Alle von uns, die eine Aufgabe bearbeitet haben, die einen zeitlichen Rahmen, neuartig und auch komplexe war, ist schon einmal mit dem Begriff Risiko Management in Berührung gekommen. Denn wir sprechen hier von einem Projekt.
Du kennst es bestimmt aus deinen Projekten oder Aufgaben, die du bearbeitest. Gerade wenn die Aufgabe neuartig oder nicht standardisiert ist hast du bestimmt schon über Risiken nachgedacht. Aber beobachtest du aktiv die Risiken? Also hast du die potentiellen Risiken aktiv beobachtet und Veränderungen protokolliert? Hast du die Auswirkungen der Risiken für dein Projekt oder Aufgabe berücksichtig? Wenn du hier mit Ja klar geantwortet hast – Glückwunsch. Du bist schon besser als viele andere. Ich möchte mit dem Artikel einen Appell zum aktiven Risikomanagement ins Leben rufen.
Umgang mit Risiken
Klar wenn du Projekte führst oder bearbeitest bist du mit dem Begriff Risiko Management in Berührung gekommen. Aber wie ernst hast du es mit Risiken gehalten? Als kurzer Check bei der Projekt-Planung und dann nie wieder. Oder bist du regelmäßig in der Liste der möglichen Risiken unterwegs und aktualisierst diese? Nachdem du viele große Projekte in den Medien siehst (Stuttgart 21, BER, A300M,…), die kontinuierlich teurer werden solltest du dir überlegen was Gründe dafür sein können. Du kommst sicher zu dem Punkt, dass in der Planung zu optimistische Annahmen getätigt worden sind und Risiken unterschätzt worden.
Risikomanagement
O.K. – Werdet du wirst dir denken. Projekte und Risiko Management gehören irgendwie zusammen. Alles was neuartig ist und auch komplex, bringen Risiken mit sich. Doch hast du Risikomanagement als regelmäßiges ToDo auf deinem Plan? Hast du ein Register, in dem alle Risiken gesammelt werden und das gepflegt wird? Kennst du die Eintrittswahrscheinlichkeiten und die Auswirkungen von den gesammelten Risiken? Wenn du das alles mit Ja beantworten kannst – Glückwunsch. Du machst es richtig. Eine Frage zu den Möglichkeiten (engl. Opportunity) im Projekt. Behandelt du diese gleich wie potentielle Risiken?
Risiken & Möglichkeiten finden
Wenn du dich fragst, wie du R&O (engl. Risks & Opportunities) aufdecken kannst, hilft dir ein Brainstorming mit deinem Projektteam. Du kannst hier ein nettes Format des „Future Pace“ anwenden. Hierbei geht es darum dass du dir die Zukunft möglichst genau vorstellst und auf möglichst viele Details achtest. Hierbei solltest du den Fokus auf Risiken und Möglichkeiten legen! Du tauchst regelrecht in den entsprechenden Projektabschnitt ein. Dabei entwickelst du (mit deinem Team) ein Blick für Dinge, die schief gehen könnten oder die Möglichkeiten bieten. Viele Spitzensportler nutzen ebenfalls diese Technik für ihr Training.
Future Pace zur Risiken Identifikation
Das Future Pacing kommt aus dem NLP, um neue Strategien oder Routinen zu simulieren. Du versuchst in die zukünftige Situation hinein zu tauchen. Dabei stellst du dir diese mit allen Sinnen vor. Du spürst die Sonne auf der Haut, richst die Besonderheiten in der Luft und siehst die Situation vor deinem inneren Auge. Hierbei kannst du neue Routine oder Strategie einfach testen und so auch unser Gehirn heute, mit dem Glücksgefühl des Erfolges der neuen Strategie zu programmieren. Natürlich siehst du so auch, wenn eine Strategie oder Routine so gar nicht funktionieren will. Dieses Eintauchen in die zukünftige Situation kannst du im Projektmanager nutzen.
Behalte Risiken im Auge
Du musst – um effektiv Risiken und Möglichkeiten zu managen regelmäßig das Register mit den von dir und deinem Team gesammelten Punkten mit Eintrittwahrscheinlichkeit und Einfluss aktualisieren und pflegen. Du solltest auch zu allen Einträgen ein Plan das Risiko abzuwehren oder die Möglichkeit herbeizuführen. Also was kannst du dagegen oder dafür machen. Es ist Arbeit – aber dafür bist du als Führungskraft oder Projektleiter da. Denke daran, regelmäßig mit dem Projektteam dieses Risk-Register zu besprechen. Ja nach Projekt solltest du das planen. Wenn du mehr zum Thema Risiken und Möglichkeiten lesen willst, bietet das PMI gute Informationen.
Conclusion
Im Projekt musst du auf sich wiederholende Brainstorming Sessions zum Thema Risiken und Möglichkeiten achten. Die wichtigsten Akteuren sollten dabei sein. Dabei sollte völlig losgelöst und bewertungsfrei Risiken und auch Möglichkeiten (Risks and Opportunities) gesammelt werden. Hierbei ist es hilfreich sich mittels Future Pace in die zukünftige Situation zu „denken“, um alle eigenen Kanäle offen zu halten. Dies kann von dem Projekt Manager geführt werden, oder jeden selbst überlassen werden. Nach dem „Ausflug“ in die Zukunft, sollte das Brainstorming Mindmap voll sein und der Projektmanager hat nun die Aufgabe, diese Risiken und Möglichkeiten zu sortieren und bewerten. Diese Bewertung bezieht sich auf Einfluss auf Kosten und Zeit. Dies kann mit diversen Tools vereinfacht werden.
Denkt immer daran wir suchen nach Risiken und Möglichkeiten 😉
