Du bist Führungskraft oder Projektleiter in einem größeren Unternehmen? Dann wirst du bestimmt wie ich bis zu 75% deiner Zeit in „Meetings“ verbringen. Du wirst überrascht sein, wieviel Zeit du mit Besprechungen verbringt. Es lohnt sich hier ein paar Tage ein Zeitprototkoll zu führen. Du fragst dich dann bestimmt, wie soll ich nur meine eigentliche Arbeit vollbringen. Wie kannst du an deinem Projekten arbeiten, wenn du ja quasi die ganze Zeit in Meetings verbringst. Daher kennst du es bestimmt, du verwendest die Zeit bei weniger interessanten Meetings zum Arbeiten am Laptop/Notizblock oder Smartphone. Ich habe mich dabei erwischt und das hat mich dazu gebracht zu verstehen, warum ich so handle. Während einer Besprechung habe ich meine Kollegen angeschaut. Einige waren im Halbschlaf, andere tippten fleißig in ihre Laptops und ein paar wenige folgten der schier nicht enden wollen Show am Beamer.
Überdenken unserer Meeting-Kultur
Natürlich wirst du es nicht ohne Besprechungen schaffen, wenn du in Teams arbeitest. Aber frag dich ganz ehrlich, wie viele Meetings hattest du diese Woche gehalten oder besucht, bei denen du zufrieden raus gegangen bist. Merkst du nicht auch, wie sich manche Teilnehmer bei Meetings verhalten? Sie drücken sich von Meeting zu Meeting und denken dann sie wären produktiv. Bei wie vielen Meetings hast du das Gefühl gehabt, ja – das hat sich für meine Arbeit/Unternehmen gelohnt. Rechne nur einmal die Anzahl der Teilnehmer x fiktiven Brutto Stunden Lohn x Besprechungszeit und wiege das gegen die Entscheidung auf. Würdest du privat auch diesen Betrag für das Herbeiführen des Ergebnisses bezahlen?
Deine Zeit und die Zeit deiner Kollegen ist kostbar – verschwende sie nicht in Meetings!
Pro Effiziente Meetings
Mich hat diese Überlegung die Augen geöffnet und ich wurde immer sensibler auf ineffiziente Meetings in meinem Unternehmen. Du willst wissen wie ich es geschafft habe in meinem Team die Anzahl der Meetings zu minimieren und dabei keine Einbußen des Kommunikationsfusses herbei zu führen? Getreu dem Motto: “Communication is key“.
Schritt für Schritt zu effizienten Meetings
Den größten Hebel hast du bei der Planung der Meetings. Also wie du die Besprechung durchführen möchtest. Wenn du hier ein wenig Zeit investierst, sparst du Zeit deiner Kollegen. Denke an die Summe die dich die Entscheidung kosten kann (Teilnehmer x fiktiven Stundensatz x Zeit). Was musst du vor einer Besprechung machen um ein effizientes Meeting durchzuführen?
Planung
A und O ist die ausreichende Planung der Besprechung. Egal, ob es nur eine kurze Absprache ist, oder ein Event mit mehreren Hundert Teilnehmer. Planung ist hier der Hebel für Effizienz.
Agenda
Beginnen solltest du mit der Agenda. Wenn du diese nicht strategisch planst, erhöhst du die Gefahr des plaudern. Was möchtest du erreichen? Was ist das Ziel des Meetings in einem Satz? Gehe hier möglichst Strukturiert vor:
Ziel der Besprechung
Schreibe diesen Satz in der Agenda ganz oben hin (z.B. Ziel der Besprechung: „Entscheidung zur Abgabe des Angebotes XY“). Wenn du die Möglichkeit hast, mach das Ziel während der Besprechung für alle sichtbar. Definiere unterpunkte in Form einer kleinen Agenda. Vermeide generelle Agenda Punkte wie („Any other Business“, oder „Weitere Punkte)
Zeitraum & Zeitpunkt
Überlege dir wie lange die Zielerreichung dauern kann. Denke an das Parkinsonsche Gesetz, bei dem sich Arbeit ja nach verfügbarer Zeitspanne ausdehnt. Ich empfehle dir eine maximale Dauer von 55 Minuten und minimal 10 Minuten. Warum? Ganz einfach, eine Stunde ist zu lange und keiner wird dir so lange konzentriert folgen. Wenn du denkst, dass die Entscheidung oder die Agenda es erfordert, plane eine 10-Minütige Pause ein. Unter 10 Minuten solltest Du dich fragen, ob das Ziel der Besprechung nicht einfach mit einem Telefonat oder Gespräch erfolgen kann. Der Aufwand der Planung ist hier in Frage gestellt. Alleine bis alle eingetroffen sind und „mitdenken“ sind die ersten 5 Minuten schon vergangen.
Den Zeitpunkt musst du natürlich nach der Verfügbarkeit der Teilnehmer richten. Versuche möglichst Randzeiten zu finden. Also vor einer Pause oder vor Feierabend. So hast du klare Grenzen.
Teilnehmer
Eine entscheiden Frage ist die Wahl der Teilnehmer. Versuche möglichst wenige erforderlich zu machen. Je weniger Teilnehmer, desto einfacher und klarer die Durchführung. Beschränke dich wirklich nach den Zwingend erforderlichen. Wenn nötig hole dir Informationen von Personen vorab ein, um sie nicht zwingend dabei haben zu müssen. Überlege ob in dem Kreis der Teilnehmer das Ziel des Meetings erfüllt werden kann. Hast du alle Entscheider beisammen? Denk dran, wenn dein Chef, oder das Senior Management teilnimmt, solltest du die Meetingzeit auf ein Minimum reduzieren. Die Zeit deines Chefs oder des Management ist sehr begrenzt.
Typ der Besprechung
Wie willst du das Ziel erreichen? Deshalb frag dich, was du willst, eine Informationsveranstaltung, eine offene Diskussion, ein Workshop, ein Status Report, oder ein Brainstorming? Willst du einfach einen Arbeitsauftrag erteilen oder ein Kick Off durchführen? Je nach Art des Meetings musst du deine Planung entsprechen fortführen.
Statusmeeting
Davon solltest du generell absehen. Verteile die Informationen über eine Mail, Intranet (Wiki), VideoCast oder sogar PodCast und stehe für Rückfragen offen. Lass die notwendigen Informationen vom Team in einem Zentralen Dokument zusammentragen. Ich arbeite mit einem Template, welches vom jeweiligen Team periodisch ausgefüllt wird und dann von mir in einem Bericht zusammengestellt wird.
Kick Off Meeting
Hier solltest du auf eine gut durchdachte Präsentation vorbereiten und eine mitreisende Eröffnungsrede halten. So schaffst du es die Produkt oder Projekt Vision zu teilen und die Energie in deinem Team zu entfachen. Nimm dein Team mit und überzeuge sie von dem neuen Projekt.
Workshop
Was ist das zentrale Thema? Kann es in einem Workshop behandelt werden? Geht es darum den Teilnehmern Wissen zu vermitteln und sie auf-zu-schlauen? Denke an die Vorbereitung der Unterlagen.
Offene Diskussion
Hier musst du auf die entsprechenden Moderationswerkzeuge achten. Es ist essentiell darauf zu achten, den roten Faden nicht zu verlieren. Ebenso musst du die Punkte entsprechend sammeln und aufbereiten, damit der Fortschritt der Diskussion für alle sichtbar ist.
Gespräch
Viele Meetings sind eher Kaffee-Runden. Deshalb rate ich dir diese Art der Besprechungen generell abzuschaffen. Geh direkt zu den Kollegen oder trefft euch an der Kaffeemaschine und besprecht die Punkte.
Delegation von Arbeit
Hier solltest du wirklich von der Methode Meetings absehen. Bei der Delegation von Arbeit empfiehlt solltest du generell nur einen Ansprechpartner haben. Derjenige Übernimmt die Aufgabe und das solltest du deshalb in einem 1:1 Gespräch klären.
Brainstorming
Ähnlich wie beim Workshop musst du hier auf entsprechende Moderationsfähigkeiten für das Brainstorming zurückgreifen.
Entscheidungs-Meeting
Das ist eine häufige Art von Besprechungen und hier gilt auch ein gut durchdachter Vortrag mit klaren Fragen bzw. deren Antworten. Dein Ziel für dieses Meeting ist klar definiert und entscheidend.
Kurz gesagt überlege, ob du für deinen Fall ein Meeting benötigst und ob es sinnvollere Alternativen gibt (z.B. gemeinsames Mittagessen, kurzes Gespräch, Abstimmung im Internet, Online Forum, gemeinsames Dokument zum Bearbeiten).
Räumlichkeiten
Untersätze nicht die Wahl des Raumes. Je nach Thema und Ziel ist es manchmal wichtig einen „neutralen“ Boden zu wählen und die Besprechung im Meeting Bereich der Firma durchzuführen. Beachte auch die Ausstattung des Raumes, also im Sommer mit Klimaanlage oder entsprechende technische Ausstattung. Ist der Raum zum Zeitpunkt des Gesprächs ruhig?
Wenn es ein wichtiges Meeting ist, solltest du den Raum schon ein paar Minuten vorher und nach dem Meeting blockieren. So verhinderst du das du aus dem Raum „rausgeschmissen“ wirst, oder mit den Teilnehmern gleichzeitig kommst. Du kannst so auch einen Technik-Check machen und kurz inne halten und Energie sammeln.
Macht es Sinn das Meeting rein virtuell durchzuführen, weil ein paar Teilnehmer nur so teilnehmen? Denke an die entsprechenden Meeting Regeln.
Du kannst auch einmal versuchen ein Stehmeeting, oder ein Meeting-Spaziergang durchzuführen. Je nach Gegebenheit kannst du auch ein Fit-Meeting machen, bei dem die Teilnehmer auf einem Rad sitzen, oder wandern? Sei deshalb offen und spielerisch.
Meine Befugnisse
Je nach Meeting kläre mit deinem Chef ab, ob du Entscheidungen treffen kannst und ob dein Chef hinter dir steht, wenn er nicht dabei ist. Ist das auch dem Team kommuniziert? So verhinderst du Querulanten im Meeting die du nicht zurechtweisen kannst.
Rollen im Meeting
Wer wird der Moderator sein und wer wird die Ergebnisse und Aufgaben aus dem Meeting prototkolieren? Du solltest hier mindestens zwei Namen nennen können ;-).
Einladung
Nach der ganzen Planung geht es darum das du das Paket für die Einladung schnürst. Schreibe eine aussagekräftige Kalendereinladung. Der Titel der Besprechung sollte klar sein und das Ziel enthalten. Ebenso denke an die Angabe des Ortes und des Datums/Uhrzeit. Beschreibe das Ziel der Besprechung in kurzen Worten und hänge alle weiteren Informationen wie Agenda und Präsentation an. Überlege dir, ob du nicht auch die Meeting Regeln (Was ist erlaubt, Was sollte bitte unterlassen werden) mit anhängst. Darin kannst du zum Beispiel ein Laptopverbot aussprechen. Bitte die Teilnehmer zum Sichten der Informationen. Biete dich an zur Klärung von Rückfragen.
Bevor du die Einladung abschickst, halte inne und frage dich selbst: „Kann mit der vorliegenden Information die Entscheidung getroffen werden? Habe ich alles entsprechend vorbereitet? Was kann das Management noch Fragen?“ Wenn du hier klar mit Ja antworten kannst, schicke die Einladung ab.
Einen Tag vor dem Meeting kannst du die Teilnehmer nochmals per Mail erinnern, das sie vorbereitet sein sollten. Ebenso kannst du fragen, ob erforderliche Vorarbeiten zum Meeting gemacht worden sind. Dies bietet sich an, wenn vorab noch Entscheidungen gefehlt haben.
Durchführung
Bei der Durchführung solltest du ein paar Minuten eher in der Räumlichkeit sein. Bereite alles vor, schalte die Lichter entsprechend an, bau auf und verteile ggf. die Notizen. Begrüße die Teilnehmer an der Tür. Tipps zur Durchführung kannst du dir hier finden: Rhetorik und Körpersprache und durchschlagende Präsentationen.
Überlege dir, ob du die Meeting Regeln und die Agenda sichtbar an die Wand oder einen Flipchart bringen möchtest. Bringe die Willkommen Folie auf den Beamer, wenn du dich für eine Präsentation entschieden hast. Gib nach der Begrüßung klar an, dass ein Protokoll (Minutes of Meeting) geschrieben wird und die Aktionen dort vermerkt werden. Du solltest auch mitteilen, wenn das Protokoll verteilt wird.
Du solltest bei der Durchführung der Besprechung auf die nachfolgenden Punkte achten.
Zeit
Lasse einen Time im Beamer laufen oder weise die Teilnehmer bei diskussionen immer wieder auf die Zeit hin, wenn du von deiner gewählten Agenda abweichst.
Protokoll
Die Protokollierung von Beschlüssen und Ergebnissen (Minutes of Meetings) solltest du besonderer Aufmerksamkeit schenken. Bringe sie sichtbar für alle auf einen Chart oder bringe sie auf den Beamer, so sieht jeder was geschrieben wird. Verteile am Ende das Protokoll mit den Aktionen. Ein Meeting ohne Aktionen oder Beschlüsse war kein Meeting!
Teilnahme
Sorge als Moderator dafür, dass alle was sagen. Du hast die Teilnehmer ausgewählt um anwesend zu sein und einen Beitrag zu leisten. Spreche ruhige Teilnehmer an und Frage nach ihrer Meinung. Versuche immer Verbales und Non-Verbales Feedback von den Teilnehmern zu bekommen und versuche eine positive, lockere Atmosphäre herzustellen. Lasse Unterschiedliche Meinungen zu und achte dabei genau auf dein eigenes Mind-Set. Lass Seiten-Diskussion oder eine zu detaillierte Diskussion nicht zu und bringe Punkte auf eine Liste von Themen die noch angesprochen werden können oder vereinbare eine spätere Weiterführung. Lobe Teilnehmer die sich einbringen und aktiv beteiligt sind. Vertraue auf deine feinen Antennen, um Stimmungen im Teilnehmerkreis aufzufangen und berücksichtig dieses Feedback.
Online Meetings
Ein Spezialfall sind die immer häufigeren Online Meetings. In meinem Alltag sind sie schon bei 50% reine Online Meetings und bei fast allen Meetings sind Teilnehmer per Telefon/Video zugeschalten. Achte auch hier auf Grundregeln, wie zum Beispiel die eingeschaltete WebCam und die Videoübertragung für die Teilnehmer im Raum. Bei reinen Telefon Teilnehmern achte auf Störgeräusche und eine klare Verbindung. Bitte die Teilnehmer, die Remote teilnehmen nicht neben andere Arbeiten zu tun (daher ist eine WebCam empfohlen). Teile deinen Bildschirm mit der Präsentation und ggf. das Protokoll.
Nachbearbeitung
Nach jedem Meeting solltest du eine kurze Reflexion vornehmen. Hierzu kannst du dir diese Fragen schriftlich beantworten:
- Was lief besonders gut?
- Wo kann ich mich methodisch verbessern?
- War das Setup (Raum, Teilnehmeranzahl, Zeit) Zielführend?
- Wurde das Ziel erreicht, warum?
- Können die Meeting Regeln beibehalten oder sollen sie angepasst werden?
- Was ist der haben die Teilnehmer aus dem Meeting mitgenommen?
Du solltest nach dem Meeting das Protokoll mit den Aktionen (vergesse hier nicht Lieferdatum und Verantwortlichen) an alle Teilnehmer zu versenden. Wenn du möchtest, hänge eine kleine Umfrage (z.B. Google Forms) an und frage nach Feedback.
Lerne aus jedem Meeting und überlege was du besser machen kannst – Nur so kannst du wirklich besser werden.
Du kannst dir diese Grafik als kleine Gedächtnisstütze gerne ausdrucken, oder abspeichern.
Conclusio
Ein effektives Meeting zu halten ist vor allem eins, viel Arbeit für den Verantwortlichen. Deshalb darfst du es nicht zu leicht nehmen. Du solltest dir vor der Einladung überlegen, ob die oben angesprochenen Punkte berücksichtigt sind. Ebenso sparst du mit einer guten Vorbereitung viel Arbeitszeit für deine Kollegen. Sei so fair und spreche andere Kollegen an, wenn Ihre Meetings absolut aus dem Ruder laufen und biete ihnen Hilfe an. Nur so schaffen wir es, den schlechten Ruf von Meetings in Unternehmen zu verbessern. Natürlich sind die Tipps von mir nur Ideen, die mir helfen, adaptiere sie an deine Bedürfnisse und teste was funktioniert.
Hast du noch Tipps aus deiner Erfahrung, schreib sie mir bitte in den Kommentaren.
