Häufig starten wir in unseren Arbeitstag und haken viele kleine Dinge auf unserer To-Do-Liste ab. Die genaue Übersicht, über die verschiedenen Prioritäten sind oft nicht vorhanden. Vielleicht, wenn die Deadline des Projekts immer näher rückt und noch soviel zu erledigen ist.
Hier gibt es eine kleine Regel aus dem Handbuch der Produktivität, die ich dir heute gerne mitgeben möchte. Sie hilft ein kleines aber gut strukturiertes Gerüst in deinen Tagesablauf zu bringen.
Die Rede ist hier von der 1-3-5 Regel.
Klare Prioritäten sind immer wichtig, da stimmst du mir sicher zu.
Einen Tagesplan darauf basierend zu erstellen kann sehr lästig und zeitfressend sein. Hier wird es also wichtig, die Planung zu verschlanken und einfacher zu gestalten, schließlich sollte der Fokus auf der Umsetzung und nicht der Planung liegen.
Die 1-3-5 Regel bietet dir hier einen Rahmen, mit dem du einen guten Teil des Tages bereits strukturieren kannst.
Starten wir mit der Erläuterung:
Die „1“ steht für eine Aufgabe mit der absolut wichtigsten Priorität. Um das Projekt erfolgreich abzuschließen, welche Aufgabe muss dafür heute erledigt werden? Such dir genau eine Aufgabe heraus und schreibe sie für den Punkt „1“ auf.
Die „3“ steht für eine mittlere Priorität. Hier kommen nun 3 weitere Aufgaben hin, die du heute erledigen musst, deren Vollendung jedoch nicht so bedeutend wie die erste Aufgabe ist. Mach dir auch hier wieder einen Plan was dein Ziel ist, und wie du dorthin kommst. Was musst du heute für die Erreichung erledigen?
Zum Abschluss kommt nun noch die „5“ mit der niedrigsten Priorität. Hier kommen wirklich nur die Aufgaben rein, die eh am Tag mal erledigt werden müssen, wie E-Mails checken, Soziale Netzwerke prüfen etc. Also alles Sachen, die vergleichsweise unwichtig sind und dennoch erledigt werden müssen.
Optimiere die 1-3-5 Regel doch gleich noch
Die Aufgaben mit der unterschiedlichen Priorisierung aufzuschreiben ist schon mal sehr gut. Für einen guten Tagesplan reicht es aber noch nicht.
Du brauchst noch Zeiten.
Wie lange dauern die einzelnen Aufgaben in etwa?
Wenn du es nicht weißt, schätze. Wichtig ist nur, wenn du die Aufgabe dann erledigt hast, notiere dir die Bearbeitungszeit um für spätere Aufgaben eine Referenz zu haben. Somit baust du dir langfristig ein systematischen Arbeitsstil auf.
Wenn du nun alle Aufgaben mit passenden Bearbeitungszeiten ergänzt hast, siehst du direkt, wie viel des Tages bereits verplant ist.
Nun kannst du direkt in die Umsetzung starten und wenn du das ganze noch weiter optimieren willst, dann empfehle ich dir, diese Methode bereits am Vorabend zu erledigen, damit du direkt am morgen mit diesem Plan anfangen kannst zu arbeiten und Ergebnisse zu erzielen.
Merlin Mechler
Merlin Mechler ist High Performance und Potenzialentfaltungscoach. Er hilft Unternehmern ihre Performance durch Klarheit, Struktur und Leidenschaft zu maximieren. Auf seinem Blog schreibt er über die Themen der Produktivität, High Performance und Potenzialentfaltung.
