Wie motiviere ich mein Team

Ist es nicht so, dass Kollegen oft „unfreiwillig“ in Projekte geworfen werden und wenig Freude und Energie, haben die Aufgabe zu meistern. Zum großen Übel müssen sie jetzt noch im „Team“ arbeiten. Das er Ergebnis kennen wir alle aus dem Alltag, Aufgaben dauern sehr lange und kleine Probleme spitzen sich zu. Es wird kaum gegenseitig geholfen und angespornt, sondern jeder versucht den „Tag“ rum zu bekommen. Natürlich muss es nicht immer gleich so im Extremen sein.

Wie würde es sich anfühlen, wenn alle an einem Strang ziehen würden und gegenseitig respektvoll helfen. Das große Ganze sehen und nicht nur ihren kleinen heruntergebogenen Teil. Selbstständig versuchen das definierte Ziel als ganzes zu begreifen?
Wäre es nicht toll, wenn das Team in anstrengend Phasen hinter „ihrem“ Projekt steht und gemeinsam an  dem Ziel arbeitet? Wenn das Team immer das Beste aus sich selbst herausholen möchte?

Wenn man sich mit Mitarbeiter Führung auseinander setzt, stolpert man sicherlich früher oder später über die Begriffe der Intrinsischen und Extrinsischen Motivation. Nach der Zwei Faktoren Theorie von Herzberg, sind Intrinsisch und Extrinsisch wie folget definiert. Interessant sind die jeweiligen Faktoren

  • Intrinsisch : Diese Motivation ist direkt mit der Arbeit verbunden.
    Sie löst Zufriedenheit aus wenn erfüllt. (Faktoren: Erfolg, Anerkennung, Arbeitsinhalt, Verantwortung, Entwicklung)
  • Extrinsisch : Sie wird auch Hygiene Faktoren genannt, da sie nur mittelbar mit der Arbeit verbunden sind. Sie lösen Unzufriedenheit aus. (Faktoren: Unternehmenspolitik, Verhältnis zu Vorgesetzten, Arbeitsbedingungen, Bezahlung, Kollegen)

Mit dieser Perspektive können wir einfacher auf die einzelnen Puzzlestücke blicken, die die Motivation fördern blicken.

  • Anerkennung gebenFür gute Leistung müssen Team-Spieler gelobt werden. Die Leistung muss ebenso auch zur Kenntnis genommen werden. Getreu dem Motto „Lass gutes Tun und spricht darüber.“ Auch der umgekehrte Fall ist wichtig, Sanktionen bei keiner Leistung.
  • Aktivitäten in der Gemeinschaft fördernSportliche oder Unterhaltende Aktivitäten wie z.B. Bowling, Kino, Essen, Wandern, Escape Room fördern. Aber Vorsicht, es darf sich nicht wie Pflicht und Arbeit anfühlen.
  • FortbildungenWenn sich einige Team-Spieler weiter entwickeln wollen und es nicht genau in den Trainingsplan passt sollte hier nachgegeben werden. Es sollte keinen Zwang an Weiterbildungen, die mit der Gießkanne verteilt werden geben.
  • Essen gehen Hier muss ein Gemeinschaft Gefühl gefördert werden. Alle warten bis gemeinsam zum Essen gegangen werden kann. Aber auch Feiern von Teilerfolgen, Zwischenzielen steigert die Motivation. Vorsicht, wenn es sich nicht wie Arbeit anfühlt!
  • Verantwortung abgeben  – Spannende Aufgaben die Eigenes Denken fördern abgeben. Spielraum geben aber auch Ergebnisse einfordern.
  • Titel / PositionenJe nach Team-Spieler schöpfen sie hier Motivation, wenn ein Senior oder Lead vor dem Titel stehen kann.
  • Sicherheit als Vorgesetzter ausstrahlenWichtig für ein gutes und motivierendes Klima sind klare und verlässliche Anweisungen und Ziele. Vorgesetzter ist hier in der Pflicht und muss ein Klima der Verlässlichkeit ausstrahlen.
  • Für Wünsch des Teams offen sein –  Kleine Wünsche sollten schnell und unkompliziert erfüllt werden. Wie z.B. PC Ausstattung, Raum, Pflanzen, ….
  • Transparente ZieleZiele müssen klar definiert sein und auch hinterfragt werden dürfen. Was ist die Vision, das große Ganze? Das muss für jedem aus dem Team klar sein.
  • RoutinenGemeinsames Frühstück am Freitag, oder ein Feierabend „Bier“ freitags und dabei die  Woche ausklingen lassen und reflektieren. Das kann ruhig in der Arbeitszeit geschehen. 

Es ist ein Meisterwerk ein Team Motiviert zu halten und viele Faktoren sind notwendig um dies zu erreichen. Dennoch lohnt es sich auf jeden Fall die Motivation des Teams ständig zu entwickeln und zu fördern. Ich hoffe ein paar der Punkte helfen dabei, um das Team in einer Motivierten Atmosphäre arbeiten lassen zu können.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Wie uns schneller lesen im Projektalltag helfen kann

Wer kenn es nicht, die volle E-Mail Inbox am Morgen, wenn Du in einem globalen Team arbeitest, oder du aus dem Urlaub zurück bist. Oder auch die Stapel an Berichten, Präsentationen und Artikeln, die Du lesen möchtest (oder musst).

Für uns Projektmanger ist die Zeit die wichtigste und wertvollste Ressource. Daher sollen wir am laufenden Band priorisieren. Dies gilt speziell für den eigenen Fokus. Aus diesem Grund muss aus der Flut an Informationen das wichtigste aufgenommen und vom unwichtigen getrennt werden.

Wie kann so etwas gelingen? Eine Möglichkeit wäre es, in kurzer Zeit einen Überblick, oder gar den gesamten Inhalt eines Texts, Mails, Präsentation oder Artikel aufzunehmen. Wie ist es möglich, dass einige Mitmenschen Texte viel schneller aufnehmen und verstehen als andere? Oder lesen sie die Texte heimlich schon vorab?

Eine Möglichkeit wäre, den Arbeitstag entsprechen zu verlängern und die Texte früh morgens, oder spät abends zu lesen und dadurch Bescheid zu wissen. Oder als begnadeten Leseratten, die Lesefertigkeiten in der Freizeit schulen?

Da ich selbst nicht länger in der Arbeit bleiben möchte und meine Freizeit nicht ausschließlich dem Lesen widmen möchte, bleibt nur noch eine Möglichkeit übrig. Mit System „schnell zu lesen“.

Am Markt tümmeln sich diverse Ratgeber und Apps zum Thema „schnell lesen“. Bald merkt man, dass der Lesegeschwindigkeit der Mittmenschen bei ca. 250 Wörter pro Minute liegt und hier enormes Potential schlummert.

Ich habe mir daher das Buch von Wolfgang Schmitz – Schneller lesen – besser verstehen zugelegt.

Parallel habe ich noch mithilfe der App Schneller Lesen – mehr behalten geübt.

Ich kann beide Hilfsmittel empfehlen. Das Buch hilft, das Prinzip und die Techniken zu erlernen und die App dient der Übung und Kontrolle.

Meine Kernpunkte aus dem Buch sind folgende, um an einen Text zu gehen:

  1. Analysiere die Struktur – bei Büchern das Inhaltsverzeichnis, bei Mails die Formatierung. Dabei erhältst du einen Rahmen.
  2. Entwickle eine MindMap auf Basis der Struktur, wenn es um lange Texte handelt und es um viel Informationen geht.
  3. Überfliege (2-5sec) jede Seite vor dem eigentlichen Lesen und achte auf Ankerwörter.
  4. Berücksichtige das jeweilige Thema anhand der Überschrift für den kommenden Text.
  5. Lese immer in Gruppen und springe, getaktet 2-3 mal pro Zeile, mit deinem Blick. Laufe nicht über jeden Buchstaben und setze auf keinen Fall das Wort laut im Kopf zusammen, wie Du es in der Schule gelernt hast.
  6. Bei Artikel sind meist nur Fazit oder Einleitung spannend, diese solltest du aufmerksamer lesen. Den Mittelteil kannst du ggf. scannen (Nur auf Haupt- oder Signalwörter achten, abhängig von dem Thema des Textes) oder skimmen (noch schneller überfliegen und nur kurze Blickpausen machen). Es geht darum, dass unser Gehirn schneller verarbeiten kann, als wir denken.
  7. Das Mindset „alles ist wichtig“ überdenken.
  8. Fokussiert lesen, keine Ablenkungen wie TV oder Gespräche nebenher.
  9. Es ist und bleibt auch eine Übung. Ich habe mir dies mehrere Wochen in meine Morgen-Routine eingebaut.

Ich selbst beherzige die Punkte und habe lange Zeit geübt und komme auf durchschnittlich 483 Wörter pro Minute mit einem hohen Leseverständnis, was ganz ordentlich ist. Bei langen Texten, mit einer eher niedrigeren Informationsdichte schaffe ich bis zu 800 Wörter pro Minute.

Es gilt auch beim schnell lesen, man muss flexibel das richtige Werkzeug wählen. Eine Hilfe ist es allemal, schon alleine, wenn man zu Zweit eine Seite liest und schneller fertig ist als sein Partner.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Stressmanagement mit NLP Werkzeugen

Wer im Projektmanagement kennt diese Situation nicht? Das E-Mail-Postfach quillt über und neue E-Mails kommen im Minutentakt hinzu. Der Firmeninterne Messaging Dienst zeigt an, dass mehrere Kollegen Fragen stellen oder um Antwort bitten. Da das noch genug ist, klingelt das Telefon mit der Nummer des Kunden. Während man notgedrungen den Kunden am Telefon bedient, es kann ja wirklich wichtig sein, nimmt man schon einen Kollegen im Augenwinkel wahr, der gerade angelaufen kommt.

Solche oder ähnliche Situationen erzeugt für die meisten von uns Stress. Dieser Stress entlädt sich im ungünstigsten Fall meinst wie ein Unwetter, mit einer übertriebenen Reaktion dem Team gegenüber.

Natürlich ist Stress selbst gemacht und nur die eigene Wahrnehmung und Reaktion auf Umwelteinflüsse. Das klingt absolut logisch, doch ist in der oben genannten Situation nicht präsent.

Was wäre der gewünschte Zustand, so dass der gefühlte Stress nicht aufkommt? Als Projektleiter möchte ich gerne fokussiert an wichtigen und dringenden Themen (siehe Eisenhower Matrix) arbeiten. Gerne auch im Flow. Störungen möchte ich als Projektleiter kontrollieren und kanalisieren. Ich möchte das Gefühl der Kontrolle nicht verlieren. Wäre es nicht viel professioneller, wenn man selbst dadurch nicht ein erhöhtes Stresslevel erreicht? Und die Dinge, die unvorhersehbar sind, haben in der Tagesplanung genug Raum, um nicht zu Stress zu führen.

Wie kann Ich, als Projektleiter in den gewünschten Zustand kommen? Die schlechte Nachricht zuerst. Den ersten Impuls des Stresses kann nicht kontrolliert werden, aber die entsprechende Route, die auf den Impuls antwortet. Es gibt eine Reihe von Werkzeugen, um mit den alltäglichen Störungen umgehen zu können. Hier kann man sich Zeiten im Kalender blockieren, die zum fokussierten arbeiten dienen. Oft bieten sich hier die frühen Morgen oder die Abendstunden an. Hier sollten die Mail Programme geschlossen sein, der Internet Messager auf stumm geschalten, das Telefon und Handy ebenfalls aus geschalten sein. Es empfiehlt sich die Türe auch geschlossen zu halten. Für manchen hartnäckigen Kollegen hilft ein zusätzliches „nicht stören“ Schild. Das hilft übrigens auch im Großraumbüro, wenn es am Schreibtisch steht. Ebenso sollten die Kollegen vorab Bescheid wissen, dass jeden Tag um diese Uhrzeit die eigene Fokuszeit ist. Auch Kopfhörer mit Musik oder aktivierenden Hintergrundgeräusche hilft hier (z.B. www.noisly.com).

Folgende Werkzeuge helfen, dass nicht zu viel auf den eigenen Schreibtisch ladet. Frühe Delegation von Aufgaben mit deren Kategorisierung nach der Eisenhower Matrix zum Beispiel. Wobei man hier zu delegierende Aufgaben gleich selektiert. Ein automatisierter Workflow ist ungemein wichtig, um nicht immer Standard Mails (z.B. für die Delegation von Aufgaben; Statusabfrage) schreiben zu müssen. Oder immer wieder die gleichen Worte/Mails zur delegierten Aufgaben zu schreiben. Hier bietet z.B. Google das Plug in der Gespeicherten Antworten. Generell muss man sich als Projektleiter regelmäßig klar werden, womit man die Zeit verbringt. Ich empfehle hier regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Dies gibt einen guten Einblick, wo Handlungsbedarf ist. Eine gute Quelle vieler Werkzeuge zum Selbstmanagement ist https://selbstmanagement.rocks. Wichtig ist auch zu sehen, ob das Team sich ihrer Rolle und Verantwortungen klar ist und diese auch lebt. Gibt es Verantwortlichkeiten und sind diese klar kommuniziert? Ansonsten dient der Projektleiter immer als „Default“ Bearbeiter.

Die oben beschriebenen Werkzeuge helfen ungemein, jedoch der meiner Meinung größter Hebel ist das persönliche Mindset. Als Projektleiter sind 80% meiner Zeit Kommunikation. Das inkludiert Meetings, Mails, Telefon, Kollegen, Kaffeeecken-Gespräche und Messager Dienste. Das muss ich akzeptieren und ist auch in Ordnung. Nicht alles ist im Moment dringend und es ist nur meine persönliche Wahrnehmung, die mich dies interpretieren lässt. Auch ein für einen Kunden ist nicht alles immer dringend. E-Mails können auch im Laufe des Tages beantwortet werden. Dem Kollegen vom eingehenden Beispiel kann man auf einen späteren Zeitpunkt verweisen. Wenn hier das Mindset überdacht wird, geht man schon den richtigen Weg.
Viel wichtiger ist mein Muster, welches meine Stress-Reaktion beschreibt. Wie ist meine Unterscheidung von dringend und wichtig oder von unwichtig und nicht dringend? Was genau stresst mich? Was passiert kurz vor dem Stress-Impuls? Genau hier muss die Lupe angesetzt werden und hinein gezoomt werden. Im NLP gib es die Methode zur Beschreibung von Muster und Muster-Schleifen. Was sind meine Trigger Punkte und warum genau funktioniert er? Das muss man sich glasklar machen. Wenn dies getan ist, kann ein neues Muster erschaffen werden. Ich frage mich, wie ich auf die Trigger reagieren möchte? Gelassen, ruhig oder gar entspannt? Die Reaktion muss am besten niedergeschrieben werden und zwar im Detail. Dann muss diese Reaktion auf den Trigger visualisiert werden. Hier ist es extrem wichtig, mehrfach am Tag auf die vorgestellte Stresssituation, wie geplant zu reagieren (Visualisierung). Die Reaktion auf den Trigger muss so gefestigt sein, dass sie automatisch abläuft. Um so detaillierter und ausschweifender die Stresssituation visualisiert wird, desto besser.

Nach einigen Wochen sollte die gewünschte Stressreaktion automatisch ablaufen. Gleichzeitig empfehle ich die genannten Werkzeuge und Tipps auch mit umzusetzen.

Wenn Ihr noch weitere Tipps oder Details benötigt, lasst es mich wissen.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Buchvorstellung: „Thinking in new Boxes“

Ich möchte gerne ein Buch vorstellen, welches fünf essentielle Stufen zur Zündung der nächsten großen Idee bringt. Mir persönlich hat es sehr gut gefallen, da es verständlich geschrieben und mit vielen Beispielen bespickt ist.

Es heißt „A new Paradigm for Business Creativity – Thinking in new Boxes“ von Luc de Barbandere und Alan Iny.

Thinking in new Boxes – Shop

Zunächst beschreiben die Autoren wie soggenante Boxen, im NLP würde man hierzu Filter sagen, die eigene Realität beschreiben. Demnach gibt es kein „Outside the box“ denken, man ist immer in einer selbst kreierten Box.

Die fünf essentiellen Stufen, die uns die Autoren aufzeigen möchten sind die folgenden:

  1. Doubt Everything – Überdenke deine aktuelle Perspektive und bewerte neu. Das alte denken sollte zurück gelassen werden, um Platz für neue Ansätze zu haben.
  2. Probe the Possible – Teste das Mögliche. Überprüfe die neue Box und bestimme die Selbstwahrnehmung hierzu. Das wichtige hier ist ein sehr klares Verständnis für das zu lösende Problem zu entwickeln. Am Ende sollte eine Problembeschreibung, oder ein zu lösender Missstand stehen.
  3. Diverge – Differenzieren. Jetzt geht es darum aus einer großen Menge an Ideen die richtigen zu fischen. Es sollte Spaß machen viele neue Modelle, Hypothesen, Konzepte und Wege Dinge anders zu machen zu entwickeln. Aus diesem Pool an Ideen werden die richtig Guten genommen. Dieser Schritt ist meines Erachtens der lustigste aber auch schwierigste.
  4. Converge – Sich annähern. Jetzt muss von dem freien Gedanken auf den expliziten Problemlösungsfilter gewechselt werden. Präzise und analytisch muss das Extrakt aus Schritt 3 geprüft werden. Das Ergebnis ist die Lösung des Problems.
  5. Reevaluate Relentlessly – Unerbittliches Überdenken. Auch wenn eine tolle Lösung gefunden worden ist, muss diese immer wieder neu betrachtet werden. In einer sich sehr schnell verändernden Umwelt, können gute Ideen sehr schnell überholt sein. Daher muss ständig die aktuelle Umwelt in Bezug auf den Lösungsansatz überprüft werden.

Zusammenfassen gibt das Buch einen sehr guten Überblick und regt zum kreativen denken und verlassen alter Boxen an.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

NLP als Werkzeug für Stakeholder-Management?

Nach dem PMP Standard ist das Stakeholder-Management einer der 10 Wissensgebiete, die für einen PM essentiell sind. Daher möchte ich heute das Thema unter dem Gesichtspunkt NLP betrachten.

Was genau verstehen wir unter dem Stakeholder-Management? Als Stakeholder bezeichnet man in der Regel alle Personen und Organisationen, die das Projekt beeinflussen oder dadurch beeinflusst werden können. Dies kann in der Firma, also intern, sowie extern sein. Es empfiehlt sich ein Stakeholder Register zu erstellen, um sie dort zu sammeln. Ebenso sollten diese auch kategorisiert sein. Das PMP Werk gibt auch hier eine Empfehlung ab, der ich auch zustimme. Stakeholder sind in Bezug auf das Projekt, oder Produkt, welches als Ergebnis entsteht folgendermaßen einzuordnen:

  • Unbewusst – es gibt keine Berührungspunkte mit dem Projekt
  • Beständig – es herrscht Ablehnung und Widerstand zu dem Projekt
  • Neutral – keine Stellung zu dem Projekt
  • Unterstützend – unterstütz das Projekt
  • Führend – leitet zum Projekterfolg

Das Stakeholder Register sollte auch die jeweilige Phase, für die die jeweilige Einstufung des Stakeholders zutrifft, beinhalten. Es ist oft der Fall, dass sich Stakeholder von unbewusst beeinflusst in unterstützend oder beständig, während der Projektlaufzeit verändern.  Ebenso sollte im Register vermerkt werden, wohin man den jeweiligen Stakeholder, durch aktives Stakeholder-Management bewegen möchte. Das ist also der Plan, wie ich einen Stakeholder zu einem führenden Stakeholder mache.

Weitere Details zum Erstellen eines solchen Stakeholder Register findet Ihr in allen besseren Projekt Management Büchern (z.B. PMP PMBOK).

Wie hilft uns hier NLP weiter?

Wir haben in der NLP Werkzeugkiste viele Werkzeuge, die uns hier helfen können. Zwei davon sind meiner Meinung nach besonders passend.

  • Das Format der Aufstellung
  • Rapport

Das Format der Aufstellung ist essentiell, zum Identifizieren von möglichen Stakeholder. Hier werden Schlüsselpersonen (Stakeholder), die das Projekt beeinflussen, durch Gegenstände, oder nur auf Papier dargestellt. Der Projektleiter stellt das Projekt in das Zentrum. Jetzt geht er sein Register durch und überlegt für jeden seine Position im Projekt. Dadurch sieht er wie die jeweilige Person zu dem Projekt steht. Entweder direkt vor dem Projekt, hinter dem Projekt, oder an den Seiten.Wenn dies mit allen Einträgen im Register gemacht ist, Wird man mit Sicherheitsgruppen erkennen. Diese Übung sollte durch einen Coach geführt werden. Nach Abschluss dieser Übung haben wir eine Aufstellung aus der Perspektive des Projektleiters. Es empfiehlt sich diese Aufstellung auch mit anderen Kerlen Mitgliedern des Projektes durchzuführen. Die Ergebnisse kann man dann zusammenführen und hat eine Projekt Perspektive auf die Stakeholder. Auch mit den Sponsoren, wenn möglich. Natürlich kann dieses Format auch geschickt in eine Unterhaltung eingebaut werden.

Um das Bild der Stakeholder für das Projekt komplett zu machen, ist Rapport wichtig. Hier geht es im speziellen darum mit dem Team, den Senior Management, PM Kollegen und auch Interessensgruppen ins Gespräch zu gehen und dort eine Respektvolle und offene Kommunikation zu ermöglichen. In diesen Gesprächen werden sich weitere Stakeholder abzeichnen. Hier empfiehlt es sich Fragebögen an Kollegen oder Kunden vorab zu senden, um eine grobe Richtung zu bekommen. Es darf nicht vergessen werden, dass auch im Team Stakeholder zu finden sind.

Viel Erfolg mit den testen. Wenn ihr Fragen habt schreibt mir eine kurze Mail.

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

Der effektive Projektmanager – was benötigt er?

Seit langer Zeit beschäftigt mich die Frage, was macht einen effektiven Projektmanager aus? Welche Eigenschaften und besonders welche Fähigkeiten benötigt dieser?

Diese Fragestellung diskutiere ich parallel mit meinem Mentor seit einiger Zeit.
Daher habe ich mir schon einige Gedanken hierzu gemacht. Im Grunde kann ich sagen, dass ein effektiver PM die Prinzipien der Kommunikation und Teamdynamik aus dem NLP kennen sollte. Hinzu sind weitere Fähigkeiten von Nöten, die ich in diesem Artikel gerne ansprechen möchte.
  1. Anforderungen – Ziele und Erwartungen müssen vorgeben sein. Diese sollten auch für alle verfügbar und nachlesbar sein. Ich halte es so, dass ich gerne die Ziele (MiRs – Most Important Requirements) der Kunden und auch der Firma in einem Wiki-ähnlichen System festhalte. So kann jeder aus dem Team die Ziele jederzeit nachlesen.
  2. Kommunikation – knackige und klare Kommunikation, wenn es darauf ankommt. Gerade in Besprechungen und Diskussionen, ist es wichtig schnell auf den sprichwörtlichen Punkt zu kommen.  Sehr oft werden diese „Plattformen“ für Selbstdarstellungen von einzelnen verwendet. Ebenso muss die Kommunikation offen sein. Alle (nicht vertraulichen) Informationen sollten dem Team zur Verfügung gestellt werden. Zurückhalten von Informationen bewirkt genau das Gegenteil.
  3. Besprechungen – diese sind ein wichtiges Instrument im Arbeitsalltag. Daher müssen sie effektiv gehalten werden. Der Moderator (nicht immer der PM), welcher in der Regel zum Meeting einberuft, muss dafür sorgen, dass alle Teilnehmer vorab (mind. 1 Tag) alle notwenigen Informationen und eine kurze Agenda oder Beschreibung der Besprechung bekommen. Ebenso muss die Auswahl der Teilnehmer auf die notwendigsten beschränkt werden, um nicht in einer allgemeinen „Plauderrunde“ zu enden. Während des Meetings ist es notwendig, dass einer die MoMs (Minutes of Meetings), also das Protokoll mit den Aktionen (Actions) und Entscheidungen, die in der Besprechung getroffen worden aufschreibt. Ich werde zum Thema Meetings einen eigenen Artikel schreiben, da hier viel zu beachten ist.
  4. Übersicht – ein effektiver PM muss nicht jedes kleinste technische Detail kennen, jedoch den Gesamtüberblick über die Funktionen muss er kennen, da er als Hauptansprechpartner dem Kunden gegenübersteht. Daher muss ein effektiver PM immer wissen, was läuft gerade im Projekt (Entwicklung, Funktionsgruppe), was sind gerade die Schwierigkeiten, wo stehen wir vom Zeitplan und vom Kostenrahmen. (Vergl. mit dem Dreieck Funktion – Kosten – Zeit). Hierzu muss er das Controlling (z.B. Earned Value Analyse) verstehen. Nur so weiß er wieviel Arbeit, in welcher Zeit und mit wieviel Budget noch zu tun ist.
  5. Verantwortlichkeit und Entschlusskraft leben – er muss zu seinen Aussagen stehen. Sei es bezüglich Terminen oder Funktionen. Ein effektiver PM hat die Übersicht und kann daher Verantwortung zu den Aussagen übernehmen. Ebenso kann er dadurch auch Entschlüsse treffen. Diese muss er nicht alleine entscheiden, dazu muss das Team einbezogen werden.
  6. Teamplayer – Ein effektiver PM ist ein Teamplayer. Er ist der Quarterback und er kann nicht ohne sein Team. Entscheidungen müssen im Team getroffen werden, um auch den Rückhalt im Team zu haben. Alleingänge zahlen sich hier nicht aus, auch wenn sie „einfacher“ in der Entscheidungsfindung sind.
  7. Motivator – Er kann seine Mitarbeiter gezielt motivieren und setzt sie entsprechend ihrer Fähigkeiten und Vorlieben im Projekt ein. Jedoch auch ein nicht zu motivierendes Team Mitglied muss vom PM gezielt angesprochen werden und bei unüberwindbaren Barirreren auch zum Wohle des Teams ausgetauscht werden.
  8. Leidenschaftlich – Er muss die Projekte lieben. Ein effektiver PM muss sich mit dem Produkt, welches in diesem Projekt entsteht identifizieren und darauf stolz sein. Dem effektiven PM muss persönlich am Erfolg was liegen. Diese Einstellung machen Rückschläge sehr schmerzhaft, doch dafür auch sehr lehrreich.
Habt Ihr noch Punkte die Fehlen, oder die Ihr so nicht sieht? Nutzt bitte die Kommentare um darüber zu diskutieren.
Ich wünsche Euch weiterhin gute, spannenden Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

State Management – wie ich mich und mein Umfeld beeinflusse

Was ist ein State eigentlich?

Im NLP definiert der State deinen aktuellen Zustand. Dies beinhaltet deinen physischen und psychischen Zustand. Im NLP lernen wir, dass beides ein zusammenhängendes System bildet. Dieses System ist in direkter Verbindung. Das heißt, ich kann mit meiner physischen Verfassung meine Psyche beeinflussen und umgekehrt. Ein gutes Beispiel ist, wenn ich mich mit beide Beine fest auf dem Boden, schulterbreit und aufrecht hinstelle, dabei den Kopf gerade und den Blick nach vorne richte, mit jedem tiefen Atemzug (Bauchatmung) die Energie fließen spüre. Nach wenigen Atemzüge sollte sich ebenfalls die psychische Verfassung aufhellen. Gute Beispiele hierzu liefert der Körpersprachen Spezialist Samy Molcho in seinen Werken.

Der State wirkt wie ein Filter und schränkt unsere Wahlmöglichkeit ein. Wenn wir uns matt und niedergeschlagen fühlen, können wir nicht ganz bei der Sache sein und bekommen zum Beispiel bei Besprechungen nur wenig mit. Da wir immer mehrere Wahlmöglichkeiten bevorzugen, können wir den State aktiv verändern. Wir alle wissen, wie wir unsere ganz persönlichen States verändern können. Bei mir hilft Musik, Bewegung und frische Luft. Dadurch hellt sich mein State auf und ich fühle mich wieder Energiegeladen. Andere Menschen haben andere Booster für ihren State.

Wie beeinflusst mein State mich und mein Umfeld?

Durch das aktive State Management bin ich in der Lage, die benötigten Fähigkeiten für die aktuelle Situation bei mir selbst zu beeinflussen. Dadurch kann ich mich in Ruhephasen, zum Beispiel in den Pausen gezielt erholen und in den Arbeitsphasen in einem energiereichen State sein. Meine Wahrnehmung ist fokussiert und ich bin aufnahmebreit. Unsere Filter können hierbei sehr hilfreich sei – NLP-PM Tech Blog: 2015-06-05- Filter beeinflussen unsere Wahrnehmung. Das beeinflusst ebenso das persönliche Umfeld. Gerade als PM hat man eine Vorbildfunktion für das Team. Mit einem fokussierten State kann ich so auch mein Team motivieren. Ebenso kann ich als PM auch Coach sein und meinem Team helfen, den fokussierten State gezielt zu erreichen. Hierzu bietet NLP im Gruppencoaching viele hilfreiche Formate und Übungen an. Als PM hat man die Möglichkeit, eine Projekt-Kultur zu etablieren und vorzuleben. Je nach Rapport zum Team, wird diese auch gelebt.

Mir hilft besonders die Überzeugung, dass ich immer die Wahl habe, in welchen State ich sein möchte. Manchmal ist auch sehr schön sich trotzdem intuitiv in States ein zu lassen. Doch eine kleine Korrektur kann sehr hilfreich sein, wenn man im Team arbeitet.

Viel Spaß damit und erfolgreiche Projekte!

Circle of Excellence – der Engeriedrink im Büro

Du kennt es bestimmt, wenn der Projektalltag einem mit voller Wucht trifft und Du merkst, wie deine Energie schwindet.

Was Du jetzt dringend benötigst ist eine Kraftquelle für einen refresh der Energie. Eine Art Energy Drink oder Espresso. Im NLP gibt es hierzu ein sehr hilfreiches Format. Es heißt „Circle of Excellence“ und beschreibt einen Kraftpunkt im Raum. Diesen Kraftpunkt, musst Du dir leider selbst erzeugen und definieren.

Dazu stapelst Du verschieden Anker und lässt sie zu einem Circle of Excellence verschmelzen. Kurz beschrieben solltest Du diese Prozedur hierzu beachten.

  1. Visualisiere einen schönen Kreis, der Dein Circle of Excellence sein wird.
  2. Finde die Ressourcen, die du benötigst um deine Kraftraubende Aufgaben leichter erfüllen zu können. Fühl dich in diese Ressourcen und stelle dir Situationen vor, in denen Du diese Ressourcen zu Verfügung hättest. Wenn Du keine Situationen parat hast, nutze die Kraft des Future Pace und stelle dir eine solche Ressourcenreiche Situation vor. Dabei solltest Du im VAKOG bleiben. Wenn es mehrere Ressourcen sind, die Du benötigst, konzentriere dich und spüre auch die Submodalitäten. Vergrößere und verstärke die Submodalitäten, gib ihnen mehr Raum.
  3. Trete nun in den Kreis, während Du voll in deinen Erlebten oder konstruierten  ressourcenstarken Zustand bist. Jetzt benötigst Du ein wenig Übung, oder einen Coach, der Dich unterstützt, um das Verschmelzen der Ressourcen mit dem auf dem Boden gedachten Kreis durchzuführen.
  4. Zum Abschluss noch ein Test mit der Skala. Wenn Du zu wenig Energie im Circle of Excellence hast, überprüfe bitte, ob Du wirklich alle Ressourcen mit dem Kreis verschmolzen hast, oder ob noch wichtige Ressourcen fehlen.
  5. Trete aus dem Kreis und denke an ein Auditives oder Kinästhetischen Anker für das Erlebte. Beschreibe Deine aktuellen Submodalitäten.
  6. Nun trete bewusst in den Kreis und höre innerlich das Ankerwort und ggf. die Berührung. Spüre die Energie aus dem Kreis.

Es ist wirklich nicht einfach und es gehört ein wenig Übung dazu, einen Circle of Excellence zu „erzeugen“. Doch wenn er da ist, wirkt er besser als ein Engery Drink – versprochen. Falls Du im Umgang mit NLP Formaten, wie diesem hier, Probleme haben solltest, kann ich Dir gerne helfen.

In diesem Sinne, immer erfolgreiche Projekte.

Wie Filter unsere Wahrnehmung beeinflussen

Uns ist bewusst, dass jeder von uns eine eigne Wahrnehmung (Karte) der Umwelt hat. Es heißt im NLP, „die Karte ist nicht das Gebiet“. Aus diesen Grund ist es sehr hilfreich, im Projektalltag bei dem Umgang mit unterschiedlichen Teammitgliedern sich dieses Grundsatz im Hinterkopf zu halten. Die unterschiedliche Wahrnehmung der Mitmenschen erklären wir im NLP durch Filter. Ähnlich wie echte Filter, lassen sie nur bestimme Informationen oder Wahrnehmungen zum Bewusstsein durch und andere werden modifiziert oder weglassen. So können Informationen stark modifiziert oder unvollständig beim Zuhörer ankommen.

Im NLP definieren wir daher ein Set von über 60 Filter. Die gegenwärtigsten sind meiner Meinung nach die folgende:

  • Proaktiv / Reaktiv – Initiiere ich die Aktionen von selbst? 
  • Zum Ziel hin / Vom Ziel fort – Wie ist meine Ziel Orientierung ? Habe ich das positive Ziel vor Augen, oder nur Angst von der negativen Konsequenz? 
  • Interne Bestätigung / Externe Bestätigung – Benötige ich Bestätigung durch Mitmenschen?
  • Gleiches / Ungleiches – Sehe ich zuerst die Gemeinsamkeiten, oder fallen mir Unterschiede zu erst auf?
  • Generell / Spezifisch – Begriffe ich dinge generell im abstrakten oder sind mir Details sehr wichtig? 
  • Optionen / Spezifisch – Entwickle ich gerne Auswahlmöglichkeiten, oder nur die Lösung?
  • Assoziiert / Dissoziiert – Bin ich bei mir, also nehme ich mich komplett wahr, oder sehe ich mich von außen teilnehmen?
  • In Time / Through Time – Ist meine Zeitwahrnehmung im Moment, oder habe ich ein Gefühl für Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft? 
  • Introvertiert / Extrovertiert – Lade ich meine Energie eher alleine, oder erhole ich mich mit Freunden am besten? 
  • Big-Picture / Details – Sehe ich das Große Bild, oder chunk ich bis ins Detail? 
  • Unabhängig / Abhängig – Arbeite ich lieber mit einem grob definierten Ziel alleine, oder lieber im Team?
  • Personen / Dinge – Bin ich Personen und deren Gefühle orientiert, oder sind mir Prozesse, Aufgaben, Ideen wichtiger?

Das ist nur eine kleine Auswahl, der Filter, die ich im PM als wichtig erachte. Ebenso wechseln wir selbst von einem in den anderen Filter. Es ist schon alleine spannend, zu wissen, welche Filter man selbst zu welchen Gelegenheiten anwendet. Genau so ist es mit allen anderen Menschen im Projekt-Team. Um ein guten Rapport und eine hindernisfreie Kommunikation sicherzustellen, sollte man sich auf die Filter des Gegenübers einstellen und flexibel sein. Denn ganz nach der NLP Grundannahme, das flexibelste Element kontrolliert das System.

Viel Spaß damit und erfolgreiche Projekte!

Was sind Magic Words und nützen sie uns?

Aus dem NLP kennen wir die Magic Words. Sie sind hilfreich, um mit Worten Emotionen beim lesen zu erzeugen. Es geht darum bild-kräftig und sinn-stark zu sprechen. Mit bestimmten Worten gelingt es sehr realitätsnah darzustellen, oder zu beschreiben. Wir kennen alle diese Art von Mitmenschen oder niedergeschriebenen Geschichten, die es schaffen gebannt den einzelnen Worten zu folgen und das Gefühl zu haben, bei dem Erlebten dabei zu sein. Wir hören automatisch aufmerksamer zu und fühlen uns irgendwie vom Erzähler abgeholt. Was sind die Methoden dahinter? Was sind die eingesetzten Muster?

Es sind in erster Line Wörter, die uns viel Freiräume für eigene Interpretationen und Zugang zu unseren eigenen abgespeicherten Mustern ermöglicht. Diese Wörter rufen innere Bilder, Assoziationen in uns hervor. Je nach gewählten Magic Word wird ein oder mehrere Repräsentierungskanäle (VAKOG) aktiviert. So kann ein einfaches Wort wie  „Blume“ mit gewissen Attributen, den Magic Words, zu einer zitronengelben, nach Sommerwiesen duftenden, mit samtweichen Blüten an einen herrlichen Sommertag auf einer saftig grün leuchtenden Wiese liegenden, mit einem leichten rauschen des Windes im Ohr, Erlebnis werden. Genau nach dem Muster kann dem Leser auch ein anderes VAKOG Erlebnis in sein Gedächtnis gerufen werden. Es können Stresswörter oder Schlüsselwörter gewählt werden. Wichtig hier ist, dass möglichst alle der VAKOG (visuell – auditiv – kinästhetisch – olfaktorisch – gustatorisch) Kanäle angesprochen werden. Statistisch gesehen, sind viele Mitmenschen sehr stark visuell und auditiv geprägt. Daher bietet es sich an, diese Kanäle immer zu nutzen. Wie diese Wortmuster in Perfektion aussehen können, beschreibt Milton H. Erickson in seinen Abhandlungen zum Milton Muster. Er nutzt diese Magic Words, die möglichst viel Spielraum zur eigenen Interpretation bieten und ein wenig unspezifisch wirken (Meta-Sprache). Dies wird bei der Einleitung der Hypnose oder Trance genutzt. Beispiele hierzu sind: wunderbar, toll, magisch, erfolgreich,  geheimnisvoll,  Geheimnisse, spannend, schön,  bereichernd,  wertvoll,  motivierend,  ansprechend und viele mehr.

Warum sollte uns diese Word-Muster bei der täglichen Arbeit im Projektmanagement helfen?  Ganz einfach, wir haben es immer mit Menschen zu tun, die abgeholt werden müssen. Ihre Motivation und Begeisterungsfähigkeit soll aktiviert, oder ihre Blockaden abgebaut werden.  Ebenso können diese Muster beim Verkauf oder Präsentieren von Projekten oder sich selbst wirksam helfen. und wenn es nur darum geht bei einem Ressourcen-Verantwortlichen das Commitment für die zugesagten Ressourcen zu erhalten.

Es kann also auch im PM wichtig sein, teilweise die Magic Words einzusetzen, um mit dem Team oder Stakeholder zu kommunizieren.

Viel Erfolg dabei!