Du denkst über Priorisierung und langfristige Ziele nicht nach. Du handelst einfach – wie ein Feuerwehrmann löschst du die gefährlichsten Feuer und handelst ohne die vorher festgelegten Prioritäten? Bedenke bitte dass du nur begrenzte Energie (Zeit & Konzentation) pro Tag zur Verfügung hast. Deine Energie ist wie der Akku deines Handys – bei du hoher Beanspruchung geht er schneller leer als gewohnt. Daher überlege wofür du deine Energie verwendest und welche Priorität sie haben – bei allen Tätigkeiten.
Priorisiere deine Energie
Der Alltag eines Projekmanager ist sehr dynamisch. Du bekommst von Kollegen oder Stakeholdern ständig neuen Input und Aufgaben (ToDos), die bewertet, abgearbeitet oder verteilt werden müssen. Zusätzlich meldet sich dein Kunde bei dir und möchte gerne noch kurz eine Beschreibung des neuen Features der Software. Zu guter Letzt fragt das Management nach den letzen Budget Zahlen für dein Projekt. Das letzte was kommt hat immer die höchste Priorität oder das am Zeit kritischsten? Kommt dir das oder so ähnlich bekannt vor? Dann herzlich willkommen.
Prioritäten sind der Hebel zum erreichen langfristiger Ziele
Das Problem hier ist schlicht und einfach die Priorität jeder einzelnen Aufgabe. Genau hier ist der Hebel zum ansetzen. Du kannst nur bedingt mehr Energie pro Tag zur Verfügung haben. Klar, du kannst früher ins Büro kommen und später gehen. Evtl. sogar deine Pausen reduzieren, wovon ich strikt abraten würde. Jedoch eine wirklich Veränderung erzielst du nur, wenn du dein Muster der “Aufgabenverwaltung“ überdenkst und gezielte Prioritäten festlegst.
Du musst dir bewußt machen, wie dich jede noch so kleine Aufgabe (natürlich nichts was unter 2 Minuten erledigt werden kann), die du hoffentlich in deine ToDo Liste schreibst, deinen Zielen, ja Ziele sind immer das Thema, näher bringt. Dabei musst du selbst entscheiden, ob dich genau dieses ToDo einem deiner Ziele näher bringt.
Ziele – Warum sind sie so wichtig?
Das Thema Ziele ist bei allen wichtigen Themen rund um Effizienz und Effektivität, so auch wenn wir über Prioritäten sprechen. Du musst dir deiner Ziele bewußt sein. Wie lauten sie kurz-, mittel- und langfristig? Sie sind deine Leuchtfeuer, die dir den Weg zeigen. Ohne diese bist du wie ein Wanderer, der frei nach Laune los geht und sich an jeder Weggabelung spontan frei entscheidet. Er wundert sich nach einiger Zeit, warum er im Kreis gegangen ist. Wenn du Sportler bist und richtig gut werden möchtest, hast du doch auch ein Ziel und den dazugehörigen Plan. Sei dir deshalb immer deiner Ziele privat, für dein Projekt und auch für deine Karriere bewußt. Genau diese Ziele helfen dir, die Aufgaben zu priorisieren. Je stärker du deiner Ziele verschrieben bist, desto einfacher wird es dir fallen, wichtigem von unwichtigem zu unterscheiden.
Warum sollten wir Priorisieren?
Kurz um, Du solltest aufpassen, dass du nicht in die selbst gestellte Falle der einfachen nicht hoch priorisierten ToDos auf deiner Liste tappst. Menschen gehen gerne den geringsten Widerstand und möchten Erfolgserlebnisse. Deshalb pass auf, dass Du nicht unbewusst viele kleine unwichtigen Dinge auf Deine ToDo Liste lässt und die wichtigen (hoch priorisierten) und auch schwierigen im Backlog lässt. Hinterfrage automatisch, ob die Aufgabe, die du gerade in deine ToDo Liste oder Tagesplan einträgst, dich deinem Ziel näher bringt oder nicht.
Die Priorisierung wird dir helfen deinen Tag besser zu meistern und dir das ungute Gefühl der Fremdbstimmtheit abnehmen, welches eines der Gründe für Streß ist. Als Kerngebiet der Arbeitsorganisation ist es der Hebel für einen strukturierten Tag. Du schaffst dadurch Ordnung und sparst Ressourcen (Energie = Zeit). Du kannst dann agieren anstelle von reagieren.
Deine tägliche Energie ist begrenz und muss sinnvoll eingesetzt werden
Mein Energiehaushalt
Du hast wie schon oben erwähnt, nur eine begrenzte Menge an Energie pro Tag. Also ein klassische Ressourcenproblem im Projektmanagement. Die Priorität wird dir helfen, die Energie (Ressource) gezielt einzusetzen, um einen möglichst einen großen Output zu erzeugen. Natürlich ist nicht jede Aufgabe auf deiner ToDo Liste auf deine Ziele zurückzuführen. Hierzu empfehle ich dir die 80:20 Regel anzuwenden. Du solltest 80% deiner Zeit für die wichtigen und „echten“ Ziele verwenden. Die restlichen 20% sollten dann für augenscheinlich nicht Zielrelevanten aber wichtigen Ziele aufgebracht werden. Hier ist das Auto in die Werkstatt zu bringen oder einfach nur den Müll raus zu stellen.
Wie erkenne ich die Priorität?
Laut Wikipedia ist Priorität nach dem Lateinischen Prior = der Vordere definiert. Sie definiert den Rang der Aufgabe auf deiner ToDo Liste. Mit der Annahme, du arbeitest deine Liste von oben nach unten ab. Es kann zusätzlich auch die Dringlichkeit berücksichtigt werden und die Aufgaben weiter nach oben schieben. Das ist gerade im Zeitmanagement und in der Organisation deines Tages wichtig. Wir haben also Aufgaben die Wichtig sind und auch welche die Dringend sind. Der Unterschied ist sehr wichtig, weil gerade die dringenden Aufgaben führen, unorganisiert zu dem Gefühl der Fremdbestimmtheit und somit zum „Stress“ führen.
Sehe dir dazu dieses Prozessbild zum Thema Prioritäten an:
Dringend ist nicht wichtig!
Wichtig ist, dass du den Unterschied zwischen Dringend und Wichtig verstehest. Wichtiges muss nicht Dringend sein! Gerade hier neigen viele dazu sich zu verzetteln, weil sie alles als wichtig oder dringend sehen. Versuche hier eine objektive Bewertung zu machen. Eine E-Mail muss meistens nicht sofort beantwortet werden. Eine Steuererklärung ist wichtig, aber selten dringend. Wenn du diese nicht vor dir her schiebst. Mit dem regelmäßigen „Schieben“ von Aufgaben werden Wichtige auf einmal zu Dringenden.
Dein Werkzeugkasten um zu priorisieren
Diese drei Werkzeuge können dir helfen, deine ToDos zu managen und deine Energie gezielt einsetzen zu können.
Minimalismus
Zum einen der aktuell überall anzutreffende Minimalismus. Er hilft dir Aufgaben zu selektieren, die wichtig sind und unwichtige einfach ignorieren lässt. Ganz getreu dem 80:20 Motto.
NEIN!
Wir verfallen durch die Überflutung von Informationen immer öfter an unsere Grenzen. Doch nicht alles ist wirklich wichtig. Auch das zweite Werkzeug, das NEIN sagen hilft dir die Flut der ToDos schon zu Beginn zu reduzieren. Denke dran, NEIN zum einen ist ein JA zum anderen!
Delegation
Hierbei heißt es nicht, dass die abgelehnten oder dem Minimalismus geschuldeten ToDos verloren sind. Du kannst diese delegieren. Delegation ist das dritte wichtige Werkzeug. Nicht jede Aufgabe erfordert Dein Zutun und Know-how. Denke immer darüber nach, ob Deine Person die geeignete ist? Kann es nicht ein Spezialist besser und schneller erledigen? Wenn du nicht delegierst bist du in der „alles ist wichtig“ Falle. Wenn du keine Mitarbeiter hast, überlege dir, ob dir eine virtuelle Assistenz helfen kann. Gerade Aufgaben, die nicht dein Spezialwissen benötigen lassen sich gut auslagern.
Ich werde in meinem Webinar gezielt auf die Werkzeuge und deren Anwendung in Deinem Alltag eingehen.
Deine Prioritäten sollten agil sein
Wir sind heute im stetigen Wandel. Daher kannst Du nicht bei deiner Priorisierung Veränderungen, neue Anforderungen oder andere Umgebungsbedingungen ignorieren und auf deiner Planung verharren. Lass Agilität zu und plane flexibel um. Hierzu bietet es sich an, deine Energie (Zeit) nicht zu 100% zu verplanen, sondern mind. 1/3 offen zu lassen. So kannst du bei Veränderungen und Unvorhersehbaren entspannt reagieren. Alternativ kannst du eine Woche ein Zeitprotokoll führen, welches dir zeigt wieviel ungeplantes pro Tag auftaucht und wieviel Zeit du für die hoch priorisierten Aufgaben verwendest.
Conclusion
Zusammenfassend musst du aufpassen, dass du nicht in die selbst gestellte Falle der einfachen nicht hoch priorisierten ToDos auf deiner Liste tappst. Hinterfrage dich bei Aufgaben immer selbst nach der Priorität und ob diese Aufgabe zielführend ist.
Die Priorisierung wird dir helfen Deinen Tag besser zu meistern und dir das ungute Gefühl der Fremdbstimmtheit abnehmen, welches eines der Gründe für Streß ist. Als Kerngebiet der Arbeitsorganisation ist es der Hebel für einen strukturierten Tag. Du schaffst dadurch Ordnung und sparst Ressourcen (Energie = Zeit). Du kannst dann agieren anstelle von reagieren.
Wenn du noch lesen möchtest, wie Priorisieren, speziell im Projektmanagement hilfreich sein kann, lies hier einen älteren Beitrag von mir.
In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führt.
