Ich vermute, du hast ebenso wie ganz viele andere um dich herum einen Permanenten Erfolgsdruck und Leistungsdruck. An dich werden Erwartungen von außen gestellt. Hinzu kommen deine eigenen Erwartungen, was du erreichen möchtest. Dein Ziel Journal oder deine Jahresplanung gibt dir den Input. Alles sollte schneller, höher, weiter und besser werden. Du befindest dich einer Leistungsspirale. Wenn du dich hier wiederfindest, dann kann ich dir in den nächsten Zeilen darstellen, was mir geholfen hat.
Pareto Regel
Du hast bestimmt schon von vielen Seiten die 80:20 Regel oder das Pareto Prinzip gehört. Wenn du wissen willst woher es stammt kannst du den Wikipedia Artikel lesen. Kurz um er hat den Pareto Effekt definiert. Er wird auch die 80.20 Regel genannt. Herr Pareto erkannte sein Prinzip auch bei völlig anderen Themenbereichen. Zum Beispiel bei dem investieren. Nur ein kleiner Teil des Investments führt gewöhnlich zum größten Teil des Erfolges. Das würde heißen, dass ein Ungleichgewicht zwischen Energie und Wirkung herrscht – laut V. Pareto zu 20:80.
80:20 im Alltag
Auch im Alltag haben wir gute Beispiele für das Paretoprinzip. Ich habe dir deshalb hier ein paar Beispiele aufgezeigt.
Software: Nur 20% der Bugs sind für 80% der Softwareabstürze verantwortlich.
Software: Nur 20% des Funktionsumfangs einer Software werden von 80% der User verwendet.
Teamarbeit: Von 20% deines Teams werden 80% der Arbeit getan – das siehst du an der Spanne von Top Performern und dem Rest.
Krankenstand: 80% der Fehlzeiten sind von immer den gleichen 20% der Belegschaft verursacht.
Kommunikation: Du schreibst 80% deiner E-Mails an die gleichen 20% deiner Personen im Adressbuch.
Umsatz: Die besten 20% der Verkäufer deiner Firma machen 80% des Umsatzes.
Kleidung: Du trägst lediglich 20% deiner Kleidung 80% der Zeit.
Energieverbrauch: 20% deiner Elektrogeräte verursachen 80% des Energieverbrauchs.
Kriminalität: 20% der Bevölkerung sind für 80% der Gesetzesüberschreitungen verantwortlich.
Reichtum: 20% der Bevölkerung haben 80% des Reichtums.
Diese Beispiele zeigen, dass die Anwendung des Paretoprinzip nahezu überall anwendbar ist. Deshalb lohnt es sich in unserem Fall die sich selbst die folgende Frage zu stellen:
Wie kann ich meine Ziele erreichen und 20% meiner Energie so einsetzen, dass ich 80% des Ergebnisses erhalten?
Was steckt dahinter?
Die Pareto Regel besagt, dass du 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreichen kannst. Daher musst du, um die restlichen 20% zu erfüllen, umgekehrt 80% mehr Aufwand erbringen. Das solltest du dir auf der Zunge zergehen lassen. Das würde demzufolge heißen, um 80% deiner Tagesleistung zu erreichen benötigst du nur 20% der investierten Arbeit. Die restlichen 80% der Zeit sind Dinge, die jenseits der 80% liegen oder nicht relevant sind.
Im Folgenden kannst du mit der intelligentenAnwendung der Pareto Regel, deine Energie fokussieren und gehebelt einsetzen.
Und als Führungskraft?
Ist die Pareto Regel als Führungskraft oder Projektleiter nicht genial. Demzufolge kannst du dich auf die wirklich wichtigen Dinge Priorisieren. Du bringst die Aufgaben oder Tätigkeiten auf deine Agenda, welche 80% der Ergebnis ausmachen. Dadurch benötigst du keine „ToDo’s Aufwickel-Maschnine“ im Keller, die am Ende des Tages deine Unerledigten ToDo’s abspeichert. Der Schlüssel ist wirklich die 80:20 Regel mit dem Priorisieren zu kombinieren. Für diesen Schritt solltest du dein Mindset prüfen. Der größte Feind der 80:20 Regel ist nämlich der Perfektionismus. Versteh mich nicht falsch, perfekte Qualität abzuliefern ist eine wunderbare Tugend. Wenn du genug Zeit hast. Aber wenn du ein größeres Ziel im Sinn hast, wird es dich am vorrankommen hindern.
Mindset
Perfektionismus ist per se nicht schlecht und in manchen Bereichen macht er auch Sinn. Zum Beispiel beim Zubereiten einer Aufwendigen Mahlzeit, bei der Ausübung deines Hobbies und so weiter. Jedoch im Beruflichen Alltag als Führungskraft solltest du hiervon Abstand nehmen. Nutze daher die Hebel der 80:20 Regel von V. Pareto und kombiniere die 20% mit deinen Stärken. Überlege demnach genau was du gut kannst und was 80% des Aufwandes bringt?
Vergesse den Glaubenssatz, dass harte Arbeit notwendig ist – smarte Arbeit ist der Ansatz. Es gibt viele Menschen, die arbeiten sehr hart und werden nicht erfolgreich oder entwickeln sich weiter. Fokussiere und selektiere wo du deine Energie investierst und erreiche mit Hilfe von Pareto einen enormen Hebel für dein Unternehmen.
Die Anwendung
Um dein überarbeitetes Mindset in Bezug auf die Pareto Regel in die Tat umzusetzen, solltest du erst einmal eine PAUSE machen.
Schritt 1 – Pause
Nimm das wirklich ernst und ziehe dich für ein paar Stunden zurück. Schaffe dir die Distanz, die du benötigst. Such dir einen Meeting Raum am anderen Ende, oder geh in ein Kaffee oder gar in die Natur. Wichtig ist nur, dass du Abstand und Ruhe hast.
Schritt 2 – Ist Analyse
Analysiere ganz ohne Emotionen deine Tätigkeiten. Was machst du den ganzen Tag. Eventuell hast du ein Tätigkeitslog oder Stundenlog, das dir aufzeigt womit du die meiste Zeit verbringst. Auch ein Blick in deinen Kalender und deine ToDo Liste der Vergangenen Zeit helfen dir.
Schritt 3 – Sortieren
Sortiere deine Aufgaben in zwei Kategorien. Am besten mit PostIt’s – in 20% (Hebelwirkung) oder 80% (Beiwerk). Was liefert wirklich Ergebnisse (20% Stapel) und was nicht (80% Stapel). Ich vermute, dass dein 80% Stapel um einiges höher ist, als der 20%‘er.
Schritt 4 – Entscheiden
Natürlich kannst du die 80%‘er nicht einfach ignorieren. Daher nimm dir jede einzelne Aufgabe vor und überlege welche der 3 Alternativen möglich sind : 1. Delegieren (Assistent, Team Mitglied ), 2. Automatisieren oder 3. Eleminieren (Aufgabe bringt dich und dein Unternehmen nicht weiter). Notiere deine Entscheidung jeweils.
Schritt 5 – Alternativen
Natürlich wirst du Aufgaben haben, die nicht optimal in die Kategorisierung passen werden. Überlege dennoch, ob du jemanden Ausbilden kannst, diese Aufgabe zu übernehmen. Wenn du durch den 80%‘er durch bist, widme dich den 20%‘er. Hier empfehle ich dir auch den Gedanken der Automatisierung zu pflegen. Welche dieser Aufgaben, die sehr wichtig sind, können Automatisiert werden?
Überlege wieviel zusätzliche Zeit du dadurch gewinnen kannst. Behalte im Hinterkopf, dass du als Führungskraft keine wiederholenden Standardaufgaben abarbeiten solltest. Deshalb konzentriere dich auf deine wichtigen Aufgaben und Neues. Ich hoffe du versteht nun besser, warum du Zeit in deine Tages und Aufgabenplanung investieren musst. So wie es Albert Einstein mit seinen Problemen machte, solltest Du es mit deinen zu erledigen Aufgaben machen.
Wenn ich eine Stunde habe, um ein Problem zu lösen, dann beschäftige ich mich 55 Minuten mit dem Problem und 5 Minuten mit der Lösung.
Albert Einstein
Andere Lebensbereiche
Du kannst die Pareto Denkweise auf dein ganzes Leben anwenden. Sei hier offen für die ungeahnten Möglichkeiten. Die 80:20 Denkweise kann dir helfen automatisch zu priorisieren und wichtiges von unwichtigen zu tun. Du tust viel zu oft Unwichtiges, anstelle dem wirklich wichtigen. Gewöhne dir diese Denkweise an. Im Freundeskreis zum Beispiel kannst du dir überlegen, mit welchen 20% du 80% deiner Freizeit verbringst? Oder welche 20% Deiner Taten für 80% deines Glücks verantwortlich sind? Oder auch im Sport kannst du hierzu eine Anwendung finden. Welche 20% der Übungen liefern 80% deines Erfolges?
Conclusio
Sei kreativ in der Anwendung der Pareto Regel und im aufspüren des Zusammenhangs. Ja – es kostet dich zu Beginn Zeit. Du musst dir über deine Aufgaben Gedanken machen. Dennoch zahlt sich der Effekt aus. Ich hoffe, dass es dir auch im ersten Schritt deine Augen öffnen wird und du dann fokussiert deine Energie auf die wichtigen 20% zu lenken. Lass es mich wissen, wo und wie du das Paretoprinzip anwendest. Du kannst mir hierzu gerne in die Kommentare schreiben und direkt an mich schreiben. Denke daran die Kombination der Pareto Regel und die Kunst Prioritäten zu setzen, sowie richtig zu fokussieren kann dich regelrechter Richtung Ziele katapultieren.
