielen oder Zwischenschritte.

Die zeitnahe Zelebration eines Projekterfolges ist unbezahlbar und bringt die Teamentwicklung maßgeblich weiter. Wir haben eine erfolgreiche Lieferung durchgeführt und das Team hat sich wirklich ins Zeug gelegt. Anstelle einzelnen eine kleine Aufmerksamkeit zu geben, habe ich diesmal entschieden, mit dem Team von 30 Leuten gemeinsam Mittag zu essen.

Langfristig denke ich, dass dies ein Team zusammen schweißt und das WIR Gefühl stärkt.

Leider werden solche Art von Anerkennung zu sehr vernachlässigt, wenngleich der Kostenaufwand minimal ist.

Nein sagen! Auch zu deinem Chef

Auch wenn es schwer fällt und das Projekt eigentlich im Mittelpunkt stehen sollte, musst du auch Nein! sagen.

Gerade bei Arbeiten die nicht in deinem Zuständigkeitsbereich sind musst du hart bleiben. Fokussierung auf die wichtigen Dinge ist der Schlüssel für langfristigen Erfolg.

Wenn du Nein! sagst, begründe das auch entsprechend. Erkläre sachlich und schlicht warum du dich darum nicht kümmern kannst.

Durchsetzung im Projekt

Als Projektleiter oder auch als Führungskraft kannst du nicht immer der freundliche und nette Kollege sein.

Ich habe heute gelernt, dass ein respektvoller Umgang essenziell ist, jedoch wenn Abmachungen vom Team nicht eingehalten werden auch der andere Seiten aufgezogen werden können.

Dies kann ein klärendes Gespräch mit dem Manager des Team Mitglieds im Falle eines Projektleiters, oder ein formales Gespräch mit dem Mitarbeiter im Falle einer Führungskraft sein.

Ich bin für einen kollegialen Umgang – dennoch müssen Konsequenzen spürbar sein, wenn Abmachungen nicht eingehalten werden.

Besprechungen im Projekt

Wenn du als Projektleiter in Besprechungen in Diskussionen kommst, achte immer darauf steht’s Ruhe zu behalten und auf dein Mindset zu achten.

Es ist essentiell, dass du immer einen kühlen Kopf behaltest und von Person/Sach-Ebene trennst. Sei hart zur der Sache, aber weich zur Person.

Winning Team im Projekt

Team Definition – Winning Team

Gerade in Projekten ist es wie im Sport. Wenn du ein Team hast, welches eine „Geschichte“ hat und auf gemeinsame Erfolge zurückblickt, musst du darauf achten, dieses Team im Kern nicht zu zerreißen.

Informiere dich bevor du dein Projektteam aufstellst wer mit wem schon erfolgreich gearbeitet hat. Gerade in schwierigen Zeiten wird es dir helfen, ein eingeschwungenes Team zu haben.

Work Life Balance

Wenn ich freitags oder samstags meine Woche Revue passieren lasse, frage ich mich oft, ob ich eine ausgeglichene Work Life Balance habe oder nicht. Als Projektleiter in der Entwicklung ist das für mich nicht immer einfach. Vernachlässige ich meine Ehe, meine Freunde, meine Familie oder mein Hobby? Habe ich genug Zeit, um auch einmal für mich zu sein? Frisst mein Job als Projektleiter meine ganze Zeit? Was sind meine Strategien für eine ausgeglichene Work Life Balance?

Was bedeutet Work Life Balance genau?

Jeder definiert sich seine eigene Work Life Balance. Der Begriff Work Life Balance beschreibt die Ausgewogenheit zwischen dein Berufsleben und deinem Privatleben.

Welche Faktoren haben Einfluss auf die Work Life Balance?

Wenn dir dein Job richtig Freude bereitet, wirst du nicht zu tiefst traurig sein, wenn du einmal länger im Büro bist. Daher ist ein Faktor von Work Life Balance deine Leidenschaft für deinen Beruf oder Job.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist meiner Ansicht nach den zeitlichen Aufwand, den du für die Anfahrt zur Arbeit hast. Wenn du einen hohen Anteil an Homeoffice hast, fühlst du dich sicherlich ausgeglichener, wie wenn du täglich mehrere Stunden zur Arbeit pendelst.

Auch ist dein Umfeld, wie zum Beispiel deine Familie ein wichtiger Faktor. Wenn du alleine bist, wirst du einen anderen Bedarf an „Zeit mit deiner Familie“ haben wie, wenn du einen Partner und Kinder hast.

Nicht zu unterschätzen ist auch dein Alter. Als Generation Y (Millennials) habe ich ein anderes Bedürfnis an freier Zeit wie zum Beispiel meine Eltern-Generation. Für sie war die Arbeitszeit viel mehr im Mittelpunkt.

Ebenfalls sehe ich das aktuelle Stressniveau in der Arbeit als Faktor für meine Work-Life Balance. Für das Stressniveau haben auch Faktoren wie Arbeitslast oder Über-/Unterforderung Einfluss. Wenn du hier betroffen bist, solltest du mit deinem Chef ganz offen darüber sprechen, gemeinsam eine Lösung zu finden.

Hier siehst du ein Beispiel an weiteren Zeitfressern im Job, die deine Work Life Balance kaputt machen können:

Zeitfresser im Job, die deinen Feierabend gefährden.

Zusammenfassend bezeichne ich als Work-Life Balance Faktoren

  • Leidenschaft im Beruf (Berufung?)
  • Arbeitsweg / Anfahrt zum Job
  • Familiäre Bedingungen (Familie vs. Single)  
  • Alter
  • Stressniveau im Job 
  • Arbeitslast (Überlast)
  • Überforderung / Unterforderung

Work Life Balance – Root cause – Meta Ebene

Das ganze Thema Work Life Balance bringt mich immer wieder zu einem zentralen Punkt. Meine verfügbare Zeit? Wenn ich meine mir gestellten Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit bearbeite sollte doch alles grün sein, oder? Das heißt, wenn ich im Job meien Aufgaben in der definierten Zeit bearbeiten kann, sollte ich zumindest ein ausgeglichenes Arbeits- / Privatzeit-Verhältnis haben. Netter neben Effekt ist auch, dass mein Stress in der Arbeit abnimmt, wenn ich mit der vorhanden Zeit zurechtkomme.

Der Weg ist ein gutes Zeitmanagement und Selbstmanagement an den Tag zu legen.

Zeitmanagement & Selbstmanagement für eine bessere Work Life Balance

Wenn du dir klar geworden bist, dass Zeit die wichtigste Ressource ist, bist du der Sache schon sehr viel näher gekommen. Du wirst dann beim Zeitmanagement landen. Wie kann dir Zeitmanagement helfen? Meiner Erfahrung nach verändert sich der Blick auf die Zeit, sobald du dir im klaren geworden bist, womit du deine Zeit verbringst. Weißt du, wie viel Zeit du täglich für Dinge verschwendest, die dir und dich nicht weiterbringen? Wie viel Zeit verbringst du in diversen Timelines von Sozial Media oder vor einem Streaming Anbieter? Hier kommen wir zum Thema Zeit- und Selbstmanagement. Eine gesunde Mischung und eine klare Entscheidung deine Zeit in der Timeline zu verbringen ist der Schlüssel.

Zeitmanagement & Selbstmanagement

Wenn du dir im Klaren bist, dass du deine Zeit besser im Griff haben willst und du so ein ausgeglichenes Work – Life hast, dann habe ich ein paar Tipps für dich.

Zuerst einmal solltest du die in deinem Leben die Prioritäten setzen. Was ist dir wirklich wichtig und was bringt dich deinen Zielen und deiner Vision näher? Wie du Prioritäten im Job und im Privaten setzt, erfährst du hier: Prioritäten setzen – Eine entscheidende Fähigkeit.

Wenn du dir deiner Prioritäten klar geworden bist, geht es darum die zur Verfügung stehende Zeit zu managen. Hier bieten sich diverse Zeitmangement System an. Eine Übersicht zu den gängigsten findest du hier Zeitmanagement-Systeme für alle.

Ich selbst bin ein Fan der 80:20 Methode (Wie wende ich die 80:20 Regel richtig an?). Es hilft mir sehr an einem gewissen Punkt zu sagen die Aufgabe ist erledigt und mich nicht im Perfektionissmus zu verlieren.

Conclusio

Natürlich musst du dir dein System selbst anpassen und entsprechend tunen. Wichtig ist nur, dass du beginnst deine Zeit als kostbare Ressource zu sehen. Identifiziere Zeitfresser in deinem Alltag. Ist dir dein Engagement im Verein zu viel, dann eliminiere es. Hast du Tätigkeiten, die du Outsourcen kannst um deine Zeit für wichtigeres, dann tu es. Du kannst mittlerweile vieles Outsorucen wie Einkaufen, putzen, Gartenarbeit, Administrative Arbeiten, Kinder-Sitten, Hunde-Sitting, …sei kreativ. Wichtig ist nur, nutze die gewonnene Zeit mit den dir wichtigen Themen.

Gerne helfe ich dir dein persönliches Zeit- und Selbstmangement System zu finden. Wenn Du Hilfe in deinem Zeit- und Selbstmanagement brauchst, um deine Work Life Balance wieder ins Gleichgewicht zu bringen, schreibe mir einfach. 

Projektmanagement ohne Zertifikat?

Überall lese ich die Angebote über Zertifizierungen und weiter führende Abschlüsse. Gerade im Beruflichen finde ich schier unzählige Angebote durch die ich mich wühlen kann. Als Projektleiter stellte ich mir die Frage, brauch ich eine Zertifizierung? Brauch ich ein Zertifikat, um meinen Job Projekte zum Erfolg zu führen besser auszuführen? 

Die Erfolgreichen suchen sich die Umstände, die sie brauchen, und wenn sie sie nicht finden, schaffen sie sich diese Umstände selber.

George Bernard Shaw, irischer Nobelpreisträger

Nicht umbedingt – jedoch kommt es meiner Meinung nach auf die Unternehmenskultur an. In meinem Unternehmen ist hier eine Kultur des „training on the Job“. Was extrem hilfreich für den Einstieg in eine neue Rolle ist. Doch dein Selbstbewusstsein muss ebenso entsprechend sein ;-). Wie du dein Selbstbewusstsein aufbaust kannst du hier nachlesen.

Als ich den Plan gefasst habe mich in Zukunft als Projektleiter zu beweisen, dachte ich eine Zertifizierung sei der Joker. Ich war davon überzeugt, diesen Joker bei der Verhandlung um meine Traumposition zu ziehen.

Meine Weg als Projektleiter beginnt

Ich startete mit einer Zertifizierung als Projektleiter bei der Industrie und Handelskammer (IHK). Es waren interessante Tage und ich habe wirklich das absolute Basis Handwerkszeug erlernt. Angefangen von Pflichten- und Lastenheft über einen Netzplan zu einem Gantt Diagramm bis hin zum Projektabschluss. Die Arbeit mit einer bunt gemixten Gruppe aus weiteren Projektanwärtern war sehr angenehm. Das IHK Zertifikat gab mir die persönliche Sicherheit, die ich brauchte. Ich bin mit dem Zertifikat in meiner Tasche zu meinem damaligen Chef gegangen. Dort habe ich meine Forderung endlich Projekte leiten zu können durch gesetzt. Einfach gesagt hätte ich bei meinem damaligen Chef kein Zertifikat gebraucht.

Meine ersten Schritte als Projektleiter

Rückwirkend hat mir das Projektmangement Zertifikat der IHK nur mehr Selbstbewusstsein in der Methodik gegeben. Ich habe schnell gesehen, dass meine Firma anders tickt. Prozesse sind anders, jedoch ähnlich. Das gab mir eine wunderbare Struktur und half mir in den ersten Jahren ungemein. Ich kann hier von Glück sprechen, dass in dem Konzern in dem ich arbeite sehr etablierte Prozesse bestehen. In manch einem Unternehmen jedoch nicht. Hier freust du dich natürlich wenn du einen prall gefüllten Projektmangement Methodenkoffer hast.

Die Reise im Projektmangement geht weiter (PMP®)

Mit der Zeit als Projektleiter habe ich immer wieder Methoden entdeckt, die mir nicht geläufig waren. Ebenso wollte ich besser werden und meine Projekte zielsicher zum Erfolg führen. Daher wollte ich mich weiter bilden und wirklich von den besten lernen. Nach kurzer Recherche war meine Wahl auf zwei Organisationen reduziert. Es stellte sich mir die Frage ob ich von den Kollegen beim Project Management Institute (PMI) oder vom International Project Management Association (IPMA) anschließen sollte. (PRICE32 lass ich mal außen vor). Einen schönen Vergleich zwischen den beiden findest du unter projectengineer.net.

Ich habe mich am Ende für das PMI entschieden und deshalb meine Project Management Professional (PMP(R)) Zertifizierung gemacht. Ausschlaggebend für mich war die höhere Bekanntheit und die Ähnlichkeit zu den in meinem Unternehmen bekannten Prozessen. So war der Lernaufwand für die Zertifizierung für mich überschaubar. Natürlich hat IPMA(R) auch viele Vorteile gegenüber PMP(R). Hier bekommst du einen Koffer aus Methoden und Soft Skills. Dein Fokus wird nicht so sehr auf einen transparenten und skalierbaren Prozess wie beim PMI gelegt. Überlege dir, in welchen Unternehmen du arbeitest. Eine Hilfe hierzu kannst du auch hier finden im Affinis Blog.

Conclusion

Inwieweit Zertifizierungen einen besseren Projektleiter machen kann ich pauschal nicht beantworten. Ich kann dir nur empfehlen an diesen Fähigkeiten zu arbeiten – Fähigkeiten des PM in der Industrie. Jedoch habe ich durch meine Zertifikate Handwerkszeug und ein Netzwerk (Lokale Gruppen, Online Communities) mit anderen Projektleitern. Das hilft mir ungemein zur Selbstreflexion und macht mich als Projektleiter besser. Ebenso muss leider gesagt werden, dass diese Zertifikate in Lebensläufen immer noch ein großes Plus sind. Meine Empfehlung ist, wenn du deinen Job als Projektleiter ernsthaft betreibst, solltest du deine Fähigkeiten immer weiter verbessern. Der Weg zu einem Zertifikat und dessen Aufrechterhaltung ist hier extrem hilfreich.

Brauch ich nun ein Zertifikat, um meinen Job Projekte zum Erfolg zu führen besser auszuführen? Nein! Jedoch solltest du eine Leidenschaft für das Thema Projektmanagement haben und dich damit beschäftigen. Auch abseits deines Büros. Nur so wirst du wirklich besser.

Wenn du aktuell Unterstützung und Mentoring sucht, kann ich dein Partner sein.

Ein Mentor hilft?

Weißt du was Mentoring? Weißt du ins Besondere was Mentoring nicht ist? Der Begriff Mentoring wird viel zu schnell verwendet. In den nachfolgenden Zeilen werde ich dir erläutern wie du aus dem Mentoring am meisten für dich herausholst und wie du die Zeit deines Mentors nicht überstrapazierst.

Was Mentoring nicht ist

Viele verwechseln Mentoring mit Coaching oder Consulting. Du solltest auf keinen Fall direkt mit falschen Erwartungen ins Mentoring starten. Dein Mentor wird dich nicht coachen. Dafür solltest du zu einen Coach gehen, der dich beobachtet und direkt korrigiert. Auch solltest du nicht einen Consultant erwarten, der deinen (Projekt) Karren aus dem Dreck zieht. Wenn Du Lebensthemen aufarbeiten willst bist du auch mit einem Coach besser beraten, als mit einem Mentor. Ähnlich verhält es sich mit dem Trainer. Verstehe mich nicht falsch, ein Mentor löst keine deiner Probleme oder spornt dich zu Höchstleistungen an. Nach dem ganzen, was Mentoring nicht ist – was ist es dann?

Was ist nun Mentoring?

Ein Mentor kann vieles für dich sein. In aller erster Linie sollte er ein Vorbild für dich sein. Parallel schlüpft dein er in verschiedene Positionen, um dir zu helfen:

  • Vorbild : Wo immer möglich lässt dein Mentor dich über seine Schulter blicken, damit du lernst und verstehst wie dein Mentor handelt. Speziell in wichtigen Meetings oder Verhandlungen. Hinterher erklärt dir dein Mentor sein Verhalten oder seine Strategie.
  • Ratgeber: Er gibt dir konkrete Tipps zu Problemen oder Fragestellungen die du an ihn trägst. Er kommentiert auch kritisch deine Leistungen, die ein wertvolles Feedback sein können.
  • Coach: Auch wenn du Mentoring nicht als Coaching verstehen solltest, gibt es Situationen, wo ein Mentor dein Coach sein kann. Nämlich bei Karrierefragen und wie du dich bei Schwierigkeiten verhalten solltest.
  • Kritiker: Dein Mentor kann und sollte dir deine Grenzen aufzeigen und dich immer wieder auf den Boden der Tatsachen zurück holen. Gerade bei jungen Aufsteigern ist die Bodenhaftung noch nicht voll ausgeprägt. Hier kann der Mentor auf zu viel Ehrgeiz und schwerwiegenden Fehlentscheidungen schützen.
  • Förderer: Gerade Mentoren, die dort sind (beruflich oder gesellschaftlich) wo du selbst hinmöchtest können hier ein Türöffner sein. Auch fungiert ein Mentor oft als Referenz.

Ok – welche Rollen hat bei dem klassischen beruflichen Mentoring der Mentor und der Mentee, also du?

Mentoring – Die Rollen des Mentors und Mentee

In dem sehr persönlichen Gesprächen, den Mentoring haben wir zwei Rollen. Den Mentor und den Schützling, den Mentee. Du musst verstehen, was du in der Rolle des Mentee zu beachten hast.

Der Mentor 

Nicht jeder erfolgreiche Kollege eignet sich als Mentor. Er muss auf jeden Fall die Augenhöhe waren. Das heißt das du ein Gespräch unter Kollegen erwarten solltest und keine Audienz oder Zurechtweisung.

Dein Mentor selbst sollte daran interessiert sein, anderen zu helfen. Ebenso sollte er auch ehrlich und aufrichtig zu dir sein. Ein aktiver Zuhörer, sowie Empathie muss dein Mentor ebenfalls mitbringen. Ganz davon zu schweigen, dass es persönlich  auch passen muss. Wenn es nicht gelingt, dass er mit dir eine persönliche Ebene aufzubauen, wirst du nie das volle Potential ausschöpfen können.

Der Mentee

Als Mentee bist du der Schützling. Du kannst ein Mentoring beginnen, wenn du ein neuer Mitarbeiter bist, oder deine Position verändert hast. Oder generell, wenn du neu startest. Aber auch wenn du eine Führungskraft bist kannst du einen Sparringspartner, einen Mentor bestimmt gebrauchen.

Du musst bereit das Feedback deines Mentors und seine Anregungen empfangen können. Dabei solltest du dich nicht rechtfertigen. Nimm einfach das Feedback deines Mentors an. Du musst verstehen, dass der Mentor nicht jeden deiner Schritte kennt und er immer aus seiner Perspektive Tipps und Vorschläge unterbreitet. Du selbst musst entscheiden wie du damit umgehst.

Vorarbeit für den Mentee 

Als Mentee bist du für das Mentoring verantwortlich. Das heißt du musst dafür sorgen, dass die kostbare Zeit des Mentors nicht vergeudet wird. Daher ist es normal, dass dein Mentor gewisse Erwartungen an dich hat. Im ersten Schritt solltest du dir auf jeden Fall deine Erwartungen an das Mentoring klar machen. Schreibe dir Themen vorab auf, die du ansprechen möchtest und bereite das Mentoring vor.

Erwartungen an den Mentees

Als Mentor habe ich an meine Mentees gewisse Erwartungen. Daher setz dich hin und überlege dir vorab folgende Dinge:

  • Was will ich mit dem Mentoring erreichen? Brauchst du punktuell Rat oder Feedback. Oder hast du Bedarf an eine langfristiges helfen bei schweren Fragen. Oder willst du einfach nur zusehen und lernen?
  • Wie viel Zeit willst du von deinem Mentor haben? Mach von Beginn an klar was deine Erwartungen sind. Denke daran, dass er evtl. beschäftigt ist und seine Zeit sehr wertvoll ist. Du bist nicht sein einzige Thema ;-).
  • Wer sollte dein Mentor sein, oder wen wünschst du dir? Sei kreativ und beschreibe deinen optimalen Mentor. Wenn du das hast kannst du auf die Suche gehen. Bei dieser Übung wird dir wahrscheinlich klar, ob du einen Fachmann oder Manager als Sparringspartner wünschst. 
  • Was kann ich meinem Mentor geben? Hier geht es umgeben und nehmen. Wie kannst du ihm helfen? Gibt es Gebiete wo du unterstützen kannst und dabei lernst? Es gibt bestimmt Tätigkeiten, die du für ihn übernehmen kannst. Achte auf jeden Fall auf eine ehrliche Wertschätzung.
  • Definiere Schwerpunkte die du bearbeiten möchtest. Hierzu bietet sich an eine Art Themen / Fragen Backlog zu führen und daraus die Themen zu ziehen. Hier empfehle ich dir meinen Artikel über gute Projektleiter.

Mentoring Methoden

Die Mentoring Methoden sind ganz individuell. Ich selbst bevorzuge in meinen Mentoring, dass klare Themen vor dem Mentoring Termin vom Mentee definiert sind. Diese besprechen wir im Mentoring. Es geschieht also im Dialog miteinander. Wie du oben weiter bereits gelesen hast gibt es auch die Möglichkeit, dass du deinem Mentor über die Schulter blickst und ihn begleitest. Danach kannst du zusammen mit Ihm sein Verhalten in den Besprechungen oder Verhandlungen reflektieren.

Was bring Mentoring

Was ist der springende Punkt bei Mentoring Programmen? Du kannst auf die Leassons Learned von Menschen zurückgreifen, die dort waren oder sind, wo du gerne hin möchtest.

Es ist quasi ein Prozess um persönliche Lessons Learned zu kultivieren. Ebenso ist Mentoring eine tolle Möglichkeit in das Netzwerk des Mentors zu gelangen. Dadurch baust du dein persönliches Netzwerk weiter aus und kommst durch Empfehlungen an viele wichtige Kontakte.

Ich selbst bin seit Jahren im Mentoring und kann es nur empfehlen. Natürlich ist es für dich als Mentee harte Arbeit. Ansonsten wirst du nicht viel aus dem Mentoring mitnehmen können. Daher liegt es zu mindestens zu 75% bei dir, ob das Mentoring funktioniert. Denn egal wie, wenn du nur ein paar Dinge von einem Mentor mitnehmen kannst, hat es sich für deine Entwicklung schon gelohnt. Auch wenn du die gemachten Fehler und Fehleinschätzungen deines Mentors erfährst.

Wann ist Mentoring sinnvoll?

Mach dir wirklich vorab Gedanken warum du einen Mentor wünschst und überlege dir Themen und Fragen. Ansonsten ist es wirklich Zeitverschwendung. Wenn du nur wissen willst wie du die Karriereleiter nach oben kommst, ist dies meiner Meinung nach nicht der richtige Weg für dich. Hier hast du die Möglichkeit durch gemeinsame Reflexion an dir zu arbeiten und langfristig erfolgreich wirst.

Einen spannenden Artikel hierzu findest du auch unter karrierebibel.de.

Mentoring – Wunsch und Realität

Leider sehe ich immer wieder, dass vieles schnell Mentoring genannt wird. Firmen denken so sparen sie sich Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Es ist ein langsamer aber lohnender Prozess effektives Mentoring zu betreiben. Vielen geht es nicht schnell genug und dadurch verlaufen viele Mentoring Programme im Sand. Sei Du der Unterschied und bereite deine Mentoring Gespräche mit klaren Fragen und Themen vor. Schreib dir nach jedem Mentoring kurz zusammen was besprochen worden ist und was dein Learning war. So kultivierst du das gelernte und stellst sicher, dass du es auch anwendest.

Wenn Du selbst auf der Suche nach einem Mentor bist, kannst du mir gerne eine Mail schreiben und wir klopfen ab, ob ich dir helfen kann. In diesem Sinne auf erfolgreiches Mentoring.

Routine – Aufgaben delegieren

Routinen sind der ECO Mode in deinem Alltag. Du kannst so die gesparte Energie für die Verwirklichung deiner Ziele verwenden. Ich möchte dir heute eine Erfolgsroutine von mir vorstellen.

Wenn du in der glücklichen Lage bist, Aufgaben delegieren zu können, dann ist dieser Artikel genau richtig für dich. Die Delegation an virtuelle Assistenten oder Freiberufler zählen hier natürlich auch. Du kennst bestimmt das Problem den Überblick zu behalten, wenn du viele Aufgaben parallel und an verschiedene Personen „outgescourced“, sprich delegiert hast. Natürlich kannst du eine Liste anlegen und diese regelmäßig zu prüfen, doch wenn du einen automatisierten Workflow haben möchtest, dann kann ich dir helfen.

Eigener Workflow oder „all in one Lösung“

Wenn du dir Arbeit sparen willst, kannst du auf eine all in one Lösung zurückgreifen. Ich empfehle dir hier MeisterTask empfehlen. Es handelt sich hierbei um ein Kanban System, welches du mit mehreren Personen verwenden kannst. Aufgaben kannst du so durch verschiedene Spalten schieben. Es bietet sich an die Spalten „Backlog“, „In Progress“ und „Done“ zu nennen. Alternativ kannst du noch eine Spalte „Need Help“ einführen. Diese können deine Assistenten verwenden, wenn es noch Klärungsbedarf gibt. Du erstellst Aufgaben als Ticket und deine Assistenten können es dann von einer in die andere Spalte schieben. Wenn du aber wie ich in einem Unternehmen arbeitest, in dem neue Software nicht so einfach einzuführen ist, empfehle ich dir meinen Workflow.

Google Mail ist deine Allzweckwaffe

Ich nutze für die betriebliche Kommunikation google mail Business und habe um dieses System meinen Workflow gestaltet. Jedoch kannst du den Workflow mit anderen Systemen genau so gestalten. Mein Ziel war es, möglichst wenig Zeit für Administration zu verwenden. Daher ist ein wenig Vorarbeit notwendig.

Vorbereitungen für den Workflow in Google Mail

Um möglichst effizient zu sein musst du ein paar Vorbereitungen treffen. Dies bezieht sich auf das einrichten von Plug In und E-Mail Vorlagen. Aber gehen wir das Schritt für Schritt durch:

E-Mail Plug In – Gespeicherte Antworten

Wenn du Google Mail verwendest, empfehle ich dir das Plugin “Gespeicherte Antworten” im Google Store frei verfügbar. Bei Outlook und den anderen Alternativen kannst du direkt die E-Mail Vorlage speichern.

E-Mail Vorlagen für die Delegation

Hier empfehle ich dir eine klare Anweisung mit einem Aussagekräftigen Betreff. Für mich hat sich diese Variante als wirkungsvoll erwiesen:

Betreff:”[Action] Projekt Name – formulierter delegierte Aufgabe – zu erledigen bis Tag.Monat.Jahr”.

In der Mail selbst sollest du möglichst wenig Raum für Spekulationen lassen und klar dein Anliegen formulieren. Ich verwende diese Variante:
“Lieber Assistent,

ich bitte dich die folgende Aufgabe für mich bis zum oben genannten Termin zu erledigen. Wenn du die Aufgabe abgeschlossen hast, antworte mir bitte kurz auf diese E-Mail.

Ebenso wenn du Fragen haben solltest. Bitte lege deine Ausarbeitung unter LINK ab.

Ich bin mir sicher dass du die Aufgabe selbstständig zu meiner Zufriedenheit bearbeiten kannst. Ich gehe davon aus, dass du für die Erledigung der Aufgabe ca. STUNDEN benötigen wirst. Wenn du wesentlich mehr (+20%) Zeit benötigst, melde dich bitte bei mir, indem du in dieser E-Mail antwortest.

Vielen Dank für deine Mühe, Thomas“.

Du wunderst dich, warum ich immer in dieser E-Mail die Antwort verlange? Ganz einfach, so behalte ich den Kontext in immer zusammen und muss nicht lange suchen. Gib auch nicht Zuviel Zeit zur Bearbeitung der Aufgabe.

E-Mail Vorlage für die Erinnerung

Ich empfehle dir auch gleich eine E-Mail Vorlage für die Erinnerung zu erstellen. Du wirst sicher den einen oder anderen erinnern müssen. Achte hier auf den ähnlichen Betreff wie in der Delegation:

Betreff :“[Erinnerung] Projekt Name – formulierte delegierte Aufgabe – zu erledigen bis Tag.Monat.Jahr“.

In der Mail selbst reichen wenige Worte der Erinnerung.

E-Mail Labels oder Tags

In Google kannst du E-Mails Labels vergeben und dank geschickter Regel Definition diese auch automatisch vergeben. Dies kannst du z.B. durch die Analyse des Betreffs bewerkstelligen. Erstelle nun ein Label „Aktion – Delegiert“.

Wenn du möchtest und affin mit Google Skript bist, kannst du automatisch eine Aufgabe in deinem Google Kalender mit dem Betreff, an dem entsprechenden Tag eintragen lassen. Ich kann dir hier ein paar Tipps geben. In anderen Programmen sollte das in der Regel auch funktionieren.

Fangen wir an zu delegieren

Nachdem du die Vorarbeiten gemacht hast, kannst du delegieren, was das Zeug hält. Wenn du eine sinnvolle Aufgabe hast, formuliere diese gut. Jede Minute, die du hier investierst erspart Rückfragen und Zeitverschwendung. Denke an mögliche Probleme und Lösungsansätze hierzu. Lass wenig Spielraum für Spekulationen.

Delegation – Die Probe aufs Exempel

Wenn du deine Aufgabe in die E-Mail Vorlage geschrieben hast und an den glücklichen Kollegen gesendet hast, markiere diese Mail mit dem Label “Aufgabe – Delegiert“. Wenn du das automatisch machen kannst ist das noch besser. Im nächsten Schritt setz dir in deinem Kalender eine Aufgabe (kein Termin, da dieser Zeit blockiert und schon zu einer Uhrzeit angelegt werden muss) mit dem Betreff als Titel und einen Tag später als der Termin im Betreff. Du willst ja nicht kleinlich sein. Dies kannst du übrigens in Google auch automatisieren.

Jetzt gilt es zu warten. Hüte dich zwischen durch Status E-Mails und Erinnerung E-Mails zu schreiben. Erst wenn der Termin verstrichen ist und dein Kalender dich erinnert, sendest du die Erinnerung Vorlage an den entsprechenden Kollegen und setzt ein neues Datum und Kalender Eintrag.

Conclusio

Delegieren ist der Königsweg, um größere Projekte voranzukommen. Auch wenn du eine Führungskraft bist, musst du bereit sein Aufgaben zu delegieren. Ich selbst habe hier lange gebraucht, bis ich bereit war die Aufgaben zu delegieren und zu akzeptieren, nicht alles selbst zu machen.

Du kannst den von mir beschriebenen Workflow als Inspiration nutzen und einen Workflow für dich entwickeln. Jedoch solltest du auf jeden Fall möglichst wenig Handgriffe für die Aufgabendelegation benötigen.

In diesem Sinne wünsch ich dir viele spannende Projekte.

Wie du mit der 1-3-5 Regel mehr Struktur im Alltag hast

Häufig starten wir in unseren Arbeitstag und haken viele kleine Dinge auf unserer To-Do-Liste ab. Die genaue Übersicht, über die verschiedenen Prioritäten sind oft nicht vorhanden. Vielleicht, wenn die Deadline des Projekts immer näher rückt und noch soviel zu erledigen ist. 
Hier gibt es eine kleine Regel aus dem Handbuch der Produktivität, die ich dir heute gerne mitgeben möchte. Sie hilft ein kleines aber gut strukturiertes Gerüst in deinen Tagesablauf zu bringen.
Die Rede ist hier von der 1-3-5 Regel.

Klare Prioritäten sind immer wichtig, da stimmst du mir sicher zu.

Einen Tagesplan darauf basierend zu erstellen kann sehr lästig und zeitfressend sein. Hier wird es also wichtig, die Planung zu verschlanken und einfacher zu gestalten, schließlich sollte der Fokus auf der Umsetzung und nicht der Planung liegen.

Die 1-3-5 Regel bietet dir hier einen Rahmen, mit dem du einen guten Teil des Tages bereits strukturieren kannst.

Starten wir mit der Erläuterung:

Die „1“ steht für eine Aufgabe mit der absolut wichtigsten Priorität. Um das Projekt erfolgreich abzuschließen, welche Aufgabe muss dafür heute erledigt werden? Such dir genau eine Aufgabe heraus und schreibe sie für den Punkt „1“ auf.

Die „3“ steht für eine mittlere Priorität. Hier kommen nun 3 weitere Aufgaben hin, die du heute erledigen musst, deren Vollendung jedoch nicht so bedeutend wie die erste Aufgabe ist. Mach dir auch hier wieder einen Plan was dein Ziel ist, und wie du dorthin kommst. Was musst du heute für die Erreichung erledigen?

Zum Abschluss kommt nun noch die „5“ mit der niedrigsten Priorität. Hier kommen wirklich nur die Aufgaben rein, die eh am Tag mal erledigt werden müssen, wie E-Mails checken, Soziale Netzwerke prüfen etc. Also alles Sachen, die vergleichsweise unwichtig sind und dennoch erledigt werden müssen.

Optimiere die 1-3-5 Regel doch gleich noch

Die Aufgaben mit der unterschiedlichen Priorisierung aufzuschreiben ist schon mal sehr gut. Für einen guten Tagesplan reicht es aber noch nicht.

Du brauchst noch Zeiten.

Wie lange dauern die einzelnen Aufgaben in etwa?

Wenn du es nicht weißt, schätze. Wichtig ist nur, wenn du die Aufgabe dann erledigt hast, notiere dir die Bearbeitungszeit um für spätere Aufgaben eine Referenz zu haben. Somit baust du dir langfristig ein systematischen Arbeitsstil auf.

Wenn du nun alle Aufgaben mit passenden Bearbeitungszeiten ergänzt hast, siehst du direkt, wie viel des Tages bereits verplant ist.

Nun kannst du direkt in die Umsetzung starten und wenn du das ganze noch weiter optimieren willst, dann empfehle ich dir, diese Methode bereits am Vorabend zu erledigen, damit du direkt am morgen mit diesem Plan anfangen kannst zu arbeiten und Ergebnisse zu erzielen.


Merlin Mechler

Merlin Mechler ist High Performance und Potenzialentfaltungscoach. Er hilft Unternehmern ihre Performance durch Klarheit, Struktur und Leidenschaft zu maximieren. Auf seinem Blog schreibt er über die Themen der Produktivität, High Performance und Potenzialentfaltung.

Teamentwicklung

Du bist in der Initiierung eines neuen Projektes? Sei es privat oder beruflich, selten kannst du dein Projekt alleine umsetzten. Du brauchst ein Team, das mit dir gemeinsam das Projektziel erreicht. Bei komplexen Projekten wirst du ohne ein schlagkräftiges Team nicht vorankommen.

Ich möchte dir in diesem Artikel ein paar Punkte näher bringen, wie du dein Team richtig aufbaust und zu einer effektiven Truppe formst.

Wozu werden Teams am besten aufgebaut?

Die Zusammenarbeit von verschiedenen Menschen in weltweit verteilten Teams ist heute in der Industrie gang und gebe. Auch für private Projekte sind oft freie Mitarbeiter in ein Projekt mit eingebunden. Diesen Fall hast du z.B., wenn du deine Homepage von einem Designer aus dem Ausland aufbauen lassen willst. Hier sehen wir schon einen wichtigen Grund nämlich Experten. Ohne diese wirst du viele Projekte nicht umsetzen können. Auch in der Software Entwicklung hast du im agilen Umfeld immer ein Team, welches an deinem Projekt arbeitet. Ebenso ist es ein Motivationsfaktor, in einem schlagkräftigen Team zu arbeiten (siehe dazu – Motivation im Team).

Teams heute?

In der heutigen sehr agilen und sich schnell verändernden Welt werden ganz neue Anforderungen an Teams gestellt. Dein Team wird eventuell absolut divers sein. Es treffen also die verschiedensten Kulturen und Wertesysteme aufeinander. Ebenso hast du Teams, die zur Hälfte örtlich getrennt sind, sprich nur Virtuell „vor-Ort“ sind. Dazu kommen Zeit und auch sprachliche Herausforderungen. Kurz um das Umfeld ist höchst agil und schnell verändernd. Das neu zusammengestellte Team hat nicht wirklich Zeit und Raum, sich von selbst zu entwickeln. Daher ist es als Projektleiter oder Führungskraft wichtig, hier die richtigen Impulse zu setzen. Somit kannst du den absolut notwendigen Prozess ein wenig beschleunigen. Wie das geschehen kann sehen wir uns jetzt an.

Möglichkeiten der Teamentwicklung

Beleuchten wir zuerst die bekannten Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman (Tuckman Phasenmodell). Dieses beschreibt 5 Phasen der Teamentwicklung, die jedes Team durchmacht. Wenn ein neues Mitglied hinzukommt, oder das Team verlässt, werden diese Phasen wiederholt. Dies kann in diesem Fall sehr schnell von statten gehen.

  1. Forming : In der Orientierungsphase lernen sich die Mitglieder kennen. Vieles ist unklar, nicht definiert. Hier ist ein starker Fokus auf den Leiter der Gruppe. Deshalb muss hier aktiv Orientierung und Sicherheit geben. Das erreichst du durch klare Anweisungen und viel Feedback vom Team.
  2. Storming : In dieser Phase passieren die ersten Kämpfe in der Gruppe. Alleine durch verschiedne Wertesysteme der Teilnehmer und die individuellen Ziele. Die Gruppen-Ziele werden immer klarer und erzeugen bei manchen einen Zielkonflikt. Wichtige Fragen sind hier: „Wie erreichen wir gemeinsam das Ziel?“ Deshalb solltest du als Leiter hier verstärkt Aufgaben übertragen und Rollen definieren.
  3. Norming : In dieser Phase solltest du als Leiter eine klare Struktur mit dem Team erarbeiten und Absprachen treffen. Zentrale Themen sind hier gemeinsame Werte und das gemeinsame Gruppen Ziel. Achte darauf, dass alle Rollen klar definiert und verstanden sind. Auch das Comitment jedes Teammitglied ist in dieser Phase ein Ziel. Am Ende dieser Phase werden die ersten Team Erfolge sichtbar und motivieren wiederum das Team.
  4. Performing : Wenn du durch die vorherigen Phasen erfolgreich mit dem Team durch gekommen bist, hast du jetzt die Phase in der das Team selbstständig effektiv am Projekt arbeitet. Das Team wird kreativer und optimiert ggf. Prozesse oder Strukturen. Als Leiter kannst du jetzt weitere Aufgaben und Leitungsfunktionen an das Team übertragen.
  5. Adjourning : Diese Sonderphase tritt ein, wenn ein Mitglied das Team verlässt, oder wenn das Projekt abgeschlossen. In dem Fall wird das Team verändert oder aufgelöst. Du musst diese Phase bewusst mit dem Team durchlaufen. Es empfiehlt sich hier Erfolge gemeinsam zu feiern, Dankbarkeit dem Team gegenüber und untereinander zu teilen und eine Retroperspektive zu haben. Also was lief gut und woran können wir gemeinsam wachsen?

Wenn du diese Phasen mit deinem Team durchläufst sehe dich, zu Beginn als Anführer, doch dann bring dich immer weiter in den Hintergrund und überlasse deinem Team die Bühne.

Die Eckpfeiler eines Gesunden Teams

Wenn du dein Team entwickelst, achte auf die 5 Eckpfeiler eines Erfolgreichen Teams:

1. Du solltest möglichst unmissverständlich jedem Team Mitglied die Vision und das Ziel des Projektes klar machen. Daher musst du alle verstehen lassen, welchen Zweck der Zusammenschluss des Teams hat. Deshalb ist es enorm wichtig, wirklich alle Mitglieder abzuholen und ihr Einverständnis zu haben.

2. Die einzelnen Rollen und Verantwortungen müssen klar nieder geschrieben werden. Dafür eignet sich die Projekt Charter am besten. Achte wieder darauf, dass jedes Teammitglied hier zustimmt.

3. Definiere zusammen mit dem Team die Kommunikation im Team. Wie formelle bzw. informell muss die Kommunikation erfolgen? Sind viele Mitglieder nur virtuell anwenden, eignen sich Wikis oder Tools wie Slack und Co.. Schreibt den Kommunikationsplan in die Projekt Charter, um sie für alle verfügbar zu halten.

4. Was sind die übereinstimmenden Werte und Ziele des Teams. Ähnlich wie die Vision des Teams sind hier aber eine Übereinstimmung von den individuellen Werten und Zielen wichtig. Du solltest mit deinem Team im Rahmen von einem Workshop, gemeinsame Ziele und Werte sammeln und diese ebenfalls in die Projekt Charter schreiben.

Erfolgsmerkmale eines Teams

Du kannst anhand der Erfolgsmerkmalen nach Lencioni auch leicht erkennen, wo es in deinem Team gerade klemmt. Genau daher hat Lencioni eine Teampyramide entwickelt, die es dir erlaubt die einzelnen Ebenen genauer zu beleuchten. Somit hast du eine gute Möglichkeit, potentielle Entwicklungsfelder für dein Team aufzugeigen. Das hilft dir bei der Teamentwicklung du findest hier unzählige Artikel unter den Begriff („5 Dysfunctions of a Team“). Die fünf Ebenen der Pyramide sind von der Basis (unten) zur Spitze:

  • Gegenseitiges Vertrauen
  • Konfliktkultur
  • Verbindlichkeit
  • Verantwortung fürs Ganze
  • Der Fokus auf Resultate

Conclusio

Du solltest bei dem Thema Teamentwicklung so offen wie möglich mit deinem Team umgehen. Allein schon, weil Vertrauen und Offenheit die Basis eines guten Teams ist. Wenn die Werte und Ziele er einzelnen auch mit dem des Teams in vielen Bereichen übereinstimmen, kann aus deinem Team ein effektives und produktives Team werden. Gemeinsam werdet ihr dann das Projekt zum Erfolg führen.

Wenn du ein spezielles Anliegen oder einen Sparringspartner im Projekt suchst, kannst du dich Genre direkt an mich wenden.

In diesem Sinne wünsche Ich euch spannende Projekte.

Zeitmanagement für alle

Wie ich das Problem der unübersichtlichen Anzahl von verschiedenen Zeitmanagement Methoden für mich gelöst habe und wie meine Herangehensweise an das Zeitmanagement ist, schildere ich dir hier im Artikel. Dazu möchte ich dir die Methoden kurz vorstellen, die ich als Vielversprechend halte.

Ganz klar muss erst der richtige Rahmen geschaffen werden. Ein gesundes Zeitmanagement ist keine einfache Methode, es findet in deinem Kopf statt.  Die besten Methoden werden nicht funktionieren, wenn es der richtige Rahmen nicht gegeben ist. Der richtige Rahmen definiert sich aus deiner Einstellung, Vorlieben und Glaubenssätzen. Das heißt einfach gesagt, deine Zeitmanagement Methode muss für dich passen. Du kannst daher eine Methode ausprobieren, die bei vielen funktioniert, aber bei dir nicht. Denke auch immer daran, dass du verschiedene Rollen einnimmst. Eine Zeitmanagement Methode für deinen Beruf muss nicht im privaten Funktionieren. Wenn du einen sehr strukturierten und gleichartigen Arbeitstag hast, aber privat als Familien Papa sehr flexibel sein musst, kannst du hier nur schwer eine fit-it-all Lösung finden.

Zeitmanagement Methoden

Um dir einen Geschmack auf die Welt der Zeitmanagement Methoden zu geben, möchte ich dir die die geläufigsten Zeitmanagement Methoden vorstellen:

10-10-10 Methode

Bei dieser Zeitmanagement Methode ist der Fokus auf der Entscheidung. Du stellst dir bei der Planung die Frage:

  • Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung in 10 Minuten
  • …in 10 Monaten
  • …in 10 Jahren

So schaffst du es deine tägliche Entscheidung, was wichtig ist aus einer anderen Perspektive zu betrachten und ggf. umzuplanen. Das heißt du wirst nur Aufgaben auf deine To Do Liste setzen, die große positive Konsequenten haben.  Alles andere lässt du weg oder mit sehr niedriger Priorität. Wenn dich diese Methode anspricht, schau mal in das Buch der Erfinderin 10-10-10: A Life-Transforming Idea.

High Value Activities Methode 

Diese Methode zum Zeitmanagement ist ähnlich der vorherigen. Überleg dir für jede Aufgabe den Wert (Value) und dieser kann monetär sein. Deine Einteilung geht von (Hoch – langfristig hoher Wert, über Hoch – kurz und mittelfristig, nach gering bis wertlos).  

Stell dir das gerne als Pyramide vor, in der Hoch-Wertig die Spitze und wertlos das Fundament darstellt. Genau so ist die Zeitverteilung.

  • Die wertlosen Aufgaben beschäftigen uns sehr lange (Ziellos im Internet surfen, Zappen im Fernsehen, über andere lästern, …).
  • Gering-Wertige Tätigkeiten kommen dicht gefolgt und sind Zeitfresser (E-Mail & Msg. Ping Pong).
  • In den oberen Ebenen, die Hoch-Wertigen wird es spannend. Hier sind Aktionen die dich voranbringen (Weiterbildung, Marketing Aktionen, lesen…).
  • Abschließend die Höchst-Wertigen Aktionen wie ein neues Produkt entwickeln, eine Geschäftsidee voran treiben oder so ähnlich.

Wie setzt du nun dieses in dein Zeitmanagement um? Du setzt so deine Prioritäten, jeden Tag. Was ist im Hoch-Wertigen, was ist Wertlos. Entscheide so was wirklich wichtig ist.

Inverse ToDo Liste

Die inverse ToDo Liste ist die Not ToDo Liste. Hier nimmst du dir vor, bestimmte Dinge nicht zu machen. Du entscheidest dich also bewußt gegen Dinge. Du nimmst dir eine neue Liste und schreibst dir Dinge und Aufgaben auf, die du nicht mehr machen willst. Wie z.B. planloses Internet surfen, Abende vor dem Fernseher zu verbringen, über andere Menschen zu schimpfen, dich zu bemitleiden und so weiter. Nimm aber auch Aufgaben drauf die du delegieren möchtest, wie putzen, Post einscannen, Einladungskarten verschicken und so weiter. Diese Liste sollte Inspiration und Warnung sein.

60-60-30 Methode

Diese Zeitmanagement Methode ist ein Takt. Hier solltest du wie folgt vorgehen:

60: 55min High Fokus (Deep Work) und 5 Minuten Pause. Du erledigst hier z.B. die Hoch-Wertigen Aufgaben aus der High Value Methode.

60: Nach der Pause hast du einen weiteren Block für High Fokus (Deep Work), ohne Unterbrechung.

30: Jetzt hast du dir 30min Pause in der Natur oder einen Power Nap mit anschließender Aktivität verdient.

Wenn du 2 solcher 60-60-30 Blöcke pro Tag integrieren kannst hast du ein enormes Potential. Das Geheimnis dieser Methode ist wirklich die klare Pause zwischen den Blöcken.

Pomodoro Methode 

Bei dieser Art des Zeitmanagements wechselst du wie in der 60-60-30 Methode aktiv zwischen Arbeit (Deep Flow) und Entspannung (Pause). Diesmal ist der Rhythmus viel kürzer. Die Methode besagt: 

  • Definiere die Aufgaben für den kommenden Arbeitsblock vorab
  • Stell einen Timer auf 25 Minuten
  • Arbeite 25 Minuten im Deep Flow Modus
  • Wenn der Timer klingelt solltest du deine Aufgabe erledigt haben und zur nächsten gehen.
  • Nach 4 Pomodori solltest du eine halbstündige Pause machen.

Hier benötigst du eine gute Abschätzung für den Arbeitsaufwand deiner jeweiligen Aufgaben. Du wirst aber sehen, dass du nach ein paar Versuchen deine Arbeitsleistung pro Pomodori sehr gut einschätzen kannst.

Energie Kurve Methode

Eine besondere Art des Zeitmanagements ist die Energiekurve. Hier berücksichtigst du deine individuelle Energiekurve über den Tag. Du solltest vorab diese kennen. Hier gibt es einfache Methoden, bei denen du über 1-5 Tagen Stündlich dein Energieniveau von 1 bis 10 protokollierst. In der Regel wird es sich über den Tag Sinusartig verändern. Je nach „peak“ legst du wichtige und Konzentrationsreiche Aufgaben dort hin. Soziale Interaktionen, Pausen und Sport kannst du entsprechend in die anderen Phasen planen. So kannst du in den absoluten Tiefs auch gezielt Pausen einplanen, um deinen Körper nicht in den roten Bereich zu fahren.

Personal Kanban Methode

Diese Zeitmanagement Methode finde ich persönlich ansprechend, da du ein agiles Aufgaben Management betreibst. Stell dir eine ToDo Liste mit 3 Spalten vor (ToDo, Doing, Done). Du sammelst analog oder digital (es gibt viele tolle Apps hierzu, wie z.B. MeisterTask) deine Aufgaben in den Backlog (ToDo). Dann schiebst du alles was du beginnst in Doing und die erledigten in Done. Das kannst du toll auf einem Whiteboard grafisch darstellen und dies motiviert. Du hast immer eine perfekte Übersicht über den aktuellen Status. 

One Minute To Do List Methode

Dieser sehr pragmatische Ansatz des Zeitmanagements ähnelt dem des Personal Kanbans. Deshalb hast hier auch 3 Spalten mit Critical Now (das muss heute erledigt werden), Opportunity Now (dies muss in den nächsten 7-10 Tagen erledigt werden, mit einer maximalen Aufgaben Anzahl) und Over the Horizont (Alles andere). Der Autor der Methode, Michael Linenberger hat noch ein paar Freiheitsgrade und Regeln definiert, die du in seinem kostenfreien E-Book erlesen kannst.

GTD – Getting Things Done Methode

Ein wahrer Klassiker des Zeitmanagements von David Allen. Sie ist wohl die durchdachteste Methode und zugleich am weitesten Entwickelt. Daher ist sie nicht sehr einfach zu implementieren. Das Buch von Ihm Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag ist ein perfekter Einstieg. Stark zusammengefasst hast du fünf Schritte:

  1. Erfassen aller unerledigten Aufgaben aus deinem Kopf 
  2. Durcharbeiten der gesammelten Aufgaben nach einen klar definierten Prozess und die richtige Sortierung.
  3. Organisieren der Aufgaben in Kontexte. Zu wechselt die Ebene und sagt dir, welchen Kontext benötige ich um die Aufgabe zu erledigen. Ebenso hast du keine Aufgaben, sondern eine Liste der nächsten Schritte. Also nicht Blogartikel schreiben, sondern Recherche, Rohfassung des Textes, Layout,…
  4. Durchsicht und Pflege ist hier auch besonders wichtig. Du hast gezielte Wochenrückblicke, um das System am laufen zu halten.
  5. Erledigenmusst du die „nächsten Schritte“ natürlich auch. Klar nach den Kriterien: Kontext – Verfügbare Zeit – Verfügbare Energie und Wichtigkeit.

Eat the Frog Methode

Eine schöne Zeitmanagement Methode ist die Eat the Fog. Hier geht es darum die dir am unangenehmsten und schlimmste Aufgabe gleich morgens zu erledigen. Du verhinderst dann, diese Aufgabe über den Tag vor dir her zu schieben und immer daran zu denken. Bekannt gemacht hat diese Methode Brain Tracy in Eat the Frog.

Eisenhower Matrix Methode

Die Eisenhower Matrix ist eine der bekanntesten Methoden im Zeitmanagement und ist im Grunde eine Einteilung der Aufgaben in 4 Kategorien. Diese sind in einer 2×2 Matrix definiert.

  1. Wichtig & dringend  – Diese Aufgaben musst du sofort erledigen oder managen (z.B. Krisen und Probleme)
  2. Wichtig & nicht dringend  – Diese Aufgaben musst du planen und terminieren
  3. Nicht wichtig & dringend– Diese Aufgaben musst du reduzieren und delegieren (Zeitfresser)
  4. Nicht wichtig & nicht dringend – Diese Aufgaben solltest du nicht beachten und verwerfen.

Du wirst sehen, die 4 Felder hängen zusammen und Aufgaben können von nicht dringend, dringend werden, wenn du sich nicht terminiert hast. Genau so verhält es sich mit der Wichtigkeit.

Pareto Prinzip

Meiner Meinung nach ein tolles Prinzip im Zeitmanagement. Warum? Ganz einfach es wird gesagt, das du mit nur 20% des Aufwandes (Zeit, Arbeit) bereits 80% des Ertrags oder Ergebnis generierst. Demzufolge muss du das Entscheidende, diese 20% selektieren und auch erkennen. So gehst du nicht in die Gefahr des Perfektionismus. Lese auf meinem Blog einen Ausführlichen Artikel zum Thema Pareto Prinzip.

Parkinson’sche Gesetz

Diese Methode ist ein sehr guter Gedanke im Zeitmanagement. Das Gesetz sagt aus, dass Arbeit sich immer der zur Verfügung stehenden Zeit ausdehnt. Wir halten also Deadlines immer genau ein. Wenn du z.B. eine Besprechung für 60 Minuten ansetzt, wird sie so lange dauern, auch wenn die Lösungsfindung wahrscheinlich schneller ging. Daher solltest du dir immer fordernde Zeitliche Ziele setzen. Natürlich, ohne dich zu überfordern.

ALPEN Methode

Diese Methode ist eine Hilfe zur effektiven Aufgabenplanung und besagt:

A – Aufgabe – notieren

L – Länge – abschätzen

P – Pufferzeit – einplanen

E – Entscheidung – treffen, womit die Priorität gemeint ist

N – Nachkontrolle – also Reflexion nach Abschluss

Der Autor Lothar Seinwert hat diese Methode des Zeitmanagements definiert. d

ABC Methode

Dieser Ansatz des Zeitmanagements lässt Aufgaben in 3 Kategorien einteilen:

A-Aufgaben – haben eine sehr hohe Priorität und müssen bevorzugt behandelt werden und abgeschlossen werden.

B-Aufgaben – sind mittlerer Priorität

C-Aufgaben – sind niedriger Priorität

Der Kerngedanke ist hier klar die Priorität der jeweiligen Aufgabe und die Entscheidung dafür. Ich kann dir meinen Artkel zum Thema Prioritäten empfehlen.

Wie sieht mein Zeitmanagement aus?

Ich habe für meine Rollen (Beruf Projektleiter, Privat Ehemann, Coach und Sportler) verschiedene Methoden getestet. Daher ist mein persönliches Zeitmanagement ein bunter Mix aus den den oben genannten Zeitmanagement Methoden. Es sind doch ein paar wenige übrig geblieben.

Beruflich

Als Projektleiter ist mein Tag von Besprechungen und Unerwarteten geprägt. Des weiteren habe ich ein hohes Aufkommen an E-Mails und Aufgaben die ich delegieren kann, oder um die ich mich selbst kümmern muss.

Hier hat sich für mich die Energiekurve mit dem Personal Kanban mit Prioritäten und Zeitbedarf pro ToDo, als passend erwiesen. Ich bin früh morgens am effektivsten und es ist ebenfalls noch sehr ruhig im Büro. Kümmere ich mich hier in einer Deep Work phase um E-Mails und Aufgaben aus dem Personal Kanban. Ich habe über einige Zeit ein Zeitmanagement Protokoll geführt und weiß, dass ich hierzu im Schnitt 1:30h pro Tag benötige. Diese Zeit ist daher in meinem Kalender für alle geblockt und meine Büro-Türe ist zu.

Im weiteren Vormittag beginnen die nicht zu vermeidenden Meetings. Wenn ich sie organisiere, versuche ich diese entweder 15min / 25min oder max. 55min zu halten (Parkinsonsche Gesetz). Die Vorbereitung und Nachbereitung der Besprechungen sind Teil meiner täglichen Deep Work Phase. Je nach Tag habe ich zwischen Besprechungen „leere“ Flecken im Kalender. Diese nutze ich, um weitere Aufgaben aus meinem Personal Kanban Board abzuarbeiten. Natürlich geblockt. Am Ende des Tages prüfe ich, ob dringendes offen geblieben ist und schließe den Tag im Büro.

Privat / Freizeit

After Work ist ein weit gestreuter Begriff, daher bedeutet das bei mir, zuerst ein starker Separator. Also gehe ich in der Regel gleich zum Sport. Der Sport ist fix in mein Tagesplan eingeplant. Entweder im freien, oder im Gym. Nach der Sporteinheit geht’s nach Hause. Hier habe ich 1:30h pro Tag geblockt für persönliche Weiterentwicklung oder Coachings (Virtuelle Calls oder Besuche). In meiner Monats- bzw. Wochenplanung habe ich Themen definiert an denen ich arbeiten möchte. Hier setzte ich immer eins pro Tag in diesen Block. Nach 21 Uhr ist Quality Time und ich verbringe diese Zeit mit meiner Frau. Wochenenden plane ich ganz flexibel und sehr offen.

Conclusio

Zusammenfassend kann ich dir raten, auf die Suche zu gehen und das passende Zeitmanagement System an deine Bedürfnisse zu adaptieren. Daher musst du dir deine ganz persönliche Zeitmanagement Strategie selbst bauen. Wenn du hier einen Sparringspartner oder Coach benötigst, stehe ich dir gerne beiseite. Damit auch du das Beste aus deiner Zeit holst und deine Ideen verwirklichen kannst.

Die Pareto Regel anwenden

Ich vermute, du hast ebenso wie ganz viele andere um dich herum einen Permanenten Erfolgsdruck und Leistungsdruck. An dich werden Erwartungen von außen gestellt. Hinzu kommen deine eigenen Erwartungen, was du erreichen möchtest. Dein Ziel Journal oder deine Jahresplanung gibt dir den Input. Alles sollte schneller, höher, weiter und besser werden. Du befindest dich einer Leistungsspirale. Wenn du dich hier wiederfindest, dann kann ich dir in den nächsten Zeilen darstellen, was mir geholfen hat.

Pareto Regel

Du hast bestimmt schon von vielen Seiten die 80:20 Regel oder das Pareto Prinzip gehört. Wenn du wissen willst woher es stammt kannst du den Wikipedia Artikel lesen. Kurz um er hat den Pareto Effekt definiert. Er wird auch die 80.20 Regel genannt. Herr Pareto erkannte sein Prinzip auch bei völlig anderen Themenbereichen. Zum Beispiel bei dem investieren. Nur ein kleiner Teil des Investments führt gewöhnlich zum größten Teil des Erfolges. Das würde heißen, dass ein Ungleichgewicht zwischen Energie und Wirkung herrscht – laut V. Pareto zu 20:80. 

80:20 im Alltag

Auch im Alltag haben wir gute Beispiele für das Paretoprinzip. Ich habe dir deshalb hier ein paar Beispiele aufgezeigt.

Software: Nur 20% der Bugs sind für 80% der Softwareabstürze verantwortlich.

Software: Nur 20% des Funktionsumfangs einer Software werden von 80% der User verwendet.

Teamarbeit: Von 20% deines Teams werden 80% der Arbeit getan – das siehst du an der Spanne von Top Performern und dem Rest.

Krankenstand: 80% der Fehlzeiten sind von immer den gleichen 20% der Belegschaft verursacht.

Kommunikation: Du schreibst 80% deiner E-Mails an die gleichen 20% deiner Personen im Adressbuch.

Umsatz: Die besten 20% der Verkäufer deiner Firma machen 80% des Umsatzes.

Kleidung: Du trägst lediglich 20% deiner Kleidung 80% der Zeit.

Energieverbrauch: 20% deiner Elektrogeräte verursachen 80% des Energieverbrauchs.

Kriminalität: 20% der Bevölkerung sind für 80% der Gesetzesüberschreitungen verantwortlich.

Reichtum: 20% der Bevölkerung haben 80% des Reichtums.

Diese Beispiele zeigen, dass die Anwendung des Paretoprinzip nahezu überall anwendbar ist. Deshalb lohnt es sich in unserem Fall die sich selbst die folgende Frage zu stellen:

Wie kann ich meine Ziele erreichen und 20% meiner Energie so einsetzen, dass ich 80% des Ergebnisses erhalten?

Was steckt dahinter?

Die Pareto Regel besagt, dass du 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreichen kannst. Daher musst du, um die restlichen 20% zu erfüllen, umgekehrt 80% mehr Aufwand erbringen. Das solltest du dir auf der Zunge zergehen lassen. Das würde demzufolge heißen, um 80% deiner Tagesleistung zu erreichen benötigst du nur 20% der investierten Arbeit. Die restlichen 80% der Zeit sind Dinge, die jenseits der 80% liegen oder nicht relevant sind.

Im Folgenden kannst du mit der intelligentenAnwendung der Pareto Regel, deine Energie fokussieren und gehebelt einsetzen.

Und als Führungskraft?

Ist die Pareto Regel als Führungskraft oder Projektleiter nicht genial. Demzufolge kannst du dich auf die wirklich wichtigen Dinge Priorisieren. Du bringst die Aufgaben oder Tätigkeiten auf deine Agenda, welche 80% der Ergebnis ausmachen. Dadurch benötigst du keine „ToDo’s Aufwickel-Maschnine“ im Keller, die am Ende des Tages deine Unerledigten ToDo’s abspeichert. Der Schlüssel ist wirklich die 80:20 Regel mit dem Priorisieren zu kombinieren. Für diesen Schritt solltest du dein Mindset prüfen. Der größte Feind der 80:20 Regel ist nämlich der Perfektionismus. Versteh mich nicht falsch, perfekte Qualität abzuliefern ist eine wunderbare Tugend. Wenn du genug Zeit hast. Aber wenn du ein größeres Ziel im Sinn hast, wird es dich am vorrankommen hindern.

Mindset

Perfektionismus ist per se nicht schlecht und in manchen Bereichen macht er auch Sinn. Zum Beispiel beim Zubereiten einer Aufwendigen Mahlzeit, bei der Ausübung deines Hobbies und so weiter. Jedoch im Beruflichen Alltag als Führungskraft solltest du hiervon Abstand nehmen. Nutze daher die Hebel der 80:20 Regel von V. Pareto und kombiniere die 20% mit deinen Stärken. Überlege demnach genau was du gut kannst und was 80% des Aufwandes bringt?

Vergesse den Glaubenssatz, dass harte Arbeit notwendig ist – smarte Arbeit ist der Ansatz. Es gibt viele Menschen, die arbeiten sehr hart und werden nicht erfolgreich oder entwickeln sich weiter. Fokussiere und selektiere wo du deine Energie investierst und erreiche mit Hilfe von Pareto einen enormen Hebel für dein Unternehmen.

Die Anwendung

Um dein überarbeitetes Mindset in Bezug auf die Pareto Regel in die Tat umzusetzen, solltest du erst einmal eine PAUSE machen.

Schritt 1 – Pause

Nimm das wirklich ernst und ziehe dich für ein paar Stunden zurück. Schaffe dir die Distanz, die du benötigst. Such dir einen Meeting Raum am anderen Ende, oder geh in ein Kaffee oder gar in die Natur. Wichtig ist nur, dass du Abstand und Ruhe hast.

Schritt 2 – Ist Analyse

Analysiere ganz ohne Emotionen deine Tätigkeiten. Was machst du den ganzen Tag. Eventuell hast du ein Tätigkeitslog oder Stundenlog, das dir aufzeigt womit du die meiste Zeit verbringst. Auch ein Blick in deinen Kalender und deine ToDo Liste der Vergangenen Zeit helfen dir.

Schritt 3 – Sortieren

Sortiere deine Aufgaben in zwei Kategorien. Am besten mit PostIt’s – in 20% (Hebelwirkung) oder 80% (Beiwerk). Was liefert wirklich Ergebnisse (20% Stapel) und was nicht (80% Stapel). Ich vermute, dass dein 80% Stapel um einiges höher ist, als der 20%‘er.

Schritt 4 – Entscheiden

Natürlich kannst du die 80%‘er nicht einfach ignorieren. Daher nimm dir jede einzelne Aufgabe vor und überlege welche der 3 Alternativen möglich sind : 1. Delegieren (Assistent, Team Mitglied ), 2. Automatisieren oder 3. Eleminieren (Aufgabe bringt dich und dein Unternehmen nicht weiter). Notiere deine Entscheidung jeweils.

Schritt 5 – Alternativen

Natürlich wirst du Aufgaben haben, die nicht optimal in die Kategorisierung passen werden. Überlege dennoch, ob du jemanden Ausbilden kannst, diese Aufgabe zu übernehmen. Wenn du durch den 80%‘er durch bist, widme dich den 20%‘er. Hier empfehle ich dir auch den Gedanken der Automatisierung zu pflegen. Welche dieser Aufgaben, die sehr wichtig sind, können Automatisiert werden?

Überlege wieviel zusätzliche Zeit du dadurch gewinnen kannst. Behalte im Hinterkopf, dass du als Führungskraft keine wiederholenden Standardaufgaben abarbeiten solltest. Deshalb konzentriere dich auf deine wichtigen Aufgaben und Neues. Ich hoffe du versteht nun besser, warum du Zeit in deine Tages und Aufgabenplanung investieren musst. So wie es Albert Einstein mit seinen Problemen machte, solltest Du es mit deinen zu erledigen Aufgaben machen.

Anwendung der 80:20 Pareto Regel. Die 5 Schritte zur erfolgreichen Anwendung.
Die 5 Schritte zur Erfolgreichen Anwendung des Pareto Prinzips

Wenn ich eine Stunde habe, um ein Problem zu lösen, dann beschäftige ich mich 55 Minuten mit dem Problem und 5 Minuten mit der Lösung.
Albert Einstein

Andere Lebensbereiche

Du kannst die Pareto Denkweise auf dein ganzes Leben anwenden. Sei hier offen für die ungeahnten Möglichkeiten. Die 80:20 Denkweise kann dir helfen automatisch zu priorisieren und wichtiges von unwichtigen zu tun. Du tust viel zu oft Unwichtiges, anstelle dem wirklich wichtigen. Gewöhne dir diese Denkweise an. Im Freundeskreis zum Beispiel kannst du dir überlegen, mit welchen 20% du 80% deiner Freizeit verbringst? Oder welche 20% Deiner Taten für 80% deines Glücks verantwortlich sind? Oder auch im Sport kannst du hierzu eine Anwendung finden. Welche 20% der Übungen liefern 80% deines Erfolges?

Conclusio

Sei kreativ in der Anwendung der Pareto Regel und im aufspüren des Zusammenhangs. Ja – es kostet dich zu Beginn Zeit. Du musst dir über deine Aufgaben Gedanken machen. Dennoch zahlt sich der Effekt aus. Ich hoffe, dass es dir auch im ersten Schritt deine Augen öffnen wird und du dann fokussiert deine Energie auf die wichtigen 20% zu lenken. Lass es mich wissen, wo und wie du das Paretoprinzip anwendest. Du kannst mir hierzu gerne in die Kommentare schreiben und direkt an mich schreiben. Denke daran die Kombination der Pareto Regel und die Kunst Prioritäten zu setzen, sowie richtig zu fokussieren kann dich regelrechter Richtung Ziele katapultieren.

Effektive Meetings

Du bist Führungskraft oder Projektleiter in einem größeren Unternehmen? Dann wirst du bestimmt wie ich bis zu 75% deiner Zeit in „Meetings“ verbringen. Du wirst überrascht sein, wieviel Zeit du mit Besprechungen verbringt. Es lohnt sich hier ein paar Tage ein Zeitprototkoll zu führen. Du fragst dich dann bestimmt, wie soll ich nur meine eigentliche Arbeit vollbringen. Wie kannst du an deinem Projekten arbeiten, wenn du ja quasi die ganze Zeit in Meetings verbringst. Daher kennst du es bestimmt, du verwendest die Zeit bei weniger interessanten Meetings zum Arbeiten am Laptop/Notizblock oder Smartphone. Ich habe mich dabei erwischt und das hat mich dazu gebracht zu verstehen, warum ich so handle. Während einer Besprechung habe ich meine Kollegen angeschaut. Einige waren im Halbschlaf, andere tippten fleißig in ihre Laptops und ein paar wenige folgten der schier nicht enden wollen Show am Beamer. 

Überdenken unserer Meeting-Kultur

Natürlich wirst du es nicht ohne Besprechungen schaffen, wenn du in Teams arbeitest. Aber frag dich ganz ehrlich, wie viele Meetings hattest du diese Woche gehalten oder besucht, bei denen du zufrieden raus gegangen bist. Merkst du nicht auch, wie sich manche Teilnehmer bei Meetings verhalten? Sie drücken sich von Meeting zu Meeting und denken dann sie wären produktiv. Bei wie vielen Meetings hast du das Gefühl gehabt, ja – das hat sich für meine Arbeit/Unternehmen gelohnt. Rechne nur einmal die Anzahl der Teilnehmer x fiktiven Brutto Stunden Lohn x Besprechungszeit und wiege das gegen die Entscheidung auf. Würdest du privat auch diesen Betrag für das Herbeiführen des Ergebnisses bezahlen?

Deine Zeit und die Zeit deiner Kollegen ist kostbar – verschwende sie nicht in Meetings!

Pro Effiziente Meetings

Mich hat diese Überlegung die Augen geöffnet und ich wurde immer sensibler auf ineffiziente Meetings in meinem Unternehmen. Du willst wissen wie ich es geschafft habe in meinem Team die Anzahl der Meetings zu minimieren und dabei keine Einbußen des Kommunikationsfusses herbei zu führen? Getreu dem Motto: “Communication is key“.

Schritt für Schritt zu effizienten Meetings

Den größten Hebel hast du bei der Planung der Meetings. Also wie du die Besprechung durchführen möchtest. Wenn du hier ein wenig Zeit investierst, sparst du Zeit deiner Kollegen. Denke an die Summe die dich die Entscheidung kosten kann (Teilnehmer x fiktiven Stundensatz x Zeit). Was musst du vor einer Besprechung machen um ein effizientes Meeting durchzuführen?

Planung 

A und O ist die ausreichende Planung der Besprechung. Egal, ob es nur eine kurze Absprache ist, oder ein Event mit mehreren Hundert Teilnehmer. Planung ist hier der Hebel für Effizienz. 

Agenda

Beginnen solltest du mit der Agenda. Wenn du diese nicht strategisch planst, erhöhst du die Gefahr des plaudern. Was möchtest du erreichen? Was ist das Ziel des Meetings in einem Satz? Gehe hier möglichst Strukturiert vor:

Ziel der Besprechung

Schreibe diesen Satz in der Agenda ganz oben hin (z.B. Ziel der Besprechung: „Entscheidung zur Abgabe des Angebotes XY“). Wenn du die Möglichkeit hast, mach das Ziel während der Besprechung für alle sichtbar. Definiere unterpunkte in Form einer kleinen Agenda. Vermeide generelle Agenda Punkte wie („Any other Business“, oder „Weitere Punkte)

Zeitraum & Zeitpunkt

Überlege dir wie lange die Zielerreichung dauern kann. Denke an das Parkinsonsche Gesetz, bei dem sich Arbeit ja nach verfügbarer Zeitspanne ausdehnt. Ich empfehle dir eine maximale Dauer von 55 Minuten und minimal 10 Minuten. Warum? Ganz einfach, eine Stunde ist zu lange und keiner wird dir so lange konzentriert folgen. Wenn du denkst, dass die Entscheidung oder die Agenda es erfordert, plane eine 10-Minütige Pause ein. Unter 10 Minuten solltest Du dich fragen, ob das Ziel der Besprechung nicht einfach mit einem Telefonat oder Gespräch erfolgen kann. Der Aufwand der Planung ist hier in Frage gestellt. Alleine bis alle eingetroffen sind und „mitdenken“ sind die ersten 5 Minuten schon vergangen.

Den Zeitpunkt musst du natürlich nach der Verfügbarkeit der Teilnehmer richten. Versuche möglichst Randzeiten zu finden. Also vor einer Pause oder vor Feierabend. So hast du klare Grenzen.  

Teilnehmer 

Eine entscheiden Frage ist die Wahl der Teilnehmer. Versuche möglichst wenige erforderlich zu machen. Je weniger Teilnehmer, desto einfacher und klarer die Durchführung. Beschränke dich wirklich nach den Zwingend erforderlichen. Wenn nötig hole dir Informationen von Personen vorab ein, um sie nicht zwingend dabei haben zu müssen. Überlege ob in dem Kreis der Teilnehmer das Ziel des Meetings erfüllt werden kann. Hast du alle Entscheider beisammen? Denk dran, wenn dein Chef, oder das Senior Management teilnimmt, solltest du die Meetingzeit auf ein Minimum reduzieren. Die Zeit deines Chefs oder des Management ist sehr begrenzt. 

Typ der Besprechung 

Wie willst du das Ziel erreichen? Deshalb frag dich, was du willst, eine Informationsveranstaltung, eine offene Diskussion, ein Workshop, ein Status Report, oder ein Brainstorming? Willst du einfach einen Arbeitsauftrag erteilen oder ein Kick Off durchführen? Je nach Art des Meetings musst du deine Planung entsprechen fortführen.

Statusmeeting

Davon solltest du generell absehen. Verteile die Informationen über eine Mail, Intranet (Wiki), VideoCast oder sogar PodCast und stehe für Rückfragen offen. Lass die notwendigen Informationen vom Team in einem Zentralen Dokument zusammentragen. Ich arbeite mit einem Template, welches vom jeweiligen Team periodisch ausgefüllt wird und dann von mir in einem Bericht zusammengestellt wird.

Kick Off Meeting

Hier solltest du auf eine gut durchdachte Präsentation vorbereiten und eine mitreisende Eröffnungsrede halten. So schaffst du es die Produkt oder Projekt Vision zu teilen und die Energie in deinem Team zu entfachen. Nimm dein Team mit und überzeuge sie von dem neuen Projekt.

Workshop

Was ist das zentrale Thema? Kann es in einem Workshop behandelt werden? Geht es darum den Teilnehmern Wissen zu vermitteln und sie auf-zu-schlauen? Denke an die Vorbereitung der Unterlagen.

Offene Diskussion

Hier musst du auf die entsprechenden Moderationswerkzeuge achten. Es ist essentiell darauf zu achten, den roten Faden nicht zu verlieren. Ebenso musst du die Punkte entsprechend sammeln und aufbereiten, damit der Fortschritt der Diskussion für alle sichtbar ist.

Gespräch

Viele Meetings sind eher Kaffee-Runden. Deshalb rate ich dir diese Art der Besprechungen generell abzuschaffen. Geh direkt zu den Kollegen oder trefft euch an der Kaffeemaschine und besprecht die Punkte.

Delegation von Arbeit

Hier solltest du wirklich von der Methode Meetings absehen. Bei der Delegation von Arbeit empfiehlt solltest du generell nur einen Ansprechpartner haben. Derjenige Übernimmt die Aufgabe und das solltest du deshalb in einem 1:1 Gespräch klären.

Brainstorming

Ähnlich wie beim Workshop musst du hier auf entsprechende Moderationsfähigkeiten für das Brainstorming zurückgreifen.

Entscheidungs-Meeting

Das ist eine häufige Art von Besprechungen und hier gilt auch ein gut durchdachter Vortrag mit klaren Fragen bzw. deren Antworten. Dein Ziel für dieses Meeting ist klar definiert und entscheidend. 

Kurz gesagt überlege, ob du für deinen Fall ein Meeting benötigst und ob es sinnvollere Alternativen gibt (z.B. gemeinsames Mittagessen, kurzes Gespräch, Abstimmung im Internet, Online Forum, gemeinsames Dokument zum Bearbeiten). 

Räumlichkeiten

Untersätze nicht die Wahl des Raumes. Je nach Thema und Ziel ist es manchmal wichtig einen „neutralen“ Boden zu wählen und die Besprechung im Meeting Bereich der Firma durchzuführen. Beachte auch die Ausstattung des Raumes, also im Sommer mit Klimaanlage oder entsprechende technische Ausstattung. Ist der Raum zum Zeitpunkt des Gesprächs ruhig? 

Wenn es ein wichtiges Meeting ist, solltest du den Raum schon ein paar Minuten vorher und nach dem Meeting blockieren. So verhinderst du das du aus dem Raum „rausgeschmissen“ wirst, oder mit den Teilnehmern gleichzeitig kommst. Du kannst so auch einen Technik-Check machen und kurz inne halten und Energie sammeln. 

Macht es Sinn das Meeting rein virtuell durchzuführen, weil ein paar Teilnehmer nur so teilnehmen? Denke an die entsprechenden Meeting Regeln.

Du kannst auch einmal versuchen ein Stehmeeting, oder ein Meeting-Spaziergang durchzuführen. Je nach Gegebenheit kannst du auch ein Fit-Meeting machen, bei dem die Teilnehmer auf einem Rad sitzen, oder wandern? Sei deshalb offen und spielerisch.

Meine Befugnisse 

Je nach Meeting kläre mit deinem Chef ab, ob du Entscheidungen treffen kannst und ob dein Chef hinter dir steht, wenn er nicht dabei ist. Ist das auch dem Team kommuniziert? So verhinderst du Querulanten im Meeting die du nicht zurechtweisen kannst. 

Rollen im Meeting

Wer wird der Moderator sein und wer wird die Ergebnisse und Aufgaben aus dem Meeting prototkolieren? Du solltest hier mindestens zwei Namen nennen können ;-). 

Einladung

Nach der ganzen Planung geht es darum das du das Paket für die Einladung schnürst. Schreibe eine aussagekräftige Kalendereinladung. Der Titel der Besprechung sollte klar sein und das Ziel enthalten. Ebenso denke an die Angabe des Ortes und des Datums/Uhrzeit. Beschreibe das Ziel der Besprechung in kurzen Worten und hänge alle weiteren Informationen wie Agenda und Präsentation an. Überlege dir, ob du nicht auch die Meeting Regeln (Was ist erlaubt, Was sollte bitte unterlassen werden) mit anhängst. Darin kannst du zum Beispiel ein Laptopverbot aussprechen. Bitte die Teilnehmer zum Sichten der Informationen. Biete dich an zur Klärung von Rückfragen.

Bevor du die Einladung abschickst, halte inne und frage dich selbst: „Kann mit der vorliegenden Information die Entscheidung getroffen werden? Habe ich alles entsprechend vorbereitet? Was kann das Management noch Fragen?“ Wenn du hier klar mit Ja antworten kannst, schicke die Einladung ab.

Einen Tag vor dem Meeting kannst du die Teilnehmer nochmals per Mail erinnern, das sie vorbereitet sein sollten. Ebenso kannst du fragen, ob erforderliche Vorarbeiten zum Meeting gemacht worden sind. Dies bietet sich an, wenn vorab noch Entscheidungen gefehlt haben. 

Durchführung

Bei der Durchführung solltest du ein paar Minuten eher in der Räumlichkeit sein. Bereite alles vor, schalte die Lichter entsprechend an, bau auf und verteile ggf. die Notizen. Begrüße die Teilnehmer an der Tür. Tipps zur Durchführung kannst du dir hier finden: Rhetorik und Körpersprache und durchschlagende Präsentationen.

Überlege dir, ob du die Meeting Regeln und die Agenda sichtbar an die Wand oder einen Flipchart bringen möchtest. Bringe die Willkommen Folie auf den Beamer, wenn du dich für eine Präsentation entschieden hast. Gib nach der Begrüßung klar an, dass ein Protokoll (Minutes of Meeting) geschrieben wird und die Aktionen dort vermerkt werden. Du solltest auch mitteilen, wenn das Protokoll verteilt wird.

Du solltest bei der Durchführung der Besprechung auf die nachfolgenden Punkte achten.

Zeit

Lasse einen Time im Beamer laufen oder weise die Teilnehmer bei diskussionen immer wieder auf die Zeit hin, wenn du von deiner gewählten Agenda abweichst. 

Protokoll

Die Protokollierung von Beschlüssen und Ergebnissen (Minutes of Meetings) solltest du besonderer Aufmerksamkeit schenken. Bringe sie sichtbar für alle auf einen Chart oder bringe sie auf den Beamer, so sieht jeder was geschrieben wird. Verteile am Ende das Protokoll mit den Aktionen. Ein Meeting ohne Aktionen oder Beschlüsse war kein Meeting!

Teilnahme

Sorge als Moderator dafür, dass alle was sagen. Du hast die Teilnehmer ausgewählt um anwesend zu sein und einen Beitrag zu leisten. Spreche ruhige Teilnehmer an und Frage nach ihrer Meinung. Versuche immer Verbales und Non-Verbales Feedback von den Teilnehmern zu bekommen und versuche eine positive, lockere Atmosphäre herzustellen. Lasse Unterschiedliche Meinungen zu und achte dabei genau auf dein eigenes Mind-Set. Lass Seiten-Diskussion oder eine zu detaillierte Diskussion nicht zu und bringe Punkte auf eine Liste von Themen die noch angesprochen werden können oder vereinbare eine spätere Weiterführung. Lobe Teilnehmer die sich einbringen und aktiv beteiligt sind. Vertraue auf deine feinen Antennen, um Stimmungen im Teilnehmerkreis aufzufangen und berücksichtig dieses Feedback.

Online Meetings

Ein Spezialfall sind die immer häufigeren Online Meetings. In meinem Alltag sind sie schon bei 50% reine Online Meetings und bei fast allen Meetings sind Teilnehmer per Telefon/Video zugeschalten. Achte auch hier auf Grundregeln, wie zum Beispiel die eingeschaltete WebCam und die Videoübertragung für die Teilnehmer im Raum. Bei reinen Telefon Teilnehmern achte auf Störgeräusche und eine klare Verbindung. Bitte die Teilnehmer, die Remote teilnehmen nicht neben andere Arbeiten zu tun (daher ist eine WebCam empfohlen). Teile deinen Bildschirm mit der Präsentation und ggf. das Protokoll.

Nachbearbeitung

Nach jedem Meeting solltest du eine kurze Reflexion vornehmen. Hierzu kannst du dir diese Fragen schriftlich beantworten:

  • Was lief besonders gut?
  • Wo kann ich mich methodisch verbessern?
  • War das Setup (Raum, Teilnehmeranzahl, Zeit) Zielführend?
  • Wurde das Ziel erreicht, warum? 
  • Können die Meeting Regeln beibehalten oder sollen sie angepasst werden?
  • Was ist der haben die Teilnehmer aus dem Meeting mitgenommen?

Du solltest nach dem Meeting das Protokoll mit den Aktionen (vergesse hier nicht Lieferdatum und Verantwortlichen) an alle Teilnehmer zu versenden. Wenn du möchtest, hänge eine kleine Umfrage (z.B. Google Forms) an und frage nach Feedback.

Lerne aus jedem Meeting und überlege was du besser machen kannst – Nur so kannst du wirklich besser werden.

Du kannst dir diese Grafik als kleine Gedächtnisstütze gerne ausdrucken, oder abspeichern.

10 Tipps für effektive Meetings.

Conclusio

Ein effektives Meeting zu halten ist vor allem eins, viel Arbeit für den Verantwortlichen. Deshalb darfst du es nicht zu leicht nehmen. Du solltest dir vor der Einladung überlegen, ob die oben angesprochenen Punkte berücksichtigt sind. Ebenso sparst du mit einer guten Vorbereitung viel Arbeitszeit für deine Kollegen. Sei so fair und spreche andere Kollegen an, wenn Ihre Meetings absolut aus dem Ruder laufen und biete ihnen Hilfe an. Nur so schaffen wir es, den schlechten Ruf von Meetings in Unternehmen zu verbessern. Natürlich sind die Tipps von mir nur Ideen, die mir helfen, adaptiere sie an deine Bedürfnisse und teste was funktioniert.

Hast du noch Tipps aus deiner Erfahrung, schreib sie mir bitte in den Kommentaren.

Wie werde ich im Beruf & im Privaten selbstbewusster?

Habe ich wirklich ein Problem mit meinem Selbstbewusstsein?

Ich hatte in meiner Schulzeit Probleme mit meinem Selbstbewusstsein. Ich konnte nicht auf fremde Menschen zu gehen und vor Gruppen sprechen. Ich habe immer lieber den ruhigen und stillen Part eingenommen. Das hat mich schon sehr früh geärgert. Dafür konnte ich in technischen Bereichen trumpfen. Man könnte Nerd sagen. Ich habe an einigen Stellschrauben gedreht und einige davon sind in den unten aufgeführten 10 Tipps enthalten.

Warum sind wir nicht generell selbstbewusst?

Es ist einfacher fremd bestimmt zu sein. Andere für sich denken und entscheiden zu lassen ist sehr energiesparend und einfach. Du entgehst jegliche Diskussion und brauchst dich auch nicht vor Ablehnung oder Versagen zu fürchten. Es ist jemand anderes Schuld. Du bist so immer sehr beliebt da du andern auch alles gibst und zusagst. Nur gefällst du dir selbst nicht. Von deinem Selbstbewusstsein ganz zu schweigen.

Du brauchst dir nicht über deine Vision im Leben Gedanken zu machen.

Gerade in führenden und leitenden Positionen ist Selbstsicherheit und Durchsetzungsvermögen enorm wichtig. Nur so wirst du langfristig erfolgreich sein. Der erste Schritt zur Führungskraft ist mit einem breiten Fachwissen in vielen Firmen möglich. Wenn der Rest dann nicht stimmt, wirst du es sehr schwer haben, den Status quo zu erhalten. Du fragst dich warum?

Warum ist Selbstbewusstsein eine feine Sache?

Gerade in technisch dominierenden Bereichen gibt es viele Mitmenschen die zwar fachlich absolut auf der Höhe sind, doch nicht das entsprechende Selbstvertrauen haben. Indem du einen selbstsicheren Auftritt hast, wirkst du im gesamten viel positiver auf deine Umwelt.

Das heißt du hast genug Selbstvertrauen, weil du dir deiner Stärken bewusst bist und diese auch lebst. Du akzeptierst auch deine Schwächen und weißt mit ihnen umzugehen. Somit wird deine Außenwirkung entsprechend besser und als Führungskraft ist es enorm wichtig, eine selbstsichere Person zu sein. Du erlaubst dir Fehler zu machen, akzeptierst diese und lernst daraus. Du äußerst deine Meinung und fürchtest dich nicht auf den Widerstand oder Kritik von anderen. Auch Komplimente nimmst du gerne an, gehst aber auch professionell mit Kritik um. Mit Selbstbewusstsein bist du kontaktfreudiger und gehst auf andere Menschen zu.

Stell dir vor, du äußerst deine Wünsche und Ideen und fragst nicht nach Erlaubnis. Demnach stellst du auch Forderungen und kannst NEIN! Sagen – wäre es nicht toll selbstsicher zu sein?

Würdest du zu einem Chef gehen, der sehr unsicher und introvertiert ist? Glaubst du kannst als unsicherer Chef dein Team schützen und entwickeln?

Das Gute ist – du kannst alles lernen und wenn du dir deiner Schwäche bewusst bist. Du kannst an deinem Selbstbewusstsein arbeiten und es entwickeln.

Aus meiner Sicht die wichtigsten Punkte der die Wichtigkeit von vorhanden Selbstbewusstsein unterstreichen sind die Eigenbestimmtheit und die eigene Sicht auf sich selbst. Das ist für die eigene Reflexion und die Beantwortung der Frage  „Habe ich ein Problem mit mir?“ extrem wichtig. Wenn die Antwort Ja ist und ich gefestigt bin kann ich an dem Problem arbeiten. Die eigene Sicht auf sich selbst ist die Ehrlichste und der beste Feedback Kanal.

Kann ich lernen selbstbewusster zu sein?

Die kurze Antwort ist – klar! Leider ist es ein langer und anstrengender Weg sein Selbstbewusstsein zu erhöhen. Ich habe lange gebraucht und musste auf dem Weg sehr oft meine Komfortzone verlassen. Dadurch konnte ich positive Erfahrungen abspeichern und alte und schlechte Erfahrungen „überschreiben“ oder nicht weiter bestätigen. So habe ich unterbewusst ein immer besseres Vertrauen in mich aufgebaut, was dein Selbstbewusstsein ist.

Was kann ich tun um mehr Vertrauen in mich zu bekommen?

Der Weg ist kein leichter – doch die Mühen lohnen sich. Sehe dir die folgenden 10 Tipps an und versuche sie weitestgehend in dein Leben zu integrieren. Schritt für Schritt. Meine Empfehlung ist es, sich pro Woche nur auf einen Tipp zu konzentrieren. Diese Woche so lange wiederholen, bis es sitzt. Bringe deine eigene Note mit ein und trainiere dir den Tipp als neue Gewohnheit auf dem Weg zu neuem Selbstbewusstsein an.

Tipp 1 – Handeln

Erlaube dir zu Handeln– Frage nicht immer nach Erlaubnis was zu tun. Wenn es deiner eigenen Werte entspricht – mach es. Dazu solltest du deine Werte kennen! Deshalb, warte nicht bis andere dir sagen, was du zu tun hast.

Tipp 2 – Eigenverantwortung

Übernehme Verantwortung für dein Handeln – Treffe Entscheidungen die deiner persönlichen Werte entsprechen. Deine Werte sind die Leitplanke deiner Entscheidungen. Daher stehe für diese ein und stell dich aufkommenden Konflikten.

Tipp 3 – Körperhaltung

Achte auf deine Körperhaltung – aus diesem Grund gehe aufrecht und blicke nach vorne. Vermeide ein gesenktes Haupt. Blicke deinem Gegenüber bei Gesprächen in die Augen. Wenn es dir schwerfällt, übe es. Blicke in ein Auge und wechsle, aber nicht zu schnell! Nimm den Platz im Raum ein, den du benötigst. Mach dich nicht klein. (Lese weitere Tipps in meinem Artikel über Körpersprache & Rhetorik).

Tipp 4 – Deine Schwächen

Akzeptiere deine Schwächen – Somit kenne deine Schwächen und akzeptiere sie. Arbeite an Ihnen, jedoch nicht mit der Energie wie du an deinen Stärken arbeitest. Nutze die Möglichkeiten aus deinen Schwächen zu lernen (verteufle sie nicht als Fehler!). Halte aber deinen Fokus auf deine Stärken.

Tipp 5 – Deine Stärken

Arbeite an deinen Stärken – logischerweise analog zu den Schwächen. Mit dem Unterschied, dass du hier steckst du deine Energie hinein steckst. Mach dir bewusst was du gut kannst und setze es ein. Reflektiere was du gut kannst. Lass dir dabei von anderen helfen. Ein gutes Buch hierzu ist: „Der Stärken Code„.

Tipp 6 – Positives Denken

Positives Denken – Folglich ist extrem wichtig wie du über dich denkst. Somit denke primär in Chancen nicht in Problemen. Mach dir kleine Post-It’s und erinnere dich an das positive Denken. Denke bitte nicht in Problemen. Sehe es als Herausforderung und Chancen. Wenn eine Türe zu geht, geht anderswo im Leben eine andere Türe auf. Positives Denken ist einer der Hebel für mehr Selbstbewusstsein.

Tipp 7 – Lächeln

Gehe lächelnd durchs Leben – Egal wie du dich fühlst. Demnach gewöhne dir ein Grundlächeln an. Das ist enorm wichtig, da dein Geist deinem Körper folgt. Mache folgende Übung und stelle dich 1 Minute vor einem Spiegel und lächle dich an. Wie fühlst du dich danach? Du wirkst positiv auf andere, wenn du lächelnd. Du signalisiert: „Ich fürchte mich nicht“. (Lese weitere Tipps in meinem Artikel über Körpersprache & Rhetorik).

Tipp 8 – Lese Bücher

Lese Bücher – lese und bilde dich weiter. Dementsprechend wird das dein Selbstbewusstsein erhöhen. Auch wenn du dich für ein Nischengebiet interessierst. Lese dich ein. Das trainiert dein Gehirn und macht dich sicherer. Es unterstützt dich in deinen Stärken. Ich selbst versuche ein Buch pro Monat zu lesen.

Tipp 9 – Treibe Sport

Treibe Sport – Auch wenn du nicht sportlich bist. Gewöhne dir an,  Sport in dein Leben zu integrieren. Finde einen Sport, der zu dir passt. Idealerweise ist es draußen und du kannst es mit anderen machen. Sport gibt dir Energie und während der Bewegung verinnerlicht du gelerntes. Die Energie strahlst du wieder aus. Eventuell entdeckst du eine neue Stärke beim Sport. Beim Sport nimmst du dir Zeit für deinen Körper und beschäftigst dich mit ihm.

Tipp 10 – Spaß am Leben

Habe Spaß am Leben – Aus diesem Grund begreife dein Leben als riesen Chance was Großes zu schaffen und behandle dein Leben und dich mit Respekt. Liebe dein Leben! Genieße bewusst schöne Momente und nimm dich bitte nicht zu ernst. Lache über dich selbst und lass auch andere über dich lachen.

Du kannst dir gerne die kleine Infografik mit den 10 Tipps runterladen und ausdrucken. Hänge sie gut sichtbar in deiner Wohnung auf. So hast du immer einen guten Trigger um dich selbst zu überprüfen.

10 Tipps zum mehr Selbstbewusstsein und Selbstvertrauen
Die 10 Tipps für dein Selbstbewusstsein

Conclusio

Es ist nicht einfach die 10 Tipps einfach so umzusetzen. Es hängt alles zusammen. Du solltest dir auch deiner Werte und deinem „großen Plan“ im Leben klar sein. Im Grunde genommen musst du dich selbst akzeptieren und an deinen Defiziten arbeiten. – Willkommen in der Persönlichkeitsentwicklung. Das war übrigens auch der Hebel, der mir es ermöglicht hat selbstsicherer und Durchsetzungsstark aufzutreten.

Wenn du zusätzlich auf die 10 Tugenden achtest, die du als Projektleiter oder Führungskraft berücksichtigen solltest – kann ja fast nichts schiefgehen.

Egal wie du es angehst, ob du die 10 Tipps implementierst, oder dir deinen eigenen Plan zu Recht legst. Viel Erfolg – Es ist ein langer doch sehr lohnender Weg!

Methoden und Werkzeuge

Du findest in den hier angesprochenen Beiträgen die Schlüsselfähigkeiten in Form von Methoden und Werkzeugen. Durch langes probieren und testen haben sie es mir ermöglicht, Projekte erfolgreich zu beenden. Nebenbei konnte ich mich dadurch auch persönlich zu entwickeln. Klar – was in Projekt funktioniert kann auch im privaten funktionieren.

Entscheidenen Fähigkeiten 

Als Projektmanager, Führungskraft oder als leitender Ingenieur wirst du dir ähnlichen Herausforderungen und Probleme stellen müssen. Voller Energie und den unbändigen Willen großes zu Erschaffen musste ich zuerst meine „Werzeugkiste“ entsprechend ausstatten. Deshalb wirst du sehen, die Werkzeuge oder Fähigkeiten sind allesamt entscheidend in deinem Alltag. So schaffst du es Projekte, die du selbst leitest oder begleitest erfolgreich zu machen –  Die 10 Projektmanagement Tugenden. Wenn du dich regelmäßig reflektierst, dann besinne dich auf diese 10 Punkte. Du solltest die Erkenntnis durch die Selbstreflexion gepaart mit den Tugenden nutzen. So kannst du mit jedem Projekt persönlich wachsen – auch bei gescheiterten Projekten.

Effektiver werden

Du denkst dir jetzt bestimmt, das sind jetzt einzelne Werkzeuge, aber macht mich das auch effektiver? Leider nicht automatisch. Hier hilft dir eine große Vielfalt an Methoden. Du wählst die entsprechende aus, um unterschiedlichste Aufgaben zu bewältigen. Doch machen uns richtige Werkzeuge gleich effektiv? Nein – natürlich nicht. Du kannst das beste Werkzeug haben, wenn du nicht weißt wie und vor allem wann du es einsetzen musst kommst du auch nicht weiter. Daher habe ich in dem Beitrag – Was benötigt ein effektiver Projektmanager geschrieben. Hier findest du die Punkte hervorgehoben die dich in deinem Job effektiver machen. Lese nach und finde für dich selbst heraus ob du die gleichen Schwerpunkte möchtest.

Der Hammer

Du wirst in deinem Werkzeugkasten sicherlich auch ein Bevorzugtes Werkzeug haben. So ähnlich ist es hier auch. Aus diesem Grund empfehle dir dieses Werkzeug besonders. Ich schaffe es mit diesem Werkzeug mit meiner Zeit im Büro zurecht zu kommen und nicht als letzter aus dem Büro zu gehen. Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass ohne dieses kein Vorwärtskommen möglich ist – Prioritäten setzen Daher ist es im Job wie überall sonst Leben – fokussiere und konzentriere dich nicht auf Nebenschauplätzen. Als Resultat solltest du dir immer diese Frage stellen: „Was ist wirklich entscheidend und trägt mit dem größten Hebel zum Erfolg bei?“ Weißt du das immer, wirklich? Es ist spannend sich diese Methode im privaten auch anzueignen. Du wirst bemerken, wie viel näher du deinen Zielen kommst, privat und beruflich.

Pareto Prinzip

Wenn du an Prioritäten denkst muss auch an Senior Pareto denken. Er hat ein durchaus geniales Prinzip zur richtigen Prioritäten Definition beschrieben. Wie du das im Alltag anwenden kannst, erzähle ich dir in dem Artikel über das  Pareto Prinzip.

Erfolgreiche Routinen 

Du fragst dich bestimmt, warum du zum Thema Routinen so überhäuft wirst. Daher macht es sinn, sich zu fragen woher dieses Routinen denken kommt? Dieses Denken rund um Routinen und Mindest kommt aus dem NLP (Neuro-Linguistische Programmieren). Es ist ein Fachgebiet, welches seit Jahren in Werbe- und Verkäufer-Kreisen sehr gefragt ist. Unabhängig davon wie gut oder schlecht diese Branche die Erkenntnisse aus dem NLP anwenden. Es lohnt ein Blick aus den Augen eines Projektmanager oder Führungskraft allemal. Du kannst dir mein Resümee mit der Brille eines Projektmanagers hier nachlesen – Ein kurzer Blick ins NLP. Wenn wir in der Sprache der Neurolinguistik bleiben, kannst du dir die meiner Meinung nach wichtigsten Routinen für Projektmanager und Führungskräfte ansehen. Diese habe ich in den Artikel – Welche Routinen sind erfolgversprechend zusammen gefasst.

Zeitmanagement 

Die Königsdisziplin ist das Zeitmanagement. Jeder von uns hat die pro Tag die gleiche Anzahl an Sekunden zur Verfügung. Es gilt die Zeit richtig einzuteilen. Hierzu habe ich für Dich eine Zusammenfassung der häufigsten Zeitmanagement Methoden –  Zeitmanagement für Alle erstellt.

Teamentwicklung

Du kannst die tollsten Visionen von Projekten haben, doch ohne ein schlagkräftiges Team wirst du im seltensten Fall zum Ziel kommen. In dem Artikel  Teamentwicklung habe ich dir Tipps zur richtigen Entwicklung deines Projektteams zusammengefasst. 

Effektive Meetings

Wenn du mit deinem Team das Projekt nach vorne bringen möchtest, kommst du meistens um die Durchführung von Besprechungen nicht drum herum. Diese kannst du effektiv durchführen. Wie und auf was du achten solltest, kannst du unter  Effektive Meetings nachlesen.

Ich hoffe meine kleine Sammlung hilft dir ein Ideenverwirklicher zu werden. Sie unterstützen dich deine Projekte mit Leidenschaft zum Erfolg zu bringen.

Körpersprache & Rhetorik für Führungskräfte

Als junger Projektleiter konnte ich in meinen Kick Off Präsentationen nicht wirklich überzeugen. Meine Leidenschaft für „mein“ Projekt zündete nicht wirklich bei meinem Team und meine Stakeholder waren auch nicht wirklich überzeugt. Dazu kommt der Druck von verschiedenen Seiten. Ich fragte mich, ob ich mit meiner Körpersprache und Rhetorik Sicherheit und Führungsstärke ausstrahlen? Weit gefehlt – Wie soll das gehen? Das kann ich doch nicht schaffen, dachte ich mir. Auch weil viele aus meinem Team passiv und unselbstständig wirken. Ebenso sind einige immer auf Konfrontation ausgerichtet. Warum wollen wir nicht alle zusammen nur eins, unser Unternehmen erfolgreich machen?

Bringt eine gute Gestik eine Führungskraft weiter? 

Ich reflektierte mich und dachte mir was erfolgreiche Projektmanager oder CEOs anders machen. Wie schaffen sie es, ihr Team mitzureisen? Klar, ich kann nicht meine Firma zu einem zweiten Google oder hippen Start-Up verwandeln. Doch ich kann mir anschauen, was die Führungskräfte hier anders machen. Alle zusammen haben eine außergewöhnliche gute Rhetorik und Körpersprache. Gerade wenn Sie Key Notes oder Kick Offs vorstellen (Key Note Apple: Steve Jobs announcing the first iPhone in 2007oder Key Note Tesla Model 3: Tesla Model 3 (2017) Elon Musk’s keynote).

Ein guter Hebel zu einem besseren Projektmanager ist auf jeden Fall die Ausdrucksstärke und Körpersprache. Meine Idee war es, an meiner Gestik und mein Ausdruck zu arbeiten, um so mein Team zu motivieren, mitzureißen und zuversichtlich zu machen. Klingt gut doch es ist gar nicht so einfach gerade für einen Ingenieur der MINT Sparte, dacht ich mir. Kurzum – ich bin davon überzeugt, eine gute Körpersprache muss von einer Führungskraft beherrscht werden. Nur so kann er sich für seine Ziele und Visionen bei Entscheidern wirkungsvoll präsentieren.

Was muss ich für meine Körpersprache tun?

Ich habe mich auf meinem fachlichen Gebiet und im Prozess weitestgehend sicher gefühlt, doch kommuniziere ich das auch mit meiner nonverbal Kommunikation? Der Satz „Man kann nicht, nicht kommunizieren“ (von Paul Watzlawick) schwingt hier auch mit.

Mir ist schon klar, dass ich nicht wie ein wild gewordener Stier auftreten und mein Team verunsichern kann. Was ich so erzeuge ist womöglich noch mehr Wiederstand. Ebenso kann ich nicht wie ein Kindergärtner für Ingenieure auftreten. Ich möchte bestimmt und respektvoll auftreten. Deshalb sollte mich die nonverbale Kommunikation hier unterstützen. Der Fokus liegt auf Gestik und Körperhaltung in meiner täglichen Kommunikation.

Suche dir einen Profi für Rhetorik & Körpersprache

Wenn du Hilfe brauchst, suche dir einen Profi und lerne von ihm. Es gibt viele Profis auf weiter Flur. Wenn ich eine Weiterbildung empfehlen sollte wäre es ein Seminar mit Renè Borbonus und Stefan Verra. Beide sind Spezialisten und haben mich wirklich weitergebracht. Auch meine NLP Ausbildung hat mich in Punkto Körpersprache und Kommunikation viel weitergebracht. Ich habe in den letzten Jahren viel Energie in meine Entwicklung auf diesem Gebiet investiert und daher möchte ich meine Erkenntnisse daraus aufzeigen.

Meine Erkenntnisse für Rhetorik & Körpersprache

Leider hat sich in der Körpersprache in den letzten 100.000 Jahren herzlich wenig getan. Aus diesem Grund laufen viele Muster meist unterbewusst so ab, wie sie unsere Vorfahren angewendet haben. Unser Vorteil heute, wir sind uns dessen bewusst und können nachbessern. In der Sprache ist dies ein wenig schwerer. Darum muss hier ein feines Gefühl entwickelt werden.

Tipp 1 – „Setz dich im Rudel durch“

Ich muss im Raum für alle sichtbar sein. Nicht unbedingt im Zentrum, aber dennoch sichtbar. Ebenso muss ich meine gewählten Gesten länger stehen  lassen. Mit Gesten und Körpersprache muss ich Raum einnehmen. Sei es am Konferenztisch, auf dem Sesel oder im Stand.

Tipp 2 – Mein Stand

Um kompetent zu wirken sollte ich symmetrisch stehen und sitzen. Dies kann spielerisch mit Un-Symmetrie abwechseln. Symmetrisch stehe ich, wenn ich aufrecht, gerade und ca. hüftbreit stehe. Zum Thema Stand gibt es tolle Beispiele und Tipps von Samy Molcho.

Tipp 3 – Mein Lächeln

Es ist und bleibt das effektivste Werkzeug der Körpersprache – das lächeln, nicht lachen. Hier ist nur ein Anzeichen von lächeln in der Mimik gemeint. Es löst viele Situationen auf und beruhigt auch das Publikum.

Tipp 4 – Meine Hände

Wohin mit den Händen? Ich benutze nun ganz einfach Palm up / Palm down für Mitreißend oder beruhigende Gesten. Palm up heißt nichts anderes, als die Handflächen in den Bewegungen eher nach oben zu drehen (halten einer Salatschüssel). Bei Palm down mimt die Bewegung das Schulterstreicheln eines Kindes.

Tipp 5 – Meine Gestik

Lieber mehr als weniger Gestik in der Rede. Für mich selbst kommt mir meine eingeschränkte Gestik als viel zu viel vor. Das ist eine verzerrte Wahrnehmung. Es muss jedoch zu meinem Typ und der Situation passen.

Tipp 6 – Meine Kleidung

Ich darf nicht in meiner Körpersprache oder im Ausdruck von meiner Kleidung behindert werden. Allzu enge und beeinträchtigende Kleidung ist unpassend.

Tipp 7 – Spot on – Mein Auftritt

Mein Auftritt beginnt ab Sekunde 0 wenn ich im Raum bin. Gerade wenn ich nicht sofort rede oder die Bühne betrete. Ich bin unter Beobachtung. In dem Augenblick, wenn das Publikum weiß, dass ich der nächste Redner oder der Präsenter bin, ist der Fokus auf mich. Ganz egal ob ich gerade im Publikum sitze oder am Kaffeeautomaten stehe.

Tipp 8 – Meine Überzeugung

Ich muss von meinem Thema überzeugt sein. Ich muss daran glauben und andere davon begeistern wollen. Nur wenn ich für mein Thema brenne, kann ich das Feuer bei anderen entfachen.

Tipp 9 – Mit Wörtern unterstreichen

Um Wörter und einzelne Aussagen meiner Rede zu unterstreichen nutze ich meinen Körper und Sprache. Hier wechsele ich von Symmetrisch / Unsymmetrisch, Palm up / Palm down, Laut / Leise, Persönliche Ansprache / Formelle Ansprache und Raum-Positionen ab. Jedoch male ich nicht Wörter!

Tipp 10 – Die Struktur der Rede

Ich muss meine Rede strukturieren. Eine Einleitung mit Einstieg (Geschichte, Zitat, Demonstration, Frage oder Situation), Hauptteil und Schluss mit dem Bogen zum Einstieg sind gewinnbringend. Im Hauptteil habe ich die Trias mit den 3 Punkten. Hierbei handelt es sich um drei Teile: Vergangenheit/Gegenwart/Zukunft, Ausgangslage/Ziel/Maßnahme, These/Antithese/Synthese und so weiter. 

Conclusion 

Natürlich ist die Nonverbale Kommunikation nicht das ganze Bild und Fachlich muss die Qualität auch stimmen. Auch die Rhetorik ist ein spannendes Thema, das ich in diesem Blog Artikel ausgeklammert habe. Alles zusammen machen den Auftritt des Projektleiters oder Führungskraft vollständig. Erst wenn alle Punkte bei der die Non-verbale Kommunikation ein wichtiger Teil ist stimmen, ist eine kompetent und souveräne Wirkung möglich. Wenn du das mit den 10 Tugenden des Projektleiters (lese hier meinen Blog Artikel – Die 10 Projektmanagement Tugenden) kombinierst und Selbstsicher auftrittst (lese hier meinen Blog Artikel – Wie werde ich im Beruf & im Privaten selbstbewusster) kann fast nichts schief gehen. Wenn du dann noch ein paar Magic Words (Magic Words in der Kommunikation) einstreust, klappt es auch mit dem Vortrag.

Wenn Du dich im Detail für Körpersprache interessierst, kann ich Dir die Trainer Renè Borbonus und Stefan Verra empfehlen. Als Projektleiter oder Führungskraft bist Du immer im Fokus und daher ist eine solide Ausbildung in diesem Themengebiet eine absolut sinnvolle Investition. 

In diesem Sinne wünsche ich euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Ideenverwirklicher – „Mindset“

Dieser Artikel bildet eine Sammlung an Beiträgen von ideenverwirklicher.net, die das Thema Mindset und Überzeugungen für einen Ideenverwirklicher behandeln.

Das Mindset soll es Dir als Ingenieur, im Projektalltag oder in der Projektverantwortung helfen, deine kostbare Zeit so effizient wie möglich zu nutzen. So ist deine persönliche Work Life Balance zu realisieren und du bist entspannt & erfolgreich. So bleibt dir Zeit, für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

Meine Freunde & Kollegen erzählen mir immer wieder, dass sie nur im „Feuerwehrmodus“ sind und nicht planen. Sie löschen nur den jeweiligen Feuerherd und gehen nicht geplant an die Sache. Wenn du diese Situation kennst, überdenke dein Mindset als Projektmanager. Sind alle Aufgaben / Fragen wirklich plötzlich aufgetaucht, oder waren sie schon lange auf dem Radar? Warum fragen viele Kollegen, liegt es an der Kommunikation oder Informationsverbreitung.

Überzeugungen sind deine Basics als Projektmanager oder Führungskraft

Als Projektmanager und Ingenieur wirst du höchst wahrscheinlich in die Situation kommen, Stress in dir aufkommen lassen. Meist kannst Du nichts dazu, denkst Du. Lese hier Tipps und Routinen, die Dir helfen ein gelungen Stressmanagement zu führen –  Stressmanagement mit NLP Werkzeugen.

Routinen die dich als Führungskraft oder Projektmanager effizienter machen

Eine wichtige Erfahrung, die ich gemacht habe, ist die Anwendung von Routinen und Programmen, die es mir erlauben effizienter zu arbeiten. Das hilft nicht nur im beruflichen Kontext, sondern auch im privaten.

Mein Tag startet mit einer festen Routine, die mir hilft, optimal in den neuen Tag zu starten. Wenn du meine Routine zum Start in den Tag kennenlernen möchtest, lese den Artikel hier – Routinen im Projektalltag.

Aber nicht nur die Routinen können helfen. Ein weiteres wirksames Werkzeug ist dein Fokus. Sei fokussiert wie ein Laserstrahl und bearbeite Aufgaben dadurch sehr effizient und schnell. Lerne wir du deine Aufmerksamkeit fokussieren kannst in diesem Artikel – Wie lernt man fokussiert zu arbeiten?

Wenn du das Gefühl hast, dich vor Aufgaben (ToDo’s) nicht mehr retten zu können, solltest du an deiner Priorisierung arbeiten. Lese hierzu den folgenden spannenden Artikel zum Thema – Mit Priorisierung Ziele erreichen.

Werkzeuge für dein Mindest als Projektmanager oder Führungskraft

Wenn dir das Neurolinguistische Programmieren (NLP) geläufig ist, findest du hier 3 Routinen, die ich als äußerst Wertvoll im täglichen Projekt erachte. Wenn deine Energie sinkt und du dich am Energetischen Tiefpunkt fühlst, versuche (vorab) das Format Circle of Excelence. In dem Artikel Circle of Excellence – der Engeriedrink im Büro, beschreibe ich, wie ich das Format im Büro nutze.

In der Kommunikation mit diversen Stakeholdern können kleine Worte viel bewirken. Daher habe ich mir Magic Words für Projektleiter genauer angeschaut. Lese hierzu Magic Words für Projektleiter.

Als Projektmanager bist du stehts ein Vorbild für dein Team. Achte auf deinen persönlichen State und kontrolliere ihn, wenn er nicht zielführend ist. Lese in dem Artikel Wie ich mich und mein Umfeld beeinflusse – State Management mehr dazu.

Ich hoffe diese Sammlung hilft dir, auch ein Ideenverwirklicher zu werden und deine Projekte mit Leidenschaft zum Erfolg bringst.

Der erfolgreiche Projektleiter

Du beschäftigst dich bestimmt schon einige Zeit bewusst oder unbewusst mit Projektmanagement. Dadurch fühlst du dich doch sicherlich auch erschlagen von der Fülle an Prozessen und Leitlinien. Alle sollten dazu dienen dein Projekt erfolgreich zu machen. Doch was benötigt ein Projektleiter um erfolgreich zu sein? Neben den ganzen „Hard-Facts“ und Prozessen gibt es meiner Meinung nach 10 Gebiete (oder Tugenden) im Projektmanagement, die deine besondere Aufmerksamkeit erfordern. Genau mit diesen 10 Projektmanagement Tugenden im Hinterkopf habe ich in der Vergangenheit Projekte erfolgreich abschließen können. Teilweise sind es Fähigkeiten oder Skills, die ich für den Projekterfolg als zwingend notwendig sehe. Daher werde ich dir diese in den nächsten Zeilen erläutern.

10 Erfolgs-Tugenden

Um so länger du dich mit dem Projektmanagement beschäftigst, desto mehr Gebiete wirst du als wichtig erachten. Mindestens genau so viele Gebiete sind für den erfolgreichen Projektleiter wichtig. Nichts desto Trotz denke ich, dass du diese 10 Gebiete im Hinterkopf behalten solltest. Diese helfen dir auch im Alltag.

Die Fähigkeiten erfolgreicher Projektleiter - Die Tugenden zum Projekterfolg
Die Fähigkeiten erfolgreicher Projektleiter

In folgenden Artikel möchte ich dir diese 10 Projektmanagement Tugenden kurz erläutern. Mein Ziel ist es dir zu helfen, deine Projekte zum Erfolg zu führen. Wenn du diese Fähigkeiten täglich im Projektalltag einsetzt, hast du sehr gute Chancen ein erfolgreicher Projektleiter zu sein.

1. Kommuniziere mit allen Stakeholder

Du musst mit allen Projekt Stakeholder permanent kommunizieren. Das muss von der Projekt-Initiierung, bis zum Projekt-Abschluss erfolgen. Ich weiß, das ist anstrengend, jedoch ist dein Job zu 80% Kommunikation. Vergesse nicht zum Erfolg oder Misserfolg maßgeblich betroffenen Personen beim KickOff Meeting oder in der regelmäßigen Projekt Status Kommunikation.

Bei großen Projekten solltest du einen Kommunikationsplan anhand des Stakeholder Register erstellen und gleich festlegen, wie Du mit den jeweiligen Stakeholdern kommuniziert (z.B. persönlich, telefonisch, per mail, über Meetings…).

Kommunikation der notwendigen Information der Schlüssel zum Erfolg.

2. Manage Risiken

Risiken gehören zum Projekt und wenn du deine Risiken entsprechend berücksichtigst, kannst du die meisten Risiken mittigeren. Hier ist die Zeit der Faktor. Ein sehr früh entdecktes Risiko kann und muss in der Projektplanung berücksichtigt werden. Mit Opportunitäten ist es genau gleich! Definiere ein Team, das aktiv die vom Team entdeckten Risiken einsammelt und verfolgt. Zusammen mit dem Management Team musst du diese dann kategorisieren und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. Du als erfolgreicher Projektleiter hast es in der Hand, Risiken vorausschauend zu managen.

3. Halte ein KickOff Meeting

Du willst, dass dein Projekt erfolgreich wird? Dann halte ein KickOff Meeting mit allen Stakeholdern (siehe Punkt 1.). Die Organisation (Mitarbeiter) soll wissen, dass das Projekt gestartet ist. Zeichne die Vision, den Grund für das Projekt und das gewünschte Endergebnis nieder. Warum wird das Projekt initiiert? Warum ist genau dieses Team ausgewählt? Gib allen die Chance zu sehen, dass sie Teil des Projektes sind. Als Inspiration kannst du KeyNotes von CEOs und Sprechern auf youtube.com oder TED ansehen. Du als erfolgreicher Projektleiter bist für die Motivation deines Teams verantwortlich.

4. Klar definierte Arbeitspakete

Was hilft und ein motiviertes Team, wenn sie nicht wissen, was das Ergebnis sein soll? Beschreibe schriftlich, am besten zusammen mit den Personen, die die Arbeit ausführen werden. Beschreibe das Arbeitspaket und das Ergebnis klar und deutlich. Definiere wann das Arbeitspaket erfüllt ist (Exit Criteria). Deine Aufgabe als erfolgreicher Projektleiter ist zu verstehen und wissen, was dein Team zu tun hat.

5. Planedem Projekt voraus

Als Projektmanager musst du gedanklich immer mehrere Schritte voraus sein. Es ist wie im Schach. Nutze dein Nummer 1 Hilfsmittel, deine Projektpläne und Gantt Charts. Weitere Werkzeuge können dir ebenfalls helfen (Register, Wikis, Status Boards, Kanban Boards und weitere Werkzeuge.) Nutze diese Werkzeuge um ein erfolgreicher Projektleiter zu sein und halte deine Pläne stets aktuell. Du kannst keinen Ozeandampfer steuern, wenn du auf Sicht fährst.

6. Dokumentiere alles

Achte darauf, dass alle Entscheidungen, Absprachen und Probleme gesammelt werden und je nach Projekt allen, oder einem Teil zugänglich gemacht werden. Daher trainiere dein Team, das einzusehen und auch selbstständig ihre Dokumentation abzulegen. Information und Kommunikation sind der Schlüssel. Hier eignen sich Werkzeuge wie interne Wiki’s oder auch eine klar definierte Ordnerstruktur in einem geteilten Verzeichnis. Je nach Projekt/Team Größe gibt es entsprechende Lösungen. Als erfolgreicher Projektleiter teilst du möglichst alle Information.

7. Reflektieredas Projekt

Wenn du in einem größeren Projekt bist, ist eine regelmäßige Reflektion mit dem Management Team absolut empfehlenswert. In kleinen Projekten kannst du das auch für dich selbst. Hierbei solltest du über die vergangene Zeit nachdenken und Dinge die gut gelaufen sind und Dinge die du und Dein Team besser machen können, analysieren. Schreibe dazu „Lessons-Learned“ und ziehe auch Konsequenzen daraus. Spreche im Team offen darüber, was gut und was nicht gut lief. Konzentriere dich nur auf wenige Dinge auf einmal. Das ist einer der Elemente, weshalb aus dir schrittweise ein besserer und erfolgreicherer Projektleiter wird.

8. Änderungen im Arbeitsumfang

Wie schnell wird der Umfang eines Arbeitspakets verändert. Meist kommt noch ein „Feature“ hinzu, oder es muss schneller fertig werden. Dies alles hat Einfluss auf das Budget. Entscheide im Management Team darüber, ob die Änderung aufgenommen wird. (In der Regel gibt es ein Prozess hierzu (Change Control Board)) Notierte die Entscheidung und die Änderungen zentral und passe deine Pläne entsprechend an. Auch hier gibt es viele nützliche Werkzeuge, die dir hier helfen. Als erfolgreicher Projektleiter bist du dir den Auswirkungen von Aufwandsänderungen stets bewußt (Zeit, Funktionen, Budget).

9. Umgang mit Änderungen

Wenn die Änderung vom Change Control Board akzeptiert wird ist es wichtig diese auch dem Team entsprechend zu Kommunizieren. Ebenso bedeute diese Änderung eine Veränderung der Ausgangs Projekt Kalkulation (Project Baseline). Diese muss dokumentiert angepasst werden. Ansonsten werden jegliche Earned Value Analysen (EAV) unnötig negativ. Daher musst du als erfolgreicher Projektleiter du Einflüsse auf die Metriken verstehen und einschätzen können.

10. Richtigdas Projekt abschließen

Eine gemeinsame Rekapitulation des Projektes nach dessen Abschluss (Erfolgreich oder nicht!) ist essentiell und darf nicht fehlen. Das Team hat während des Projektes viel gelernt. Es wäre sehr schade, wenn nicht alle davon profitieren könnten. Daher auch hier wieder, Dokumentiere und Informiere alle darüber. Im besten Fall gibt es Änderungen im Organisationsprozess, um Projekte in Zukunft effizienter zu machen. Als erfolgreicher Projektleiter möchtest du auch am Ende eines Projektes mit deinem Team den Erfolg feiern. Daher gehört ein Team Event zum Projekt Abschluss ebenso dazu.

Conclusio

Natürlich sind die Prozesse die z.B. im PMI® definiert sind die Grundlagen und dürfen nicht fehlen. Jedoch denke ich, dass es wichtig ist gewisse Gebiete mehr zu fokussieren als andere. Mit diesen 10 Projektmanagement Tugenden, oder Skills möchte ich Dich zum Nachdenken anregen. Sie sollen dir helfen ein erfolgreicher Projektleiter zu sein. Berücksichtigt du diese auch? Oder hast du andere Gebiete, die du als wichtig erachtest?

Zu dem Thema habe ich bereits vor einiger Zeit einen Beitrag geschrieben. Es ging hier ebenfalls um wichtige Eigenschaften, welche einen Projektmanager Effektiv machen. Lies gerne hier weiter….

Lass es mich wissen und schreib mir deine Gedanken in die Kommentare. Was ist für einen erfolgreichen Projektleiter deiner Meinung nach wichtig?

In diesem Sinne wünsche ich euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Mit Priorisierung Ziele erreichen

Du denkst über Priorisierung und langfristige Ziele nicht nach. Du handelst einfach – wie ein Feuerwehrmann löschst du die gefährlichsten Feuer und handelst ohne die vorher festgelegten Prioritäten? Bedenke bitte dass du nur begrenzte Energie (Zeit & Konzentation) pro Tag zur Verfügung hast. Deine Energie ist wie der Akku deines Handys – bei du hoher Beanspruchung geht er schneller leer als gewohnt. Daher überlege wofür du deine Energie verwendest und welche Priorität sie haben – bei allen Tätigkeiten.

Priorisiere deine Energie

Der Alltag eines Projekmanager ist sehr dynamisch. Du bekommst von Kollegen oder Stakeholdern ständig neuen Input und Aufgaben (ToDos), die bewertet, abgearbeitet oder verteilt werden müssen. Zusätzlich meldet sich dein Kunde bei dir und möchte gerne noch kurz eine Beschreibung des neuen Features der Software. Zu guter Letzt fragt das Management nach den letzen Budget Zahlen für dein Projekt. Das letzte was kommt hat immer die höchste Priorität oder das am Zeit kritischsten? Kommt dir das oder so ähnlich bekannt vor? Dann herzlich willkommen.

Prioritäten sind der Hebel zum erreichen langfristiger Ziele

Das Problem hier ist schlicht und einfach die Priorität jeder einzelnen Aufgabe. Genau hier ist der Hebel zum ansetzen. Du kannst nur bedingt mehr Energie pro Tag zur Verfügung haben. Klar, du kannst früher ins Büro kommen und später gehen. Evtl. sogar deine Pausen reduzieren, wovon ich strikt abraten würde. Jedoch eine wirklich Veränderung erzielst du nur, wenn du dein Muster der “Aufgabenverwaltung“ überdenkst und gezielte Prioritäten festlegst.

Du musst dir bewußt machen, wie dich jede noch so kleine Aufgabe (natürlich nichts was unter 2 Minuten erledigt werden kann), die du hoffentlich in deine ToDo Liste schreibst, deinen Zielen, ja Ziele sind immer das Thema, näher bringt. Dabei musst du selbst entscheiden, ob dich genau dieses ToDo einem deiner Ziele näher bringt.

Ziele – Warum sind sie so wichtig?

Das Thema Ziele ist bei allen wichtigen Themen rund um Effizienz und Effektivität, so auch wenn wir über Prioritäten sprechen. Du musst dir deiner Ziele bewußt sein. Wie lauten sie kurz-, mittel- und langfristig? Sie sind deine Leuchtfeuer, die dir den Weg zeigen. Ohne diese bist du wie ein Wanderer, der frei nach Laune los geht und sich an jeder Weggabelung spontan frei entscheidet. Er wundert sich nach einiger Zeit, warum er im Kreis gegangen ist. Wenn du Sportler bist und richtig gut werden möchtest, hast du doch auch ein Ziel und den dazugehörigen Plan. Sei dir deshalb immer deiner Ziele privat, für dein Projekt und auch für deine Karriere bewußt. Genau diese Ziele helfen dir, die Aufgaben zu priorisieren. Je stärker du deiner Ziele verschrieben bist, desto einfacher wird es dir fallen, wichtigem von unwichtigem zu unterscheiden.

Warum sollten wir Priorisieren?

Kurz um, Du solltest aufpassen, dass du nicht in die selbst gestellte Falle der einfachen nicht hoch priorisierten ToDos auf deiner Liste tappst. Menschen gehen gerne den geringsten Widerstand und möchten Erfolgserlebnisse. Deshalb pass auf, dass Du nicht unbewusst viele kleine unwichtigen Dinge auf Deine ToDo Liste lässt und die wichtigen (hoch priorisierten) und auch schwierigen im Backlog lässt. Hinterfrage automatisch, ob die Aufgabe, die du gerade in deine ToDo Liste oder Tagesplan einträgst, dich deinem Ziel näher bringt oder nicht.

Die Priorisierung wird dir helfen deinen Tag besser zu meistern und dir das ungute Gefühl der Fremdbstimmtheit abnehmen, welches eines der Gründe für Streß ist. Als Kerngebiet der Arbeitsorganisation ist es der Hebel für einen strukturierten Tag. Du schaffst dadurch Ordnung und sparst Ressourcen (Energie = Zeit). Du kannst dann agieren anstelle von reagieren.

Deine tägliche Energie ist begrenz und muss sinnvoll eingesetzt werden

Mein Energiehaushalt

Du hast wie schon oben erwähnt, nur eine begrenzte Menge an Energie pro Tag. Also ein klassische Ressourcenproblem im Projektmanagement. Die Priorität wird dir helfen, die Energie (Ressource) gezielt einzusetzen, um einen möglichst einen großen Output zu erzeugen. Natürlich ist nicht jede Aufgabe auf deiner ToDo Liste auf deine Ziele zurückzuführen. Hierzu empfehle ich dir die 80:20 Regel anzuwenden. Du solltest 80% deiner Zeit für die wichtigen und „echten“ Ziele verwenden. Die restlichen 20% sollten dann für augenscheinlich nicht Zielrelevanten aber wichtigen Ziele aufgebracht werden. Hier ist das Auto in die Werkstatt zu bringen oder einfach nur den Müll raus zu stellen.

Wie erkenne ich die Priorität?

Laut Wikipedia ist Priorität nach dem Lateinischen Prior = der Vordere definiert. Sie definiert den Rang der Aufgabe auf deiner ToDo Liste. Mit der Annahme, du arbeitest deine Liste von oben nach unten ab. Es kann zusätzlich auch die Dringlichkeit berücksichtigt werden und die Aufgaben weiter nach oben schieben. Das ist gerade im Zeitmanagement und in der Organisation deines Tages wichtig. Wir haben also Aufgaben die Wichtig sind und auch welche die Dringend sind. Der Unterschied ist sehr wichtig, weil gerade die dringenden Aufgaben führen, unorganisiert zu dem Gefühl der Fremdbestimmtheit und somit zum „Stress“ führen.

Sehe dir dazu dieses Prozessbild zum Thema Prioritäten an:

Prozess zur Verarbeitung von Aufgaben (Tasks, ToDo's) und Priorisierung
Priorisierung

Dringend ist nicht wichtig!

Wichtig ist, dass du den Unterschied zwischen Dringend und Wichtig verstehest. Wichtiges muss nicht Dringend sein! Gerade hier neigen viele dazu sich zu verzetteln, weil sie alles als wichtig oder dringend sehen. Versuche hier eine objektive Bewertung zu machen. Eine E-Mail muss meistens nicht sofort beantwortet werden. Eine Steuererklärung ist wichtig, aber selten dringend. Wenn du diese nicht vor dir her schiebst. Mit dem regelmäßigen „Schieben“ von Aufgaben werden Wichtige auf einmal zu Dringenden.

Dein Werkzeugkasten um zu priorisieren

Diese drei Werkzeuge können dir helfen, deine ToDos zu managen und deine Energie gezielt einsetzen zu können.

Minimalismus

Zum einen der aktuell überall anzutreffende Minimalismus. Er hilft dir Aufgaben zu selektieren, die wichtig sind und unwichtige einfach ignorieren lässt. Ganz getreu dem 80:20 Motto.

NEIN!

Wir verfallen durch die Überflutung von Informationen immer öfter an unsere Grenzen. Doch nicht alles ist wirklich wichtig. Auch das zweite Werkzeug, das NEIN sagen hilft dir die Flut der ToDos schon zu Beginn zu reduzieren. Denke dran, NEIN zum einen ist ein JA zum anderen!

Delegation

Hierbei heißt es nicht, dass die abgelehnten oder dem Minimalismus geschuldeten ToDos verloren sind. Du kannst diese delegieren. Delegation ist das dritte wichtige Werkzeug. Nicht jede Aufgabe erfordert Dein Zutun und Know-how. Denke immer darüber nach, ob Deine Person die geeignete ist? Kann es nicht ein Spezialist besser und schneller erledigen? Wenn du nicht delegierst bist du in der „alles ist wichtig“ Falle. Wenn du keine Mitarbeiter hast, überlege dir, ob dir eine virtuelle Assistenz helfen kann. Gerade Aufgaben, die nicht dein Spezialwissen benötigen lassen sich gut auslagern.

Ich werde in meinem Webinar gezielt auf die Werkzeuge und deren Anwendung in Deinem Alltag eingehen.

Deine Prioritäten sollten agil sein

Wir sind heute im stetigen Wandel. Daher kannst Du nicht bei deiner Priorisierung Veränderungen, neue Anforderungen oder andere Umgebungsbedingungen ignorieren und auf deiner Planung verharren. Lass Agilität zu und plane flexibel um. Hierzu bietet es sich an, deine Energie (Zeit) nicht zu 100% zu verplanen, sondern mind. 1/3 offen zu lassen. So kannst du bei Veränderungen und Unvorhersehbaren entspannt reagieren. Alternativ kannst du eine Woche ein Zeitprotokoll führen, welches dir zeigt wieviel ungeplantes pro Tag auftaucht und wieviel Zeit du für die hoch priorisierten Aufgaben verwendest.

Conclusion

Zusammenfassend musst du aufpassen, dass du nicht in die selbst gestellte Falle der einfachen nicht hoch priorisierten ToDos auf deiner Liste tappst. Hinterfrage dich bei Aufgaben immer selbst nach der Priorität und ob diese Aufgabe zielführend ist.

Die Priorisierung wird dir helfen Deinen Tag besser zu meistern und dir das ungute Gefühl der Fremdbstimmtheit abnehmen, welches eines der Gründe für Streß ist. Als Kerngebiet der Arbeitsorganisation ist es der Hebel für einen strukturierten Tag. Du schaffst dadurch Ordnung und sparst Ressourcen (Energie = Zeit). Du kannst dann agieren anstelle von reagieren.

Wenn du noch lesen möchtest, wie Priorisieren, speziell im Projektmanagement hilfreich sein kann, lies hier einen älteren Beitrag von mir.

In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Wie lernt man fokussiert zu arbeiten?

Nahezu alles um uns herum buhlt um unsere Aufmerksamkeit. Wir wundern uns wie die Zeit vergeht und wir keinen Fortschritt erzielt haben. Wir schaffen es einfach nicht in den Flow zu kommen und hochkonzentriert zu arbeiten.

Fokussierung durch Flow

Wäre es wäre nicht toll, wenn wir unseren Fokus mit einfachen Übungen und Techniken schärfen könnten? Wie wäre es gezielt einen Schalter umzulegen und so in den „Deep Work Modus“ zu wechseln. Ab dann hoch konzentriert und fokussiert zu arbeiten? In diesem Modus können wir in der wenigen ungestörten Zeit effizient arbeiten. Es gibt eine Gute Nachricht für uns alle. Du hast die Möglichkeit mit bestimmten Methoden diesen Flow Zustand gezielt zu fördern.

Fokussiert und im Flow zu sein kann man trainieren und hilft bei der täglichen Arbeit
Fokussiert und im Flow zu sein kann man trainieren und hilft bei der täglichen Arbeit

Mit diesen relativ einfachen Mitteln kannst du deinen Fokus und somit auch die Möglichkeit in den hochproduktiven Flow zu kommen, fördern und trainieren. Sehe dir die nächsten Anregungen an und überlege dir, welche zu dir und deinem Alltag passen können.

Konzentration erhöhen

Du kannst bewusst deine eigene Konzentration  erhöhen. Dazu machst du dir bewusst, wie dein Gehirn arbeitet und organisiert ist. Es hilft, wenn du ein Journal (Notizbuch oder Tagesplaner) führst. In dem schreibst du deine Gedankensprünge und Muster nieder. Unser Geist arbeitet immer nach dem gleichen Muster. Das heißt, wenn du einen Geistesblitz hast, oder dir eine wichtige Aufgabe in den Kopf schießt, schreib sie nieder. Gehe dann direkt an deine eigentliche Arbeit zurück. Mit der Zeit wirst du an deinen Notizen auch erkennen, ob du eher der visuelle oder vielleicht auditive Information Verarbeiter bist. Machst du dir kleine Skizzen, oder Stichpunkte? Brauchen wir erst den Überblick oder stürzen wir uns ins Detail? Wenn du dich selbst verstehst, kannst du dir auch Informationen im „richtigen“ Format zur Verfügung stellen. Die Konzentration ist ein effektives aber trainingsintensives Problem Lösungs Werkzeug.

Ablenkungen verbannen

Verbanne alle Ablenkungen – Schalte alle Geräte, die du nicht brauchst aus oder wenn es nicht anders geht auf lautlos. Alle Benachrichtigung sollten deaktiviert sein. Deine Smartwatch/Smartphone/Tablet/Smart TV etc. sollten alle aus sein und dich nicht ablenken können. Wenn du am PC/Laptop arbeitest, schließe alle Programme und Tabs, die nicht mit der Arbeit zu tun haben und deaktiviere auch diverse Benachrichtigungen. Es gibt spezielle Programme die dir hier helfen. Am besten wäre es, wenn du sie aus deinem Sichtfeld bringst. Optimal ist ein organisierter oder leerer Schreibtisch. Ablenkungsfrei zu arbeiten kann ein kleines Spiel sein. Stopp die Zeit und mach ein Spiel daraus immer länger ohne sich abzulenken an einem Thema zu brüten.

Ausreichend guter Schlaf

Schlafe genug– Du solltest deinen optimalen Bedarf an Schlaf kennen und gönne deinem Körper auch diese Zeit. Wenn du es nicht weißt, experimentiere ein wenig mit der Schlafenszeit. Nur ein ausgeschlafener Geist kann fokussiert arbeiten. Kaffee oder ähnliches helfen nur temporär. Achte auf Deinen Biorhythmus. Schlafphasenwecker helfen dir die optimale Zeit zum aufstehen zu finden. Du solltest auch immer den gleichen Schlaf-Rhythmus haben und zwischen Wochenende und Wochentag nur kleine Abweichungen zulassen.

Nährstoffe und Nahrung

Führe Deinem Körper die richte Nahrung zu – Hier musst du auf einen konstanten Blutzuckerspiegel achten. Deine Nahrung sollte möglichst natürlich und frisch sein. Achte hier auf genügend Proteine, gesunde Fette und komplexe Kohlehydrate. Vergesse das Trinken nicht und führe deinem Körper am besten Wasser oder ungesüßten Tee zu. Ebenso solltest du immer ein leichtes Hungergefühl haben. Ein voller Bauch würde viel Energie binden, um die Verdauung in Gang zu setzen. Diese Energie fehlt dir dann und du wirst leicht schläfrig (typische Mittagstief nach dem Essen).

Umgebung

Deine Umgebung – Achte auch eine saubere, aufgeräumte und stille Arbeitsumgebung. Leere Meetingräume, leere Büros, Bibliotheken sind hier eine Alternative zu der von Ablenkung strotzende Schreibtisch. Wenn du im Großraumbüro sitzt, helfen Werkzeuge wie Kopfhörer oder Ohrstöpsel. Das hilft auch gegen Büro-Besucher.

Abwechslung

Achte auf Abwechslung – Wechsle zwischen schwierigen und einfachen Aufgaben ab. So bekommt dein Geist ein wenig Erholung und wird durch den Kontext Wechsel stimuliert. Achte darauf, dass die wirklich schwierigen und viel Konzentration fordernde Aufgaben während deinem körperlichen Hochdurchgeführt werden. Zum Beispiel gleich morgens (eat the frog), wenn Du ein Morgen-Typ bist. 

Planung

Tages-Planung – Plane deinen Tag und stell dir immer morgens oder den Abend zuvor die Frage was deine wichtigste Aufgabe ist. Wo möchtest du deinen vollen Fokus haben. Markiere diese Aufgabe als Priorität und nehme hier nur eine oder zwei Aufgaben dieser Kategorie pro Tag vor. Plane für diese und auch für deine restlichen Aufgaben realistische Durchführungs-Zeiten, sowie Puffer-Zeiten für unvorhersehbares. Vergesse deine eigenen Pausen-Zeiten nicht in deinem Tagesplan vorzusehen.

Kleine Arbeitspakete

Stückle große Aufgaben – Zerlege große Aufgaben in kleine Teilaufgaben, die du an einem Tag oder Zeitfenster erledigen kannst. So kommen einen große unschaffbare Aufgaben viel erreichbarer vor. Das ist das Geheimnis der Stetigkeit und der kleinen Schritte.

Belohnungen

Belohnungen – Gönne dir bewusste Belohnungen die Du vorab definierst. Diese Belohnungen sollten dich motivieren an den schwierigen und großen Aufgaben zu bleiben. Löse diese Belohnungen auch ein. Versteh mich nicht falsch, die Belohnungen sind für das Erreichen von Aufgaben, an denen du mehrere Tage / Wochen arbeitest.

Verbanne Multitasking

Multitasking – Es ist ein Mythos, das Multitasking funktioniert und effektiv ist. Selbst Computer arbeiten einen Task nach dem anderen ab. Bleibe an einer Aufgabe pro Zeitslot.

Visualisierung

Visualisiere deinen Fortschritt – Eine To Do Liste, die abgehakt werden kann oder ein Fortschrittsdiagramm, welches immer weiter geführt wird motiviert. Stelle Dir vor, wie Du am Ende des Arbeitstages, diese Liste abhaken kannst. Auch ein Kanban Board, an dem du eine Aufgabe von „In Progress“ nach „DONE“ schieben kannst erleichtert und fühlst sich gut an. Visualisiere dein Tageswerk. 

Meditation

Meditiere – Nutze die Kraft der Motivation und versuche Mediation in deine tägliche Routine zu integrieren. Meditation schult deinen Geist, was deinem Fokus zu Gute kommt. Durch die Motivation lerne ich jeden morgen, meinen Fokus beim Atem zu halten. Ich ignoriere bewußt alle möglichen Arten von Ablenkungen die dabei entstehen. Es sind wirklich viele (-:.

Conclusion

Mit dem fokussiert sein ist es wie im Sport mit einem Muskel, der Fokus heißt. Du musst viel üben um Fortschritte zu erzielen. Du brauchst eine gewisse Frustrationstoleranz, dran bleiben und trainieren. Dann werden sich schon bald kleine Erfolge einstellen. Es ist jedoch ein harter Weg bis du fokussiert zu Arbeiten, zu deiner neuen Gewohnheit gemacht hast. Wenn du es geschafft hast, kann dir der Fokus helfen absolut produktiv zu sein und das beste aus der Zeit zu holen.

Hast Du noch andere Tipps oder möchtest Du was ergänzen? Dann freu ich mich über Dein Kommentar.

Wie motiviere ich mein Team?

Stell dir vor, dein Team ist motiviert, die die Fußballmannschaft vor dem Finale der Champions League. Dein Team arbeitet hoch motiviert und begreift das Ziel als Ganzes? Wäre es nicht toll, wenn du das Team in anstrengend und Kraftraubenden Phasen hinter „ihrem“ Projekt stehen hast. Sie gemeinsam an dem Ziel arbeiten – getreu dem Motto „Houston – wir haben ein Problem? Wenn das Team hoch motiviert immer das Beste aus sich selbst herausholen möchte? Wenn das Team sich so selbst immer weiter in Schwung bringt?

Du kennst es bestimmt, wenn neue Kollegen „unfreiwillig“ in Projekte geworfen werden und mit wenig Freude und Energie an die Aufgaben herangehen. Zum großen Übel müssen sie jetzt noch im „Team“ arbeiten. Du hast als Führungskraft oder Projektleiter die Aufgabe aus den Mitarbeitern ein Gemeinschaft zu formen. Das Ergebnis muss ich dir nicht nennen, wir kennen es aus dem Alltag. Die Auswirkungen kennst du auch, denn Aufgaben dauern sehr lange und kleine Probleme spitzen in einer Eskalationsspirale zu. Du nimmst kaum gegenseitige Hilfe und Anspornen wahr. Jeder versucht den „Tag“ vorüber zu bekommen. Natürlich muss es nicht immer gleich so im Extremen sein und ich male hier überspitzt. Was denkst Du woran es liegt? Richtig – an der Motivation des Teams.

Was ist Motivation?

Wenn man sich mit Mitarbeiter Führung auseinander setzt, stolpert man sicherlich früher oder später über Motivation und die Begriffe der Intrinsischen und Extrinsischen Motivation. Nach der Zwei Faktoren Theorie von Herzberg, sind Intrinsisch und Extrinsisch wie folget mit den Faktoren definiert:

  • Intrinsisch : Diese Motivation ist direkt mit der Arbeit verbunden.
    Sie löst Zufriedenheit aus wenn erfüllt. (Faktoren: Erfolg, Anerkennung, Arbeitsinhalt, Verantwortung, Entwicklung)
  • Extrinsisch : Sie wird auch Hygiene Faktoren genannt, da sie nur mittelbar mit der Arbeit verbunden sind. Sie lösen Unzufriedenheit aus. (Faktoren: Unternehmenspolitik, Verhältnis zu Vorgesetzten, Arbeitsbedingungen, Bezahlung, Kollegen)

Womit motiviere ich?

Mit dieser Perspektive kannst du einfacher auf die einzelnen Puzzlestücke blicken, die die Motivation fördern können. Du solltest es als Anregung sehen und hier Punkte übernehmen oder anpassen, die du als sinnvoll erachtest. Damit kannst du dir die Frage, wie du dein Team motivierst sicher ein gutes Stück beantworten.

Anerkennung

Anerkennung geben – Du musst dir angewöhnen Team-Spieler öffentlich zu loben. Die vollbrachte Leistung musst du ebenso auch zur Kenntnis nehmen. Getreu dem Motto „Lass gutes Tun und spricht darüber.“ Auch der umgekehrte Fall ist wichtig, Sanktionen bei keiner Leistung.

Gemeinschaft

Gemeinschaftliche Aktivitäten fördern – Achte darauf das du sportliche oder unterhaltende Aktivitäten wie z.B. Bowling, Kino, Essen, Wandern, Escape Room förderst. Du kannst es initiieren und hoffen, dass es langsam ein Selbstläufer wird. Aber Vorsicht – es darf sich nicht wie Pflicht oder Arbeit anfühlen.

Fortbildungen

Fortbildungen – Wenn sich einige Team-Spieler weiter entwickeln wollen und es nicht genau in den Trainingsplan passt sollte hier nachgegeben werden. Du musst aufpassen, dass du keine Weiterbildungszwang und auf keinen Fall Weiterbildungen mit der Gießkanne verteilst. Wenn dein Mitarbeiter eine nicht 100% passende Weiterbildung machen möchte versuche dennoch eine Genehmigung zu erwirken.

Essen gehen

Essen gehen – Hier muss du darauf achten, dass ein Gemeinschaft Gefühl gefördert wird. Alle warten bis gemeinsam zum Essen gegangen werden kann. Aber auch Zelebrieren von Teilerfolgen, Zwischenzielen steigert die Motivation. Achte darauf, dass Du es nicht wie Arbeit anfühlen lässt! Es müssen keine Arbeitsthemen beim Essen oder Feiern besprochen werden.

Verantwortung

Verantwortung abgeben – Du musst darauf achten, spannende Aufgaben die eigenes Denken fördern und fordern abzugeben. Gebe deinen Mitarbeitern Spielraum zur Erfüllung der Aufgabe, gleichzeitig forderte auch Ergebnisse ein.

Titelbezeichnungen

Titel / Positionen –  Du hast bestimmt schon gemerkt, dass viele Firmen hier auftrumpfen. Es werden immer wohlklingendere Titel geschaffen. Je nach Team-Spieler schöpft das Team hier Motivation, wenn ein Manager-, Senior- oder Lead- vor dem Titel stehen kann.

Sicherheit

Sicherheit als Vorgesetzter ausstrahlen – Du solltest als Leiter oder Führungskraft ein gutes und motivierendes Klima erzeugen, dafür sind klare und verlässliche Anweisungen und Ziele notwendig. Der Vorgesetzter ist hier in der Pflicht und muss ein Klima der Verlässlichkeit ausstrahlen. Lass dein Team genau wissen, was gefordert wird und was nicht.

Wünsche

Für Wünsch des Teams offen sein –  Hab ein offenes Ohr für dein Team. Kleine Wünsche sollten schnell und unkompliziert erfüllt werden. Wie z.B. PC Ausstattung, Raum, Pflanzen, ….

Ziele

Transparente Ziele – Ziele müssen klar definiert sein und auch hinterfragt werden dürfen. Was ist die Vision, das große Ganze? Das muss für jedem aus dem Team klar sein. Du musst sicher stellen, dass jeder im Team das Warum hinter dem Ziel versteht. 

Routinen

Routinen – Fördere gemeinsame Routinen, wie ein gemeinsames Frühstück am Freitag, oder ein Feierabend „Bier“ und dabei die Woche ausklingen lassen und reflektieren. Das kann ruhig in der Arbeitszeit geschehen. 

Konflikte

Konflikte im Team – Es ist völlig normal, dass es zu Konflikten kommt, wennn Menschen zusammen arbeiten. Es ist auch ein guter Indikator für Stress und ein gutes Ventil. Achte auch Anzeichen und spreche Konflikte offen an. Kommuniziere das auch dem Team. Kläre erst im privaten, dann im Team. Aber ignoriere Konflikte nicht.

Conclusion

Es ist ein Meisterstück ein Team motiviert zu halten und viele Faktoren sind notwendig um dies zu erreichen. Wenn du es geschafft hast, kannst du hoffen, dass es ein Selbstläufer wird. Achte darauf dass Faktoren wie ein neues Teammitglied, veränderte Rahmenbedingungen sich auf die Motivation auswirken. Je nach dem musst du dann wieder verstärkt eingreifen. Dennoch lohnt es sich auf jeden Fall die Motivation des Teams ständig zu entwickeln und zu fördern. Ich hoffe ein paar der Punkte helfen dir dabei, um dein Team in einer motivierten Atmosphäre arbeiten zu lassen.

In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führen kannst.

Wie uns schneller lesen im Projektalltag helfen kann

Wer kennt es nicht, die volle E-Mail Inbox am Morgen, wenn Du in einem globalen Team arbeitest, oder du aus dem Urlaub zurück bist. Oder auch die Stapel an Berichten, Präsentationen und Artikeln, die Du lesen möchtest (oder musst).

Für uns Projektmanger ist die Zeit die wichtigste und wertvollste Ressource. Daher sollen wir am laufenden Band priorisieren. Dies gilt speziell für den eigenen Fokus. Aus diesem Grund muss aus der Flut an Informationen das wichtigste aufgenommen und vom unwichtigen getrennt werden.

Wie kann so etwas gelingen? Eine Möglichkeit wäre es, in kurzer Zeit einen Überblick, oder gar den gesamten Inhalt eines Texts, Mails, Präsentation oder Artikel aufzunehmen. Wie ist es möglich, dass einige Mitmenschen Texte viel schneller aufnehmen und verstehen als andere? Oder lesen sie die Texte heimlich schon vorab?

Eine Möglichkeit wäre, den Arbeitstag entsprechen zu verlängern und die Texte früh morgens, oder spät abends zu lesen und dadurch Bescheid zu wissen. Oder als begnadeten Leseratten, die Lesefertigkeiten in der Freizeit schulen?

Da ich selbst nicht länger in der Arbeit bleiben möchte und meine Freizeit nicht ausschließlich dem Lesen widmen möchte, bleibt nur noch eine Möglichkeit übrig. Mit System „schnell zu lesen“.

Das Thema schnell lesen ist nicht unbekannt

Am Markt tummeln sich diverse Ratgeber und Apps zum Thema „schnell lesen“. Bald merkt man, dass der Lesegeschwindigkeit der Mitmenschen bei ca. 250 Wörter pro Minute liegt und hier enormes Potential schlummert.

Ich habe mir daher das Buch von Wolfgang Schmitz – Schneller lesen – besser verstehen zugelegt.

Parallel habe ich noch mithilfe der App Schneller Lesen – mehr behalten geübt. Das macht richtig Spass, da die App meinen Spieltrieb angesprochen hat.

Ich kann beide Hilfsmittel empfehlen. Das Buch hilft, das Prinzip und die Techniken zu erlernen und die App dient der Übung und Kontrolle.

Meine Take-Aways aus dem Buch – Schneller Lesen

Meine Kernpunkte aus dem Buch sind folgende, um an einen Text zu gehen:

  1. Analysiere die Struktur – bei Büchern das Inhaltsverzeichnis, bei Mails die Formatierung. Dabei erhältst du einen Rahmen.
  2. Entwickle eine MindMap auf Basis der Struktur, wenn es um lange Texte handelt und es um viel Informationen geht.
  3. Überfliege (2-5sec) jede Seite vor dem eigentlichen Lesen und achte auf Ankerwörter.
  4. Berücksichtige das jeweilige Thema anhand der Überschrift für den kommenden Text.
  5. Lese immer in Gruppen und springe, getaktet 2-3 mal pro Zeile, mit Deinem Blick. Laufe nicht über jeden Buchstaben und setze auf keinen Fall das Wort laut im Kopf zusammen, wie Du es in der Schule gelernt hast.
  6. Bei Artikel sind meist nur Fazit oder Einleitung spannend, diese solltest du aufmerksamer lesen. Den Mittelteil kannst du ggf. scannen (Nur auf Haupt- oder Signalwörter achten, abhängig von dem Thema des Textes) oder skimmen (noch schneller überfliegen und nur kurze Blickpausen machen). Es geht darum, dass unser Gehirn schneller verarbeiten kann, als wir denken.
  7. Das Mindset „alles ist wichtig“ überdenken.
  8. Fokussiert lesen, keine Ablenkungen wie TV oder Gespräche nebenher.
  9. Es ist und bleibt auch eine Übung. Ich habe mir dies mehrere Wochen in meine Morgen-Routine eingebaut.

Haben mir die Tipps was gebracht?

Ich selbst beherzige die Punkte und habe lange Zeit geübt und komme auf durchschnittlich 483 Wörter pro Minute mit einem hohen Leseverständnis, was ganz ordentlich ist. Bei langen Texten, mit einer eher niedrigeren Informationsdichte schaffe ich bis zu 800 Wörter pro Minute.

Conclusion

Es gilt auch beim schnell lesen, man muss flexibel das richtige Werkzeug wählen. Eine Hilfe ist es allemal, schon alleine, wenn man zu Zweit eine Seite liest und schneller fertig ist als sein Partner.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Anti Stress Management

Wer im Projektmanagement kennt diese Situation nicht? Das E-Mail-Postfach quillt über und neue E-Mails kommen im Minutentakt hinzu. Der Firmeninterne Messaging Dienst zeigt an, dass mehrere Kollegen Fragen stellen oder um Antwort bitten. Da das noch genug ist, klingelt das Telefon mit der Nummer des Kunden. Während man notgedrungen den Kunden am Telefon bedient, es kann ja wirklich wichtig sein, nimmt man schon einen Kollegen im Augenwinkel wahr, der gerade angelaufen kommt.

Dein Alltag als Projektleiter?

Solche oder ähnliche Situationen erzeugt für die meisten von uns Stress. Dieser Stress entlädt sich im ungünstigsten Fall meinst wie ein Unwetter, mit einer übertriebenen Reaktion dem Team gegenüber.

Natürlich ist Stress selbst gemacht und nur die eigene Wahrnehmung und Reaktion auf Umwelteinflüsse. Das klingt absolut logisch, doch ist in der oben genannten Situation nicht präsent.

Was wäre wenn?

Was wäre der gewünschte Zustand, so dass der gefühlte Stress nicht aufkommt? Als Projektleiter möchte ich gerne fokussiert an wichtigen und dringenden Themen (siehe Eisenhower Matrix) arbeiten. Gerne auch im Flow. Störungen möchte ich als Projektleiter kontrollieren und kanalisieren. Ich möchte das Gefühl der Kontrolle nicht verlieren. Wäre es nicht viel professioneller, wenn man selbst dadurch nicht ein erhöhtes Stresslevel erreicht? Und die Dinge, die unvorhersehbar sind, haben in der Tagesplanung genug Raum, um nicht zu Stress zu führen.

Du als Projektleiter!

Wie kann Ich, als Projektleiter in den gewünschten Zustand kommen? Die schlechte Nachricht zuerst. Den ersten Impuls des Stresses kann nicht kontrolliert werden, aber die entsprechende Route, die auf den Impuls antwortet. Es gibt eine Reihe von Werkzeugen, um mit den alltäglichen Störungen umgehen zu können. Hier kann man sich Zeiten im Kalender blockieren, die zum fokussierten arbeiten dienen. Oft bieten sich hier die frühen Morgen oder die Abendstunden an. Hier sollten die Mail Programme geschlossen sein, der Internet Messenger auf stumm geschalten, das Telefon und Handy ebenfalls aus geschalten sein. Es empfiehlt sich die Türe auch geschlossen zu halten. Für manchen hartnäckigen Kollegen hilft ein zusätzliches „nicht stören“ Schild. Das hilft übrigens auch im Großraumbüro, wenn es am Schreibtisch steht. Ebenso sollten die Kollegen vorab Bescheid wissen, dass jeden Tag um diese Uhrzeit die eigene Fokuszeit ist. Auch Kopfhörer mit Musik oder aktivierenden Hintergrundgeräusche hilft hier (z.B. www.noisly.com).

Systematische Delegation

Folgende Werkzeuge helfen, dass nicht zu viel auf den eigenen Schreibtisch ladet. Frühe Delegation von Aufgaben mit deren Kategorisierung nach der Eisenhower Matrix zum Beispiel. Wobei man hier zu delegierende Aufgaben gleich selektiert. Ein automatisierter Workflow ist ungemein wichtig, um nicht immer Standard Mails (z.B. für die Delegation von Aufgaben; Statusabfrage) schreiben zu müssen. Oder immer wieder die gleichen Worte/Mails zur delegierten Aufgaben zu schreiben. Hier bietet z.B. Google das Plug in der Gespeicherten Antworten.

Deine Zeit als Projektleiter ist kostbar!

Generell muss man sich als Projektleiter regelmäßig klar werden, womit man die Zeit verbringt. Ich empfehle hier regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Dies gibt einen guten Einblick, wo Handlungsbedarf ist. Eine gute Quelle vieler Werkzeuge zum Selbstmanagement ist https://selbstmanagement.rocks. Wichtig ist auch zu sehen, ob das Team sich ihrer Rolle und Verantwortungen klar ist und diese auch lebt. Gibt es Verantwortlichkeiten und sind diese klar kommuniziert? Ansonsten dient der Projektleiter immer als „Default“ Bearbeiter.

Mein Mindset als Projektleiter

Die oben beschriebenen Werkzeuge helfen ungemein, jedoch der meiner Meinung größter Hebel ist das persönliche Mindset. Als Projektleiter sind 80% meiner Zeit Kommunikation. Das inkludiert Meetings, Mails, Telefon, Kollegen, Kaffeeecken-Gespräche und Messager Dienste. Das muss ich akzeptieren und ist auch in Ordnung. Nicht alles ist im Moment dringend und es ist nur meine persönliche Wahrnehmung, die mich dies interpretieren lässt. Auch ein für einen Kunden ist nicht alles immer dringend. E-Mails können auch im Laufe des Tages beantwortet werden. Dem Kollegen vom eingehenden Beispiel kann man auf einen späteren Zeitpunkt verweisen. Wenn hier das Mindset überdacht wird, geht man schon den richtigen Weg.

Meine Verhaltensmuster

Viel wichtiger ist mein Muster, welches meine Stress-Reaktion beschreibt. Wie ist meine Unterscheidung von dringend und wichtig oder von unwichtig und nicht dringend? Was genau stresst mich? Was passiert kurz vor dem Stress-Impuls? Genau hier muss die Lupe angesetzt werden und hinein gezoomt werden. Im NLP gib es die Methode zur Beschreibung von Muster und Muster-Schleifen. Was sind meine Trigger Punkte und warum genau funktioniert er? Das muss man sich glasklar machen. Wenn dies getan ist, kann ein neues Muster erschaffen werden. Ich frage mich, wie ich auf die Trigger reagieren möchte? Gelassen, ruhig oder gar entspannt? Die Reaktion muss am besten niedergeschrieben werden und zwar im Detail. Dann muss diese Reaktion auf den Trigger visualisiert werden.

Nutze die Visualisierung

Jetzt musst du das neue Muster einschleifen. Es ist es extrem wichtig, wenn du mehrfach am Tag dir deine worst case Stresssituation vorstellst. Dann reagierst du so souverän wie du es dir ausgemalt hast (Visualisierung). Die Reaktion auf den Trigger muss so gefestigt sein, dass sie automatisch abläuft. Um so detaillierter und ausschweifender die Stresssituation visualisiert wird, desto besser. Mach dies bei einer alltäglichen Tätigkeit. Gewöhne dir an bei jedem Gang zur Kaffeemaschine dir die Situation zu visualisieren und entsprechend souverän zu reagieren ;-).

Übung macht den Meister!

Nach einigen Wochen sollte die gewünschte Stressreaktion automatisch ablaufen. Gleichzeitig empfehle ich die genannten Werkzeuge und Tipps auch mit umzusetzen.

Wenn Ihr noch weitere Tipps oder Details benötigt, lasst es mich wissen.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Buchvorstellung: „Thinking in new Boxes“

Ich möchte heute gerne ein Buch vorstellen, welches fünf essentielle Stufen zur Zündung der nächsten großen Idee bringt. Mir persönlich hat es sehr gut gefallen, da es verständlich geschrieben und mit vielen Beispielen bespickt ist.

Es heißt „A new Paradigm for Business Creativity – Thinking in new Boxes“ von Luc de Barbandere und Alan Iny.

Thinking in new Boxes – Shop

Zunächst beschreiben die Autoren wie soggenante Boxen, im NLP würde man hierzu Filter sagen, die eigene Realität beschreiben. Demnach gibt es kein „Outside the box“ denken, man ist immer in einer selbst kreierten Box.

Du denkst immer in Deiner eigenen Box.

Die fünf essentiellen Stufen, die uns die Autoren aufzeigen möchten sind die folgenden:

  1. Doubt Everything – Überdenke deine aktuelle Perspektive und bewerte neu. Das alte denken sollte zurück gelassen werden, um Platz für neue Ansätze zu haben.
  2. Probe the Possible – Teste das Mögliche. Überprüfe die neue Box und bestimme die Selbstwahrnehmung hierzu. Das wichtige hier ist ein sehr klares Verständnis für das zu lösende Problem zu entwickeln. Am Ende sollte eine Problembeschreibung, oder ein zu lösender Missstand stehen.
  3. Diverge – Differenzieren. Jetzt geht es darum aus einer großen Menge an Ideen die richtigen zu fischen. Es sollte Spaß machen viele neue Modelle, Hypothesen, Konzepte und Wege Dinge anders zu machen zu entwickeln. Aus diesem Pool an Ideen werden die richtig Guten genommen. Dieser Schritt ist meines Erachtens der lustigste, aber auch schwierigste.
  4. Converge – Sich annähern. Jetzt muss von dem freien Gedanken auf den expliziten Problemlösungsfilter gewechselt werden. Präzise und analytisch muss das Extrakt aus Schritt 3 geprüft werden. Das Ergebnis ist die Lösung des Problems.
  5. Reevaluate Relentlessly – Unerbittliches Überdenken. Auch wenn eine tolle Lösung gefunden worden ist, muss diese immer wieder neu betrachtet werden. In einer sich sehr schnell verändernden Umwelt, können gute Ideen sehr schnell überholt sein. Daher muss ständig die aktuelle Umwelt in Bezug auf den Lösungsansatz überprüft werden.

Zusammenfassen gibt das Buch einen sehr guten Überblick und regt zum kreativen denken und verlassen alter Boxen an. Geniale Ideen und Projekte können so entstehen.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Wie werden Stakeholder effektiv gemanagt?

Wir alle müssen Tag ein Tag aus verschieden Interessengruppen managen, die unsere Projekte beeinflussen. Es ist nicht selten eines der wichtigsten Aufgaben, die den Erfolg des Projektes beeinflusst.

Nach dem PMP(R) Standard ist das Stakeholder-Management einer der 10 Wissensgebiete, die für einen PM essentiell sind. Daher möchte ich heute das Thema unter einem etwas anderen Gesichtspunkt, nämlich aus der Perspektive des NLP betrachten.

Wozu Stakeholder?

Was genau verstehen wir unter dem Stakeholder-Management? Als Stakeholder bezeichnet man in der Regel alle Personen und Organisationen, die das Projekt beeinflussen oder dadurch beeinflusst werden können. Dies kann in der Firma, also intern, sowie extern sein. Es empfiehlt sich ein Stakeholder Register zu erstellen, um diese dort zu sammeln. Ebenso sollten diese auch kategorisiert sein. Es kann eine einfache Excel Tabelle sein, oder eine Datenbank. Achte bei der Kategorisierung der Stakeholder im Bezug auf das Projekt, oder Produkt, welches als Ergebnis entsteht, auf diese Gruppen von „Beeinflusser“:

  • Unbewusst – es gibt keine Berührungspunkte mit dem Projekt
  • Beständig – es herrscht Ablehnung und Widerstand zu dem Projekt
  • Neutral – keine Stellung zu dem Projekt
  • Unterstützend – unterstützt das Projekt
  • Führend – leitet zum Projekterfolg

Das Stakeholder Register sollte auch die jeweilige Phase, für die die jeweilige Einstufung des Stakeholders zutrifft, beinhalten. Also wenn Du das Projekt initiiert hast Du andere Stakeholder und Typen also in der Durchführung, oder während des Abschlusses. Es ist oft der Fall, dass sich Stakeholder von unbewusst beeinflusst in unterstützend oder beständig, während der Projektlaufzeit verändern.  Ebenso sollte im Register vermerkt werden, wohin man den jeweiligen Stakeholder, durch aktives Stakeholder-Management bewegen möchte. Das ist also der Plan, wie ich einen Stakeholder zu einem führenden Stakeholder mache.

Weitere Details zum Erstellen eines solchen Stakeholder Register findet Ihr in fast allen Projekt Management Büchern (z.B. PMP(R) PMBOK).

Wie hilft uns hier NLP weiter?

Wir haben in der NLP Werkzeugkiste viele Werkzeuge, die uns hier helfen können. Zwei davon sind meiner Meinung nach besonders passend.

  • Das Format der Aufstellung
  • Rapport

Das Format der Aufstellung ist essentiell, zum Identifizieren von möglichen Stakeholder. Hier werden Schlüsselpersonen (Stakeholder), die das Projekt beeinflussen, durch Gegenstände, oder auf Papier dargestellt. Der Projektleiter stellt das Projekt in das Zentrum. Jetzt geht er jeden Eintrag in seinem Register durch und überlegt für jeden die repräsentierende Position im Projekt. Dadurch sieht er wie die jeweilige Person zu dem Projekt steht. Entweder direkt vor dem Projekt, hinter dem Projekt, oder an den Seiten. Bitte achte auch auf die „Blickrichtung“ des Stakeholders. Blickt er auf das Projekt, oder wendet er sich ab?

Wenn dies mit allen Einträgen im Register gemacht ist, wird man mit Sicherheit Gruppen erkennen, oder einzelne Personen, die abgeschieden stehen. Diese Übung sollte durch einen Coach geführt werden. Nach Abschluss dieser Übung haben wir eine Aufstellung aus der Perspektive des Projektleiters. Es empfiehlt sich diese Aufstellung auch mit Mitgliedern des Projektes durchzuführen, um verschiedene Seiten zu betrachten. Jetzt muss das Aufgestellte Bild mit der räumlichen Anordnung auf die Kategorien übertragen werden. Ein Stakeholder, der „hinter“ dem Projekt steht, kann als Supporter oder Unterstützer betrachtet werden. Ein Stakeholder direkt vor dem Projekt, kann als Widerstand, also als Beständig betrachtet werden. Wenn ein Stakeholder vom Projekt abgewandt steht, kann dieser auch als Unbewusst betrachtet werden. Im Grunde genommen muss hier auf das „Warum“ der Stakeholder auf dieser Position steht geachtet werden. Dies wiederspiegelt die Wahrnehmmung und Kategorisierung wieder.

Die Ergebnisse kann man dann zusammenführen und hat eine Projekt Perspektive auf die Stakeholder. Auch mit den Sponsoren, wenn möglich. Natürlich kann dieses Format auch geschickt in eine Unterhaltung eingebaut werden.

Rapport ist immer ein Schlüssel für guter und Zielgerichtete Kommunikation

Um das Bild der Stakeholder für das Projekt komplett zu machen, ist Rapport wichtig. Hier geht es im speziellen darum mit dem Team, den Senior Management, PM Kollegen und auch Interessensgruppen ins Gespräch zu gehen und dort eine Respektvolle und offene Kommunikation zu ermöglichen. In diesen Gesprächen werden sich weitere Stakeholder abzeichnen. Hier empfiehlt es sich Fragebögen an Kollegen oder Kunden vorab zu senden, um eine grobe Richtung zu erhalten. Es darf nicht vergessen werden, dass auch im Team Stakeholder zu finden sind.

Viel Erfolg mit den testen. Wenn ihr Fragen habt schreibt mir eine kurze Mail.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Was benötigt ein effektiver Projektmanager in der Industrie?

Seit langer Zeit beschäftigt mich die Frage, was macht einen effektiven Projektmanager aus? Welche Eigenschaften und besonders welche Fähigkeiten benötigt dieser? Diese Fragestellung diskutiere ich parallel mit meinem Mentor seit einiger Zeit. Daher habe ich mir schon einige Gedanken hierzu gemacht. Im Grunde kann ich sagen, dass ein effektiver Projektmanager die Prinzipien der Kommunikation und Teamdynamik kennen sollte.

Hinzu sind weitere Fähigkeiten und Fertigkeiten von Nöten, die ich in diesem Artikel gerne ansprechen möchte.

  1. Anforderungen – Ziele und Erwartungen müssen vorgeben sein. Diese sollten auch für alle verfügbar und nachlesbar sein. Ich halte es so, dass ich gerne die Ziele (MiRs – Most Important Requirements) der Kunden und auch der Firma in einem Wiki-ähnlichen System festhalte. So kann jeder aus dem Team die Ziele jederzeit nachlesen.
  2. Kommunikation – knackige und klare Kommunikation, wenn es darauf ankommt. Gerade in Besprechungen und Diskussionen, ist es wichtig schnell auf den sprichwörtlichen Punkt zu kommen.  Du kennst bestimmt viele Besprechungen, die als „Plattformen“ für Selbstdarstellungen von einzelnen verwendet wird. Ebenso muss die Kommunikation offen sein. Du musst darauf achten alle (nicht vertraulichen) Informationen dem Team zur Verfügung zu stellen. Zurückhalten von Informationen bewirkt genau das Gegenteil.
  3. Besprechungen – diese sind ein wichtiges Instrument im Arbeitsalltag. Daher musst du sie effektiv gestalten und halten. Der Moderator (nicht immer der Projektmanager), welcher in der Regel zum Meeting einberuft, muss dafür sorgen, dass alle Teilnehmer vorab (mind. 1 Tag) alle notwenigen Informationen und eine kurze Agenda oder Beschreibung der Besprechung bekommen. Ebenso musst du die Auswahl der Teilnehmer auf die notwendigsten beschränken. Sonst findest du dich sehr schnell in einer allgemeinen „Plauderrunde“ wieder. Während des Meetings musst du darauf achten, dass jemand im Team die MoMs (Minutes of Meetings), also das Protokoll mit den Aktionen (Actions) und Entscheidungen aufschreibt. Ich werde zum Thema Meetings einen eigenen Artikel schreiben, da hier viel zu beachten ist.
  4. Übersicht – ein effektiver Projektmanager muss nicht jedes kleinste technische Detail kennen, jedoch den Gesamtüberblick über die Funktionen muss er kennen, da er als Hauptansprechpartner dem Kunden gegenübersteht. Daher muss ein effektiver Projektmanager immer wissen, was läuft gerade im Projekt (Entwicklung, Funktionsgruppe), was sind gerade die Schwierigkeiten, wo stehen wir vom Zeitplan und vom Kostenrahmen. (Vergl. mit dem Dreieck Funktion – Kosten – Zeit). Hierzu muss er das Controlling (z.B. Earned Value Analyse) verstehen. Nur so weiß er wieviel Arbeit, in welcher Zeit und mit wieviel Budget noch zu tun ist.
  5. Verantwortlichkeit und Entschlusskraft leben – er muss zu seinen Aussagen stehen. Sei es bezüglich Terminen oder Funktionen. Ein effektiver Projektmanager hat die Übersicht und kann daher Verantwortung zu den Aussagen übernehmen. Ebenso kann er dadurch auch Entschlüsse treffen. Diese muss er nicht alleine entscheiden, dazu muss das Team einbezogen werden.
  6. Teamplayer – Ein effektiver Projektmanager ist ein Teamplayer. Er ist der Quarterback und er kann nicht ohne sein Team. Wichtige Entscheidungen musst du im Team treffen werden, um auch den Rückhalt im Team zu haben. Alleingänge zahlen sich hier nicht aus, auch wenn sie „einfacher“ in der Entscheidungsfindung sind.
  7. Motivator – Er kann seine Mitarbeiter gezielt motivieren und setzt sie entsprechend ihrer Fähigkeiten und Vorlieben im Projekt ein. Du solltest auch ein schwer zu motivierendes Team Mitglied gezielt ansprechen. Finde heraus was die unüberwindbaren Barirreren sind und schrecke auch zum Wohle des Teams von drastischen Mitteln nicht zurück.
  8. Leidenschaft – Er muss die Projekte lieben. Ein effektiver Projektmanager muss sich mit dem Produkt, welches in diesem Projekt entsteht identifizieren und darauf stolz sein. Dem effektiven Projektmanager muss persönlich am Erfolg was liegen. Diese Einstellung machen Rückschläge sehr schmerzhaft, doch dafür auch sehr lehrreich.

Zu dem Thema habe ich einen weiteren Artikel geschrieben, der nicht minder interessant ist. Lies gerne die-10-projektmanagement-tugenden.

Habt Ihr noch Punkte die Fehlen, oder die Ihr so nicht sieht? Nutzt bitte die Kommentare um darüber zu diskutieren.

Ich wünsche Euch weiterhin gute, spannenden Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Wie mein State mich und mein Umfeld beeinflusst

Wer kennt diese Situationen nicht im Büro. Die eigene Motivation ist meilenweit von einem Höhepunkt entfernt und das Projekt fordert sofortiges Handeln, um auf dem Weg zu bleiben. Ich selbst weiß, ich bin in einem negativen Zustand (State) und möchte es gerne ändern. Hier kommt das State Management ins Spiel. Der erste Schritt ist sich das erst einmal klar zumachen.

Was ist ein State eigentlich?

Im NLP definiert der State deinen aktuellen Zustand. Dies beinhaltet deinen physischen und psychischen Zustand. Im NLP lernen wir, dass beides ein zusammenhängendes System bildet. Dieses System ist in direkter Verbindung. Das heißt, ich kann mit meiner physischen Verfassung meine Psyche beeinflussen und umgekehrt. Ein gutes Beispiel hierfür ist, wenn ich mich mit beide Beine fest auf dem Boden, schulterbreit und aufrecht hinstelle, dabei den Kopf gerade und den Blick nach vorne richte. Mit jedem tiefen Atemzug (Bauchatmung) spüre ich die Energie fließen. Nach wenigen Atemzüge sollte sich ebenfalls die psychische Verfassung aufhellen. Gute Beispiele hierzu liefert der Körpersprachen Spezialist Samy Molcho in seinen Werken.

Mein State wirkt wie ein gerichteter Filter

Der State wirkt wie ein Filter und schränkt unsere Wahlmöglichkeit ein. Wenn wir uns matt und niedergeschlagen fühlen, können wir nicht ganz bei der Sache sein und bekommen zum Beispiel bei Besprechungen nur wenig mit. Da Auswahlmöglichkeit immer bevorzugt sein sollte, können wir den State aktiv verändern. Wir alle wissen, wie wir unseren ganz persönlichen States verändern können. Bei mir hilft Musik, Bewegung und frische Luft. Dadurch hellt sich mein State auf und ich fühle mich wieder Energiegeladen. Andere Menschen haben andere Booster für ihren State. In der Arbeit kann hier eine Kurzmediation oder eine Mini Sporteinheit sein. Auch eine Tasse Kaffee oder Tee ganz bewusst genossen kann hier helfen den eigenen State zu verändern. Es ist empfehlenswert, über einige Wochen ein Zustandstagebuch zu führen. So erkennt man sehr schnell die Hebel, wie sein eigener State positiv oder auch negativ beeinflusst wird. Auch gezielte Herbeiführung von States kann erlernt werden, indem die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden (Körperhaltung, Trigger, Gerüche, Musik,…).

Wie beeinflusst mein State mich und mein Umfeld?

Durch das aktive State Management bin ich in der Lage, die benötigten Fähigkeiten für die aktuelle Situation bei mir selbst zu beeinflussen. Dadurch kann ich mich in Ruhephasen, zum Beispiel in den Pausen gezielt erholen und in den Arbeitsphasen in einem energiereichen State sein. Meine Wahrnehmung ist fokussiert und ich bin aufnahmebereit. Unsere Filter können hierbei sehr hilfreich sei – Filter beeinflussen unsere Wahrnehmung. Das beeinflusst ebenso das persönliche Umfeld. Gerade als Projektmanager hat man eine Vorbildfunktion für das Team. Mit einem fokussierten State kann ich so auch mein Team motivieren. Ich selbst sollte als PM auch Coach sein und meinem Team helfen, den fokussierten State gezielt zu erreichen. Hierzu bietet NLP im Gruppencoaching viele hilfreiche Formate und Übungen. Als Projektmanager oder Vorbild sollte man sich als Ziel setzen, eine entsprechende Projekt-Kultur zu etablieren und vorzuleben. Je nach Rapport zum Team, wird diese auch gelebt.

Zusammenfassung

Mir persönlich hilft besonders die Überzeugung, dass ich immer die Wahl habe, in welchen State ich sein möchte. Manchmal ist auch sehr schön sich trotzdem intuitiv in den jeweiligen States fallen zu lassen. Doch eine kleine Korrektur kann sehr hilfreich sein, wenn man im Team arbeitet – willkommen im aktiven State Management.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Circle of Excellence – der Engeriedrink im Büro

Du kennt es bestimmt, wenn der Projektalltag einem mit voller Wucht trifft und Du merkst, wie deine Energie schwindet.

Was Du jetzt dringend benötigst ist eine Kraftquelle für einen refresh Deiner Energie. Eine Art Energy Drink oder doppelten Espresso. Im NLP gibt es hierzu ein sehr hilfreiches Format, welches Dir helfen kann. Es heißt „Circle of Excellence“ und beschreibt einen Kraftpunkt im Raum. Diesen Kraftpunkt, musst Du dir leider selbst erzeugen und definieren.

Der „Circle of Excellence“ liefert uns die Energie, die wir benötigen

Dazu stapelst Du verschieden, bereits vorhandene Anker und lässt sie zu einem Circle of Excellence verschmelzen. Kurz beschrieben solltest Du diese Prozedur hierzu beachten.

Anwendung des Circle of Excellence

  1. Visualisiere einen schönen Kreis, der Dein Circle of Excellence sein wird. Du wählst hierzu einen „Raum-Anker“, also einen Kreis auf dem Boden.
  2. Finde alle Ressourcen, die du benötigst um deine kraftraubende Aufgaben leichter erfüllen zu können. Fühl dich in diese Ressourcen und stelle dir Situationen vor, in denen Du diese Ressourcen zu Verfügung hast. Wenn Du keine Situationen parat hast, nutze die Kraft des Future Pace und stelle dir eine solche Ressourcenreiche Situation vor. Dabei solltest Du im VAKOG bleiben. Wenn es mehrere Ressourcen sind, die Du benötigst, konzentriere dich und spüre auch die Submodalitäten. Vergrößere und verstärke die Submodalitäten, gib ihnen mehr Raum. Je mehr Details in Form von Submodalitäten Du parat hast, desto kraftvoller wird der Anker. Lass Dir wirklich Zeit hier.
  3. Trete nun in den Kreis, während Du voll in Deinen erlebten oder konstruierten  ressourcenstarken Zustand bist. Jetzt benötigst Du ein wenig Übung, oder einen Coach, der Dich unterstützt, um das Verschmelzen der Ressourcen mit dem auf dem Boden gedachten Kreis durchzuführen. Spreche Dein Ankerwort, dass Dir im Moment durch Deinen Kopf geht, oder mach eine Anker-Typische Bewegung. Dies soll den Raum-Anker unterstützen. Verharre einige Sekunden mit all den Ressourcen in dem „Circle of Excellence“. Genieße es!
  4. Zum Abschluss noch ein Test mit der Skala. Wenn Du zu wenig Energie im Circle of Excellence hast, überprüfe bitte, ob Du wirklich alle Ressourcen mit dem Kreis verschmolzen hast, oder ob noch wichtige Ressourcen fehlen.
  5. Trete aus dem Kreis und denke an ein auditiven oder kinästhetischen Anker für das Erlebte. Beschreibe Deine aktuellen Submodalitäten und spare nicht mit Details (Größe, Farbe, Gefühl, Töne, etc.).
  6. Nun trete bewusst in den Kreis und höre innerlich das Anker-Wort und ggf. die Berührung. Spüre die Energie aus dem Kreis.

Conclusion

Es ist wirklich nicht einfach und es gehört ein wenig Übung dazu, einen „Circle of Excellence“ zu „erzeugen“. Doch wenn er da ist, wirkt er besser als ein Engery Drink – versprochen. Falls Du im Umgang mit NLP Formaten, wie diesem hier, Probleme haben solltest, kann ich Dir gerne helfen. Für NLP Neulinge ist es ohne Unterstützung sehr anspruchsvoll, diesen Zustand zu erzeugen und zu ankern.

In diesem Sinne, immer erfolgreiche Projekte.

Erfolgsabhängige Wahrnehmungsfilter

Du hast Wahrnehmungsfilter bestimmt schon einmal bei dir selbst bemerkt. Wenn du dich für ein bestimmtes Thema interessierst, dein Wissen darin aufbaust, wirst du überall Anhaltspunkte hierzu finden. Wie zum Beispiel beim Autokauf. Auf einmal siehst du überall dein zukünftiges Auto fahren. Willkommen Wahrnehmungsfilter. Wie bei unserer Bildverarbeitung- oder Tabellenkalkulation-Software haben wir ebenfalls Filter in unserem Gehirn. Das ist auch hilfreich, um unser Gehirn zu unterstützen und unvorhersehbares reduziert. Getreu dem Motto, Abwechslung benötigt mehr Energie.

Wahrnehmung eine Frage der Perspektive?

Deine individuelle Wahrnehmung der Umwelt ist bei dir anders als bei anderen Menschen. Du wirst sicher Ähnlichkeiten bei engen Freunden und Familie feststellen. Jedoch die Umwelt nimmt jeder Mensch leicht differenziert wahr. Daher spricht man im NLP von einer Landkarte der Umwelt. Es heißt auch, „die Karte ist nicht das Gebiet“. Das sagt aus, dass du deine Umwelt, definiert mit deinen Sinnen in deine persönliche Landkarte übernimmst. Dies ist aber nicht zwingend die Realität, also das Gebiet. 

Die Landkarte ist nicht das Gebiet!

Genau das ist kann dein Hebel sein, wenn du mit Mitmenschen zusammenarbeiten möchtest. Jeder Mensch hat eine andere Landkarte und somit eine differenzierte Wahrnehmung. Aus diesen Grund kann es für dich es sehr hilfreich sein, das im Projektalltag im Hinterkopf zu behalten. Gerade bei dem Umgang deinem Team. Ebenso solltest du beachten, dass bei Diskussionen und Teamarbeiten unterschiedlichste Landkarten der Personen aufeinander prallen. Die unterschiedliche Wahrnehmung der Mitmenschen erklären wir im NLP durch Filter. Ähnlich wie die bei der Fotografie eingesetzten Filter, lassen sie nur bestimme Informationen oder Wahrnehmungen zum Bewusstsein durch. Andere Wahrnehmungen werden modifiziert oder sogar weglassen. So können Informationen stark modifiziert oder unvollständig beim Zuhörer ankommen. Du selbst kontrollierst unbewußt und auch bewußt deine Filter. Bei einer Selbstreflexion kannst du deine eigenen Filter hinterfragen.

Informationen werden durch die eigenen Filter „verfälscht“

Gängige Filter im Projektalltag

In deinem Alltag wirst du bestimmt den einen oder anderen Filter bewußt oder auch unbewußt anwenden. Im NLP definieren wir ein Set von über 60 Filter. Die häufigsten im Büro sind nach meiner Meinung die folgenden. Frage dich selbst, ob und wie du diesen Filter auch anwendest.

  • Proaktiv / Reaktiv – Initiiere ich die Aktionen von selbst? 
  • Zum Ziel hin / Vom Ziel fort – Wie ist meine Ziel Orientierung ? Habe ich das positive Ziel vor Augen, oder nur Angst von der negativen Konsequenz? 
  • Interne Bestätigung / Externe Bestätigung – Benötige ich Bestätigung durch Mitmenschen?
  • Gleiches / Ungleiches– Sehe ich zuerst die Gemeinsamkeiten, oder fallen mir Unterschiede zu erst auf?
  • Generell / Spezifisch– Begriffe ich dinge generell im abstrakten oder sind mir Details sehr wichtig? 
  • Optionen / Spezifisch– Entwickle ich gerne Auswahlmöglichkeiten, oder nur die Lösung?
  • Assoziiert / Dissoziiert– Bin ich bei mir, also nehme ich mich komplett wahr, oder sehe ich mich von außen teilnehmen?
  • In Time / Through Time– Ist meine Zeitwahrnehmung im Moment, oder habe ich ein Gefühl für Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft? 
  • Introvertiert / Extrovertiert– Lade ich meine Energie eher alleine, oder erhole ich mich mit Freunden am besten? 
  • Big-Picture / Details– Sehe ich das Große Bild, oder chunk ich bis ins Detail? 
  • Unabhängig / Abhängig– Arbeite ich lieber mit einem grob definierten Ziel alleine, oder lieber im Team?
  • Personen / Dinge– Bin ich Personen und deren Gefühle orientiert, oder sind mir Prozesse, Aufgaben, Ideen wichtiger?

Conclusio

Das ist nur eine kleine Auswahl der Wahrnehmungsfilter, die du als Projektmanager oder Führungskraft im Alltag begegnen wirst. Denke daran flexibel zu belieben und behalte dir die Möglichkeit vor von einem in den anderen Wahrnehmungsfilter bewußt zu wechseln. Ich finde es ist schon alleine spannend zu wissen, welche Filter ich selbst zu welchen Gelegenheiten anwende. Denke dran, dass deine Mitmenschen eine andere Landkarte haben und das Gebiet nicht wie du wahrnehmen. Genau so ist es mit deinem Projekt-Team. Um einen guten Rapport und eine hindernisfreie Kommunikation sicherzustellen, solltest du dich auf die Filter deines Gegenübers einstellen und bei der Auswahl flexibel sein.

Bleibe in der Kommunikation flexibel

Denn ganz nach der NLP Grundannahme, das flexibelste Element kontrolliert das System.

Gezielte Worte einsetzen (Magic Words)

Denkst du auch oft, warum die dich von einer gut gemachten Werbung von den Worten direkt angesprochen wirst? Du erwischst dich auch beim innerlichen nicken und den Worten zustimmen? Fragst du dich nicht, was dahinter steckt und wie es im Alltag helfen kann besser zu kommunizieren? Wäre es nicht wunderbar, wenn dein Team dir aufmerksam zuhört und sich dabei noch abgeholt fühlt? Also wie in einer guten Werbung? Das gleiche Prinzip funktioniert begrenzt auch in der schriftlichen Kommunikation. Du denkst mit recht, das hier das Prinzip des Rapport (NLP) gilt, jedoch ist das nicht das ganze Prinzip dahinter. Ein Puzzelstück sind die Worte (Magic Words) die du gezielt einsetzen kannst. Diese Magic Words geben eingestreut geben Raum für Zuhörerinterpretation und fördern es, eigene Bilder entstehen zu lassen.

Emotionen werden durch bild-kräftige und sinn-starke Kommunikation erzeugt

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Und was sind Magic Words?

Wenn du dir das Neurolinguistischen Programmieren (NLP) genauer ansiehst, wirst du den gezielten Einsatz von Worten feststellen. Diese helfen beim Zuhörer Bilder im Kopf entstehen zu lassen. Genau diese magischen Worte sind der Schlüssel zur verbesserten Kommunikation. Die Magic Words sind hilfreich, um Emotionen beim hören oder lesen zu erzeugen. Es geht darum bild-kräftig und sinn-stark zu kommunizieren. Deshalb kannst du mit bestimmten Worten sehr realitätsnah Dinge darzustellen, oder beschreiben. Ein gutes Beispiel hierzu sind Erzählungen, oder niedergeschriebenen Geschichten, die dich als Zuhörer oder Leser gebannt an den Lippen bzw. Wörtern zu kleben zu lassen. Diese Menschen erschaffen das Gefühl, dich als Zuhörer oder Leser bei dem Erlebten dabei zu sein. Daher hörst oder liest du automatisch aufmerksamer und fühlst dich vom Erzähler abgeholt. Du fragst dich bestimmt, was die Methoden dahinter sind? Welches sind die eingesetzten Muster? 5 gute Gründe für die Verwendung von Magic Words:

Magic Words stimulieren die Fantasie, schärfen den Fokus, malen Bilder, sprechen die Sinne an und erschaffen Assoziationen
5 gute Gründe für die Verwendung von Magic Words

Das Muster hinter Magic Words

Es sind in erster Line Wörter (Magic Words) die viel Freiraum für die eigene Interpretationen zulassen. Ebenso haben Magic Words Zugang zu unseren eigenen abgespeicherten Erfahrungen und Erinnerungen. Diese Wörter rufen innere Bilder, Assoziationen hervor. Je nach gewählten Magic Word wird ein oder mehrere Repräsentierungskanäle (VAKOG) aktiviert. So kann ein einfaches Wort wie  „Blume“ mit gewissen Attributen, zu einer zitronengelben, nach Sommerwiesen duftenden, mit samtweichen Blüten an einen herrlichen Sommertag auf einer saftig grün leuchtenden Wiese liegenden, mit einem leichten rauschen des Windes im Ohr, Erlebnis werden. Genau nach dem Muster kann dem Zuhörer oder Leser auch ein anderes VAKOG Erlebnis in sein Gedächtnis gerufen werden. Es können Stresswörter oder Schlüsselwörter gewählt werden.

Wichtig hier ist, dass möglichst alle der VAKOG (visuell – auditiv – kinästhetisch – olfaktorisch – gustatorisch) Kanäle angesprochen werden. Statistisch gesehen sind viele Mitmenschen sehr stark visuell und auditiv geprägt. Daher bietet es sich an, diese Kanäle immer anzusprechen.

Wie diese Wortmuster in Perfektion aussehen können, beschreibt Milton H. Erickson in seinen Abhandlungen zum Milton Muster. Er nutzt Magic Words, die möglichst viel Spielraum zur eigenen Interpretation bieten und ein wenig unspezifisch wirken (Meta-Sprache). Dies wird bei der Einleitung der Hypnose oder Trance genutzt. Beispiele die Erickson hierzu verwendet sind: wunderbar, toll, magisch, erfolgreich,  geheimnisvoll, Geheimnisse, spannend, schön,  bereichernd,  wertvoll,  motivierend,  ansprechend und viele mehr.

Die unspezifische Beschreibungen in der Hypnose / Trance sind auch Magic Words

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Conclusion

Warum sollten dir diese Wort-Muster bei der täglichen Arbeit im Job helfen?  Ganz einfach, du hast es fast immer mit Menschen zu tun. Diese solltest du wörtlich gesehen abholen. Die Motivation und Begeisterungsfähigkeit deiner Zuhörer soll aktiviert werden. Ober wenn notwendig ihre Blockaden abgebaut werden.  Ebenso können dir diese Muster beim Verkauf oder Präsentieren von Projekten helfen. Auch wenn du selbst einen Pitch hälst oder eine Key Note sprichst. Die Magic Words werden dich auch helfen, wenn es nur darum geht bei einem Ressourcen-Verantwortlichen das Commitment für die zugesagten Ressourcen zu erhalten.

Magic Words können dir also auch im Projektmanagement oder im Alltag helfen. Besonders wenn du mit dem Team oder Stakeholder kommunizierst, sind die Magic Words ein tolles Werkzeug.

Arbeitsaufwände realistisch schätzen

Einen großen Teil deiner Arbeit als Projektleiter ist das erstellen und prüfen von Plänen und Schätzungen bzw. Abschätzungen. Mit Sicherheit hast du als Projektverantwortlicher hohes Interesse diese zu verstehen. Du möchtest wissen wie dein Projekt in den nächsten Phasen performen muss, um deine Meilensteine oder Lieferungen halten zu können. Der Plan ist dein ultimatives Hilfsmittel, um zu verstehen wie gut oder schlecht es gerade in deinem Projekt aussieht.

Doch bevor ich ein Projekt in der Planungsphase starten kann, muss du es in der Regel erst gewonnen haben. Hier zählen für den Kunden in der Regel nur drei Faktoren, nämlich Kosten, Funktionen und der Zeitrahmen. Dabei ist es egal, ob du einen externen Kunden hast, oder einen internen (Sponsor).

Das Schätzen

Jetzt wird es Zeit für deine Kristallkugel, um die Aufwände abzuschätzen. Du möchtest für eine Angebotsabgabe eine realistische Schätzung erzeugen. Hier solltest du viel Sorgfalt walten lassen. In großen Unternehmen geschieht dieser Prozess des „schätzen“ des Aufwandes nach klar definierten Regeln und Vorgaben. Wenn das bei dir nicht der Fall ist, gib klare Regeln und Vorgaben. Deine Mitarbeiter müssen sich an diese halten. Deine Vorgaben sollten den Umgang mit Risiken, Randbedingungen und Zeitliche Einschränkungen betreffen. Bei komplexen Entwicklungen oder Anpassungen solltest du vorher ein grobes Design vorstellen, an das die Schätzer sich halten sollten.

Kleine Häppchen

Du solltest dein zu schätzendes Projektumfang in einzelne Bereiche aufteilen. Dies ist die WBS (Work Breakdown Structure oder auch Projektstrukturplan genannt). Diese lässt du dann dem jeweiligen Fachspezialisten zum schätzen. Der Entwickler, der das Arbeitspacket aus der WBS nun auf seinem Schreibtisch vorfindet, darf sich jetzt der leidvollen Aufgabe widmen, es vom Aufwand her zu schätzen. Du musst hier auch auf eine ausreichende Kommunikation achten. Es geschieht schnell, dass ein Schätzer annimmt jemand anderes würde sich um ein bestimmtes Detail kümmern. Schnell hast du dann eine Lücke oder die Arbeit zweifach be-preist.

Mindset beim schätzen

Nun das Setting der Abschätzung – Der Entwickler sitzt vor einem fiktiven Arbeitspaket. Dein Schätzer hat kurz umschrieben, die Rahmenbedingungen des Projektes erklärt bekommen und soll jetzt sagen, wieviel Arbeit er hierzu vorsieht. Wenn du dir die NLPLandkarte deines Schätzers vornehmen würdest und dich in seine Position hineinversetzt, kannst du hören: „Ich schätze so ab, das ich im schlechtesten Fall damit zurecht komme und noch ein kleinen Sicherheitsaufschlag oben drauf“. Am Ende hat der Entwickler ein schlechtes Gefühl mit seiner Abschätzung und dein Angebot wird teuerer als notwendig.

Wie gehe ich damit um?

In der Regel wirst du dann nach einer weiteren Iteration, ohne dem Schätzer selbst, pauschal reduzieren, was der schlechteste Weg ist. Manchmal fragst du einen weiteren Schätzer und holst eine Zweitmeinung ein. Dann mittelst du beide Ergebnisse. Im besseren Fall läßt du eine Schätzung unter schlechtesten -, guten – und besten- Bedingungen abgeben. Die Ergebnisse musst du dann gewichtet mitteleln. Diesen Weg bevorzuge ich bei meinen Abschätzungen. Dies erfordert für dich mehr Aufwand, der auch bezahlt werden muss.

Die Alarmzeichen

Schon viel eher muss dein Alarm ertönen und du musst tief in deinem NLP Werkzeugkoffer suchen und das richtige Werkzeug finden und anwenden. Du darf deinen Schätzer nicht so alleine lassen. Du gefährdest den Erfolg des Angebots und auch des Projektes. Weil du zu hohe Abschätzungen bekommen hast. Oder im anderen Fall, zu optimistische, da der Kostendruck zu hoch war. Somit wird das Projekt unausführbar. Doch wo ist der Hebel? Was kannst du hier anwenden? Zu erst die Technik der Ziel definition. Sie müssen SMART sein. Schreib klar den Auftrag für deine Schätzer nieder. Danach kommunizierst du im Briefing die Aufgabe und das Paket klar und deutlich. Deine Schätzer müssen es verstanden haben.

Rapport hilft – immer

Das geschieht im Rapport.Achte hier auf Feedback und stell Rückfragen. Gegebenenfalls muss du eine andere Position einnehmen, um verstehen zu können, ob alles in trockenen Tüchern ist, oder noch Unklarheiten im Raum stehen. Ganz wichtig ist, dass du am Ende das jeweilige Commitment zu der Aufgabe, der Schätzung hast.  Nur dann weiß du, dass dein jeweiliges Arbeitspacket realistisch geschätzt wird. Ohne das Schätzer Commitment wird er mir nicht vertrauen, alle Rahmenbedingungen genannt zu bekommen. Das führt dann zu unrealistischen Abschätzungen.

Conclusion

Es ist sehr wichtig, die Anforderungen, die das jeweilige Arbeitspaket mit sich bringt klar und verständlich an die Schätzer weiter gegeben haben und deren Commitment zu bekommen. Das ist der wichtigste Punkt in der Abschätzung. Hier kannst du eine Menge Arbeit sparen und am ausführbare Arbeitspakete abgeschätzt bekommen.

Viel Erfolg dabei!

Prioritäten richtig setzen

Wenn wir das Wort „Priorität“ im Wörterbuch nachschlagen finden wir folgende Umschreibungen: „Erstrangigkeit, größere Bedeutung, größerer Stellenwert, höherer Rang und Vorrang“

Was bedeutet Priorität für uns im Beruf? Gerade im als Führungskraft im Projektmanagement haben Prioritäten eine besonders wichtigen Stellenwert. Wir haben mit fast jeder Entscheidung mit Prioritäten zu tun. Gerade wenn es um Ressourcen geht, die nicht in unbegrenzt verfügbar sind (Zeit, Geld, Mitarbeiter, Rohstoffe).

Bei Prioritäten geht es immer um knappe Ressourcen

Prioritäten setzen im Projektmanagement

Auch in der Projektplanung haben wir im kritischen Pfad (KP) immer mit Prioritäten zu tun. Der KP bekommt Ressourcen mit höherer Priorität zugewiesen.

Ich möchte speziell auf die täglich auftretenden Aufgaben (To-Do’s) eingehen, die sofort in unsere To-Do Liste eingetragen werden sollten. Um nicht beim Anblick der neuen Aufgaben zu verzweifeln, können wir etwas dagegen tun.

Prioritäten setzen mit Unterstützung

Kann uns die Erkenntnis aus der Neurolingoistik bei dem Thema priorisieren helfen? Was hat das alles mit NLP zu tun? Oder anders gefragt, wie kann uns hier NLP unterstützen? Bei der Planung von Projekten kann uns NLP leider nicht wirklich unterstützen, jedoch bei der Bewältigung der Flut von Aufgaben (To-Do’s), die an uns als Projektleiter gerichtet werden. Es ist essentiell, unter der einprasselnden Flut an Aufgaben, diese richtig zu kanalisieren und das geschieht wie im Projektplan im KP durch Prioritäten.

Zu erst sollte man sich selbst klar sein, welcher Wahrnehmungstyp man im beruflichen Umfeld ist. Im NLP unterscheiden wir hier zwischen „Hin-Zu“ oder „Weg-Vor“ orientiert. Also versuche ich ein positiven Zustand zu erreichen, oder möchte ich ein negatives Resultat verhindern. Es ist ein feiner Unterschied. So sollte man seine Aufgaben auch formulieren. Denn in dem Moment, wenn eine neue Aufgabe an uns getragen wird (es können auch neue Mails, Anrufe, Einladungen sein), laufen unterbewusst Muster in uns ab, die uns im schlechtesten Fall „stressen“.  Glaubenssätze, wie „Ich muss alles sofort erledigen“, „Alle Mails müssen sofort beantwortet werden“ tragen ebenfalls dazu bei. Wenn diese Glaubenssätze vorhanden sind, ist es sehr hilfreich sich dieser zu entledigen, bzw. sie zu entmachten. NLP bietet hier sehr nützliche Formate. Gerade hier sollten die meisten der Aufgaben aussortiert werden. Sie müssen nicht JETZT erledigt werden.

Woher weiß ich nun wirklich was wichtig ist? Ein Ausweg ist hier eine klare Zieldefinition für einen selbst. Was ist das große Ziel des Projektes, nicht die kleinen Unterziele, Aufgaben. Was bringt „Value“, welche Aufgaben bringen uns zum Ziel? Hier sollte der Hebel der Priorität sein. Es gibt wie wir von Eisenhower kennen, dringende Aufgaben, die nur von uns erledigt werden können.  Es gibt auch Aufgaben, die nicht dringend sind und denoch von uns erledigt werden. Andere müssen klar selektiert werden und schließlich Delegiert werden.

Schön, jetzt wissen wir welche To-Do’s (Aufgaben, Tasks)  wir tun müssen und diese sind evtl. weniger und jetzt?

Vielleicht hilft dir dieser Prozess, um deine Aufgaben (ToDos, Tasks) gleich besser zu definieren und kanalisieren.

Prozess zur Verarbeitung von Aufgaben (Tasks, ToDo's)
Prozess zur Kanalisierung von Aufgaben (ToDo’s, Tasks)

Ich selbst habe eine Tabelle in Excel, die alle Aufgaben für momentan laufenden Projekte fasst. Die Tabelle hat neben der Aufgabe selbst und Project, jeweils eine Spalte mit den Verantwortlichen, das bin ich oder derjenige an dem die Aufgabe delegiert wird, das Erledigungsdatum, die Priorität und den aktuellen Status.. Eine wichtige Spalte ist die Priorität. Hier habe ich 2 Stufen. Mehr finde ich unübersichtlich. Eine Aufgabe ist wichtig oder nicht.  Hier sind sicherlich auch eine Abstufung 1-4 möglich. Wobei man sich im klaren sein sollte, das die Priorität 4 nicht wichtig ist. In der letzten Spalte ist der Status (Open, Closed, Ongoing). Die geschlossenen Aufgaben verschwinden dank Filter gleich.

Dies ist ähnlich dem Vorgehen des Personal KanBans. Hier werden die Aufgaben auch in den einzelnen Spalten (Open, Ongoing, Closed) verschoben.  Dieses Personal KanBan kann altmodisch mit PostIts an der Wand realisiert werden, oder als Webtool.

Ich hoffe Ihr habt eine kleine Idee wie ihr mit den vielen auf Euch prasselnden Aufgaben umgehen könnt. Denkt daran, das große Ziel im Blick zu behalten und unwichtiges und auch unnötiges sofort zu eliminieren. Die Delegation sollte weiter Aufgaben reduzieren. Die übrigen Aufgaben können mit den Prioritäten gruppiert werden. Jetzt kommt es drauf an, jeden Tag einen definierten  Zeitraum zu nutzen, um die Aufgaben zu bearbeiten.

Zu diesem Thema habe ich einen weiteren Artikel geschrieben. Du kannst gerne hier Mit Priorisierung Ziele erreichen weiter lesen…

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Durchschlagende Präsentationen

Ich habe mich das oft nach einer Präsentation in der Reflexion gefragt was ich besser machen könnte. Meine Erkenntnisse daraus habe ich für dich kurz in diesem Artikel zusammen gefasst.

Mein Mindset beim präsentieren?

Als Führungskraft oder Projektleiter empfehle ich dir den Zugriff auf den Werkzeuge der wirklicherfolgreichen Verkäufer. Warum Verkäufer fragst du dich – Du verkaufst mit jeder Präsentation. Sei es dein Produkt oder dich als Person. Gute Verkäufer nutzen seit Jahren die Methoden des Neuro-Linguistisches Programmieren(NLP). Betrachten wir das Thema Präsentationen mit der Brille des NLPs. Du als Person solltest bei deiner Präsentation 100% von Energie spüren und Begeisterung für dein Produkt, deine Geschichte, oder dich selbst zeigen. Ich kann aus eigener Erfahrung sagen, es ist wirklich nicht immer der Fall. Dann kann es daran liegen, dass du gerade nicht die beste Version von dir selbst bist. Dir fehlen deine vorhandenen Fähigkeiten, die du schon öfter in deinem Leben erfolgreich gezeigt hast (z.B. Leidenschaft für etwas, Präsenz, Überzeugungskraft und Selbstsicherheit). Im Fall der Präsentation spreche von den eigenen Fähigkeiten (Ressourcen), überzeugend und von seine Arbeit überzeugt zu sein. Absolut im Moment bei der Präsentation zu sein und auf deine Eigenen Fähigkeiten vertrauen zu können.

Dein Mindset während der Präsentation

Du solltest vor deiner Präsentation auf jeden Fall überprüfen wie es um dein Mindset steht. Wenn das nicht gerade optimal ist, musst du das als aller erstes ändern. Achte auf deine Körpersignale schon wenn du an den Vortrag denkst. Verdrängst du den Vortrag, oder bekommst du ein komisches Ziehen in der Magengegend wenn du an den Vortrag denkst? Dann solltet du handeln. Auch wenn du kurz vor dem Vortrag bist und du gerade ein schwieriges Gespräch gehabt hast, oder getrieben von Terminen bist. Hierzu bietet der NLP Werkzeugkasten ein tolles Format, den Circle of Excellence. Es handelt sich hierbei um das Aktivieren von schon einmal durchlebte Ressourcenstarke Momente. Das heißt, du bringst dich vor der Präsentation in einen Zustand voller Energie oder Präsenz und Aufmerksamkeit. So kannst du mit ein wenig Übung einen Energie Boost erleben. Grundsätzlich musst du dir das folgende Zitat für deine Präsentationen merken.

Nur wer selbst brennt, kann Feuer in anderen entfachen.

Augustinus Aurelius

Das Ziel ist es Feuer und Flamme für dein Thema der Präsentation zu sein. Du musst zeigen, dass du hinter deiner Präsentation stehst. Ebenso muss deine Aufmerksamkeit auf dein Publikum und gleichzeitig auf dich selbst gerichtet sein. Warum? Ganz einfach, das Publikum ist dein Indikator, wie gut du das Thema in der Präsentation vorstellst und du selbst weißt, ob du noch hinter dem Thema stehst und es leidenschaftlich vorträgst.

Daher möchte ich dir nochmals raten, achte auf deine Köpersignale beim vorbereiten und üben der Präsentation. Fühlt es sich stimmig an, fühlen sich alle Argumente stimmig an und würdest du das Produkt kaufen?

A & O deiner Präsentation

Du kennst nun deine Zielgruppe und du bist dir sicher, dass du dein Mindset und dein Energie-Level für die Präsentation im Griff hast?Ich hoffe du hast ein paar Anhaltspunkte, die dir helfen das richtige Mindset für den die Präsentation zu erlangen. Auf was du umbedingt im Aufbau deiner Folien und deinem Vortrag noch achten solltest, wenn du eine fantastische Präsentation halten willst zeige ich dir jetzt.

Präsentation – Struktur entscheidend

Nicht nur auf der persönlichen Ebene kann es suboptimal laufen und du benötigt deine ganzen Ressourcen um hier entgegen zu wirken. Auch die Handwerkliche Umsetzung des Vortrags bzw. Präsentation muss stimmen. Hier bietet uns das NLP durchaus Unterstützung. Wenn die Zielgruppe nicht bekannt ist, bietet es sich an, währende der Präsentation einfach alle Räpresentationstypen anzusprechen.

Die Repräsentationssysteme

Das heißt im gesprochenen und geschrieben sollten die Signalwörter der einzelnen Typen (Sehen (Visuell), Hören (Auditiv), Spüren (Kinästhetisch), Riechen (Olfaktorisch) und Schmecken (Gustatorisch)) genutzt werden. Im Internet findest du diverse Beispiele für die jeweiligen Typen. Jeder Mensch präferiert einen Typen und möchte sich durch Angebot der Information in seinem Repräsentationssystem angesprochen fühlen. Natürlich ist eine Präsentation in erster Line eine visuelle Darbietung, um so wichtiger ist die Rolle des Präsenters. Wenn die Zielgruppe bekannt ist und die bevorzugten Kanäle bekannt sind, lohnt es sich die Präsentation dementsprechend zu gestalten.

Deine Zielgruppe

Auch die Zielgruppe für die die Präsentation erstellt wird, ist entscheidend. Wenn es Ingenieure sind, erwarten diese eher vielen Daten, Zahlen, Fakten (ZDF) und Pläne. Das höhere Management fliegt in einer hohen Arbeitsflughöhe und fühlt sich mit großen Worten und ausgeschmückten Wort-Visionen während deiner Präsentation angesprochen. Beste Ergebnisse habe ich mit dem geschickten Wechsel der Perspektiven (Details & Überblick), sowie eine Mischung aus Fakten und Zahlen und Konzepten in der Präsentation erzielt.

Du musst im Vortrag und auf den Folien Signalwörter für die jeweiligen Gruppen anbieten. Sehe es wie ein Mittags-Büffet und biete eine große Variation an und beobachte was gerne angenommen wird.

Dein Vortrag

Natürlich musst du deinen Vortrag frei sprechen. Nimm Abstand von vor formulierten Sätzen und das auswendig lernen ganzer Passagen. Es wird dir im Stress und unter Druck nicht helfen. Wenn du aus dem Konzept gebracht wirst, verlierst du den roten Faden. Wenn es dir hilft, notiere dir Stichpunkte auf Karteikarten als roter Faden. Über den Vortrag im stillen und vor Freunden, Partnern und vor einem Spiegel. Wenn du dich wirklich verbessern willst, filme dich mit deinem Handy. Achte dabei auf die Wörtliche Struktur des Vortrages und deine Körpersprache (siehe dir dazu folgende Tips an: Körpersprache & Rhetorik). Stell dich an das Board. Wechsele ab und zu deinen Standpunkt. Schaue offen ins Publikum und trau dich die Zuhörer anzusehen. Verstecke dich nicht hinter einem Pult oder Laptop. Spreche ein wenig mit deinen Händen. Dir wird es wie eine Ewigkeit vorkommen, zwinge dich nicht zu schnell zu sprechen. Gib den Zuhörern Zeit, die Informationen (Folien, deine Stimme, deine Person) wahrzunehmen.

Dauer des Vortrages

Auf ganz einfache Dinge wie Länge der Präsentation. Dein Publikum wird dir maximal 40min Zuhören und auch nur, wenn du ein guter Redner bist. Daher halte dich kurz (nicht schnell (-: ) und male nicht große Worte.

Bilder

Überfrachte deine Folien nicht und nutze sie nur als „roter-Faden“. Reduziere die Folien auf ein Minimum und erzähle frei, dem „roten-Faden“ folgend. Das hilft dem Publikum dir während der Präsentation die ganze Zeit aufmerksam zu folgen. Arbeite mit Aussagekräftigen Bildern und erzähle um die Bilder herum. Du wirst auf eine Herausforderung treffen, wenn du einen Quartalsbericht mit Bildern präsentieren willst. Doch überlege, ob als Einstieg nicht ein Foto eines Gipfelstürmers gezeigt werden kann – für ein gutes Quartal?

Minimalismus

Überfrachte deine Folien nicht. Reduziere sie wirklich auf ein Minimum. Verzichte, wenn du es kannst auf Diagramme oder Grafiken, die die Konzentration deiner Zuhörer binden. Dies lenkt sie ab. Daher solltest Du auch auf wenig Text auf deinen Folien achten. Versuche möglichst vieles auf den verbalen Kanal zu vermitteln. Überlege dir evtl. ein Handout am Endedes Vortrages zu verteilen. Warum am Ende? Dir wird keiner mehr zuhören und in die Unterlagen blicken.

Fokus

Wenn du eine Produktpräsentation gibst stell dich als Persönlichkeit in den Hintergrund. Gib dem Produkt den Fokus. Beschreibe nicht die Eigenschaften des Produktes, sondern was es für den Nutzer bringt. Ein wahnsinnig gutes Beispiel ist die Key Note von Steve Jobs zum iPhone 1. Hier beschreibt er eindrucksvoll was das Produkt dem User bringt, ohne sich selbst in den Vordergrund zu stellen. Er bringt den Fokus genial auf das Produkt.

Wörter

Achte ebenfalls auf Deine Wörter die du während der Präsentation sprichst oder schreibst. Verwende sie gezielt und wähle sie zuvor aus und schreib sie zusammen. Hier solltest du dir eine Vokabelliste erstellen von Wörtern, die du umbedingt anbringen möchtest. Du kannst dann auch noch sogenannte Magic Words einstreuen – Gezielt Worte einsetzen, um dein Publikum zu fesseln.

Conclusion

Es ist wichtig, dass sich alle Beteiligten angesprochen fühlen und auch mit ihrem primären Repräsentationssystem abgeholt werden. Das erkennst du mit ein wenig Übung durch das Beobachten der Zuhörer während des Vortrags. Oder du kennst die Teilnehmer und deren Vorlieben aus vergangenen Präsentationen und Sitzungen. Daher ist die Aufmerksamkeit auf das Publikum aber auch auf sich selbst wichtig. Auch ist das eigene Mindset unschlagbar wichtig. Du musst hinter deinen Vortrag stehen. Du muss für dein Thema brennen und versuchen den Funken auf das Publikum zu übertragen. Ebenso gilt es bei den Folien, keep it simple. Berücksichtige, dass weniger mehr ist und das die Wirkung von Bildern außergewöhnlich sind. Experimentiere ein wenig und verändere immer mal wieder ein paar Details und achte auf die Reaktionen. Auch unorthodoxe Methoden sind denkbar. Warum nicht einmal nur mit einem Flipchart oder einer Tafel ganz ohne Power Point präsentieren?

Hast du weitere Tipps oder Anregungen? Teile sie mit mir, oder wenn du Feedback für deine Präsentation möchtest, vereinbare ein Videochat mit mir per mail.

Ein kurzer Blick ins NLP

Kommunikation angesehen. Doch was ist es, was wir als Projektmanager oder Führungskräfte uns von NLP anschauen sollten? Was ist NLP überhaupt? NLP ist in aller Munde und wird oft als Geheimwaffe oder Multifunktionswerkzeug tituliert. Wikipedia sagt folgendes:

Das Neuro-Linguistische Programmieren (kurz NLP) ist eine Sammlung von Kommunikationstechniken und Methoden zur Veränderung psychischer Abläufe im Menschen, die unter anderem Konzepte aus der klientenzentrierten Therapie, der Gestalttherapie, der Hypnotherapie und den Kognitionswissenschaften sowie des Konstruktivismus aufgreift.“ (Quelle: Wikipedia).

Gerade der Punkt Kommunikation und Kognitionswissenschaften lässt mich mit dem Blick einer Führungskraft oder eines Projektmanager aufhorchen. Das bedeutet ja einen Ansatzpunkt in der täglichen Arbeit. Speziell in den schon veröffentlichten Blog Beiträgen zum Thema Mindset (Routinen, Stressmanagement, Fokussiertes Arbeiten,…) sind viele Aspekte des NLPs eingeflossen.

Warum NLP Projektleiter & Führungskräfte hilft?

Nach dem Begründer des NLP, Richard Bandler kennen wir die acht Axiome des NLP. Dieses Mindset soll uns NLP versierten Projektmanager helfen den Alltag besser zu verstehen. Wenn man ein Projekt, also das komplexe Zusammenspiel vieler Beteiligten und Akteuren (Stakeholder) mit einer Maschine vergleicht, kann diese Maschine durchaus ins Stocken geraten. Nicht oft sind gut geplante und technisch mit geringen Risiko behaftete Projekte zum scheitern verurteilt, da es zwischen den internen und auch externen Stakeholder „menschelt“. Hier muss der Projektleiter als Coach einschreiten – im besten Fall und den Konflikt zu entschärfen und aufzulösen. Gerade hier bietet NLP eine Fülle von Formaten die helfen diese Konfliktsituationen aufzulösen oder zu entschärfen. Auch in der Kommunikation bietet NLP Werkzeuge, die diese effektiver machen. Hierzu findest du auf diesem Blog entsprechende Beiträge, oder kontaktiere mich direkt.

Was ist der Kern des NLP?

im NLP dreht sich viel um das Thema Ressourcen und hier sind nicht Geld/Zeit gemeint sondern grob die Fähigkeit etwas zu machen. Da NLP auch sagt, dass man stets alle Ressourcen, die benötigt sind besitzt. Diese sind jedoch nicht immer gerade verfügbar. Hier ist eine Veränderung der Perspektive zu erkennen. Dieser Wechsel der Perspektive, im NLP sagt man dazu Re-Framing, ist eines der Kernelemente des NLP.

NLP als Führungskraft einfach anwenden?

Um die eigenen NLP-Ressourcen hierzu frei zu bekommen, hilft es sich auf die Axiome im NLP zu berufen. In meiner Praxis helfen mir folgenden fünf Grundannahmen aus dem NLP besonders:

  • Die Landkarte ist nicht das Gebiet – Jeder hat eine andere Sicht und Wahrnehmung auf die Dinge.
  • Keine Landkarte ist besser oder schlechter als eine andere – Es gibt keine bessere oder schlechtere Sicht der Dinge. Speziell wenn es nicht um harte Fakten geht.
  • Die Menschen treffen immer die aus Ihrer Sicht beste Wahl – Das hilft mir eine oft unverständliche Entscheidung zu verstehen.
  • Wenn etwas nicht funktioniert, muss man etwas anderes probieren – Mein Lieblingsaxiom und ein sehr guter Weg, um aus einem Kreislauf auszubrechen.
  • Es ist gut immer verschiedene Wahlmöglichkeiten in einer Situation zu haben – So schaff ich es Kollegen wieder einzufangen und zu involvieren.

Es gibt wie ich anfangs schon erwähnt habe acht Axiome. die restlichen drei sind für meinen Geschmack zu speziell und passen daher nicht so ganz in meinen Projektalltag.

Als Projektleiter bist Du ein Vorbild für das Team.

Probiert es aus und ihr werdet merken, wie allen das eigene Mindset Konflikte sehr einfach entschärfen kann und die eigne Ressourcen frei gibt. So habt ihr die notwendige Energie, um coachend tätig zu sein. Denkt daran, Ihr als Projektleiter seit Vorbild für das Team. Es orientiert sich an euch.

NLP Grundannahmen für Projektleiter und Führungskräfte - ideenverwirklicher.net
Sinnvolle NLP Grundannahmen für Führungskräfte & Projektleiter

Conclusion

Die Anwendung dieser speziellen fünf Axiome findet bei mir schon unbewusst in allen Unterhaltungen und Diskussionen statt. Um diese zu verinnerlichen, habe ich mir diese auf einen großen Zettel geschrieben. Anfangs habe ich mir diesen Zettel in Sichtweite gehängt, um mindestens einmal täglich drüber zu stolpern.

In diesem Sinne wünsche ich euch spannende Projekt und die Leidenschaft, sie zum Erfolg zu führen.

Risiken und Möglichkeiten

Alle von uns, die eine Aufgabe bearbeitet haben, die einen zeitlichen Rahmen, neuartig und auch komplexe war, ist schon einmal mit dem Begriff Risiko Management in Berührung gekommen. Denn wir sprechen hier von einem Projekt.

Du kennst es bestimmt aus deinen Projekten oder Aufgaben, die du bearbeitest. Gerade wenn die Aufgabe neuartig oder nicht standardisiert ist hast du bestimmt schon über Risiken nachgedacht. Aber beobachtest du aktiv die Risiken? Also hast du die potentiellen Risiken aktiv beobachtet und Veränderungen protokolliert? Hast du die Auswirkungen der Risiken für dein Projekt oder Aufgabe berücksichtig? Wenn du hier mit Ja klar geantwortet hast – Glückwunsch. Du bist schon besser als viele andere. Ich möchte mit dem Artikel einen Appell zum aktiven Risikomanagement ins Leben rufen.

Umgang mit Risiken

Klar wenn du Projekte führst oder bearbeitest bist du mit dem Begriff Risiko Management in Berührung gekommen. Aber wie ernst hast du es mit Risiken gehalten? Als kurzer Check bei der Projekt-Planung und dann nie wieder. Oder bist du regelmäßig in der Liste der möglichen Risiken unterwegs und aktualisierst diese? Nachdem du viele große Projekte in den Medien siehst (Stuttgart 21, BER, A300M,…), die kontinuierlich teurer werden solltest du dir überlegen was Gründe dafür sein können. Du kommst sicher zu dem Punkt, dass in der Planung zu optimistische Annahmen getätigt worden sind und Risiken unterschätzt worden.

Risikomanagement

O.K. – Werdet du wirst dir denken. Projekte und Risiko Management gehören irgendwie zusammen. Alles was neuartig ist und auch komplex, bringen Risiken mit sich. Doch hast du Risikomanagement als regelmäßiges ToDo auf deinem Plan? Hast du ein Register, in dem alle Risiken gesammelt werden und das gepflegt wird? Kennst du die Eintrittswahrscheinlichkeiten und die Auswirkungen von den gesammelten Risiken? Wenn du das alles mit Ja beantworten kannst – Glückwunsch. Du machst es richtig. Eine Frage zu den Möglichkeiten (engl. Opportunity) im Projekt. Behandelt du diese gleich wie potentielle Risiken?

Risiken & Möglichkeiten finden

Wenn du dich fragst, wie du R&O (engl. Risks & Opportunities) aufdecken kannst, hilft dir ein Brainstorming mit deinem Projektteam. Du kannst hier ein nettes Format des „Future Pace“ anwenden. Hierbei geht es darum dass du dir die Zukunft möglichst genau vorstellst und auf möglichst viele Details achtest. Hierbei solltest du den Fokus auf Risiken und Möglichkeiten legen! Du tauchst regelrecht in den entsprechenden Projektabschnitt ein. Dabei entwickelst du (mit deinem Team) ein Blick für Dinge, die schief gehen könnten oder die Möglichkeiten bieten. Viele Spitzensportler nutzen ebenfalls diese Technik für ihr Training.

Future Pace zur Risiken Identifikation

Das Future Pacing kommt aus dem NLP, um neue Strategien oder Routinen zu simulieren. Du versuchst in die zukünftige Situation hinein zu tauchen. Dabei stellst du dir diese mit allen Sinnen vor. Du spürst die Sonne auf der Haut, richst die Besonderheiten in der Luft und siehst die Situation vor deinem inneren Auge. Hierbei kannst du neue Routine oder Strategie einfach testen und so auch unser Gehirn heute, mit dem Glücksgefühl des Erfolges der neuen Strategie zu programmieren. Natürlich siehst du so auch, wenn eine Strategie oder Routine so gar nicht funktionieren will. Dieses Eintauchen in die zukünftige Situation kannst du im Projektmanager nutzen.

Behalte Risiken im Auge

Du musst – um effektiv Risiken und Möglichkeiten zu managen regelmäßig das Register mit den von dir und deinem Team gesammelten Punkten mit Eintrittwahrscheinlichkeit und Einfluss aktualisieren und pflegen. Du solltest auch zu allen Einträgen ein Plan das Risiko abzuwehren oder die Möglichkeit herbeizuführen. Also was kannst du dagegen oder dafür machen. Es ist Arbeit – aber dafür bist du als Führungskraft oder Projektleiter da. Denke daran, regelmäßig mit dem Projektteam dieses Risk-Register zu besprechen. Ja nach Projekt solltest du das planen. Wenn du mehr zum Thema Risiken und Möglichkeiten lesen willst, bietet das PMI gute Informationen.

Conclusion

Im Projekt musst du auf sich wiederholende Brainstorming Sessions zum Thema Risiken und Möglichkeiten achten. Die wichtigsten Akteuren sollten dabei sein. Dabei sollte völlig losgelöst und bewertungsfrei Risiken und auch Möglichkeiten (Risks and Opportunities) gesammelt werden. Hierbei ist es hilfreich sich mittels Future Pace in die zukünftige Situation zu „denken“, um alle eigenen Kanäle offen zu halten. Dies kann von dem Projekt Manager geführt werden, oder jeden selbst überlassen werden. Nach dem „Ausflug“ in die Zukunft, sollte das Brainstorming Mindmap voll sein und der Projektmanager hat nun die Aufgabe, diese Risiken und Möglichkeiten zu sortieren und bewerten. Diese Bewertung bezieht sich auf Einfluss auf Kosten und Zeit. Dies kann mit diversen Tools vereinfacht werden.

Denkt immer daran wir suchen nach Risiken und Möglichkeiten 😉

Erfolgsversprechende Routinen

Du kennst bestimmt den weit verbreiteten Begriff der Routinen. Du hast bestimmt selbst viele bewußte und unbewusste Routinen in unserem Alltag implementiert. Zwei Beispiele sind hier das Zähneputzen, oder der morgendliche Kaffee/Tee. Routinen helfen dir im „Autopilot“ zu funktionieren und so Energie zu sparen. Routinen sind quasi der „ECO Mode“. So kannst du die Energie anderweitig einsetzen. Routinen im Projektalltag geben dir eine Struktur, die dir hilft auf dem definierten Weg zu bleiben. Hast du dich jedoch einmal gefragt, welche Routinen für einen erfolgreichen Berufsalltag entscheiden sein können?

Routinen sind dein ECO Mode und bieten dir Struktur!

Ideenverwirklicher

Routinen?

Gehen wir einen Schritt zurück, was sind Routinen? Auch im Themenbereich NLP findest du die Arbeit mit Routinen. Dorst sind diese sind kleine Handlungsprogramme, die meist unbewusst ablaufen. Wir denken nicht bewußt nach, sondern handeln im „Autopilot“. Sie sind sehr nützlich und auch hinderlich zugleich. Nützlich aus dem Grund, weil sie meist blitzschnell ablaufen und ohne großes Nachdenken aktiviert werden. Emotionen, oder eine eindeutiges externes Ereignis aktiviert sie. Im NLP sind es häufig Handlungsroutinen, die eine bestimmte Reaktion durchführen lässt. Ein gutes Beispiel ist, das immer gleiche Verhalten bei Kritik oder Feedback. Oder das Schauern, wenn die Nummer des anstrengenden Kunden am Display des Telefons erscheint. Die Gute Nachricht, diese Handlungsroutinen lassen sich mit bewusster Übung und alternativen Angeboten an erlernten Routinen umgehen.

Routinen & Management?

Doch verlassen wir die Tiefen der Neurolinguistik (NLP) und wenden uns zu dem, was du im Projektalltag gewinnbringend einbauen kannst. Es geht um Routinen, die du ganz bewusst eingebaust. Viele Kollegen aus dem höheren Management nutzen diese eine Routine schon lange. Fast jeder erfolgreiche Manager unserer Zeit beachtet diese Routine. Das Morgen-Ritual („Miracle Morning“). Es geht darum früh morgens, wenn dein Umfeld noch ruhig ist ein neues Ritual zu imitieren. Du kannst dann mit Wiederholung eine Routine daraus machen. Ziel sollte es sein, die wichtigen Tätigkeiten des Tages und natürlich auch die unerledigten der Vortage zu sammeln, zu priorisieren und wenn möglich gleich zu delegieren. Ebenso neue Ideen oder Geistesblitze, die am Abend oder morgens unter der Dusche kamen zu konkretisieren. Schaff dir einen Ablauf für die führen Morgenstunden, die dich weiter bringen. Nutze die Energie des morgens.

Das ist ein zentraler Punkt als Führungskraft oder Projektleiter, seine Aufgaben im Blick zu behalten. Dieser Punkt entscheidet nur zu oft über Erfolg und Niederlage. Im Privaten, wie auch im beruflichen. Was bringt dich oder dein Unternehmen weiter und was verschwendet nur deine Zeit?

Mit konsequenter Übung kann dieses Ritual bereits nach 4-6 Wochen so gefestigt sein, dass du morgens im Autopilot läufst. Du planst deinen Tag, priorisiert, delegiert, schwierige Aufgaben angehst und strukturiert weiter arbeitest. Wenn du mehr zum Thema priorisieren lesen möchtet, lese bitte hier weiter. Mir hat diese Routine geholfen meine Arbeitszeit effektiv zu nutzen.

Meine Routine

Mein Ritual sieht so aus, dass ich zu allererst morgens mein Fenster öffne und mir einen Kaffee zubereite. Jetzt erst gehe ich zurück am Schreibtisch (mein Monitor ist noch am schlummern), hole ich meine To-Do Liste von gestern hervor und picke mir die unerledigten Dinge heraus. Es ist wichtig, die offenen, händisch auf einen neue, heutige Seite zu übertragen. Dieser Vorgang lässt mich jedes To-Do bewerten. Denke an die 80:20 Regel – was bringt mich weiter? Du fragst dich bestimmt, warum ich nicht sofort meine E-Mails prüfe? Ich habe für mich herausgefunden, dass es nicht zielführend ist, sofort die neuen E-Mails zu bearbeiten, da ich so in die Abarbeitung abgleite. Ebenso versuche ich das Motto, „alles nur einmal angreifen“ zu leben. Daher arbeitete ich meine E-Mails (es sind schon einmal 30+ über Nacht) geblockt am Vormittag ab.

Zentraler Punkt sind To-Do’s

Die To-Dos kommen auf eine neue Seite in meinem Schreibblock (ich bevorzuge Notizbücher anstelle To-Do Apps am PC). Alte Aufgaben kommen ganz oben hin. Wenn eine Aufgabe über Tage in der Liste unbearbeitet ist, stellt sich die Frage, ob es überhaupt notwendig ist diese Aufgabe zu erledigen. Darunter neue Aufgaben, von denen ich weiß, sie kommen heute auf mich zu. Jetzt erwacht mein PC. Ich habe ein To-Do Backlog, elektronisch in dem ich Aufgaben die anfallen generell sammle, wenn ich sie nicht heute abarbeiten kann.

Jetzt ist meine Liste komplett. Ich gehe sie durch und versuche To-Do’s sofort zu delegieren. Dazu nutze ich eine vorgefertigte Standard E-Mail mit Standardisierten Betreff ( [ACTION] Tonic – END Date). Ich bevorzuge die Delegation via E-Mail, da ich so auch die To-Do auch tracken kann.

Nachdem diese Liste bereit für den Tag ist, prüfe ich meinen Kalender. Was steht heute an, bin ich für meine Termine entsprechend vorbereitet? Wenn hier nichts mehr zu tun ist, kann ich mich an meine E-Mails machen. Hier starte ich nach den FiFo Prinzip und versuche alles was <2min zu beantworten ist zu bearbeiten. Länge Bearbeitungszeiten bearbeitet ich in meinem E-Mail

Ablauf meiner Routine

Zusammengefassen lässt sich meine Routine in einfache Schritte.

  1. Ankommen im Büro
  2. Gutes Klima schaffen – lüften, alles zurecht räumen
  3. Kaffee / Tee / Getränke richten
  4. To-Do Liste von gestern hervorholen
  5. Offene To-Do’s auf eine neue Seite übertragen
  6. PC / Bildschirm anschalten und heute wichtige To-Do aus dem Backlog austragen
  7. Delegation von To-Do’s
  8. Termin/Besprechungen überblicken
  9. Start mit der E-Mail – Arbeit 

Conclusion

Routinen, die sich bei dir gefestigt haben und im Autopilot abgespielt werden, können so auch Gewohnheiten werden. Diese sind entscheiden für deinen Erfolg im Beruf oder auch Privat. Du verwendest wenig Energie mit immer wieder kehrenden Entscheidungen – du machst es einfach. Wenn du hier weiter lesen willst habe ich eine tolle Buchempfehlung von 52ways. Wenn du eine praktische Anleitung zum Thema etablieren einer Gewohnheit benötigst, schaut mal bei Selbstmanagement.rocks vorbei. Hier gibt es einen tollen Kurs, wie man in einigen Wochen eine neue Gewohnheit installiert.

Lass es mich wissen und schreib mir deine Gedanken in die Kommentare.

In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führst.

P.S.: Es ist sehr hilfreich, wenn man morgens zuerst die unbequemste oder lästigste Aufgabe auf der To-Do Liste macht (Eat the Frog).

P.P.S.: Eine spannende Studie zum Thema findest du auf der Harvard Business Review Seite.