Wer im Projektmanagement kennt diese Situation nicht? Das E-Mail-Postfach quillt über und neue E-Mails kommen im Minutentakt hinzu. Der Firmeninterne Messaging Dienst zeigt an, dass mehrere Kollegen Fragen stellen oder um Antwort bitten. Da das noch genug ist, klingelt das Telefon mit der Nummer des Kunden. Während man notgedrungen den Kunden am Telefon bedient, es kann ja wirklich wichtig sein, nimmt man schon einen Kollegen im Augenwinkel wahr, der gerade angelaufen kommt.
Dein Alltag als Projektleiter?
Solche oder ähnliche Situationen erzeugt für die meisten von uns Stress. Dieser Stress entlädt sich im ungünstigsten Fall meinst wie ein Unwetter, mit einer übertriebenen Reaktion dem Team gegenüber.
Natürlich ist Stress selbst gemacht und nur die eigene Wahrnehmung und Reaktion auf Umwelteinflüsse. Das klingt absolut logisch, doch ist in der oben genannten Situation nicht präsent.
Was wäre wenn?
Was wäre der gewünschte Zustand, so dass der gefühlte Stress nicht aufkommt? Als Projektleiter möchte ich gerne fokussiert an wichtigen und dringenden Themen (siehe Eisenhower Matrix) arbeiten. Gerne auch im Flow. Störungen möchte ich als Projektleiter kontrollieren und kanalisieren. Ich möchte das Gefühl der Kontrolle nicht verlieren. Wäre es nicht viel professioneller, wenn man selbst dadurch nicht ein erhöhtes Stresslevel erreicht? Und die Dinge, die unvorhersehbar sind, haben in der Tagesplanung genug Raum, um nicht zu Stress zu führen.
Du als Projektleiter!
Wie kann Ich, als Projektleiter in den gewünschten Zustand kommen? Die schlechte Nachricht zuerst. Den ersten Impuls des Stresses kann nicht kontrolliert werden, aber die entsprechende Route, die auf den Impuls antwortet. Es gibt eine Reihe von Werkzeugen, um mit den alltäglichen Störungen umgehen zu können. Hier kann man sich Zeiten im Kalender blockieren, die zum fokussierten arbeiten dienen. Oft bieten sich hier die frühen Morgen oder die Abendstunden an. Hier sollten die Mail Programme geschlossen sein, der Internet Messenger auf stumm geschalten, das Telefon und Handy ebenfalls aus geschalten sein. Es empfiehlt sich die Türe auch geschlossen zu halten. Für manchen hartnäckigen Kollegen hilft ein zusätzliches „nicht stören“ Schild. Das hilft übrigens auch im Großraumbüro, wenn es am Schreibtisch steht. Ebenso sollten die Kollegen vorab Bescheid wissen, dass jeden Tag um diese Uhrzeit die eigene Fokuszeit ist. Auch Kopfhörer mit Musik oder aktivierenden Hintergrundgeräusche hilft hier (z.B. www.noisly.com).
Systematische Delegation
Folgende Werkzeuge helfen, dass nicht zu viel auf den eigenen Schreibtisch ladet. Frühe Delegation von Aufgaben mit deren Kategorisierung nach der Eisenhower Matrix zum Beispiel. Wobei man hier zu delegierende Aufgaben gleich selektiert. Ein automatisierter Workflow ist ungemein wichtig, um nicht immer Standard Mails (z.B. für die Delegation von Aufgaben; Statusabfrage) schreiben zu müssen. Oder immer wieder die gleichen Worte/Mails zur delegierten Aufgaben zu schreiben. Hier bietet z.B. Google das Plug in der Gespeicherten Antworten.
Deine Zeit als Projektleiter ist kostbar!
Generell muss man sich als Projektleiter regelmäßig klar werden, womit man die Zeit verbringt. Ich empfehle hier regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Dies gibt einen guten Einblick, wo Handlungsbedarf ist. Eine gute Quelle vieler Werkzeuge zum Selbstmanagement ist https://selbstmanagement.rocks. Wichtig ist auch zu sehen, ob das Team sich ihrer Rolle und Verantwortungen klar ist und diese auch lebt. Gibt es Verantwortlichkeiten und sind diese klar kommuniziert? Ansonsten dient der Projektleiter immer als „Default“ Bearbeiter.
Mein Mindset als Projektleiter
Die oben beschriebenen Werkzeuge helfen ungemein, jedoch der meiner Meinung größter Hebel ist das persönliche Mindset. Als Projektleiter sind 80% meiner Zeit Kommunikation. Das inkludiert Meetings, Mails, Telefon, Kollegen, Kaffeeecken-Gespräche und Messager Dienste. Das muss ich akzeptieren und ist auch in Ordnung. Nicht alles ist im Moment dringend und es ist nur meine persönliche Wahrnehmung, die mich dies interpretieren lässt. Auch ein für einen Kunden ist nicht alles immer dringend. E-Mails können auch im Laufe des Tages beantwortet werden. Dem Kollegen vom eingehenden Beispiel kann man auf einen späteren Zeitpunkt verweisen. Wenn hier das Mindset überdacht wird, geht man schon den richtigen Weg.
Meine Verhaltensmuster
Viel wichtiger ist mein Muster, welches meine Stress-Reaktion beschreibt. Wie ist meine Unterscheidung von dringend und wichtig oder von unwichtig und nicht dringend? Was genau stresst mich? Was passiert kurz vor dem Stress-Impuls? Genau hier muss die Lupe angesetzt werden und hinein gezoomt werden. Im NLP gib es die Methode zur Beschreibung von Muster und Muster-Schleifen. Was sind meine Trigger Punkte und warum genau funktioniert er? Das muss man sich glasklar machen. Wenn dies getan ist, kann ein neues Muster erschaffen werden. Ich frage mich, wie ich auf die Trigger reagieren möchte? Gelassen, ruhig oder gar entspannt? Die Reaktion muss am besten niedergeschrieben werden und zwar im Detail. Dann muss diese Reaktion auf den Trigger visualisiert werden.
Nutze die Visualisierung
Jetzt musst du das neue Muster einschleifen. Es ist es extrem wichtig, wenn du mehrfach am Tag dir deine worst case Stresssituation vorstellst. Dann reagierst du so souverän wie du es dir ausgemalt hast (Visualisierung). Die Reaktion auf den Trigger muss so gefestigt sein, dass sie automatisch abläuft. Um so detaillierter und ausschweifender die Stresssituation visualisiert wird, desto besser. Mach dies bei einer alltäglichen Tätigkeit. Gewöhne dir an bei jedem Gang zur Kaffeemaschine dir die Situation zu visualisieren und entsprechend souverän zu reagieren ;-).
Übung macht den Meister!
Nach einigen Wochen sollte die gewünschte Stressreaktion automatisch ablaufen. Gleichzeitig empfehle ich die genannten Werkzeuge und Tipps auch mit umzusetzen.
Wenn Ihr noch weitere Tipps oder Details benötigt, lasst es mich wissen.
In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.
