Du kennst bestimmt den weit verbreiteten Begriff der Routinen. Du hast bestimmt selbst viele bewußte und unbewusste Routinen in unserem Alltag implementiert. Zwei Beispiele sind hier das Zähneputzen, oder der morgendliche Kaffee/Tee. Routinen helfen dir im „Autopilot“ zu funktionieren und so Energie zu sparen. Routinen sind quasi der „ECO Mode“. So kannst du die Energie anderweitig einsetzen. Routinen im Projektalltag geben dir eine Struktur, die dir hilft auf dem definierten Weg zu bleiben. Hast du dich jedoch einmal gefragt, welche Routinen für einen erfolgreichen Berufsalltag entscheiden sein können?
Routinen sind dein ECO Mode und bieten dir Struktur!
Ideenverwirklicher
Routinen?
Gehen wir einen Schritt zurück, was sind Routinen? Auch im Themenbereich NLP findest du die Arbeit mit Routinen. Dorst sind diese sind kleine Handlungsprogramme, die meist unbewusst ablaufen. Wir denken nicht bewußt nach, sondern handeln im „Autopilot“. Sie sind sehr nützlich und auch hinderlich zugleich. Nützlich aus dem Grund, weil sie meist blitzschnell ablaufen und ohne großes Nachdenken aktiviert werden. Emotionen, oder eine eindeutiges externes Ereignis aktiviert sie. Im NLP sind es häufig Handlungsroutinen, die eine bestimmte Reaktion durchführen lässt. Ein gutes Beispiel ist, das immer gleiche Verhalten bei Kritik oder Feedback. Oder das Schauern, wenn die Nummer des anstrengenden Kunden am Display des Telefons erscheint. Die Gute Nachricht, diese Handlungsroutinen lassen sich mit bewusster Übung und alternativen Angeboten an erlernten Routinen umgehen.
Routinen & Management?
Doch verlassen wir die Tiefen der Neurolinguistik (NLP) und wenden uns zu dem, was du im Projektalltag gewinnbringend einbauen kannst. Es geht um Routinen, die du ganz bewusst eingebaust. Viele Kollegen aus dem höheren Management nutzen diese eine Routine schon lange. Fast jeder erfolgreiche Manager unserer Zeit beachtet diese Routine. Das Morgen-Ritual („Miracle Morning“). Es geht darum früh morgens, wenn dein Umfeld noch ruhig ist ein neues Ritual zu imitieren. Du kannst dann mit Wiederholung eine Routine daraus machen. Ziel sollte es sein, die wichtigen Tätigkeiten des Tages und natürlich auch die unerledigten der Vortage zu sammeln, zu priorisieren und wenn möglich gleich zu delegieren. Ebenso neue Ideen oder Geistesblitze, die am Abend oder morgens unter der Dusche kamen zu konkretisieren. Schaff dir einen Ablauf für die führen Morgenstunden, die dich weiter bringen. Nutze die Energie des morgens.
Das ist ein zentraler Punkt als Führungskraft oder Projektleiter, seine Aufgaben im Blick zu behalten. Dieser Punkt entscheidet nur zu oft über Erfolg und Niederlage. Im Privaten, wie auch im beruflichen. Was bringt dich oder dein Unternehmen weiter und was verschwendet nur deine Zeit?
Mit konsequenter Übung kann dieses Ritual bereits nach 4-6 Wochen so gefestigt sein, dass du morgens im Autopilot läufst. Du planst deinen Tag, priorisiert, delegiert, schwierige Aufgaben angehst und strukturiert weiter arbeitest. Wenn du mehr zum Thema priorisieren lesen möchtet, lese bitte hier weiter. Mir hat diese Routine geholfen meine Arbeitszeit effektiv zu nutzen.
Meine Routine
Mein Ritual sieht so aus, dass ich zu allererst morgens mein Fenster öffne und mir einen Kaffee zubereite. Jetzt erst gehe ich zurück am Schreibtisch (mein Monitor ist noch am schlummern), hole ich meine To-Do Liste von gestern hervor und picke mir die unerledigten Dinge heraus. Es ist wichtig, die offenen, händisch auf einen neue, heutige Seite zu übertragen. Dieser Vorgang lässt mich jedes To-Do bewerten. Denke an die 80:20 Regel – was bringt mich weiter? Du fragst dich bestimmt, warum ich nicht sofort meine E-Mails prüfe? Ich habe für mich herausgefunden, dass es nicht zielführend ist, sofort die neuen E-Mails zu bearbeiten, da ich so in die Abarbeitung abgleite. Ebenso versuche ich das Motto, „alles nur einmal angreifen“ zu leben. Daher arbeitete ich meine E-Mails (es sind schon einmal 30+ über Nacht) geblockt am Vormittag ab.
Zentraler Punkt sind To-Do’s
Die To-Dos kommen auf eine neue Seite in meinem Schreibblock (ich bevorzuge Notizbücher anstelle To-Do Apps am PC). Alte Aufgaben kommen ganz oben hin. Wenn eine Aufgabe über Tage in der Liste unbearbeitet ist, stellt sich die Frage, ob es überhaupt notwendig ist diese Aufgabe zu erledigen. Darunter neue Aufgaben, von denen ich weiß, sie kommen heute auf mich zu. Jetzt erwacht mein PC. Ich habe ein To-Do Backlog, elektronisch in dem ich Aufgaben die anfallen generell sammle, wenn ich sie nicht heute abarbeiten kann.
Jetzt ist meine Liste komplett. Ich gehe sie durch und versuche To-Do’s sofort zu delegieren. Dazu nutze ich eine vorgefertigte Standard E-Mail mit Standardisierten Betreff ( [ACTION] Tonic – END Date). Ich bevorzuge die Delegation via E-Mail, da ich so auch die To-Do auch tracken kann.
Nachdem diese Liste bereit für den Tag ist, prüfe ich meinen Kalender. Was steht heute an, bin ich für meine Termine entsprechend vorbereitet? Wenn hier nichts mehr zu tun ist, kann ich mich an meine E-Mails machen. Hier starte ich nach den FiFo Prinzip und versuche alles was <2min zu beantworten ist zu bearbeiten. Länge Bearbeitungszeiten bearbeitet ich in meinem E-Mail
Ablauf meiner Routine
Zusammengefassen lässt sich meine Routine in einfache Schritte.
- Ankommen im Büro
- Gutes Klima schaffen – lüften, alles zurecht räumen
- Kaffee / Tee / Getränke richten
- To-Do Liste von gestern hervorholen
- Offene To-Do’s auf eine neue Seite übertragen
- PC / Bildschirm anschalten und heute wichtige To-Do aus dem Backlog austragen
- Delegation von To-Do’s
- Termin/Besprechungen überblicken
- Start mit der E-Mail – Arbeit
Conclusion
Routinen, die sich bei dir gefestigt haben und im Autopilot abgespielt werden, können so auch Gewohnheiten werden. Diese sind entscheiden für deinen Erfolg im Beruf oder auch Privat. Du verwendest wenig Energie mit immer wieder kehrenden Entscheidungen – du machst es einfach. Wenn du hier weiter lesen willst habe ich eine tolle Buchempfehlung von 52ways. Wenn du eine praktische Anleitung zum Thema etablieren einer Gewohnheit benötigst, schaut mal bei Selbstmanagement.rocks vorbei. Hier gibt es einen tollen Kurs, wie man in einigen Wochen eine neue Gewohnheit installiert.
Lass es mich wissen und schreib mir deine Gedanken in die Kommentare.
In diesem Sinne wünsche ich dir Projekte, die du mit Leidenschaft zum Erfolg führst.
P.S.: Es ist sehr hilfreich, wenn man morgens zuerst die unbequemste oder lästigste Aufgabe auf der To-Do Liste macht (Eat the Frog).
P.P.S.: Eine spannende Studie zum Thema findest du auf der Harvard Business Review Seite.
