Ich bin zu zirka 75% meiner Zeit im Büro in Besprechungen eingeladen oder lade dazu ein. Diese sind in der Regel 1:n. Da ich meine Zeit strikt einteile, möchte ich diese auch sinnvoll einsetzen. Das ist in vielen Firmen nicht so einfach umzusetzen. Doch mit entsprechender Vorbereitung kannst du einiges bewirken.
Es ist klar, das gerade als Führungsperson oder Projektleiter Besprechungen und Meetings zum Arbeitsalltag dazu gehören. Zuallererst solltest du dich fragen, brauche ich wirklich eine Besprechung zu dem Thema? Kann ich das einfacher per Telefonat oder Mail klären? Wenn es nicht möglich ist, finden Meetings zu häufig statt, dauern zu lange oder sind schlecht organisiert. Wie habe ich es geschafft meine Meetings effiziente zu halten?
Um deine Zeit und die deiner Kollegen zu schonen, ist es erforderlich, ein Meeting gute und gründliche Organisieren. Das ist nicht immer einfach, jedoch mit der gründlichen Organisation einer Besprechung bist du auf dem Erfolgskurs.
Ich habe für mich diese einfachen 8 Schritte zum effizienten Meeting festgestellt. Überlege dir selbst, ob du diese in deine Besprechungsplanung mit aufnehmen willst.
1. Agenda und Ziele
Kommuniziere vorab, in der Einladung die Agenda deiner Besprechung. Ich gebe bei einem 45 Minütigen Meeting auch an, wieviel Zeit pro Agendapunkt angesetzt ist. Ebenso muss das Ziel der Besprechung klar in der Einladung formuliert sein. Du solltest auch intelligent die Raumplanung vornehmen. Lass nicht das ganze Team durch die Gegend laufen, um sich in einem Meeting Raum einzufinden. Suche Räumlichkeiten möglichst nahe am Team.
Tipp: Wenn du zu einer Besprechung ohne Agenda bzw. Ziel eingeladen bist, frage den Organisator danach.
2. Teilnehmer
Oft wird zu Besprechungen und Sitzungen pauschal die ganze Abteilung eingeladen. Doch ist das immer notwendig? Vorab sollte geklärt werden, für wen das Thema wirklich relevant ist und wer zum Thema tatsächlich etwas beisteuern kann.
3. Vorbereitung der Teilnehmer
Ich merke oft, dass sich die Teilnehmer nicht wirklich auf das zu besprechende Thema vorbereitet haben. Hier musst du zwei Dinge berücksichtigen. Sind alle notwendigen Informationen schon vorab durch dich verteilt worden? Oder sind die für die Besprechung notwendigen Informationen explizit in der Einladung abgehängt mit der Bitte zum Lesen?
Bei manchen Themen bietet sich es auch an, dass du ein Handout mit wenigen Seiten schreibt und es vor dem Meeting an die Teilnehmer verteilst.
4. Moderator
Wenn du dein Meeting zum Erfolg bringen möchtest, brauchst du einen Moderator. Diesen musst du gleich zu Beginn festlegen. In der Regel ist es der Einladende. Als Moderator musst du auf das Einhalten der Agenda achten. Ebenso einen ausgeglichenen Redefluss von allen Teilnehmern, der zum Ziel des Meeting führt.
5. Ablenkungen
Ich setze meine Meetings immer sehr kurz an und habe den richtigen Teilnehmerkreis ausgewählt. So bleibt nicht viel Potential zum Ablenken für die Teilnehmer. Falls es in deinem Meeting doch der Fall ist, poche auf die Meeting Regeln. Diese können vorab definiert sein und sagen z.B. Kein Laptop / Smartphone.
6. Pünktlichkeit
Starte dein Meeting pünktlich und beende es auch pünktlich. Wenn Schlüsselpersonen nicht anwesend sind, fange vorab mit den Teilnehmern an die Agenda zu besprechen. Parallel lass nach den Schlüsselpersonen suchen.
7. Protokoll
Du musst wie die Moderatorenrolle auch die Rolle des Schriftführers festlegen. Es geht darum, dass Entscheidungen und Aktionen aus dem Meeting gesammelt werden und nachträglich verteilt werden. Wenn du eine Besprechung ohne Protokoll durchgeführt hast, war diese Besprechung Zeitverschwendung. Denn, „Die an ein Versprechen geknüpften Bedingungen werden vergessen, an das Versprechen erinnert man sich.“
8. Pausen
Ich bin kein Fan von langen Besprechungen und lade selten länger als 45 Minuten ein. Manchmal ist es vom Thema jedoch notwendig, dass dein Meeting länger dauert. Du solltest hier auch auf ausreichend Pausen achten. Diese gibst du in der Agenda bereits an. Hier kannst du dich an den Schulstunden-Takt orientieren. Zum Beispiel: 60min – 10min Pause – 60min – 1h Pause.
Conclusio
Mit diesen einfachen 8 Tipps sollest du in der Lage sein deine Besprechungen effizient durchzuführen. Ob du zum richtigen Ergebnis kommst, liegt jedoch oft nicht an der Durchführung. Hier kann ein guter Moderator gut helfen, in die richtige Richtung zu lenken. Generell gilt, je mehr Zeit du in die Vorbereitung deiner Besprechung investierst, desto effizienter wird sie sein. Das gilt natürlich für die Präsentation.
Weitere Punkt zur guten Besprechungsdurchführung kannst du hier nachlesen: Effektive Meetings.
Wenn du deine Präsentation auf das nächste Level heben möchtest, kannst du gerne hier meine Ratschläge hierzu lesen: Durchschlagende Präsentationen.
