Du beschäftigst dich bestimmt schon einige Zeit bewusst oder unbewusst mit Projektmanagement. Dadurch fühlst du dich doch sicherlich auch erschlagen von der Fülle an Prozessen und Leitlinien. Alle sollten dazu dienen dein Projekt erfolgreich zu machen. Doch was benötigt ein Projektleiter um erfolgreich zu sein? Neben den ganzen „Hard-Facts“ und Prozessen gibt es meiner Meinung nach 10 Gebiete (oder Tugenden) im Projektmanagement, die deine besondere Aufmerksamkeit erfordern. Genau mit diesen 10 Projektmanagement Tugenden im Hinterkopf habe ich in der Vergangenheit Projekte erfolgreich abschließen können. Teilweise sind es Fähigkeiten oder Skills, die ich für den Projekterfolg als zwingend notwendig sehe. Daher werde ich dir diese in den nächsten Zeilen erläutern.
10 Erfolgs-Tugenden
Um so länger du dich mit dem Projektmanagement beschäftigst, desto mehr Gebiete wirst du als wichtig erachten. Mindestens genau so viele Gebiete sind für den erfolgreichen Projektleiter wichtig. Nichts desto Trotz denke ich, dass du diese 10 Gebiete im Hinterkopf behalten solltest. Diese helfen dir auch im Alltag.
In folgenden Artikel möchte ich dir diese 10 Projektmanagement Tugenden kurz erläutern. Mein Ziel ist es dir zu helfen, deine Projekte zum Erfolg zu führen. Wenn du diese Fähigkeiten täglich im Projektalltag einsetzt, hast du sehr gute Chancen ein erfolgreicher Projektleiter zu sein.
1. Kommuniziere mit allen Stakeholder
Du musst mit allen Projekt Stakeholder permanent kommunizieren. Das muss von der Projekt-Initiierung, bis zum Projekt-Abschluss erfolgen. Ich weiß, das ist anstrengend, jedoch ist dein Job zu 80% Kommunikation. Vergesse nicht zum Erfolg oder Misserfolg maßgeblich betroffenen Personen beim KickOff Meeting oder in der regelmäßigen Projekt Status Kommunikation.
Bei großen Projekten solltest du einen Kommunikationsplan anhand des Stakeholder Register erstellen und gleich festlegen, wie Du mit den jeweiligen Stakeholdern kommuniziert (z.B. persönlich, telefonisch, per mail, über Meetings…).
Kommunikation der notwendigen Information der Schlüssel zum Erfolg.
2. Manage Risiken
Risiken gehören zum Projekt und wenn du deine Risiken entsprechend berücksichtigst, kannst du die meisten Risiken mittigeren. Hier ist die Zeit der Faktor. Ein sehr früh entdecktes Risiko kann und muss in der Projektplanung berücksichtigt werden. Mit Opportunitäten ist es genau gleich! Definiere ein Team, das aktiv die vom Team entdeckten Risiken einsammelt und verfolgt. Zusammen mit dem Management Team musst du diese dann kategorisieren und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. Du als erfolgreicher Projektleiter hast es in der Hand, Risiken vorausschauend zu managen.
3. Halte ein KickOff Meeting
Du willst, dass dein Projekt erfolgreich wird? Dann halte ein KickOff Meeting mit allen Stakeholdern (siehe Punkt 1.). Die Organisation (Mitarbeiter) soll wissen, dass das Projekt gestartet ist. Zeichne die Vision, den Grund für das Projekt und das gewünschte Endergebnis nieder. Warum wird das Projekt initiiert? Warum ist genau dieses Team ausgewählt? Gib allen die Chance zu sehen, dass sie Teil des Projektes sind. Als Inspiration kannst du KeyNotes von CEOs und Sprechern auf youtube.com oder TED ansehen. Du als erfolgreicher Projektleiter bist für die Motivation deines Teams verantwortlich.
4. Klar definierte Arbeitspakete
Was hilft und ein motiviertes Team, wenn sie nicht wissen, was das Ergebnis sein soll? Beschreibe schriftlich, am besten zusammen mit den Personen, die die Arbeit ausführen werden. Beschreibe das Arbeitspaket und das Ergebnis klar und deutlich. Definiere wann das Arbeitspaket erfüllt ist (Exit Criteria). Deine Aufgabe als erfolgreicher Projektleiter ist zu verstehen und wissen, was dein Team zu tun hat.
5. Planedem Projekt voraus
Als Projektmanager musst du gedanklich immer mehrere Schritte voraus sein. Es ist wie im Schach. Nutze dein Nummer 1 Hilfsmittel, deine Projektpläne und Gantt Charts. Weitere Werkzeuge können dir ebenfalls helfen (Register, Wikis, Status Boards, Kanban Boards und weitere Werkzeuge.) Nutze diese Werkzeuge um ein erfolgreicher Projektleiter zu sein und halte deine Pläne stets aktuell. Du kannst keinen Ozeandampfer steuern, wenn du auf Sicht fährst.
6. Dokumentiere alles
Achte darauf, dass alle Entscheidungen, Absprachen und Probleme gesammelt werden und je nach Projekt allen, oder einem Teil zugänglich gemacht werden. Daher trainiere dein Team, das einzusehen und auch selbstständig ihre Dokumentation abzulegen. Information und Kommunikation sind der Schlüssel. Hier eignen sich Werkzeuge wie interne Wiki’s oder auch eine klar definierte Ordnerstruktur in einem geteilten Verzeichnis. Je nach Projekt/Team Größe gibt es entsprechende Lösungen. Als erfolgreicher Projektleiter teilst du möglichst alle Information.
7. Reflektieredas Projekt
Wenn du in einem größeren Projekt bist, ist eine regelmäßige Reflektion mit dem Management Team absolut empfehlenswert. In kleinen Projekten kannst du das auch für dich selbst. Hierbei solltest du über die vergangene Zeit nachdenken und Dinge die gut gelaufen sind und Dinge die du und Dein Team besser machen können, analysieren. Schreibe dazu „Lessons-Learned“ und ziehe auch Konsequenzen daraus. Spreche im Team offen darüber, was gut und was nicht gut lief. Konzentriere dich nur auf wenige Dinge auf einmal. Das ist einer der Elemente, weshalb aus dir schrittweise ein besserer und erfolgreicherer Projektleiter wird.
8. Änderungen im Arbeitsumfang
Wie schnell wird der Umfang eines Arbeitspakets verändert. Meist kommt noch ein „Feature“ hinzu, oder es muss schneller fertig werden. Dies alles hat Einfluss auf das Budget. Entscheide im Management Team darüber, ob die Änderung aufgenommen wird. (In der Regel gibt es ein Prozess hierzu (Change Control Board)) Notierte die Entscheidung und die Änderungen zentral und passe deine Pläne entsprechend an. Auch hier gibt es viele nützliche Werkzeuge, die dir hier helfen. Als erfolgreicher Projektleiter bist du dir den Auswirkungen von Aufwandsänderungen stets bewußt (Zeit, Funktionen, Budget).
9. Umgang mit Änderungen
Wenn die Änderung vom Change Control Board akzeptiert wird ist es wichtig diese auch dem Team entsprechend zu Kommunizieren. Ebenso bedeute diese Änderung eine Veränderung der Ausgangs Projekt Kalkulation (Project Baseline). Diese muss dokumentiert angepasst werden. Ansonsten werden jegliche Earned Value Analysen (EAV) unnötig negativ. Daher musst du als erfolgreicher Projektleiter du Einflüsse auf die Metriken verstehen und einschätzen können.
10. Richtigdas Projekt abschließen
Eine gemeinsame Rekapitulation des Projektes nach dessen Abschluss (Erfolgreich oder nicht!) ist essentiell und darf nicht fehlen. Das Team hat während des Projektes viel gelernt. Es wäre sehr schade, wenn nicht alle davon profitieren könnten. Daher auch hier wieder, Dokumentiere und Informiere alle darüber. Im besten Fall gibt es Änderungen im Organisationsprozess, um Projekte in Zukunft effizienter zu machen. Als erfolgreicher Projektleiter möchtest du auch am Ende eines Projektes mit deinem Team den Erfolg feiern. Daher gehört ein Team Event zum Projekt Abschluss ebenso dazu.
Conclusio
Natürlich sind die Prozesse die z.B. im PMI® definiert sind die Grundlagen und dürfen nicht fehlen. Jedoch denke ich, dass es wichtig ist gewisse Gebiete mehr zu fokussieren als andere. Mit diesen 10 Projektmanagement Tugenden, oder Skills möchte ich Dich zum Nachdenken anregen. Sie sollen dir helfen ein erfolgreicher Projektleiter zu sein. Berücksichtigt du diese auch? Oder hast du andere Gebiete, die du als wichtig erachtest?
Zu dem Thema habe ich bereits vor einiger Zeit einen Beitrag geschrieben. Es ging hier ebenfalls um wichtige Eigenschaften, welche einen Projektmanager Effektiv machen. Lies gerne hier weiter….
Lass es mich wissen und schreib mir deine Gedanken in die Kommentare. Was ist für einen erfolgreichen Projektleiter deiner Meinung nach wichtig?
In diesem Sinne wünsche ich euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.
