Neue Woche neue Meetings? Wenn deine Woche ähnlich beginnt, solltest du dich wirklich fragen, ob diese ganzen Einladungen in deiner E-Mail Inbox sein müssen. Ist es notwendig, deinen Kalender so sehr zu fragmentieren? Ab wann ein Meeting sinnvoll sein kann und wie du erfolgreiche Besprechungen schon vorab erkennen kannst, beleuchte ich heute.
Wenn du dich in den ersten Zeilen wieder erkennst, kann ich dir helfen. Mir ging es lange Zeit auch so. Ich wurde zu vielen Besprechungen eingeladen und habe nicht richtig reagiert. Ich bin natürlich zu den Besprechungen gegangen und habe sukzessive weniger Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gehabt.
Was kannst du tun, um unsinnige Besprechungen früh genug erkennen? Mir haben folgende Punkte geholfen. Diese möchte ich dir nun vorstellen:
1. Der Grund des Meetings
Was ist der Zweck der Besprechung? Ist das Gespräch zweckgebunden und geht das aus der Einladung hervor? Gibt es eine klare Agenda und sind mir alle Informationen zugänglich?
2. Alternativen zum Meeting
Muss es eine Besprechung sein? Kann das Thema einfacher vorab gelöst werden? Manchmal reicht auch ein einfacher Anruf oder eine E-Mail um Sachverhalte zu erklären. Auch einfache Statusmeetings können per Webcast, Podcast oder Statusmail verteilt werden.
3. Zeitbudget des Meetings
3. Ist die Dauer und der Zeitpunkt angemessen? Eine Besprechung sollte nicht länger als 45min dauern, da du sonst höchstwahrscheinlich nicht voll konzentriert folgen wirst. Sind auch meine Verfügbarkeiten in der Einladung berücksichtigt?
4. Teilnehmer des Meetings
Ist der Teilnehmerkreis angemessen? Hier sollten wirklich nur die notwendigsten Kollegen eingeladen sein. Ab einer größeren Zahl von Teilnehmern ist keine sinnvolle Diskussion ohne Moderation mehr möglich.
5. Mein Beitrag zum Meeting
Kann ich wirklich was zu der Besprechung beitragen? Bin ich zur Lösung einer Diskussion notwendig, oder werden nur Informationen von mir benötigt? Dann wäre wieder Punkt 1 für mich zutreffend.
Wenn ich alle fünf genannten Kriterien mit Ja beantworten kann, dann sage ich zu und werde ohne meinen Laptop oder Tablet an der Besprechung teilnehmen. Falls ich eine der Fragen mit Nein beantworte, melde ich mich beim Organisator und erkläre ihm meine Sichtweise.
Mit dieser Strategie halte ich meinen Kalender von unsinnigen Besprechungen weitestgehend frei. Es spricht nichts entgegen, auch seinen Chef freundlich zu fragen, welchen Zweck die Besprechung haben sollte. Es dient ja nur dazu sich besser darauf vorzubereiten und effektiv mitarbeiten zu können.
Einen Artikel, wie du deine Besprechungen organisieren kannst, findest du hier: Effektive Meetings – 8 Tipps
Denke daran, dass deine Zeit wertvoll ist!
